Jenel Gyasi – MM2B Plusproject Mediacollege Amsterdam 2015
Inhoudsopgave 1. Formuleer je idee 1.1. Voorlopig programma 1.2. Voorlopige begroting 2. Onderzoek haalbaarheid 2.1. Resultaten haalbaarheidsonderzoek 2.2. Detailprogramma 2.3. (Sluitende) begroting 2.4. Concurrentieanalyse 2.5. Evenementvoorstel 2.6. Beslissing GO/NO GO 3. Promoot je event 3.1. Huisstijl 3.2. Advertentie 3.3. Mond op mond reclame 3.4. Folders 3.5. Sponsoring 3.6. Website 3.7. Promotieplan 4. Bereid de uitvoering voor 4.1. Programma boekjes 4.2. Beschikbare vrijwilligerswerk 4.3. Vervoersplan 4.4. Toegang tot het evenement en kaartverkoop 4.5. Veiligheidsplan 4.6. Verzekeringen 5. Stel een draaiboek op 5.1. Draaiboek 6. Voer het event uit 6.1. Het evenement 7. Handel het event af 7.1. Evaluatierapport 7.2. Nacalculatie 7.3. Bedankbrieven
1. Formuleer je idee 1.2 Voorlopig programma Concept De zon schijnt de laatste tijd steeds vaker en iedereen wilt daar optimaal van genieten. Daarom heb ik gekozen voor een “rooftop party”. Dit kan zijn op een dakterras in Amsterdam. Tijdens dit evenement word de weeklijkse clubavond in AIR verplaatst naar het dakterras. Tijdens dit evenement draaien er (upcoming) Amsterdamse Dj’s. Het moet een avond worden die volledig gericht is op de muziek, vandaar dat ik niet heb gekozen voor extra acts. Wel is er een photoboot aanwezig en een fotograaf om het evenement vast te leggen. Wie is de opdrachtgever? Ik (Jenel Gyasi) ben zelf de opdrachtgever van het evenement. Het evenement word door mijn eigen onderneming GYASI EVENTS uitgevoerd. Wat zijn de doelstellingen van het evenement? - Rooftop party’s beschikbaar maken voor het grote publiek. - Het feest “KETCHUP” onder de aandacht brengen bij het grote publiek. - Mijn eigen onderneming GYASI EVENTS op de kaart zetten. Op welke datum en tijdstip moet het evenement plaatsvinden? De datum voor het evenement staat nog niet vast, wel richt ik mij op een zonnige en warme dag in de maand Juli. Het evenement zal plaatsvinden op Floor17, het dakterras van het Ramada Hotel in Amsterdam. Het evenement zal duren van 16:00 tot 22:00 uur. Wat is de doelgroep?
Ik richt mij met dit evenement op mensen uit de lagere topklasse (Sociale klasse B2). Denk aan: mannen en vrouwen van de leeftijd 20 tot en met 28. Ze werken en/of studeren en hebben een inkomen waar ze goed van kunnen leven en veel extra dingen kunnen doen. Ze zijn ondernemend en initiatiefrijk en gaan in hun vrije tijd graag uit en op reis.
Ijkpersoon:
Naam: Laura
Geslacht: Vrouw Leeftijd: 20 Woonplaats: Amsterdam Woonsituatie: zelfstandig (evt. met huisgenoten) e Opleidingsniveau: 1 jaar HBO Kinderen: geen Sociale klasse: B2
Staat het evenement op zichzelf of is het een vervolg op een vorig evenement? KETCHUP Rooftop Party is een vervolg op een serie vorige evenementen. KETCHUP is een evenement van de evenementenorganisatie IIB Events dat elke zondag gehouden word in Club AIR. Voor de rooftop party werk ik samen met deze twee organisaties om het evenement tot stand te brengen. Zijn er al eventuele sponsoren of donateur bekend? Heeft de opdrachtgever suggesties? Er zijn nog geen sponsoren of donateurs bekend. Zelf denk ik aan Club AIR en Floor17 (Ramada Hotel) Wie uit de organisatie van de opdrachtgever kunnen meehelpen bij het organiseren en uitvoeren van het event? Noteer hun namen en de beschikbare tijd. Zoals hierboven beschreven staat, werk ik vanuit mijn eigen onderneming samen met IIB Events, Club AIR en Floor17 (Ramada Hotel) Wat is het beschikbare budget? Voor dit evenement is vanuit mijn onderneming geen budget ter beschikking gesteld. 2.2. Voorlopige begroting Opbrengsten Entreegelden Opbrengst drank Bijdragen partners Totale opbrengsten Kosten Photoboot Artiesten Organisatiekosten Locatiehuur Totale kosten Voordelig saldo
Bedrag 17,50x300 = 5250 7500 n.v.t.
