1
Inleiding
De gemeenten in het Westerkwartier werken samen op het gebied van leerplicht en de regionale meld- en coördinatietaken (RMC). Daartoe is op 1 juli 2012 het Regionaal Bureau Leerplicht en RMC Westerkwartier (hierna Leerplichtbureau) opgericht en ondergebracht bij de gemeente Grootegast. Jaarlijks wordt door de gemeente Grootegast een korte schriftelijke evaluatie opgemaakt betreffende de gang van zaken t.b.v. het management van de overige gemeenten. Daarnaast wordt de samenwerking minimaal een keer per jaar door de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten geëvalueerd. Deze evaluatie heeft betrekking op de periode 01-07-2012 tot 01-07-2013 en is bestemd voor zowel het management als het SecretarissenOverleg. De beleidsmedewerkers Onderwijs zijn betrokken geweest bij het opstellen van de evaluatie. Het onderwijsveld is nog niet geraadpleegd over het Leerplichtbureau en de nieuw werkwijze. Daarvoor bestaat het Leerplichtbureau nog te kort. Het is de bedoeling de ervaringen van het onderwijs in een volgende evaluatie te betrekken. Wat precies onder leerplicht en RMC wordt verstaan staat hieronder. Leerplicht Alle kinderen in Nederland in de leeftijd van 5 tot 18 jaar moeten naar school. Dat staat in de Leerplichtwet. De leerplicht begint als een kind 5 jaar oud is en duurt tot en met het schooljaar waarin het kind 16 jaar wordt. Na de leerplicht volgt de kwalificatieplicht (tot 18 jaar). Dit betekent dat het kind naar school moet tot hij/zij een havo-diploma, vwo-diploma of mbo-diploma op minimaal niveau twee heeft gehaald. Dit noemen we een startkwalificatie. De leerplichtambtenaar ziet toe op handhaving van de Leerplichtwet. RMC Iedereen van 18 tot 23 jaar die zonder startkwalificatie (een havo-diploma, een vwo-diploma of een mbodiploma op minimaal niveau 2) van school gaat, wordt een voortijdig schoolverlater genoemd. Een RMCtrajectbegeleider bekijkt samen met een jongere hoe hij/zij weer met een opleiding kan beginnen. Mocht een jongere problemen hebben waardoor hij/zij niet kan starten met een opleiding, dan zorgt de trajectbegeleider voor hulp en advies om die problemen op te lossen. Soms kan de trajectbegeleider dit zelf, soms vraagt de begeleider hulp aan andere professionals. Leeswijzer In het volgend hoofdstuk zijn de beleidsvoornemens voor leerplicht en RMC genoemd. In de hoofdstukken daarna, hoofdstuk 3 tot en met 6, geven we aan wat we hebben gedaan om deze voornemens te realiseren, hoe succesvol dat is geweest en wat de stand van zaken is. Voor informatie over aantallen verwijs ik u naar het leerplichtverslag. Dit verslag treft u bijgevoegd aan. Vervolgens brengen we in hoofdstuk 7 de financiële resultaten in beeld. Hoofdstuk 8 is het laatste hoofdstuk en bevat conclusies over het eerst jaar Leerplichtbureau Westerkwartier.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
1
2
Beleid leerplicht en RMC
Tot de start van het leerplichtbureau had elke gemeente haar eigen beleid en werkwijze als het gaat om de uitvoering van de leerplichtfunctie. De RMC-functie werd al gezamenlijk vormgegeven. Gezamenlijke visie, missie en ambities zijn een voorwaarde om het Leerplichtbureau vorm te geven en zijn uitgangspunt voor het beleid van het Leerplichtbureau. In het rapport "Bundel de krachten" (de opmaat naar een regionaal leerplichtbureau) zijn de volgende visie, missie, ambities en doelen omschreven: Visie Alle jongeren beschikken over talenten en elke jongere heeft zijn eigen ideeën over een mooie toekomst voor zichzelf. Ouder(s)/verzorger(s) willen het beste voor hun kinderen. Een goede opleiding vormt de toegangspoort tot het ontwikkelen van talenten en het volwaardig deel uit maken van de samenleving. Want ieder kind heeft recht op onderwijs. Het