Jaarstukken 2015
Voorlopig vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Samenwerking A2-gemeenten op 19 april 2016 Definitief vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Samenwerking A2-gemeenten op 28 juni 2016
Versie 2.2 d.d. 25-04-2016
Inhoudsopgave:
Jaarverslag 1. 2. 3.
2015 ................................................................................................... 3 Inleiding ............................................................................................. 4 Bestuurssamenvatting .......................................................................... 5 De programma’s ................................................................................. 11 3.1. Werk & Inkomen (W&I) ............................................................. 11 3.2. Informatie en Automatisering (I&A) ............................................ 19 3.3. Juridische zaken (Juza).............................................................. 24 4. Paragrafen ......................................................................................... 26 4.1. Paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing ....................... 26 4.2. Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ....................................... 30 4.3. Paragraaf Financiering ............................................................... 31 4.4. Paragraaf Verbonden Partijen ..................................................... 32 4.5. Paragraaf Grondbeleid ............................................................... 32 4.6. Paragraaf Lokale heffingen ......................................................... 32 4.7. Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf.......................... 32 Jaarrekening 2015 ................................................................................................ 37 1. Balans ............................................................................................... 38 1.1. Activa balans Samenwerking A2-gemeenten ................................ 38 1.2. Passiva balans Samenwerking A2-gemeenten ............................... 39 2. Overzicht van baten en lasten .............................................................. 40 Overzicht van baten en lasten Samenwerking A2-gemeenten ................... 40 3. Toelichting op de balans ...................................................................... 41 4. Toelichting op het overzicht van baten en lasten ..................................... 44 4.1. Programma Werk en Inkomen .................................................... 44 4.2. Programma Informatie en Automatisering .................................... 46 4.2.1. Personeel en Infrastructuur .............................................. 46 4.2.2. Software ........................................................................ 47 4.2.3. Telefonie ........................................................................ 48 4.2.4. Multifunctionals .............................................................. 48 4.2.5. I&A Projectbudget ........................................................... 49 4.3. Programma Juridische zaken ...................................................... 50 4.4. Staf......................................................................................... 52 4.4.1. Huisvesting .................................................................... 54 4.5. Bijdrage deelnemende gemeenten in de Samenwerking ................. 55 5. Niet uit de balans blijkende verplichtingen ............................................. 56 6. Schatkistbankieren ............................................................................. 57 7. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen ........................................ 58 7.1. Bezoldiging topfunctionarissen .................................................... 58 7.2. Overige functionarissen met bezoldiging boven het WNT-maximum 59 7.3. Uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband ................. 59 8. Overige gegevens ............................................................................... 60
2
Jaarverslag 2015
3
1. Inleiding Dit document is het derde jaarverslag in het bestaan van de Samenwerking A2-gemeenten. De ‘Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten’ (GRSA2) is per 1 april 2012 formeel van start gegaan. De eerste programmabegroting is per 1 januari 2013 ingegaan. Het jaar 2013 is ook het eerste jaar dat er een zelfstandige administratie werd gevoerd en dat hierover door middel van een jaarverslag verantwoording werd afgelegd. Op basis van het jaarverslag 2014 en de begroting 2015 heeft de directie dit jaarverslag opgesteld. Dit document bevat de activiteiten en de cijfermatige realisatie ervan voor het jaar 2015. De A2gemeenten werken samen op het gebied van Informatie en Automatisering (I&A), Juridische zaken (JuZa) en Werk en Inkomen (W&I). Gedurende het jaar 2014 zijn daar op basis van het project ‘P&O samen’ ook de drie afdelingen P&O van de betrokken gemeenten bijgekomen. Dit is in 2014 voorbereid en vanaf 1 november 2014 zijn de medewerkers ook effectief gaan samenwerken; op basis van eigen initiatief maar met goedkeuring van de betrokken directies. Er is in 2015 ervoor gekozen om de medewerkers van “P&O samen” bij de GRSA2 te detacheren en daarmee de budgetten nog bij de gemeenten te laten. Evenals de begroting is ook het jaarverslag verdeeld in de drie programma’s die aansluiten op de drie samenwerkingsgebieden (exclusief P&O dus). Voor ondersteunende en bestuurlijke werkzaamheden is de Staf verantwoordelijk. De kosten hiervan zijn geheel doorberekend aan de drie programma’s. Daarnaast worden huisvestingskosten direct aan de deelnemende gemeenten doorberekend. Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van het bestaande, aanvaarde beleid van de deelnemende gemeenten. Dat wil zeggen dat het bestaande, vastgestelde beleid in de cijfers verwerkt is en dat de budgettaire gevolgen van in het verleden genomen beslissingen in de meerjarenraming zijn verwerkt. Dit jaarverslag wordt voor besluitvorming door het Dagelijks Bestuur geagendeerd op 13 april 2016. De gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld hun visie hierop te geven. Het jaarverslag is opgezet vanuit de vragen: • wat hebben we bereikt? • wat hebben we gedaan? • wat heeft het gekost? Deze vragen worden per programma beantwoord en geven daarmee samen een totaalbeeld van de Samenwerking A2-gemeenten. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt nader ingegaan op de kosten van de Staf. Samenvatting A2-ontwikkelingen 2015 In maart 2014 hebben de colleges van de drie gemeenten op basis van het koersdocument ‘Nog krachtiger en dichterbij’ besloten om alle bedrijfsvoeringonderdelen van de drie gemeenten onder te brengen bij de Gemeenschappelijk Regeling (GR). In 2014 is het koersdocument uitgewerkt tot een implementatieplan. Dit plan geeft weer hoe deze grote operatie het beste uitgevoerd kan worden. Dit implementatieplan is in 2015 door de gemeenteraden van Cranendonck, HeezeLeende en Valkenswaard vastgesteld. Hiermee vormt het de basis voor een samenwerking op het gebied van de gehele bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten. Met ingang van 2017 zal dit operationeel zijn. In 2015 is het aantal activiteiten dat de afdelingen I&A en W&I aanbiedt aan de gemeenten verder uitgebreid. Denk aan applicatiebeheer en het Werkleerbedrijf. De afdeling Juridische Zaken is vanaf 2014 volledig operationeel binnen de GRSA2. Door de samenvoeging bleek al snel dat de kwaliteit van juridische advisering snel groeide en dat de kwetsbaarheid nagenoeg tot nul gereduceerd is. Daarnaast is er door de samenwerking capaciteit vrijgekomen waardoor de secretariële ondersteuning van de directieraad, het dagelijks en het algemeen bestuur wordt ingevuld. De ontwikkeling van de drie afdelingen en de budgettaire vertaling zullen apart beschreven worden.
4
2. Bestuurssamenvatting De Samenwerking A2-gemeenten wordt gefinancierd door de deelnemende gemeenten Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard. Zij hebben op basis van hun eigen begroting 2012 budgetten overgeheveld naar de samenwerking. De samenwerking is in 2013 voor het eerst met deze budgetten aan de slag gegaan en de begroting 2014 was een voortzetting van het toen lopende beleid. Omdat de begroting 2015 begin 2014 is opgesteld is ook deze begroting een voortzetting van het toen lopende beleid. Met de bestuursrapportage juni 2015 is de begroting aangepast aan de verwachtingen over geheel 2015. In dit jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het boekjaar 2015. Over het jaar 2015 hebben we een positief resultaat behaald van € 452.000,-. Dit resultaat bestaat uit twee delen. Een deel is de bijdrage van de gemeenten over het jaar 2014 zijnde € 180.000,- die in 2015 is ontvangen. Het andere deel is het zuivere resultaat over 2015 namelijk € 272.000,-. Over het resultaat ad € 452.000,- zal het Algemeen Bestuur nog apart besluiten. Het voorstel zal zijn om het bedrag van € 180.000,- toe te voegen aan de algemene reserve en het bedrag van € 272.000,- terug te laten vloeien naar de gemeenten. De cijfers van de jaarrekening 2015 van de GRSA2 zien er als volgt uit:
Uitgaven x € 1.000 Personele lasten Organisatielasten Ondersteuning Doorbelasting Infrastructuur Software Telefonie Multifunctionals I&A projectbudget Huisvesting
Begroting Realisatie 2015 (incl. 2014 wijzigingen) 4.015 4.254 243 159 315 380 885 1.034 1.076 1.145 1.590 1.695 210 215 124 140 65 0 246 44 8.768 9.066
Resultaat 2015 1 4.243 I 161 I 389 I 970 I 1.021 I 1.639 I 187 S 93 S 0 91 I 8.794
Saldo 11 -2 -9 64 124 56 28 47 0 -47 272
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Bijdrage derden Doorbelasting intern
Begroting Realisatie 2015 (incl. 2014 wijzigingen) 2.082 2.197 1.733 1.833 3.795 4.002 0 0 885 1.034 8.495 9.066
Resultaat 2015 2.244 1.886 4.131 15 970 9.246
Saldo 47 53 129 15 -64 180
452
452
Saldo
-273
0
Personeel en daaraan gerelateerde posten De personele lasten laten een klein voordeel ten opzichte van de begroting zien van € 11.000,-. Per afdeling zijn er wel verschillen. De afdelingen W&I en Staf spelen op de loonkosten nagenoeg 1
I, betreft incidenteel en heeft geen gevolgen voor de komende jaren. S, betreft structurele gevolgen voor de komende jaren.
5
quitte. De afdeling I&A heeft op de loonkosten een nadeel van € 33.000,-. Dit komt door het inzetten van tijdelijk ingehuurd personeel. Dit was nodig om, in verband met enkele langdurige ziektegevallen, de continuïteit van de ict-dienstverlening te kunnen garanderen. Vanwege krapte op dit deel van de arbeidsmarkt is de inhuur relatief duur. De afdeling Juza heeft op de loonkosten een voordeel van € 14.000,-. Oorzaak is dat we in de begroting nog rekening hebben gehouden met de inzet van 0,2 fte voor een afdelingshoofd. Dit is in 2015 echter door de coördinator Juza en de directeur ingevuld. Op het budget voor “overige personele lasten” zoals reis- en verblijfkosten, jubilea en afdelingsuitjes is een voordeel gerealiseerd van € 13.000,-. Een andere oorzaak dan kritisch met dit budget omgaan is niet te geven. Aan opleidingen is € 8.000,- minder besteed dan was begroot. Op de post werving en selectie realiseren we een voordeel van € 9.000,-. Dit komt doordat in toenemende mate gebruik gemaakt wordt van digitale netwerken waardoor de kosten beperkt worden. Organisatielasten De organisatielasten zijn nagenoeg gelijk aan het begrootte budget. Deze post betreft de budgetten voor bureauartikelen, verzekeringen, bestuurskosten, communicatiekosten, contributies en abonnementen, arbo-kosten, OR-kosten, accountantskosten, kosten van de cliëntenraad en proceskosten voor W&I. Daarnaast is er een budget voor onvoorzien van € 10.000,- dat tot deze categorie behoort. Dit budget is samen met het voordeel op het budget bureauartikelen ad € 5.000,- ingezet om nadelen van andere budgetten op te vangen. Dit betreft dan € 8.000,nadeel op adviezen, € 5.000,- nadeel op de controlekosten van de accountant en een nadeel van € 4.000,- door hogere accountantskosten voor aparte rapportages. Het nadeel op adviezen betreft kosten van de ondersteuning en begeleiding bij het traject van het implementatieplan. Gedurende het verloop van de besluitvormingsproces rondom het implementatieplan is meer externe ondersteuning nodig geweest dan was voorzien. De controlekosten zijn toegenomen omdat vanwege nieuwe wet- en regelgeving, zoals de aanbestedingswet en de wet normering topinkomens, de accountant meer tijd nodig heeft voor de controle om tot een oordeel over de jaarrekening te kunnen komen. Daarnaast geeft de accountant ten behoeve van de drie gemeenten in het kader van W&I aparte controleverklaringen ten behoeve van drie gemeenten rapporten af. Dit is bij de accountantsrapportage van 2014 in het kader van “good governance” ook door de accountant geadviseerd. Hiermee was nog geen rekening gehouden. Ondersteuning Een aantal bedrijfsvoeringstaken koopt de GRSA2 in. Dit betreft de salaris- en personeelsadministratie, de financiële administratie, de archiveringswerkzaamheden, de inkoop en de ondersteuning van het bestuur. Bij de bestuursrapportage is het budget van deze post verhoogd met € 105.000,-. Uiteindelijk is bij de ondersteuning van het bestuur is een klein voordeel van € 2.000,- gerealiseerd. De overige onderdelen laten ieder een kleine overschrijding zien. Doorbelasting Deze post vinden we zowel aan de uitgaven als aan de inkomstenkant voor hetzelfde bedrag terug. Zij compenseren elkaar. Dat deze doorbelasting lager is dan geraamd komt doordat bij de afdeling I&A duidelijk minder kosten zijn gemaakt dan was geraamd. Ook de kosten bij de Staf waren iets lager dan geraamd. Hierdoor wordt de doorbelasting minder. Infrastructuur Dit betreft kosten voor hardware en datacommunicatie. Het positieve resultaat op dit budget wordt veroorzaakt door I&A projecten/activiteiten welke vertraging hebben opgelopen. Hiervoor zijn diverse oorzaken aan te wijzen, zoals aanbestedingstrajecten die langer duren dan verwacht, langdurig verzuim van project/activiteit verantwoordelijken, besluitvormingstrajecten die langer duren dan verwacht. Software, telefonie en multifunctionals De kosten op deze posten worden één op één doorbelast aan de gemeenten. Bij de bestuursrapportage werd ingeschat dat het budget voor software van de gemeente Cranendonck met € 80.000,- verlaagd kon worden. Dit blijkt te optimistisch te zijn geweest. Hierdoor komen we nu op het softwarebudget van de gemeente Cranendonck € 54.000,- tekort. Voor de gemeenten
6
Heeze-Leende en Valkenswaard is er een voordeel van € 9.000,- respectievelijk € 65.000,-. Op het gezamenlijke softwarebudget en dat van de afdeling W&I is er een voordeel van € 36.000,-. Op de kosten van telefonie hebben Cranendonck en Heeze-Leende een overschrijding van respectievelijk € 16.000,- en € 6.000,-. Valkenswaard en de GRSA2 realiseren een voordeel van respectievelijk € 37.000,- en € 13.000,-. Op het verbruik heeft de GRSA2 geen invloed. Bij de overschrijding van de gemeente Cranendonck speelt mee dat zij vanwege de bereikbaarheid voor een andere, duurdere, provider hebben gekozen dan de andere gemeenten. Ten opzichte van 2014 dalen de telefoniekosten met € 22.000,-. Voor de multifunctionals (printers) realiseren alle vier de organisaties een voordeel. Voor Cranendonck is dat € 24.000,-, voor Heeze-Leende € 6.000,-, voor Valkenswaard € 8.000,- en voor de GRSA2 € 9.000,-. Ten opzichte van 2014 realiseren we als totaal een voordeel van € 31.000,-. Dit is het resultaat van een eind 2014 afgesloten A2 breed contract met nieuwe betere voorwaarden. Daarnaast is vooral bij de gemeente Cranendonck de introductie van het papierloos werken duidelijk zichtbaar. Evenals bij telefonie heeft de GRSA2 geen invloed op het verbruik van het print en kopieerwerk. Voor een nadere uitleg verwijzen we naar het programma I&A op pagina 24 van dit jaarverslag. I&A projectbudget Dit budget is toegekend voor de extra kosten van de inrichting van de A2 I&A organisatie en de aanvullende kosten voor de migratie van de drie ICT omgevingen naar een gemeenschappelijke omgeving. Van het budget van 2013 is bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 door het bestuur een bestemmingsreserve gevormd van € 104.000,-. Het saldo over 2014 van € 65.000,- is uit deze bestemmingsreserve gedekt. In 2016 resteert er nog een bedrag van € 39.000,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag in 2016 te besteden aan het traject van de applicatieharmonisatie. Huisvesting Omdat de kosten van huisvesting bij het opstellen van de begroting van de GRSA2 als incidenteel werden beschouwd, zijn deze in eerste instantie niet bij de GRSA2 begroot. Deze kosten zijn daarentegen bij de deelnemende gemeenten in de begroting 2014 opgenomen. De huisvestingslasten zijn met de begrotingswijziging van de bestuursrapportage van juni 2015 opgenomen in de begroting van de GRSA2. Ten opzichte hiervan ontstaat er een nadeel van € 47.000,-. Deze overschrijding heeft twee oorzaken. De eerste zijn de onkosten ad € 36.000,- die de gemeente Valkenswaard heeft gemaakt om vanaf 2015 medewerkers van de GRSA2 in hun gemeentehuis onder te brengen. De tweede zijn kosten ad € 11.000,- van de juridische ondersteuning bij huurkwestie van De Hofnar 2. Met de wijziging van de begroting is hiervoor € 19.000,- geraamd. De kosten worden evenredig bij de gemeenten in rekening gebracht en zijn als zodanig als inkomsten in de cijfers opgenomen. In totaal is er dus in 2015 € 30.000,- besteed aan de juridische ondersteuning bij de huurkwestie van De Hofnar 2. In 2014 is hieraan € 10.000,besteed.
