1. INLEIDING 7 2. TOEGANG TOT COFANET 10

1. INLEIDING

7

1.1 Vereiste technische specificaties 1.2 Producten van Cofanet en hun onderdelen 1.2.1 Verzekeringsproducten 1.2.2 Informatieproducten 1.2.3 Onderdelen voor het beheer van uw contract

7 7 7 8 8

2. TOEGANG TOT COFANET

10

2.1 Inloggen 2.1.1 Inlogcode 2.1.2 Wachtwoord 2.1.3 Verbinding 2.2 Account geblokkeerd en wachtwoord vergeten 2.2.1 Een nieuw wachtwoord aanvragen 2.2.2 Uw account deblokkeren 2.3 Sessie 2.4 Uitloggen

10 10 10 10 10 10 11 11 12

3. HET BEHEER VAN UW COFANET AANSLUITING

13

3.1 Contactpersonen 3.2 Contract 3.2.1 Details van het contract 3.2.2 Wisselen van contract 3.3 Systeeminstellingen 3.3.1 Algemeen 3.3.2 Uw voorkeursinstellingen 3.3.3 Wachtwoord 3.3.4 Uw persoonsgegevens 3.4 Landeninformatie (Engelstalig van coface.com) 3.5 Demo 3.6 Handleiding 3.7 Huidige versie

13 13 13 13 13 14 14 15 15 16 16 16 16

4. EEN BEDRIJF ZOEKEN

17

4.1 Zoeken op bedrijfsnaam 4.2 Zoeken op registratienummers 4.2.1 Zoeken op EASY nummer 4.2.2 Zoeken op wettelijk registratienummer 4.2.3 Zoeken op Coface referentie 4.3 Zoeken op manager of telefoonnummer 4.3.1 Naam Manager 4.4 Zoekresultaten 4.4.1 Multi-contract zoeken

17 18 18 18 18 18 18 19 19

© Coface – Release 2.17

1

4.5 Toevoegen van een bedrijf 4.5.1 Details invoeren 4.5.2 Aanvraag van een product

19 20 20

5. PORTEFEUILLE – OVERZICHT VAN BEDRIJVEN

21

5.1 Weergave op het beeldscherm 5.2 Overzichten 5.3 Filters 5.3.1 Filter op land 5.3.2 Filter op naam van bedrijf 5.3.3 Filter op wettelijk registratienummer 5.3.4 Filter op uw bedrijfsdetails 5.3.5 Filter op uitstaand saldo 5.3.6 Filter op DRA 5.3.7 Filter op product 5.3.8 Filter op waarde 5.3.8.1 Filteren op bedrag 5.3.8.2 Filteren op @rating 5.3.9 Filter op status 5.3.10 Filter op datum 5.4 Overzicht van bedrijven 5.5 Sorteerfunctie 5.6 Navigatie 5.7 Acties

21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 23 23 23 24 24 24 25 25

6. DETAILS VAN BEDRIJF

26

6.1 Samenvatting 6.2 @rating Kredietlimiet / Kredietlimiet 6.2.1 Eerste kredietlimietaanvraag 6.2.2 Details van de kredietlimiet 6.2.3 Aanpassen van de kredietlimiet 6.2.4 Omzetting van de kredietlimiet 6.2.5 Beëindigen van een kredietlimiet 6.2.6 Bijwerken van de kredietlimiet 6.2.7 Historie van de kredietlimiet 6.2.8 Melding van niet-betaling 6.3 TopLiner Dekking 6.3.1 Menu 6.3.2 Algemene regels 6.3.3 TopLiner Dekking aanvragen 6.3.4 Pagina’s Productdetails en Bedrijfsdetails 6.3.5 TopLiner Historie 6.3.6 Melding 6.4 Express Kredietlimiet 6.5 @rating Credit Opinion 6.5.1 Omschrijving van de @rating Credit Opinion 6.5.2 Aanvragen van een @rating Credit Opinion 6.5.3 Inzien van de @rating Credit Opinion

26 26 26 27 28 28 28 28 29 29 29 29 29 30 32 32 32 32 33 33 33 33


2

6.5.4. @rating Credit Opinion met monitoring 6.6 DRA: Debtor Risk Assessment 6.6.1. Een DRA bestellen op een informatiecontract 6.6.2 DRA voor een kredietverzekeringscontract

34 34 34 34

7. HISTORIE AANVRAGEN

36

7.1 Filters 7.2 Sorteren 7.3 Acties

36 36 36

8. BERICHTEN

37

8.1 Lijst van berichten 8.2 Filter 8.2.1 Filter op status 8.2.2 Filter op type 8.2.3 Filter op datum 8.2.4 Filter op product 8.2.5 Filter op contract 8.2.6 Filter op Land 8.2.7 Filter op wettelijk ID 8.2.8 Filter op Referentie voor het bedrijf (Uw ref.) 8.3 Acties op de lijst van berichten 8.4 Details van bericht 8.5 Een bericht verwijderen

37 37 37 37 38 38 38 38 38 38 39 39 39

9. PORTEFEUILLEANALYSE

40

9.1 Definitie portefeuille analyse 9.2 Definitie openstaand bedrag 9.3 Portefeuilleanalyse

40 40 40

10. WEIGHTED ASSESSMENT PORTFOLIO (WAP)

42

10.1 WAP 10.2 Portefeuilleanalyse 10.3 Historie

42 42 42

11. DATA EXPORTEREN

43

11.1 Exporteren van de portefeuille 11.1.1 Snel exporteren 11.1.2 Exporteren van een selectie 11.2 Overzicht van portefeuille-exports 11.3 Beheer van modellen 11.3.1 Aanmaken van een exportmodel 11.3.2 Aanpassen van een exportmodel 11.3.3 Verwijderen van een exportmodel 11.4 Standaard exportmodellen

43 43 43 43 44 44 44 44 44


3

12. MELDING VAN NIET-BETALING

46

12.1 Algemeen 12.2 Een nieuwe Melding van niet-betaling aanmaken 12.2.1 Invoer van de referentie 12.2.2 Bedrijfsgegevens debiteur 12.2.2.1 Factuuradres 12.2.3 Informatie over de verzekeringsnemer 12.2.3.1 De factuur is uitgegeven door een ander dan de verzekeringsnemer 12.2.4 Reden van niet-betaling 12.2.5 Incasso-overdracht 12.2.6 Facturen 12.2.6.1 Soort factuur 12.2.6.2 Nummer 12.2.6.3 Factuurdata 12.2.6.4 Valuta 12.2.6.5 Bedrag 12.2.6.6 Regels wijzigen of verwijderen 12.2.6.7 Totaal 12.2.7 Betalingen 12.2.8 Opmerkingen 12.3 Bulkimport van facturen of betalingen 12.3.1 Bulkimport voor facturen 12.3.2 Bulkimport voor betalingen 12.4 Weergave van Melding van Achterstalligheid 12.5 Samenvatting Melding van achterstalligheid 12.5.1 Nieuw aanvullend verzoek 12.6 Details van Melding van achterstalligheid 12.7 Export naar PDF 12.8 Afdrukken 12.9 Documenten Upload 12.9.1 Lijst met documenten

46 46 47 48 48 49

13. SCHADEZAKEN

63

13.1 Overzicht schadezaken 13.1.1 Filterkader 13.1.2 Gedetailleerd schadeoverzicht 13.2 Schadeoverzicht 13.2.1 Uitkering 13.2.2 Specificatie vordering 13.2.3 Melding van niet-betaling 13.2.4 Schadestatus

63 63 63 63 64 65 66 67

14. VERLENGING MAXIMALE KREDIETTERMIJN

68

14.1 Contract en producten 14.2 Algemene regels 14.2 VMK aanvragen

68 68 68


4

50 51 51 52 53 53 53 53 53 53 53 54 54 55 55 56 57 59 59 60 61 61 61 62

14.2.1 Contactdetails 14.2.2 Reden van niet-betaling 14.2.3 Achterstallige facturen 14.2.4 Betalingsregeling 14.2.5 Verzenden VMK 14.3 VMK wijzigen 14.4 Weergave VMK in Overzicht van bedrijven 14.5 Details van het geselecteerde bedrijf 14.5.1 VMK in behandeling 14.5.2 VMK vastgesteld 14.5.3 VMK geweigerd

69 69 69 70 71 71 72 72 72 72 73

15. GEBRUIKERSVELDEN IMPORTEREN

74

15.1 Automatisch importeren 15.1.1 Aanmaken van het dossier 15.1.2 Dossier met vaste lengte 15.1.3 Dossier met een scheidingslijn 15.1.4 Importeren van het dossier 15.2 Bevestiging van importeren

74 74 74 75 75 75

16. BEHEER VAN GEBRUIKERSVELDEN

76

16.1 Filter 16.2 Importeren van gebruikersvelden 16.3 Aanpassing van de gebruikersvelden 16.3.1 Een gebruikersveld toevoegen 16.3.2 Een gebruikersveld aanpassen 16.3.3 Een gebruikersveld wissen

76 76 76 76 77 77

17. VOLUME AANVRAAG

78

17.1 Het voorbereiden van de volume aanvraag in Excel 17.2 Controleren van het CSV document en corrigeren van mogelijke fouten 17.3 In Cofanet de volume aanvraag uitvoeren 17.4 Verklaring van foutmeldingen 17.5 Codes ten behoeve van volume aanvraag

78 80 80 80 81

18. OMZET- / SALDODECLARATIE

82

18.1 Automatische herinneringen 18.2 Referentie van de declaratie 18.3 Overzicht omzet- / saldodeclaratie 18.3.1 Declaratieperiode 18.3.2 Versie 18.3.3 Status 18.3.4 Knoppen Aanmaak en Verwijder 18.4 Declaratieformulier 18.4.1 Gebruiker die declareert 18.4.2 Landenlijst

82 82 82 83 83 83 83 83 83 83


5

18.4.3 Zelfbeoordelingsbedragen 18.4.4 Ondertekening 18.4.5 Declaratie opslaan 18.4.6 Declaratie verwijderen 18.5 Omzetdeclaratie wijzigen 18.2 Een nieuwe declaratie invoeren / wijzigen 18.2.1 De gegevens van de declaratie 18.3 Wijzigen Omzet- / Saldodeclaratie 18.4 Een declaratie annuleren

83 84 84 84 84 84 84 86 86

19. STARTPAGINA

87

19.1 Bijwerken 19.2 Focus 19.3 Marketinginformatie 19.4 Coface risico indicatoren

87 87 87 87

20. COFANET LAY-OUT

88

20.1 Koptekst 20.2 Navigatie balk 20.3 Acties Box

88 88 89


6

1. Inleiding Cofanet is ontwikkeld om gemakkelijk te gebruiken en toegankelijk te zijn voor iedereen. Met een duidelijke indeling en duidelijke aanwijzingen is Cofanet een van de meest gebruikersvriendelijke systemen voor het online beheer van handelsvorderingen. Deze handleiding geeft u antwoord op de eventuele vragen die u hebt met betrekking tot Cofanet. 1.1 Vereiste technische specificaties Uw toegang tot internet werkt met een van de volgende browsers:  Internet Explorer, versie 8.0 en hoger  Mozilla Firefox, versie 16.0 en hoger Cofanet maakt gebruik van het HTTPS beveiligingsprotocol, codeert gegevens tijdens het gebruik, waardoor uw informatie wordt beveiligd. De kosten voor de toegang tot Cofanet zijn voor uw rekening; zij zijn gelijk aan die voor andere transacties via Internet en afhankelijk van de tarieven van uw Internet provider. In geval van een serverprobleem (dat wordt aangegeven door de foutmelding: « Error 500 »), adviseren wij u Cofanet onmiddellijk opnieuw op te starten, Indien het probleem zich blijft voordoen, neemt u dan contact op met de helpdesk. 1.2 Producten van Cofanet en hun onderdelen Cofanet geeft u rechtstreeks toegang tot het complete risicoacceptatie- en informatiesysteem van Coface. Volgens de voorwaarden van uw contract hebt u toegang tot verschillende producten en onderdelen, die u in staat stellen om uw credit management zo efficiënt mogelijk uit te voeren. 1.2.1 Verzekeringsproducten Deze producten maken het voor u mogelijk een aanvraag in te dienen voor een:  Express Kredietlimiet Deze limiet komt overeen met het in uw contract opgenomen bedrag van de zelfbeoordelingsgrens voor onbenoemde debiteuren.  @rating Kredietlimiet Deze dekking is gelijk aan het bedrag verbonden aan de @rating van het bedrijf.  Kredietlimiet Indien de @rating voor u onvoldoende is, kunt u een hogere dekking aanvragen door een kredietlimiet van een hoger bedrag aan te vragen.


7

 TopLiner Kredietlimiet Het TopLiner product wordt zichtbaar wanneer er sprake is van sprake is van een geweigerd, een ingetrokken of een verlaagd kredietlimiet. (Afhankelijk van uw contractrechten)  Aanpassing van een bestaande kredietlimiet Op elk moment kunt u uw dekking aanpassen, bij voorbeeld door een hogere kredietlimiet aan te vragen. 1.2.2 Informatieproducten Met deze producten kunt u een aanvraag indienen voor een:  @rating Credit Opinion U kunt de @rating Credit Opinion aanvragen voor een van uw zakenpartners (prospect, debiteur, leverancier etc.). Deze credit opinion geeft u een indicatie van de kredietwaardigheid van het bedrijf: afhankelijk van uw contract is deze in- of exclusief monitoring.  Customised Credit Opinion Indien de @rating Credit Opinion voor u niet toereikend is, kunt u een Customised Credit Opinion aanvragen voor een specifiek bedrag.  CreditAlliance Business Report Een CreditAlliance business report is a ongewijzigd rapport, dat wil zeggen dat het u wordt geleverd zoals het door de plaatselijke informatiebron is geproduceerd, zonder verandering in de presentatie en met alle oorspronkelijke details: economische, financiële historische etc.  Debtor Risk Assessment: DRA De Debtor Risk Assessment (Debiteuren Risico Beoordeling) evalueert het individuele kredietrisico van een bedrijf. De DRA is het resultaat van verschillende risico analyse factoren zoals de financiële kracht, winstgevendheid, solvabiliteit, omgevingsfactoren, bedrijfsmanagement, enz. De schaal van de Debtor Risk Assessment loopt van 0 (in gebreke blijvende bedrijven) tot 10 (de beste beoordeling). Debtor Risk Assessment wordt afgekort tot DRA. 1.2.3 Onderdelen voor het beheer van uw contract Afhankelijk van uw contract, zijn de in Cofanet beschikbare basisonderdelen:  Portefeuillebeheer Online hebt u inzage in alle producten die u hebt aangevraagd en u kunt uw portefeuille sorteren en filteren.  Berichten U krijgt melding van alle offline genomen beslissingen, van alle aanpassingen van bestaande limieten of credit opinions en van de levering van CreditAlliance Business Reports.  Portefeuilleanalyse Hiermee hebt u uitgebreide inzage in uw portefeuille aan de hand van DRA (Debtor Risk Assessment). Ook wordt de geschiedenis van het gemiddelde kredietrisico voor ieder contract dat onder uw portefeuille valt weergegeven. 

Melding van achterstalligheid


8

U kunt vordering online achterstallig melden en het incasso aan ons overdragen.  Data exporteren Vanuit Cofanet kunt u uw portefeuille geheel of gedeeltelijk rechtstreeks downloaden naar uw computer. Dit kan worden gedaan door uw eigen modellen voor data export te definiëren, die kunnen worden opgeslagen en worden hergebruikt in Cofanet.  Importeren van gebruikersvelden U kunt uw details (zoals het referentienummer van de debiteur, uitstaand saldo etc.) importeren uit een dossier met betrekking tot bedrijven in uw portefeuille.  Volume-aanvraag U kunt producten aanvragen op een groep bedrijven door een bestand (CSV- of tekstformaat) te importeren in Cofanet.  Beheer van gebruikersvelden Hiermee kunt u de interne details met betrekking tot bedrijven in uw portefeuille invoeren of bijwerken.  Details van het contract U hebt toegang tot de Details van uw contract.


9

2. Toegang tot Cofanet Via de inlogpagina krijgt u toegang tot Cofanet. 2.1 Inloggen 2.1.1 Inlogcode Uw inlogcode wordt u verstrekt zodra u bent aangesloten op Cofanet. 2.1.2 Wachtwoord Zodra u bent aangesloten op Cofanet, wordt u tegelijk met uw inlogcode een eerste wachtwoord verstrekt. Zodra u zich voor de eerste maal aanmeldt bij Cofanet, dient u dit wachtwoord te veranderen in uw eigen wachtwoord. Daarna kunt u uw wachtwoord op elk tijdstip veranderen. Let op! Het wachtwoord dient uit precies 6 cijfers te bestaan (bijv. 497325) Wachtwoorden met opeenvolgende cijfers zijn niet toegestaan (bijv. 123456, 901234) Drie dezelfde cijfers achtereen zijn niet toegestaan (bijv. 122234) Wanneer drie gelijke cijfers in een wachtwoord worden gebruikt, dan moeten deze door twee andere cijfers van elkaar worden gescheiden (bijv. 122342). 2.1.3 Verbinding Klik op de ‘Bevestigen’ knop om verbinding te maken met Cofanet. Zodra de inlogcode en het wachtwoord zijn bevestigd door het systeem, gaat u naar de Beginpagina. 2.2 Account geblokkeerd en wachtwoord vergeten 2.2.1 Een nieuw wachtwoord aanvragen Indien u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u direct een nieuw wachtwoord aanvragen. Klik in het inlogscherm in het menu ‘Acties’ rechts op de keuze ‘Bent u uw wachtwoord vergeten?’