Leerplichtbureau Westerkwartier wil eraan bijdragen dat zoveel mogelijk jongeren in een doorlopende leerlijn de opleiding met een startkwalificatie verlaten. Het Leerplichtbureau wil dat dit recht op onderwijs zoveel mogelijk wordt gewaarborgd, zodat elke jongere een diploma haalt, als basis voor die zelfstandige positie in de maatschappij. Om te zorgen dat elke jongere een startkwalificatie kan behalen, is toezicht op naleving van de leerplichtwet en RMC-wetgeving noodzakelijk. Dit toezicht wordt uitgevoerd door de leerplichtambtenaar en de RMC-trajectbegeleider. Het toezicht draagt primair het karakter van maatschappelijke zorg. Schoolverzuim is namelijk vaak een signaal dat er iets met een jeugdige (of in de directe leefomgeving van de jeugdige) aan de hand is. Daarom is het van belang dat de leerplichtambtenaar in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken wordt bij jeugdigen die regelmatig verzuimen of op andere manieren signalen geven uit het onderwijs dreigen te vallen. Missie Wij hebben de missie om als Leerplichtbureau (samen met ouder(s)/verzorger(s), scholen en gemeenten) onze verantwoordelijkheid te nemen voor jeugdigen van 4-23 jaar in het Westerkwartier en hen - binnen hun eigen mogelijkheden en capaciteiten- een goede startpositie te geven in de samenleving. Het Leerplichtbureau geeft haar rol vorm door in haar functie primair de aandacht te leggen op maatschappelijke zorg en preventie. Waar nodig wordt handhavend opgetreden. Een goede balans tussen maatschappelijke zorg en handhaving speelt hierin een belangrijke rol. Bovenstaande visie en missie vormen samen de basis voor het bieden van trajecten op maat, uitgevoerd door experts op het gebied van leerplicht en RMC en moeten ervoor zorgen dat een optimale bijdrage geleverd kan worden aan een ononderbroken schoolloopbaan van alle jeugdigen, met een startkwalificatie als einddoel. Ambities, doelen en uitwerking Vervolgens zijn de ambities en doelen uitgewerkt in 6 belangrijke taken in de leerplichtfunctie. Deze zijn achtereenvolgens de wettelijke verplichtingen, maatschappelijke zorg, preventie, handhaving, administratie & registratie en beleid & coördinatie. Samenvattend kan worden gesteld dat in het Leerplichtbureau de wettelijke taken worden uitgevoerd volgens de artikelen van de Leerplichtwet 1969 en de verankerde RMCwetgeving. Een kwalitatief goede en sluitende administratie is de basis voor de uitvoering. Er wordt gewerkt met het ‘maatwerk-principe’: per individuele case wordt gekeken welke oplossing het beste resultaat oplevert. Handhaving in de vorm van een proces-verbaal kan één van deze middelen zijn. Daarnaast gaat er veel aandacht uit naar maatschappelijke zorg en preventie; in de vorm van warme en nauwe contacten met scholen en (hulpverlenings)instellingen en zorgnetwerken. De medewerkers van het Leerplichtbureau hebben bij de uitvoering van hun vak een daadkrachtige coöperatieve en oplossingsgerichte aanpak van het verzuim en voortijdig schoolverlaten.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
2
3
Start Leerplichtbureau
Er werd al jaren op het gebied van leerplicht samengewerkt in het Westerkwartier en voor de RMC-functie werd bovendien gezamenlijk een medewerker bekostigd. Met de komst van het Leerplichtbureau is de formatie voor leerplicht gebundeld en ligt de uitvoering in handen van de gemeente Grootegast. In dit hoofdstuk wordt de start van het Leerplichtbureau geschetst, waarbij aandacht is voor de organisatie, de startformatie en het werk van de kwartiermaker. Bovendien vindt er een terugkoppeling plaats over de onderhandelingen met de gemeente Noordenveld over het eventueel toetreden van deze gemeente tot het Leerplichtbureau in het Westerkwartier. Organisatie