Regeling Standaardmandaat KNAW 2012 I Regeling Standaardmandaat KNAW 2012 Artikel 1 Algemene bepalingen 1. In deze regeling worden de begrippen gehanteerd zoals omschreven in het Reglement van de KNAW en in het Reglement Directie KNAW. 2. De algemeen directeur van de KNAW mandateert bij gedagtekende brief aan de directeur van een instituut of aan het hoofd van een eenheid, anders dan een instituut, het geheel van de in deze regeling in de artikelen 2 en 3 omschreven bevoegdheden met inachtneming van de in deze regeling of de genoemde directiebrief omschreven voorschriften. De aldus verleende bevoegdheden doen niet af aan de bevoegdheid van de president, het bestuur of van de directie KNAW om zelf te besluiten of te handelen. Onder de in de eerste volzin bedoelde directeuren of hoofden van eenheden worden begrepen de directeuren en hoofden die een instituut of eenheid ressorterend onder de KNAW leiden en die een aanstelling hebben bij de KNAW. 3. De directie van de KNAW kan nadere regels stellen of aanwijzingen formuleren, die betrekking kunnen hebben op de duur, de omvang of de inhoud van de aan de gemandateerde directeur gegeven bevoegdheden. 4. Intrekking of wijziging van het bij brief verleende mandaat dan wel als directie KNAW zelf besluiten of handelen vindt pas plaats na overleg met de gemandateerde. In spoedeisende gevallen kan de directie van de KNAW besluiten of handelen zonder voorafgaand overleg. 5. Bij het aangaan van verplichtingen bindt de gemandateerde de KNAW. Ten behoeve van de wederpartij en eventueel betrokken derden‐belanghebbenden moet dit in de tekst van de aangegane verplichting eenduidig worden vastgelegd. 6. De gemandateerde dient bij de uitoefening van zijn mandaat de volgende regelingen, voorschriften en aanwijzingen in acht te nemen: 1
a. wettelijke voorschriften, waaronder begrepen de Europese regelgeving en de regelgeving inzake dierproeven en proefdieren, b. het Reglement van de KNAW alsmede het reglement Directie KNAW en andere uitvoeringsregelingen van de KNAW, c. de door het bestuur en de directie van de KNAW vastgestelde gedragscodes, gegeven richtlijnen en aanwijzingen, waaronder de richtlijnen voor de begroting en de financiële verantwoording, d. het door het bestuur en de directie van de KNAW vastgestelde beleid en beheer, e. de CAO Nederlandse universiteiten en daarop berustende uitvoeringsregelingen, f. de vastgestelde arbeidsvoorwaardenregelingen en de met de ondernemingsraad van de KNAW overeengekomen regelingen en andere afspraken. Artikel 2 Bevoegdheden zonder voorafgaande goedkeuring van de directie KNAW De gemandateerde is, voor zover betrekking hebbend op zijn instituut of organisatorische eenheid alsmede de gebouwen en andere opstallen met bijbehorende terreinen toegewezen aan zijn organisatorische eenheid ten behoeve van deze eenheid of andere eenheden, onverminderd het bepaalde in de artikelen 3 en 4, bevoegd tot: Algemeen/juridisch a. het tegenover derden verbinden van de KNAW door het aangaan van overeenkomsten en het verrichten van andere rechtshandelingen, indien 1e de waarde van de overeenkomst of andere rechtshandeling en bij een meerpartijenovereenkomst het KNAW‐aandeel een bedrag van € 500.000,‐ niet overschrijdt of 2e een totaalbedrag niet overschrijdt gelijk aan het betreffende drempelbedrag van de regelgeving inzake Europese aanbestedingen voor leveringen of diensten, voor zover de KNAW optreedt als koper/opdrachtgever/aanbestedende dienst; b. het nemen van besluiten met betrekking tot subsidies en subsidie‐overeen‐ komsten, indien de waarde voor het instituut een bedrag van € 500.000,‐ niet te boven gaat; c. het nemen van besluiten met betrekking tot het doen van aangifte van naar zijn oordeel strafbare feiten bij de politie of andere opsporingsinstanties behoudens in de gevallen, omschreven in artikel 4, onder c; 2
Personeel d. het nemen van rechtspositionele besluiten, ordemaatregelen en het verrichten van handelingen ten aanzien van de werknemers; e. het tewerk stellen van personen die niet in dienst zijn van de KNAW; f. het nemen van besluiten en het verrichten van handelingen op het gebied van veiligheid, gezondheid, welzijn en milieuhygiëne ten aanzien van in of ten behoeve van het instituut werkzame personen; Vastgoed g. het nemen van besluiten en verrichten van handelingen ten aanzien van de instituutsgebouwen,‐opstallen en –terreinen; h. het doen uitvoeren van onderhoud aan gebouwen en installaties alsmede het doen uitvoeren van vervangingen en verbouwingen, voor zover de acties in de demarcatielijst zijn opgenomen als instituutstaken; Informatisering en automatisering i.