10

Er wordt een nieuw scherm geopend, waar u gevraagd wordt uw gebruikerscode in te geven:

Als beveiliging hebben wij een ‘captcha’ toegevoegd om te bepalen of een menselijke gebruiker om een nieuw wachtwoord vraagt. Indien de ‘captcha’ niet goed wordt overgenomen, krijgt u de melding dat de invoer fout was. U zult dan een nieuwe tekst verschijnen om over te nemen. Indien uw e-mailadres bekend is (voor het zenden van e-mails over aanpassingen in de portefeuille), zult u een e-mail ontvangen met de volgende inhoud: Beste [aanspreektitel] [voornaam] [achternaam] Op uw verzoek wordt u een nieuw wachtwoord uitgereikt. Uw nieuwe wachtwoord luidt: xxxxxxxx. Met vriendelijke groet E-mail parameters: Onderwerp: SM: Wachtwoord heruitreik Afzender: Coface Notification <[email protected]> Hierna volgt u dezelfde procedure als bij de eerste keer inloggen, zie 2.1.2. 2.2.2 Uw account deblokkeren Indien u drie maal achter elkaar een verkeerd wachtwoord ingeeft, wordt uw account geblokkeerd. U kunt het deblokkeren door de hierboven genoemde procedure te volgen. 2.3 Sessie Zodra u verbinding hebt met Cofanet, is een veilige sessie tot stand gebracht tussen uw computer en het Coface systeem. Om veiligheidsredenen wordt de sessie automatisch beëindigd na een inactiviteit van 30 minuten. Indien u weer toegang wenst tot Cofanet, kunt u op elke link van de open pagina klikken. U wordt dan verwezen naar in-log-pagina waar u uw user code en wachtwoord zult moeten invoeren.


11

2.4 Uitloggen Dit onderdeel bevindt zich in de rechter bovenhoek van het programma en maakt het u mogelijk veilig uit te loggen uit het programma. Zodra de verbinding is verbroken, wordt u weer verwezen naar de inlogpagina.


12

3. Het beheer van uw Cofanet aansluiting Zodra u bent ingelogd in het programma, hebt u toegang tot de hieronder beschreven onderdelen door erop te klikken in het menu bovenaan elke pagina van Cofanet. 3.1 Contactpersonen Toegankelijk via het “Help” menu, bevat deze pagina details over uw Coface contactpersonen. Indien u een probleem hebt met, of een vraag wilt stellen over het programma, kunt u ons benaderen via telefoon, fax of e-mail. 3.2 Contract 3.2.1 Details van het contract De Details van uw Coface contract zijn rechtsboven in uw scherm beschikbaar. Hierin staat ook uw contractnummer. 3.2.2 Wisselen van contract Indien u toegang hebt tot meer dan één contract, dan kunt u van contract wisselen om de desbetreffende portefeuille te beheren. Om van contract te wisselen:  Klikt u op de dropdown lijst die beschikbaar is in de rechter bovenhoek van het scherm en kiest u het contract, waarvoor u toegang wenst.  Of u gaat naar het “Contract” menu en kiest de optie “Selecteer uw contract”. Deze pagina geeft de lijst van beschikbare contracten weer alsmede een korte omschrijving van elk contract. U hoeft alleen maar het contract van uw keuze te kiezen en klikt dan op de actie “Apply contract”.  U kunt ook filters toepassen om een contract te vinden volgens diverse criteria. 3.3 Systeeminstellingen De onderdelen beschikbaar in de “Systeeminstellingen” pagina maken het mogelijk om Cofanet aan te passen aan uw eigen voorkeuren. Deze pagina is toegankelijk vanuit het menu “Instrumenten” en is onderverdeeld in 4 tabs.


13

3.3.1 Algemeen

Onder deze tab kunt u Cofanet inrichten door te definiëren:  Het aantal bedrijven dat wordt weergegeven op de pagina met zoekresultaten. Uit de drop down lijst kunt u kiezen uit: 5, 7, 10, 25 of 100 bedrijven.  Het aantal berichten dat wordt weergegeven per pagina. Uit de drop down lijst kunt u kiezen uit: 25, 50, 75, 100 berichten  De taal  Het contract dat standaard wordt weergegeven wanneer u Cofanet opent. Klik op “Wijzigingen opslaan” om uw keuzes te bevestigen. De wijzigingen worden onmiddellijk van kracht. 3.3.2 Uw voorkeursinstellingen

Hier kunt u uw voorkeuren voor het door u gekozen contract instellen:  De standaard startpagina na inloggen: o Bedrijven zoeken o Contract kiezen o Beginpagina o Berichten o Portefeuille


14

   



Standaard overzicht van de portefeuille: de beschikbare keuzelijst is afhankelijk van uw contract. De standaardweergave van de inhoud van de portefeuille (ja /nee) Het standaard geselecteerde land kan worden gekozen uit de dropdown lijst. Het gekozen land zal steeds verschijnen als u naar de zoekpagina gaat. Instelling berichtgeving van @rating credit opinion o De keuze bovengrens voor het aantal @rating credit opinions (X, NR, R, @, @@, @@@ of @@@@) o Aanpassingsmogelijkheid (Aflopend, Op- en aflopend of Oplopend) Instelling berichtgeving voor DRA beslissingen (indien opgenomen in uw contract) o De gewenste monitoring op DRA beslissingen instellen. o De bovengrens voor de DRA o Aanpassingsmogelijkheid (Aflopend, Op- en aflopend of Oplopend)

Klik op “Wijzigingen opslaan” om uw keuzes te bevestigen. De wijzigingen worden onmiddellijk van kracht. 3.3.3 Wachtwoord Een eerste wachtwoord wordt verstrekt wanneer u een Cofanet account hebt aangevraagd. Zodra u voor het eerst inlogt, dient u dit wachtwoord te wijzigen. U kunt uw wachtwoord vervolgens wijzigen op elk tijdstip dat u verbinding hebt met het programma. Het wachtwoord dient minimaal 8 en maximaal 50 tekens te bevatten. Wanneer u uw wachtwoord wijzigt dient het tweemaal te worden ingevoerd om invoerfouten te vermijden. U kunt geen gebruik maken van een van de 10 voorgaande wachtwoorden. Klik op “Wijzigingen opslaan” om de veranderingen te bevestigen. De wijzigingen worden onmiddellijk van kracht.

3.3.4 Uw persoonsgegevens Onder de laatste tab hebt u de mogelijkheid om uw persoonlijke gegevens bij te werken, zoals uw achternaam, voornaam, e-mail adres, telefoon- en faxnummer. Deze informatie wordt echter alleen weergegeven binnen Cofanet en wordt niet verwerkt in onze hoofdsystemen. De details over uw bedrijf komen uit ons hoofdsysteem en kunnen niet worden aangepast. Indien u deze informatie wenst te wijzigen, neemt u dan contact op met uw vaste contactpersoon binnen Coface. Klik op “Wijzigingen opslaan” om uw keuzes te bevestigen. De wijzigingen worden onmiddellijk van kracht. © Coface – Release 2.17

15

3.4 Landeninformatie (Engelstalig van coface.com) De uitgebreide Engelstalige landenbeoordelingen van Coface die u via de website gratis kunt raadplegen en downloaden zijn ook in Cofanet beschikbaar. In het menu ‘Instrumenten’ klikt u hiervoor op de menukeuze ‘Landeninformatie’. U zult worden doorgestuurd naar de website van Coface. 3.5 Demo Deze online demo is beschikbaar via het “Help” menu. Het is een weergave van de belangrijke onderdelen en voordelen van Cofanet. Deze demo wordt automatisch vertoond maar u kunt hem op elk moment stoppen of terugkeren naar een bepaalde pagina. 3.6 Handleiding De online helpfunctie geeft u gedetailleerd inzage in de verschillende producten en onderdelen van Cofanet. U kunt deze online inzien, downloaden of afdrukken. Op iedere pagina kunt u de helpfunctie oproepen door rechtsboven in het scherm te klikken op het

icoontje.

3.7 Huidige versie De “Huidige versie” optie in het “Help” menu geeft de Details van de huidige versie van Cofanet.


16

4. Een bedrijf zoeken U hebt toegang tot deze functie door te klikken op “Zoek” in de menubalk. Hiermee kunt u bedrijven zoeken aan de hand van de verschillende criteria, zoals hieronder beschreven. Het scherm is verdeeld in verschillende onderdelen en invulvelden, waardoor u specifieke zoekcriteria kunt gebruiken. Op de linkerkant van het scherm kunt u op naam en adres zoeken, terwijl u rechts op het scherm met specifieke registratienummers kunt zoeken. 4.1 Zoeken op bedrijfsnaam Bij het voor de eerste keer zoeken naar een bedrijf dient u de volgende details van het bedrijf in te voeren:

 

Het land (het land dat standaard verschijnt, kan worden gespecificeerd in uw voorkeursinstellingen via het “Instrumenten” menu) De gehele of gedeeltelijke naam van het bedrijf.

Andere optionele velden:  Plaats  Postcode  Adres  Postcode Om het bedrijf te vinden, waar u naar zoekt, is het in de meeste gevallen voldoende om de naam van het bedrijf in te voeren. Aanvullende zoekopties:  Om niet alleen hoofdvestigingen in uw zoekresultaten te krijgen, kunt u het selectievakje “Alleen hoofdvestiging” uitvinken. Hiermee zult u meer zoekresultaten krijgen.  Wanneer u niet exact weet hoe de naam van het bedrijf wordt geschreven, dan kunt u het selectievakje “Fonetisch zoeken” aanvinken.


17

Klik op de “Zoek” knop om met zoeken te beginnen; u ziet dan een nieuw scherm met uw zoekresultaten. 4.2 Zoeken op registratienummers Deze functie maakt het mogelijk te zoeken op verschillende registratienummers. 4.2.1 Zoeken op EASY nummer Het EASY nummer is een 14-cijferig nummer voor de hoofdvestiging en een 19-cijferig nummer voor de nevenvestiging. Het is niet nodig de extra nullen in te geven: het veld zal automatisch worden aangevuld indien u minder dan de benodigde cijfers ingeeft. Klik op “Zoek” om het zoeken te starten. 4.2.2 Zoeken op wettelijk registratienummer  Selecteer eerst het juiste land  Selecteer vervolgens het type registratienummer waarop u wilt zoeken; bepaalde landen hebben meer dan één wettelijk registratienummer  Geef het nummer van het bedrijf dat u zoekt in  Klik op “Zoek” om de zoekopdracht te starten. 4.2.3 Zoeken op Coface referentie Het Coface referentienummer (ook bekend als CRS nummer) bestaat uit een 3-cijferig nummer voor het land en een 6-cijferig nummer voor het bedrijf.  Selecteer eerste het juiste land. Het juiste nummer voor het land zal al worden getoond.  Geef vervolgens het nummer in voor het bedrijf  Klik op “Zoek” om de zoekopdracht te starten. 4.3 Zoeken op manager of telefoonnummer Het zoeken op manager of telefoonnummer is alleen beschikbaar wanneer u bedrijven in Frankrijk zoekt. Hierdoor is het niet mogelijk een land te selecteren voor deze optie. 4.3.1 Naam Manager Het veld “Achternaam Manager” is verplicht. De volgende velden zijn optioneel:  Voornaam van de manager.  Geboortedatum: het formaat is jjjj/mm/dd. Hierbij is het jaar verplicht. Klik op de “Zoek” knop om met zoeken te beginnen; u ziet dan een nieuw scherm met uw zoekresultaten. Ook kunt u hier de aanvullende zoekopties: “Alleen hoofdvestiging” en “Fonetisch zoeken” gebruiken, zie 4.1. Klik op “Zoek” om de zoekopdracht te starten. De resultaten zullen in een nieuw venster worden getoond.


18

4.4 Zoekresultaten Op deze pagina zult u de resultaten vinden van het zoeken naar een bedrijf. De zoekmachine zal een lijst van bedrijven tonen die voldoen aan uw criteria. Van elk gevonden bedrijf worden de volgende velden weergegeven:  Naam bedrijf  Bedrijfsactiviteit (code en beschrijving)  Adres bedrijf  Soort vestiging (hoofdvestiging of nevenvestiging): nevenvestigingen worden onder de hoofdvestiging weergegeven Indien het door u gezochte bedrijf wordt vermeld op de door de zoekmachine verstrekte lijst, klik dan op de naam van het bedrijf voor verdere details. Indien het bedrijf niet wordt vermeld op de door de zoekmachine verstrekte lijst, klik dan op de link “Verfijn uw zoekopdracht” onderaan het scherm of klik op de link “Uitgebreid zoeken” in de box “Zoekacties”. Deze optie is niet beschikbaar voor het zoeken naar bedrijven in Frankrijk, omdat de eerste zoekmethode al een uitgebreide is. Wilt u doorgaan met zoeken, dan wordt een volgende groep bedrijven weergegeven op de pagina:  Indien het gezochte bedrijf wordt vermeld in de zoekresultaten, klik dan op de naam van het bedrijf voor verdere details.  Indien het door u gezochte bedrijf niet wordt vermeld in de zoekresultaten, klik dan op de link “Create company” die kan worden gevonden onderaan het scherm of in de box “Zoek Actie”. Een nieuw scherm maakt het u mogelijk het bedrijf in te voeren in onze database.  Of u kunt proberen het bedrijf te zoeken met andere criteria door terug te gaan naar de “Zoek bedrijf” pagina, door de link “Zoeken aanpassen” in het menu “Acties” rechts op uw scherm te klikken. 4.4.1 Multi-contract zoeken Vanuit het “Zoekresultaat” scherm kunt u naar “Multi-contract” zoeken. Hiermee kunt u de huidige producten inzien voor het gevonden bedrijf voor alle contracten onder uw account. 4.5 Toevoegen van een bedrijf Dit scherm verschijnt na het klikken op de link “Bedrijf toevoegen” in het menu Acties rechts in het scherm met de zoekresultaten. Op deze pagina kunt u de details invoeren van het bedrijf dat u niet kon vinden in onze database.


19

4.5.1 Details invoeren

De volgende velden zijn nodig voor ons onderzoek naar het bedrijf:  Land  Naam bedrijf  Stad  Adres  Postcode Om uw aanvraag efficiënt te behandelen is het ten zeerste aanbevolen dat u ons ook de volgende gegevens verstrekt:  Het telefoonnummer  Het faxnummer  Het wettelijk registratienummer Na het invoeren van de details klikt u op « Toevoegen» om het gewenste product aan te vragen. U dient een product aan te vragen om het bedrijf te laten opnemen in onze database. 4.5.2 Aanvraag van een product Het scherm “Bedrijfsdetails” geeft de informatie weer die u zojuist hebt ingevoerd. Hier kunt u een van de volgende producten uit het menu aan de linkerkant aanvragen (afhankelijk van uw contract):  (@rating) Kredietlimiet  Express kredietlimiet  DRA  CreditAlliance Business Report U krijgt een melding van het resultaat van uw aanvraag door een bericht op uw Cofanet Beginpagina en op de Berichten pagina.


20

5. Portefeuille – Overzicht van bedrijven 5.1 Weergave op het beeldscherm Dit scherm is opgedeeld in 3 onderdelen:  Filter  Overzicht van bedrijven  Acties

5.2 Overzichten Afhankelijk van uw contract bij Coface hebt u toegang tot een aantal overzichten van uw portefeuille:  Informatie  Kredietverzekering  Incasso  Alle activiteiten Een overzicht stelt u in staat uw portefeuille te filteren per business line zodat slechts producten die daaraan voldoen worden weergegeven (dat wil zeggen: als “Informatie” is geselecteerd, worden slechts Informatieproducten weergegeven). Er is ook een aantal speciaal gedefinieerde filters, functies en acties beschikbaar voor elk overzicht. N.B.: indien uw contract slechts een product kent (bijvoorbeeld “Kredietverzekering”), dan is de functie “Overzichten” niet beschikbaar. 5.3 Filters U kunt de verstrekte filters gebruiken om het overzicht van uw portefeuille te optimaliseren. Deze zijn afgestemd op het door u gekozen overzicht, zodat het “Kredietverzekering” overzicht iets andere filters heft dan het overzicht voor “Informatie” of “Incasso” De volgende filters zijn beschikbaar voor alle overzichten:  Land  Naam bedrijf  Wettelijk registratienummer © Coface – Release 2.17

21

      

Uw bedrijfsdetails Uitstaand saldo WAP Product Waarde Status Datum

In het overzicht “Kredietverzekering” en “alle activiteiten” is de volgende aanvullende filter beschikbaar:  DRA U kunt filters niet combineren, dat betekent dat wanneer u bijvoorbeeld filtert op land en daarna op product, het resultaat alleen bedrijven zijn voor het gespecificeerde product, maar voor alle landen. Om de filter te verwijderen, klikt u op de link “Reset filter” die u onder de filterbox ziet. Vervolgens zal de complete lijst met de bedrijven in uw portefeuille worden weergegeven. 5.3.1 Filter op land De portefeuille geeft standaard alle bedrijven in alle landen weer. De drop down lijst bevat alle landen waarop u een product hebt aangevraagd; om een overzicht te hebben van een bepaald land, selecteert u dit uit de lijst en klikt u op de “Filter” knop. 5.3.2 Filter op naam van bedrijf Deze optie maakt het u mogelijk een specifieke debiteur in uw portefeuille te vinden door er naar te zoeken aan de hand van de naam. Om op bedrijfsnaam te filteren dient u eerst in het drop down menu te kiezen uit de criteria “gelijk aan”, “begint met” of “zoals”. In het vrije tekstveld voert u vervolgens de (gedeeltelijke) bedrijfsnaam in en klikt u op de “Filter” knop. 5.3.3 Filter op wettelijk registratienummer Hiermee kunt u een bedrijf zoeken met gebruik van de wettelijke referentie. 1. Selecteer een land 2. Selecteer een soort wettelijke referentie 3. Voer het wettelijk registratienummer in 4. Klik op de “Filter” knop 5.3.4 Filter op uw bedrijfsdetails Hiermee kunt u de portefeuille filteren met gebruik van uw eigen Bedrijfsdetails. Standaard zijn er 2 gebruikersvelden beschikbaar: “Uitstaand saldo” en “Dossiernummer debiteur”. U kunt echter maximaal 5 extra gebruikersvelden aanmaken die dan als filter kunnen worden gebruikt. 1. Selecteer een gebruikersveld uit de lijst 2. Indien per bedrag wordt gefilterd, selecteer de operator (<=, >=, <, >, =) 3. Voer de waarde of de letters in waarop u wilt filteren 4. Klik op de “Filter” knop