De gemeente Grootegast is per 1 juli 2012 de coördinerende gemeente in het Westerkwartier als het gaat om het beleid en uitvoering van de leerplicht- en RMC-functie. Coördinatie, beleid en uitvoering van het bureau is gepositioneerd bij de afdeling Samenlevingszaken. Samenlevingszaken is de afdeling voor beleid en uitvoering op het gebied van welzijn en sociale zaken. De reden voor het onderbrengen van het Leerplichtbureau bij deze afdeling is dat het Leerplichtbureau werkzaam is voor alle vier Westerkwartiergemeenten en dat beleid en uitvoering nauw met elkaar verbonden zijn. Scheiding van beleid en uitvoering is in dit geval niet wenselijk. Daarnaast is het belangrijk dat zowel de lijnen met de burger als de lijnen met het werkveld onderwijs, sociale zaken, ISD en zorgloketten kort zijn, zodat de afstemming optimaal is. Het afdelingshoofd van de afdeling is direct verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers van het Leerplichtbureau. De coördinerend leerplichtambtenaar (tevens belast met beleid) houdt zich bezig met de inhoudelijke aansturing, ontwikkeling en uitvoering van het beleid. Hiervoor wordt periodiek overleg gevoerd met beleidsambtenaren uit de vier gemeenten (beleidsgroep). De kaders van het beleid worden aangereikt door het portefeuillehoudersoverleg Westerkwartier. Startformatie In de notitie "Bundel de krachten" werd geadviseerd uit te gaan van de formatierichtlijn van Ingrado zonder efficiencywinst (4,02 fte). De Ingrado-richtlijn gaat uit van het uitvoeren van de leerplicht in de breedste zin van het woord. Dat betekent dat bij het hanteren van de richtlijn alle werkzaamheden op goed niveau kunnen worden uitgevoerd. Bestuurlijk is met het besef dat niet alle beleidstaken kunnen worden uitgevoerd besloten tot een formatie van 3fte voor het Leerplichtbureau. Daarbij is een verdeling gemaakt van 0,66 fte (24 uur) voor administratie en 2,34 fte voor leerplicht- en RMC-taken, inclusief coördinatie en beleid. Het hanteren van een lagere formatie betekent dat beschreven beleidskeuzes en taken niet of niet voldoende kunnen worden uitgevoerd. Ook dit staat beschreven in de notitie "Bundel de krachten". Na een jaar Leerplichtbureau, waarbij de start onrustig is geweest, kan nog niet goed worden ingeschat wat feitelijk de effecten zijn van een smalle formatie. Kwartiermaker Voor de vormgeving van het Leerplichtbureau en om ervoor te zorgen dat de kerntaken van leerplichtambtenaar, RMC-trajectbegeleiding, beleid en administratie niet in het gedrang kwamen, is er bij de start van het Leerplichtbureau voor gekozen een kwartiermaker aan te stellen. Het bureau Keizers & Visser heeft deze taak uitgevoerd. Belangrijke aandachtspunten waren het stroomlijnen van de administratieve processen, het uniformeren en implementeren van werkwijzen. Ook het bouwen aan en investeren in het nieuwe team was een belangrijk element. De onderstaande taken zijn onder begeleiding van de kwartiermaker uitgevoerd: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
uniformeren van werkwijzen; maken en implementeren van werkprocessen en protocollen; samenvoegen van de leerplichtadministraties; overhevelen van administratieve gegevens; uniformeren van de leerplichtadministratie; overdracht van gegevens en leerplichtdossiers naar het Leerplichtbureau investering in de ‘personeelstaken’ van een nieuw team.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
3