het aanvullend op de centraal beschikbaar gestelde voorzieningen kopen of (laten) ontwikkelen en in gebruik nemen en beheren van hardware en software ten behoeve van de eigen decentrale werkprocessen.
Artikel 3 Bevoegdheden met voorafgaande goedkeuring van de directie KNAW De gemandateerde is onverminderd het bepaalde in de artikelen 2 en 4 met betrekking tot de navolgende onderwerpen bevoegd tot het nemen en doen uitvoeren van besluiten, waarmee de KNAW wordt gebonden jegens derden, na verkregen schriftelijke goedkeuring van de directie van de KNAW: Algemeen/juridisch a. het tegenover derden verbinden van de KNAW ten behoeve van zijn instituut of organisatorische eenheid door het aangaan van overeenkomsten en het verrichten van andere rechtshandelingen, indien 1e. de waarde van de overeenkomst of andere rechtshandeling voor de KNAW of het KNAW‐aandeel in een meerpartijen overeenkomst een bedrag van € 500.000,‐ overschrijdt of
3
2e. een totaalbedrag overschrijdt gelijk aan het betreffende drempelbedrag van de regelgeving inzake Europese aanbestedingen voor leveringen of diensten, voor zover de KNAW optreedt als koper/opdrachtgever/aanbestedende dienst; b. het aanvaarden respectievelijk sluiten van subsidies respectievelijk subsidie‐ overeenkomsten, die een waarde van € 500.000,‐ te boven gaan; c. het aanvragen van vergunningen, vrijstellingen en ontheffingen; d. het aanvaarden van schenkingen en erfstellingen, al dan niet met recht van boedelbeschrijving, indien aan die schenking of erfstelling één of meer voorwaarden zijn verbonden door de schenker of erflater; e. het al dan niet met andere personen of rechtspersonen oprichten van of deelnemen in het bestuur of ander bestuurlijk orgaan van rechtspersonen, al dan niet naar buitenlands recht, die krachtens hun statuten, doelstelling of anderszins in verbinding staan met of directe invloed zouden kunnen hebben op de KNAW of het instituut dan wel de organisatorische eenheid; f. het gebruik maken van de KNAW, waaronder adressen van de KNAW, ten behoeve van andere rechtspersonen; Personeel g. het nemen van besluiten en verrichten van handelingen inzake reorganisaties; h. het instellen van een functie op schaal 16 of hoger dan wel een functie met eindverantwoordelijkheid ten aanzien van de bedrijfsvoering, onverminderd de primaire verantwoordelijkheid van de instituutsdirecteur; i.
het aanstellen en bevorderen van medewerkers op schaal 16 of hoger en medewerkers in eindverantwoordelijke functies ten aanzien van bedrijfsvoering;
j.
het opleggen van disciplinaire maatregelen behoudens de maatregel van ontslag zoals omschreven in de Nadere regeling disciplinaire‐ en ordemaatregelen KNAW;
k. het verlenen van onvrijwillig ontslag anders dan wegens een ernstig verstoorde arbeidsrelatie; l.