22

5.3.5 Filter op uitstaand saldo Hiermee kunt u bedrijven filteren op hun uitstaand saldo, dat u zelf hebt ingegeven. Geef het minimum en maximum uitstaand saldo in waarop u wilt filteren en klik op de “Filter” knop. 5.3.6 Filter op DRA Wanneer u een kredietverzekeringscontract hebt kunt u filteren op deze optie, waarmee u bedrijven kunt filteren op hun DRA. U kunt filteren op DRA, door in de drop down lijst een waarde tussen 1 en 10 te klikken. Klik op de “Filter” knop om de filter toe te passen. 5.3.7 Filter op product Hiermee kunt u de portefeuille filteren om de bedrijven met een bepaald product weer te geven, bijvoorbeeld @rating Kredietlimiet, Express Kredietlimiet. U hoeft slechts een product te kiezen uit de drop down lijst en klikken op de “Filter” knop. 5.3.8 Filter op waarde Hiermee kunt u bedrijven filteren op bepaalde bedragen of met gebruik van @ratings. 5.3.8.1 Filteren op bedrag Deze filter is beschikbaar voor de volgende producten:  Kredietlimiet 1. Selecteer een product uit de lijst. 2. Vermeld de waarden waarop u wilt filteren in de “Vanaf” en “tot” velden. 3. Klik op de “Filter” knop. 5.3.8.2 Filteren op @rating Deze filter is beschikbaar voor de volgende producten:  @rating Kredietlimiet  @rating Credit Opinion 1. Selecteer een product uit de lijst 2. Kies de @rating waarde waarmee u wilt filteren 3. Klik op de “Filter” knop 5.3.9 Filter op status Hiermee kunt u de bedrijven filteren aan de hand van hun status. De status is afhankelijk van het product:  (@rating) Kredietlimiet en Credit Opinion: o beëindigd o afgeleverd – niet gelezen o ingetrokken o vervallen o gesloten o geweigerd © Coface – Release 2.17

23

 

o afgewezen o in behandeling o vastgesteld o afgeleverd – gelezen o geopend Informatierapport: o Geleverd/Gelezen o Geleverd/Niet gelezen DRA: o open o gesloten

Klik op de “Filter” knop. 5.3.10 Filter op datum Hiermee kunt u de bedrijven filteren op datum. 1. Selecteer de soort datum uit de weergegeven lijst:  Datum van aanvraag  Geldig vanaf  Einddatum 2. Voer de “Vanaf” datum en de “tot” datum in 3. Klik op de “Filter” knop 5.4 Overzicht van bedrijven Het overzicht van bedrijven wordt weergegeven in de vorm van een tabel met kolommen die variëren afhankelijk van het geselecteerde overzicht. Boven deze tabel ziet u weergegeven het totaal aantal bedrijven op de pagina en het totaal aantal bedrijven in de portefeuille; indien een filter wordt gebruikt, wordt het aantal gefilterde bedrijven weergegeven. Het aantal per pagina weergegeven bedrijven kan worden aangepast in het “Opties” menu. Elk bedrijf wordt weergegeven op één regel en kan met een of meer producten verbonden zijn. Standaard worden de volgende kolommen weergegeven:  Naam bedrijf: bevat de naam van het bedrijf en het adres. Als u uw cursor over de vlag beweegt zal de naam van het land verschijnen.  Wettelijk registratienummer: toont de naam en kenteken van de referentie  Uw referentie: dit is uw interne referentienummer voor het bedrijf  DRA  Product : de naam van het product  Waarde: ofwel een @rating of een bedrag  Status : de status van het product (vastgesteld, in behandeling, geweigerd, …)  Datum : datum van de beslissing of de aanvraag Wanneer u een kredietverzekeringscontract hebt dan wordt de kolom “DRA” weergegeven. Hebt u een @rating Service contract, dan wordt de kolom “Uitstaand saldo” weergegeven. 5.5 Sorteerfunctie Standaard wordt de portefeuille gesorteerd in chronologische volgorde van meest recent tot oudst. © Coface – Release 2.17

24

U kunt de portefeuille ook sorteren door op één van de volgende kolomtitels te klikken:  Naam van het bedrijf: bedrijven worden alfabetisch gesorteerd  Wettelijk registratienummer: bedrijven worden in oplopende volgorde van nummer gesorteerd  Datum : keert terug naar de standaard volgorde 5.6 Navigatie Om heen en weer te gaan tussen pagina’s in de portefeuille klikt u op de pijlen en nummers boven en onder de lijst van bedrijven:

Klik op de:  Linker pijl om naar de vorige pagina te gaan  Rechter pijl om naar de volgende pagina te gaan  Een nummer om naar een bepaalde pagina te gaan 5.7 Acties De acties zijn kortere routes naar specifieke functies. De beschikbare acties zijn afhankelijk van het gekozen overzicht en het soort contract dat u hebt. Vanuit het “Kredietverzekering” overzicht vindt u de volgende links:  Melding van niet-betaling bij zelfbeoordeling: hiermee kunt u een eerste achterstalligheid melden van een onbenoemde debiteur  Follow-up bij claims: hier kunt u de meldingen van niet-betaling bijwerken.


25

6. Details van bedrijf Om de pagina « Details van bedrijf » in te zien klikt u op de naam van het bedrijf op een van de volgende pagina’s:  “Zoekresultaten”,  “Overzicht van bedrijven”  “Berichten”. Het scherm Details van bedrijf is verdeeld in 2 delen:  Aan de linkerkant: een menu met de lijst van beschikbare producten (deze varieert , afhankelijk van uw contract).  Midden op de pagina: deze informatie is afhankelijk van het door u geselecteerde product.. 6.1 Samenvatting De volgende boxen worden weergegeven:  Bedrijf: details van het bedrijf, naam, adres, referentie etc.  Afgenomen diensten: producten aangevraagd met betrekking tot dit bedrijf  DRA  @rating Credit Opinion: @rating van het bedrijf  Renewal: hier hebt u de mogelijkheid debiteuren te verwijderen uit uw portefeuille per verlengingsdatum van het contract.  Bedrijfsdetails: uw gebruikersvelden voor het bedrijf  Acties Voor toegang tot het product klikt u op de naam van het product, ofwel in het menu aan de linkerkant, of in de box “Aangevraagd(e) Product(en)”. 6.2 @rating Kredietlimiet / Kredietlimiet 6.2.1 Eerste kredietlimietaanvraag Om een kredietlimiet aan te vragen op een bedrijf klikt u op de “Kredietlimiet” link in het menu aan de linkerkant. Een link “Aanvragen van kredietlimiet” wordt dan weergegeven in de box “Acties met product”. Klik hierop om een kredietlimiet aan te vragen. Twee scenario’s zijn dan mogelijk: 

U ontvangt onmiddellijk een @rating Kredietlimiet. Indien deze onvoldoende is en u dekking nodig hebt voor een hoger bedrag, kunt u een kredietlimiet aanvragen door te klikken op de link “Wijzigen in een kredietlimiet” in de box “Acties met product”. U kunt hier ook een bevestiging per fax aanvragen of de @rating Kredietlimiet beëindigen.



Of, als wij niet in staat zijn u een @rating Kredietlimiet te geven, zult u een kredietlimiet moeten aanvragen om gedekt te zijn. Zodra uw kredietlimietaanvraag is ingediend, wordt het verzonden aan de afdeling risicoacceptatie van Coface, waar


26

de aanvraag wordt behandeld. Wij zullen u onze beslissing mededelen: o Via het “Berichten” scherm van Cofanet o Per fax, per post of per e-mail (afhankelijk van het door u gekozen medium voor uw contract) o Op de portefeuille pagina, waar de status van de aanvraag wordt bijgewerkt o Op het scherm “Details van bedrijf” wordt de box “Aangevraagd(e) Product(en)” bijgewerkt met de nieuwe status van de kredietlimiet. 6.2.2 Details van de kredietlimiet Voor toegang tot het scherm met alle details van de geldende kredietlimiet:  Vanuit de portefeuille, klik op de naam van het product in de “Product” kolom  Vanuit het scherm “Details van het geselecteerde bedrijf”, klik op de naam van het product in het menu aan de linkerkant of in de box “Afgenomen Diensten”. Eenmaal op de pagina met details van het product wordt de volgende informatie met betrekking tot de kredietlimiet weergegeven:  Met betrekking tot @rating Kredietlimieten: o Status van de kredietlimiet o Beslissingsdatum o Referentienummer aanvraag o De afgegeven @rating o Bedrag dat overeenkomst met de @rating o Datum van aanvraag o Geldig vanaf o Einddatum o Referentie debiteur  Met betrekking tot kredietlimieten: o Status van de kredietlimiet o Beslissingsdatum o Referentienummer aanvraag o Gevraagd bedrag o Vastgesteld bedrag o Datum van aanvraag o Geldig vanaf o Einddatum o Betalingsvoorwaarden (standaard conform gedefinieerd in het contract) o Soort risico o Garantie (optioneel) o Naam van de risico-acceptant (optioneel) o Commentaar van de acceptant (optioneel) o Referentie debiteur Bepaalde kredietlimieten kunnen verschillende vastgestelde bedragen met specifieke datums hebben waartussen deze bedragen geldig zijn. Deze kredietlimieten zijn gesplitst in periodes en worden weergegeven in een tabel met het vastgestelde bedrag van de kredietlimiet, de datum vanaf wanneer de kredietlimiet geldig is en de einddatum van iedere periode.


27

De onderste box “Acties” geeft u toegang tot de voor het product beschikbare functies:  Voor @rating Krediet limieten: o Wijzigen in een kredietlimiet: indien u een bepaald bedrag wilt aanvragen o Intrekken van dekking: de @rating Kredietlimiet beëindigen  Voor kredietlimieten: o Wijzigen: indien u een hoger/lager bedrag wenst o Wijzigen in een @rating Kredietlimiet o Beëindigen: de kredietlimiet beëindigen N.B.: sommige kredietlimieten hebben tijdelijk geldig bedrag of een einddatum. In die gevallen krijgt u een melding via het “Berichten” scherm, wanneer het tijdelijk geldig bedrag vervalt of wanneer de kredietlimiet afloopt. 6.2.3 Aanpassen van de kredietlimiet U hebt de optie om dekking te krijgen voor een hoger bedrag. Bij een kredietlimietaanvraag zijn de volgende velden verplicht:  Bedrag: het bedrag waarvoor u dekking wenst  Betalingsvoorwaarden Optionele velden:  Minimumbedrag  Eventuele garant (EASY-nummer): het nummer van 10 posities moet een Coface dossiernummer zijn dat als volgt wordt ingevoerd: o Coface landennummer: 3 posities o Vervolgens een spatie o Vervolgens het Coface nummer: 6 posities Indien u het nummer van de garant wilt weten kunt u de eerder beschreven Zoekfunctie gebruiken.  Referentie voor het bedrijf (uw ref.): dit veld wordt ook gebruikt voor het dossiernummer van de debiteur (gebruikersveld)  Opdracht referentie  Opmerking 6.2.4 Omzetting van de kredietlimiet Op ieder gewenst moment is het mogelijk een @rating kredietlimiet om te zetten in een kredietlimiet of omgekeerd. Deze opties zijn beschikbaar in de box “Acties”. 6.2.5 Beëindigen van een kredietlimiet Ongeacht of u een kredietlimiet of een @rating kredietlimiet hebt aangevraagd, u kunt deze op ieder gewenst moment beëindigen. Ga hiervoor naar het scherm “Beheer van bedrijfsdetails” en klik in de box “Acties” op de link “Annuleren”. Als de kredietlimiet is beëindigd blijft het bedrijf nog 2 jaar in de portefeuille. Hiermee kunt u een melding van niet-betaling doen op het desbetreffende bedrijf, ook wanneer de kredietlimiet door uw is beëindigd. 6.2.6 Bijwerken van de kredietlimiet In geval van bijwerken door Coface van:  beslissingen of aanpassingen van kredietlimieten  aanpassingen van @rating kredietlimieten


28

krijgt u automatisch een melding in het Berichten scherm van Cofanet en per fax, post of email (afhankelijk van uw keuze) indien het een verlaging van de kredietlimiet betreft. N.B.: wanneer een kredietlimiet is vastgesteld zal deze altijd in de plaats komen van een @rating Credit Opinion. Wanneer de @rating Credit Opinion hoger wordt dan de vastgestelde kredietlimiet, kunt u een kredietlimiet aanvragen voor het bedrag dat overeenkomt met de nieuwe @rating of de kredietlimiet omzetten in een @rating kredietlimiet. 6.2.7 Historie van de kredietlimiet De historie van de dekking op een bedrijf is toegankelijk met het menu aan de linkerkant van het scherm: een nieuwe pagina met een lijst van alle vorige kredietlimieten of @rating kredietlimieten die u hebt gehad, zal worden getoond. 6.2.8 Melding van niet-betaling Om een Melding van niet-betaling in te dienen klikt u op de optie “Melding van niet betaling” beschikbaar in de “Portefeuille” menubalk. Op deze pagina wordt u geleid langs alle stappen die u moet nemen en u vindt een link om Coface een melding van niet-betaling in te dienen. 6.3 TopLiner Dekking De TopLiner Dekking is een product gericht op het completeren van het verzekeringsaanbod. De belangrijkste functies zijn:  Aanvullende garanties verbonden aan de standaardpolisvoorwaarden  Kenmerken zijn gelijk aan klassieke kredietlimieten  Flexibiliteit in bedrag en geldigheidsduur  Deskundige prijsstelling die de kwaliteit van het risico weergeeft.  Online aanvragen in Cofanet 6.3.1 Menu Indien de TopLiner Dekking beschikbaar is voor uw contract, dan zal de link om dit aan te vragen verschijnen in de productlijst links op het scherm bedrijfsdetails. 6.3.2 Algemene regels De TopLiner Dekking is beschikbaar wanneer er sprake is van een geweigerd, een ingetrokken of een verlaagd kredietlimiet op een debiteur en wanneer dit product is opgenomen ins uw contract. Wanneer TopLiner Dekking wordt aangevraagd, dan is uitsluitend de actie ‘update’ beschikbaar voor het TopLiner product in Cofanet. De basis kredietlimiet is onafhankelijk van het TopLiner product, het kan worden geannuleerd, verlaagd, maar het kan niet worden omgezet naar een @rating kredietlimiet.


29

6.3.3 TopLiner Dekking aanvragen TopLiner Dekking kan alleen worden aangevraagd wanneer de gebruiker hiertoe rechten heeft. Iedere TopLiner Dekking is gelinkt aan een in beginsel, geweigerd, ingetrokken of verlaagd kredietlimiet. Wanneer u in scherm met de details van de afgewezen kredietlimiet bent, klikt u links in het menu Verzekering op de optie ‘TopLiner Dekking’. Vervolgens klikt u in het kader ‘Acties met dit Product’ onderin het scherm op de keuze ‘Bestellen’.

In het vervolgscherm ziet u allereerst de huidige status van de kredietlimiet.


30

Daarnaast hebt u twee vrije tekst velden:  Gewenste TopLiner Dekking: vul hier het gewenste bedrag in. De valuta van de TopLiner Dekking is gelijk aan die van de initiële kredietlimiet.  De geldigheid van de TopLiner Dekking moet tussen 30 en 90 dagen liggen. Nadat u de velden hebt ingevuld klikt u op ‘Bevestigen’. Het bevestigen van de bestelling lanceert een eerste controle op de twee ingevulde tekstvakken alvorens deze wordt verzonden:  Het gevraagde bedrag: minimum en maximum waarden worden gecontroleerd. Indien het gevraagde aanvullende bedrag niet ligt tussen deze waarden, dan zal de aanvraag niet worden verzonden en zal een waarschuwing op uw scherm verschijnen. Dit veld is verplicht.  De minimale geldigheidsduur van het product moet tussen de 30 en 90 dagen liggen. Als de ingevulde geldigheidsduur niet voldoet aan deze waarden dan zal de aanvraag niet worden verzonden en zal een waarschuwing op uw scherm verschijnen. Dit veld is verplicht. Na deze controle verschijnt een pop-up venster, waarin u ons aanbod ziet voor een TopLiner Dekking, met de geldigheidsduur in dagen, het af te geven dekkingsbedrag en de dienovereenkomstige premie. Wanneer dit akkoord is dan klikt u op ‘Aanvaarden’. U kunt de aanvraag ook wijzigen door op ‘Nieuwe aanvraag’ te klikken, of u kunt het aanbod afwijzen door op ‘Niet akkoord’ te klikken.


