Projectnaam
: DocuWare
1. Veilige toegang tot salarisstroken DocuWare maakt alledaagse werkstroomprocessen efficiënter. Een mooi voorbeeld: salarisstroken die zijn opgeslagen in het documentbeheersysteem kunnen binnen seconden onder de werknemers worden verdeeld. Het verspreiden van salarisstroken wordt via e-mail gedaan – erg gemakkelijk te configureren. Het salarisadministratiesysteem genereert eenvoudigweg één gedefinieerde link per maand vanuit DocuWare en verstuurt het in één enkele e-mail die aan alle collega’s is gericht. Werknemers gebruiken deze email vervolgens om toegang te krijgen tot hun eigen salarisstrook. Tovenarij? Nee hoor! Werknemers klikken simpelweg op de link en DocuWare garandeert met 100% zekerheid dat ze alleen hun eigen documenten te zien krijgen via Web Client. Vanwege de beveiliging en geheimhouding van gegevens moeten werknemers zich eerst registreren in DocuWare. Binnen luttele seconden hebben ze dan toegang tot hun salarisinformatie – die ze kunnen bekijken, afdrukken en doorsturen (b.v. naar een privé e-mailadres). Met de instellingen in DocuWare is het onmogelijk voor werknemers om salarisinformatie van collega’s te bekijken. Zelfs een beheerder heeft geen toegang tot deze gevoelige informatie, aangezien deze is gecodeerd in een zeer goed beveiligd dossier dat als standaard functie wordt geleverd in DocuWare. Zelfs werknemers in het bedrijf die toevallig dezelfde naam hebben, kunnen niet per ongeluk het verkeerde bestand openen. Verspreiden van salarisstroken is gemakkelijker, veiliger en minder werk… dankzij DocuWare.
Met één enkele e-mail aan alle werknemers geeft het salarisadministratiesysteem individuele toegang tot salarisoverzichten, beveiligd met behulp van DocuWare.
Projectnaam
: DocuWare
2. Elektronische salarisstroken, het loont de moeite! Het verwerken van salarisstroken is voor elk bedrijf een van de meest kritieke en gevoelige terreinen. Dit is een proces dat om de zoveel weken naadloos moeten worden uitgevoerd. En dat is niet altijd zo eenvoudig, aangezien het wettelijke kader vaak verschuift – er worden nieuwe richtlijnen toegevoegd en bestaande richtlijnen gelden plotseling niet meer. Naast het verwerken van de salarisstroken zorgt dit soort bureaucratie ervoor dat er steeds minder tijd kan worden besteed aan het uitvoeren van kerntaken. Met DocuWare krijgt u deze tijd terug door voordeel te halen uit de automatische archivering en elektronische verzending van gegenereerde salarisoverzichten. Een aantal van de huidige stappen – van het afdrukken van salarisoverzichten, ze in een envelop stoppen tot het op de bus doen – worden bij deze nieuwe aanpak vervangen. Iedere werknemer krijgt toegang tot zijn/haar recente en oude documenten, op een manier die absoluut veilig is en voldoet aan alle wettelijke vereisten voor de geheimhouding van gegevens. Het andere voordeel? Meer tijd voor cruciale werkzaamheden op de personeelsafdeling.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 2 van 25
Projectnaam
: DocuWare
3. Metalen Galler Van de nood een deugd maken Metalen Galler, een gerenommeerde Belgische ijzer- en staalhandel, heeft de economische crisis gebruikt om de interne organisatie op een slimme manier te wijzigen door in de hele onderneming de bedrijfsprocessen te digitaliseren. Aangezien orders voor ijzer- en staalproducten op verschillende manieren worden verwerkt, hebben ze complexe werkstroomdiagrammen met verschillende veiligheidsniveaus ontwikkeld voordat deze worden geïmplementeerd. Vandaag de dag worden jaarlijks 200.000 documenten van begin tot eind elektronisch afgehandeld – alles, van onkostenrekeningen tot machtigingen voor factuurbetalingen. Het is vaak een hele toer om efficiënter te gaan werken en dit niet ten koste te laten gaan van de service voor uw klanten. Met een DMS wordt de zoektijd voor documenten tot een minimum beperkt. Werknemers kunnen daardoor meer tijd aan hun klanten besteden. Facturen worden elektronisch verwerkt en daardoor sneller betaald, hetgeen de financiële controle ten goede komt. Het managementteam van Metalen Galler onderzoekt momenteel andere manieren om hun DMS optimaal te benutten – en hun concurrentievoordeel te vergroten in deze periode van economisch herstel.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 3 van 25
Projectnaam
: DocuWare