het vestigen van een bijzondere leerstoel vanwege het instituut of het op andere wijze meewerken aan het (doen) vestigen van een leerstoel;
m. het (doen of laten) benoemen van een medewerker van het instituut als bijzonder, gewoon of buitengewoon hoogleraar cq het verlenen van toestemming aan een medewerker voor het vervullen van nevenwerkzaamheden als bijzonder, gewoon of buitengewoon hoogleraar; 4
Financieel n. het in gebruik nemen van een creditcard, indien geheel of deels collecterend op een centrale dan wel instituutsrekening zijnde een bank‐ of girorekening van de KNAW; o. het (doen) bewaren en gebruiken van een kas met een omvang van meer dan € 1500,‐; Vastgoed p. het huren, verhuren of op andere titel duurzaam in gebruik geven of nemen van gebouwen, andere opstallen of terreinen; Informatisering/automatisering q. het nemen van besluiten en/of aangaan van verplichtingen ten aanzien van (het beheer van) de ICT‐infrastructuur van het instituut of de eenheid die van invloed kunnen zijn op (het beheer van) de ICT‐infrastructuur van andere instituten van de KNAW, het Bureau daaronder begrepen, zoals besluiten die een meer dan gewone belasting van de gemeenschappelijke voorzieningen met zich meebrengen dan wel een bedreiging vormen voor de informatiebeveiliging. Artikel 4 Uitzonderingen ten aanzien van mandatering De instituutsdirecteur kan niet bevoegd worden verklaard tot het nemen van besluiten en verrichten van handelingen, anders dan voorbereidende, met betrekking tot de volgende onderwerpen: Algemeen/juridisch a. het voeren van rechtsgedingen, het opdragen van geschillenbeslechting aan scheidslieden, mediators daaronder begrepen, het aangaan van dadingen, accepteren van sepots en bestuurlijke boeten, het toestemmen in een akkoord of het berusten in rechterlijke beslissingen en beslissingen van scheidslieden en mediators; b. het beslissen op bezwaarschriften, daaronder niet begrepen het voeren van verweer tegen de inhoud van een bezwaarschrift, gericht tegen een primair door de instituutsdirecteur genomen besluit; c. het bij opsporingsinstanties doen van aangifte van (vermoedelijk) strafbare feiten, gepleegd door medewerkers van de KNAW; d. het nemen van besluiten of (doen) verrichten van handelingen die het onafhankelijk functioneren van de DEC‐adviseurs, proefdierdeskundige, biologische
5
veiligheidsfunctionaris of functionaris gegevensbescherming in gevaar kunnen brengen; Personeel e. het nemen van besluiten, rechtspositiebesluiten daaronder begrepen, ten aanzien van zichzelf; f. het opleggen van de disciplinaire maatregel van ontslag zoals omschreven in de Nadere regeling disciplinaire‐ en ordemaatregelen KNAW; g. het verlenen van onvrijwillig ontslag uit een dienstverband voor onbepaalde tijd of tussentijds uit een dienstverband voor bepaalde tijd wegens een ernstig verstoorde arbeidsrelatie; h. het treffen van een individuele ontslagregeling met een werknemer, inclusief de FPU‐ einde dienstverbanden waarbij een aanvulling wordt gegeven op de FPU‐uitkering, al dan niet in combinatie met een vergoeding van kosten van voortgezette pensioenopbouw; Financieel i.
het openen, wijzigen of opheffen van bank‐ en girorekeningen;
j.
het aangaan of verstrekken van geldleningen;
k. het aangaan van deposito’s en het aan‐ of verkopen van aandelen en obligaties, afgeleide producten daaronder begrepen; Vastgoed l.