31

Indien een TopLiner Dekking wordt afgewezen, dan wordt een pop-up weergegeven met:  Een bericht: “De aanvullende garantie TopLiner Dekking is niet mogelijk voor deze debiteur”  Een bevestigingsbutton “ok”. Wanneer de gebruiker deze stap bevestigt, wordt hij doorgestuurd naar de pagina bedrijfsdetails. 6.3.4 Pagina’s Productdetails en Bedrijfsdetails Zie het hoofdstuk gewijd aan de details van een kredietlimiet. 6.3.5 TopLiner Historie In de TopLiner productdetails kunt u onderin het scherm in het kader ‘Acties met Product’ de historie opvragen van alle TopLiner Dekkingen die u op de desbetreffende debiteur hebt besteld. De volgende gegevens worden in een tabel weergegeven:  De datum van aanvraag  Het aangevraagde bedrag  Het vastgestelde bedrag  De status van de beslissing  De geldigheidsduur  De TopLiner premie De TopLiner historie is beschikbaar zodra u een TopLiner aanvraag hebt gedaan, ongeacht de status van de beslissingen en dekkingen over een periode van 2 jaar. U kunt de TopLiner historie afdrukken, maar niet exportern. 6.3.6 Melding 5 dagen voor het einde van de TopLiner dekkingsperiode, ontvangt u een melding in uw Cofanet mailbox met de tekst “De geldigheid van uw TopLiner Dekking zal eindigen op dd/mm/jjjj”. 6.4 Express Kredietlimiet De Express Kredietlimiet Limit geeft u dekking op een bedrijf tot de grens en het gedekt percentage vermeld in uw contract (de beschikbaarheid van dit product is afhankelijk van uw contract). Dit product is beschikbaar in het scherm “Details van het geselecteerde bedrijf” door te klikken op de “Express Kredietlimiet” link in het menu aan de linkerkant. De beschikbare acties voor dit product via de box “Acties” box zijn:  het aanvragen van een Express Kredietlimiet: alleen beschikbaar als er op het geselecteerde bedrijf nog geen andere kredietlimiet is vastgesteld  het omzetten in een @rating Kredietlimiet: beschikbaar voor vastgestelde of geweigerde kredietlimieten  het wissen van een Express Kredietlimiet: alleen beschikbaar voor vastgestelde kredietlimieten De historie van de kredietlimieten is toegankelijk via het menu aan de linkerkant. N.B.: als een Express Kredietlimiet is geweigerd kunt u pas na een jaar voor het bedrijf een nieuwe kredietlimiet aanvragen.


32

6.5 @rating Credit Opinion 6.5.1 Omschrijving van de @rating Credit Opinion Het @rating product van Coface is de eerste wereldwijde informatie-, rating- en verzekeringsoplossing voor handelsrisico’s. De @rating Credit Opinion biedt een onmiddellijke beoordeling van de risico’s verbonden aan het niet betalen van een handelsvordering. 5 ratingniveaus beoordelen betrouwbare bedrijven en maken u duidelijk welk risiconiveau kan worden geaccepteerd op een bepaald bedrijf. De waarden van de @ratings zijn opgenomen in uw contract en kunt u opvragen in de “Contractdetails” in het “Contract” menu; ervan uitgaande dat deze optie is geactiveerd voor uw Cofanet account. Hoe vertaalt u de @ratings? @rating is ontworpen om te beoordelen of een bedrijf in staat is zijn handelsvorderingen te betalen. Het geeft een helder oordeel met gebruik van 7 classificaties:  @@@@: stemt overeen met een bedrijf met een @rating Quality Label waarop wij een kredietlimiet kunnen vaststellen voor een hoger bedrag dan de @@@@ waarde. Het geeft de hoogste waardering weer en het beste vermogen om handelsvorderingen op tijd te betalen.  @@@: geeft een betere credit rating aan en een groter vermogen om handelsvorderingen op tijd te betalen.  @@: geeft een goede credit rating aan en voldoende vermogen om handelsvorderingen op tijd te betalen. Echter de marge van veiligheid is niet zo groot als in het geval van de beste credit rating.  @: geeft een redelijke credit rating aan met een behoorlijk vermogen om schulden te betalen.  R: geeft aan dat een minimale rating is vastgesteld.  NR: er is geen rating vastgesteld. Wij hebben onvoldoende relevante informatie om een @rating af te geven. Om gedekt te zijn dient u een kredietlimiet aan te vragen.  X: geeft een element van zwakte aan. 6.5.2 Aanvragen van een @rating Credit Opinion De @rating Credit Opinion kan worden aangevraagd door te klikken op de “@rating Credit Opinion” link in het menu aan de linkerkant. Zodra u op de pagina met product details bent, klikt u op de link “Request an @rating credit opinion” beschikbaar in de “Actions on product” box. Het bevestigingsscherm geeft de beslissingsdatum weer en de @rating. Echter, indien Coface u geen @rating Credit Opinion kan geven, zullen wij informatie inwinnen en zodra een @rating Credit Opinion beschikbaar is, wordt dat u gemeld op het “Berichten” scherm. 6.5.3 Inzien van de @rating Credit Opinion Indien de @rating Credit Opinion is aangevraagd op een bedrijf, wordt de @rating is getoond op de volgende schermen:  Portefeuille: in de kolom “Positie”  Details van bedrijf: in de box “Product(s) requested” en in de box “@rating Credit Opinion” box  Details @rating Credit Opinion: u vindt hier de beslissingsdatum en de geldigheidsdatum alsmede de @rating © Coface – Release 2.17

33

6.5.4. @rating Credit Opinion met monitoring Afhankelijk van uw contract met Coface, kunt u de optie hebben van monitoring van de @rating Credit Opinion van een bedrijf. Via het “Berichten” scherm ontvangt u dan elke aanpassing van de @ratings; nieuwe @ratings worden automatisch in uw portefeuille bijgewerkt. Het is ook mogelijk om op elk moment de monitoring van de @rating te beëindigen (en weer op te starten) door gebruik te maken van de opties beschikbaar in de box “Acties voor product”. 6.6 DRA: Debtor Risk Assessment De DRA geeft de kredietwaardigheid van bedrijven weer over een periode van 12 maanden. Het voorspelt de overlevingskansen van een bedrijf. Het risico van in gebreke blijven (default) wordt weergegeven op een schaal van 1 tot 10, waarbij ieder cijfer van de 10 niveaus staat voor de kans op wanbetaling. Alle relevante factoren worden gewogen met een objectieve en krachtige DRA als resultaat. De DRA is het resultaat van statistische methodes die zichzelf hebben bewezen, de beoordeling door risicoanalisten en externe experts. De DRA is verdeeld in de volgende categorieën: 0 = Faillissement 1 tot 3 = Hoog Risico 4 tot 6 = Gemiddeld Risico 7 tot 10 = Laag Risico De DRA wordt automatisch aangepast wanneer wij nieuwe relevante informatie aan onze database toevoegen. 6.6.1. Een DRA bestellen op een informatiecontract De DRA kan worden aangevraagd door te klikken op DRA in het menu links op uw scherm. U komt vervolgens in de detailpagina, waar u op de link “DRA aanvragen” kunt klikken die beschikbaar is in het kader “Acties voor dit product”. Het bevestigingsscherm geeft de datum van de beslissing van de DRA weer. In geval waar Coface niet in staat is om direct een DRA af te geven, zullen wij een audit op het desbetreffende bedrijf uitvoeren en zult u over onze beslissing worden geïnformeerd middels een bericht in uw Cofanet mailbox. Wanneer u reeds een DRA hebt op het desbetreffende bedrijf: dan zal de afgegeven DRA en de beslissingsdatum als herinnering worden weergegeven. Indien nodig kunt u een nieuwe DRA aanvragen. 6.6.2 DRA voor een kredietverzekeringscontract De DRA wordt weergegeven als een toevoeging bij de beslissing voor alle debiteuren waarvoor u een kredietlimietbeslissing hebt (vastgesteld of geweigerd). De DRA die wordt weergegeven hangt samen met de afgegeven beslissing: DRA van de debiteur of DRA van de waarborg (indien het een beslissing met garantie betreft) of Landenscore (wanneer de beslissing is afgegeven onder politiek risico) © Coface – Release 2.17

34

Wanneer u in het bezit bent van informatie of documenten die ons kunnen helpen om de DRA op één van onze DRA-debiteuren, dan kunt u contact met ons opnemen via Cofanet.


35

7. Historie aanvragen Onder de tab “Portefeuille’ is de menukeuze “Historie aanvragen” beschikbaar. Hiermee opent u een aanvragenlijst van alle aanvragen in uw portefeuille, ongeacht product of status. 7.1 Filters Met het bovenste gedeelte van het scherm kunt u filters toepassen. In hoofdstuk 5.3 komen de Portefeuille filters uitgebreid aan de orde. De hieronder genoemde filters dienen op gelijke wijze te worden toegepast:  Land  Naam bedrijf  Wettelijk registratienummer  Verzoek identificatie  Uw bedrijfsdetails  Product  Datum  Status  Gebruikers ID 7.2 Sorteren Het onderste deel van het scherm is een tabel. In deze tabel kunt u de kolommen “Datum”, “Gebruikers ID” en “Bedrijfsnaam” sorteren door op de kolomtitel te klikken. 7.3 Acties In de “Acties” box rechtsboven in uw scherm zijn de volgende opdrachten beschikbaar:  Afdrukken van de Aanvragenlijst  Exporteren van de Aanvragenlijst in PDF-formaat


36

8. Berichten OP deze pagina, die rechtstreeks toegankelijk is via de menubalk, wordt u geïnformeerd over alle offline genomen beslissingen, alle veranderingen van bestaande limieten in uw portefeuille en de aflevering van business reports. 8.1 Lijst van berichten De berichten worden weergegeven in een tabel:  Status: een symbool geeft de status van de berichten aan (gelezen of niet gelezen). U kunt op het symbool klikken om de status te wijzigen  Naam van bedrijf: door te klikken op de naam komt u op het scherm met Details van bedrijf  Type bericht: de soort product (kredietverzekering, informatie of incasso)  Datum: de ontvangstdatum van het bericht  Onderwerp: een samenvatting van het bericht; klik hierop om het volledige bericht te zien. De eerste kolom bevat een selectievakje dat u kunt aanvinken om berichten te wissen. De laatste kolom bevat de acties die beschikbaar zijn voor dit bericht (exporteer naar PDF, afdrukken). Voor uw informatie, worden gelezen berichten één maand bewaard. Ongelezen berichten blijven 3 maanden beschikbaar voor u. U kunt berichten op ieder gewenst moment verwijderen door in het Actiemenu aan de linkerkant van uw scherm te klikken op “Bericht(en) verwijderen”. 8.2 Filter Op basis van uw gekozen criteria kunt u uw berichten filteren. 8.2.1 Filter op status Dit filter laat u zien:  Alle berichten  Ongelezen berichten  Gelezen berichten U kunt de status kiezen uit de dropdown lijst. Hierna klikt u op de “Filter” knop om uw resultaten te zien. 8.2.2 Filter op type Dit filtert de berichten per categorie:  Alle types  Informatieproducten  Verzekeringsproducten Kies een optie uit de dropdown lijst. Hierna klikt u op de “Filter” knop om uw resultaten te zien.


37

8.2.3 Filter op datum U kunt hier de berichten weergeven die u op een bepaalde datum hebt ontvangen. De eerste selectiecriteria (gelijk, voor, vroeger dan of gelijk aan, later dan, later dan of gelijk aan of inbegrepen tussen) kiest u uit de drop down lijst. Daarna geeft u de datum in conform het format “dd/mm/jjjj” en klikt u op de “Filter” knop. 8.2.4 Filter op product De volgende criteria zijn beschikbaar (afhankelijk van uw contract):  Alle producten  DRA met monitoring  DRA zonder monitoring  Express kredietlimiet  Kredietlimiet  TopLiner Dekking  Verlenging Maximale Krediettermijn (VMK)  @rating kredietlimiet  @rating credit opinion  @rating credit opinion met monitoring  Customised credit opinion  CreditAlliance report U kiest een optie uit de dropdown lijst. Hierna klikt u op de “Filter” knop. 8.2.5 Filter op contract Indien er meerdere contracten zijn verbonden aan Cofanet account, dan hebt u de mogelijkheid de berichten weer te geven die behoren bij slechts één contract. U hoeft alleen maar een contract te kiezen uit de dropdown lijst en te klikken op de “Filter” knop. 8.2.6 Filter op Land Klik in de dropdown lijst op een land van uw keuze en klik vervolgens op de “Filter” knop. U zult een lijst met berichten zien over bedrijven in het gekozen land. 8.2.7 Filter op wettelijk ID Hiermee kunt u een bericht vinden voor een bepaald bedrijf:  Kies eerste een land in de dropdown lijst  Geef in het vrije tekstveld het wettelijk registratienummer van het desbetreffende bedrijf in  Klik op de “Filter” knop. 8.2.8 Filter op Referentie voor het bedrijf (Uw ref.) Klik in de dropdown lijst op de door u ingegeven referenties en klik op de “Filter” knop.


38

8.3 Acties op de lijst van berichten De acties die beschikbaar zijn aan de rechterkant het scherm “Berichten” zijn:  Alle berichten printen/exporteren in PDF  Geselecteerd(e) bericht(en) printen/exporteren in PDF  Bericht(en) verwijderen  Alle berichten exporteren naar XLS  De helpfunctie voor dit onderdeel opvragen. 8.4 Details van bericht Door op de bedrijfsnaam van de debiteur in de berichtenlijst te klikken, gaat u naar de Details van het geselecteerde bedrijf. Wanneer het bericht geen betrekking heeft op het geselecteerde contract, dan dient u eerst naar de juiste portefeuille en dus het juiste contract te gaan. 8.5 Een bericht verwijderen In de lijst van berichten: Vink het selectievakje voor het bericht dat u wilt verwijderen aan en klik vervolgens op ”Bericht(en) verwijderen” in de “Acties” box aan de rechterkant van uw scherm. Het is ook mogelijk meerdere berichten gelijktijdig te wissen, ofwel door ze stuk voor stuk te selecteren, of door het selectievakje “Selecteer overzicht / Maak selectie ongedaan” boven de lijst aan te vinken.


39

9. Portefeuilleanalyse Dit onderdeel stelt u in staat om een real-time overzicht te krijgen van de verdeling van het kredietrisico in uw portefeuille aan de hand van het @rating niveau en het uitstaand saldo bij elke handelspartner. Het is toegankelijk door te klikken op de “Analyse” optie van het “Portefeuille” menu of door te klikken op het “Lijst van bedrijven”.

symbool in de “Acties” box op de pagina

9.1 Definitie portefeuille analyse In dit scherm kunt u uw portefeuilleanalyse aanpassen aan de hand van de volgende criteria:  Contract : indien u toegang hebt tot meer dan één contract, kunt u kiezen op welk contract u de portefeuilleanalyse wilt toepassen.  Analysetype (rijen): o Per land: kies ofwel alle landen of een bepaald land o Openstaande bedragen: de bandbreedtes kunnen worden aangepast door te klikken op de “Definitie openstaand bedrag” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm.  Analysetype (kolommen): Voor Globalliance Contracts zijn dit @ratings 9.2 Definitie openstaand bedrag Op dit scherm is het mogelijk de begin- en eindwaardes in te voeren, die worden weergegeven in de tabel voor uw analyse per openstaande bedragen. U kunt 10 verschillende schijven met begin- en eindwaardes. De eindwaarde wordt automatisch berekend. Wanneer u klaar bent klikt u op “Opslaan” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm. Tenslotte klikt u op de knop “Terug naar portefeuilleanalyse” om terug te gaan, ofwel naar de Definitie van de Portefeuilleanalyse, of naar de Portefeuilleanalyse, afhankelijk waar u vandaan kwam. 9.3 Portefeuilleanalyse Het genereren van de portefeuilleanalyse kan enige momenten duren. U ziet vervolgens 4 tabs die ieder toegang geven tot een tabel met de gewenste analyse. Klik op de gewenste tab om naar de desbetreffende analyse te gaan. De 4 tabs zijn:  Bedrijf: verdeling van het aantal bedrijven  Bedrag: verdeling van de bedragen van het gecumuleerde openstaande saldo  % van bedrijven: verdeling van het aantal bedrijven in percentage  % van bedragen: verdeling van het totaal openstaande saldo in percentage Elke tabel biedt een verdeling per niveau van @rating (kolommen) en ofwel per land of per uitstaand saldo (rijen) afhankelijk van wat is geselecteerd in de specificatie. Zo hebt u een globaal overzicht van het kredietrisico in uw portefeuille dankzij de voor elk bedrijf vastgestelde @rating Credit Opinion.


40

Deze analyse is ook een krachtig instrument om de risicozones te analyseren die voor u van belang zijn. Op elke cel van de tabel kan worden geklikt om toegang te hebben tot de lijst van bedrijven in die bandbreedte. Het is ook mogelijk een grafiek te maken (in de vorm van een taartpunt kaart) gebaseerd op de hele of een deel van de geanalyseerde portefeuille. De grafieken zijn van een datum voorzien en kunnen (in een PDF format) worden geëxporteerd waardoor u een analyse kunt maken over een bepaalde periode. De functies op deze pagina stellen u in staat terug te gaan naar de pagina met de Specificatie van de portefeuilleanalyse en naar de pagina met de specificatie van de uitstaande saldi.


41

10. Weighted Assessment Portfolio (WAP) De WAP waarde is het resultaat van de som van de goedgekeurde kredietlimieten, gewogen met de bijhorende DRA, gedeeld door de totale som van kredietlimieten. Dit geeft een snelle beoordeling van uw portefeuille. De WAP wordt weergegeven in het scherm “WAP” dat u kunt vinden onder het menu Portefeuille”. Het scherm is verdeeld in 3 delen: Weighted Assessment Portfolio Portefeuilleanalyse Historie 10.1 WAP De WAP wordt weergegeven in de vorm van een schaalverdeling. De schaal gaat van 0 tot 10 (0,5 in 0,5 schaal). Wanneer de WAP niet bekend is, dan zal de schaalverdeling niet worden weergegeven. Alleen de waarde “NS”(non-scored) is zichtbaar. 10.2 Portefeuilleanalyse Het resultaat van de analyse wordt weergegeven in een tabel. Deze is als volgt opgebouwd:  De eerste regel geeft het aantal beslissingen weer  De tweede regel geeft de waarde van deze beslissingen in KEUR weer.  In de kolommen staan de DRA scores  De laatste kolom is het totaal aantal beslissingen en het totale risico exposure 10.3 Historie De historie grafiek wordt weergeven met een dubbele schaal. De twee soorten data die wordt weergegeven zijn: De historie van het Gewogen Risico De historie van de WAP. In de tabel naast de grafiek ziet u de waarden die in de grafiek zijn opgenomen. De weergegeven historie gaat tot zes maanden terug.