4. Advance Cabinet Designs Doelgerichte besparingen ACD (Advance Cabinet Designs), fabrikant van meubels op maat, stopt met papiergebruik. Boekhoudkundige gegevens, opdrachtbestanden, CADtekeningen en blauwdrukken zijn direct toegankelijk voor de gehele organisatie, waardoor processen worden gestroomlijnd en kostenbesparingen worden gerealiseerd. “Het was enorm gemakkelijk om onze bestaande processen te spiegelen in DocuWare. De nieuwe elektronische versie van onze werkstroom betekent verantwoordingsplicht voor onze werknemers. Ik kan zo opzoeken door wie en wanneer een document is verwerkt,” aldus Tani Michaud, eigenaar van ACD. Nu worden bestanden opgeslagen in één veilige, centrale documentenpool die voor het hele bedrijf toegankelijk is. Dat betekent hogere productiviteit en informatie die gemakkelijk kan worden gedeeld. Annotaties die rechtstreeks in de blauwdrukken worden aangebracht, zorgen ervoor dat het hele team met de meest recente informatie werkt (dus niet meer handmatig 12 exemplaren bijwerken!). DocuWare heeft ACD tevens geholpen om het proces waarbij een blauwdruk op papier van rood gemarkeerde opmerkingen wordt voorzien, te spiegelen: werknemers kunnen wijzigingen aanbrengen met behulp van een virtuele rode pen. Elektronische stempels zorgen voor routering van de blauwdruk totdat alle wijzigingen zijn goedgekeurd. Betere toegang tot informatie betekent dat werknemers op de werkvloer deel uitmaken van het beoordelingsproces, waarbij ze voorstellen kunnen doen om projecten op een betere en zuinigere manier samen te stellen. Nadat een CAD-tekening is voltooid, gaat de informatie naar de computer waar het hout automatisch wordt gezaagd. Dankzij proactieve beoordelingen is de behoefte om stukken opnieuw te zagen aanzienlijk teruggedrongen – verdere besparingen wat betreft tijd en materialen. Er werden ook besparingen gerealiseerd door notulen van vergaderingen en agenda’s in DocuWare te zetten. In plaats van tijd te verspillen aan pakken papier die na de vergadering in de papierbak terechtkomen, gebruiken ze nu een projector om de agenda, foto’s van opdrachten en tijdens de vergadering gemaakte aantekeningen weer te geven. Naderhand wordt alles opgeslagen in DocuWare en elektronisch beschikbaar gemaakt. Michaud vat het als volgt samen: “Al onze documenten zijn continu binnen ieders handbereik. Niemand (ik dus ook niet!) kan nu nog het excuus gebruiken, “Da’s niet mijn schuld, ik wist er niets van,” omdat iemand anders dan meteen opmerkt: “het staat toch in DocuWare”.”
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 4 van 25
Projectnaam
: DocuWare
5. Het staat in de wet Wettelijke vereisten in Europa In de nieuwe publicatie “Wettelijke voorschriften voor documentbeheer in Europa“ staat wat vanuit een juridisch perspectief moet worden overwogen bij het gebruik van documentbeheer, inclusief e-mail archivering. Gespecialiseerde auteurs uit Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Spanje, Italië, Oostenrijk en Zwitserland geven een overzicht en een korte uitleg van het regelgevingkader in elk van deze landen. Hoofdstukken zijn geschreven in de basistaal van een land en worden begeleid door een Engelse vertaling. Het wordt uitgegeven door VOI (Voice of Information), de Duitse industriebond voor documentbeheer. Hun doel was het leveren van gebruiksvriendelijk en uitgebreid overzicht te geven van de juridische vereisten voor internationaal opererende ondernemingen - in het bijzonder de bedrijven met dochterondernemingen in één van de bovengenoemde landen. De publicatie is gratis en kan gedownload worden via www.docuware.com.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 5 van 25
Projectnaam
: DocuWare
6. Integratie in Windows Explorer Gemakkelijk toegang
De Windows Explorer Client integreert DocuWare archiefkasten in de bestands directory structuur van Windows. Hierdoor kunnen gebruikers met Microsoft Windows Explorer intuïtief zoeken naar bestanden en deze opslaan. Terwijl de vertrouwde omgeving en de eigenschappen van Windows Explorer behouden blijven, hebben gebruikers direct toegang tot het archiveringsscherm van DocuWare – zonder dat een aparte DocuWare-installatie nodig is. Dat helpt diegenen die DocuWare alleen zo nu en dan gebruiken. In de Windows Explorer Client verschijnt DocuWare gewoon als een extra station in Explorer; de archiefkasten werken net als bestandsmappen. Vanuit bijna iedere applicatie kunnen documenten met de functie “opslaan als” eenvoudig worden opgeslagen op het virtuele DocuWare station, waar ze veilig worden bewaard in een DocuWare archiefkast. Het grote voordeel hiervan: Namen van mappen worden automatisch gebruikt als indextermen voor het gearchiveerde document, en kan het veilig in een archiefkast worden geplaatst en op elk moment eenvoudig worden opgehaald. U kunt documenten ook d.m.v. slepen en neerzetten verplaatsen vanuit iedere map van de bestandsdirectory naar een DocuWare-map, waarna ze gearchiveerd en geïndexeerd zijn. Zelfs hele mappen, submappen en alle documenten die er in staan kunnen voor snelle archivering worden verplaatst naar DocuWare. Het is ook eenvoudig als een gebruiker een specifiek document nodig heeft; het zoeken van een document duurt maar een paar seconden na gebruik van de functie “Open” of via de Windows Explorer. Daarna kan het geopend