Bedragen x € 1.000 Huisvesting Bijdrage Cranendonck huisvesting A2 Bijdrage Heeze-Leende huisvesting A2 Bijdrage Valkenswaard huisvesting A2 Saldo
Begroting 2015 (incl. Resultaat wijzigingen) 2015 -44 -91 13 29 10 26 21 36 0 0
Resultaat 2014 -246 66 38 142 0
7
Saldo -47 16 16 15 0
Bijdragen gemeenten Deze jaarrekening laat een voordelig resultaat zien € 452.000,-. Dit resultaat bestaat uit twee delen. Een deel is de bijdrage van de gemeenten over het jaar 2014 zijnde € 180.000,- die in 2015 is ontvangen. Het andere deel is het zuivere resultaat over 2015 namelijk € 272.000,-. Over het resultaat ad € 452.000,- zal het Algemeen Bestuur nog apart besluiten. Het voorstel zal zijn om het bedrag van € 180.000,- toe te voegen aan de algemene reserve en het bedrag van € 272.000,- terug te laten vloeien naar de gemeenten. Verder is er in deze jaarrekening de afrekening van de huisvesting opgenomen. Ten opzichte van de begroting is € 47.000,- meer bijdrage van de gemeenten nodig om deze lasten te dekken. In deze jaarrekening is, overeenkomstig de begroting, rekening gehouden met een nivelleermaatregel ten voordele van de gemeenten Cranendonck en Heeze-Leende van ieder € 25.000,- en ten nadele van de gemeente Valkenswaard. Het voordeel van € 272.000,- kan in twee onderdelen worden verdeeld. Een onderdeel zijn de lasten die via maatwerk worden verdeeld en een tweede onderdeel dat via verdeelsleutels wordt verdeeld. Dat levert het volgende beeld op: Realisatie Begroting Realisatie bijdrage bijdrage bijdrage 2014 2015 2015 % Inkomsten x € 1.000 maatwerk maatwerk maatwerk verdeling Verschil Bijdrage Cranendonck 449 405 452 26% -47 Bijdrage Heeze-Leende 582 575 567 33% 8 Bijdrage Valkenswaard 779 820 710 41% 110 1.810 1.800 1.729 100% 71 Bij de bestuursrapportage werd ingeschat dat het budget voor software van de gemeente Cranendonck met € 80.000,- verlaagd kon worden. Dit blijkt te optimistisch te zijn geweest. Als we niet hadden afgeraamd zou er eind 2015 € 33.000,- over zijn geweest. In verhouding tot de andere twee gemeenten is de bijdrage van Heeze-Leende en dus ook de lasten hoog. Oorzaak zijn de relatief hoge kosten voor de bij Heeze-Leende in gebruik zijnde software.
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
Realisatie bijdrage 2014 verdeelsleutels 1.582 1.168 2.984 5.734
Begroting bijdrage 2015 verdeelsleutels 1.780 1.248 3.161 6.189
Realisatie bijdrage 2015 verdeel% sleutels verdeling 1.721 29% 1.206 20% 3.061 51% 5.988 100%
Verschil 59 42 100 201
De verhouding in de afrekening volgens de verdeelsleutels is bij de realisatie gelijk aan die bij de begroting.
8
Per programma zien de kosten en bijdragen er als volgt uit: Werk en Inkomen Resultaat 2013 2.787
Resultaat 2014 3.025
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 3.158
Resultaat 2015 3.105
Saldo 53
Resultaat 2013 772 475 1.451 89 2.787
Resultaat 2014 792 533 1.521 0 2.846
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 912 563 1.683 0 3.158
Resultaat 2015 924 549 1.684 15 3.172
Saldo 12 -14 1 15 14
Uitgaven x € 1.000 Informatie en Automatisering I&A projectbudget
Resultaat 2013 4.083 180 4.263
Resultaat 2014 4.170 65 4.235
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 4.444 0 4.444
Resultaat 2015 4.206 0 4.206
Saldo 238 0 238
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Doorbelasting intern
Resultaat 2013 1.108 1.003 2.045 231 4.387
Resultaat 2014 1.056 990 1.839 285 4.170
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 1.077 1.080 1.957 330 4.444
Resultaat 2015 1.078 1.078 1.956 275 4.387
Saldo 1 -2 -1 -55 -57
Resultaat 2013 638
Resultaat 2014 663
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 717
Resultaat 2015 697
Saldo 20
Resultaat 2013 170 184 292 646
Resultaat 2014 169 171 293 633
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 195 180 342 717
Resultaat 2015 199 179 343 721
Saldo 4 -1 1 4
Uitgaven x € 1.000 Werk en Inkomen
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Bijdrage derden
Informatie en Automatisering
Juridische zaken
Uitgaven x € 1.000 Juridische zaken
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
9
Grafische weergave van de kosten per afdeling.
10
3. De programma’s 3.1.
Werk & Inkomen (W&I)
In de jaarrekening van de GRSA2 richten we ons vooral op de situatie en ontwikkelingen op A2niveau. In onze bijdrage aan de gemeentelijke jaarrekeningen belichten we de specifieke situatie per gemeente. Missie Werk & Inkomen werkt aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, stimuleren wij weer actief te worden. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben. We hebben deze missie gehanteerd als leidraad bij ons handelen en met name de klantbegeleiding. Ook dit jaar hebben we maximaal ingezet op activering. Vanzelfsprekend hebben we ook voorzien in een solide inkomen. Aan deze missie is op diverse manieren invulling gegeven. Wat hebben we bereikt? Werk & Inkomen werkt aan een samenleving waarin iedereen naar vermogen meedoet. Burgers die dat niet zelfstandig kunnen, ondersteunen we en stimuleren wij om (weer) actief te worden. We bieden hen een vangnet totdat ze weer zelf een inkomen hebben. Hieraan hebben we invulling gegeven door het uitvoeren van onze lopende dienstverlening. Ook door onze rol te pakken in alle vernieuwingen en ontwikkelingen binnen de Participatiewet en in het sociaal domein. Achtergrond en ontwikkelingen Participatiewet. De Participatiewet is op 1 januari 2015 ingevoerd. Dit leidde tot wijzigingen op het gebied van inkomen, zoals een strenger maatregelenregime bij misdragingen, de tegenprestatie naar vermogen en de kostendelersnorm. Vanaf diezelfde datum stopte de instroom in de Wsw en vielen jongeren met een arbeidsbeperking en (enige) arbeidsmogelijkheid onder verantwoordelijkheid van de gemeenten. Jongeren met arbeidsbeperking zonder arbeidsmogelijkheid (duurzaam arbeidsongeschikt) vallen onder de Wajong. Die wordt uitgevoerd door het UWV. Gemeenten hadden tot 1 juli 2015 om binnen de arbeidsmarktregio eenduidig invulling te geven aan een structuur voor de aanpak Banenafspraak (voorheen Garantiebanen) en werkgeversdienstverlening. Het Regionaal Werkbedrijf Zuidoost-Brabant is hierin leidend. Dit samenwerkingsverband van 14 gemeenten, Sw-bedrijven, UWV, werkgevers-, werknemers- en onderwijsorganisaties is in 2015 opgericht en operationeel geworden. De A2-Gemeenten participeren hierin zowel bestuurlijk als ambtelijk. In het algemeen kunnen we stellen dat de focus te leggen op het niveau van de arbeidsmarkt voordelen biedt. Zo benaderen we werkgevers eenduidig en voorkomen we onderlinge concurrentie tussen gemeenten. Tegelijkertijd vraagt het veel inspanning om met zoveel partijen, verschillende inzichten en soms tegengestelde belangen ontwikkelstappen te zetten. Toch is dat noodzakelijk om aan onze verplichtingen te voldoen en om onze werkgevers en inwoners goed te ondersteunen. Decentralisaties/sociaal domein. 2015 is het eerste jaar, waarin de organisatie van het sociaal domein gestalte kreeg. De dienstverlening op het gebied van WMO (gedeeltelijk nieuwe taken), Jeugdwet (nieuwe taken) en Participatiewet (gedeeltelijk nieuwe taken) wordt zoveel mogelijk op elkaar afgestemd. De voorbereiding van de gemeentelijke aanpakken is in samenwerking gedaan tussen de drie gemeenten en de GRSA2. De uitvoering van de aanpak sociaal domein heeft per gemeente plaatsgevonden. De gemeenten hebben daarin ook een eigen ontwikkelpad en inrichting gekozen. Grote gemene deler is dat alle drie gemeenten hun keuzen in sterke mate baseren op de eigen
11
uitvoeringservaringen (werkenderwijs ontwikkelen). In 2015 hebben we met elkaar gekozen voor een nieuwe structuur voor de bestuurlijke en de ambtelijke betrokkenheid. Kernpunten daarin zijn maximaal gebruik maken van elkaars informatie en ervaringen, maximaal samenwerken om goede keuzen te maken en kosten te besparen en ook maximaal te ruimte bieden aan lokale omstandigheden (geen keurslijf). Statushouders. 2015 was het jaar van de grote vluchtelingenstromen naar Europa. Ook Nederland pakte daarin zijn deel en verantwoordelijkheid. Van al deze mensen bezien de IND of ze voor een verblijfsstatus in aanmerking komen. Voor de A2-Gemeenten heeft dat geleid tot hogere taakstellingen voor huisvesting en begeleiding van statushouders. In de praktijk blijkt het steeds lastiger om de beoogde aantallen statushouders te huisvesten. Het aantal beschikbare en geschikte huizen is niet meer voldoende. De acceptatie van de lokale bevolking is steeds vaker een discussiepunt. Mede naar aanleiding van het Bestuursakkoord verhoogde asielinstroom 2015 heeft W&I de gemeenten in 2015 geadviseerd c.q. overlegd over de mogelijkheden om vluchtelingen versneld op te vangen binnen de gemeente- c.q. regiogrenzen. Schulden. De groei van de schuldenproblematiek in Nederland heeft zich in 2015 voortgezet. Opnieuw is het gemiddelde schuldenbedrag en het aantal schuldeisers per dossier gestegen. De gevolgen van de recessie van de afgelopen jaren zijn nog merkbaar. Dit komt echter niet rechtstreeks terug in het aantal aanvragen schuldhulpverlening. Toch is in 2015, oa binnen de sociale teams, verder gewerkt aan het leggen van verbindingen om mensen zo snel mogelijk te ondersteunen. Minima. In 2015 hebben we uitvoering gegeven aan de uitkomsten van de evaluatie minimabeleid 2014. Dit betrof o.a. het organiseren van een webshop voor kinderparticipatie en het onderzoeken van mogelijkheden voor een gemeentelijke collectiviteit. Verder zijn de Bijzondere bijstand en de Individuele langdurigheidstoeslag regulier uitgevoerd. Opvallend is dat het aandeel vergoedingen Bijzondere bijstand voor kosten bewindvoering blijft stijgen. Op A2-niveau bedroeg dat in 2015 45% tegen 34% in 2014. Arbeidsmarkt. Na 7 crisisjaren was 2015 het eerste volledig crisisvrije jaar. De economie begon weer op te krabbelen, ook al verloopt dat gestaag en was dit in de A2-Gemeenten nog niet te merken. Een belangrijke indicator voor de situatie op de arbeidsmarkt is de hoogte en de ontwikkeling van de NWW (aantal werkzoekenden). Op 1 december 2015 stond 10,1% van de Nederlandse beroepsbevolking officieel geregistreerd als werkzoekende. In Valkenswaard bedroeg de NWW 11,2%, Heeze-Leende 7,2% en Cranendonck 9,7%. Dit lijkt positief maar als gekeken wordt naar de ontwikkeling in de afgelopen jaren dan is het aantal werkzoekende in de A2-Gemeenten in de afgelopen jaren veel sterker toegenomen dan landelijk. Ontwikkeling NWW (bron maandelijkse arbeidsmarktmonitor UWV) A2 gemiddeld 2012 1.622 gemiddeld 2013 2.118 gemiddeld 2014 2.771 gemiddeld 2015 3.196 % toename 2014 t.o.v. 2012 71% % toename 2015 t.o.v. 2013 51%
landelijk 489.832 672.805 803.198 893.916 64% 35%
Een andere belangrijke indicator voor de situatie op de arbeidsmarkt is de ontwikkeling van de WW. Op 1 december 2015 genoten 1685 inwoners een WW-uitkering (5,0% beroepsbevolking). De werkloosheid is daarmee hoger dan het landelijke gemiddelde (4,8%). Ten opzichte van de landelijke ontwikkeling is de omvang van de werkloosheid in de A2-gemeenten in het afgelopen jaar sterk toegenomen (landelijk +0,5%, A2 6%). Ook dit duidt op een verslechterende arbeidsmarkt. Een relatief groot deel van de werklozen (56%) is ouder dan 50 jaar.
12
De slechte arbeidsmarktsituatie heeft er toe geleid dat het aantal inwoners dat een beroep doet op een uitkering vanaf 2014 sterk is toegenomen. Met name de instroom vanuit de WW is hoog (2014: 53 personen, 2015: 58 personen). Het betreft veelal personen ouder dan 50 jaar die langdurig WW ontvangen hebben. Dit is een groep die weinig kansen heeft om zonder ondersteuning aan het werk te komen. Buig. Het aantal klanten dat voor zijn inkomen afhankelijk is van een bijstandsuitkering is op A2-niveau in 2015 licht gestegen. Deze stijging komt bijna volledig voor rekening van Valkenswaard (+15). De ontwikkeling van het aantal bijstandsgerechtigden is nagenoeg gelijk aan de landelijke ontwikkeling.
