versie 2005
1
REGLEMENT REGISTRATIES BEROEPSBEOEFENAREN IN DE GEZONDHEIDSZORG Vastgesteld bij Besluit van de directie van het NIVEL d.d. 17 november 2005
Doel van dit reglement Dit reglement heeft ten doel om de verantwoorde verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de in artikel 3 van deel I van dit reglement omschreven doelstellingen te verzekeren. Deel I betreft het basis-reglement dat van toepassing is op alle registraties van beroepsbeoefenaren in de zorg die door het NIVEL worden gehouden. Deel II bepaalt van welke categorieën van beroepsbeoefenaren een registratie wordt gehouden en tevens, voorzover van toepassing, welke daarbij de gegevensverstrekkende instantie is. In dat hoofdstuk kunnen aanvullingen op het bepaalde in deel I worden aangebracht, maar het bepaalde over een categorie van beroepsbeoefenaren in hoofdstuk II kan niet met het basisreglement (deel I) in strijd zijn.
versie 2005
1
I.
BASIS-REGLEMENT REGISTRATIE BEROEPSBEOEFENAREN IN DE GEZONDHEIDSZORG
Paragraaf 1: ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 1. In dit reglement wordt verstaan onder: Persoonsgegevens: gegevens betreffende geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen; Statistische gegevens: gegevens die niet of niet zonder onevenredige tijd en moeite herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen; Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren: het gestructureerde geheel van persoonsgegevens over onderscheiden categorieën van beroepsbeoefenaren. Welke categorieën dit zijn, wordt beschreven in deel II van dit reglement; Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, de rechtspersoon of ieder ander die, of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Betrokkene: de beroepsbeoefenaar op wie persoonsgegevens betrekking hebben die in het registratiesysteem van beroepsbeoefenaren zijn of kunnen worden opgenomen; Beroepsbeoefenaar: de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zoals omschreven in één van de paragrafen van deel II van dit reglement; Openbaar toegankelijke gegevens: persoongegevens die zonder medewerking van de betrokkenen algemeen verkrijgbaar zijn; Beroepsgegevens: Persoonsgegevens over de betrokkene waarover een gegevensverstrekkende instantie uit hoofde van diens functie zonder meer beschikt en rechtmatig mag verwerken; Gegevensverstrekkende instantie: een derde die verantwoordelijke is voor bestanden van gegevens van beroepsbeoefenaren en deze aan het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren kan verstrekken volgens de procedure beschreven in paragraaf 4 van dit reglement; Derde: een ieder buiten de organisatie van de verantwoordelijke van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren met uitzondering van de betrokkene; Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Artikel 2 Verantwoordelijke voor het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren is de Stichting NIVEL (Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg) te Utrecht. Artikel 3 Doelstellingen van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren zijn: 1. Het samenstellen en bijhouden van een volledig bestand van beroepsbeoefenaren in Nederland als basis (van steekproeven) voor wetenschappelijk onderzoek. 2. Het statistisch bewerken van gegevens om cijfermatige overzichten samen te stellen van het aantal werkzame beroepsbeoefenaren, van het aantal beroepsbeoefenaren dat met de werkzaamheden begint of stopt, van de geografische spreiding van beroepsbeoefenaren en dergelijke overzichten die inzicht kunnen geven in de ontwikkeling van de beroepsuitoefening in de zorg in Nederland. Versie 2005
3.
Het samenstellen en bijhouden van een volledig adressenbestand ten behoeve van voorlichting en informatie aan beroepsbeoefenaren.