42

11. Data exporteren De functie om data te exporteren stelt u in staat om uw portefeuille geheel of gedeeltelijk te downloaden in een extern dossier in een CSV format, dat u vervolgens kunt importeren in uw interne systeem (Excel file, Access database…) Deze functie kan worden bereikt vanuit de “Export” optie van het menu “Portefeuille” of door te klikken op het symbool dat is weergegeven in de “Acties” box van de pagina “Lijst van bedrijven”. Door in het “Portefeuille” menu de “Export” optie te selecteren hebt u toegang tot de lijst van geëxporteerde dossiers en tot de opties om uw export aan te passen. 11.1 Exporteren van de portefeuille 11.1.1 Snel exporteren Op de pagina “Overzicht van bedrijven” kunt u op het exportsymbool klikken. Daarmee downloadt u de lijst van bedrijven die worden weergegeven in uw Portefeuille. Dit betekent dat wanneer u de portefeuille hebt gefilterd, alleen de gefilterde bedrijven worden gedownload. Als u de gehele portefeuille wilt downloaden, zorg dan dat het filter is gereset. Waarschuwing: wanneer het exportdocument meer dan 1000 rijen heeft, dan zal deze pas de volgende dag beschikbaar zijn. 11.1.2 Exporteren van een selectie Dit onderdeel maakt het u mogelijk een lijst van bedrijven te selecteren en deze te exporteren. 1. Zodra u op de “Export templates results” pagina bent klikt u op de “Overzicht van bedrijven” link 2. Als u op de “Portefeuille to export” pagina bent, kunt u de bedrijven aanvinken die u wilt exporteren. De “Select/Deselect Displayed Lijst” checkbox onder aan de pagina maakt het u mogelijk alle bedrijven op de pagina te selecteren. Het is ook mogelijk een filter te gebruiken. 3. Klik op de “Export Selected lijst” link in de “Acties” box om de geselecteerde bedrijven te exporteren. Als u klikt op de “Export gehele lijst”, zult u de hele portefeuille exporteren. 11.2 Overzicht van portefeuille-exports Dit scherm wordt getoond zodra de “quick export” is geselecteerd of door te klikken op de “Export van gegevens” optie in het “Portefeuille” menu. De exports komen tot stand met regelmatige tussenpozen van 10 minuten: u hoeft alleen maar te klikken op “Vernieuwen” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm om te zien of uw export al beschikbaar is om te downloaden. De lijst van exports wordt weergegeven in een tabel met de volgende kolommen:  Datum: de datum van de aanmaak van het export opdracht  Model: wanneer u een rechtstreekse export hebt toegepast dan zal het model deze naam hebben. © Coface – Release 2.17

43

     

Contracten: het contract waarop de export van toepassing is Omschrijving van filter: de toegepaste filter op de export Modelnaam: naam van het gebruikte model (zie verderop in de handleiding) Omvang: de grootte van het bestand in Kilobytes Status: de status van de export (wordt geladen/beschikbaar) Download: een schijf symbool wordt getoond, wanneer het dossier beschikbaar is o Klik op het diskette icoontje in de kolom Excel of TXT om het gewenste bestand weer te geven of op o of klik op de rechter muistoets in de gewenste kolom met de diskette om het desbetreffende bestand op te slaan op uw eigen pc.

11.3 Beheer van modellen Om uw export geheel naar uw eigen wensen aan te passen klikt u op de link “Beheer van modellen” die wordt weergegeven in de “Acties” box wanneer u in het “Overzicht van portefeuille-exports” bent. 11.3.1 Aanmaken van een exportmodel Om een nieuw model te maken: 1. Klikt u op “Aanmaken” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm 2. Voert u de naam en beschrijving in van het model 3. Selecteer de velden die u wilt exporteren in het veld “Beschikbare gegevens”. 4. Klik op de “>” knop om de geselecteerde velden over te brengen naar het veld “Geselecteerde gegevens. 5. Met de pijlknoppen rechts naast het veld kunt u de volgorde van de exportvelden bepalen. 6. Klikt u op “Opslaan” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm Tip: door op “Selecteer alles/Maak selectie ongedaan” te klikken, selecteert u alle velden in de lijst. U kunt u ook de CTRL toets ingedrukt houden om één of meerdere velden te selecteren. N.B.: U kunt maximaal 10 modellen opslaan 11.3.2 Aanpassen van een exportmodel Om een bestaand model aan te passen: 1. Klikt u op de naam van het model dat u wenst aan te passen 2. Volg de procedure zoals in de vorige paragraaf “Aanmaken van een exportmodel” is beschreven. 11.3.3 Verwijderen van een exportmodel Om een model te verwijderen, selecteert u het desbetreffende model door het selectievakje voor de naam aan te vinken. Klik vervolgens op “Verwijderen” in de box “Acties” rechtsboven in uw scherm. 11.4 Standaard exportmodellen De lijst met standaard modellen kunt u inzien door te klikken op “Export van gegevens” in het © Coface – Release 2.17

44

menu “Portefeuille”. De gebruiker kan een standaard exportmodel aanpassen om het beter aan te laten sluiten op zijn wensen. De geselecteerde data kan worden toegevoegd of verwijderd van deze modellen, maar de naam, de omschrijving van de filter en het type kan niet worden gewijzigd. . Uitsluitend de standaard modellen die betrekking hebben op het huidige geselecteerde contract worden weergegeven. Standaardmodellen kunnen niet worden verwijderd.


45

12. Melding van niet-betaling De ‘Melding van niet-betaling” is een product dat beschikbaar is indien een debiteur zijn facturen geheel of gedeeltelijk niet betaalt. In dit geval geeft u aan welke facturen de debiteur niet heeft betaald door een nieuwe ‘Melding van niet-betaling” aan te maken in Cofanet. Een Melding van niet-betaling kan resulteren in een incassoactie tegen de debiteur. Deze incassoactie dient u uitdrukkelijk aan te vragen en is, in de meeste gevallen, optioneel. Een Melding van niet-betaling kan betrekking hebben op al dan niet verzekerde vorderingen, op een al dan niet met een EASY-nummer geïdentificeerde debiteur (zelfbeoordeling). Met de functie Melding van niet-betaling kunt u:  een nieuwe Melding van niet-betaling op een debiteur (afhankelijk van de rechten uit uw contract)  een Melding van niet-betaling aanpassen op benoemde debiteuren  uw Meldingen van niet-betaling beheren.

12.1 Algemeen Een Melding van niet-betaling bestaat uit 1 of meerdere meldingen. De eerste melding wordt de “eerste” melding genoemd en de volgend worden “aanvullende” meldingen genoemd. De “eerste” melding bevat alle algemene gegevens van het dossier Melding van niet-betaling. De “aanvullende” meldingen bevatten uitsluitend de facturen en betalingen die zijn toegevoegd (en/of, indien van toepassing, de incasso-overdracht) 12.2 Een nieuwe Melding van niet-betaling aanmaken Deze paragraaf beschrijft de aanmaak van een eerste Melding van niet-betaling bij een bekende of onbekende debiteur. Om een Melding van niet-betaling te doen dient u eerst een bedrijf te selecteren in uw portefeuille. In het scherm ‘Details van bedrijf’ klikt u in het menu ‘Verzekering’ links in uw scherm op ‘Melding van niet-betaling’. Indien de debiteur nog niet in het ‘Overzicht van bedrijven’ (debiteur onder de zelfbeoordelingsgrens) staat, dan dient u in het menu ‘Portefeuille’ naar de optie ‘Melding van niet-betaling’ te gaan en daar de ‘Melding van niet-betaling’ in te voeren door middel van een zoekopdracht.

Hierna klikt u op de link ‘Nieuwe Melding van niet-betaling’, die onder de bedrijfsdetails staat. © Coface – Release 2.17

46

Om de ‘Melding van niet-betaling’ te doen dient u een aantal stappen te volgen. Na iedere stap wordt de sectie ingeklapt voor een optimale schermweergave. Een ingeklapte sectie kunt u weer uitklappen door op het ‘plus’ icoontje desbetreffende sectie te klikken.

rechtsboven in de

Op ieder gewenst moment kunt u een voorgaande stap aanpassen door op het ‘edit’ icoontje rechtstboven in de desbetreffende sectie te klikken. Iedere te nemen stap bevestigt u door op de link ‘Volgende’ te klikken. De eerste aanmaak van een ‘Melding van niet-betaling’ doorloopt de volgende opeenvolgende stappen:  Invoer van de referentie;  Informatie over de debiteur;  Informatie over de verzekeringsnemer;  Soort vordering (al dan niet verzekerd);  Reden van niet-betaling;  Incasso-overdracht;  Factu(u)r(en);  Betaling(en);  Commentaar. 12.2.1 Invoer van de referentie In deze stap kunt u een eigen referentienummer toevoegen aan de ‘Melding van nietbetaling’. Dit is een vrije tekst veld voor maximaal 32 karakters.

Wanneer u een aanvullende Melding van niet-betaling doet, dan kunt u Uw referentie wijzigen. De status van de schadezaak wordt in dat geval in het hierboven afgebeelde


47

scherm weergegeven tussen Uw referentie en de Datum melding. De meldingsdatum kunt u niet aanpassen. 12.2.2 Bedrijfsgegevens debiteur Deze stap geeft de gegevens weer van de debiteur op wie de melding van achterstalligheid van toepassing is.

12.2.2.1 Factuuradres U dient hier uit één van de volgende alternatieven te kiezen:  Dit is ook het factuuradres; het adres op de factu(u)r(en) is gelijk aan dat van de bedrijfsgegevens van de debiteur  Nee, het factuuradres is anders; het adres op de factu(u)r(en) wijkt af en u dient een nieuw adres in te voeren De in te vullen velden zijn: (*= verplicht veld)  Naam (geregistreerde bedrijfsnaam) (105 karakters)  Adres (35 karakters)  Postcode (9 karakters)  Plaats (35 karakters)  Land  Provincie (35 karakters)  Telefoon (25 karakters)  Fax (25 karakters)  Wettelijk registratienummer (afhankelijk van het gekozen land)


48

333037830000 NL001234567B01

FINANCE B.V. BLOEMSTRAAT 1 4818 CP BREDA

00006920001756 520 409980 076-123 45 67 076-765 43 21

Wanneer u vervolgens op ‘Volgende’ klikt zal het systeem controleren of u een selectie hebt gemaakt voor het factuuradres. Is dat niet het geval dan zal een popup melding verschijnen waarin u wordt gevraagd een keuze te maken. Indien u een afwijkend factuuradres invult, dan zal dit worden weergegeven in het ingeklapte scherm. 12.2.3 Informatie over de verzekeringsnemer Dit scherm ziet u de algemene gegevens van de verzekeringsnemer en – indien van toepassing - degene die factureert. De velden onder de kop Contactpersoon zullen

automatisch worden gevuld door Cofanet met uw gebruikersgegevens en deze gegevens kunnen niet worden gewijzigd. © Coface – Release 2.17

49

12.2.3.1 De factuur is uitgegeven door een ander dan de verzekeringsnemer Selecteer eerst deze optie door middel van de radio button. Hierna vult u de gegevens in van degene die de factuur heeft uitgegeven. Hierbij zijn de velden ‘Naam’, ‘Adres’, ‘Postcode’, ‘Plaats’ en ‘Land’ verplicht. Ook dient u een contactpersoon in te vullen. Hierbij zijn de velden ‘Aanhef’, ‘Voornaam’ en ‘Achternaam’ verplicht.


50

12.2.4 Reden van niet-betaling U kunt kiezen uit de volgende redenen van niet-betaling:  Commercieel of technisch dispuut  Financiële problemen  Geen transfer  Insolventie  Overig Wanneer u als reden ‘Overig’ kiest, zal een verplicht tekstveld worden weergegeven.

Nadat u de ‘Overig’ reden hebt gespecificeerd in het tekstveld klikt u op ‘Volgende’. 12.2.5 Incasso-overdracht In dit gedeelte kunt u aangeven of Coface een incasso procedure dient te starten. Indien u hier ‘Ja’ kiest dan dien u een contactpersoon (binnen uw bedrijf) op te geven. Standaard wordt dezelfde persoon weergegeven die verantwoordelijk is voor de melding van achterstalligheid (contactgegevens door u ingevoerd bij de stap ‘Verzekeringsnemer’).

Wanneer de contactpersoon voor incasso niet gelijk is aan de verantwoordelijke voor de melding van achterstalligheid, dan klikt u op ‘Nee, de contactpersoon is niet gelijk’. In de velden die daarop verschijnen kunt u de nieuwe contactpersoon invoeren, waarbij de velden ‘Aanhef’, ‘Voornaam’ en ‘Achternaam’ verplicht zijn. Ook dient u óf een e-mailadres, óf een telefoon-, óf faxnummer in te geven waarop de contactpersoon bereikbaar is.


51

12.2.6 Facturen Bij deze stap geeft u aan welke factu(u)r(en) u als niet betaald wilt melden. U kunt iedere factuur toevoegen zoals hieronder beschreven, maar u kunt ook een lijst met facturen importeren met de importfunctie, welke onder 12.3 wordt beschreven.

De gegevens die u dient in te vullen, dan wel te selecteren zijn:  Soort: soort factuur.  Nummer: bijvoorbeeld factuurnummer (Let op. het nummer dat u hier ingeeft is uniek en kan daarmee niet twee keer verschijnen in dezelfde melding van achterstalligheid.)  Datum: factuurdatum (deze datum kan niet later zijn dan de actuele datum).  Vervaldatum: vervaldag voor betaling (deze datum kan niet eerder zijn dan de factuurdatum).  Valuta: valuta van de factuur (standaard de valuta van de verzekeringsovereenkomst).  Bedrag excl. BTW  BTW bedrag Daarna klikt u op Toevoegen en zullen de factuurgegevens zichtbaar worden in het factuuroverzicht. © Coface – Release 2.17

52

12.2.6.1 Soort factuur Dit is een combobox waarin u aangeeft wat het soort bedrag is dat u opvoert. U kunt een keuze maken uit:  bankkosten  boete  factuur  rente. 12.2.6.2 Nummer Hier kunt u het factuurnummer ingeven. Het nummer dat u hier ingeeft is uniek en kan daarmee niet twee keer verschijnen in dezelfde melding van achterstalligheid. 12.2.6.3 Factuurdata De factuurdatum kan lager zijn dan de huidige datum, maar een vervaldatum kan niet lager zijn dan de factuurdatum. 12.2.6.4 Valuta De melding van achterstalligheid kan verschillende valuta’s verwerken. De toegestane valuta’s zijn de in de verzekeringsovereenkomst opgenomen valuta’s. De desbetreffende totalen per valuta worden weergegeven voor facturen en voor betalingen. 12.2.6.5 Bedrag Alle bedragen kunnen worden ingegeven met maximaal 2 decimalen. Het minimumbedrag moet altijd meer zijn dan 0. Dit geldt niet voor BTW bedragen, deze kunnen meer zijn of gelijk aan 0. 12.2.6.6 Regels wijzigen of verwijderen Een eerder ingegeven regel kunt u bewerken en/of verwijderen door op respectievelijk het potlood icoontje of het prullenbak icoontje te klikken.

12.2.6.7 Totaal Wanneer u alle facturen hebt toegevoegd en het overzicht correct is, dan klikt u op ‘Volgende’.


53

12.2.7 Betalingen Bij deze stap voert u de betaling(en) in uw debiteur heeft gedaan. U kunt iedere betaling toevoegen zoals hieronder beschreven, maar u kunt ook een lijst met betalingen importeren met de importfunctie, welke onder 12.3 wordt beschreven. De gegevens die u dient in te vullen, dan wel dient te selecteren zijn:  Type: Dit is een combobox waarin u aangeeft wat het soort type betaling is dat u opvoert. U kunt een keuze maken uit: betaling of creditnota.  Uw referentie: Deze kunt u invullen door op het veld eronder één of meerdere van de facturen te selecteren

  

Datum: de feitelijke betaaldatum Valuta: de valuta van de betaling Bedrag

Daarna klikt u op Toevoegen en zullen de betaling(en) in het overzicht verschijnen met vermelding van het resterende openstaande bedrag. Een eerder ingegeven regel kunt u bewerken en/of verwijderen door op respectievelijk het potlood icoontje of het prullenbak icoontje te klikken. U kunt maximaal 20 regels voor facturen en betalingen invoeren. Als u klaar bent met het invoeren van de betalingen klikt u op ‘Volgende’. 12.2.8 Opmerkingen U kunt in dit vrije tekstveld nog opmerkingen ten aanzien van uw melding van achterstalligheid invoeren. Dit veld is beperkt tot maximaal 900 karakters. Nadat u alle gegevens hebt gecontroleerd, kunt u de melding van achterstalligheid definitief maken door op de knop ‘Verzenden’ te klikken. In het daaropvolgende scherm ziet u een samenvatting van uw melding, alsmede een bevestiging met het nummer van de achterstalligheidsmelding.


54

12.3 Bulkimport van facturen of betalingen 12.3.1 Bulkimport voor facturen In plaats van facturen regel voor regel in te geven, zoals beschreven onder 12.2.7, kunt u ook in één keer een lijst van facturen importeren. Voor deze functie hebben wij een Excelsjabloon gemaakt met daarin de vooraf gedefinieerde kolommen, waarin u de factuurdetails invult. Dit sjabloon kunt u in het menu Acties rechts bovenin uw scherm selecteren.