Aantal 1-1 Instroom Uitstroom Aantal 31-12
Valkenswaard 523 194 179 538
Heeze-Leende 110 57 54 113
Cranendonck 234 85 86 233
Totaal 867 336 319 884
Het aantal personen met een bijstandsuitkering is dynamisch. Jaarlijks doet een fors aantal personen beroep op een uitkering (instroom) of heeft geen uitkering meer nodig. De belangrijkste redenen om beroep te doen op een uitkering (instroom) waren in 2015 m.n.: einde WW (58), opvang statushouder (43), vestiging in gemeente (40), einde werk (32) en einde relatie (27). De belangrijkste redenen voor beëindiging van de uitkering (uitstroom) zijn m.n.: inkomsten uit arbeid (123), verhuizing uit de gemeente (37), bereiken pensioengerechtigde leeftijd (21) en het aangaan van een relatie (13) Couleur locale. In 2015 nam het takenpakket van de A2-Gemeenten toe door de drie decentralisaties. Alhoewel onze gemeenten deze taken in overleg uitvoeren, zien we in toenemende mate verschillen ontstaan tussen de gemeenten. We kregen te maken met een groeiende vraag naar ‘lokale zichtbaarheid’ van Werk & Inkomen en een verbreding van de inzet, met name in de gemeentelijke sociale teams. Dit heeft de afstand tot de gemeenten verkleind, maar leidt wel tot efficiëntieverlies in de eigen organisatie. Sommige werkprocessen konden minder ‘lean’ dan voorheen worden uitgevoerd. Wat hebben we gedaan? Participatiewet A Inkomen De uitvoering van de kostendelersnorm is tijdig en zonder bijzondere situaties afgerond. Op voorhand was dit laatste nog niet zo zeker. Deze maatregel is ingrijpend voor diverse gezinnen. Naar aanleiding van de ervaringen in de praktijk hebben de drie colleges van B&W de beleidsregels aangepast. Op die manier is voorkomen dat in de betreffende situaties ongewenste effecten zouden ontstaan. In 2015 is slechts aan één enkele klant een maatregel opgelegd in verband met het onheus bejegenen van medewerkers van Werk & Inkomen. Verder was er geen aanleiding om hiertoe over te gaan. De tegenprestatie naar vermogen hebben we in 2015 niet ingezet. De reïntegratietrajecten en de individuele vrijwilligerstrajecten waren toereikend voor dienstverlening op maat. Tot slot hebben we naar aanleiding van jurisprudentie de toepassing van de Wet Boeten versoepeld. Deze jurisprudentie kwam ook tegemoet aan onze eigen ervaring dat de voorgeschreven strikte toepassing van die wet tot onheuse situaties leidde. B Werk/re-integratie Om onze missie te verwezenlijken zetten we uiteenlopende activiteiten, trajecten en projecten in. Voor inwoners die zich melden voor een uitkering en die kunnen werken, maken we gebruik van het Werkleerbedrijf (WLB). Op de locatie in Eindhoven worden deelnemers maximaal
13
aangesproken op hun eigen verantwoordelijkheid en gestimuleerd om zelf initiatief te tonen om werk te vinden. In 2015 namen ruim 100 personen deel aan dit programma. 48% van hen (51 personen) vond werk; een mooi resultaat. Eind 2015 zijn we gestart met onderzoeken of aansluiting bij het poortprogramma van Werk.kom in Weert mogelijk is. De verwachting is dat inwoners uit Cranendonck in het begin van 2016 ook kunnen kiezen voor dit alternatief. Sinds het voorjaar van 2015 hebben we een programma in huis gehaald dat aansluit op de dienstverlening van het WLB: de Carrousel. Uitkeringsgerechtigden krijgen hier ondersteuning van twee externe professionals die hen bijstaan met het maken van een onderscheidend cv, het verhogen van de motivatie en het vinden van werk. Dit is een succesvol project. De eerste ronde heeft ervoor gezorgd dat maar liefst 9 van de 12 personen werk gevonden hebben. Met 75% is dat een uitstekende score. Medio 2014 is de arbeidsmakelaar van start gegaan in Valkenswaard. Zij is erop gericht om het gemeentelijk contact met de lokale ondernemers te versterken en zo veel mogelijk werkloze inwoners naar werk te bemiddelen. Op deze wijze vergroot de gemeente het draagvlak onder werkgevers en wordt het beroep op een bijstandsuitkering beperkt. Sinds de start heeft de arbeidsmakelaar gezorgd voor 45 plaatsingen, waarvan 18 met uitstroom uit de uitkering. Een mooi resultaat! Als ondersteuning van de arbeidsmakelaar is in 2015 het project WERKTOP Valkenswaard gestart. Vanuit dit project verbreden we het contact met lokale ondernemers. Door op bedrijventerreinen de ondernemers te bezoeken, halen we werk op. Vervolgens organiseren we kennismakingsgesprekken tussen werkgever en werkzoekenden. Deze inspanningen hebben in een half jaar tijd geleid tot 20 plaatsingen in werk waardoor uitkeringsgerechtigden uit de uitkering stroomden en 10 leerwerkplekken. Daarnaast heeft Werktop een netwerk opgebouwd van 75 ondernemers. Daarmee zijn we ook content met de opbrengst van deze investering. Sinds de zomer van 2015 hebben we een project opgestart voor 50+ers: Maak een punt met je leeftijd. In samenwerking met een externe partij begeleiden we een groep intensief om te komen tot het vinden van werk. In 2015 hebben reeds 3 deelnemers een betaalde baan gevonden. De resultaten bij de overige 9 deelnemers verwachten we in de loop van 2016. Ook voor mensen met een lange afstand tot de arbeidsmarkt hebben we een project opgetuigd: het Clean Team. Dit team werkt twee dagdelen per week aan een schonere en meer opgeruimde gemeente. Ze doen dit gedurende maximaal een jaar en met behoud van uitkering. Hiermee hebben mensen meer structuur in hun bestaan, zijn ze meer betrokken bij de samenleving en vergroten ze hun kansen op de arbeidsmarkt. De reacties van de betrokken partijen (deelnemers, inwoners en gemeente) zijn ronduit positief. C Regionaal Werkbedrijf Zuid Oost Brabant (RWB) Het RWB is de centrale speler in de arbeidsmarktregio. Onder de vlag van het RWB is een opzet van werkgeversdienstverlening ontwikkeld. Daarin is gekozen voor het benoemen van 5 zones van de arbeidsmarkt. Per zone is een werkgeversteam ingericht met bemensing vanuit gemeenten, sw-bedrijven en het UWV. De werkgeversaanpak is uitgewerkt onder het beeldmerk 04-Werkt. Dit beeldmerk wordt actief in de (arbeids)markt gezet als uiting van de eenduidige werkgeversbenadering in de arbeidsmarktregio. Deze inrichting van de werkgeversteams is in de loop van 2015 gegroeid. De A2-gemeenten nemen hierin nog beperkt deel (arbeidsmakelaar Valkenswaard); in 2016 wordt dit verder uitgewerkt. De uitvoering van de Banenafspraak vindt plaats onder de vlag van het RWB. Om dit proces op gang te brengen is een projectteam ingericht. Zodra de kinderziektes zijn genezen wordt dit verdeeld over de 5 werkgeversteams. Vanuit de A2gemeenten zijn 5 klanten geplaatst op een Banenafspraakbaan. De portefeuillehouders van de A2gemeenten nemen deel aan het portefeuillehoudersoverleg. Daarin bereiden de 14 gemeenten de inbreng in het dagelijks bestuur voor. De manager van W&I vertegenwoordigt de A2-gemeenten in het collegiaal managementteam. Wet sociale werkvoorziening A Ergon Het Ergonbestuur (oa. Heeze-Leende en Valkenswaard) heeft in 2015, na grondige studie en discussie, ervoor gekozen om de organisatie om te vormen tot Participatiebedrijf voor het bestaande werkgebied. De constructie wordt nog nader uitgewerkt. De zittende Wsw-werknemers
14
behouden hun rechten en plaatsen. Daarnaast wordt dienstverlening ontwikkeld om de bredere doelgroep van de Participatiewet te bedienen. De afronding moet in 2016 zijn beslag krijgen. B De Risse Het bestuur van de Risse (oa. Cranendonck) heeft het bedrijf opgedragen om zich om te vormen tot mensontwikkelbedrijf, gericht op het sociaal domein. Daarnaast speelt de fusie-operatie met Westrom. Het bestuur van de Risse heeft (zware) normen benoemd, waaraan de Westromorganisatie moet voldoen om tot een fusie te komen. Beide processen worden in 2016 afgerond. Sociaal domein Klantmanagers van W&I heeft in 2015 in iedere A2-gemeente twee dagdelen per week op locatie gewerkt, zoals beschreven in de Contourennota Participatiewet. Met deze inzet heeft W&I bijgedragen aan korte lijnen voor integrale afstemming rondom de klant, deelname aan het sociaal team en informatievoorziening aan klanten over minimabeleid en schuldhulpverlening. Mede naar aanleiding van een lokaal onderzoek in Cranendonck heeft het college van Cranendonck aangedrongen op een pilot. In die pilot werken klantmanagers van W&I het grootste deel van hun tijd alleen aan Cranendonckse klanten in het sociaal team van Cranendonck. Dit geeft ruimte en ervaringen om de inrichting van de structuur sociaal domein vanaf 2017 optimaal te maken. Naar aanleiding van deze wens heeft op 22 september een bestuurlijke bijeenkomst plaatsgevonden. Hierin hebben alle portefeuillehouders binnen het sociaal domein van gedachten gewisseld over de gewenste inrichting van het sociaal domein en ook de rol van W&I daarbinnen. Verder is in 2015 een nieuwe structuur op A2-niveau ontwikkeld voor de bestuurlijke en ambtelijke betrokkenheid bij het sociaal domein. Schematisch ziet die er als volgt uit:
15
Statushouders De halfjaarlijkse taakstelling is in 2015 telkens hoger geworden. Dit blijkt uit het volgende staatje: A2 Totaal 2013
Valkenswaard
Heeze-Leende
taak
realisering
taak
realisering
taak
50
43
20
17 32 42
2014
76
78
33
2015
105
96
52
Cranendonck
realisering
taak
realisering
10
7
20
19
19
13
24
33
27
26
26
28
NB. Onder- of overrealisering in enig jaar wordt doorgeteld in de taakstelling van het volgende jaar. Het blijkt steeds lastiger om de huisvestingstaakstelling te realiseren en de nieuwe inwoners goed te begeleiden. W&I heeft daarom intensief opgetrokken met de betrokken medewerkers per gemeente. Naast het beschikbare aantal geschikte woningen was ook het beschikbare budget voor begeleiding een aandachtspunt. In 2015 is in Valkenswaard de keus gemaakt om de begeleiding onder te brengen bij Cordaad. Deze werd eerder verzorgd door Vluchtelingenwerk Nederland. Door deze stap is Cordaad voor alle drie A2-gemeenten de ketenpartner op dit gebied. Om de hogere aantallen statushouders te kunnen bedienen zijn prioriteiten gesteld in de uitvoering. De taak handhaving inburgering heeft minder aandacht gekregen dan beoogd. Daardoor kon de klantstroom bediend worden zonder inzet van aanvullende formatie. Schulden Het aantal aanvragers schuldhulpverlening is in 2015 gedaald tot 222. Dat is opvallend omdat W&I juist aansluiting zoekt bij (overleggen met) diverse ketenpartners om de dienstverlening op elkaar af te stemmen en bekend te maken (sociale teams, signaleringsoverleggen, direct overleg). Zo is in 2015 het eerste convenant met een woningcorporatie gesloten. Dit is gericht op vroegsignalering en het voorkomen van huisuitzettingen. De samenwerking met de Kredietbank West Brabant en met de Lumensgroep zijn in 2015 voortgezet. In 2016 worden deze geëvalueerd. Daarbij zoeken we ook naar mogelijkheden om het klantbereik te (blijven) vergroten.
16
Minima Het totaal bereik van minima was in 2015 1.740 verstrekkingen aan 874 klanten. Het aantal klanten is substantieel lager dan in 2014: 1.152. Dit verschil is volledig terug te voeren op het vervallen van de categoriale regelingen Langdurigheidstoeslag en Stimulering Maatschappelijke Participatie (Stimapa). Deze regelingen zijn bij de herziening minimabeleid vervallen omdat categoriaal beleid onder de Participatiewet is uitgesloten, behalve collectieve ziektekostenverzekering. Kort voordat de webshop ‘in de lucht zou gaan’ bleek uit contact met stichtingen Leergeld dat die een actievere rol zouden willen spelen bij kinderparticipatie. Dit was een kans voor het intensiever betrekken van het maatschappelijk middenveld. Het implementeren van de webshop is daarop gestaakt en de taken zijn ondergebracht bij Leergeld. Hierdoor verwachten we een lagere drempel, meer regelvrijheid en meer kinderen te bereiken. Door samenwerking met het Jeugdsportfonds en het Jeugdcultuurfonds neemt het beschikbare budget ook nog eens toe. Alle drie A2-gemeenten hebben ervoor gekozen om een gemeentelijke collectiviteit aan te bieden aan inwoners met een laag inkomen. Naast het ondersteunen van minima, heeft het een preventieve functie op het gebied van gezondheid. De drempel wordt lager om zich te laten behandelen. Hiermee zetten we een flinke stap naar betere ondersteuning voor medische zorg. Naarmate mensen zich zwaarder verzekeren, stijgt de gemeentelijke bijdrage. Bij de implementatie van de collectiviteit eind 2015 bleek dat de afstemming met zorgverzekeraar CZ en ook met intermediair BS&F op onderdelen tekort schoot. W&I heeft hierin diverse reparaties moeten plegen om te voorkomen of te beperken dat klanten daarvan de dupe werden. Medewerkers van W&I zijn waar mogelijk vrij gespeeld om extra voorlichting op locatie (kantoor CZ, gemeentehuizen) te geven en met CZ af te stemmen. Daarnaast zijn tijdelijk extra mensen aangetrokken om de hoeveelheid aanvragen af te werken. Personeel In 2015 heeft W&I een enig personeel verloop gekend. De applicatiebeheerder heeft een nieuwe baan gevonden. Deze plek is beperkt en tijdelijk ingevuld met een gedetacheerde kracht. Dit in afwachting van het bundelen van applicatiebeheer W&I met WMO Cranendonck en Valkenswaard in 2016. Hierdoor wordt een belangrijk knelpunt opgelost. Het applicatiebeheer WMO HeezeLeende is hierbij slechts op afstand betrokken doordat hier een andere applicatie wordt gebruikt. Twee vacatures beleidsmedewerkers zijn ingevuld in het eerste kwartaal. Per 1 september heeft één van beiden een baan elders gevonden. Deze vacature is ingevuld per 1 januari 2016. De personele samenwerking met ISD de Kempen, waarbij een medewerker bezwaar & beroep 1 dag in de week werd ingeleend is voorlopig beëindigd per 1 oktober. Reden is dat betrokkene de aandacht over teveel deeltaken moest verdelen. Ultimo 2015 is W&I er nog niet in geslaagd deze ‘kruimelvacature’ in te vullen. Voor het bedienen van onze klantgroep zijn in 2015 vier gedetacheerde klantmanagers ingehuurd. Daardoor kon de caseload worden gehandhaafd op 90 klanten voor een fulltime klantmanager. Eind 2015 hebben we het dienstverband van een van deze krachten niet verlengd. Het ziekteverzuim was in 2015 5,58%. Dit is opnieuw fors lager dan in eerdere jaren. Toch zit hierin de langdurige uitval van twee medewerkers verwerkt. Beide situaties waren niet werk gerelateerd.
Wat heeft het gekost?
Uitgaven x € 1.000 Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting Schuldhulpverleningstrajecten
Resultaat 2014 2.286 136 595 8 3.025
17
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 2.388 56 713 0 3.158
Resultaat 2015 2.391 60 654 0 3.105
Saldo -2 -4 59 0 53
Inkomsten x € 1.000 GR A2 Bijdrage directe kosten GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage eenmalige lasten
Saldo
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Bijdrage derden
Resultaat 2014 2.064 741 41 2.846
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 1.638 1380 140 3.158
Resultaat 2015 1.636 1380 155 3.171
Saldo -2 0 15 13
-179
0
66
66
Resultaat 2014 792 533 1.520 0 2.846
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 912 563 1.683 0 3.158
Resultaat 2015 925 548 1.683 15 3.171
Saldo 13 -15 0 15 13
Toelichting Personele lasten Op personele lasten is er een minimale overschrijding van de begroting van € 2.000,-. Dit budget is bij de bestuursrapportage met € 163.000,- naar boven bijgesteld. Er is nadrukkelijk op gestuurd om binnen het budget te blijven. Binnen de personele kosten zien we wel dat we op het vaste personeel € 47.000,- overhouden en op inhuur € 49.000,- te kort komen. Organisatielasten Deze post betreft de budgetten voor de cliëntenraad, proceskosten, contributies en abonnementen en diensten. De overschrijding van € 4.000,- wordt veroorzaakt door hogere accountantskosten. De accountant geeft ten behoeve van de drie gemeenten aparte controleverklaringen af. Hiermee was nog geen rekening gehouden. Doorbelasting Het voordeel op doorbelasting bestaat uit een lagere doorbelasting dan geraamd vanuit de staf (€ 5.000,-) en vanuit I&A (€ 54.000,-). Voor de toelichting op de lagere kosten van de staf en I&A verwijzen we naar de betreffende paragraaf in dit jaarverslag. Schuldhulpverleningstrajecten De trajecten voor schuldhulpverlening worden door de afdeling W&I uitgevoerd. Het budget hiervoor berust bij de deelnemende gemeenten. De kosten van de trajecten worden door de Samenwerking A2-gemeenten rechtstreeks bij de betreffende gemeente in rekening gebracht. Over 2015 zijn alle kosten verrekend. Bijdragen gemeenten Voor de afdeling W&I is er over 2015 een voordelig resultaat van € 66.000,-. Dit voordeel bestaat uit lagere lasten dan begroot van € 53.000,- en uit meer baten dan begroot van € 13.000,-. Deze hogere baten komen door een subsidie voor de aanpak van de jeugdwerkloosheid van € 15.000,-.
18
3.2.
Informatie en Automatisering (I&A)
Algemeen De A2 gemeenten worden geconfronteerd met een groot aantal externe ontwikkelingen welke het noodzakelijk maken de ICT omgeving hiervoor in te richten en verder te ontwikkelen. Daarnaast kent elke gemeente ook zijn eigen ambities om de dienstverlening en bedrijfsvoering verder te ontwikkelen waarbij passende ICT systemen rand voorwaardelijk zijn. Belangrijke ontwikkelingen op het I&A terrein zijn o.a.: Overheidsprogramma Antwoord©: o.a. Klant Contact Centrum (KCC), Burgerservicecode, Kwaliteitshandvest, enz. I-NUP: Nationaal Uitvoeringsprogramma met hierin de 20 bouwstenen waaronder DigiD, Antwoord voor bedrijven, mijnoverheid.nl, basisregistraties, digikoppeling. Basisregistraties; de gemeentelijke basisregistraties (BAG, GBA, WOZ, RNI) en gebruik van de overige basisregistraties (BRK, BGT, NHR, Kentekens, BRO, BLAU, BRI), Wettelijke eisen aan de informatiebeveiliging, o.a. aansluiting bij de IBD gemeenten, Baseline informatiebeveiliging, audit’s voor inrichting ICT voor gebruik van landelijke voorzieningen, “Het Nieuwe Werken”: het bieden van een ICT werkplek die Het Nieuwe Werken concept mogelijk maakt, Decentralisaties: inrichting van ICT systemen en digitale koppelingen met ketenpartners en rijksoverheid. Daarnaast constateren we diverse maatschappelijke trends en ontwikkelingen waarvoor adequate gemeentelijke I&A voorzieningen van belang zijn, zoals: Gebruik van Social Media (Twitter, Facebook, Whats app etc.) Cloud Computing, hosting servers, applicaties en/of webservices Digitaal werken, papierluw vergaderen Gebruik van (eigen) mobiele apparatuur In deze omgeving is de gezamenlijke afdeling I&A verantwoordelijk voor de uitvoering van de Informatievoorziening ( beleidsvoorbereiding, consultancy, advisering en projectleiding/ participatie) en automatisering ( inkoop, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van ICT systemen waaronder hardware, software, telefonie netwerkinfrastructuren en het applicatie beheer voor gezamenlijke A2-toepassingen) voor de drie A2-gemeenten. De doelen vermeld in de A2 I-Visie (2009) en de A2 Position Paper (2010) zijn in 2015 leidend geweest voor de werkzaamheden van de afdeling I&A. De samenwerking van de drie A2 gemeenten op I&A gebied moet namelijk bijdragen aan: de vermindering van kwetsbaarheid door het zoveel mogelijk beleggen van kennis, kunde en vaardigheden bij meerdere I&A medewerkers, evenals het vastleggen hiervan. de versterking van kwaliteit van dienstverlening door het inzetten op een professionele I&A bedrijfsvoering en dienstverlening gebaseerd op bewezen methodieken en door het samen met de organisaties door ontwikkelen van de digitale bedrijfsvoering en digitale balie.
