Informatievoorziening voor Studenten ICT-Studentenvisie
1. Inleiding In het convenant 2011-2015 zijn de Student Union en de Universiteit Twente overeengekomen dat de Student Union een adviesbevoegdheid heeft in de beleidsvorming op het gebied van de voorzieningen waarmee studenten in aanraking komen, waaronder ICT-voorzieningen. Deze visie zal als leidraad gebruikt worden om deze adviesbevoegdheid vorm te geven. Deze visie is ontwikkeld in samenwerking met verschillende studentenorganisaties binnen de Universiteit Twente, waaronder het Overleg Studieverenigingen, SNT, Inter-Actief en UReka. Op deze wijze is gegarandeerd dat verschillende invalshoeken zijn afgedekt en dat er voldoende draagkracht is. Deze visie biedt een handvat om (geplande) wijzigingen in de ICT-voorzieningen waarmee studenten in aanraking komen aan te laten sluiten bij de wensen van de studentengemeenschap, alsmede het bepalen van de prioritering van de projectenportfolio. In deze visie zal worden ingegaan op de algemene eisen die de studenten populatie stelt aan ICT-voorzieningen, welke voorzieningen tot de basisvoorzieningen behoren en welke specifieke eisen er zijn aan onderwijsinformatiesystemen.
2. Visie Gebruik onafhankelijk van tijd, locatie en device Studenten kiezen zelf wanneer, waar en hoe ze informatie willen raadplegen. Raadplegen en gebruiken van informatievoorziening dient onafhankelijk van tijd, plaats en gebruikte apparatuur mogelijk te zijn. Elke student studeert op zijn eigen manier, zonder vast tijdspatroon of ritme. Dit brengt voorkeuren aan de beschikbaarheid van de informatievoorziening op de UT, waardoor een beschikbaarheid tussen alleen 9 tot 5 onwenselijk is. Diensten dienen zoveel mogelijk continu beschikbaar te zijn van ‘s ochtends (start eerste college) tot ‘s nachts, ook in het weekend. Onderhoud vindt bij voorkeur plaats tussen 0.00 en 7.00, waardoor er de minste overlast voor studenten is. Waar mogelijk zou het handig zijn als delen van systemen online bleven bij onderhoud. Je kunt dan denken aan onderhoud aan een mailserver waardoor er geen nieuwe mail meer binnenkomt maar oude mail nog benaderd kan worden. Binnen het Twents Onderwijs Model zal het moeilijk zijn om duidelijke tentamenweken aan te geven, echter is het wel van belang voor studenten dat zij voor een meetmoment onbelemmerd gebruik kunnen maken van het systeem. Communicatie over onderhoud waar studenten last van
ondervinden, zal de beheerder naar de studenten toe op tijd melden via de actieve e-mailadressen van de studenten. De tijdsperiode is hierin afhankelijk van hoe lang de voorzieningen niet bereikbaar zijn, waarbij een minimum van een week voor een dag onderhoud aangehouden kan worden. Studenten maken niet alleen op het UT-terrein gebruik van de ICT-systemen maar ook thuis, in de trein, bibliotheek of in het park. Om dit te kunnen ondersteunen is het van groot belang om ICT-diensten niet enkel voor machines op het UT- netwerk beschikbaar te maken. Een gebruikersnaam en wachtwoordfunctie voorziet in deze behoefte. VPN-verbindingen kunnen niet altijd opgezet worden vanaf elk type device. De eis dat machines zich op het UT-net bevinden dient dan ook terughoudend gebruikt te worden. Door het gebruik van veelgebruikte maatschappelijke standaarden die gedeeld worden door een overgrote meerderheid van de apparaten die studenten gebruiken voor het beheer en presentatie van deze informatie, wordt platformonafhankelijke en daarmee brede toegang gerealiseerd. Bij het gebruik van deze standaarden is het gewenst dat er rekening gehouden wordt met veelgebruikte (mobiele) devices.