Klik op ‘Factuursjabloon’ om het Excelsjabloon te openen. Links bovenin het document kunt u eventueel de taalkeuze van het document kiezen. Daarnaast heeft het factuursjabloon de volgende kolommen:  Type Hier kunt u middels een drop down menu kiezen uit de opties: - Rente - Factuur - Bankkosten - Boete  Factuurnummer*  Factuurdatum (in te vullen als dd/mm/jjjj)  Vervaldatum (in te vullen als dd/mm/jjjj)  Valuta De juiste valuta kunt u selecteren in het drop down menu  Bedrag*  BTW bedrag * Verplicht in te vullen Wanneer u klaar bent met invullen klikt u op de knop ‘Export CSV File’ en verschijnt het venster ‘Opslaan als’. U kiest zelf de locatie waar u het document wilt opslaan en u geeft het document een naam. Daarnaast is het belangrijk dat het document de extensie .txt of .csv krijgt. Deze kunt u selecteren in de regel ‘Oplaan als’ onder de bestandsnaam. Tenslotte klikt u op ‘Opslaan’. U keert hierna terug naar Cofanet naar het venster van de Melding van niet betaling en klikt op ‘Bladeren…’.


55

U selecteert het document dat u zojuist hebt opgeslagen en klikt vervolgens op de knop ‘Importeren’. De volgende pop up zal verschijnen:

Nadat u op ‘Bevestigen’ hebt geklikt, zullen uw facturen worden geladen in Cofanet. Opmerking: U kunt een foutmelding krijgen wanneer Cofanet bepaalde kolommen of gegevens niet kan lezen ondanks dat u het sjabloon precies heeft ingevuld zoals aangegeven. Dit kan te maken hebben met de landinstellingen van uw pc. Wanneer u een foutmelding krijgt, dan dient u de velden die niet geïmporteerd zijn handmatig in te vullen. 12.3.2 Bulkimport voor betalingen In plaats van betalingen regel voor regel in te geven, zoals beschreven onder 12.2.7, kunt u ook in één keer een lijst van betalingen importeren. Voor deze functie hebben wij een Excelsjabloon gemaakt met daarin de vooraf gedefinieerde kolommen, waarin u de betalingsdetails invult. Dit sjabloon kunt u in het menu Acties rechts bovenin uw scherm selecteren.

Klik op ‘Betalingssjabloon’ om het Excelsjabloon te openen. Links bovenin het document kunt u eventueel de taalkeuze van het document kiezen. Daarnaast heeft het betalingssjabloon de volgende kolommen:  Type Hier kunt u middels een drop down menu kiezen uit de opties: - Creditnota - Betaling  Facturen Hier geeft u het factuurnummer in waarop de betaling betrekking heeft. Wanneer de betaling betrekking heeft op meerdere facturen, dan geeft u deze factuurnummers met het scheidingsteken ‘, ‘ (komma) tussen iedere factuur (bijv. 123456789,987654321).  Datum betaling (in te vullen als dd/mm/jjjj)*  Valuta De juiste valuta kunt u selecteren in het drop down menu  Betaald bedrag*  BTW bedrag * Verplicht in te vullen © Coface – Release 2.17

56

Wanneer u klaar bent met invullen klikt u op de knop ‘Export CSV File’ en verschijnt het venster ‘Opslaan als’. U kiest zelf de locatie waar u het document wilt opslaan en u geeft het document een naam. Tenslotte klikt u op ‘Opslaan’. U keert nu terug naar Cofanet naar het venster van de Melding van niet betaling en klikt op

‘Bladeren…’. U selecteert het document dat u zojuist hebt opgeslagen en klikt vervolgens op de knop ‘Importeren’. De volgende pop up zal verschijnen:

Nadat u op ‘Bevestigen’ hebt geklikt, zullen uw betalingen worden geladen in Cofanet. Opmerking: U kunt een foutmelding krijgen wanneer Cofanet bepaalde kolommen of gegevens niet kan lezen ondanks dat u het sjabloon precies heeft ingevuld zoals aangegeven. Dit kan te maken hebben met de landinstellingen van uw pc. Wanneer u een foutmelding krijgt, dan dient u de velden die niet geïmporteerd zijn handmatig in te vullen. 12.4 Weergave van Melding van Achterstalligheid Kies in het menu ‘Portefeuille’ de optie ‘Melding van niet-betaling’ om naar het overzicht van de meldingen van achterstalligheid te gaan. Het scherm met het overzicht van de meldingen van achterstalligheid bestaat uit twee delen:  het bovenste deel bevat een tabel met de filteropties voor de achterstalligheidsmeldingen;  het onderste gedeelte is een overzicht van alle meldingen.


57

Het overzicht is in tabelvorm weergeven met de volgende kolommen:  Bedrijfsnaam  ID  Contractnummer  Uw referentie  Incasso-overdracht:  Status  Aanmaakdatum  Wijzigingsdatum

Standaard wordt slechts de melding van achterstalligheid onder de huidige verzekeringsovereenkomst weergegeven. Het filterveld ‘Contract’ geeft standaard de huidige verzekeringsovereenkomst weer. De kolom ‘Status’ kan de volgende gegevens bevatten:  In behandeling  Gesloten  Bevestiging van debiteur in behandeling  Afgewezen  Ingetrokken De meldingen van achterstalligheid zijn gegroepeerd per debiteur. Standaard is de lijst aflopend gesorteerd op aanmaakdatum. U kunt zelf de sorteervolgorde wijzigen door op de pijltjes naast de kolomtitel te klikken. In de tabel zijn de vetgedrukte teksten in de kolommen ‘Bedrijfsnaam’ en ‘Uw referentie’ een link. Door te klikken op de naam van het bedrijf wordt de samenvatting van de meldingen van achterstalligheid van deze debiteur weergegeven. Wanneer u klikt op de referentie, komt u in het detailoverzicht van de desbetreffende melding van achterstalligheid. Filteropties Filters zijn beschikbaar voor de volgende velden:  EASY nummer © Coface – Release 2.17

58

   

Contractnummer Referentie melding van achterstalligheid Incasso-overdracht: ‘alle’, ‘ja’ of ‘nee’ Status

Wanneer bij het/de geselecteerde contract(en) geen melding van achterstalligheid wordt gevonden, dan verschijnt een melding: ‘Er is geen melding van achterstalligheid ingevoerd onder de/het geselecteerde contract(en).’ Alle meldingen van achterstalligheid worden ook weergegeven in de portefeuille. De kolom ‘waarde’ geeft aan of een incasso vereist is voor de zaak (‘IR’) of niet (leeg). De weergegeven datum is de aanmaakdatum in geval van een ‘in behandeling’ status of de sluitingsdatum in geval van een ‘gesloten’ status. 12.5 Samenvatting Melding van achterstalligheid Dit scherm is een samenvatting van een melding van achterstalligheid. Nadat u in het overzicht op de vetgedrukte naam van de debiteur hebt geklikt komt u in de samenvatting.

Wanneer u in de tabel ‘Melding van achterstallige betaling in behandeling niet beschikbaar’ klikt op link (1e melding, aanvullende 1, ….) in de kolom ‘Melding’ komt u in het detailscherm van de melding van achterstalligheid. Een tabel ‘Gesloten meldingen van achterstalligheid’ wordt alleen weergegeven wanner er op deze debiteur een eerdere melding van achterstalligheid bestaat. 12.5.1 Nieuw aanvullend verzoek Wanneer een melding van achterstalligheid in behandeling is en u in de samenvatting van een melding zit, dan ziet u de link ‘Nieuw aanvullend verzoek’. Door hier op te klikken start u het proces van het aanmaken van de melding van achterstalligheid met de eerdere gegevens van de 1e melding. Zodra een incasso is overgedragen kan de aanvullende melding van achterstalligheid deze waarde niet wijzigen. Een aanvullende melding van achterstalligheid is niet mogelijk zolang de debiteur niet definitief is vastgesteld door ons systeem (EASY- en CRS-nummer). © Coface – Release 2.17

59

Door te klikken op de link ‘Nieuw aanvullend verzoek’ kunt u de melding van achterstalligheid die in behandeling is actualiseren. Het scherm van een aanvullende melding van achterstalligheid bestaat uit het scherm met details van de melding van achterstalligheid. met het ‘bewerk’ icoontje . Omdat de belangrijkste functie van een aanvullende melding van achterstalligheid bestaat uit het toevoegen van facturen of betalingen, is de standaard muteerbare sectie de ‘facturen’ sectie. Bij de aanmaak van een aanvullende melding van achterstalligheid, kunnen slechts de volgende gegevens worden gewijzigd in het eerste scherm:  Het commentaar;  De contactpersoon voor het incasso;  De contactpersoon voor de melding van achterstalligheid;  Het incassoveld indien het nog niet is gewijzigd in ‘Ja’; Meldingen van achterstalligheid kunnen slechts worden aangepast op bekende debiteuren (bestaande bedrijven met een EASY- en een Coface-nummer). Een wijziging kan niet worden gedaan op een contactpersoon. Wijzigingen dienen tenminste worden verricht op:  incasso-overdracht (indien niet eerder aangevraagd);  factu(u)r(en);  betaling(en). 12.6 Details van Melding van achterstalligheid Dit scherm geeft een compleet overzicht van de gegevens die u hebt ingevoerd:


60

12.7 Export naar PDF U kunt de volgende schermen exporteren naar een PDF document:  Samenvatting van Melding van achterstalligheid  Details van Melding van achterstalligheid Door in de “Acties” box rechtsboven in uw scherm te klikken op het pdf icoontje de hierboven genoemde weergaven exporteren naar PDF.

kunt u

12.8 Afdrukken Het volgende schermen kunt u afdrukken:  Samenvatting van Melding van achterstalligheid  Details van Melding van achterstalligheid Door in de “Acties” box rechtsboven in uw scherm te klikken op het printer icoontje u de hierboven genoemde weergaven afdrukken.

kunt

12.9 Documenten Upload U kunt documenten zoals contracten of andere relevante documenten uploaden ten behoeve van een Melding van achterstalligheid. U kunt dit op twee manieren doen:  In het overzicht van de achterstalligheidsmeldingen  In het detailoverzicht van de Melding van achterstalligheid van de debiteur U klikt op het icoontje U komt in een nieuw scherm ‘Documenten Upload’.


61

Eerst maakt u een keuze voor de documentencategorie:  Contractueel, of  Ander Daarna kunt u in het vrije tekstveld evt. aanvullende opmerkingen kwijt. Vervolgens klikt u op ‘Selecteer bestanden’ (zie scherm hierboven). U kunt de volgende formaten uploaden:  JPEG  GIF  PNG  PDF Nadat u het document hebt geselecteerd klikt u op ‘Openen’ en vervolgens op ‘Bevestigen’ en de naam met extensie van het document is zichtbaar in uw scherm. U kunt het document verwijderen door op te klikken. Wanneer u meerdere documenten hebt geladen, dan kunt u deze met ‘Alles verwijderen’ en een extra bevestiging definitief verwijderen. Wanneer u op de button ‘Uploaden’ en een extra bevestiging klikt, dan wordt (worden) het document (de documenten) geladen. De documentenlijst wordt bijgewerkt en u ziet het document (de documenten) in de lijst terug:

De status in de documentenlijst is ‘nieuw’ wanneer het document voor de eerste keer is geladen. De status is ‘overgedragen’ wanneer het document naar Coface is verzonden. De status is ‘niet leesbaar’ wanneer het document om technische redenen niet geladen kon worden. 12.9.1 Lijst met documenten Om de lijst met geüploade documenten in te zien klikt u op de tab ‘Contract’ en vervolgens op ‘Documenten’.


62

13. Schadezaken 13.1 Overzicht schadezaken Uw gemelde schades kunt u in het submenu onder de tab Portefeuille terugvinden onder de keuze ‘Overzicht Schadezaken’. Wanneer u deze optie kiest komt u in een vervolgscherm dat uit twee aparte kaders bestaat:  Het kader met filters;  De tabel met gedetailleerd schade-overzicht. 13.1.1 Filterkader Het bovenste kader waarin u uw schadezaken kunt filteren op:  Easynummer of Cofanetnummer;  Vrij tekstveld om zelf te bepalen waarop u wilt filteren;  Contractnummer;  Schadenummer. Dit is een vrije tekstveld. Dit veld dient altijd te beginnen met 730#, gevolgd door het schadenummer.

13.1.2 Gedetailleerd schadeoverzicht Een gedetailleerd tabel met daarin de gegevens van de schadezaken per debiteur. Deze tabel bestaat uit de volgende kolommen:  Naam debiteur incl. easynummer en cofacereferentie;  Contractnummer;  Schadenummer;  Laatste update;  Openstaand saldo;  Verzekerbaar bedrag;  Uitkering*;  Uitkeringsdatum*. * Het hier vermelde bedrag betreft een indicatie van het uit te keren bedrag, dan wel het reeds uitgekeerde bedrag minus eventuele provenu’s na schade-uitkering. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De kolommen ‘Laatste update’ en ‘Uitkeringsdatum’ kunt u op- of aflopend sorteren door op de kolomtitel te klikken. De tabel is standaard aflopend gesorteerd op ‘Laatste update’. Als u in de kolom naam op de naam van een debiteur klikt dan gaat u naar het scherm ‘Schadeoverzicht’.

13.2 Schadeoverzicht In dit scherm krijgt u alle details van een bepaalde schadezaak te zien. Ook dit scherm is weer in twee kaders verdeeld. © Coface – Release 2.17

63

Het bovenste kader geeft de bedrijfsgegevens van de debiteur weer. Het onderste kader geeft de schadedetails weer en is verdeeld over drie tabs:  Schadeoverzicht;  Specificatie vordering;  Melding van niet-betaling. 13.2.1 Uitkering De details van de uitkering geeft de volgende informatie weer:  Openstaand saldo;  Type verzekeringsdekking;  Kredietlimiet;  Verzekerbaar bedrag;  Dekkingspercentage;  Netto schade (uitkering)*  Speciale status;  Datum insolventie;  Uitkeringsdatum


64

13.2.2 Specificatie vordering Onder deze tab ziet u een overzicht van de facturen en van de betalingen/creditnota’s.

Het factuuroverzicht toont de volgende informatie:  Factuurnummer;  Factuurdatum;  Vervaldatum;  Bedrag;  BTW;  Verzekerbaar / Niet verzekerbaar  Reden weigering dekking Het overzicht van de betalingen/creditnota’s toont de volgende informatie:  Betalingsdatum;  Bedrag;  Type: Betaling vóór uitkering of Betaling na uitkering.


65

13.2.3 Melding van niet-betaling

Dit scherm geeft u een overzicht van een eerder door u ingevoerde Melding van niet-betaling met de volgende gegevens:  Uw referentie;  Status van aanvraag;  Datum melding;  Bedrijfsgegevens debiteur & factuuradres;  Verzekeringsnemer & crediteur;  Reden achterstalligheid;  Overdracht incasso: ja/nee;  Facturen;  Betalingen;  Opmerkingen. Door te klikken op in een gegevensregel kunt u de weergave ‘uitklappen’ om gedetailleerde informatie weer te geven.


66

13.2.4 Schadestatus In de tabs ‘Schadeoverzicht’ en ‘Specificatie vordering’ is links onderin het kader een link ‘Schadestatus’ zichtbaar. Als u op deze link klikt dan komt u in een scherm waar u de status van het schadedossier kunt inzien.

De tabel heeft de volgende kolommen:  Schadenummer  Laatste update  Openstaand bedrag  Status: open of gesloten De gegevens in de kolommen ‘Schadenummer’, ‘Laatste update’ en ‘Openstaand bedrag’ zijn links. Als u hierop klikt gaat u terug naar het scherm Schadeoverzicht.


67

14. Verlenging Maximale Krediettermijn Een Verlenging van de Maximale Krediettermijn (“VMK”) is een aanvraag voor een betalingsplan voor een aantal facturen. Het betalingsplan bestaat uit betaalregels. Iedere regel is verbonden met verwachte betalingen op een bepaalde vervaldatum. 14.1 Contract en producten Ten minste één van de volgende producten moet zijn opgenomen in uw contract om in aanmerking te komen voor een VMK: Kredietlimiet, @rating Kredietlimiet, Express Kredietlimiet, Zelfbeoordeling. 14.2 Algemene regels Een VMK kan worden aangevraagd op een bedrijf met een Easy-nummer of op een onbekende debiteur. Er kan geen VMK worden aangevraagd op een bedrijf met een Easynummer, wanneer er reeds een VMK op het desbetreffende bedrijf in uw portefeuille is. Een actieve VMK kan worden aangepast wanneer er een lopende aanvraag is of wanneer een beslissing op het dossier is genomen. Uitsluitend VMK’s die in behandeling zijn kunnen worden geannuleerd. Wanneer een aanvraag voor VMK is ingediend (VMK in behandeling), dan zal een risicoanalist hierover een beslissing nemen. Het resultaat kan zijn “GEACCEPTEERD” of “GEWEIGERD”. Tot het moment van de beslissing en wanneer de VMK niet wordt geannuleerd, zal de aanvraag in Cofanet worden weergegeven met status “In Behandeling”. Een VMK aanvraag kan de volgende status hebben:  In Behandeling: De aanvraag VMK is ingediend en wordt in Cofanet weergegeven als In Behandeling  Geaccepteerd of geweigerd: De aanvraag VMK is verwerkt. Deze VMK zal in Cofanet worden weergegeven met de status “Geaccepteerd”, wanneer de VMK is goedgekeurd of “Geweigerd” in geval de beslissing is afgewezen. Let op: Het aanpassen van een VMK dient te geschieden door de bestaande te vervangen door een nieuwe, oftewel de VMK wordt niet gewijzigd, maar wordt simpelweg vervangen door een andere. 14.2 VMK aanvragen Het aanvragen van een VMK doet u door in het menu “Portefeuille” te klikken op “Overzicht van bedrijven”. Hierna kunt u in 5 stappen een aanvraag indienen voor een VMK.