Noordenveld Voor de start van het Leerplichtbureau hebben de Westerkwartier-gemeenten afgesproken dat de gemeente Noordenveld na realisatie aan kon schuiven bij het Leerplichtbureau voor het Westerkwartier. Er is daarbij afgesproken dat het in het Westerkwartier gevoerde beleid uitgangspunt zou zijn bij de onderhandelingen tot toetreding. Naar aanleiding van deze afspraken zijn er verschillende overleggen geweest met vertegenwoordigers van de gemeente Noordenveld. Eerst is gekeken naar het beleid en de uitvoering in het Westerkwartier en de verschillen met de gemeente Noordenveld. Daaruit bleek dat de overeenkomsten groot zijn en de verschillen minimaal en voor de gemeente Noordenveld overbrugbaar. Vervolgens zijn er gesprekken gevoerd over overname van personeel en over overheadkosten. Ook voor wat betreft personeel konden we tot elkaar komen. Echter, de kosten voor overhead bleek het struikelpunt. Deze kosten worden in het Westerkwartier niet doorberekend, maar zouden bij de gemeente Noordenveld wel in rekening moeten worden gebracht. Daardoor was deelname van de gemeente Noordenveld aan het Leerplichtbureau Westerkwartier financieel niet haalbaar.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
4
4
Personele aangelegenheden
De personele ontwikkelingen van de start tot en met het eerste jaar worden in dit hoofdstuk beschreven. Plaatsing en formatie Leerplichtbureau In totaal zijn 3 medewerkers via een interne plaatsingsproces geplaatst in het Leerplichtbureau. Twee medewerkers waren al in dienst van de gemeente Grootegast en een medewerker is van de gemeente Marum overgegaan naar de gemeente Grootegast. Vanuit de gemeenten Zuidhorn en Leek zijn geen medewerkers geplaatst bij de gemeente Grootegast. Na de plaatsing resteerde een vacature van 16 uur voor administratie en 26 uur voor leerplicht/RMC. Deze vacatures zijn eerst tijdelijk ingevuld door twee medewerkers van de gemeente Zuidhorn. Daarmee was de continuïteit van het werk gewaarborgd. In de loop van het jaar zijn deze medewerkers weer vertrokken en is er een administratieve kracht en een leerplichtambtenaar via en externe procedure aangetrokken. Daarmee was de bezetting nog niet rond, omdat de medewerker van de gemeente Marum op een vrij komende functie bij deze gemeente solliciteerde en werd aangenomen. De vrijgekomen functie is eerst tijdelijk ingevuld. De dienstverlening is door de personele verschuivingen en de tijdelijke onderbezetting die dat tot gevolg had niet in het gedrang geweest. De ambities van het Leerplichtbureau zijn daardoor in het eerste jaar wel bijgesteld. In hoofdstuk 6 wordt daar verder op ingegaan. Teamontwikkeling Het bouwen aan en investeren in het nieuwe team was een belangrijk element van de werkzaamheden van de kwartiermaker. Er is een kick off geweest met het nieuwe team en er zijn diverse teambuildingsactiviteiten georganiseerd. Echter, door het grillige verloop van het personeel van het Leerplichtbureau hebben deze activiteiten voor een deel hun doel gemist. Het huidige team is door de wisselingen een team in ontwikkeling. Dat vergt op dit moment de nodige aandacht.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
5
5
Leerplichtsysteem
Bij de uitvoering van de leerplicht- en RMC-wetgeving is de leerplichtadministratie een belangrijk onderdeel. Deze administratie dient actueel te zijn om relatief en absoluut verzuim te constateren en vast te leggen. De administratie vindt nu plaats in een afzonderlijk systeem per gemeente, waarbij voor Leek gebruik gemaakt wordt van Key2onderwijs (Centric) en voor de gemeenten Grootegast, Marum en Zuidhorn van Civision onderwijs (Pinkroccade). Hierdoor kan de berekende efficiencywinst nog niet worden behaald. In het notitie 'Bundel de Krachten' is reeds aangegeven dat het nodig is de administratie in één gezamenlijk systeem te laten plaatsvinden. In de loop van de tijd knelt dit punt steeds meer, waardoor een goede registratie van de gegevens erg veel tijd kost en onder druk staat. Daarnaast wordt Civision onderwijs niet meer onderhouden, want PinkRoccade komt met nieuwe software. Daar komt bij dat het systeem Key2Onderwijs per 1 januari 2014 'uit de lucht wordt gehaald'. Er is dus grote haast geboden bij het maken van een keuze voor een nieuw systeem. Aanbesteding Groningen In verband met het feit dat Civision Onderwijs niet meer wordt onderhouden en uiteindelijk wordt afgeschaft, is de gemeente Groningen in 2011 een traject gestart om tot de aanschaf van een nieuw systeem te komen. De gemeenten in de regio zijn hierbij nauw betrokken geweest. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een aanbestedingsprocedure in het voorjaar van 2012. De regio Westerkwartier heeft besloten deze procedure te volgen, maar niet direct aan te sluiten bij de aanbesteding. In de voorwaarden van de aanbesteding is opgenomen dat de later aansluitende gemeenten onder dezelfde voorwaarden het gekozen systeem moeten kunnen afnemen, waarbij een voordeel kan worden behaald door mee te draaien in het systeem van de gemeente Groningen. Deze aanbestedingsprocedure heeft geleid tot de aanschaf van het JVS van Metaobjects. Overwegingen Binnen het Westerkwartier is er gekeken naar mogelijk geschikte systemen. Daarbij is rekening gehouden met de huidige leerplichtsystemen, het aanschaffen van Civision Werk Inkomen en Zorg in de Westerkwartiergemeenten/ISD en de uitkomst van de aanbestedingsprocedure in Groningen, waarbij door de gemeente Groningen met name gelet is op de bruikbaarheid en inhoud van dit leerplichtsysteem. Naar aanleiding hiervan hebben wij besloten een afweging te maken tussen het Jeugd Volg Systeem van MetaObjects en Civision Jeugd en Onderwijs. Het traject voor aanschaf van een ander systeem voor het Westerkwartier heeft nu al ruim een jaar in beslag genomen. De duur van het traject wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door onderhandelingen over koppeling van het Document Management Systeem (DMS). Het Westerkwartier voert het beleid alle systemen te koppelen met dit systeem. Daardoor moeten verschillende technische oplossingen worden bedacht en dat kost helaas veel tijd. Financiële afwegingen De eenmalige kosten van het systeem van JVS Meta-object zijn hoger dan die van Civision, maar de jaarlijkse kosten zijn aanzienlijk lager. De kosten voor de huidige pakketten, die de gemeenten nu nog dragen, komen te vervallen. De jaarlijkse kosten zullen volgens de afgesproken verdeelsleutel in rekening worden gebracht. Eind 2012 is de RMC reserve die o.a. bedoeld was voor de aanschaf van een nieuw systeem verrekend met de kosten van het Leerplichtbureau voor het eerste half jaar. Het restant van deze reserve is aan alle gemeenten uitbetaald.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
6
6
Bereikte resultaten
De ambitie van de Westerkwartier gemeenten staat in hoofdstuk 2 omschreven. De activiteiten welke het Leerplichtbureau heeft ondernomen om deze ambitie waar te maken zijn in dit hoofdstuk benoemd. Ambitie "Het Leerplichtbureau Westerkwartier wil eraan bijdragen dat zoveel mogelijk jongeren in een doorlopende leerlijn de opleiding met een startkwalificatie verlaten. Om te zorgen dat elke jongere een startkwalificatie kan behalen, is toezicht op naleving van de leerplichtwet en RMC-wetgeving noodzakelijk. Dit toezicht wordt uitgevoerd door de leerplichtambtenaar en de RMC-trajectbegeleider. Het toezicht draagt voor het Leerplichtbureau primair het karakter van maatschappelijk zorg." -
De inhoudelijke resultaten zijn opgenomen in het Leerplichtverslag 2012-2013. Dit verslag is als bijlage bijgevoegd. Naast de inhoud heeft het Leerplichtbureau getracht de ambitie waar te maken door de uitstraling van leerplicht/RMC te verbeteren. Dit is bewerkstelligd door de informatieverstrekking en uitstraling van het Leerplichtbureau.