worden om te bekijken of verder te bewerken. De Windows Explorer Client is ook veilig. Gebruikers navigeren door een virtuele bestandsdirectory en niet door de werkelijke opslaglocaties met de gearchiveerde documenten. Alle DocuWare rechten voor archiefkasten en gebruikersrechten zijn van toepassing. De documenten die via de Windows Explorer Client ongemanipuleerd zijn opgeslagen zijn ook direct beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers wereldwijd – bijv. door middel van de Web Client. Zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd met indexeringscriteria of via volledige tekst. Documenten die met de DocuWare Windows of Web Client zijn geopend kunnen ook snel opgeslagen worden via de functie ‘opslaan als’ van het programma dat momenteel in gebruik is als een andere versie in het archief. Gebruikers kunnen naadloos schakelen tussen de DocuWare Client en de Windows Explorer Client om zo efficiënt mogelijk te werken. Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 6 van 25
Projectnaam
: DocuWare
7. Höfer Perfumes Van facturerings workflow tot digitale belastingdossiers Höfer Parfümerien GmbH uit Zuid-Duitsland archiveert facturen, ontvangstbewijzen, bestellingen en ontvangstbewijzen van het hoofdkantoor en zeven dochterondernemingen in één centrale documentenpool. Een geïntegreerde werkstroom optimaliseert het goedkeuringsproces voor facturen. Een breed productaanbod – van parfums en cosmetische Rosemarie Zinn behandelingen tot lingerie en badkleding, dat samen met een Höfer Parfümerien uitmuntende klantenservice en concurrerende prijzen bijgedragen hebben aan het succes van dit familiebedrijf. In de tijd dat ze verder uitbreidden, zijn ze altijd op zoek geweest naar manieren om de werkstroomprocessen te optimaliseren. In 2009 introduceerde Höfer daarom DocuWare. “In het verleden werkten twee werknemers en een stagiair iedere maand minimaal vier dagen lang (op erg drukke momenten dubbel zoveel!), om facturen, afleveringsbewijzen en bankdocumenten te vinden in bestandsmappen en stapels papier. Nu zijn al deze verwante documenten voorhanden via een enkele muisklik. Werknemers hebben nu veel meer tijd voor klanten,” herinnert Rosemarie Zinn, die verantwoordelijk is voor de administratie. Nog een groot voordeel: alle door de belastingconsulent benodigde documenten worden automatisch verzameld uit de documentenpool en samengevoegd in één digitale belastingmap.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 7 van 25
Projectnaam
: DocuWare
8. Een moeiteloze integratie U kunt het nieuwe rapport nu downloaden Een documentbeheersysteem moet altijd geïntegreerd zijn in een bestaande ITomgeving, om te kunnen voldoen aan de individuele vereisten van de klant. De bepalende factor voor de optimale integratie van DocuWare is het gebruikmaken van het brede scala aangepaste opties die via talrijke interfaces worden aangeboden. Het nieuwe rapport Integration biedt een diepgaande analyse van de beschikbare interfaces en integratiemogelijkheden van DocuWare. Door deze krachtige tools kunnen gegevens en documenten eenvoudig automatisch uit verschillende programma’s worden toegevoegd in DocuWare. Het rapport is in gedeelten onderverdeeld waarin drie verschillende soorten interfaces worden behandeld: Universele interfaces zoals TIFFMAKER of URL Integration die met allerlei soorten programma’s werken; speciale interfaces die een ideale integratie in meer gespecialiseerde programma’s (zoal bijvoorbeeld SAP of Notes) of hardware (bijv. multifunctionele units) mogelijk maken; en aangepaste interfaces, zoals programmeerinterfaces die gebruikt kunnen worden voor het aanmaken van unieke, krachtige aansluitingen. Het technische personeel van een onderneming of adviesbedrijf, evenals andere lezers met kennis van techniek, krijgen een goed overzicht van de brede integratiemogelijkheden van DocuWare en tevens uitvoerige achtergrondinformatie over de achterliggende technologie. Het geeft lezers ook inzicht hoe een DocuWare-systeem werkt in combinatie met een breder ITsysteem en hoe weinig het nodig heeft voor wat betreft administratie en het uitvoeren van verschillende aanpassingen. Wilt u meer weten over de integratiemogelijkheden van DocuWare? Download eenvoudig het rapport over Integration van onze website: www.docuware.com/ whitepaper
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 8 van 25
Projectnaam
: DocuWare
9. Penn Stainless Products, Inc. ROI sterk als staal Penn Stainless Products, Inc. (PSP), distributeur van roestvrij staal over de hele wereld, heeft DocuWare geïmplementeerd om financiële documenten veilig te kunnen beheren en administratieve gegevens aan producttestrapporten te kunnen koppelen. Nu kan het bedrijf productiekosten beter beheren, en is de productiviteit van werknemers en de klantenservice verbeterd.