Artikel 4 In deel II van dit reglement worden de categorieën van beroepsbeoefenaren beschreven van wie persoonsgegevens worden opgenomen en wordt per categorie beschreven welke beroepsbeoefenaren behorende tot deze categorie worden geregistreerd. Voorzover van toepassing wordt daarbij tevens vermeld welke organisatie als gegevensverstrekkende instantie optreedt. Artikel 5 De aard en omvang van de in het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren op te nemen persoonsgegevens van de betrokkenen wordt bepaald door de verantwoordelijke die hierbij geleid wordt door de behoefte aan materiaal nodig voor het bereiken van de in artikel 3 genoemde doelstellingen. Bijzondere persoonsgegevens worden uitsluitend opgenomen indien dit ten behoeve van de beoogde wetenschappelijke of statistische doeleinden strikt noodzakelijk is en slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.
Paragraaf 2: BEHEER Artikel 6 Het feitelijk beheer van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren berust bij het themagebied 'Beroepen in de gezondheidszorg' van verantwoordelijke. Artikel 7 Het registratiesysteem is uitsluitend voor daartoe aangewezen medewerkers van het themagebied 'Beroepen in de gezondheidszorg' direct toegankelijk. Artikel 8 De gegevens van de geregistreerde personen worden in een geautomatiseerd systeem opgeslagen. Een kopie wordt op een elektronische gegevensdrager bewaard. Zowel deze gegevensdrager als het geautomatiseerde systeem zijn technisch en organisatorisch beveiligd en daardoor niet toegankelijk voor anderen dan de aangewezen medewerkers van het themagebied 'Beroepen in de gezondheidszorg'. Artikel 9 a. Na beëindiging van de beroepsuitoefening kunnen de voormalige beroepsbeoefenaren worden benaderd voor bepaalde deelonderzoeken. De verkregen gegevens worden apart bewaard en niet bij de gegevens van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren gevoegd. b. Onverminderd het in artikel 19 bepaalde worden gegevens van betrokkenen bewaard tot 15 jaar na het laatste contact van verantwoordelijke met de betrokkene. Na deze termijn worden de gegevens geanonimiseerd.
Paragraaf 3: VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET ALGEMEEN Artikel 10 Het verwerken van persoonsgegevens in het kader van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren vindt vrijwel uitsluitend plaats ten behoeve van de in artikel 3 in lid 1 en 2 genoemde doelstellingen. versie 2005
3
Ten behoeve van de in het derde lid van artikel 3genoemde doelstelling kunnen persoonsgegevens van de betrokkene uitsluitend worden verwerkt indien deze daar diens uitdrukkelijke toestemming voor heeft gegeven.
Paragraaf 4: VERKRIJGEN VAN PERSOONSGEGEVENS Artikel 11 Het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren verkrijgt de op te nemen persoonsgegevens op de volgende wijzen: − rechtstreeks van de betrokkene met diens toestemming; − van gegevensverstrekkende instanties; − uit andere bronnen ten behoeve van de openbaar toegankelijke gegevens. Artikel 12 De gegevens die van gegevensverstrekkende instanties worden verkregen, zijn in principe beperkt tot beroepsgegevens. Indien andere gegevens worden verstrekt, zal de gegevensverstrekkende instantie de betrokkenen daartoe eerst toestemming hebben gevraagd. Artikel 13 1. Voordat een gegevensverstrekkende instantie persoonsgegevens aan het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren kan verstrekken, overlegt deze een verklaring waarin wordt verklaard dat de gegevens worden verwerkt overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake, dat aanmelding bij het College Bescherming Persoonsgegevens heeft plaatsgevonden en dat de verstrekking zoals bedoeld in art. 11 inderdaad mag plaatsvinden. Indien in een later stadium verstrekking van andere dan beroepsgegevens wordt verzocht, zal de verklaring worden aangevuld met een verklaring omtrent de rechtmatigheid van deze verstrekking. 2. Indien de verstrekking meer dan eenmalig plaatsvindt worden de afspraken omtrent frequentie, wijze van verstrekking en dergelijke in een schriftelijke overeenkomst tussen de gegevensverstrekkende instantie en de Stichting NIVEL vastgelegd. In deze overeenkomst wordt verwezen naar de in het vorige lid genoemde verklaring en dit reglement.