-
Het Leerplichtbureau is dagelijks bereikbaar en er is eenduidige informatie over leerplicht te vinden op alle sites van de gemeenten in het Westerkwartier. Er is aandacht besteed aan leerplicht en het Leerplichtbureau door middel van folders en via lokale nieuwsbladen. Daarnaast is er één logo en één centraal telefoonnummer geïntroduceerd.
-
Het centrale nummer is voor het onderwijs erg belangrijk. Verder is er per school een vast aanspreekpunt. Dit vergemakkelijkt de contacten en zorgt ervoor dat er een vertrouwensband tussen de leerplichtambtenaar en de school ontstaat. Dit is voor de uitvoering van de leerplichtfunctie erg belangrijk.
-
De totale formatie van het leerplichtbureau is nog steeds gering. De kwetsbaarheid is met de komst van het Leerplichtbureau verkleind, maar niet volledige verdwenen. Het Leerplichtbureau kent 5 parttime medewerkers. Dit vraagt aandacht voor afstemming en overdracht van de werkzaamheden en het delen van kennis en ervaring. De leerplicht/RMC medewerkers zijn onderling uitwisselbaar, dit vermindert de kwetsbaarheid. Bovendien neemt door de bundeling van kennis en ervaring de professionaliteit van de medewerkers toe.
Taken "Vervolgens zijn de ambities en doelen uitgewerkt in 6 belangrijke taken in de leerplichtfunctie. Deze zijn achtereenvolgens de wettelijke verplichtingen (Leerplichtwet 1969 en RMC-wetgeving), maatschappelijke zorg, preventie, handhaving, administratie & registratie en beleid & coördinatie." -
Er wordt, zoals afgesproken bij de start van het Leerplichtbureau, gewerkt met het ‘maatwerkprincipe’. Dat betekent dat per individuele case wordt gekeken welke oplossing het beste resultaat oplevert. Handhaving in de vorm van een proces-verbaal kan één van deze middelen zijn. Met het vertrek van de ambtenaar uit Marum hebben we tijdelijk gewerkt zonder BOA ambtenaar. Een medewerker van het Leerplichtbureau is de opleiding gestart en tot het moment van beëdiging van deze persoon hebben we een beroep kunnen doen op medewerkers van Marum en Zuidhorn (voormalig leerplichtambtenaren). Ondertussen zijn twee leerplichtambtenaren van het Leerplichtbureau beëdigd en dus bevoegd een proces-verbaal op te maken.
-
Handhaving is helaas nodig. Toch gaat er vooral veel aandacht uit naar maatschappelijke ondersteuning en preventie. In overleg met ouders en of jongere wordt een passend traject uitgestippeld. De leerplichtambtenaren onderhouden daarbij nauwe contacten met scholen en (hulpverlenings)instellingen. Bovendien participeren ze in diverse zorgnetwerken.