Informatiebeveiliging Naast beschikbaarheid zijn ook integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie(voorziening) van groot belang. De UT zal zich hierbij als rechtspersoon moeten houden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Integriteit Opgeslagen informatie over studenten is actueel en correct. Foutieve informatie wordt (evt. op verzoek van de student) gecorrigeerd. Indien van de student wordt verwacht de informatie te wijzigen, zal dit duidelijk gecommuniceerd worden. Voor studenten is informatie over het studieverloop, zoals studievoortgang, behaalde studieresultaten en gerelateerde zaken van groot belang en het continu beschikbaar houden van deze informatie heeft een hoge prioriteit. Eventuele calamiteiten mogen naderhand geen invloed hebben op het voortbestaan en beschikbaar zijn van deze data. Niet elke calamiteit kan in zijn geheel voorkomen worden waardoor de informatievoorziening gedurende calamiteiten op basis van best effort is. Een digitaal gewaarmerkte PDF van de cijferlijst die studenten op aanvraagbasis kunnen downloaden, zou ideaal zijn om bij onvoorziene calamiteiten als student niet met lege handen te staan in de bewijsvoering. Vertrouwelijkheid Studenten weten welke informatie de UT over hen bewaart door een door de UT opgesteld, voor de normale mens leesbaar, privacybeleid. De kern van dit beleid is
een beknopte lijst met welke gegevens worden bewaard. Elke student heeft ten allen tijde de mogelijkheid om de daadwerkelijk opgeslagen gegevens in te zien. Wijzigingen in het privacybeleid worden actief gecommuniceerd. Een belangrijk aspect is een wachtwoord dat alleen bij studenten bekend is en op een goede wijze beschermd wordt. Bij opslag van het wachtwoord van de student dient gestreefd te worden naar een implementatie waarin deze niet herleidbaar is naar het werkelijke wachtwoord. Studenten dragen zelf ook bij aan de vertrouwelijkheid. Zij waken ervoor dat het wachtwoord alleen bij hen bekend is. De vertrouwelijkheid van tot persoon herleidbare informatie is erg belangrijk. In deze vertrouwelijkheid zal de UT de lijn van de Wet Bescherming Persoonsgegevens volgen.
Usability Applicaties waarvan het gebruik door studenten noodzakelijk is voor het kunnen volgen van een studie, dienen getoetst te worden op gebruiksgemak en overzichtelijkheid van de aangeboden informatie. Dit zodat het gebruiken van applicaties een middel tijdens de studie is, in plaats van het gebruik ervan tot een studie te verheffen. Een streven om het aantal verschillende onderwijssystemen tot een minimum te beperken is aanbevolen, om het voor studenten duidelijk te houden welke zaken ze met welke applicatie kunnen regelen. Indien de verschillende applicaties bij overlap van data naadloos met elkaar kunnen integreren om het eenvoudig wisselen tussen verschillende applicaties mogelijk te maken, is dat wenselijk. Een centrale login helpt om bovenstaande te bewerkstelligen. Wanneer er door de UT ontwikkeld wordt aan een onderwijssysteem of informatiesysteem waarmee studenten direct in aanraking komen, zal het ICTStudenten Overleg in samenspraak met de beheerder en ICTS bepalen of het relevant is om een student in de stuurgroep van het project te plaatsen. Naast het toezien op de bruikbaarheid van de bestaande applicaties, is het wenselijk om te kijken naar de verwachte ontwikkelingen op het gebied van onderwijs- en informatiesystemen. De IT Board heeft als doel deze ontwikkelingen op de middellange en lange termijn te voorzien. Om deze aankomende ontwikkelingen vanuit een studentenoogpunt te bekijken is een studentlid van de IT Board wenselijk. Toegankelijkheid bij functiebeperking Toegankelijkheid van de applicaties die de UT aanbiedt voor studenten met een functiebeperking is raadzaam. Net als studenten zonder functiebeperking, zouden studenten met een functiebeperking zo min mogelijk gehinderd moeten worden bij het gebruik van onderwijs- en informatiesystemen.
Bij het ontwerp of de aanschaf van applicaties moet dus rekening gehouden worden met bestaande richtlijnen voor mensen met een functiebeperking. Hieronder vallen onder andere de optie om de lettergrootte te veranderen, het voorlezen van tekst en het aanpassen van het contrast in de door de UT gebruikte applicaties. De uitgebreide richtlijnen, zoals beschreven op www.webrichtlijnen.nl, streeft de UT na.