Totaal
12.750 400 600 500 7500 9.000 3.750
2. Onderzoek de haalbaarheid 2.1 Resultaten haalbaarheidsonderzoek Is er een geschikte locatie? Ja, ik heb gekozen voor Floor17, het dakterras van het Ramada Hotel, omdat deze locatie het beste bij het concept past qua sfeer en locatie. De locatie is beschikbaar op het moment van het evenement en heeft voldoende capaciteit. Ook is het mogelijk om gebruik te maken van de aanvullende (binnen) ruimte bij drukte. Kun je voldoende hulp krijgen? Ik denk dat de samenwerking met IIB Events, Club AIR en Floor17 voldoende zullen zijn. Als dit uiteindelijk niet zo blijkt te zijn, zal ik een beroep moeten doen op vrijwilligers. Ik denk hierbij aan studenten die ervaring op willen doen in de evenementenbranche. Zij kunnen taken van ons overnemen en doen gelijk ervaring op. Heb je vergunningen nodig? Voor het houden van een evenement zijn vergunningen nodig. Gelukkig heb ik voor een locatie gekozen waar vaker evenementen worden georganiseerd. Floor17 beschikt over alle benodigde om een evenement te mogen houden, denk aan: een drankvergunning en een geluidsvergunning. Is het evenement praktisch uitvoerbaar? En is er voldoende belangstelling? Ja, ik denk dat het evenement praktisch uitvoerbaar is, omdat ik heb gemerkt dat er veel vraag is naar rooftop party’s voor het grote publiek. Rooftop party’s maak je vaak alleen maar mee als je toevallig iemand kent met een dakterras, die graag feestjes geeft. Het evenement heeft geen te grote omvang. Hierdoor ben ik er bijna 100% van overtuigd dat het een succes gaat worden. Is het evenement financieel haalbaar? Ja, ik denk zeker dat het evenement financieel haalbaar is. In mijn begroting heb ik dat zo goed mogelijk geprobeerd te laten zien. Ik genereer inkomsten door de kaartverkoop en drankverkoop. Ook hoop ik nog gesponsord te kunnen worden door de meewerkende partijen. 2.2 Gedetailleerd programma Tijd 14:00 – 15:30 15:30 – 15:55 15:55 16:00 – 17:30 17:30 – 19:00 19:00 – 21:00 21:00 – 22:00 22:00 22:00 – 22:15 22:15 – 23:45
Activiteit Buiten bar opbouwen Photoboot opbouwen Soundchecken Welkomstdrankjes klaarzetten Deuren open Set Fritz the Face Set MrWonder Set DJ Nicky Bizzle & Izzy Bizzy Set Biggi & Elton Jonathan Einde evenement Tijd voor de bezoekers om het dakterras te verlaten. Floor17 opruimen Photoboot afbouwen Buiten bar afbouwen
2.3 De begroting Opbrengsten Entreegelden Opbrengst drank Bijdragen partners Totale opbrengsten
Bedrag 17,50x300 = 5250 7500 n.v.t.
Totaal
12.750
Kosten Photoboot Artiesten Organisatiekosten Locatiehuur Totale kosten Voordelig saldo
400 600 500 7500 9.000 3.750
2.4 Concurrentieanalyse De voornaamste concurrenten van GYASI EVENTS zijn CLV Amsterdam, IIB EVENTS en NACHT GEAURDE. Dit zijn drie evenementenbureaus die zich op dezelfde doelgroep richten als GYASI EVENTS. Wel zijn alle drie de bedrijven al een stap verder en zijn ze al uitgebreid naar andere steden in Nederland en enkele in het buitenland.