19
het verbeteren van de efficiency van processen door het aanbieden zoveel als mogelijk gezamenlijke A2 brede ICT oplossingen. Het bieden van kansen voor de medewerkers om zich te kunnen ontwikkelen in een professionele omgeving.
Wat hebben we bereikt? Automatisering In het jaar 2015 is de ICT werkplek omgeving van de afzonderlijke gemeenten gemigreerd naar een gezamenlijke A2 brede ICT omgeving welke geheel nieuw is opgezet en ingericht. Voordeel van deze gezamenlijke omgeving is dat medewerkers van de A2 gemeenten en de GR Samenwerking in alle kantoren van de gemeenten kunnen werken. Ook is de email en agenda omgeving gecentraliseerd. Voor de gezamenlijke digitale telefonieomgeving is op verzoek van de gemeenten het applicatie beheer ingericht. Ook zijn er groot aantal voorbereidingen gedaan om begin 2016 onze eigen interne ICT uitwijkomgeving operationeel te maken waardoor, bij een onverhoopte calamiteit, snel de dienstverlening en bedrijfsvoering hersteld kan worden. Voor de mobiele telefonie heeft de GRSA2 zich mede namens de A2 gemeenten aangemeld bij het KING/VNG initiatief voor een gezamenlijke aanbesteding. Dit heeft eind 2015 geleid tot een gunning. In 2016 zullen de bestaande contracten met T-Mobile en KPN mobiel dan ook worden omgezet. Informatievoorziening In 2015 is de aanbesteding gestart voor een gezamenlijke toepassing ter ondersteuning van het zaakgericht werken. Een randvoorwaarde bij de transitie van onze huidige activiteit gerichte dienstverlening naar een zoveel mogelijk digitale, proces/zaakgerichte dienstverlening. Verwacht wordt dat begin 2016 deze aanbesteding wordt afgerond en de implementatie start. Voor de gemeenten betekent dit de start van een omvangrijk verandertraject om, met ondersteuning van de Mid-office omgeving, de doelstellingen uit de programma’s (digitale) dienstverlening van de A2 gemeenten te realiseren. Voor het digitaliseren van de documenten is al in 2014 de keuze gemaakt om gezamenlijke toepassing te gaan doen. Deze is in 2015 ingericht en wordt al in gebruikt. Vanwege technische uitdagingen is dit traject enigszins vertraagd maar verwacht dat begin 2016 ook de andere gemeenten en de GRSA2 aansluiten op het Document Management Systeem Verseon.
dit met één Cranendonck er wordt nu gezamenlijke
De decentralisatie wetgeving heeft ook grote invloed gehad op de benodigde ICT omgeving voor het sociaal domein. In 2015 zijn er diverse aanpassingen geweest in de toepassingen en zijn er digitale koppelingen gerealiseerd met andere overheidspartijen en het centrale gegevensknooppunt. De samenwerking had mede tot doel om het aantal ICT applicaties te verminderen. Dit mede om de beoogde efficiency van de samenwerking te realiseren. In een gezamenlijk traject onder opdrachtgeverschap van de gemeenten (A2 OgOn overleg) is een eind 2015 voor de bedrijfsvoering applicaties een plan uitgewerkt om te komen tot een gemeenschappelijke ICT omgeving voor de A2 gemeenten. Dit heeft o.a. geleid tot een aanbesteding voor een nieuw belastingsysteem en keuzes voor gezamenlijke ICT software binnen de nieuw in te richten samenwerking. Voor de gemeente Heeze-Leende is in 2015 de ICT omgeving voor het Beheer Openbare Ruimte geheel vervangen door een nieuwe toepassing (GBI6), welke ook in Valkenswaard in gebruik is.
20
Voor de inrichting van dit systeem in Heeze-Leende is dan ook veel overgenomen van Valkenswaard. Voor Cranendonck is het digitaal vergaderen van de gemeenteraad, in samenwerking met de griffie, verder doorgevoerd en geïntegreerd in het reeds gebruikte digitaal vergadersysteem Ibabs. In Valkenswaard is de cursistenadministratie voor het Centrum van Muziek en Dans verder ingericht, de digitale dienstverlening verder ingericht en de migratie voorbereid van het subsidie systeem. Ook maken we met ingang van 1 januari 2015 gebruik van een gezamenlijke ICT toepassing voor de salaris en personeelsadministratie. Deze toepassing wordt als “Software As A Service” (SAAS) afgenomen van Driessen personeelsdiensten. De afdeling I&A heeft eind 2015 een benchmark laten uitvoeren over de performance. Dit zowel financieel als over de inrichting van de processen. De benchmark is uitgevoerd door M&I partners die hierin veel ervaring heeft. Resultaat van de benchmark was dat de ICT kosten voor de A2 gemeenten financieel iets lager is dan het landelijk gemiddelde (A2 samenwerking 67,- euro t.o.v. landelijk 72 euro per inwoner), dit ondanks de extra aanloop kosten voor het inrichten van een nieuwe A2 ICT omgeving en het nog per gemeente ingerichte functioneel applicatie beheer. Daarnaast scoort de professionaliteit, uitgedrukt in een score voor ICT Volwassenheid, iets hoger dan het landelijk gemiddelde (score van 1,9 t.o.v. landelijk 1,8). Op basis van de resultaten van de benchmark wordt in 2016 een uitvoeringsplan opgesteld voor de verdere doorontwikkeling van ICT inrichting voor de A2 gemeenten. Prestatie indicatoren 2015: - Aantal geregistreerde ICT meldingen: - Aantal aangemelde wijzigingen: - Aantal afgeronde projecten: - A2 ICT werkplek kosten: - Productieve uren: - ICT Helpdesk: - ICT Beheer: - Inkoop: - Functioneel Beheer: - I&A consulentschap: - I&A projecten: - I&A beleid:
15.300 (1e / 2e lijns) 715 16 (I&A jaarwerkplan) 6.050 euro (excl. functioneel/gegevensbeheer) 17.420 uur 5.530 uur 4.070 uur 800 uur 610 uur 3.220 uur 3.135 uur 55 uur
Wat heeft het gekost? Uit de realisatiecijfers valt af te leiden dat de I&A dienstverlening voor de A2 gemeenten binnen de gewijzigde begroting heeft plaatsgevonden. De begrotingsaanpassing (bezuiniging) in juni 2015 voor de gemeente Cranendonck is te hoog ingeschat waardoor voor deze gemeente op het programma I&A er een tekort is ontstaan van ca. € 14.000,-. De andere 2 gemeenten kennen een “positief” resultaat.
Uitgaven x € 1.000 Personele lasten Organisatielasten Doorbelasting Infrastructuur Software Telefonie Multifunctionals
Resultaat 2014 989 3 178 1076 1.590 210 124 4.170
Begroting 2015 (incl. Resultaat wijzigingen) 2015 1.049 1.069 0 0 200 197 1145 1.021 1.695 1.639 215 187 140 93 4.444 4.206
21
Saldo -20 0 3 124 56 28 47 238
Inkomsten x € 1.000 GR A2 Bijdrage directe kosten GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage eenmalige lasten GR A2 doorbelasting JUZA GR A2 doorbelasting W&I
Saldo
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Doorbelasting intern
Resultaat 2014 1.898 1.987 0 26 260 4.171
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 1.800 2.314 0 27 303 4.444
Resultaat 2015 1.800 2.312 0 26 249 4.387
Saldo 0 -2 0 -1 -54 -57
1
0
181
181
Resultaat 2014 1.056 991 1.839 285 4.171
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 1.077 1080 1.957 330 4.444
Resultaat 2015 1.078 1.078 1.956 275 4.387
Saldo 1 -2 -1 -55 -57
Toelichting Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Ondanks het feit dat deze post bij de bestuursrapportage met € 80.000,- is verhoogd resulteert er toch een nadeel van € 20.000,-. Dit komt door het inzetten van tijdelijk ingehuurd personeel. Dit was nodig om, in verband met enkele langdurige ziektegevallen, de continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen. Vanwege krapte op dit deel van de arbeidsmarkt is de inhuur relatief duur. Overigens is erop gestuurd om deze overschrijding zo beperkt mogelijk te houden en er voor te zorgen dat samen met het budget voor infrastructuur er geen overschrijding plaatsvindt. Infrastructuur. Hieronder worden alle kosten verantwoord voor het in stand houden van de basis ICT infrastructuur. Bestaande uit centrale systemen (hard/software/onderhoud/ afschrijvingen), datalijnen, werkplekvoorziening (PC’s/Thin Clients, beeldschermen) en mobiele apparatuur. Het positieve resultaat op dit budget wordt veroorzaakt door I&A projecten/activiteiten welke vertraging hebben opgelopen. Hiervoor zijn diverse oorzaken aan te wijzen, zoals aanbestedingstrajecten die langer duren dan verwacht, langdurig verzuim van project/activiteit verantwoordelijken, besluitvormingstrajecten die langer duren dan verwacht. Software (Toepassingen). De kosten voor de exploitatie van de gezamenlijke softwaresystemen (A2 toepassingen) worden verdeeld conform de verdeelsleutel in 2014 (aantal inwoners). Software toepassingen welke nog gemeentespecifiek zijn (maatwerk toepassingen) worden één op één doorbelast. Het aandeel voor de gezamenlijk ingerichte en beheerde A2 toepassingen is nog beperkt. In totaal resulteert er voor de Samenwerking A2-gemeenten een voordeel van € 56.000,-. Het resultaat per gemeente wordt één op één verrekend. Bij de bestuursrapportage werd ingeschat dat het budget voor de gemeente Cranendonck met € 80.000,- verlaagd kon worden. Dit blijkt te optimistisch te zijn geweest. Hierdoor komen we nu op het softwarebudget van de gemeente Cranendonck € 54.000,- tekort. Voor de gemeenten HeezeLeende en Valkenswaard is er een voordeel van € 9.000,- respectievelijk € 65.000,-. Op het gezamenlijke A2 softwarebudget inclusief W&I is er een voordeel van € 36.000,-. De verschillen ontstaan doordat een deel van de kosten structureel zijn (afschrijvingen, jaarlijkse licentie en
22
onderhoudskosten) en ander deel wordt ingezet niet structurele uitgaven o.a. voor aanpassingen (wettelijk of organisatiewens), uitbreidingen (extra modules e.d.), ondersteuning, opleiding, enz. Hiervoor wordt jaarlijks een budget geraamd wat kader stellend is. In 2015 zijn er dus minder uitgaven gemaakt met name op het incidentele budget als er verwacht werden. Dit is deel verklaarbaar gezien de ICT applicatieharmonisatie doelstelling er slechts beperkt in 2015 is geïnvesteerd in de bestaande ICT toepassingen. Telefonie. Deze kosten worden één op één doorbelast naar de gemeenten. Hier speelt een verdeelsleutel geen rol. Op de post telefonie (lijnen, gesprekskosten en mobiele telefoons) is er voor Cranendonck en Heeze-Leende een overschrijding van het geraamde bedrag met respectievelijk € 16.000,- en € 6.000,-. Valkenswaard en de GRSA2 realiseren een voordeel van respectievelijk € 37.000,- en € 13.000,-. Op het verbruik heeft de GRSA2 geen invloed. Bij de overschrijding van de gemeente Cranendonck speelt mee dat zij vanwege de bereikbaarheid voor een andere, duurdere, provider hebben gekozen dan de andere gemeenten. Ten opzichte van 2014 dalen de telefoniekosten met € 18.000,-. Multifunctionals. Bij de multifunctionals realiseren voor alle vier de organisaties een voordeel. Voor Cranendonck is dat € 24.000,-, voor Heeze-Leende € 6.000,-, voor Valkenswaard € 8.000,- en voor de GRSA2 € 9.000,-. Ten opzichte van 2014 realiseren we als totaal een voordeel van € 31.000,-. Dit is het resultaat van een eind 2014 afgesloten A2 breed contract met nieuwe betere voorwaarden. Daarnaast is vooral bij de gemeente Cranendonck de introductie van het papierloos werken duidelijk zichtbaar. Evenals bij telefonie heeft de GRSA2 geen invloed op het verbruik van het print en kopieerwerk. Bijdragen gemeenten. Voor de afdeling I&A is er over 2015 een voordelig resultaat van € 181.000,-. Dit voordeel bestaat uit lagere lasten dan begroot van € 238.000,- en uit lagere baten dan begroot van € 57.000,-. Deze lagere baten komen door de lagere doorbelasting aan de afdelingen juridische zaken en werk en inkomen. Dit is weer het gevolg van de lagere lasten. I&A projectbudget Dit budget is toegekend voor de extra kosten van de inrichting van de A2 I&A organisatie en de aanvullende kosten voor de migratie van de drie ICT omgevingen naar een gemeenschappelijke omgeving. Van het budget van 2013 is bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 door het bestuur een bestemmingsreserve gevormd van € 104.000,-. Het saldo over 2014 van € 65.000,- is uit deze bestemmingsreserve gedekt. In 2016 resteert er nog een bedrag van € 39.000,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag in 2016 te besteden aan het traject van de applicatieharmonisatie.
23
3.3.
Juridische zaken (Juza)
De afdeling juridische zaken (Juza) ondersteunt de besturen en de medewerkers van de drie A2 gemeenten en de gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten op een viertal onderdelen, te weten: • Secretariaat voor de gezamenlijke onafhankelijke commissie bezwaarschriften; • Afdeling overstijgend en algemeen juridisch advies; • Juridisch control; • Klachtenbehandeling. Het jaar 2014 is een aanloopjaar geweest waarin werd gezocht naar een werkwijze om de 4 organisaties zo optimaal mogelijk van dienst te zijn. In 2015 heeft de afdeling Juza deze werkwijze voortgezet en waar mogelijk verbeterd en aangescherpt. Samengevat hebben we maatwerk dienstverlening gerealiseerd op het vlak van afdeling overstijgend en algemeen juridisch advies. Verder hebben we met een gezamenlijke commissie en gezamenlijk secretariaat gewerkt aan een optimale ondersteuning van de vier organisaties op het gebied van advisering omtrent en afhandeling van bezwaarschriften. Wat hebben we ervoor gedaan? Gebleken is dat er binnen de 3 gemeenten een grote behoefte bestaat aan de nabijheid van juridisch adviseurs. Hier is enerzijds structureel invulling aan gegeven door juristen met regelmaat ‘op locatie’ te laten werken. Anderzijds is het altijd mogelijk om buiten deze structurele dagen op afspraak te werken. Zo is de bereikbaarheid en zichtbaarheid van de afdeling Juridische Zaken in de deelnemende organisaties vergroot. Evaluatie bij de deelnemende gemeenten wijst uit dat deze werkwijze zeer wordt gewaardeerd. Hiermee is uitvoering gegeven aan de doelstellingen: - Het verminderen van de kwetsbaarheid door solofuncties samen te voegen en daardoor onderlinge vervangbaarheid te organiseren; - Het behoud en versterken van de kwaliteit door kennis samen te voegen en te delen; Zowel de bezwarencommissie als het secretariaat van de bezwarencommissie worden centraal ingevuld. De werkvoorraad per 1 januari 2015 was 109 bezwaarschriften (bezwaarschriften ingekomen in 2014 die in 2015 nog moesten worden afgehandeld). In 2015 zijn er 293 bezwaarschriften ingekomen, werden er 305 bezwaarschriften afgehandeld en bedraagt de werkvoorraad per 1 januari 2016 nog 97 bezwaarschriften. Deze zullen in 2016 nog afgehandeld worden. In de loop van 2015 is het functioneren van de bestaande commissie geëvalueerd. Eind 2015 is er een start gemaakt met het werven van nieuwe commissieleden, dit heeft ertoe geleid dat er met ingang van 2016 is gestart met een geheel nieuwe bezwarencommissie. Hiermee is uitvoering gegeven aan de doelstellingen: - Het verbeteren van de efficiency (processen) door mogelijkheden om samen het werk anders te organiseren; - Het verbeteren van de effectiviteit (mensen) door de kwaliteiten van mensen optimaal in te zetten op het werk dat gedaan moet worden. Aanvullend op de voornoemde taken en doelstellingen is de afdeling Juza met ingang van juli 2015 voor 16 uur per week de taken van ambtelijk secretaris van het bestuur en de directieraad in gaan vullen.
Cranendonck Heeze-Leende Valkenswaard Totaal
Aantal ingekomen bezwaarschriften 2012 2014 2015 79 76 56 72 74 53 175 154 184 326 304 293
24
19% 18% 63%
Conclusie: • Het aantal bezwaarschriften laat een dalen lijn zien. In 2015 daalde het aantal ten opzichte van het voorgaande jaar met 4%. Doordat in 2013 een overgangsjaar was zijn de aantallen over 2013 niet bekend. • Het aantal bezwaarschriften in Cranendonck en Heeze-Leende is gedaald met respectievelijk 20 (daling van 26%) en 22 (daling van 30%) stuks; • Het aantal bezwaarschriften in Valkenswaard is gestegen met 30 (stijging van 19%) stuks. Een nadere toelichting op deze aantallen zal in het jaarverslag van de bezwarencommissie worden opgenomen. Wat heeft het gekost?