Financiële consequenties Studenten hebben belang bij zo laag mogelijk doorberekende kosten. Extra diensten op het gebied van ICT zijn altijd aan te moedigen. Studenten betalen echter al voor het gebruik van UT-voorzieningen via het collegegeld. Door gebruik te maken van een bestandsopslag op een gedistribueerd bestandssysteem kunnen de studenten zeker zijn dat hun bestanden op meerdere plekken opgeslagen staan. Samenwerkingsplatformen worden toegejuicht, maar wordt ook gezien als iets waar de student prima voor kan zorgen. Indien de UT financiële overwegingen maakt op redelijkheid voor het doorberekenen van kosten en rentabiliteit van de investeringen zullen deze belangen elkaar niet hoeven kruisen. Naast een boeken-portfolio is een software-portfolio een toevoeging bij elke studie. Hieraan zal een maximumbedrag per studie voor de student gehangen kunnen worden. Er zijn verschillende categorieën waarin software kan worden ingedeeld: welke is nodig en welke is handig. Voor elk stuk software moet worden bepaald of de UT dit beschikbaar stelt of dat de student zelf voor de kosten moet opdraaien. Om kosten te drukken tijdens het verloop van de studie moet de backwards compatibility gewaarborgd zijn. De opleidingscommissie is verantwoordelijk voor de inhoud van deze lijst. Een UT breed beleid op generalistische software als MS Office is wenselijk wegens schaalvoordeel. Dit zou dan de kern van een dergelijk opleiding specifiek portfolio kunnen zijn.
Efficiënt gebruik van middelen Er moet verstandig worden omgegaan met aanwezige natuurlijke bronnen. De UT heeft een voortrekkersrol in nieuwe technieken zoals virtualisatie. Verstandig omgaan met de aanwezige capaciteit zorgt voor kostenbesparing, een lager energieverbruik en draagt bij aan een duurzamer ingestelde samenleving. Vanzelfsprekend moeten de voorzieningen goed werken. Het efficiënt gebruiken van de aanwezige middelen is een streven, maar het mag niet de intentie zijn dat de student gebukt gaat onder eventuele problemen die dit met zich meebrengt.
3. Basisvoorzieningen E-mail E-mail is voor de UT een van de belangrijkste vormen van communicatie met studenten. Om de waarde van e-mail te behouden, is het dan ook van belang dat de e-mails die studenten van de UT krijgen relevant zijn voor hun studie of hun verblijf op de UT. Van elke student is een actief e-mailadres benodigd voor de registratie van de UT. Voor een professionele uitstraling naar externen toe, is het daarnaast van belang dat studenten de beschikking hebben over een e-mailadres waaruit hun associatie met de UT blijkt. Het e-mailadres uit deze en vorige paragraaf hoeven echter niet noodzakelijk gelijk te zijn, aangezien van studenten niet verwacht kan worden dat ze het door de UT beschikbaar gestelde e- mailadres regelmatig zullen bekijken. Vrijwel alle studenten beschikken voordat ze op de UT komen studeren reeds over een e- mailadres met bijbehorende mailbox. Het is dan ook niet noodzakelijk dat de UT deze mailbox biedt, echter mag de UT studenten ook niet verplichten deze eventuele mailbox te gebruiken. Het moet voor studenten mogelijk zijn de e-mail die ze op hun UT-e-mailadres ontvangen te laten doorsturen naar hun eigen mailbox. Afgestudeerden Nadat studenten hun studie hebben afgerond, moet het UT-e-mailadres minstens zes maanden blijven werken om studenten de kans te bieden hun e-mailadres te wijzigen op de plekken waar ze hun UT-e-mailadres gebruikt hebben. Tijdens deze zes maanden moet er maandelijks een reminder gestuurd worden dat hun emailadres opgeheven zal worden. Nadat de periode van zes maanden voorbij is, mag het e-mailadres de komende vijf jaar niet uitgegeven worden, om te voorkomen dat nieuwe studenten e-mails krijgen van reeds afgestudeerden. Gedurende deze vijf jaar, moet de binnenkomende e-mail gebounced worden met een boodschap waarin een, door de afgestudeerde ingesteld, nieuw e-mailadres opgenomen is. Het moet voor afgestudeerden ook mogelijk zijn om hun alumni-e-mailadres te laten doorverwijzen naar hun persoonlijke e-mailadres, aangezien van afgestudeerden niet verwacht kan worden dat zij regelmatig hun alumni-mailbox zullen controleren.
Telefonie Voor de UT is het van belang dat per telefoon gecommuniceerd kan worden naar studenten. Hiervoor is het nodig dat de UT van iedere student een telefoonnummer registreert die voor alleen directe communicatie vanuit de UT gebruikt wordt. Studenten hebben geen belang bij het gebruik van UT-telefoonnummers of het afnemen van telefoonvoorzieningen van de UT.