het stichten van opstallen alsmede het verwerven, bezwaren, of vervreemden van onroerende zaken, daaronder begrepen het verlenen van toestemming tot het vestigen of doorhalen van hypothecaire en kadastrale inschrijvingen en beslagen alsmede elke andere daad van eigendomsbeschikking;
Informatisering/automatisering m. het nemen van besluiten en/of aangaan van verplichtingen ten aanzien van toegangs‐ en gebruiksrechten tot het KNAW netwerk ten behoeve van derden. Artikel 5 Budgetbeheersing, meldingsplicht en overleg 1. De gemandateerde directeur is bij de uitoefening van zijn mandaat verplicht zodanig te besluiten en te handelen, dat tegenover derden altijd zijn bevoegdheden en beperkingen daarop duidelijk zijn. 6
2. De gemandateerde directeur is bij de uitoefening van zijn mandaat verplicht zodanig te besluiten en te handelen dat het totaal van de in een begrotingsjaar door de gemandateerde en directie van de KNAW aangegane of aan te gane verplichtingen blijft binnen het bedrag dat in dat jaar ten laste van de goedgekeurde KNAW‐ begroting en de goedgekeurde begroting, daaronder begrepen de bijgestelde begroting, van het instituut of de organisatorische eenheid mag worden uitgegeven, tenzij voor het meerdere vooraf aanvullende financiën zijn verkregen of toestemming is verleend door de directie KNAW. 3. De gemandateerde directeur stelt de directie KNAW of de door de directie KNAW daarvoor aangewezen functionaris direct in kennis van: a. een dreigende overschrijding van het aan de gemandateerde verleende mandaat; b. strafbare feiten die de gemandateerde in de uitoefening van zijn functie ter kennis komen, c. door externe controlerende, toezichthoudende of opsporingsinstanties ingestelde onderzoeken en gevraagde verantwoording, d. gebeurtenissen die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor het functioneren van de KNAW of onderdelen daarvan, het instituut of de organisatorische eenheid van de gemandateerde daaronder begrepen, e. overige door de directie van de KNAW nader aan te wijzen onderwerpen. 4. Indien een omstandigheid of gebeurtenis zoals omschreven in het derde lid zich voordoet, treedt de gemandateerde directeur zo spoedig mogelijk in overleg met de directie van de KNAW of een door de directie daarvoor aangewezen functionaris. Artikel 6 Bevoegdheden op basis van ondermandatering 1. De gemandateerde directeur kan ondermandaten verlenen, dat wil zeggen delen van zijn bevoegdheden overdragen aan medewerkers van zijn instituut of organisatorische eenheid. Het betreffende besluit bevat de duur, inhoud en omvang van het ondermandaat en dient voorafgaand aan de inwerkingtreding daarvan schriftelijk te zijn goedgekeurd door de directie van de KNAW of een door de directie daarvoor aangewezen functionaris. 2. De gemandateerde directeur draagt er zorg voor, dat te allen tijde een volledige lijst met afschriften van de verleende en goedgekeurde ondermandaten ter inzage is voor belanghebbenden. 7
Artikel 7 Uitvoerende bevoegdheden 1. De gemandateerde directeur kan aan onder zijn leiding en verantwoordelijkheid werkzame personen uitvoeringsbevoegdheden, zoals tekenbevoegdheid inzake het fiatteren van betalingen, geven inzake besluiten en handelingen, die voortvloeien uit genomen besluiten tot het aangaan van verplichtingen. Het besluit tot toekenning van de uitvoeringsbevoegdheid bevat de duur en inhoud alsmede het maximum van te betalen geldbedragen en wordt voorafgaand aan de datum van inwerkingtreding ter kennis gezonden aan de directie van de KNAW of een door de directie daarvoor aangewezen functionaris. 2. De gemandateerde directeur draagt er zorg voor, dat te allen tijde een volledige lijst met afschriften van de verleende uitvoeringsbevoegdheden ter inzage is voor belanghebbenden. Artikel 8 Overgangsrecht Op aangelegenheden die nog niet zijn afgehandeld op de datum van inwerkingtreding van dit besluit blijven de tot die datum geldende regelingen en besluiten van toepassing. II. Slotbepalingen en inwerkingtreding 1. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling Standaardmandaat KNAW 2012. 2. De Regeling Standaardmandaat KNAW 2012 treedt in werking op 01 oktober 2012. Amsterdam, 22 augustus 2012 Namens het Bestuur, Dr. Hans Chang Algemeen Directeur KNAW 8