Uitgaven x € 1.000 Personele lasten Presentiegelden Organisatielasten Doorbelasting
Resultaat 2014 510 35 6 112 663
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 562 34 0 121 717
Resultaat 2015 543 35 0 119 697
Saldo 19 -1 0 2 20
Inkomsten x € 1.000 GR A2 Bijdrage bezwaarschriften GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage eenmalige lasten
Resultaat 2014 226 407 0 633
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 291 426 0 717
Resultaat 2015 291 430 0 721
Saldo 0 4 0 4
-30
0
24
24
Resultaat 2014 169 171 293 633
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 195 180 342 717
Resultaat 2015 199 179 343 721
Saldo 4 -1 1 4
Saldo
Inkomsten x € 1.000 Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
Toelichting Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Bij de bestuursrapportage is het budget van deze post verhoogd met € 62.000,-. Door het verloop nauwlettend te volgen realiseren we nu een voordeel van € 19.000,-. Bijdragen gemeenten. Voor de afdeling Juza is er over 2015 een voordelig resultaat van € 24.000,-. Dit voordeel bestaat uit lagere lasten dan begroot van € 20.000,- en uit hogere baten dan begroot van € 4.000,-.
25
4.
Paragrafen
In dit hoofdstuk zijn de verplichte paragrafen opgenomen. Het betreft een paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, verbonden partijen, grondbeleid, lokale heffingen en bedrijfsvoering.
4.1.
Paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing
De Samenwerking A2-gemeenten beschikt eind 2015 over een eigen vermogen van € 310.000,-. Dit bestaat uit het exploitatiesaldo over 2015 ad € 272.000,- en een bestemmingsreserve ad € 38.000,-. Aan het bestuur wordt voorgesteld om het exploitatiesaldo 2015 aan de deelnemende gemeenten te retourneren. Daarmee heeft de Samenwerking A2-gemeenten geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. Het Bureau Berenschot heeft in 2013 een risico analyse van de begroting 2013 opgesteld. De uitkomsten van dit rapport zijn in deze paragraaf verwerkt. Beleid omtrent weerstandcapaciteit en risico’s. Het doel van het weerstandsvermogen is te bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat direct de begroting of het beleid hoeft te worden aangepast. Hiervoor is het van belang de er een inventarisatie plaatsvindt van de risico’s. In de Financiële Verordening is daarom opgenomen dat bij de Begroting en de Jaarrekening een inventarisatie plaatsvindt van de risico’s en de maatregelen om de risico’s te beheersen. Op basis hiervan kan twee maal per jaar de benodigde risicodekking worden bepaald, die wordt afgezet tegen de beschikbare risicodekking, de zogenaamde weerstandscapaciteit. Er worden de volgende begrippen gehanteerd: ■ Risico’s. Het realiseren van bedrijfsdoelstellingen gaat gepaard met risico’s. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen die een nadelige invloed hebben op het bereiken van de beleidsdoelstellingen. Deze dienen beheerst te worden, dat wil zeggen: geheel of gedeeltelijk voorkómen (verlagen van de kans), mitigeren of overdragen (verlagen van de impact). ■ Risicomanagement. Risicomanagement is er op gericht om op een systematische wijze de bedreiging voor de bedrijfsdoelstellingen te minimaliseren. Risico’s kunnen via interne beheersmaatregelen, verzekeringen of voorzieningen worden afgedekt. Resterende risico’s worden voorzien van specifieke beheersmaatregelen en gekwantificeerd. ■ Weerstandscapaciteit. Binnen de organisatie zijn middelen en mogelijkheden beschikbaar om de resterende risico’s af te dekken. Deze zijn beschikbaar in de vorm van exploitatiebudgetten en door de eigenaarsrol die de deelnemende gemeenten vervullen. Binnen de Samenwerking A2-gemeenten zijn de Algemene Reserve, de post Onvoorzien en een eventueel saldo van baten en lasten onderdeel van de weerstandscapaciteit. De ‘achtervang’ op grond van artikel 24 lid 3 van de GR, waarin bepaald is dat gemeenten er voor zorg dienen te dragen dat de Samenwerking A2-gemeenten aan haar verplichtingen kan voldoen, wordt niet tot de weerstandscapaciteit gerekend. ■ Weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen drukt de mate uit waarin de organisatie in staat is om met de beschikbare risicodekking (weerstandscapaciteit) de benodigde risicodekking te matchen.
26
Inventarisatie van risico’s. Bij het opstellen van deze jaarrekening zijn per programma de risico’s geïdentificeerd en voorzien van beheersmaatregelen. Via de budgetcyclus vindt periodieke toetsing op de effectiviteit van de beheersmaatregelen plaats en worden de risico’s geactualiseerd en kan door monitoring en rapportage actief gestuurd worden. Voor de risico’s die van materieel belang zijn, en die niet of onvoldoende worden afgedekt door verzekeringen of voorzieningen, is een inschatting gemaakt van kans en impact. Via onderstaande tabel zijn de risico’s gekwantificeerd: Kans Categorie
Klasse
Zeer klein Klein Gemiddeld Groot Zeer groot
0% 10% 30% 50% 70%
-
10% 30% 50% 70% 90%
Gemid -delde 5% 20% 40% 60% 80%
Impact Categorie
Klasse
Gemiddelde
Zeer klein € 0 €0 Klein € 0 - € 100.000 € 50.000 Gemiddeld € 100.000 - € 250.000 € 175.000 Groot € 250.000 - € 500.000 € 375.000 Zeer groot € 500.000 - € 1.000.000 € 750.000 Enorm > € 1.000.000 € 1.500.000 Van ieder risico is de kans en de impact (in euro’s) ingeschat. Is de kans bijvoorbeeld groot en de impact zeer groot, dan is de risicoscore 60% van € 750.000, ofwel € 450.000. Mogelijke risico’s die de gemeenten via de Samenwerking A2-gemeenten lopen worden per programma weergegeven. Daarnaast is sprake van algemene risico’s die betrekking hebben op de stafkosten en/of voor de GRSA2 in totaal. Programma I&A: 1. Personeel: Bij de start van de samenwerking is de personele omvang en bezetting van de ICT teams van de A2-gemeenten het uitgangspunt geweest. Op basis van de afgestemde producten en diensten catalogus is een nieuwe ICT organisatie ingericht met deels nieuwe functies op basis van beschikbaar budget en formatie. De nieuwe afdeling is gebaseerd op een dienstverlenende instelling in plaats van de meer technische afdeling in het verleden. Hiervoor is in 2014 een team ontwikkeltraject gestart waaruit is gebleken dat het veranderingsproces veel van de I&A medewerkers vraagt. Ook hebben nog niet alle medewerkers voldoende kennis/vaardigheden of het gewenste gedrag/houding die past bij de nieuwe organisatieprincipes en/of functie. Daarnaast blijkt dat de vraag naar ondersteuning op het gebied van Informatievoorziening en Automatisering door de A2gemeenten groot is. Dit mede door de vele ontwikkelingen van in gebruik zijnde en nieuwe ICT toepassingen (o.a. digitalisering dienstverlening en bedrijfsvoering) en de gewenste ondersteuning van de gebruikers. Ook blijkt het vinden van ICT medewerkers in dienst van de samenwerking A2 gemeenten op de huidige arbeidsmarkt moeizaam. Een en ander heeft tot gevolg dat er gebruik gemaakt moet worden van inhuur voor extra/vervangende capaciteit. Hiervoor is geen budget geraamd. 2. Applicaties: Bij het besluit in 2012 voor de samenwerking op gebied van I&A is als doelstelling opgenomen gelijkmatig toe te groeien naar een zo veel als mogelijk gezamenlijk ingerichte ICT omgeving voor de A2 gemeenten. Op basis van deze doelstelling is ook de A2 I&A afdeling ingericht. De toekomstvisie en ambitie op I&A gebied van de A2-gemeenten is op basis van het koersdocument A2 samenwerking “krachtiger en nog dichterbij” uit 2014 meer inzichtelijk geworden. We gaan als eerste voor het gezamenlijk inrichten en uitvoeren van de bedrijfsvoering van de A2 gemeenten inclusief de ICT systemen die hierbij rand voorwaardelijk zijn. Ook is er door de A2 gemeenten in 2015 een besluit genomen om de nieuwe ICT omgeving voor de dienstverlening (de zogenaamde Mid-Office omgeving) gezamenlijk te gaan selecteren en implementeren. Dit alles heeft tot gevolg dat er komende jaren veel aanpassingen noodzakelijk zijn aan de ICT toepassingen en mogelijk infrastructuur. Gezien
27
de omvang van de ICT systemen zullen er deels Europese aanbestedingen nodig zijn, waarbij de “financiële” gevolgen nog onbekend zijn. Zeker omdat het een aantal ICT systemen betreft die bij de gemeenten al geruime tijd zijn “afgeschreven” en waarvoor geen afschrijvingsmiddelen beschikbaar zijn. Programma W&I: 3. Open einde regelingen die W&I uitvoert: indien een hoger beroep gedaan wordt op deze regelingen dan waarmee in de begroting rekening is gehouden, dan kunnen ook de bedrijfsvoeringkosten toenemen (als hiervoor extra inzet nodig is). 4. De invoering van de Participatiewet en de afstemming van de uitvoeringsprocessen van de 3 Decentralisaties (3 D’s) leveren nieuwe taken en kansen op. In de voorbereiding streven we ernaar om de bezuinigingen die het Rijk op de budgetten doorvoert op te vangen. Tegelijkertijd streven we ernaar om een adequaat voorzieningenniveau te realiseren, dan wel in stand te houden. De afstemming via het Regionaal Werkbedrijf Zuidoost Brabant draagt daaraan bij. Tegelijkertijd hebben gemeenten daardoor niet meer volledige eigen zeggenschap over de inzet van Participatiemiddelen en inzet bedrijfsvoering. Algemene risico’s GRSA2: 5. De GR Samenwerking A2-gemeenten is eigen risico drager bij gedwongen ontslag. Dit doet zich voor indien een medewerker van de Samenwerking A2-gemeenten gedwongen wordt ontslagen en recht heeft op een uitkering van het UWV. De Samenwerking A2-gemeenten moet dan de uitkering, die de UWV gaat uitbetalen aan betrokken medewerker, aan de UWV vergoeden. Hiermee wordt geen rekening gehouden. 6. Vanaf 2016 is geen rekening gehouden met mogelijke loonontwikkelingen als gevolg van cao afspraken. Stijgen de lonen dan zullen de begrote budgetten onvoldoende zijn om de kosten te dekken. 7. Als huisvestingsconcept wordt “het nieuwe werken” gehanteerd. Vanuit dit concept is het mogelijk dat de huisvesting van de samenwerkingsonderdelen geheel binnen de gemeentehuizen van Cranendonck, Heeze-Leende en Valkenswaard kan plaats vinden. De huisvestingskosten van de GRSA2 zijn op basis hiervan met ingang van 1 februari 2015 nihil. Indien de huisvesting van de samenwerkingsonderdelen binnen de gemeentehuizen niet haalbaar blijkt te zijn, ontstaan huisvestingskosten voor de GRSA2. 8. Bij het opstellen van de begroting is als uitgangspunt genomen dat de kosten van inkoop zich moeten terugverdienen door gunstigere inkopen. Wanneer dat niet (volledig) lukt dan leidt dit tot extra kosten voor de GRSA2. 9. Er zijn sterke verschillen tussen de wijze waarop het opdrachtgeverschap ten aanzien van de samenwerking tot en met 2015 is ingevuld. Een risico is dat daardoor mogelijk suboptimaal invulling wordt gegeven aan eigen gemeentelijke oplossingen in plaats van optimale oplossingen door de samenwerkingsorganisatie. 10. Om in 2017 een realistische begroting voor de bedrijfsvoering te hebben is het uitermate belangrijk dat de basisgegevens actueel zijn. Dat houdt in dat de aangeleverde gegevens overeenkomen met de realiteit in plaats van met de begroting. Het risico is anders dat de begroting 2017 nadelig uitkomt en er een extra beroep op de gemeenten moet worden gedaan.
28
Uitwerking van deze risico’s in een risicoscore levert het volgende beeld op: Nr. Risico/Gebeurtenis Kans Impact Beheersmaatregel 1 Inhuur van Klein Klein Implementatie van extra/vervangende de blauwdruk om te capaciteit bij I&A. komen tot één omgeving. 2 Dekking Gemiddeld Gemiddeld Middelen vanuit de vervangende ict betreffende gemeente beschikbaar stellen 3 Hogere Gemiddeld Gemiddeld Inzetten op bedrijfsvoeringkoste uitstroom van n W&I bij toename cliënten en de cliënten. workload van de klantmanagers goed monitoren. 4 Bij de invoering van Gemiddeld Groot Via maandelijkse de Participatiewet rapportages het worden de door het verloop volgen en rijk opgelegde indien nodig bezuinigingen niet maatregelen nemen. gerealiseerd. 5 Risico bij gedwongen Zeer klein Klein N.v.t. ontslag. 6 Er is geen rekening Groot Gemiddeld Via maandelijkse gehouden met de rapportages het nieuwe cao verloop volgen en afspraken. indien nodig maatregelen nemen. 7 Extra Gemiddeld Groot Goede huisvestingkosten onderbouwing en die samenhangen be-argumentatie van het standpunt van met te beperkte de gemeenten. mogelijkheden in de bestaande gemeentehuizen. 8 Inkoopkosten Gemiddeld Klein Aanvullende worden niet afspraken met terugverdiend. gemeenten over financiering van de inkoopfunctie. 9 Suboptimale invulling Groot Gemiddeld Komen tot van gemeentelijke gezamenlijke aanpak oplossingen in plaats van oplossingen. Dit van optimale dient door bestuur oplossingen door de en directie van de samenwerking. gemeenten ondersteund te worden. 10 Te krappe begroting Gemiddeld Groot De gemeenten en de 2017 voor de huidige GRSA2 laten bedrijfsvoering. bevestigen dat de aangeleverde gegevens actueel en juist zijn. Totale risicoscore 2016
29
Risicoscore
€ 10.000
€ 70.000
€ 70.000
€ 150.000
€ 2.500 € 105.000
€ 150.000
€ 20.000
€ 105.000
€ 150.000
€ 832.500
De totale risico-inventarisatie leidt tot een risicoscore van ruim € 800.000,-. Op basis van de ingevoerde risico's is een risicosimulatie uitgevoerd. De risicosimulatie wordt toegepast omdat het reserveren van het maximale bedrag niet noodzakelijk is. De risico's zullen immers niet allemaal tegelijkertijd en in hun maximale omvang optreden. Bij een zekerheidspercentage van 90% (dit betekent dat met een zekerheid van 90% alle risico's binnen hun kans van optreden kunnen worden afgedekt), bedraagt de benodigde risicodekking circa € 225.000,-. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit.
Algemene reserve Saldo exploitatie Onvoorzien Totaal
Rekening 2013 €0
Rekening 2014 € 27.000
Rekening 2015 €0
Begroting 2016 € 27.000
Begroting 2017 € 27.000
€ 131.000
€0
€0
€0
€0
€ 131.000
€0 € 27.000
€ 10.000 € 10.000
€ 10.000 € 37.000
€ 10.000 € 37.000
De inventarisatie van de risico’s leidt tot een benodigde risicodekking van € 225.000,-. De inventarisatie van de weerstandscapaciteit leidt tot een beschikbare risicodekking van € 37.000,- (referentiejaar 2016). Dat betekent dat de weerstandscapaciteit van de Samenwerking A2-gemeenten van onvoldoende niveau is om zelf de risico’s, op basis van de risicoscores, te kunnen opvangen. Zoals in de gemeenschappelijke regeling is aangegeven ligt het financiële risico bij de deelnemende gemeenten. Uit bovenstaande blijkt dat de gemeenten tezamen € 225.000,- als buffer in hun begrotingen dienen aan te houden. Bij toepassing van het aantal inwoners als verdeelsleutel betekent dit per gemeente: % bedrag Cranendonck 31% € 70.000 Heeze-Leende 23% € 52.000 Valkenswaard 46% € 103.000 100% € 225.000 Netto schuldquote. De netto schuldquote beoordeelt de schuld als aandeel van de inkomsten. Eenvoudig gezegd betekent een netto-schuldquote van 100% dat de schuldenlast de omvang heeft van een jaaromzet. Het model van de VNG beoordeelt een netto schuldquote tot 100% als goed (“groen”), tussen de 100% en 130% is het opletten (“oranje”) en boven de 130% is bijsturing gewenst (“rood”). Met een netto schuldquote van 12% in 2015 is deze voor de GRSA2 als goed te beoordelen. 4.2.
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
De omvang van de kapitaalgoederen van de Samenwerking A2-gemeenten is nihil. De Samenwerking heeft in 2014 de beschikking gekregen over activa voor activiteiten van de afdeling I&A, zoals hardware en software. Deze zijn volledig ondergebracht bij de leasemaatschappij Econocom/Gemlease. De dienstauto (Peugeot 107) waarover de Samenwerking vanaf november 2013 beschikt wordt geleased. Deze auto wordt ingezet voor werkbezoeken aan cliënten in de deelnemende gemeenten en aan de gemeenten zelf. De medewerkers van de Staf, I&A, Juza en W&I zijn gehuisvest in de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten.
30
4.3.
