XEROX PROFESSIONAL SERVICES Specialisten in Document Management
Toegang tot Informatie uw informatiestroom in goede handen
Huis ter Heideweg 52b Postbus 256 3700 AG Zeist Tel.: 030 698 10 10 Fax: 030 698 10 19 e-mail:
[email protected]
Xerox Professional Services
XPS Inleiding
INLEIDING The Digital Document Company Xerox neemt wereldwijd een leidende positie in op de markt voor documentverwerkende producten, door het aanbieden van oplossingen en diensten die de productiviteit van organisaties verhogen. In de jaren 60 was Xerox de eerste die met de ‘gewoon papier’ kopieermachine op de markt kwam. Het daarop volgende decennia zorgde Xerox voor een revolutie in de informatietechnologie door de uitvinding van het Ethernet. Computernetwerken waren geboren en de uitwisseling van informatie hierover steeg, en stijgt nog steeds, tot ongekende hoogten. In deze tijd richtte Xerox zich met name op het delen van informatie door producten en diensten te leveren gericht op de output van fysieke documenten. In de jaren 90 is de aandacht verschoven naar het digitale document en worden oplossingen geboden waarbij zaken als scanning en elektronische archivering, retrieval en distributie centraal staan. Dit heeft in 1996 onder andere geleid tot de oprichting van de divisie Xerox Professional Services (XPS). Xerox weet meer over documenten dan wie ook en heeft deze kennis gebundeld in XPS. Wereldwijd, zijn in deze divisie meer dan 1500 specialisten vertegenwoordigd. De missie van XPS is om als partner haar klanten te helpen bij het efficiënter uitvoeren van bedrijfsinformatieprocessen, middels definiëring, implementatie en uitvoering van een Document Strategie. Deze missie resulteert in een aanbod van diensten op het gebied van document management, zoals advies, project management, systeemontwikkeling en –integratie. Hiermee stelt XPS organisaties in staat de kracht van documenten volledig te benutten als middel om kennis vast te leggen en te delen. Op drie manieren creëert XPS toegevoegde waarde voor klanten: ?? XPS begrijpt de complexe relatie tussen processen, mensen en documenten, zowel fysiek als digitaal. Hierdoor is XPS in staat kritieke plekken in organisaties waar substantiële verbeteringen kunnen worden gerealiseerd te identificeren; ?? Middels professioneel project management, imple mentatie en onderhoud, realiseert XPS oplossingen die meetbare effecten hebben; ?? Door de kennis en ervaring van haar medewerkers is XPS in staat nieuwe vaardigheden te introduceren en over te dragen aan de medewerkers van haar klanten. Dit resulteert in kostenreductie, kortere doorlooptijden, verbeterde productiviteit, vergrote klanttevredenheid en groei van het marktaandeel. XPS onderscheidt zich van haar concurrenten vanwege specifieke focus op de rol van documenten in processen, waarbij alle facetten van de documentlevenscyclus worden beschouwd.