Voor studentenhuisvesting op de campus is handhaving van de toestellen per woongroep handig. Dit geeft studenten de mogelijkheid om altijd een noodnummer te kunnen bellen en kamerzoekers een vast nummer te kunnen geven.
Internettoegang Op de campus van de UT en door de UT beheerde gebouwen buiten de campus, de Wallstreet, de Pakkerij, het WaterSportComplex en het ITC, zouden studenten moeten kunnen beschikken over internettoegang. Internet is verworden tot een primaire levensbehoefte. Zeker tijdens een studie aan de UT is goede internettoegang noodzakelijk aangezien een groot aantal diensten van de UT primair geleverd worden via het internet en speelt vrije informatievergaring een belangrijke rol in onderwijs en onderzoek. Voor onderwijs- en andere toepassingen hebben studenten belang bij draadloze toegang tot het Internet voor mobiele apparatuur. Voor de student toereikend snel en stabiel draadloos netwerk dient redelijkerwijs beschikbaar te zijn: ● Op de hele campus ● In overige onderwijs- en studieruimtes buiten de campus De volgende generatie smartphones en tablets zal naast UMTS (3G) ook LTE (4G) ondersteunen. Buiten het bereik van het draadloze netwerk is het wenselijk dat er gestreefd wordt om LTE beschikbaar te maken. Voor studentenhuisvesting op de campus is een bedraad en draadloos netwerk noodzakelijk. De snelheid van het internet op de campus is daarnaast een profilering voor de UT en maakt de campus aantrekkelijk om te wonen.
Notebookservicecentrum Een dienst zoals door het NSC wordt aangeboden biedt een grote meerwaarde voor studenten. Een snelle on-site service die beschikbaar is voor studenten geeft extra waarde aan via de UT aangeschafte apparaten. Ondersteuning voor externe apparaten is niet de primaire taak van een dergelijke dienst. De laptop is een essentieel onderdeel van de studiematerialen van een student, waardoor de on-site service belangrijk is. Het maakt niet uit of deze service door de UT geleverd wordt of dat deze geoutsourcet wordt.
ICT-werkplekken op de UT Studenten moeten ICT-werkplekken kunnen gebruiken op de UT voor hun studie. Studenten hebben voor hun studie toegang tot voldoende computers nodig. Daarnaast hebben steeds meer studenten een laptop die ze gebruiken om te studeren, vaak vanwege verplichtingen vanuit de UT of omdat practicumzalen met computers worden wegbezuinigd. Hiervoor moeten moet dan wel plek zijn. Het
inrichten van laptopplekken alleen zou werken, mits alle studies een laptopplicht krijgen en er geen extra software benodigd is die niet vrijelijk beschikbaar is voor studenten, die voorheen op UT computers wel beschikbaar was. De werkplekken voor studenten zijn, net als werkplekken voor medewerkers, gebonden aan ARBO richtlijnen. De UT wordt aangeraden hierin een pro-actieve rol in te nemen en de student eenmalig een ergonomie set aan te bieden, maar tevens te proberen om op iedere werkplaats een muis, toetsenbord en een verhoging voor de laptop aan te bieden. Een workstation heeft al een bepaalde massa en een goede ergonomie set is niet erg handzaam en transporteerbaar. Stroomvoorziening Laptops worden steeds belangrijker in de studie. Om hier goed gebruik van te kunnen maken, de hele dag, is stroom nodig. Er zullen dus afdoende stopcontacten in onderwijsruimtes, kantines etc. moeten zijn, op toegankelijke plekken. Tevens moeten al deze stopcontacten tegelijk gebruikt kunnen worden. De stopcontacten moeten dus goed gegroepeerd worden en de zekering moet berekend zijn op een hoge doorvoer. Hierbij is de accuduur van laptops een belangrijke variabele, evenals de volledige capaciteit van poolzalen. Bij de invulling van de benodigdheden van poolzalen zou het raadzaam zijn om hier rekening mee te houden.
Wonen De campus wordt door studenten op meer manieren gebruikt dan enkel om onderwijs te genieten. Naast onderwijs zijn er recreatie- en woonfaciliteiten. Studenten die op de campus van de UT wonen zijn ook in hun privésituatie aangewezen op UT ICT-dienstverlening voor toegang tot het internet. Deze groep studenten behoeft extra aandacht bij regelgeving en dienstverlening voor reguliere studenten die hun privésituatie kan raken.