Paragraaf 5: VERSTREKKING VAN GEGEVENS AAN DERDEN Artikel 14 1. Statistische gegevens en overzichten zijn in principe openbaar en worden tegen vergoeding van gemaakte kosten geleverd, mits de levering van gegevens of overzichten niet interfereert met geplande publicaties van (medewerkers van) de Stichting NIVEL. 2. De programmaleider van het themagebied 'Beroepen in de gezondheidszorg' toetst de aanvragen aan dit criterium. 3. Tegen afwijzing van een verzoek kan bezwaar worden aangetekend bij de directie van de Stichting NIVEL. Artikel 15 1. Behoudens het in het volgende artikel bepaalde omtrent uitwisseling met een gegevensverstrekkende instantie en onverminderd het bepaalde in paragraaf 7, worden persoonsgegevens slechts verstrekt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek en na toestemming van de directie van de Stichting NIVEL, volgens de voorwaarden zoals bepaald Versie 2005
2.
in een overeenkomst met de instelling die deze gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek aanvraagt. Bijzondere persoonsgegevens en het woonadres van de betrokkene, indien verschillend van het praktijkadres, worden nimmer verstrekt.
Artikel 16 Met de gegevensverstrekkende instantie kan worden overeengekomen dat vanuit het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren persoonsgegevens aan deze instantie worden verstrekt. Het karakter van het gegevensverkeer tussen de gegevensverstrekkende instantie en de Stichting NIVEL verkrijgt dan het karakter van een uitwisseling. De verstrekking van persoonsgegevens aan de gegevensverstrekkende instantie is uitsluitend mogelijk indien: − deze persoonsgegevens naar hun aard en inhoud volledig verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevensverstrekkende instantie persoonsgegevens van beroepsbeoefenaren verwerkt; − de betrokkenen bij de gegevensverstrekkende instantie redelijkerwijs op de hoogte kunnen zijn dat de daar verwerkte gegevens op deze wijze kunnen worden aangevuld. Op een overeenkomst inzake gegevensuitwisseling is het bepaalde in art. 13, tweede lid, van overeenkomstige toepassing. Paragraaf 6: RECHTEN VAN BETROKKENEN Artikel 17 Bij elk verzoek aan betrokkenen tot verstrekking van gegevens wordt vermeld: a. welke gegevens kunnen worden opgenomen in het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren; b. welke de doelstellingen van dit registratiesysteem zijn; c. dat het reglement van dit registratiesysteem op aanvraag gratis ter beschikking wordt gesteld; d. dat de betrokkene kan weigeren de verzochte gegevens te verstrekken.
Artikel 18 1. Op diens verzoek wordt de betrokkene meegedeeld welke persoonsgegevens van hem of haar worden verwerkt en, door middel van overlegging van dit reglement, waartoe alsmede van welke verstrekkers deze gegevens afkomstig zijn en aan wie eventueel persoonsgegevens zijn verstrekt. 2. Tenzij de betrokkene aan mondelinge inlichtingen voldoende heeft, wordt een zodanig verzoek binnen vier weken schriftelijk beantwoord. 3. Aan een verzoek als bedoeld in het eerste lid behoeft niet te worden voldaan indien dit niet na een redelijke tussenpoos na een eerder verzoek van betrokkene is gedaan. Artikel 19 1. Betrokkenen kunnen de verantwoordelijke verzoeken om opgenomen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor de doeleinden van de Registratie Beroepsbeoefenaren onvolledig of niet terzake dienend zijn dan anderszins in strijd met dit reglement of een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 2. Dergelijke verzoeken worden beoordeeld door de directie van de Stichting NIVEL. 3. Het resultaat van deze beoordeling wordt de verzoeker binnen vier weken schriftelijk medegedeeld. Een weigering wordt met redenen omkleed. Voorzover het verzoek wordt gehonoreerd, wordt dit zo spoedig mogelijk ten uitvoer gelegd.