Dave Harris, Controller, Penn, Stainless Products
PSP wilde een elektronisch documentbeheersysteem implementeren dat goed zou werken met de grote hoeveelheid documenten van PSP en waarmee documenten op meerdere criteria geïndexeerd konden worden. Ze wilden de toegang tot deze bestanden beveiligen en ervoor zorgen dat documenten niet verloren zouden gaan ten gevolge van menselijke fouten of natuurrampen. Bovendien wilden ze de documentopslagruimte verkleinen en hun kantoorruimte vergroten, zonder het gebouw uit te breiden. Met DocuWare kan er nu snel en eenvoudig naar informatie worden gezocht. Testresultaten worden opgehaald met direct resultaat, waardoor juridische aansprakelijkheid wordt beperkt. Dankzij onmiddellijke toegang tot informatie, kunnen vragen van klanten telefonisch worden beantwoord waardoor de klantenservice verbetert. Geen verspilde tijd meer of verwarring door papieren dossiers. Er kan veel efficiënter en kosteneffectiever aan controles (waaronder die van Homeland Security) voldaan worden. Accountants krijgen aanmeldingsgegevens waarmee ze toegang hebben tot elektronische gegevens. Hierdoor besparen ze tienduizenden dollars en zijn voorbereidingen minder stressvol. Door archiefkasten voor papieren te elimineren kon het verkoop- en inkoopteam naar deze nieuwe kantoorruimte verhuizen zodat ze nu als een afdeling kunnen samenwerken. Daardoor kunnen ze georganiseerder, effectiever en productiever werken, met ruimte om uit te breiden. DocuWare heeft ze een tool voor groei gegeven, terwijl een groot deel van de kosten die gepaard gaan met groei, worden geëlimineerd. “Onze ROI was meer gericht op het verbeteren van de manier waarop onze werknemers werken. De medewerkers van ons verkoopteam zitten nu meer aan hun bureau en besteden meer tijd aan verkoopgesprekken dan aan het zoeken naar en archiveren van papieren documenten. Het is voor ons een enorm voordeel dat documenten nooit kwijtraken en Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 9 van 25
Projectnaam
: DocuWare
niemand zich bezig hoeft te houden met opnieuw archiveren. Binnen één jaar heeft het systeem zichzelf meer dan terugbetaald”, zegt Dave Harris, Controller, Penn Stainless Products.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 10 van 25
Projectnaam
: DocuWare
10. Moritz BMW Klantenservice versnellen Het Texaanse autodealerbedrijf Moritz BMW, Cadillac en MINI Cooper heeft DocuWare geïmplementeerd om zijn BMW-serviceafdeling te beheren. Naast het verminderen van papiergebruik en –opslag, zorgt snelle toegang tot informatie voor een verbeterde klantenservice en groeiende eindresultaten. Wat te doen met duizenden vellen papier die het onderhoud van meer dan 2700 auto’s per maand
Pachis De la Garza, BMA Service Manager voor Moritz
documenteren? Bovendien moeten deze minimaal drie jaar bewaard worden! Voordat DocuWare werd geïmplementeerd, werden deze in mobiele archiefkasten bewaard en moest het personeel uren zoeken naar IDnummers van klanten. Dankzij DocuWare is deze zoektijd vervangen door tijd om het bedrijf uit te breiden. Pachis De la Garza, de BMW Service Manager voor Moritz zegt, “Onze reputatie wordt dagelijks gevormd door de kwaliteit van ons klantencontact. Werknemers kunnen nu onmiddellijk de gegevens van een auto opzoeken en hebben meer tijd om het onderhoud met de klant te bespreken. Tussen mijn zes onderhoudsadviseurs heb ik per maand 120 uren kunnen besparen die voorheen besteed werden aan het opzoeken van documenten. DocuWare is een belangrijk onderdeel dat mijn afdelingen helpt ons groeiende bedrijf bij te benen.”
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 11 van 25
Projectnaam
: DocuWare
11. E-mailarchivering… nog eenvoudiger Hoe krijgt u toch die oneindige stroom e-mails onder controle? Aangezien e-mails steeds meer gewicht krijgen als zakelijke en juridische documenten, is een werkbare en veilige archiveringsstrategie voor e-mail van essentieel belang. De oplossing: DocuWare biedt verschillende opties voor integratie met zowel Outlook als Lotus Notes.
Outlook Met behulp van DocuWare ACTIVE IMPORT kunnen e-mails eenvoudig en direct uit Outlook in DocuWare worden gearchiveerd. Nieuwe functies helpen u om de DocuWare Web Client met Outlook te integreren. Emails die in DocuWare zijn opgeslagen, kunt u bijvoorbeeld opzoeken, weergeven en opnieuw verzenden, en dit alles rechtstreeks vanuit een Outlook-map. Zelfs DocuWare taaklijsten kunnen naadloos met Outlook worden geïntegreerd. Een perfecte manier om bijvoorbeeld bewaartijden en actieve documenten te controleren, zonder Outlook ooit te verlaten. DocuWare biedt bovendien de mogelijkheid om met eerder opgeslagen e-mails te werken in de omgeving waarmee u het meest vertrouwd bent: Outlook.
Lotus Notes De bestaande DocuWare-module CONNECT to Notes biedt naadloze integratie tussen Notes en DocuWare. Voor archivering van e-mail uit Notes is onlangs een nieuwe optie toegevoegd: conversie van e-mail naar DXL- en PDF-indeling. E-mail die in DocuWare is opgeslagen als DXL (een XML-indeling voor Notes documenten), kunt u eenvoudig opnieuw in het Notes-systeem opnemen. Dankzij de extra mogelijkheid om Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 12 van 25
Projectnaam
: DocuWare
naar PDF te converteren kunt u gearchiveerde e-mail moeiteloos met topkwaliteit in de DocuWare Viewer weergeven, en deze vervolgens afdrukken of desgewenst naar anderen doorsturen (inclusief niet-Notes gebruikers).