Paragraaf Financiering
De financieringsfunctie van de Samenwerking A2-gemeenten is alleen gericht op ondersteuning van de publieke taak. Het beheer heeft uitsluitend een voorzichtig en risicomijdend karakter. De uitvoering daarvan vindt plaats binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en hetgeen door het algemeen bestuur van de Samenwerking A2-gemeenten aan kaders is vastgesteld in de financiële verordening. Voor de uitvoering van de financieringsfunctie worden de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt nauwlettend gevolgd. Voor de financiering van nieuwe I&A investeringen wordt, voor zover mogelijk, gebruik gemaakt van lease. Voor 2015 hebben we in de maanden maart tot en met juli en de maand september kortlopend geld aan moeten trekken. Het bedrag was € 1 mln en de kosten waren € 521,-. Risicoprofiel en normeringen De kosten van Samenwerking A2-gemeenten worden door de deelnemende gemeenten gedragen. Afspraken over de bevoorschotting voor het lopende jaar zijn erop gericht om de kortlopende liquiditeitsbehoefte af te dekken en liquiditeitsoverschotten zoveel mogelijk te voorkomen. Door het matchen van de inkomende en uitgaande geldstromen zal de financieringsbehoefte en het daarmee samenhangende renterisico gering zijn. Investeringen van Samenwerking A2-gemeenten worden gefinancierd via de leaseovereenkomst. Gezien de aard en activiteiten van Samenwerking A2-gemeenten is het risicoprofiel beperkt. Een krediet-, koers- en valutarisico worden niet gelopen. Het liquiditeitsrisico is beperkt. In de onderstaande tabellen worden de risico's ten aanzien van de vlottende schuld(kasgeldlimiet) en de vaste schuld (renterisiconorm) aangegeven Kasgeldlimiet De gemiddelde vlottende schuld is gelimiteerd op 8,2% van het begrotingstotaal (wet FIDO). In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de kasgeldlimiet per kwartaal weergegeven. Bedragen x € 1.000 Kwartaal Kwartaal Kwartaal Kwartaal 2015 1 2 3 4 Grondslag (totaal van de 8.506 8.506 9.067 9.067 8.506 lasten) Normpercentage 8,2% 8,2% 8,2% 8,2% 8,2% Toegestane kasgeldlimiet 697 697 697 743 743 Omvang korte schuld 1.000 1.000 1.000 Ruimte/Overschrijding -303 -303 -303 743 743 De wet FIDO schrijft voor dat de toezichthouder geïnformeerd dient te worden indien de kasgeldlimiet drie opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Dat was voor de Samenwerking A2-gemeenten over 2015 formeel wel het geval. Er staat “formeel” omdat het zo is dat we bij onze huisbankier, de BNG, minimaal € 1 mln aan kort geld moeten lenen. Feitelijk hadden we aan een bedrag van € 0,5 mln voldoende. Dit was echter niet mogelijk bij de BNG. De overschrijding is niet bij de toezichthouder gemeld. Renterisiconorm Over de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal (wet FIDO). In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de renterisiconorm in meerjarenperspectief geplaatst. Bedragen x € 1.000 Rekening Rekening Rekening 2013 2014 2015 Grondslag (totaal van de 7.719 7.633 9.067 lasten) Normpercentage 20% 20% 20% Toegestane renterisiconorm 1.544 1.527 1.813 Verplichte aflossingen Ruimte/Overschrijding 1.544 1.527 1.813
31
Het bedrag aan langlopende leningen waarover, volgens de wet FIDO, de Samenwerking A2gemeenten een renterisico liep was in 2015 € 0,-. Er is in 2015 geen langlopende lening aangegaan.
4.4.
Paragraaf Verbonden Partijen
In de paragraaf verbonden partijen wordt aandacht besteed aan rechtspersonen (verbonden partijen), waarmee een organisatie een bestuurlijke én financiële relatie heeft. Verbonden partijen betreffen (participaties in) deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen, stichtingen en verenigingen. Van bestuurlijk belang is sprake wanneer de organisatie zeggenschap heeft door een zetel in het bestuur of door stemrecht. Onder financieel belang wordt verstaan dat de organisatie middelen ter beschikking heeft gesteld die ze kwijt raakt ingeval van faillissement van de verbonden partij of dat de Samenwerking A2 gemeenten voor een bepaald bedrag aansprakelijk wordt gesteld als de verbonden partij zijn/haar verplichtingen niet nakomt. Dit doet zich in de verhouding tot de deelnemende gemeenten in de Samenwerking A2 gemeenten niet voor. Ook heeft de Samenwerking A2 gemeenten geen deelnames in de zin van verbonden partijen. 4.5.
Paragraaf Grondbeleid
Aangezien de Samenwerking A2 gemeenten geen grond in bezit heeft en het ook niet als taak in de gemeenschappelijke regeling is opgenomen is deze paragraaf niet van toepassing. 4.6.
Paragraaf Lokale heffingen
Aangezien de Samenwerking A2 gemeenten geen eigen middelen kan en mag genereren is deze paragraaf niet van toepassing. 4.7.
Paragraaf Bedrijfsvoering, w.o. kostenplaats Staf
Organisatieontwikkeling en personeelszaken Naast de reguliere taken hebben we in 2015 ook nadrukkelijk gewerkt aan het verder uitwerken van het implementatieplan. Het contract met de interim-directeur liep per 1 mei 2015 af en is niet meer verlengd. Per die datum zijn de directietaken door de drie secretarissen waargenomen. Hierbij werd de formele rol van directeur door de gemeentesecretaris van Heeze-Leende in interim basis voor 8 uur per week voor de rest van het jaar ingevuld. Vanaf januari 2016 is de nieuwe manager A2 aangesteld. De functie van hoofd Juridische Zaken is vanaf 2015 niet meer apart ingevuld. Dit wordt door de directeur in samenwerking met de coördinator JuZa waargenomen. De staf is verder niet uitgebreid waardoor de overhead nog steeds klein, en misschien wel iets te klein is. Zo ontbreekt het aan secretariële ondersteuning binnen de staf waardoor een groot aantal administratieve taken zelf door de MT-leden uitgevoerd moet worden hetgeen ook niet steeds effectief is. Wel is hiervoor, in samenwerking met W&I een leer-/werkplek gecreëerd en deze is ook tweemaal een half jaar als zodanig ingevuld maar dit is natuurlijk niet optimaal. De staf is naast de externe taken ook vooral bezig geweest om de interne organisatie verder structuur te geven zodat, met de beperkte middelen, toch een professionele organisatie kon ontstaan. -
de begroting 2016 is tijdig aangeleverd bij de provincie, de aanscherping op de bedrijfsvoering (met name op financieel gebied) is verder gestalte gegeven. Dit laatste heeft geleid tot het stringent volgen van de uitputting van budgetten, projectorganisatie en –beheersing (met name binnen het werkveld I&A) is verder vorm gegeven en ontwikkeld.
32
Kostenplaats Staf Zowel de bestuurlijke ondersteuning als een aantal ondersteunende taken voor de bedrijfsvoering is gepositioneerd in de staf die rechtstreeks wordt aangestuurd door de directie. Vanwege de ontwikkeling van het Koersdocument en het Implementatieplan is een beroep gedaan op een extern adviseur. Omdat deze werkzaamheden vooral uitgevoerd zijn t.b.v. de drie gemeenten en dit uiteindelijk moet leiden tot een uitbreiding van de GRS A2 zijn deze kosten over 2015 door de GRSA2 voorgefinancierd en rechtstreeks in een gelijke verdeling in rekening gebracht bij de gemeenten. Wat hebben we bereikt? De GRSA2 voert voor de drie deelnemers de taken uit op gebied van Werk & Inkomen, Informatie & Automatisering en Juridische Zaken op een professionele, kostenbewuste en innovatieve wijze. De medewerkers werken hierbij oplossingsgericht en integer. De GRSA2 is een lerende organisatie die open staat voor feedback en gericht is op het bijdragen aan de ambities van de gemeenten. In 2015 is een vaste manager aangesteld. De GRS A2 werkt voor de drie gemeenten en dat betekent dat het begrip “nabijheid” vertaald moet worden naar bereikbaarheid, aanspreekbaarheid, zichtbaarheid en aanwezigheid. Er wordt geen centrale organisatie neergezet maar de GRS A2 zal vooral binnen de gemeentehuizen aanwezig zijn en van daaruit de taken uitvoeren. De Samenwerking A2-gemeenten heeft er voor gekozen om voor de invulling van personeelszaken en ook de overige PIJOFACH taken zoveel als mogelijk aansluiting te zoeken bij de deelnemende gemeenten. De documentaire informatievoorziening en archivering zijn ondergebracht bij de gemeente Heeze-Leende. De invulling van de documentaire informatievoorziening en -archivering kost aanmerkelijk meer inspanning dan was voorzien. Het project is in de afrondende fase en in de loop van februari 2016 is dit volledig operationeel. Het in 2014 ingevoerde managementinformatiesysteem is in 2015 verder doorontwikkeld en wordt gedurende het jaar gebruikt om de uitputting van de budgetten te volgen. Daarnaast wordt op basis van extrapolatie en ervaringscijfers van voorgaande jaren met dit systeem het verwachte resultaat aan het einde van het jaar berekend. Dit systeem geeft de directie maandelijks een getrouw beeld van de actuele stand van de organisatie (in bedrijfsvoering, resultaatgebieden en financiën) zodat daar ook op gestuurd kan worden. De rapportages worden per kwartaal besproken. In 2015 heeft staf A2 verder in kunnen zetten op het onderdeel communicatie waarin stappen zijn gezet, vooral in de samenwerking tussen de verschillende gemeenten op bijvoorbeeld het gebied digitalisering en dienstverlening. De onderlinge cohesie tussen de bestaande A2-afdelingen was/is een blijvend aandachtspunt. Er is een begin gemaakt om ook deze samenhang (breed) tussen de verschillende gemeente en de GRSA2 op te starten. Hieronder een aantal gerealiseerde acties/producten. - Organisatie personeelsbijeenkomst - Harmonisatie communicatieapplicaties - Redactie en onderhoud A2 intranet/internet - Projectgroep digitaal/zaakgericht werken communicatieplan - Projectgroep Mid-office communicatieplan - Ondersteuning bestuur en staf - Onderzoek gebruik A2 intranet - Going concern zaken: Juza, W&I, I&A, P&O - Algehele A2 communicatie incl. introductie Kwartiermaker GRSA2 - Start communicatie implementatieplan communicatieplan Daarnaast is in 2015 vanuit de staf veel gewerkt aan het tot stand komen van het implementatieplan. Wat gaan we ervoor doen?
33
-
ondersteunen van directie en bestuur bij het realiseren van de doelstellingen bedrijfsvoering organiseren; één organisatie met de blik naar buiten gericht en werkend op locatie invullen van Planning & Control (concerncontrol, budgetcyclus, advisering)
Wat heeft het gekost?
Uitgaven x € 1.000 Personele lasten Organisatielasten Ondersteuning
Resultaat 2014 229 91 279 599
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 254 103 347 704
Resultaat 2015 240 101 354 695
Inkomsten x € 1.000 Doorbelasting intern
Resultaat 2014 599 599
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 704 704
Resultaat 2015 875 875
Saldo 171 171
0
0
180
180
Resultaat 2014 246
Begroting 2015 (incl. wijzigingen) 44
Resultaat 2015 91
Saldo -47
66 38 142 246
13 10 21 44
29 26 36 91
16 16 15 47
0
0
0
0
Saldo
Bedragen x € 1.000 Huisvesting Doorbelasting Cranendonck Doorbelasting Heeze-Leende Doorbelasting Valkenswaard
Saldo
Saldo 14 2 -7 9
Toelichting Personele lasten. Deze lasten bestaan uit de loonkosten van het personeel dat in dienst van de A2 is, het ingehuurde personeel en overige personele lasten als cursussen, reis- en verblijfkosten e.d. Door het verloop nauwlettend te volgen realiseren we een voordeel van € 14.000,-. Van dit voordeel zit € 9.000,- bij het budget voor werving en selectie van personeel. Hiervoor wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van digitale netwerken waardoor de kosten beperkt worden. Ondersteuning. Deze post bestaat uit de bijdragen die de GRSA2 betaald voor het uitvoeren van de salaris- en personeelsadministratie, de financiële administratie, de archiveringswerkzaamheden, de inkoop en de ondersteuning van het bestuur. Bij de bestuursrapportage is het budget van deze post verhoogd met € 105.000,-. Uiteindelijk is bij de ondersteuning van het bestuur is een klein voordeel van € 2.000,- gerealiseerd. De overige onderdelen laten ieder een kleine overschrijding zien. Dit resulteert per saldo in een overschrijding van het begrote bedrag van € 7.000,-. Huisvesting. De huisvestingslasten zijn met de begrotingswijziging van de bestuursrapportage van juni 2015 opgenomen in de begroting van de GRSA2. Ten opzichte hiervan ontstaat er een nadeel van € 47.000,-. Deze overschrijding heeft twee oorzaken. De eerste zijn de onkosten ad € 36.000,- die de gemeente Valkenswaard heeft gemaakt om vanaf 2015 medewerkers van de GRSA2 in hun gemeentehuis onder te brengen. De tweede zijn kosten ad € 11.000,- van de juridische
34
ondersteuning bij huurkwestie van De Hofnar 2. Met de wijziging van de begroting is hiervoor € 19.000,- geraamd. De kosten worden evenredig bij de gemeenten in rekening gebracht en zijn als zodanig als inkomsten in de cijfers opgenomen. In totaal is er dus in 2015 € 30.000,- besteed aan de juridische ondersteuning bij de huurkwestie van De Hofnar 2. In 2014 is hieraan € 10.000,besteed. De lasten van de staf zijn volledig doorbelast aan de drie programma’s: I&A, Juza en W&I. De doorbelasting vindt plaats op basis van het aantal fte van de gelijknamige afdelingen van de GRSA2.
35
36
Jaarrekening 2015
37
1. Balans 1.1.
Activa balans Samenwerking A2-gemeenten
ACTIVA
31-12-2015
31-12-2014
Vaste activa Immateriele vaste activa
0
0
Materiele vaste activa
0
0
Financiele vaste activa
0
0
Totaal vaste activa
0
0
0
0
Vlottende activa Voorraden
Uitzettingen korter dan 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist
2.569.405 2.493.489 0 75.917
Liquide middelen - Kas - Banksaldi
0 190.213
Overlopende activa - Nog te ontvangen - Vooruitbetaalde bedragen
639.094 158.163
646.505 629.024 17.481 0
190.213
0 0
797.257
1.089.002 1.015.661 73.342
Totaal vlottende activa
3.556.875
1.735.508
Totaal-generaal
3.556.875
1.735.508
38
1.2.
Passiva balans Samenwerking A2-gemeenten
PASSIVA
31-12-2015
31-12-2014
Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat
310.408 -179.504 38.372 451.540
-141.132 27.871 103.765 -272.769
Totaal vaste passiva
310.408
-141.132
984.521
1.075.817
Vlottende passiva Netto vlottende schulden korter dan 1 jaar - Kasgeldleningen 0 - Banksaldi - Crediteuren 852.559 - Overige schulden 131.962 Overlopende passiva - Vooruitontvangen bedragen van openbare lichamen - Nog te betalen bedragen - Overige overlopende passiva
0 88.150 986.495 1.172 2.261.947
1.912.500 341.947 7.500
800.823 309.962 438.436 52.425
Totaal vlottende passiva
3.246.468
1.876.640
Totaal-generaal
3.556.876
1.735.508
0
0
Borg- en garantiestellingen
39
2. Overzicht van baten en lasten Overzicht van baten en lasten Samenwerking A2-gemeenten Begroting Realisatie voor wijziging 2014 2015
Overzicht van baten en lasten bedragen x € 1.000 Programma 1 - Werk en Inkomen
Begroting na wijziging 2015
Realisatie 2015
Lasten Baten
3.025 2.846 -179
2.885 2.885 0
3.158 3.158 0
3.105 3.171 67
Lasten Baten
4.235 4.170 -64
4.401 4.401 0
4.444 4.444 0
4.206 4.387 181
Lasten Baten
663 634 -30
635 635 0
718 718 0
697 721 24
Lasten Baten
845 845 -0
547 557 10
737 747 10
786 966 180
Lasten Baten
0 0 0
10 0 -10
10 0 -10
0 0 0
Totaal Lasten Totaal Baten Grerealiseerde totale saldo van baten en lasten
8.768 8.495 -273
8.478 8.478 0
9.067 9.067 0
8.794 9.245 452
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
-273
0
0
452
Saldo Programma 2 - Informatie en automatisering Saldo Programma 3 - Juridische zaken Saldo Programma 4 - Staf Saldo Algemene Dekkingsmiddelen en onvoorzien Saldo
Reserves
Toevoeging Onttrekking
Totaal mutaties reserves Gerealiseerd resultaat
In hoofdstuk 4 worden per programma de baten en lasten en de verschillen ten opzichte van de begroting weergegeven. In paragraaf 5.6 is het overzicht van de gemeentelijke bijdragen opgenomen.
40
3. Toelichting op de balans Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het algemeen bestuur op d.d. 18 juni 2013 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. De financiële verordening bevat onder andere: • regels voor waardering en afschrijving van activa; • criteria voor het activeren van investeringen, bestaande uit: • Afschrijvingstermijnen en • een minimumbedrag; • regels voor het moment waarop met afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen; • grondslagen voor de berekening van de door het algemeen bestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven; • regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie; • kaders voor het ten gunste of ten laste brengen van specifiek benoemde saldi aan een specifiek benoemde bestemmingsreserve; • regels ten aanzien van: • de autorisatie van kredieten door het algemeen bestuur; • de wijze van activering van kosten. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht. Vaste activa. Algemeen De Samenwerking A2-gemeenten heeft geen investeringen in vaste activa gedaan. Indien dit wel van toepassing is worden alle vaste activa gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Vlottende activa Voorraden De Samenwerking A2-gemeenten heeft geen voorraden in haar bezit. Indien dit wel van toepassing is dan worden de voorraden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs worden de voorraden tegen deze lagere marktwaarde gewaardeerd.