CLV Amsterdam Evenementenbureau Wat voor bedrijf? Europa -‐ Beasts, Jimmy Woo -‐ Disco Trash, Club AIR -‐ Rebels, door heel NL -‐ Rooftop Movienights, Floor17 -‐ Theatro, Jimmy Woo (Nederlandse) Concepten -‐ Brût, Jimmy Woo -‐ Bash, Club Abe -‐ Voyeur, meerdere locaties amsterdam -‐ All lust no love, Jimmy Woo -‐ Discotrash, Club AIR -‐ Club AIR -‐ AQUA -‐ Bacardi -‐ Buddha-‐Bar -‐ Cirque Du Soir -‐ Club Abe -‐ Eclipse -‐ Rex -‐ Escape Partners -‐ Jimmy Woo -‐ Paradiso -‐ NAMAM -‐ Playboy -‐ Steel Artist Management -‐ Sugarfactory -‐ Supperclub -‐ W Barcelona -‐ Voor een aantal Overeenkomsten met evenementen dezelfde GYASI EVENTS doelgroep -‐ Exclusiviteit uitstralen -‐ Facebook Promotiemiddelen -‐ Twitter 2.5 Evenementenvoorstel
IIB EVENTS Evenementenbureau Nederland
NACHT GEAURDE Evenementenbureau Nederland
-‐ AFTERGOOI, Club Rex -‐ AFTERVIE, Club Vie -‐ FAVELA, Club Air en Club Rex -‐ KETCHUP, Club AIR -‐ L’HOTEL, meerdere locaties -‐ BALLLOON, Sugarfactory
-‐ Rebels, door heel NL -‐ L’HOTEL, meerdere locaties -‐ De Nachtspelen, meerdere locties -‐ The New York Brunch, meerdere locaties -‐ Bad Habits, Club Abe -‐ Elements, Club AIR FAVELA, Club AIR
-‐ Mason Garments -‐ Franzel -‐ Van der Els
N.V.T.
-‐ Exclusiviteit uitstralen
-‐ Klein eenmansbedrijf -‐ Exclusiviteit uitstralen -‐ Dezelfde doelgroep
-‐ Facebook -‐ Instagram
-‐ Facebook -‐ Instagram
Naam van de opdrachtgever: Jenel Gyasi Naam van het evenement: KETCHUP Rooftop Party Naam van de evenementorganisatie: GYASI EVENTS Doel van het evenement: Vermaak Doelgroepen: Jongvolwassenen uit de sociale klasse B2 Detailprogramma van het evenement: Tijd 14:00 – 15:30 15:30 – 15:55 15:55 16:00 – 17:30 17:30 – 19:00 19:00 – 21:00 21:00 – 22:00 22:00 22:00 – 22:15 22:15 – 23:45
Activiteit Buiten bar opbouwen Photoboot opbouwen Soundchecken Welkomstdrankjes klaarzetten Deuren open Set Fritz the Face Set MrWonder Set DJ Nicky Bizzle & Izzy Bizzy Set Biggi & Elton Jonathan Einde evenement Tijd voor de bezoekers om het dakterras te verlaten. Floor17 opruimen Photoboot afbouwen Buiten bar afbouwen
Locatie waar het evenement wordt georganiseerd: Floor17, het dakterras van het Ramada Hotel Datum en tijdstip waarop het evenement georganiseerd wordt: Het evenement vind plaats op een warme en zonnige dag in juli van 16:00 – 22:00. Eventueel alternatief programma: Niet van toepassing Mogelijke risico’s voor mislukking evenement: - Te weinig bezoekers - Geen financiele steun Begroting evenement: Opbrengsten Entreegelden Opbrengst drank Bijdragen partners Totale opbrengsten Kosten Photoboot Artiesten Organisatiekosten
Bedrag 17,50x300 = 5250 7500 n.v.t.