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 13 van 25
Projectnaam
: DocuWare
12. Beste project van het jaar Afgelopen oktober (2009) kreeg DocuWare wederom een prijs uitgereikt door Document Manager Magazine, het toonaangevende tijdschrift over DMS in het Verenigd Koninkrijk. Dit jaar werd Docu- Ware gehuldigd in de categorie ‘Best Private Sector Project of the Year’, een mooie aanvulling op de zege van vorig jaar in de categorie ‘Best Workflow Product of the Year’. Het betreffende project was door Document Management Technology, een DocuWare-partner in het Verenigd Koninkrijk, geïmplementeerd bij Serviceline, een bedrijf voor industriële keukenapparatuur in het Engelse Stevenage. Hier worden draadloze pennen en schrijfblokken van Destiny Plc. gebruikt om documenten in Docu- Ware op te slaan. De versnelling van de werkstroom, voor zowel veldtechnici als taakmanagers, was een van de doorslaggevende factoren voor de jury, die bestond uit vooraanstaande experts uit de industrie. Andere voordelen die werden opgemerkt bij dit DocuWare 5.1b-project: De oplossing bood een snelle ROI (Rendement op Investering), verhoogde de cashflow en verbeterde de klantenservice. De integratie was bovendien naadloos en werd professioneel afgehandeld.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 14 van 25
Projectnaam
: DocuWare
13. King Hussein Cancer Center Uitstekende organisatie Het King Hussein Cancer Center (KHCC) te Amman in Jordanië is het enige gespecialiseerde ziekenhuis voor kanker in het Midden-Oosten waar zowel volwassenen als kinderen behandeld worden. Het KHCC werd in 1997 opgezet en is een compleet ziekenhuis zonder winstoogmerk dat zich geheel op kankerzorg richt. Het ziekenhuis heeft 180 bedden en er worden momenteel meer dan 2300 nieuwe patiënten per jaar behandeld. Het KHCC heeft een archief van zo’n zeven miljoen papieren Munir Asad, bestanden. Dat heeft geleid tot de implementatie van DocuWare Chief Information als de enige elektronische opslagplaats voor het Enterprise Officer voor KHCC Hospital Management Information System. Alle 200 werknemers in sleutelposities werden doorlopend bij het project betrokken, daardoor ontstond een zeer efficiënte indexering zodat documenten eenvoudig opgehaald en bewaard kunnen worden. Ook de kwaliteit van de records werd verbeterd omdat de kans op menselijke fouten werd verkleind. De papierkosten voor alle afdelingen zijn aanzienlijk gedaald, zelfs voor de ziekenhuisapotheek, die zeer hoge faxkosten had. Munir Asad, Chief Information Officer voor KHCC zei: “DocuWare is niet alleen milieuvriendelijk, het helpt ons ook kosten te verlagen. Zo besparen we per jaar alleen al 120.000 pagina’s faxpapier en dan hebben we het nog niet eens over zaken als onderhoud en dergelijke. Het personeel is efficiënter omdat er minder tijd besteed wordt aan het archiveren en terugzoeken van deze enorme stapels papieren faxen. De transparantie van de communicatie tussen apotheek en verpleegkundigen is ook enorm verbeterd omdat verpleegkundigen nu kunnen controleren of bepaalde bestellingen ook daadwerkelijk door de apotheek zijn ontvangen.” Nu de meeste recepten, medische bestellingen, patiëntgegevens en zelfs aantekeningen van dokters allemaal op computerschermen verschijnen, kunnen de verpleegkundigen, dokters en apothekers eenvoudigweg ‘ontvangen’ of ‘genoteerd’ op het elektronische document zetten. Een nieuwe workflow heeft tot volledige betrouwbaarheid geleid: met deze oplossing kan niemand een document betreffende de gezondheid van een patiënt vergeten, verliezen of verkeerd opbergen. Bovendien zijn patiëntgegevens 24 uur per dag overal beschikbaar via een veilige webverbinding. Beheerders kunnen op verzoek van de patiënt echter ook volledige privacy instellen. Het KHCC heeft hierdoor een uitstekende reputatie op het gebied van gegevens beveiliging. Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 15 van 25
Projectnaam
: DocuWare
14. Pyrámide Asesores Papierloze belastingaccountant Pyrámide Asesores specialiseert zich in belastingverwerking en –advisering en is gevestigd te Pamplona in Spanje. Het bedrijf is erin geslaagd een vrijwel papierloos kantoor te creëren. Dankzij geïntegreerd documentbeheer zult u Juan Carlos Arratibel, in het hele bedrijf slechts een handjevol President van Pyrámide mappen met papier vinden. “Als we hadden geweten hoe gemakkelijk ons probleem kon worden opgelost, hadden we al veel eerder voor een documentbeheersysteem gekozen”, aldus Juan Carlos Arratibel, President van Pyrámide. In de loop der tijd hadden zich tonnen documenten opgestapeld bij dit bedrijf dat middelgrote bedrijven adviseert in alles wat met belastingwetgeving, financiën, boekhouding en personeelszaken te maken heeft. Een kamer van 25 vierkante meter die als archief fungeerde, was tot de nok toe gevuld. De chaos werd almaar groter en groter. Documenten gingen verloren, er werden overbodige kopieën gemaakt en werknemers wisten vaak niet zeker welke documentversie nou de meest recente was. Deze inefficiënte processen kosten het bedrijf bakken vol geld. De introductie van DocuWare was de eerste stap op weg naar een papierloos kantoor. Het oude archief van 100.000 documenten werd onmiddellijk gedigitaliseerd en opgeslagen. De software investering werd in twee jaar afgelost uit de huuropbrengsten van de voormalige archiefkamer. Verder is de ophaaltijd verkort en is de klantenservice aanmerkelijk verbeterd: antwoorden kunnen nu met een klik op een knop verkregen worden.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 16 van 25
Projectnaam
: DocuWare
15. Software als een Service Documentbeheer via het internet DocuWare heeft onlangs twee nieuwe services geïntroduceerd. Met ‘SaaS Document Management Projects’ kunnen DocuWare en zijn verkooppartners DocuWare servercomponenten leveren die zich in een extern datacentrum bevinden. Gebruikers hoeven alleen lokaal een client te installeren. Aangezien de ruimte wordt geleased, worden de maandelijkse kosten berekend op basis van het aantal gebruikers, per server en de gevraagde hoeveelheid opslagruimte. Een andere service ‘SaaS Backup and Long Term Archiving’ is voor gebruikers die DocuWare op de normale manier gebruiken, maar op zoek zijn naar een toekomstbestendige opslagoplossing. Documenten in bestaande DocuWare-archiefkasten kunnen voor lange termijn archivering in het DocuWare gegevenscentrum gesynchroniseerd worden. De tijd en energie die in het bijhouden van vereisten voor gegevensopslag gestoken moeten worden, worden aanzienlijk verminderd, en gebruikers kunnen documenten eenvoudig via een browser oproepen. Nog een voordeel: een complete set documenten kan als een zelfwerkende archiefkast worden gegenereerd en op externe gegevensdragers worden verzonden.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 17 van 25
Projectnaam
: DocuWare
16. Geen zorgen: Langetermijnarchivering Eersteklas rampenbestrijding voor bedrijfsdocumenten hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn. DocuWare bouwt voort op SaaS (Software as a Service) en biedt nu een innovatief, eenvoudig alternatief om uiterst belangrijke, permanente gegevens veilig te bewaren voor de lange termijn. De archiefkasten die in het krachtige DocuWare-gegevenscentrum worden gehost, worden automatisch met het DocuWare-systeem van het bedrijf gesynchroniseerd voor documenten die voor lange termijn opslag zijn vrijgegeven. Gebruikers kunnen vervolgens het internet gebruiken om de extern opgeslagen documenten snel op te roepen.