41
Uitzettingen korter dan 1 jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vorderingen openbare lichamen € 2.493.489,De debiteuren van de Samenwerking A2-gemeenten betreffen met name de deelnemende gemeenten. De afwikkeling van de debiteuren heeft een normaal verloop. Vorderingen op openbare lichamen: gemeente Cranendonck gemeente Heeze-Leende gemeente Valkenswaard overige
€ € € €
844.240,137.904,1.505.211,6.134,-
Uitzettingen in ’s Rijks schatkist € 75.917,De Samenwerking A2 heeft per 31-12-2015 bijna € 76.000,- bij het Rijk gestald. Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Kassaldi De Samenwerking A2-gemeenten houdt geen kas aan. Banksaldi € 190.213,Het bedrag betreft het saldo van alle bankrekeningen van de Samenwerking A2-gemeenten per 31-12-2015. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Nog te ontvangen bedragen € 639.094,Met name afrekeningen met de deelnemende gemeenten over 2015 voor wat betreft Werk en Inkomen. Vooruitbetaalde bedragen € 158.163,De vooruitbetalingen hebben betrekking op activiteiten die betrekking hebben op het jaar 2016, maar waarvan de factuur in 2015 is ontvangen. Deze zijn tegen de laatst bekende inkoopprijzen gewaardeerd. Vaste passiva De vaste passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat vermeld. Eigen vermogen Algemene reserve De Samenwerking A2-gemeenten heeft een negatieve algemene reserve van € -179.504,-. Dit is het resultaat over het jaar 2014. In de financiële verordening is in artikel 11 Weerstandsvermogen en risicomanagement opgenomen dat een algemene reserve aangehouden kan worden ter grootte van minimaal 5% en maximaal 7% van de totale lasten plus het bedrag van geïnventariseerde risico’s die niet zijn gedekt met specifieke beheersmaatregelen en/of reserves en voorzieningen. Het Overzicht van baten en lasten van de Samenwerking A2-gemeenten leidt tot een positief resultaat van € 451.540,-. Hiervan is € 179.504,- de bijdrage van de gemeenten in het nadelige resultaat over 2014. Aan het algemeen bestuur wordt voorgesteld om dit bedrag in de algemene reserve te storten. Bestemmingsreserves Het algemeen bestuur heeft bij het vaststellen van de jaarrekening 2013 voor het restant van het I&A Projectbudget een bestemmingsreserve gevormd van € 103.765,-. Deze middelen zijn door de
42
deelnemende gemeenten bijeen gebracht om de extra kosten voor de inrichting van de A2 I&A organisatie en de aanvullende kosten voor de migratie van de drie ICT omgevingen naar één gemeenschappelijke omgeving te dekken. Aan het bestuur wordt voorgesteld om het restant van € 38.372,- in te zetten bij het project van de applicatieharmonisatie. Nog te bestemmen resultaat € 451.540,Het saldo van baten en lasten levert een positief resultaat op. In het voorstel ter vaststelling van de jaarrekening wordt aan het algemeen bestuur een voorstel gedaan om € 179.504,- toe te voegen aan de algemene reserve. Voor het restant wordt voorgesteld om dit aan de gemeenten te retourneren.
Verloop van de reserves Saldo 1-1-2015
Resultaatbestemming resultaat 2014
Algemene reserve 27.871
Bestemmings reserve 103.765
Te bestemmen resultaat -272.768
Totaal -141.132
-207.375
-65.393
272.768
0
451.540
451.540
451.540
310.408
Gerealiseerd resultaat 2015 Saldo 31-12-2015
-179.504
38.372
Vlottende passiva De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde, tenzij bij het betreffende balanshoofd anders staat vermeld. Netto vlottende schulden korter dan 1 jaar Crediteuren € 852.559,Dit betreft de reguliere handelscrediteuren. De afwikkeling van de crediteuren heeft een normaal verloop. Overige schulden € 131.962,Dit betreft voor € 131.573,- aan af te dragen omzetbelasting. Daarnaast een aantal kleine posten. Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen openbare lichamen € 1.912.500,Dit betreft de bijdrage van de gemeenten aan de GRSA2 voor het 1e kwartaal 2016. Nog te betalen bedragen € 341.947,Dit betreft kosten die op 2015 betrekking hebben, maar waarvan de facturen in 2016 worden of zijn ontvangen. Overige overlopende passiva € 7.500,De Samenwerking A2-gemeenten heeft een tegemoetkoming in de kosten van het applicatiebeheer van de telefooncentrale ontvangen van € 30.000,-. Deze tegemoetkoming betrof drie kwartalen in 2015 en een kwartaal in 2016. Vandaar dat een kwart als vooruitontvangen wordt verantwoord.
43
4. Toelichting op het overzicht van baten en lasten 4.1.
Programma Werk en Inkomen
Lasten Omschrijving Ontvangen ziektegelden Loonkosten Overig personeel derden Aankoop bureauartikelen Clientenraad Vergoeding reis- en verblijfkosten Cursussen Postale diensten Valkenswaard W&I Proceskosten W&I Overige personeelskosten (reiskn, jubilea ed) Loonkosten PIMS 3.4 Contributies en abonnementen Kosten werving sollicitanten Adviezen Diensten Vergoeding wegens geleverde diensten Schuldhulpverlening KBWB Schuldhulpverlening Dommelregio Sociaal medisch advies re-integratie Inkomsten schuldhulpverlening Cranendonck Inkomsten schuldhulpverlening Heeze-Leende Inkomsten schuldhulpverlening Valkenswaard GR A2 doorbelasting Staf GR A2 doorbelasting I&A
Realisatie Begroting 2014 2015 -21.888 1.708.425 1.974.500 664.558 200.000 7.445
Begrotingswijziging 24.100255.000428900
Begroting 2015 na wijziging -24.100 1.719.500 628.900 0 4.100 0 31.000 0 5.000 12.100 21.000 20.200 0 0 26.900 0 0 0 0 0 0 0 409.700 303.200 3.157.500
Realisatie 2015 -24.061 1.645.342 678.498 0 3.186 0 31.151 0 0 10.784 49.077 25.700 0 0 31.340 0 0 0 0 0 0 0 404.872 249.069 3.104.957
Verschil -39 74.158 -49.598 0 914 0 -151 0 5.000 1.316 -28.077 -5.500 0 0 -4.440 0 0 0 0 0 0 0 4.828 54.131 52.543
V/N N V N V N V V N N N V V V
272.700
Begroting 2015 na wijziging 1.637.500 1.379.800 140.200 3.157.500
Realisatie 2015 1.636.254 1.379.976 155.229 3.171.459
Verschil -1.246 176 15.029 13.959
V/N N V V V
0
0
66.502
66.502
4.100 371 16.510 59.362 2.591 13.256 8.859 37.263 4.109
31.000 5.000 15.400 4.600 16.000
3.30016.400 4.200
15.000
15.00026.900
324.100 299.200 2.884.800
85.600 4.000 272.700
Realisatie Begroting 2014 2015 2.063.943 1.916.500 740.509 828.100 41.267 140.200 2.845.719 2.884.800
Begrotingswijziging -279.000 551.700
28.931 -107.827 377.661 26.430 17.958 -114.427 -43.302 -256.458 335.338 259.529 3.024.696
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage directe kosten GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage eenmalige lasten
Totaal
-178.977
0
44
V
Begroting De begroting 2015 is vastgesteld in het AB op 9 juli 2014. Op 15 december 2015 heeft het Algemeen Bestuur de begrotingswijziging van de bestuursrapportage vastgesteld. De vastgestelde wijzigingen zijn in de begroting verwerkt. Toelichting jaarrekening 2015 De toelichting op de verschillen tussen de begrote en werkelijke baten en lasten is opgenomen in het jaarverslag 2015. In de jaarrekening zijn de kosten van de staf volledig verdeeld over de drie afdelingen. Vanuit de afdelingen zijn de stafkosten doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel De verdeling van de kosten van de afdeling Werk en Inkomen naar de deelnemende gemeenten vindt plaats op basis het aantal inwoners en het aantal cliënten. Beiden voor 50% conform de begroting 2015.
45
4.2.
Programma Informatie en Automatisering
4.2.1. Personeel en Infrastructuur Lasten Omschrijving Loonkosten PIMS 1.0 1.1 Overig personeel derden Vergoeding loonkosten Loonkosten PIMS 3.4 Aankoop bureauartikelen Cursussen Overige personeelskosten (reiskn, jubilea ed) Contributies en abonnementen Kosten werving sollicitanten GR A2 doorbelasting Staf Datacommunicatie Overige vergoedingen Huur datalijnen I - Incidenteel I - lease I - structureel Inhuur personeel tbv projecten Cranendonck (duurzaam/invest) Cranendonck eigen ICT budget (duurzaam/invest) Heeze-Leende (duurzaam/invest) Heeze-Leende eigen ICT budget (duurzaam/invest) Valkenswaard (duurzaam/invest) Valkenswaard eigen ICT budget (duurzaam/invest) A2 samenwerking (duurzaam/invest) A2 samenwerking eigen ICT budget (duurzaam/invest) A2 samenwerking (duurzaam/invest) W&I structureel W&I incidenteel A2 samenwerking (duurzaam/invest) A2 samenwerking eigen ICT budget (duurzaam/invest) A2 samenwerking (duurzaam/invest)
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 821.305 930.000 28.800901.200 124.847 124.500 124.500 30.000-30.000 7.928 5.000 14.200 19.200 1.208 0 15.909 18.000 700 18.700 10.802 15.000 700 15.700 1.392 0 7.854 0 178.074 158.000 41.700 199.700 187.851 120.000 120.000 10.404 10.000 10.000 0 50.000 50.000 202.600 202.600 350.000 350.000 340.000 340.000 0 111.601 0 11.179 17.500 17.500 91.132 0 2.768 16.600 16.600 163.359 0 7.263 30.900 30.900 490.060 0 726 7.300 7.300 101.435 80.000 80.000 120.000 120.000 15.000 15.000 9.903 20.000 20.000 1.157 0 1.325 15.000 15.000 2.359.481 2.520.900 123.000 2.643.900
46
Realisatie 2015 860.664 237.618 -72.139 20.704 0 13.694 8.120 0 0 197.398 140.216 10.000 0 75.060 332.396 323.502 91.619 0 7.961 0 10.573 0 27.558 0 1.881 89.736 88.222 1.203 6.501 0 5.832 2.478.319
Verschil 40.536 -113.118 42.139 -1.504 0 5.006 7.580 0 0 2.302 -20.216 0 50.000 127.540 17.604 16.498 -91.619 0 9.539 0 6.027 0 3.342 0 5.419 -9.736 31.778 13.797 13.499 0 9.168 165.581
V/N V N V N V V V N V V V V N V V V V N V V V V V
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage eenmalige lasten GR A2 doorbelasting JUZA GR A2 doorbelasting W&I
Totaal
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 1.987.065 2.195.100 118.400 2.313.500 0 0 0 25.613 26.600 600 27.200 259.529 299.200 4.000 303.200 2.272.207 2.520.900 123.000 2.643.900
Realisatie 2015 2.312.250 0 25.864 249.069 2.587.183
Verschil -1.250 0 -1.336 -54.131 -56.717
V/N N N N N
0
108.864
108.864
V
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 351.910 0 300.000 -55.100 244.900 25.000 -5.500 19.500 75.000 -19.400 55.600 489.471 0 479 0 385.000 385.000 50.000 50.000 65.000 65.000 646.458 0 545.000 545.000 50.000 50.000 65.000 65.000 1.488.317 1.560.000 -80.000 1.480.000
Realisatie 2015 0 285.601 47.939 40.285 0 0 393.524 38.308 59.634 0 484.595 38.154 72.093 1.460.133
Verschil 0 -40.701 -28.439 15.315 0 0 -8.524 11.692 5.366 0 60.405 11.846 -7.093 19.867
V/N N N V N V V V V N V
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 1.590.527 1.560.000 -80.000 1.480.000 1.590.527 1.560.000 -80.000 1.480.000
Realisatie 2015 1.480.000 1.480.000
Verschil 0 0
V/N -
19.867
19.867
-87.274
0
0
4.2.2. Software Lasten Omschrijving Cranendonck (duurzaam/invest) Cranendonck structureel Cranendonck incidenteel Cranendonck lease Heeze-Leende (duurzaam/invest) Heeze-Leende eigen ICT budget (duurzaam/invest) Heeze - Leende structureel Heeze leende incidenteel Heeze leende lease Valkenswaard (duurzaam/invest) Valkenswaard structureel Valkenswaard incidenteel Valkenswaard lease Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage directe kosten
Totaal
102.210
0
47
0
0
V
4.2.3. Telefonie Lasten Omschrijving Cranendonck (duurzaam/invest) Cranendonck eigen ICT budget (duurzaam/invest) Heeze-Leende (duurzaam/invest) Heeze-Leende eigen ICT budget (duurzaam/invest) Valkenswaard (duurzaam/invest) Valkenswaard eigen ICT budget (duurzaam/invest)
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 62.613 40.000 40.000 0 54.433 45.000 45.000 5.045 0 74.787 110.000 110.000 1.639 0 198.518 195.000 0 195.000
Realisatie 2015 56.446 250 50.223 783 73.071 0 180.773
Verschil -16.446 -250 -5.223 -783 36.929 0 14.227
V/N N N N N V V
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 177.356 195.000 195.000 177.356 195.000 0 195.000
Realisatie 2015 194.959 194.959
Verschil -41 -41
V/N N N
0
14.186
14.186
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 34.904 45.000 45.000 32.087 30.000 30.000 56.002 50.000 50.000 122.993 125.000 0 125.000
Realisatie 2015 21.236 24.138 41.781 87.156
Verschil 23.764 5.862 8.219 37.844
V/N V V V V
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 130.360 125.000 125.000 130.360 125.000 0 125.000
Realisatie 2015 124.999 124.999
Verschil -1 -1
V/N N N
37.843
37.843
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage directe kosten
Totaal
-21.162
0
0
V
4.2.4. Multifunctionals Lasten Omschrijving Cranendonck (duurzaam/invest) Heeze-Leende (duurzaam/invest) Valkenswaard (duurzaam/invest) Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage directe kosten
Totaal
7.367
0
48
0
0
V
4.2.5. I&A Projectbudget Lasten Omschrijving Overig personeel derden Diensten
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 63.084 0 0 2.285 0 0 65.369 0 0 0
Realisatie 2015 0 0 0
Verschil 0 0 0
V/N -
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 0 0 0 0 0 0
Realisatie 2015 0 0
Verschil 0 0
V/N -
0
0
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage eenmalige lasten
Totaal
-65.369
0
0
0
-
Begroting De begroting 2015 is vastgesteld in het AB op 9 juli 2014. Op 15 december 2015 heeft het Algemeen Bestuur de begrotingswijziging van de bestuursrapportage vastgesteld. De vastgestelde wijzigingen zijn in de begroting verwerkt. Toelichting jaarrekening 2015 De toelichting op de verschillen tussen de begrote en werkelijke baten en lasten is opgenomen in het jaarverslag 2015. In de jaarrekening zijn de kosten van de staf volledig verdeeld over de drie afdelingen. Vanuit de afdelingen zijn de stafkosten doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Om de kosten van het I&A Projectbudget op te vangen is bij de jaarrekening 2013 een bestemmingsreserve gevormd. Het saldo over 2014 van € 65.000,- is uit deze bestemmingsreserve gedekt. In 2016 resteert er nog een bedrag van € 39.000,-. Voorgesteld wordt om dit bedrag in 2016 te besteden aan het traject van de applicatieharmonisatie. Verdeelsleutel De verdeling van de kosten van de afdeling Informatie en Automatisering naar de deelnemende gemeenten vindt plaats op basis van een aantal verdeelsleutels zoals in de begroting 2015 opgenomen. Voor de personeel- en organisatiekosten en de kosten van infrastructuur wordt als verdeelsleutel het aantal gebruikers en het aantal pc’s en thin-clients gehanteerd. De kosten van software, telefonie en multifunctionals worden één op één met de deelnemende gemeenten verrekend.