2
XPS Benadering
DYNAMISCHE OMGEVING EN CONTINUE VERANDERENDE ORGANISATIE Bedrijfskritische informatiesystemen zijn zowel in private als publieke ondernemingen niet meer weg te denken. Ook als burger hebben we de beschikking over een overweldigende hoeveelheid informatie, die via het Internet op een eenvoudige manier van huis uit toegankelijk is. Bij de start van het nieuwe millennium staan we aan het begin van de informatierevolutie; naast continue technologische vernieuwingen zullen, mede als gevolg hiervan, voortdurend veranderingen plaatsvinden in maatschappij en organisaties. • Globalisering • Toenemende competitie • Partnerships, ‘extended enterprise’ • ‘Customization’ ‘Customization’
Business • Kenniswerk • Nieuwe e-conomie e-conomie • 24 uurs tijdschaal • Telewerken • Informatie op maat • ICT ‘wijze’ kinderen
• Nieuwe tools en theorieën • ‘Content is key’
Continue Continue Verandering • Snelle vooruitgang
Maatschappij
Techno- • Gebruikers interface logie • Lagere prijzen • ICT onderwijs onderwijs Figuur 1: de veranderende omgeving
Organisaties zijn op zoek naar manieren om deze continue verandering te verwezenlijken. Het veranderen om te veranderen dreigt organisaties echter chaotisch en onbeheersbaar te maken. Om dit te voorkomen is het belangrijk duidelijke en meetbare doelen voor ogen te hebben tijdens het veranderingsproces. Dit zal leiden tot kwaliteits- en prestatieverbeteringen die uiteindelijk resulteren in lagere kosten en hogere opbrengsten. Een continue veranderende organisatie Het inspelen op veranderingen in de dynamische omgeving kan gevolgen hebben voor verschillende onderdelen van de organisatie. Het business model staat voortdurend ter discussie en dient rege lmatig geëvalueerd te worden. Immers de mate waarin een organisatie tegemoet komt aan de in toenemende mate geïndividualiseerde wensen van klanten is van vitaal belang. Internet speelt hierbij een belangrijke rol. Internet biedt veel nieuwe mogelijkheden ten aanzien van verkoop, distributie en marketing. Niet alleen de producten en benadering van de klant verandert, maar ook de wijze waarop producten en diensten tot stand komen. Met bestaande en/of nieuwe partners worden nauwe samenwerkingsverbanden aangegaan. In deze nieuwe economie is het noodzakelijk naast kennis van de klant ook kennis van de partners te hebben. Om te kunnen concurreren zal het leveren van producten en diensten effectief en efficiënt plaats moeten vinden. Processen moeten worden geoptimaliseerd. Gezien toenemende integratie van klanten en partners in bedrijfsprocessen speelt dit zich niet langer alleen af binnen de grenzen van de eigen organisatie.
3
XPS Benadering Dit alles is uiteraard van invloed op organisatiestructuur, de mensen en de cultuur. Een toenemende verantwoordelijkheid van het personeel, kenniswerk, flexibele arbeidscontracten en werktijden zijn daar voorbeelden van. Hergebruik van kennis (‘Weten wat je weet binnen 10 minuten’) zal steeds belangrijker worden. Aan de ene kant is IT in belangrijke mate verantwoordelijk voor dit alles, aan de andere kant biedt IT uw organisatie de mogelijkheden deze aanpassingen te realiseren. Alles draait daarbij om het ontsluiten van informatie en het verbeteren van de processen, gebruikmakend van zowel reeds langer bestaande systemen (legacy, ERP), als nieuwere op webtechnologie gebaseerde systemen. Belangrijke bouwstenen hierbij zijn Workflow Management (procesverbetering), Content Management, Document Management (ontsluiten van informatie) en Kennis Management (gebruik en ontwikkeling van informatie). De XPS aanpak XPS biedt een aanpak om handen en voeten te geven aan verbeteringen in de bedrijfsvoering. Centraal in die aanpak staat de interactie tussen mens, proces en informatie, waarbij de geboden oplossing een meetbare verbetering moet opleveren. Ervaren consultants kunnen u helpen bij het in kaart brengen van de belangrijkste knelpunten in de organisatie en processen en potentiële oplossingen aandragen. Nadat een project duidelijk is gedefinieerd, dragen IT consultants, project- en changemanagers zorg voor de uitvoering en begeleiden de implementatie in uw organisatie. Sales
Value Initiation Customer demand
Business Consultancy
Project Servic ManagementTechnical e Consulting
Value Definition Impact Analysis
Scoping
Value Implementation
Value Delivery
Architectural Implement Design the project
Service
Figuur 2: De XPS aanpak
Onze projectaanpak is evolutionair en pragmatisch met tastbare resultaten. Dit betekent onder meer dat: ?? Oplossingen ontwikkeld worden vanuit een business visie; ?? Door een aaneenschakeling van kleine successen op korte termijn uiteindelijk substantiële businessresultaten worden behaald; ?? Leermomenten worden gecreëerd middels evaluaties gebaseerd op meetbare criteria. Onze medewerkers hebben hiervoor specifieke kennis op de reeds genoemde gebieden, Content Management, Document Management, Workflow Management, Kennis Management en Total Quality Management.