Minimale inspanning, maximale beveiliging Met de SaaS-service Backup & Long Term Archiving kunnen bedrijven profi teren van een beveiligingsconcept dat vrijwel onbereikbaar is binnen hun eigen IT-landschap. In het hoogwaardige DocuWare-gegevenscentrum wordt elk gegevensverlies uitgesloten met dagelijkse/ incrementele en wekelijkse/volledige back-ups. De modernste technologie, complexe beveiligingsstrategieën en geraffineerde controlesystemen rond gebouw, beheer en processen dragen allemaal bij aan dit buitengewoon hoge beveiligingsniveau. Bedrijven die DocuWare SaaS Backup & Long Term Archiving gebruiken, profiteren niet alleen van de beveiliging, maar besparen zich daarnaast een heleboel administratieve rompslomp: voortdurend kopiëren naar actuele gegevensdragers, meerdere back-ups of speciale kluisjes voor gegevensdragers, het behoort allemaal tot het verleden. Binnen het bedrijf is er minder behoefte aan opslag en kan de eigen infrastructuur voor lange termijn opslag verwijderd worden. Speel op veilig, kies DocuWare SaaS: In een gegevensblad op www.docuware.com vindt u verdere informatie over het Backup & Long Term Archiving-programma.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 18 van 25
Projectnaam
: DocuWare
17. UNIMED Brazilië Een mooie gezondheidstest UNIMED is de grootste ziektekostenverzekeraar in het zuiden van Brazilië. Alle artsen die deel uitmaken van UNIMED zijn mede-eigenaar van het bedrijf. De 30 vestigingen van UNIMED functioneren onafhankelijk van elkaar, maar documentatie, zoals medische dossiers, wordt onderling uitgewisseld. Bij wet is vastgelegd dat originele documenten het kantoor van herkomst niet mogen verlaten, dus werd er veel gekopieerd om bestanden te kunnen delen. Dat omslachtige proces zorgde ervoor dat testen bij second opinions meerdere keren Dr. Pauolo Gonçalves, herhaald moesten worden. De efficiency en eindresultaten IT-directeur, UNIMED van de organisatie raakten daardoor in het geding. Tegenwoordig wordt informatie digitaal vastgelegd ter bevordering van werkprocessen. Aangezien het wettelijk verplicht moeten documenten voordat ze worden verwijderd ook op microfilm vastgelegd worden. De digitale informatie wordt op een veilige server opgeslagen zodat alleen bevoegde gebruikers, indien nodig, documenten online kunnen bekijken. Patiënten hebben meer vertrouwen in hun dokter nu hun gehele medische dossier bij binnenkomst direct beschikbaar is. De privacy, die dankzij veilige digitale dossiers verkregen wordt, betekent gemoedsrust voor zowel arts als patiënt. Doordat papieren dossiers niet meer nodig zijn, word op elke locatie extra ruimte voor kantoren en behandelruimtes gecreëerd, wat uitbreiding mogelijk maakt zonder bijkomende kosten. Ook worden kosten significant bespaard door het elimineren van dubbele procedures. Ook is er nu de mogelijkheid om distributie van dure geneesmiddelen te volgen. De factureringstijd is verkort nu informatie tussen locaties dagelijks wordt uitgewisseld via DocuWare. Bovendien zijn de eindresultaten verbeterd terwijl kosten voor externe controle gereduceerd zijn: accountants hebben een gebruikers-id gekregen waarmee ze informatie direct vanuit hun eigen kantoor kunnen oproepen. “Met behulp van het documentbeheersysteem van DocuWare kunnen we dagelijks de ziektekosten van ons zorgverzekeringsplan in de gaten houden. Het is een onmisbaar onderdeel voor het beheer van onze organisatie,” bevestigt Dr. Paulo Gonçalves, ITdirecteur van UNIMED. Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 19 van 25
Projectnaam
18.
: DocuWare
Serviceline
DocuWare en het proces met de digitale pen Serviceline in het Engelse Stevenage heeft een eenvoudige en praktische manier ontwikkeld waarmee hun engineers kunnen bijdragen aan een geautomatiseerd werkstroomproces. Voor een overzicht van alle benodigde opdrachten voor het onderhoud van industriële keuken- en cateringapparatuur zijn hun 120 engineers nu uitgerust met een digitale pen en dito schrijfblok. Ook kunnen ze daarmee de rapporten invullen waartoe ze volgens de strenge eisen door de Britse raad voor gezondheid en veiligheid (UK Health and Safety Council) verplicht zijn.