68

14.2.1 Contactdetails

In dit scherm dient u de volgende gegevens invullen:  Aanhef: U kunt de gewenste aanhef kiezen uit de drop down lijst  Voornaam  Achternaam  Telefoon 14.2.2 Reden van niet-betaling U moet een reden voor niet-betaling kiezen uit een lijst:  Betalingsproblemen  Commercieel of technisch dispuut  Financiële problemen  Geen transfer / Moratorium  Overig

14.2.3 Achterstallige facturen Het veld “Maximale Krediettermijn” is een alleen lezen veld waarin de maximale krediettermijn uit uw contract wordt weergegeven. In het “Valuta” veld is de standaard valuta uit uw contract opgenomen. Factuurregels kunt u toevoegen door op de "+" knop te klikken. De laatste regel geeft het totaal van de ingegeven factuurregels weer. Voor iedere regel, kunt u de volgende informatie ingeven: © Coface – Release 2.17

69

        

Factuurnummer: Het nummer van de factuur. Iedere factuur dient een nummer te hebben. Factuurdatum De eerste vervaldatum: Dit is de datum waarop de betaling had moeten geschieden. Bedrag: Het factuurbedrag Soort betaling: “CREDITNOTA”, “GEDEELTELIJK BETAALD” of “ONBETAALD” Betaald bedrag: Het bedrag dat is betaald door de debiteur Datum betaling Restbedrag Opmerkingen: evt. commentaar van de klant

14.2.4 Betalingsregeling De voorgestelde betalingsregeling bevat een aantal regels waarin u een voorstel kunt doen voor de betalingsregeling. U kunt regels toevoegen door op de “+” knop te klikken. De volgende velden dient u in te vullen: 1. Nieuwe vervaldatum: de datum die uw debiteur heeft voorgesteld 2. Bedrag: het door uw debiteur voorgestelde bedrag


70

Het “Totaal” veld berekend automatisch het totaal van ingegeven bedragen. Het “Restbedrag” wordt automatisch opnieuw berekend wanneer u een bedrag bij de betalingsregeling invult. Voor de betalingsregeling moet het restbedrag op EUR 0 uitkomen voordat u verder kunt.

14.2.5 Verzenden VMK In deze stap kunt u nog laatste wijzigingen aanbrengen en eventueel een referentie van uw klant, waarna u op de knop “Verzenden” kunt klikken om de VMK definitief te verzenden.. Na verzending krijgt u een melding in uw scherm “Het voorstel tot verlenging maximale krediettermijn is met succes gemaakt.” 14.3 VMK wijzigen Het wijzigen van een VMK is gelijk aan de hierboven beschreven stappen voor het aanvragen van VMK. Alleen een VMK die in behandeling, vastgesteld of geweigerd is kunt u wijzigen. U selecteert hiervoor de VMK die u wenst aan te passen uit uw portefeuille in het scherm Overzicht van bedrijven. Klik in de kolom Product op de link “Verlenging maximale krediettermijn” van de door u geselecteerde debiteur. Afhankelijk van de status van de VMK kunt u in het vervolgscherm in het kader “Acties voor product” kiezen uit: © Coface – Release 2.17

71

  

Aanvraag inzien (bij status: in behandeling, vastgesteld of geweigerd) Aanvraag wijzigen (bij status: vastgesteld) Aanvraag annuleren (bij status: in behandeling)

U kunt alle gegevens die u kunt wijzigen worden weergegeven met het “Edit” icoontje te klikken. Door hier op te klikken kunt u de gegevens aanpassen. Nadat u alle benodigde velden hebt gewijzigd klikt u weer op de knop “Verzenden”.. 14.4 Weergave VMK in Overzicht van bedrijven In de tab Portefeuille gaat u naar Overzicht van bedrijven. Een VMK kan de volgende status hebben:   

In behandeling: op deze VMK is nog geen beslissing genomen. In de kolom Waarde staat het bedrag van de betalingsregeling. In de kolom Datum staat de datum waarop u de VMK hebt aangevraagd. Vastgesteld: uw aanvraag voor VMK is door ons goedgekeurd. In de kolom Waarde staat het bedrag van de betalingsregeling. In de kolom Datum staat de beslissingsdatum waarop wij de VMK hebben vastgesteld. Geweigerd: deze VMK is door ons geweigerd. In de kolom Datum staat de beslissingsdatum waarop wij de VMK hebben afgewezen.

14.5 Details van het geselecteerde bedrijf Alleen een VMK in behandeling, vastgesteld of geweigerd worden weergegeven in het scherm “Details van het geselecteerde bedrijf”. 14.5.1 VMK in behandeling Klik in de bedrijfsdetails op de link “Verlenging Maximale Krediettermijn” in het kader “Afgenomen Diensten”. In het vervolgscherm zal de volgende informatie voor een VMK in behandeling worden weergegeven:  Status : In behandeling  Aanvraagdatum  Referentienr. aanvraag  Achterstallig bedrag  Restbedrag  Datum oudste factuur  Datum oudste eerste vervaldag Met de link “Aanvraag inzien” in het kader “Acties voor product” kunt u de details van de VMK inzien. 14.5.2 VMK vastgesteld Klik in de bedrijfsdetails op de link “Verlenging Maximale Krediettermijn” in het kader “Afgenomen Diensten”. In het vervolgscherm zal de volgende informatie voor een vastgestelde VMK worden weergegeven:  Status: Vastgesteld  Beslissingsdatum © Coface – Release 2.17

72

     

Referentienr. aanvraag Aanvraagdatum Achterstallig bedrag Restbedrag Datum oudste factuur Datum oudste eerste vervaldag

Met de link “Aanvraag inzien” in het kader “Acties voor product” kunt u de details van de VMK inzien. Wanneer de betalingsregeling die u hebt voorgesteld afwijkt van de regeling die onze risicoanalist heeft vastgesteld, dan worden de twee betalingsregeling weergegeven. Wanneer de betalingsregeling die u hebt voorgesteld in zijn geheel is goedgekeurd door onze risico-analist, dan zal deze betalingsregeling worden weergegeven. 14.5.3 VMK geweigerd Klik in de bedrijfsdetails op de link “Verlenging Maximale Krediettermijn” in het kader “Afgenomen Diensten”. In het vervolgscherm zal de volgende informatie voor een geweigerde VMK worden weergegeven:  Status: Geweigerd  Beslissingsdatum  Referentienr. aanvraag  Aanvraagdatum  Achterstallig bedrag  Restbedrag  Datum oudste factuur  Datum oudste eerste vervaldag Met de link “Aanvraag inzien” in het kader “Acties voor product” kunt u de details van de VMK inzien.


73

15. Gebruikersvelden importeren De import maakt het u mogelijk uw gebruikersvelden in Cofanet bij te werken, met inbegrip van het dossiernummer van de debiteur en het uitstaand saldo. Voor toegang tot het import scherm klikt u op de “Import” optie van het “Portefeuille” menu. Er zijn 2 opties beschikbaar: “Automatisch” of “Handmatig”. 15.1 Automatisch importeren De automatische import vindt plaats wanneer er een lijst van bedrijven en gebruikersvelden moet worden bijgewerkt. 15.1.1 Aanmaken van het dossier Uw dossier moet worden aangemaakt, bijvoorbeeld in Excel, en moet tenminste 3 kolommen omvatten: 1. Contract : het contractnummer waarnaar wordt geïmporteerd (verplichte details) 2. Referentie : het EASY nummer van het bedrijf in de Cofanet portefeuille (verplichte details) 3. Uw dossiernummer: het interne dossiernummer van het bedrijf in uw systeem 4. Uitstaand saldo: het uitstaand saldo op dit bedrijf Let op: een saldo onder de coëfficiënt van de valuta zal worden behandeld als nul. D.w.z. een geïmporteerd uitstaand saldo van EUR 900 zal worden gewijzigd in 0 EUR. 5. Vervolgens voegt u zoveel kolommen toe (maximaal 5) als u aan aangepaste gebruikersvelden hebt: zorg dat het dossier correct is geformatteerd in rijen en kolommen 6. Sla tenslotte het dossier op in een CSV format of in een tekstformat. N.B.: zorg dat er geen koptekst voorkomt in uw dossier, de eerste regel van uw dossier moet een bedrijf bevatten en de gebruikersvelden. 15.1.2 Dossier met vaste lengte Het is mogelijk een dossier met een vaste lengte in Cofanet te importeren om uw gebruikersvelden bij te werken. Een dossier met een vaste lengte is een dossier dat geen scheidingslijnen heeft en waarvan elke kolom een vaste lengte heeft van 20 posities. Wanneer de lengte van het veld korter is dan het vereiste getal, worden witte spaties opgenomen aan het begin van elk veld: dit wordt gedaan om elke regel hetzelfde aantal posities te geven. Hier ziet u een voorbeeld van een regel uit een dossier met een vaste lengte: 65857 00000071818133 TEST1 10000 De eerste 20 posities bevatten het contractnummer, de volgende 20 het EASY nummer, de volgende 20 het dossiernummer van de debiteur en de laatste 20 posities bevatten het te importeren uitstaand saldo.


74

15.1.3 Dossier met een scheidingslijn Dossiers met een scheidingslijn komen vaker voor en kunnen gemakkelijk worden aangemaakt met Microsoft Excel. Een scheidingslijn tussen kolommen kan een tab, een komma, een puntkomma etc. zijn. 15.1.4 Importeren van het dossier 1. Klik op de “Automatisch” tab 2. Klik op de “Browse…” knop: een dialoog box gaat open 3. Selecteer het dossier voor import en sluit de dialoog box 4. Klik op de “Automatische import” link beschikbaar in de “Import acties” box 5. Indien u een dossier met een scheidingslijn importeert, klik dan op de “Separator” tab en verander de scheidingslijn in het beschikbare veld als de puntkomma’s niet wordt gebruikt in uw dossier. Klik anders op “Vaste lengte” 6. Selecteer de kolommen een voor een uit de lijst aan de linkerkant met de aanduiding “Beschikbare details” en verplaats ze naar de lijst aan de rechterkant met de aanduiding “Details in dossier” door de knop te gebruiken met de pijl naar rechts. 7. De knoppen met de pijlen omhoog en omlaag maken het u mogelijk om aan te geven in welke volgorde de kolommen worden opgenomen in uw dossier: hierdoor kan het importprogramma uw kolommen laten overeenstemmen met de kolommen van Cofanet. 8. Klik tenslotte op de “Import file” link beschikbaar in de “Import Acties” box. 15.2 Bevestiging van importeren Het scherm van de bevestiging van de import bevat de lijst van bedrijven en de gebruikersvelden die worden geïmporteerd. De laatste kolom geeft aan of het bedrijf is gevonden of niet. Indien het bedrijf niet is gevonden, is de status “Reject”, en kunt u de bijbehorende gebruikersvelden niet importeren. Echter u kunt de lijst van de afgewezen bedrijven exporteren en opslaan en deze lijst later raadplegen: u klikt slechts op de “Afwijzingen opslaan” link die wordt weergegeven in de “Import acties” box. Er is een filter beschikbaar om alle bedrijven weer te geven, of slechts de bedrijven die zijn geaccepteerd of afgewezen. Tenslotte kunt u om het proces te beëindigen alle geaccepteerde bedrijven importeren door te klikken op de “Gehele lijst importeren” link weergegeven in de “Import acties” box, of door de bedrijven een voor een te selecteren alvorens te klikken op de “Import selectie” link.


75

16. Beheer van gebruikersvelden De pagina voor het beheer van de gebruikersvelden stelt u in staat om de Cofanet gebruikersvelden bij te werken overeenkomstig uw interne referenties. Deze functie is toegankelijk door te klikken op de “Beheer van gebruikersvelden” optie van het “Portefeuille” menu. 16.1 Filter Zie het hoofdstuk waar de Portefeuillefilters worden uitgelegd. 16.2 Importeren van gebruikersvelden De pagina voor het beheer van gebruikersvelden geeft uw portefeuille weer met invoervelden, die een snelle aanmaak of bijwerken van uw gebruikersvelden mogelijk maken. De standaard kolommen zijn:  Naam van bedrijf  Dossiernummer van Cliënt  Uitstaand saldo U kunt er 5 aanvullende kolommen bij hebben, afhankelijk van de gebruikersvelden die u al hebt aangepast. Zodra u de details voor elk bedrijf hebt ingevoerd klikt u op de “Bevestiging” link beschikbaar in de “Acties” box. N.B.: Let op het format dat voor elk veld vereist is. Er zijn drie soorten format:  Tekst: het staat u vrij in dit soort veld karakters in te voeren  Bedrag: dit veld accepteert slechts cijfers en komma’s.  Datum: dit veld moet een datum bevatten met het format “dag/maand/jaar” maar kan variëren afhankelijk van de gebruikte taal. U kunt ook de knop aan de rechterkant van dit soort veld gebruiken, waarmee een kalender wordt geopend die u in staat stelt de datum gemakkelijker in te voeren (onderdeel binnenkort beschikbaar). 16.3 Aanpassing van de gebruikersvelden Op dit scherm, dat toegankelijk is vanuit de “Uw gebruikersvelden” optie van het “Tools” menu kunt u de aanduiding van uw gebruikersvelden aanpassen. 16.3.1 Een gebruikersveld toevoegen 1. Klik op de “Toevoegen” link die beschikbaar is in de “Acties” box 2. Voer een naam in voor dit gebruikersveld 3. Kies een soort format:  Tekst  Datum  Numeriek 4. Klik op de “Bevestigen” link


76

Zodra u terug bent in de lijst van gebruikersvelden, kunt u zien dat het zojuist aangemaakte gebruikersveld beschikbaar is. N.B.: Het is mogelijk 5 gebruikersvelden toe te voegen aan de 2 bestaande, wat resulteert in totaal 7 gebruikersvelden. 16.3.2 Een gebruikersveld aanpassen 1. Kies een gebruikersveld 2. Klik op de “Bijwerken” link weergegeven in de “Acties” box 3. Verander de naam van dit gebruikersveld 4. Kies zo nodig een ander soort format 5. Klik dan op de “Bevestigen” link Zodra u terug bent in de lijst van gebruikersvelden, kunt u zien dat het gebruikersveld is bijgewerkt. 16.3.3 Een gebruikersveld wissen 1. Selecteer een gebruikersveld 2. Klik op de “Wissen” link weergegeven in de “Acties” box De lijst is bijgewerkt en het gebruikersveld is niet meer aanwezig. N.B.: indien u details voor bedrijven in dit gebruikersveld hebt ingevoerd, zijn deze details verloren en kunnen ze niet meer worden achterhaald. Echter, de twee standaard gebruikersvelden “Dossiernummer Cliënt” en “Uitstaand saldo” kunnen niet worden gewist.


77

17. Volume aanvraag

Met een volume aanvraag kunt u acties op producten gelinkt aan bedrijven uitvoeren Met andere woorden; voor ieder bedrijf in de lijst kunt u in uw contract beschikbare producten, aanvragen, aanpassen of annuleren. 17.1 Het voorbereiden van de volume aanvraag in Excel Maak een document in Excel met 8 kolommen en de volgende kolomnamen in de eerste rij:  Kolom 1: Landencodes zie pagina 3  Kolom 2: Easynummer niet verplicht (wel de lege kolom behouden) Indien u gebruik wenst te maken van het easynummer dan zijn de nullen niet nodig.  Kolom 3: Type registratie zie pagina 3 Indien Easynummer is ingevuld, dan is type registratie niet nodig.  Kolom 4: Wettelijk registratienummer zie pagina 3 Indien Easynummer is ingevuld, dan is het wettelijk registratienummer niet nodig.  Kolom 5: Klantreferentie niet verplicht (wel de lege kolom behouden) Het is wel aan te raden de klantreferentie te gebruiken bij grote hoeveelheden*







*Om een vergelijking te kunnen maken met een bronbestand is het noodzakelijk om een “gemeenschappelijke deler” te hebben in de vorm van een uniek nummer. Zonder dit unieke nummer is het niet mogelijk om het resultaat te vergelijken met het oorspronkelijke bestand. Kolom 6: Type verzoek RLI = @rating limiet CRL = kredietlimiet ECL = express kredietlimiet PTF = @rating Monitoring CCO = Customized Credit Opinion Kolom 7: Actie C = Create D = Delete U = Update Kolom 8: Bedrag Voluit (inclusief nullen) zonder punten, komma’s etc. In verband met de automatische beslissing is het noodzakelijk om bedragen boven de zelfbeoordelinggrens te gebruiken. In geval van een ECL en/of een @rating Monitoring kunt u een 0 invullen.


78

Zie hieronder een voorbeeld van hoe het Excel werkblad er uit zou moeten zien:

Selecteer nu het gehele werkblad door de toetscombinatie CTRL+A of door met de muis op de cel boven de 1 en links van de A te klikken. Klik nu op de rechter muisknop en kies in het menu de keuze ‘celeigenschappen’ (zie figuur 1). In het tabblad ‘getal’ klikt u op de keuze ‘tekst’ en vervolgens op OK (zie figuur 2). Sla nu het document op. Druk op F12 of kies uit de menubalk boven “Opslaan als…’ en sla het document op als CSV (Comma Seperated value) bestand. Deze optie kunt u kiezen in het dialoogvenster onderin (zie figuur 3). Klik als u klaar bent op ‘Opslaan’. Figuur 1:

Figuur 2:

Figuur 3

Er zal een pop-up venster verschijnen, maar u kunt yier gewoon “OK” klikken. Bij het sluiten van het document zal weer een pop-up venster verschijnen met de vraag of u wijzigingen in het document wilt opslaan. Hier kunt u “Nee” klikken.