49
4.3. Lasten
Programma Juridische zaken
Omschrijving Loonkosten PIMS 1.0 1.1 Overig personeel derden Loonkosten PIMS 3.4 Aankoop bureauartikelen Presentiegelden Cursussen Overige vergoedingen Overige personeelskosten (reiskn, jubilea ed) Kosten werving sollicitanten Adviezen GR A2 doorbelasting Staf GR A2 doorbelasting I&A
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 504.558 485.100 54.000 539.100 2.000 2.000 1.919 2.000 8.500 10.500 675 0 35.355 34.000 34.000 0 9.000 3.9005.100 1.695 1.600 1.600 454 4.000 4.000 2.019 0 4.725 0 86.107 74.500 19.600 94.100 25.613 26.600 600 27.200 663.120 635.200 82.400 717.600
Realisatie 2015 517.623 1.513 17.769 0 34.689 2.399 1.769 1.507 0 384 93.015 25.864 696.532
Verschil 21.477 488 -7.269 0 -689 2.701 -169 2.493 0 -384 1.085 1.336 21.068
V/N V V N N V N V N V V V
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 407.658 343.900 82.400 426.300 225.898 291.300 291.300 633.556 635.200 82.400 717.600
Realisatie 2015 429.983 291.323 721.306
Verschil 3.683 23 3.706
V/N V V V
24.775
24.775
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage kosten verdeelsleutel GR A2 Bijdrage bezwaarschriften
Totaal
-29.564
0
0
0
V
Begroting De begroting 2015 is vastgesteld in het AB op 9 juli 2014. Op 15 december 2015 heeft het Algemeen Bestuur de begrotingswijziging van de bestuursrapportage vastgesteld. De vastgestelde wijzigingen zijn in de begroting verwerkt. Toelichting jaarrekening 2015 De toelichting op de verschillen tussen de begrote en werkelijke baten en lasten is opgenomen in het jaarverslag 2015. In de jaarrekening zijn de kosten van de staf volledig verdeeld over de drie afdelingen. Vanuit de afdelingen zijn de stafkosten doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel
50
De verdeling van de kosten van de afdeling Juridische zaken naar de deelnemende gemeenten vindt plaats op basis het aantal bezwaren en het aantal inwoners conform de begroting 2015. De kosten die samenhangen met de bezwarencommissie worden op basis van het aantal bezwaren verdeeld. De overige kosten worden verdeeld op basis van het aantal inwoners.
51
4.4. Lasten
Staf
Omschrijving Onvoorziene uitgaven Loonkosten PIMS 1.0 1.1 Rente kortlopende financieringsmiddelen Rente te late betalingen Overig personeel derden Inhuur personeel ziektevervanging Aankoop bureauartikelen Overige verzekeringen Vergoeding reis- en verblijfkosten Bestuurskosten Communicatie Cursussen Overige personeelskosten (reiskn, jubilea ed) Contributies en abonnementen Honoraria accountants Bankkosten ARBO-regelgeving Kosten OR Kosten werving sollicitanten Adviezen Salarisadministratie Archiefkosten Financiële administratie Inkoop BIZOB Ondersteuning bestuur Personeelsadministratie en consulentschap Loonkosten PIMS 3.4
Realisatie 2014
Begroting Begrotings- Begroting 2015 Realisatie 2015 wijziging na wijziging 2015 Verschil 0 10.000 10.000 0 10.000 89.921 90.000 90.000 90.062 -62 500 500 500 521 -21 50 0 0 0 96.278 91.300 91.300 89.711 1.589 0 39.000 39.000 35.903 3.097 1.957 13.000 13.000 6.945 6.055 15.072 16.200 16.200 15.847 353 7.526 4.400 4.400 7.227 -2.827 8.283 10.600 10.600 8.391 2.209 23.589 10.600 10.000 20.600 18.271 2.329 15.593 3.000 -1.500 1.500 508 992 16.163 10.000 3.000 13.000 10.688 2.312 576 5.000 8.300 13.300 15.105 -1.805 3.445 4.200 1.400 5.600 10.668 -5.068 0 1.484 -1.484 5.850 6.000 6.000 8.551 -2.551 3.204 3.000 1.000 4.000 3.642 358 0 12.600 12.600 3.422 9.178 28.666 5.300 -1.800 3.500 11.301 -7.801 32.211 17.000 17.000 19.366 -2.366 14.000 50.000 40.100 90.100 94.736 -4.636 90.000 92.000 92.000 93.546 -1.546 34.838 25.000 25.000 24.470 530 41.927 36.000 36.000 34.490 1.510 66.420 82.000 4.300 86.300 87.648 -1.348 3.449 2.000 2.000 2.781 -781 599.518 556.600 146.900 703.500 695.285 8.215
52
V/N V N N V V V V N V V V V N N N N V V N N N N V V N N V
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage eenmalige lasten GR A2 doorbelasting I&A GR A2 doorbelasting JUZA GR A2 doorbelasting W&I
Totaal
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 2014 2015 wijziging na wijziging 0 178.074 158.000 41.700 199.700 86.107 74.500 19.600 94.100 335.337 324.100 85.600 409.700 599.518 556.600 146.900 703.500 0
0
0
0
Realisatie 2015 179.504 197.398 93.015 404.872 874.789
Verschil 179.504 -2.302 -1.085 -4.828 171.289
V/N V N N N V
179.504
179.504
V
Begroting De begroting 2015 is vastgesteld in het AB op 9 juli 2014. Op 15 december 2015 heeft het Algemeen Bestuur de begrotingswijziging van de bestuursrapportage vastgesteld. De vastgestelde wijzigingen zijn in de begroting verwerkt. Toelichting jaarrekening 2015 De toelichting op de verschillen tussen de begrote en werkelijke baten en lasten is opgenomen in het jaarverslag 2015. In de jaarrekening zijn de kosten van de staf volledig verdeeld over de drie afdelingen. Vanuit de afdelingen zijn de stafkosten doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Verdeelsleutel De verdeling van de kosten van de staf naar de andere afdelingen vindt plaats op basis van het aantal fte’s conform de begroting 2015.
53
4.4.1. Huisvesting Lasten Omschrijving Aardgas Electriciteit Koffie en thee Waterverbruik Onderhoud liften Beveiliging Adviezen Diensten
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 Realisatie 2014 2015 wijziging na wijziging 2015 Verschil 13.683 0 3.900 3.900 3.893 7 14.710 0 1.700 1.700 1.748 -48 19.442 0 1.100 1.100 1.117 -17 1.360 0 500 500 486 14 2.589 0 300 300 324 -24 1.709 0 500 500 550 -50 3.622 0 18.600 18.600 30.049 -11.449 188.718 0 17.200 17.200 52.866 -35.666 245.834 0 43.800 43.800 91.033 -47.233
V/N V N N V N N N N N
Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 Realisatie 2014 2015 wijziging na wijziging 2015 Verschil 245.834 0 43.800 43.800 91.033 47.233 245.834 0 43.800 43.800 91.033 47.233
V/N V V
Baten Omschrijving GR A2 Bijdrage directe kosten
De huisvestingskosten zijn met de begrotingswijziging van de bestuursrapportage in de begroting van de GRSA2 opgenomen. Vanwege het incidentele karakter hebben de deelnemende gemeenten ervoor gekozen om deze kosten apart in hun eigen begroting op te nemen. Bovenstaande kosten worden aan de deelnemende gemeenten gefactureerd.
54
4.5. Bijdrage deelnemende gemeenten in de Samenwerking A2-gemeenten Programma Werk en Inkomen Realisatie Begroting Begrotings- Begroting 2015 Omschrijving 2014 2015 wijziging na wijziging Bijdrage Cranendonck 791.938 833.500 78.700 912.200 Bijdrage Heeze-Leende 533.306 514.200 48.600 562.800 Bijdrage Valkenswaard 1.520.475 1.537.100 145.400 1.682.500 2.845.719 2.884.800 272.700 3.157.500
Realisatie 2015 924.572 548.468 1.683.418 3.156.459
Verschil 12.372 -14.332 918 -1.041
Programma Informatie en Automatisering Omschrijving Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
Realisatie Begroting 2014 2015 1.055.996 1.120.500 990.483 1.052.700 1.838.829 1.901.900 3.885.308 4.075.100
Begrotingswijziging -43.500 27.500 54.400 38.400
Begroting 2015 na wijziging 1.077.000 1.080.200 1.956.300 4.113.500
Realisatie 2015 1.077.523 1.078.347 1.956.338 4.112.208
Verschil 523 -1.853 38 -1.292
Realisatie Begroting 2014 2015 168.881 176.400 171.261 165.100 293.437 313.900 633.579 655.400
Begrotingswijziging 19.100 14.500 28.600 62.200
Begroting 2015 na wijziging 195.500 179.600 342.500 717.600
Realisatie 2015 199.323 179.171 342.812 721.306
Verschil 3.823 -429 312 3.706
Realisatie Begroting 2014 2015 65.408 0 38.187 0 142.239 0 245.834 0
Begrotingswijziging 12.900 10.200 20.700 43.800
Begroting 2015 na wijziging 12.900 10.200 20.700 43.800
Realisatie 2015 28.649 25.858 36.526 91.033
Verschil 15.749 15.658 15.826 47.233
Realisatie Begroting 2014 2015 2.016.815 2.130.400 1.695.050 1.732.000 3.652.741 3.752.900 7.364.606 7.615.300
Begrotingswijziging 67.200 100.800 249.100 417.100
Begroting 2015 na wijziging 2.197.600 1.832.800 4.002.000 8.032.400
Realisatie 2015 2.230.067 1.831.844 4.019.095 8.081.005
Verschil 32.467 -956 17.095 48.605
Programma Juridische zaken Omschrijving Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
Huisvesting Omschrijving Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard Totaal bijdrage per gemeente Omschrijving Bijdrage Cranendonck Bijdrage Heeze-Leende Bijdrage Valkenswaard
55
5. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Bij de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen gaat het om meerjarige overeenkomsten. De Samenwerking A2-gemeenten heeft bijvoorbeeld ICT-lease overeenkomsten waaraan de GRSA2 voor toekomstige jaren is verbonden. Verplichtingen tot 5 jaar (2016-2020) 2.183.000¹ Niet uit de balans blijkende Econocom/Gemlease verplichtingen Agile/Microsoft 750.000² licenties Driessen HRM 417.000³ ¹ Met econocom is een meerjarige overeenkomst gesloten. De opgenomen verplichting is gebaseerd op het maandelijkse termijnbedrag van € 48.524,- excl. btw. Dit bedrag is vermenigvuldigd met 45 maanden. ² De overeenkomst met Agile loopt in juni 2016 af. Voor 2016 zijn de kosten op jaarbasis € 148.338,-. Aangezien we Microsoft licenties zullen blijven gebruiken, al dan niet via Agile, is ervoor gekozen om het jaarbedrag vermenigvuldigd met 5 als verplichting op te nemen. ³ De overeenkomst met Driessen loopt tot en met december 2019. De opgenomen verplichting is gebaseerd op de overeenkomst van 15 april 2015. Deze verplichting heeft niet alleen betrekking op GRSA2, maar ook op de drie deelnemende gemeenten. De GRSA2 is de juridische contractpartner met Driessen en daarom is de totale verplichting van alle vier de organisaties tezamen hier opgenomen. De kosten die betrekking hebben op de drie deelnemende gemeenten worden aan hen doorbelast.
56
6. Schatkistbankieren Schatkistbankieren voor decentrale overheden vindt zijn wettelijke basis in de wet Financiering decentrale overheden (Fido). De wet verplicht schatkistbankieren is op 15 december 2013 van kracht geworden. Als gevolg van deze wet zijn de bepalingen omtrent het verplicht schatkistbankieren opgenomen in de wet Fido. De wet Fido regelt daardoor nu de hoofdlijnen van het verplicht schatkistbankieren: de verplichting om overtollige middelen in de schatkist aan te houden en de mogelijkheid om overtollige middelen onderling uit te lenen. De ministeriële regeling schatkistbankieren decentrale overheden bevat de meer gedetailleerde uitwerking van het schatkistbankieren. Ook de ministeriële regeling is op 15 december 2013 van kracht geworden. Uitvoering geven aan deze wet levert voor de Samenwerking A2-gemeenten de volgende verantwoording op: Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
86
159
149
127
(3a) = (1) > (2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag
164
91
101
123
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
(2)
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
7.949 7.949 -
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag minimum van €250.000
250
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
57
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
7.755
14.476
13.700
11.703
90
91
92
92
86
159
149
127
7. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van de volgende op gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten van toepassing zijnde regelgeving: Het algemene WNT-maximum Het bezoldigingsmaximum in 2015 voor gemeenschappelijke regeling Samenwerking A2 gemeenten is € 178.000,-. Voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking (interim topfunctionarissen), die binnen de afgelopen 18 maanden langer dan 6 maanden werkzaam zijn geldt nog het beloningsmaximum van 2014 namelijk € 230.474,-. Het weergegeven individuele WNT-maximum is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. Het individuele WNT-maximum voor de leden van het Algemeen Bestuur bedraagt voor de voorzitter 15% en voor de overige leden 10% van het bezoldigingsmaximum, berekend naar rato van de duur van het dienstverband. In 2015 hebben geen bezoldigingen boven deze bezoldigingsnorm plaatsgevonden. De WNT geeft aan dat de gemeenschappelijke regeling verplicht is om jaarlijks in het financieel jaarverslag de bezoldiging van iedere topfunctionaris en gewezen topfunctionaris op persoonsnaam op te nemen, ongeacht een eventuele overschrijding van het bezoldigingsmaximum. De directeur, manager en de leden van het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur zijn topfunctionarissen in de zin van de WNT.
7.1.
Bezoldiging topfunctionarissen
Leidinggevende topfunctionarissen2
bedragen x € 1
G. van Gestel
R. Jeltema
E. Zandstra
Functie(s)
Directeur
Directeur
Manager
Duur dienstverband in 2015
1/1 - 1/5
1/5 - 31/12
1/11 - 31/12
0,97
0,21
0,62
Gewezen topfunctionaris?
nee
nee
nee
Echte of fictieve dienstbetrekking?4
nee
nee
nee
ja
ja
nee
73.406
33.134
n.v.t.
Omvang dienstverband (in fte) 3
Zo niet, langer dan 6 maanden binnen 18 maanden werkzaam? Individueel WNT-maximum5 2
Deze tabel is bedoeld voor de topfunctionarissen (en gewezen topfunctionarissen) met executieve taken, d.w.z. de leden van het hoogste uitvoerende orgaan en de daaraan ondergeschikte(n) die in deze rol (gezamenlijk) verantwoordelijk zijn voor de gehele rechtspersoon of de gehele instelling, en degene(n) belast met de dagelijkse leiding van de gehele rechtspersoon of de gehele instelling. 3 Van een gewezen topfunctionaris is sprake indien de functionaris in het verleden - maar na 1 januari 2013 - een functie als topfunctionaris heeft bekleed, en bij beëindiging van deze functievervulling bij dezelfde instelling of rechtspersoon een functie als niet-topfunctionaris is gaan vervullen. Gedurende deze periode van functievervulling in de andere functie kwalificeert de functionaris als ‘gewezen topfunctionaris’. 4 Indien ‘ja’: afzonderlijke bezoldigingscomponenten verplicht vermelden; indien ‘nee’: alleen totaal honorarium (excl. BTW) vermelden bij Totaal bezoldiging (het gaat om een extern ingehuurde functionaris). 5
waarbij: y = individueel WNT-maximum, x = voor instelling geldend WNT-bezoldigingsmaximum, a =
deeltijdfactor (maximaal 1,0 fte) en b = functieduur in kalenderdagen. NB: voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking is het bezoldigingsmaximum in 2015 gelijk aan het bezoldigingsmaximum 2014.
58
Bezoldiging Beloning
49.026
28.310
10.772
Belastbare onkostenvergoedingen
-
-
-
Beloningen betaalbaar op termijn
-
-
-
49.026
28.310
10.772
-
-
-
49.026
28.310
10.772
1)
2)
3)
6
Subtotaal
-/- Onverschuldigd betaald bedrag Totaal bezoldiging Motivering indien overschrijding: zie
bedragen x € 1
P. Verhoeven
Functie(s)
Voorzitter DB
Duur dienstverband in 2015 1/1 – 31/12 Omvang dienstverband (in fte)
-
M. VermueVermue Lid DB 1/1 – 31/12
A. Ederveen
F. Kuppens
J. van Bree
Lid DB
Lid DB
Lid DB
1/1 – 31/12 1/1 – 31/12 1/1 – 31/8
-
-
-
-
M. Moons
M. Bax
Lid DB
Lid DB
6/10 – 31/12 1/1
-
– 31/12 -
De leden van het Dagelijks Bestuur zijn niet in dienst bij GR Samenwerking A2-gemeenten en ontvangen geen bezoldiging voor hun werkzaamheden ten behoeve van de GR Samenwerking A2-gemeenten. Toezichthoudende topfunctionarissen De leden van het Algemeen Bestuur vullen deze rol in. Zij zijn niet in dienst bij GR Samenwerking A2gemeenten en ontvangen geen bezoldiging voor hun werkzaamheden ten behoeve van de GR Samenwerking A2-gemeenten. De leden zijn: Voorzitter AB P. Verhoeven Lid AB M. Vermue-Vermue Lid AB A. Ederveen Lid AB F. Kuppens Lid AB J. van Bree tot 1 september 2015 Lid AB F. Kuijpers vanaf 6 oktober 2015 Lid AB M. Bax Lid AB J. van Tulden Lid AB C. Meuwissen Lid AB W. van der Rijt-van der Kruis Lid AB M. Moons Lid AB M. Wijnen Lid AB E. Buiter Lid AB H. Tindemans
7.2.
Overige functionarissen van wie de bezoldiging boven het WNT-maximum ligt Niet van toepassing.
7.3.
Uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband Niet van toepassing.
6
Het subtotaal wordt hier opgenomen inclusief een eventueel onverschuldigd betaald bedrag.
59
8. Overige gegevens 8.1.
Controleverklaring accountant
60