Steve Elliot, directeur van Serviceline
De gegevens worden via Bluetooth naar een mobiele telefoon verzonden. Vervolgens worden ze doorgestuurd naar Serviceline en geïmporteerd in DocuWare. Daar worden de formulieren correct geïndexeerd, verwerkt voor betaling en veilig opgeslagen. “Het proces verloopt nu razendsnel,” zegt Steve Elliot, directeur van Serviceline. “Vanaf het moment dat een taak voltooid is tot het moment dat de factuur verzonden wordt, is nog maar een kwestie van minuten. Dat heeft onze efficiency aanzienlijk verbeterd.”
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 20 van 25
Projectnaam
: DocuWare
19. The News Group Veel resultaat, kleine moeite Dankzij de installatie van een basis DocuWare-systeem, kan de centrale afdeling van The News Group een snelle groei doormaken op een veilige, efficiënte manier en zonder extra personeel aan te nemen. Als partner van de op één na grootste groothandelaar in tijdschriften en boeken in Noord-Amerika, distribueert en verkoopt de centrale afdeling van The News Group (TNG) boeken, tijdschriften en andere publicaties. Elk jaar moeten er meer dan 500 miljoen exemplaren van deze publicaties worden ontvangen, verwerkt, verzonden en bijgehouden. Hun klantenlijst omvat onder andere de grootste discountketens en supermarkten in een regio die zich uitstrekt van Florida tot New Mexico. Een centraal archiveringssysteem was noodzakelijk om de debiteurenprocedures te stroomlijnen, het aantal kwijtgeraakte documenten terug te dringen en om meerdere afdelingen toegang te verschaffen tot bestanden. De nieuwe oplossing moest ook direct toegang verschaffen tot documenten in een voorgaand administratiesysteem. Een afdeling in Houston, Texas stelt de facturen op, met daarop een streepjescode die wordt gescand na levering voor een eenvoudige opslag in DocuWare. Elke morgen leveren chauffeurs de facturen van de vorige dag in bij de administratieafdeling, waar ze onmiddellijk worden gescand. De gescande streepjescode bevestigt dat een zending is geleverd, waarna de incassoprocedure kan worden gestart. De scan legt ook de handtekening vast als bewijs voor de levering. Met DocuWare beschikt men zelfs over een officieel rampenplan. Met goed gestructureerde, elektronische kopieën van hun bestanden kunnen er eenvoudig backups worden gemaakt van documenten op een offsiteserver. “Bij een onbetaalde factuur kunnen we nu meteen een kopie van het ondertekende ontvangstbewijs ophalen in het DocuWare-systeem en de incassoprocedure starten”, aldus Gary Korn, Controller op de centrale afdeling van TNG. “Zelfs als de papieren factuur zoekraakt, kunnen we toch de klant factureren op basis van het origineel. Daardoor is de jaaromzet gestegen!”
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 21 van 25
Projectnaam
: DocuWare
20. Haribo Gummibeertjes kiezen voor papierloos Deze bekende snoepfabrikant, met wereldwijd talrijke faciliteiten, heeft dankzij DocuWare zijn bedrijfsprocessen gestroomlijnd en klantenservice verbeterd. HARIBO is wereldwijd de leidende fabrikant van fruitgummi, drop en marshmallows. De producten worden naar meer dan 100 landen geëxporteerd. Efficiënte processen in alle bedrijfsaspecten zijn een must om deze marktpositie te handhaven, wat de speurtocht naar een DMS verklaart. Twee factoren die ertoe leidden dat de keus op DocuWare viel, waren de AS/400-integratie en de uitstekende knowhow van een DocuWare-partner in de buurt, waardoor een ouder DMS-systeem op basis van Access kon worden vervangen en miljoenen documenten naadloos naar de nieuwe DocuWare-structuur konden worden gemigreerd. Alle afdelingen werden systematisch naar DocuWare overgezet, terwijl documenten uit hun oude archief werden overgedragen. De afdelingen Logistiek, Productontwikkeling, Inkoop, Verkoop, Kwaliteitswaarborg en Administratie zijn nu allemaal met de centrale documentenpool verbonden. HARIBO gebruikt DocuWare ook in de afdeling Personeelszaken voor uiterst gevoelige gegevens, omdat DocuWare het hoogste mogelijke beveiligingsniveau biedt. Alleen al op het hoofdkantoor in Bonn archiveert HARIBO dagelijks duizenden records, meestal documenten met meerdere pagina’s. De opslag van massagegevens, zoals lijsten, verzendrecords en debiteurenfacturen, in de centrale documentenpool wordt ‘s nachts volautomatisch uitgevoerd. DocuWare ondersteunt tientallen verschillende record-/formuliertypen. Records krijgen een streepjescode, worden vervolgens centraal vastgelegd, en nadat ze geboekt zijn, automatisch gearchiveerd. Daarnaast worden indexcriteria automatisch uit het ERP-systeem gehaald, waardoor archiveringstijd tot een minimum wordt beperkt. Deze snoepspecialist hoeft niet langer eindeloos te zoeken naar informatie; alles verschijnt met een klik op een knop op het scherm. Dankzij snellere werkprocessen hebben werknemers veel meer tijd om zich op kerntaken toe te leggen. Zo werd de klantenservice aanzienlijk verbeterd. Rainer Heisel, Director van IT/Organisatie voor HARIBO, ziet DocuWare als een hoeksteen van hun IT-strategie bij de integratie van softwaretoepassingen van hun kantoren wereldwijd en de verlaging van kosten door middel van mondiale contracten. Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 22 van 25
Projectnaam
: DocuWare
21. Butterfield Private Bank Reken op DocuWare De filosofie van Butterfield Private Bank is het behoud van alle traditionele waarden van echt persoonlijke en waar-voor-zijn-geld private banking voor High Net Worth Individuals, maar met een snellere, efficiëntere en flexibelere service. In 2005 werd DocuWare geïntroduceerd om hierbij te helpen. De oplossing werd over een periode van drie jaar geleidelijk naar verschillende afdelingen uitgebreid, en meer afdelingen zullen volgen. Elke dag slaan meer dan 110 werknemers ongeveer 300 tot 500 gescande en elektronisch ontvangen documenten in DocuWare op, wat normaal gelijk zou zijn aan duizenden vellen papier in een fysieke archiefkast. Zelfs telefoongesprekken en rapporten over banktransacties van loketmachines rond de wereld worden in DocuWare opgeslagen. “Een van de duidelijkste voordelen”, aldus Greg Wilson, hoofd van Records Management, “is dat we gemakkelijk kunnen zien wat de exacte archiveringsperiode is van een document in overeenstemming met de Data Protection Act, waarin vastgelegd is dat banken een document niet langer dan vijf tot zeven jaar mogen bewaren. Aangezien bij elk document dat in DocuWare wordt opgeslagen, wordt aangegeven hoelang het moet worden bewaard, kunnen we dit uiterst nauwkeurig bijhouden en zo geld besparen.”