versie 2005
5
Paragraaf 7: VOORWAARDEN VOOR VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS UIT DE REGISTRATIE TEN BEHOEVE VAN WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK EN STATISTIEK Artikel 20 1. Bij aanvragen van persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek wordt door de directie van de Stichting NIVEL geen oordeel gegeven over de inhoud van het doel, doch slechts over de instrumentele waarde van de gevraagde gegevens voor het bereiken van het doel, tenzij het wetenschappelijk onderzoek ten behoeve waarvan gegevens gevraagd worden niet plaatsvindt binnen een institutioneel kader waarbinnen een interne kwaliteitsbewaking aanwezig geacht mag worden. 2. Indien het wetenschappelijk onderzoek niet binnen een dergelijk kader plaatsvindt, kan de directie van de Stichting NIVEL ook de inhoud van het doel bij zijn besluitvorming betrekken en kan aan de levering van persoonsgegevens de eis gesteld worden dat een begeleidingscommissie ingesteld wordt waarin een door de directie van de Stichting NIVEL te benoemen persoon zitting heeft. 3. Aanvragen van persoonsgegevens ten behoeve van particuliere of commerciële doeleinden worden niet gehonoreerd. Artikel 21 Na toestemming van de directie van het NIVEL en voorafgaande aan de levering van persoonsgegevens dient de aanvrager schriftelijk toe te zeggen dat de persoonsgegevens uitsluitend gebruikt zullen worden voor het doel waarvoor de aanvraag ingediend is en de toestemming gegeven is. Artikel 22 Levering van persoonsgegevens geschiedt tegen vergoeding van gemaakte kosten. Artikel 23 Op de NIVEL website “Beroepen in de gezondheidszorg” wordt jaarlijks een overzicht opgenomen van gehonoreerde en niet-gehonoreerde aanvragen door derden van persoonsgegevens uit het registratiesysteem onder vermelding van: 1. de doeleinden van de betreffende derden; 2. de aard van de aangevraagde gegevens; 3. de groep of groepen van betrokkenen over wie gegevens zijn aangevraagd. Artikel 24 Indien door de Stichting NIVEL samen met de representatieve organisatie van een categorie van beroepsbeoefenaren een begeleidingscommissie is ingesteld voor het onderzoek dat met het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren voor de desbetreffende categorie kan worden verricht, worden de in artikel 15 en deze paragraaf behandelde taken en bevoegdheden uitgeoefend door deze begeleidingscommissie.
Versie 2005
Paragraaf 8: OPHEFFING VAN HET REGISTRATIESYSTEEM BEROEPSBEOEFENAREN Artikel 25 1. De opheffing van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren zal slechts kunnen plaatsvinden door een volledige scheiding van statistische gegevens en gegevens die op naam opgeslagen zijn en een tegelijk daarmede plaatshebbende algehele en definitieve vernietiging van de gegevens die op naam opgeslagen zijn, dan wel door overdracht van de ter beschikking staande gegevens aan een niet winstbeogende instelling die een adequaat beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens voert, bereid is de in dit reglement vervatte regeling te onderschrijven en de overgedragen persoonsgegevens uitsluitend voor de in art. 3 van dit Reglement genoemde doelstellingen zal gebruiken. Een en ander zal met deze instelling schriftelijk worden vastgelegd. 2. Opheffing als bedoeld in het eerste lid kan ook betrekking hebben op een of meer bepaalde categorieën van beroepsbeoefenaren, terwijl het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren voor de overige categorieën in stand blijft. 3. Indien met een of meer gegevensverstrekkende instanties overeenkomsten zijn gesloten als bedoeld in art. 12, worden deze van tevoren van een beoogde overdracht als bedoeld in het eerste lid op de hoogte gesteld. De overdracht vindt niet plaats indien de gegevensverstrekkende instantie bezwaar maakt tegen de overdracht tenminste voorzover deze instantie redelijkerwijs aannemelijk kan maken dat de betrokkenen waarvan deze instantie persoonsgegevens verwerkt, tegen de overdracht bezwaar zouden maken. Artikel 26 Over eventuele opheffing van het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren of voor een of meer bepaalde categorieën van beroepsbeoefenaren beslist de directie van de Stichting NIVEL.