79

17.2 Controleren van het CSV document en corrigeren van mogelijke fouten Om te controleren of het document op de juiste manier is aangemaakt, kunt u het openen in het ‘Kladblok’ (of Notepad) in Microsoft dat onder de Bureau-accessoires te vinden is. Wanneer u het document hebt geopend en de 8 kolommen gescheiden worden door het puntkomma teken (zie het figuur hieronder) dan is het document goed opgeslagen. Er mogen geen lege rijen, oftewel witregels zichtbaar zijn. Mocht dit wel het geval zijn dan moet u deze verwijderen.     

Wanneer het scheidingsteken een komma is in plaats van puntkomma, dan moet u dit vervangen. Dit kunt u doen door in de menubalk de optie ‘Bewerken’ (Edit) te klikken en vervolgens ‘Vervangen’ (Replace). Bij ‘Zoeken naar’ (Find what) typt u het kommateken (,). Bij ‘Vervangen door’ (Replace with) typt u het puntkomma teken (;). U kiest dan ‘Alles vervangen’ (Replace all) en slaat als laatste het document weer op onder dezelfde naam.

17.3 In Cofanet de volume aanvraag uitvoeren      

U logt in in Cofanet U gaat naar uw portefeuille en kiest daar de optie ‘Volume aanvraag’ Zoek en selecteer het CSV bestand met de knop ‘Browse’ Bij het menu ‘Selecteer een format’ kiest u de optie ‘Productaanvraag’ Klik op de knop ‘Import’ Het resultaat zal, in verband met de verwerking ’s nachts, de volgende werkdag zichtbaar zijn.

17.4 Verklaring van foutmeldingen 

‘Bedrijf bestaat niet’ ons



‘Regel is niet uniek’ ingeboekt. ‘Product is niet toegestaan’

  

‘Niet ondersteund product’ ‘No translation’ (double

Het registratienummer is niet correct of de debiteur is bij niet bekend. Debiteur komt vaker voor en wordt maar één keer Het land van de debiteur is (nog) niet opgenomen in uw Globalliance Contract. Controleer het type verzoek. In ons systeem komt deze debiteur twee maal voor file).


80





‘Product not allowed for this’ Er is een blokkade op het dossier. Dit moet handmatig door onze afdeling Risicoanalyse worden aangepast. U dient contact op te nemen met [email protected]. ‘Operation number’ Wij hebben in het verleden een weigering afgegeven op dit dossier.

17.5 Codes ten behoeve van volume aanvraag Land

Landcode

Type registratienr.

Code

Voorbeeld

Structuur nummers

Belgium

BEL

VAT_BEL

TVA /BTW

BE0425071420

BE0 + 9 cijfers

Austria

AUT

VAT_AUT

Mehrwertsteuer num

ATU 14715003

ATU spatie 8 karakters

Canada

CAN

DUN_CAN

Dun & Bradstreet nr. 252989900

Divers

Croatia

HRV

MBPB_HRV

MP/BP

1374052

Divers

Czech Republic CZE

VAT_CZE

VAT number

CZ63985306

CZ + Meercijferig

Denmark

DNK

CVR_DNK

CVR number

43253018

8 cijfers

Estonia

EST

VAT_EST

VAT number

EE100132742

EE + 9 cijfers

Finland

FIN

VAT_FIN

VAT number

FI15879409

FI + 8 cijfers

France

FRA

SIREN

Siren nummer

404421083

9 cijfers

Germany

Niet mogelijk

Greece

GRC

VAT_GRC

VAT number

EL094014759

EL + 9 cijfers

Hungary

HUN

VAT_HUN

VAT number

10886861-2-44

Divers

Ireland

IRL

RGN_IRL

Company Reg. number110934

Italy

ITA

VAT_ITA

VAT number

IT01898800204 IT + 11 cijfers

Lithuania

LTU

VAT_LTU

VAT number

LT114846716

LT + 9 of 12 cijfers

Luxemborg

LUX

VAT_LUX

VAT number

LU19490180

LU + 8 cijfers

Netherlands

NLD

HRN_NLD

123456780000

8 cijfers + 0000

Norway

NOR

RGN_NOR

916693869

Divers

Poland

POL

VAT_POL

KvK nummer Company Reg. number VAT number

7421006570

10 cijfers

Portugal

PRT

TAX_PRT

Contribuinte

PT503972142

PT + 9 cijfers

Romania

ROU

VAT_ROU

VAT number

7847232

7 cijfers

Slovakia

SVK

VAT_SVK

VAT number

SK2020342280

SK + 10 cijfers

Slovania

SVN

RCS_SVN

VAT number

14228400

8 cijfers

Spain

ESP

NIF_ESP

ESA80126691

ES + 9 karakters

Sweden

SWE

RGN_SWE

5564718301

Divers

Switzerland

CHE

RCS_CHE

United Kingdom GBR

RGN_GBR

United States

DUN_USA

NIF Company Reg. number Company Reg. number Company Reg. number Dun & Bradstreet nr.

USA


81

Divers

CH02090031012 CH + 11 cijfers 02143888

Divers

195070610

Divers

18. Omzet- / Saldodeclaratie De Omzetdeclaratie is beschikbaar voor de meeste Globalliance contracten: hiermee kunt u online uw omzet of saldo declareren via Cofanet. In de tab Contract klikt u op de opdracht “Omzetdeclaratie”. De volgende icoontjes worden in deze schermen gebruikt: Invoer van een nieuwe declaratie Geannuleerde declaratie Declaratie is volledig ingevoerd en kan worden gefactureerd Gefactureerde declaratie Gestorneerde declaratie

18.1 Automatische herinneringen 15 Dagen voor afloop van de meldingsperiode zal de omzetdeclaratie zichtbaar zijn. Daarnaast zullen alle gebruikers van het desbetreffende contract een bericht ontvangen wanneer de omzetdeclaratie moet worden gedaan. 18.2 Referentie van de declaratie Iedere omzet- / saldodeclaratie krijgt automatisch een referentienummer. Een ‘Aanvullende declaratie’ krijgt een referentienummer toegewezen zodra deze wordt opgeslagen. Wanneer een bewaarde declaratie wordt verwijderd, dan zal deze verdwijnen uit het Overzicht omzetsaldodeclaratie de volgende ‘Aanvullende declaratie’ over dezelfde periode krijgt hetzelfde referentienummer als degene die u hebt verwijderd. 18.3 Overzicht omzet- / saldodeclaratie Nadat u via de tab Contract hebt geklikt op ‘Omzetdeclaratie’ ziet u eerst een tabel met een overzicht van alle omzet- / saldodeclaraties van het door u geselecteerde contract. Een declaratie en de daarop betrekking hebbende factuur/facturen kunt u openen door te


82

klikken op het icoontje

in de kolom Documenten te klikken.

18.3.1 Declaratieperiode De declaratieperiode wordt automatisch gegenereerd door Cofanet, conform de overeengekomen periode in uw kredietverzekeringsovereenkomst. 18.3.2 Versie Voor iedere declaratie wordt automatisch een ‘Eerste Declaratie’ gegenereerd door Cofanet. Wanneer u een reeds ingediende declaratie wilt wijzigen, dan dient u een Aanvullende Declaratie te maken voor dezelfde declaratieperiode. 18.3.3 Status De volgende status kunnen worden weergegeven:  Nieuw  Opgeslagen  Verzonden  Verwijderd 18.3.4 Knoppen Aanmaak en Verwijder Rechts naast de lijst, bevinden zich twee knoppen die u kunt gebruiken om een aanvullende declaratie te maken of een ingevulde, maar niet verzonden, declaratie te verwijderen. 18.4 Declaratieformulier Door op de referentie van een declaratie te klikken, gaat u naar het corresponderende declaratieformulier. 18.4.1 Gebruiker die declareert Uw gebruikersgegevens worden standaard weergegeven op het declaratieformulier. U kunt deze indien gewenst aanpassen. De verplicht in te vullen velden zijn aanhef, voornaam en achternaam. Optioneel kunt u uw telefoonnummer en e-mailadres nog ingeven. 18.4.2 Landenlijst De lijst met landen waarvoor u omzet moet opgeven is gebaseerd en gelijk aan de verzekerde landen in uw kredietverzekeringsovereenkomst. U kunt indien nodig ook nog zelf landen toevoegen aan de lijst. 18.4.3 Zelfbeoordelingsbedragen U heeft de mogelijkheid om omzet onder de zelfbeoordeling separaat te declareren. Indien u deze optie selecteert, dan zal een aanvullende kolom zichtbaar worden met een veld voor ieder land. Wanneer u de optie zelfbeoordelingszone uitschakelt, dan zal de desbetreffende kolom verdwijnen. Wanneer u de optie weer inschakelt, dan zult u de zelfbeoordelingsomzet weer opnieuw moeten invoeren.


83

18.4.4 Ondertekening Als laatste dient u de juistheid en volledigheid van de declaratie te bevestigen door de checkbox aan te vinken. Deze stap is verplicht voordat u een declaratie kunt opslaan of verzenden. 18.4.5 Declaratie opslaan U kunt op ieder gewenst moment de declaratie opslaan en op een later tijdstip hervatten. In de lijst met declaraties en in het declaratieformulier zal de status worden gewijzigd in “Opgeslagen”. 18.4.6 Declaratie verwijderen U kunt alleen declaraties die nog worden gemaakt of die zijn opgeslagen, maar niet verzonden, verwijderen. De status in de lijst met declaraties zal dan worden veranderd van “Opgeslagen” in “Nieuw”. 18.5 Omzetdeclaratie wijzigen U kunt een reeds verzonden omzetdeclaratie wijzigen door een Aanvullende declaratie te maken. Aanvullende declaraties kunt u pas maken, nadat u een eerste declaratie heeft verzonden. De aanvullende declaratie zal een kopie van de eerste declaratie, of van de laatste aanvullende declaratie maken. In een aanvullende declaratie kunt u de omzetbedragen, de zelfbeoordeling en de gegevens van de persoon die de declaratie doet wijzigen. Ook kunt u landen toevoegen en reeds gedeclareerde omzet van landen verwijderen. Per keer kunt u slechts één aanvullende omzetdeclaratie maken en opslaan. Er is geen limiet aan het aantal te creëren aanvullende omzetdeclaraties. Echter, 15 dagen na de eerste declaratie kunt u geen declaraties meer wijzigen.

18.2 Een nieuwe declaratie invoeren / wijzigen Wanneer u een nieuwe declaratie wilt invoeren, klikt u op het icoontje in de kolom Nieuw van de desbetreffende meldingsperiode. Het scherm “Declaratie invoeren / wijzigen” dat nu wordt geopend is verdeeld in twee gegevensvelden: 18.2.1 De gegevens van de declaratie


84

Dit kader bevat o.a. informatie over de declaratie en het contract waar deze betrekking op heeft:  Contactpersoon: Contactpersoon bij Coface  Telefoonnummer contactpersoon: Telefoonnummer van de Coface contactpersoon  Contractnummer: het contract waarvoor de melding is / wordt gedaan  Verzekeringsnemer: uw firmanaam  Adres: uw postcode en plaats  Declaratiedatum: De datum waarop gedeclareerd had moeten worden  Ontvangen op: De datum waarop wij de declaratie hebben ontvangen  Declaratieperiode: De periode waarop de declaratie betrekking heeft  Afrekeningsperiode: De periode waarop de factuur betrekking heeft (deze wijkt slechts af van de declaratieperiode indien voor een langer tijdvak wordt gefactureerd).  Valuta: de contractvaluta  Status: deze kan zijn nieuw, voltooid, vervallen, gefactureerd, gestorneerd Het onderste deel van het scherm bevat de omzet- / saldodeclaraties. Hier geeft u de te declareren bedragen van omzet of saldi in met een totaalbedrag in. Dit formulier kan meer dan 100 regels bevatten. Dit is afhankelijk van het aantal verzekerde landen dat u in uw contract hebt. Per land declareert u de desbetreffende omzet of saldi.

Wanneer u klaar bent met de declaratie klikt u op het icoontje op te slaan.

“Opslaan” om de declaratie

Er zal een pop-up melding verschijnen met de vraag of u de opgave wilt afronden.

Als u op “Nee” klikt, dan zult u terug gaan naar het declaratiescherm en kunt u aanpassingen aanvragen. © Coface – Release 2.17

85

Als u op “Ja” klikt, verschijnt een nieuwe pop-up melding “Uw opgave wijkt af van de vorige opgave”. Hier wordt u erop gewezen dat het totaalbedrag afwijkt (in positieve of negatieve zin) van de laatste declaratie. U kunt de declaratie dan weer aanpassen door te klikken op “Declaratie invoeren / wijzigen” of deze definitief bevestigen door te klikken op “Toch

opslaan”. Na uw bevestiging keert u terug naar de pagina “Overzicht omzet- / saldodeclaratie”. De mededeling hebt verzonden.

bevestigt dat u de declaratie succesvol

N.B.: Wanneer een declaratie succesvol is verzonden dan is het niet meer mogelijk om deze te wijzigen in Cofanet. Mocht u toch nog iets willen wijzigen, neem dan contact op met uw contactpersoon binnen Coface. 18.3 Wijzigen Omzet- / Saldodeclaratie U kunt de declaratie die u hebt bevestigd inzien in het “Overzicht Omzet- / Saldodeclaratie”. Deze wordt in de kolom Documenten weergegeven met het icoontje .. U komt nu in het scherm “Inzien declaratie”. Onderin het scherm, onder de tabel kunt u met het icoontje “Wijzigen” uw declaratie aanpassen. Na het wijzigen klikt u op “Opslaan” en volgt u de verdere procedure zoals hierboven beschreven. 18.4 Een declaratie annuleren U kunt de declaratie die u hebt bevestigd inzien in het “Overzicht Omzet- / Saldodeclaratie”. Deze wordt in de kolom Documenten weergegeven met het icoontje .. U komt nu in het scherm “Inzien declaratie”. Onderin het scherm, onder de tabel kunt u met het icoontje “Annuleren” uw declaratie verwijderen. U keert hierna terug naar het “Overzicht Omzet- / Saldodeclaratie” waar u in de tabel in de kolom “Documenten” de geannuleerde declaratie bij de desbetreffende meldingsperiode ziet.


86

19. Startpagina De Startpagina wordt standaard weergegeven wanneer u inlogt in Cofanet. Indien u wilt dat een andere pagina wordt weergegeven als u inlogt, kunt u deze wijzigen in het Cofanet Opties menu (zie hoofdstuk 3.3.2 voor meer details). 19.1 Bijwerken Dit geeft u informatie over de laatste veranderingen in uw portefeuille en de nieuwe berichten beschikbaar op het “Berichten” scherm. Klik op de naam van een bedrijf om toegang te hebben tot de inhoud van het bericht. 19.2 Focus De “Focus” box bevat belangrijke informatie, en wij raden u aan deze te lezen om op de hoogte te zijn van de laatste veranderingen in het Cofanet systeem. 19.3 Marketinginformatie Deze box bevat informatie over een aanbod van Coface dat voor u van belang kan zijn. Klik op het symbool in de box om toegang te krijgen tot de inhoud van het aanbod. 19.4 Coface risico indicatoren In dit veld ziet u uitgebreide informatie over de Landenbeoordelingen, de DRA (Debtor Risk Assessment) en de WAP (Weighted Assessment of Portfolio).


87

20. Cofanet Lay-out 20.1 Koptekst De koptekst van elke pagina bestaat uit:  Aan de linkerkant: het logo en de naam van het programma  Aan de rechterkant: een box met de volgende details: o User: de user code die u gebruikte om verbinding te krijgen. De user code wordt gevolgd door een “Log out” link waarmee u de verbinding met Cofanet kunt verbreken in volledige veiligheid o Contract: het geselecteerde contract. Indien u meer dan een contract hebt, maakt de dropdown lijst het u mogelijk op elk moment van contract te veranderen. o Soort contract: de soort van het geselecteerde contract. Bijvoorbeeld “Globalliance”. 20.2 Navigatie balk De navigatie balk (ook wel menubalk genoemd) bevindt zich net onder de koptekst en stelt u in staat toegang te hebben tot alle functies van Cofanet. Hij bestaat uit de volgende menu’s en opties:  Beginpagina  Zoeken  Portefeuille o Lijst van bedrijven o Analyse o Export o Import o Beheer van gebruikersvelden o Achterstalligheden (afhankelijk van het contract)  Berichten  Contract o Contract details o Wijzig contract o Omzetmelding o E-mail Management o Mijn account (voor @rating service contracten)  Tools o Documentatie o Opties o Uw gebruikersvelden o Gebruikersadministratie o Landeninformatie  Help o Contactpersonen o Demo o Handleiding o Huidige versie Voor toegang tot deze opties plaatst u uw cursor op de tekst van het menu. De lijst van opties wordt dan weergegeven. Deze lijst verdwijnt zodra u op een van de opties klikt of u klikt elders op de pagina..


88

Indien geen lijst van opties wordt weergegeven wanneer uw cursor over het menu gaat, betekent dit dat er geen opties beschikbaar zijn: klik in dat geval op het menu voor toegang tot de overeenkomende functie. 20.3 Acties Box U vindt de “Acties” box rechtsboven in alle schermen van Cofanet. Op de meeste pagina’s vindt u dit menu met een of meer acties, die betrekking hebben op de weergegeven pagina. De volgende acties zijn door middel van iconen weergegeven in de “Acties” box: Snelle export van de portefeuille (met filter, indien van toepassing) in een CSV format Portefeuilleanalyse per land en per @rating Toegang tot de Cofanet berichten Print deze pagina in PDF formaat Print deze pagina Helpfunctie Importeren specificaties (voor import gebruikersvelden en bulkaanvragen)


89

1. INLEIDING 7 2. TOEGANG TOT COFANET 10

Recommend Documents