4
XPS Benadering
Knowledge Management
Content Management
Document Management
Workflow Management
Total Quality Management
Figuur 3: XPS Kennisgebieden In de XPS oplossingen wordt daarbij, vanuit een leveranciersonafhankelijke invalshoek, gebruik gemaakt van op de markt verkrijgbare applicatiesoftware van gerenommeerde leveranciers. Deze oplossingen zijn schaalbaar, uitbreidbaar en flexibel, waardoor ze in kunnen spelen op specifieke situaties in uw dynamische bedrijfsvoering. Typische bedrijfsuitdagingen Onze aanpak en oplossingen zijn onder meer toepasbaar bij de volgende uitdagingen in uw organisatie: ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ??
Doorlooptijden, fout- en/of herstelkosten moeten teruggedrongen worden; Bedrijfsprocessen zijn ondoorzichtig en kunnen moeilijk bestuurd worden; Een kwaliteitsprogramma is aanwezig of wordt gestart (ISO -900x, TQM, EFQM); Er is te weinig kennis aanwezig van klanten en business partners om doelgericht te kunnen opereren; Kennis wordt te weinig gedeeld of (her)gebruikt; Informatie wordt onvoldoende beheerd en beschikbaar gesteld; Werkzaamheden worden in toenemende mate door projectteams uitgevoerd, waarbij de samenwerking en communicatie optimaal dient te verlopen; Men heeft moeite met de onderlinge communicatie als gevolg van geografische spreiding of mobiliteitsproblemen.
5
XPS Benadering
Waarom XPS XPS is marktleider in document management gerelateerde oplossingen. XPS biedt een totaalpakket aan dienstverlening op het gebied van business (her)modellering en het opzetten van implementatieprojecten voor oplossingen die het realiseren van uw bedrijfsdoelstellingen daadwerkelijk ondersteunen. De volgende diensten worden aangeboden: Quick Scan / Scan
?? Quick Scan / Scan; een globale dan wel uitgebreide analyse van uw organisatie en definitie van de oplossing; ?? Programma / Project Definitie; Een nauwkeurige afbakening van het uit te voeren project; ?? User Requirement Study; Een onderzoek naar de vereiste functionaliteit; ?? Productselectie; Een selectie van producten waarmee de oplossing kan worden gerealiseerd; ?? Functioneel Ontwerp; Een ontwerp van de functies op basis van het geselecteerde product zodanig dat aan de vereiste functionaliteit wordt voldaan; ?? Technisch Ontwerp; Een vertaling van het functioneel ontwerp naar de techniek; ?? Realisatie; de implementatie van het technisch ontwerp. ?? Onderhoud en Beheer; de zorg voor het in productie genomen systeem
On twi kk van eling de en R Op los ealis sin atie g
User Requirement Study Product Selectie Functioneel en Technisch Ontwerp Realisatie
Testen
Training
e in d ing atie dd be nis Im orga
Change en Project Management
Programma / Project Definitie
Acceptatie Onderhoud en Beheer
Figuur 4: XPS Diensten XPS heeft een 100% pragmatische aanpak, die garant staat voor het realiseren van significante kostenreducties, performance- en kwaliteitsverbeteringen van de primaire en secundaire processen in uw organisatie. In projecten maken wij gebruik van de kennis, die wereldwijd binnen Xerox en haar business partners aanwezig is. Het XPS team Het XPS team bestaat uit Document-Consultants, IT-Consultants en Projectmanagers, die ruime ervaring hebben opgebouwd in informatietechnologie, document en kennis gerelateerde vraagstukken, kwaliteitssystemen, organisatieadvies, project en verandermanagement. Samen met u is XPS in staat om in multidisciplinaire projectteams bruggen te slaan tussen de verschillende vakgebieden en systeemintegraties uit te voeren tussen de bestaande en nieuwe systemen.
6