versie 2005
7
II. OP TE NEMEN CATEGORIEËN VAN BEROEPSBEOEFENAREN Paragraaf 1: huisartsen Artikel 1 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle huisartsen die bij de Huisarts en Verpleeghuisarts Registratiecommissie zijn geregistreerd; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van huisartsen die werkzaam zijn als huisarts of als zodanig gefunctioneerd hebben of al dan niet plannen hebben om als huisarts te gaan werken. Artikel 2 De gegevensverstrekkende instanties zijn: - Huisarts, Verpleeghuisarts en arts voor verstandelijk gehandicapten Registratie Commissie (HVRC) van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst (KNMG) - Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) Paragraaf 2: verloskundigen Artikel 3 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle in het register op grond van de Wet BIG ingeschreven verloskundigen; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van verloskundigen die werkzaam zijn als verloskundige of als zodanig gefunctioneerd hebben of al dan niet plannen hebben om als verloskundige te gaan werken. Artikel 4 De gegevensverstrekkende instanties zijn: - Koninklijke Nederlandse Organisatie van Verloskundigen (KNOV) - opleidingsinstituten voor verloskundigen Paragraaf 3: fysiotherapeuten Artikel 5 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle in het register op grond van de Wet BIG ingeschreven fysiotherapeuten, voorzover deze in de eerstelijns gezondheidszorg werkzaam zijn; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van fysiotherapeuten die werkzaam zijn als fysiotherapeut of als zodanig gefunctioneerd hebben. Artikel 6 De gegevensverstrekkende instantie is: - Koninklijke Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF)
Versie 2005
Paragraaf 4: ergotherapeuten Artikel 7 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle ergotherapeuten die de opleiding ergotherapie hebben voltooid; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van ergotherapeuten die werkzaam zijn als ergotherapeut of als zodanig gefunctioneerd hebben of al dan niet plannen hebben om als ergotherapeut te gaan werken. Artikel 8 De gegevensverstrekkende instanties zijn: - Nederlands Vereniging voor Ergotherapeuten (NVE) - opleidingsinstituten voor ergotherapeuten Paragraaf 5: oefentherapeuten Cesar Artikel 9 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle oefentherapeuten Cesar die de opleiding oefentherapie Cesar hebben voltooid; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van oefentherapeuten Cesar die werkzaam zijn als oefentherapeut Cesar of als zodanig gefunctioneerd hebben of al dan niet plannen hebben om als oefentherapeut Cesar te gaan werken. Artikel 10 De gegevensverstrekkende instanties zijn: - Vereniging van Oefentherapeuten Cesar & Mensendieck (VvOCM) - opleidingsinstituut voor oefentherapeuten Cesar Paragraaf 6: oefentherapeuten Mensendieck
Artikel 11 1. In het Registratiesysteem Beroepsbeoefenaren worden gegevens opgenomen van alle oefentherapeuten Mensendieck die de opleiding oefentherapie Mensendieck hebben voltooid; 2. Binnen deze categorie worden gegevens opgenomen van oefentherapeuten Mensendieck die werkzaam zijn als oefentherapeut Mensendieck of als zodanig gefunctioneerd hebben of al dan niet plannen hebben om als oefentherapeut Mensendieck te gaan werken. Artikel 12 De gegevensverstrekkende instanties zijn: - Vereniging van Oefentherapeuten Cesar & Mensendieck (VvOCM) - opleidingsinstituut voor oefentherapeuten Mensendieck
versie 2005
9