Totaal
12.750 400 600 500
Locatiehuur Totale kosten Voordelig saldo
7500
2.6 Beslissing GO/NO-GO Het evenement is goedgekeurd en wordt een go!
9.000 3.750
3. Promoot je event 3.1 Huisstijl Logo:
3.2 Advertentie Ik heb ervoor gekozen om geen advertentie te plaatsen in een tijdschrift of krant. Ik vind dat evenementen het moeten hebben van de mond tot mond reclame en sociale media. 3.3 Mond tot mond reclame Mond tot mond is voor ons, naast sociale media de belangrijkste manier van promoten. Door mensen uit onze doelgroep te benaderen en hen ons evenement te laten promoten op hun sociale media, hopen wij dat mensen erover gaan praten. 3.4 Folders Ook heb ik ervoor gekozen om geen folders te laten drukken. Ik vind dat evenementen het moeten hebben van mond tot mond reclame en sociale media. 3.5. Sponsoring GYASI EVENTS heeft geen vaste sponsoren. Wij kijken bij elk evenement naar mogelijke partners. Bij dit evenement (KETCHUP Rooftop Party) proberen wij sponsoring te krijgen van de meewerkende partijen. Dit zijn IIB Events, Club AIR en Floor17 (Ramada Hotel). 3.6. Website GYASI EVENTS heeft nog geen eigen website. Op het moment zijn we bezig met het design van de site. Het domein www.gyasievents.com is door ons gekocht. 3.7 Promotieplan Promotieplanning Mond tot mond reclame Sociale media
Jan
Febr
Maart
April
Juni
Kosten in euro’s
1x
1x
1x
1x
1x
Geen kosten
1x
1x
2x
4x
8x
Geen kosten
Website TOTAAL
n.v.t
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
1x
Geen kosten GEEN KOSTEN
4. Bereid de uitvoering voor 4.1 Programma boekjes Niet van toepassing op dit evenement 4.2 Beschikbare vrijwilligerswerk Wij denken dit evenement tot een succes te kunnen maken zonder hulp van vrijwilligers. Als dit uiteindelijk toch niet zo blijkt te zijn, gaan wij via scholen opzoek naar studenten die ervaring op willen doen in de evenementenbranche. De studenten kunnen taken van ons overnemen en doen tegelijkertijd ervaring op in de branche. 4.3. Vervoersplan Floor17 (Ramada Hotel) Staalmeesterslaan 410 1057 PH, Amsterdam
Floor17 is makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer of de fiets, wij stimuleren bezoekers dan ook niet om met de auto te komen. Als bezoekers er toch voor kiezen om met de auto, zijn er 300 overdekte parkeerplaatsen beschikbaar van het hotel. 4.4. Toegang tot het evenement en kaartverkoop Alle bezoekers hebben in de voorverkoop een kaartje moeten kopen, een entreekaartje kost 17,50 euro incl. welkomdrankje. Bij de ingang van Floor17 worden de kaartjes van alle bezoekers gescant voordat ze door mogen lopen. Eenmaal binnen kunnen de gasten jassen en tassen afgeven bij de garderobe en als ze op het dakterras zijn ontvangen zij een welkomdrankje. 4.5 Veiligheidsplan Floor17 beschikt over een veiligheidsplan en evacuatieplan. Hier maken mij gebruik van, indien nodig. 4.6. Verzekeringen Floor17 beschikt over alle benodigde verzekeringen om evenementen te mogen houden. Als onderneming heet GYASI EVENTS ook een evenementenverzekering afgesloten.
5. Stel een draaiboek op 5.1 Draaiboek A. Adressen Organisator: (GYASI EVENTS) Jenel Gyasi Oldengaarde 139 1083TG, Amsterdam 0612830802 Opdrachtgever: (GYASI EVENTS) Jenel Gyasi Oldengaarde 139 1083TG, Amsterdam 0612830802 Locatie Floor17 (Ramada Hotel) Staalmeesterslaan 410 1057 PH, Amsterdam B. Globaal tijdschema Tijd 14:00 – 15:30 15:30 – 15:55 15:55 16:00 – 17:30 17:30 – 19:00 19:00 – 21:00 21:00 – 22:00 22:00 22:00 – 22:15 22:15 – 23:45
Activiteit Buiten bar opbouwen Photoboot opbouwen Soundchecken Welkomstdrankjes klaarzetten Deuren open Set Fritz the Face Set MrWonder Set DJ Nicky Bizzle & Izzy Bizzy Set Biggi & Elton Jonathan Einde evenement Tijd voor de bezoekers om het dakterras te verlaten. Floor17 opruimen Photoboot afbouwen Buiten bar afbouwen
C. Entreeprijzen De kaartjes voor het evenement kosten 17,50 euro en dienen in de voorverkoop gekocht te worden. D. Organisatieteam Het organisatieteam bestaat uit 1 leidende event manager en drie partners. Eventmanager: Jenel Gyasi Oldengaarde 139 1083TG, Amsterdam
Partners: IIB Events Floor17 Club AIR E. Aanwezigheid organisatieteam Het organisatieteam zal van 14:00 tot 23:45 aanwezig zijn. Wat er op welk tijdstip gedaan gaat worden, kunt u vinden in het tijdsschema. F. Belangrijke telefoonnummers Organisator: 0612830802 Locatie: 0202070000 Algemeen alarmnummer: 112 Politie: 09008844 Brandweer: 0725644444 Ambulance: 0205709500
Hoofdstuk 6. Voer het event uit en 7. Handel het event af kunnen niet uitgewerkt worden, omdat het verzonnen concept/evenement niet uitgevoerd gaat worden.