-
Het administratieve proces loop nog niet zoals we wensen. Bij de overdracht van de administratie naar de gemeente Grootegast is gebleken dat de gemeenten de systemen niet allemaal op orde hadden. Het heeft tijd gekost om deze achterstand weg te werken. Daarnaast hebben we het afgelopen jaar te maken gehad met personele wisselingen. Dit vergt aanpassingsvermogen en
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
7
vooral tijd om nieuwe medewerkers in te werken. Naast de personele perikelen speelt het langdurige traject om tot een nieuw administratiesysteem te komen het bureau parten. Er wordt op dit moment met verschillende deels verouderde systemen gewerkt. Daardoor is de beoogde efficiencywinst in het gedrang. Met de inhuur van een tijdelijke kracht is de administratie op dit moment redelijk op orde. Contactmomenten Op gemeentelijk niveau is op verschillende manieren contact over de dagelijkse gang van zaken ten aanzien van leerplicht en RMC. Het afdelingshoofd Samenlevingszaken onderhoudt contacten met collega MT-leden en er vindt regelmatig beleidsoverleg plaats met de overige Westerkwartier-gemeenten. Bovendien heeft het Leerplichtbureau op verzoek een presentatie verzorgd voor het college van de gemeente Leek. Naast gemeentelijke contacten zijn er contacten met hulpverlenende instanties en het onderwijs. Op verschillende scholen houden wij spreekuur. Daarnaast zijn we gestart met het brengen van een nadere kennismakings- en informatiebezoek aan alle scholen in het Westerkwartier. Op die manier hopen we de bekendheid en de werkwijze van het Leerplichtbureau te vergroten. We merken dat scholen de bezoeken erg waarderen. Aandachtspunten Het eerste jaar is direct een zwaar jaar voor het Leerplichtbureau geworden. De start van de samenwerking kost logischerwijs tijd en energie. Dit was van te voren ingecalculeerd. Er was echter geen rekening gehouden met het ontbreken van een goed administratiesysteem en de vele personele verschuivingen. Deze zaken hebben hun invloed gehad op de bereikte resultaten. Voor wat betreft de administratie heeft het lang geduurd voordat alle systemen de noodzakelijke (management) informatie konden leveren. Er is tijdens de zomerperiode (zomer 2013) extra personeel ingehuurd om de administratieve achterstand in te lopen. Vanwege de problemen op de administratie is het niet mogelijk geweest tussentijdse rapportages te leveren. -
Door de personele verschuivingen is er pas aan het eind van het eerste jaar gestart met de kennismakingsgesprekken met schooldirecties. Bovendien is het niet mogelijk geweest nieuw beleid te ontwikkelen. De energie is besteed aan het op elkaar afstemmen van het werk en de verschillende werkwijzen. Verder hebben scholen regelmatig met nieuwe gezichten te maken gehad, terwijl het juist de bedoeling was dat scholen met minder verschillende leerplichtambtenaren uit het Westerkwartier te maken zouden krijgen. Daarnaast is er in 2013 geen tijd geweest om aandacht te besteden aan de dag van de leerplicht.
-
Een ander aandachtspunt is de bekendheid van het Leerplichtbureau. Het gebeurt nog regelmatig dat ouders of leerlingen contact opnemen met de woongemeente. Op zich is dat niet erg, maar het is wel een teken dat het Leerplichtbureau nog niet bij iedereen bekend is.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
8
7
Financiën
De financiële consequenties van de samenwerking in het Westerkwartier op het gebied van leerplicht en RMC staan in dit hoofdstuk vermeld. Het betreft de uitgaven en inkomsten voor het jaar 2012. Het saldo wordt jaarlijks – op basis van de in de samenwerkingsovereenkomst afgesproken verdeelsleutel – aan de deelnemende gemeenten doorbelast of terugbetaald (afhankelijk van de daadwerkelijk gemaakte kosten). De uitgaven en inkomsten in 2012 voor het RMC, het onderdeel waarop voor de start van het Leerplichtbureau al werd samengewerkt, worden daarin ook meegenomen. De kosten voor de leerplicht- en RMC administratiesystemen zijn in 2012 nog door de afzonderlijke gemeenten bekostigd en worden daardoor buiten het overzicht gelaten. Financieel overzicht De eerste tabel laat een overzicht zien van de kosten en inkomsten in 2012. De salariskosten bestaan uit de kosten voor het vaste personeel en de kosten voor inhuur van derden. Deze post is voor 2012 redelijk hoog omdat de kosten van de kwartiermaker daaronder vallen. Het saldo laat een te kort zien van € 56.399.