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 23 van 25
Projectnaam
: DocuWare
22. Lyonnaise des Eaux Alle plannen voorhanden Het nationale waterbedrijf van Frankrijk, Lyonnaise des Eaux, archiveert zijn inspectierapporten, plannen en perceelinformatie met DocuWare. Aannemers tasten nu niet langer in het duister maar kunnen de gewenste informatie gemakkelijk oproepen, waardoor constructietijd en –kosten worden verminderd.
Dankzij plannen-op-aanvraag kunnen watermeters sneller gelezen worden.
Vóór de introductie van een documentbeheersysteem bewaarde elk regionaal kantoor van het waterbedrijf alle technische documentatie, waaronder perceelinspecties, door het hele kantoor heen, tot aan de kelder toe. Als een werknemer iets wilde opzoeken, moest hij kaartenbestanden raadplegen. Maar niet alles was gecatalogiseerd. Iets opzoeken kostte tijd en moeite, en vaak werd het gezochte niet eens gevonden. Toen een belangrijke klant vroeg om een kopie van alle bestanden die betrekking hadden op zijn bedrijf, kwam het waterbedrijf op het idee een documentbeheersysteem te installeren. Het bedrijf onderzocht verschillende oplossingen, op zoek naar een systeem dat centrale toegang tot alle documenten bood, zowel via de gebruikersinterface van het documentbeheersysteem als het bestaande geografische informatiesysteem Apic. Dankzij DocuWare herwon Lyonnaise des Eaux 95 procent van de ruimte die door hun voorgaande archiveringssysteem werd opgeslokt. De zoektijd werd verminderd tot enkele seconden. “Zelfs de kwaliteit van de gegevens is verbeterd. We kunnen nu de gehele geschiedenis van een plan doorzoeken en ontdekken fouten die in het verleden niet zouden zijn opgemerkt. Dankzij deze plannen hebben we de tijd en kosten voor wegwerkzaamheden drastisch kunnen reduceren,” aldus Franck Ciarlo, die verantwoordelijk is voor het documentbeheersysteem/ GIS bij Lyonnaise des Eaux. Hij voegt daaraan toe: “Klanten die over de prestaties van onze DocuWare-oplossing hebben gehoord, vragen nu specifiek of we historische plannen van bepaalde percelen hebben. Op deze manier kunnen we onze klanten buitengewone ondersteuning bieden.” Maar niet alleen hun klanten hebben er baat bij: elke geautoriseerde werknemer kan de gehele beschikbare kennisbank van het bedrijf op elk moment van de dag oproepen. Bovendien zijn de gegevens extra veilig, aangezien alle papieren documenten bij ontvangst onmiddellijk worden gescand.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 24 van 25
Projectnaam
: DocuWare
23. Mengali Accountancy Groene bedrijfspraktijken Mengali Accountancy is een bedrijf in Marin County (Californië), een milieubewuste en vooruitstrevende regio van de Verenigde Staten waar groene initiatieven deel uitmaken van de bedrijfswereld. Het bedrijf heeft DocuWare geïmplementeerd om optimaal te profiteren van technologie met een minimale impact op het milieu. Mengali Accountancy zette een servicegericht documentbeheerplan in actie om werkprocessen te stroomlijnen. Met gebruiksvriendelijke indexeringsmogelijkheden, geïntegreerde workflow functies en lage totale eigendomskosten waren de voordelen meteen duidelijk: verbeterde klantenservice en werknemersverantwoordelijkheid, workflow beheertools, gestroomlijnde controles en betere eindresultaten. “Ons product is onze service en alles wat we doen, wordt nu gestuurd door onze DocuWareworkflow. Als directeur van het bedrijf kan ik de werkbelasting van alle werknemers in de gaten houden. DocuWare is een geweldig gereedschap om de werkbelasting te beheren, vooral voor een klein bedrijf”, aldus Renée Mengali. Dankzij de verbeterde efficiëntie kon Mengali nieuwe klanten binnenhalen zonder nieuw personeel te hoeven aanstellen.
Offerte 10943.06.001
28-03-11
Blad 25 van 25