Tabel 1 Financieel overzicht RMC/Leerplicht 2012 (bedragen exclusief BTW)
Uitgaven
Begrote uitgaven
Werkelijke uitgaven
Salarissen en sociale lasten
76.980
65.493
Arbeidskosten personeel van derden
60.064
70.949*
Overige kosten RMC
18.554
18.157
Saldo
155.598
154.599
Inkomsten
Begrote inkomsten
Werkelijke inkomsten
Kwalificatie- en RMC middelen
96.001
98.200
Saldo
Resultaat 2012
154.599
98.200
56.399**
* 60.000 voor de kwartiermaker. ** Dit bedrag is verdeeld over de deelnemende gemeenten.
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
9
Te verrekenen bedragen In tabel twee staan de bedragen die de gemeenten over het jaar 2012 terug hebben ontvangen. Het positieve saldo heeft te maken met de verrekening van de reserve RMC. De stand van die reserve bedroeg op 1-1-2012 € 132.652. De kosten voor 2012 zijn met deze reserve verrekend, wat een positief saldo per gemeente oplevert.
Tabel 2 Te verrekenen bedragen RMC/Leerplicht 2012 Door te berekenen aan Verdeling reserve RMC Saldo (positief) deelnemende gemeenten stand 1-1-2012 Zuidhorn (1/3)
18.800
44.217
25.418
Leek (1/3)
18.800
44.217
25.418
Marum (1/6)
9.400
22.109
12.709
Grootegast (1/6)
9.400
22.109
12.709
56.399
132.652
76.253
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
10
8
Conclusies
Na een jaar Leerplichtbureau kunnen de eerste ervaringen worden gedeeld. Een positieve stemming overheerst, maar de aanloop tot het Leerplichtbureau en het eerste begin is niet probleemloos verlopen. De overdracht van met name de administraties naar de gemeente Grootegast heeft tijd en de nodige hoofdbrekens gekost. Daar komt bij dat de huidige administratiesystemen verouderd, erg arbeidsintensief en daardoor niet volledig op orde zijn. Het binnenkort aan te schaffen nieuwe administratiesysteem zal daarin zeker verandering brengen en zal het administratiewerk vereenvoudigen, waardoor de beoogde efficiencyslag kan worden gemaakt. Doordat uiteindelijk niemand meer van de gemeenten Marum, Leek en Zuidhorn werkzaam is voor het Leerplichtbureau is er veel kennis en vakmanschap voor leerplicht en RMC verloren gegaan. Dit is gecompenseerd door nieuwe mensen aan te trekken. Er is een nieuwe ervaren leerplichtambtenaar en een administratief medewerker aangetrokken. Bovendien is er nog een vacature voor een leerplichtambtenaar, waarvoor de sollicitatieprocedure is gestart. De nauwere samenwerking met het onderwijs en het centrale aanspreekpunt bevalt van beide kanten goed. Scholen hoeven daardoor niet meer na te gaan in welke gemeente van het Westerkwartier de leerling woont en wie daar leerplichtambtenaar is. De lijnen zijn erg kort. Door het bundelen van leerplicht en RMC in het Westerkwartier wordt een efficiencywinst bewerkstelligd. In vergelijking met de Ingrado-norm is de winst 1,02 fte. Het samenvoegen verkleint de kwetsbaarheid en zorgt voor een verdere professionalisering. De financiële gevolgen van het jaar 2012 zijn in de evaluatie verwerkt, maar het eerste deel van 2013 nog niet. De afrekening over dat jaar volgt begin 2014. Door de verrekening van de RMC reserve heeft 2012 een positief resultaat opgeleverd. Kortom, qua organisatie heeft het Leerplichtbureau een roerig jaar achter de rug, maar we verwachten dat de organisatie nu staat en dat de komst van een nieuw leerplichtsysteem rust en orde brengt in de administratie. Echter, het belangrijkste is dat leerlingen, ouders en scholen ons goed weten te vinden. We krijgen regelmatig positieve reacties uit het onderwijsveld over de nieuwe manier van werken en de centrale aansturing van leerplicht. En dat doet ons goed!
Evaluatie Leerplichtbureau Westerkwartier
11
