1 De werkmap beschermen Er zijn veel redenen om een werkmap, of delen ervan, te willen afschermen of beschermen. Het kan zijn dat delen van een werkblad gegevens bevatten die nodig zijn bij een berekening, maar verder niet van belang zijn om in beeld te hebben. Mogelijk staat er informatie op het werkblad die u niet wilt delen. Verder kan het zijn dat u (delen van) een ingewikkeld werkblad wilt beveiligen tegen ondeskundig gebruik. U kunt dan delen van het werkblad niet toegankelijk maken. De meeste opties om een (deel van een) werkblad te beveiligen of verbergen, zijn te vinden onder de tab ‘Start’ in de groep ‘Cellen’.
1.1
Rijen of kolommen verbergen
In de volgende oefening moeten twee kolommen worden verborgen. Oefening 1 a. Open de werkmap Beveiliging. b. Maak het werkblad Kolom actief. In dit voorbeeld moeten de kolommen 'I' en 'J' worden verborgen. c. Selecteer de kolommen 'I' en 'J'. d. Klik op de knop ‘Opmaak’ in de groep ‘Cellen’ onder de tab ‘Start’. Er verschijnt een keuzemenu. e. Kies voor de optie ‘Weergeven en verbergen’. f. Klik daarna op de optie ‘Kolommen verbergen’. De twee kolommen zijn niet meer zichtbaar.
Sporen Eén van de twee sporen naar de verdwenen kolommen zijn de twee verdwenen kolomletters. Verder wordt de locatie van de twee kolommen verraden door een dubbele kolomrand tussen de kolomkoppen.
Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 1
1.2
Verborgen rijen of kolommen zichtbaar maken
De werkwijze om de kolommen weer zichtbaar te maken, verschilt niet zoveel van het verbergen van de kolommen. Oefening 2 a. Selecteer de twee kolommen die om de verborgen kolom(men) liggen, in dit geval de kolommen ‘H’ en ‘K’. b. Klik op de keuzepijl van de optie ‘Opmaak’ in de groep ‘Cellen’. c. Kies voor de optie ‘Weergeven en verbergen’. d. Klik nu op de optie ‘Kolommen zichtbaar maken’. De twee verborgen kolommen verschijnen weer. Een tweede methode Er is nog een tweede methode om een rij of kolom te verbergen, namelijk via het snelmenu. Oefening 3 a. Selecteer de kolommen ‘I’ en ‘J’. b. Open het snelmenu. c. Kies voor de optie ‘Verbergen’. Het effect is hetzelfde, de twee kolommen zijn niet meer zichtbaar. Het zal u nu niet zoveel moeite kosten om de kolommen weer zichtbaar te maken via het snelmenu Oefening 4. a. Maak de kolommen weer zichtbaar via de optie ‘Zichtbaar maken’.
1.3
Een werkblad verbergen
Het verbergen van een werkblad verschilt niet zoveel van het verbergen van een kolom of rij. In dit geval moeten 2 werkbladen worden verborgen. Oefening 5
a. Selecteer de werkbladen Verberg mij 1 en Verberg mij 2. b. Klik op de keuzepijl van de knop ‘Opmaak’ in de groep ‘Cellen’ onder de tab ‘Start’. c. Kies voor de optie ‘Weergeven en verbergen’. d. Klik daarna op de optie ‘Blad verbergen’. De werkbladen verdwijnen uit beeld.
1.4
Verborgen werkbladen zichtbaar meken
Ook het zichtbaar maken van de werkbladen is bijna identiek aan het zichtbaar maken van kolommen of rijen. Alleen komt er nu nog een venster aan te pas. Oefening 6 a. Klik op de optie ‘Weergeven en verbergen’. b. Kies voor de optie ‘Blad zichtbaar maken’. Er verschijnt een venster met daarin de namen van de verborgen werkbladen. Het is niet mogelijk de beide bladen tegelijkertijd weer zichtbaar te maken. c. Klik op ‘OK’ om ‘Verberg mij 1’ weer zichtbaar te maken. d. Herhaal de actie om ook ‘Verberg mij 2’ weer zichtbaar te maken.
Een tweede methode Ook het verbergen of zichtbaar maken van werkbladen kan via het snelmenu worden uitgevoerd. Oefening 7 a. Klik met rechts op de tab van werkblad Verberg mij 1 om het snelmenu actief te maken. b. Kies voor de optie ‘Verbergen’. Werkblad Verberg mij 1 is verborgen. Oefening 8 a. Open het snelmenu door met rechts op één van de overgebleven werkbladen te klikken. Het venster ‘Zichtbaar maken’ verschijnt weer. b. Maak ‘Verberg mij 1’ weer zichtbaar. c. Sluit de werkmap.
1.5
Cellen beveiligen
Vaak zijn werkbladen of werkmappen zorgvuldig geconstrueerd. Ze bevatten allerlei formules, functies en data. Het is dan voor te stellen dat deze gegevens afgeschermd worden van de gebruikers, die alleen maar gegevens hoeven in te voeren om bijvoorbeeld een factuur te produceren. Werkbladen zijn te beveiligen met de optie ‘Blad beveiligen’. Deze optie is te vinden onder de tab ‘Controleren’ in de groep ‘Wijzigingen’.
Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 3
In de volgende twee oefeningen moet een werkblad worden beveiligd tegen gebruik door onbevoegden. Hierbij worden eerst een aantal cellen geselecteerd die wel gebruikt mogen worden. Daarna wordt het werkblad beveiligd. Oefening 9 a. Open de werkmap Factuur2. b. Klik op de tab van werkblad Factuur. Eerst worden de cellen geselecteerd die niet worden beveiligd. c. Selecteer alle gele cellen. Gebruik hierbij de
. d. Open het snelmenu. e. Kies voor de optie ‘Celeigenschappen’. Het venster ‘Celeigenschappen’ verschijnt. f. Maak de tab ‘Bescherming’ actief. g. Haal het vinkje weg bij ‘Geblokkeerd’. h. Bevestig met ‘OK’. i. Hef de selectie op.
In de tweede fase van het beveiligen van het werkblad, moet het werkblad worden beschermd tegen gebruik door derden. Alle cellen waarbij het vinkje bij ‘Geblokkeerd’ is weggehaald, worden hierbij niet beschermd. Oefening 10 a. Maak de tab ‘Start’ actief. b. Klik in de groep ‘Cellen’ op de optie ‘Opmaak’. c. Kies voor de optie ‘Blad beveiligen’. Het venster ‘Blad beveiligen’ verschijnt. d. Laat de instellingen zoals ze zijn. e. Vul eventueel een wachtwoord in. f. Bevestig met ‘OK’. Het werkblad is nu beveiligd tegen overschrijven van de beschemde cellen.
1.6
Een beveiligd werkblad gebruiken
In dit beveiligde werkblad kunnen alleen de gemarkeerde cellen worden gebruikt. De factuur is zo opgebouwd, dat door het invoeren van twee codenummers, en een getal voor het aantal, de rest van de factuur automatisch wordt aangemaakt. Oefening 11 Eerst gaan we eens kijken wat er gebeurd als de beveiligde delen van de factuur wordt veranderd. a. Probeer iets in te voeren of te veranderen. De volgende boodschap zal verschijnen.
Ook een groot deel van de linten zijn niet actief. Deze functies of opties hebben immers geen nut. De factuur is zo opgebouwd dat door het invullen van een debiteurnummer automatisch de gegevens van de debiteur worden ingevuld. Door het invullen van een artikelnummer worden de gegevens van de verkochte producten automatisch ingevoerd. Hieronder zijn twee lijsten te vinden met gegevenslijsten. Deze lijsten zijn te vinden in kolom S en verder.
Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 5
Oefening 12 a. Voer in de factuur bijvoorbeeld als debiteurnummer ‘1303’ in. Na bevestiging met ‘Enter’ verschijnen de debiteurgegevens.
b. Voer twee artikelnummers in, bijvoorbeeld 1757 en 2131 plus de aantallen 20 en 30. Automatisch verschijnen de gegevens en de berekeningen worden uitgevoerd.
1.7
De beveiliging opheffen
Om de beveiliging op te heffen moet de optie ‘Beveiliging blad opheffen’ worden gebruikt. Oefening 13
a. Maak de tab ‘Start’ actief. b. Klik in de groep ‘Cellen’ op de optie ‘Opmaak’. c. Kies nu voor de optie ‘Beveiliging blad opheffen’. d. Als er een wachtwoord is ingevoerd gebruikt, moet het wachtwoord worden ingevoerd. De beveiliging is opgeheven en alle cellen kunnen weer worden gebruikt.
1.8
Formules verbergen
Mogelijk hebt u een formule gemaakt waarvan u liever niet hebt dat anderen deze formule zien. Met de werkwijze zoals hier beschreven, in samenwerking met de optie ‘Blad beveiligen’, maakt u de formule of functie niet alleen ontoegankelijk, maar ook onzichtbaar. Oefening 14 a. Maak zo nodig het werkblad Factuur actief. b. Selecteer de cellen of het cellenbereik waarvan u de formules wilt verbergen, bijvoorbeeld het bereik D21:H30. U kunt eventueel ook het gehele werkblad selecteren. c. Open het venster ‘Celeigenschappen’. d. Maak de tab ‘Bescherming’ actief. e. Schakel het vakje ‘Verborgen’ in. f. Bevestig met ‘OK’.
g. Beveilig nu het werkblad zoals hiervoor is beschreven. Als u nu een cel selecteert met formules die u verborgen hebt, zult u zien dat de formulebalk leeg blijft. h. Ook het zichtbaar maken van de formules met heeft geen zin zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding. De formules blijven onzichtbaar.
De verborgen formules weer zichtbaar maken Na de vorige paragrafen zal het zichtbaar maken van de formules niet meer moeilijk zijn. Bewandel de omgekeerde weg.
Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 7
1.9
Versleutelen en een wachtwoord instellen
Als u uw bestand wilt versleutelen (coderen van gegevens) en een wachtwoord wilt instellen waarmee u het kunt openen, gaat u als volgt te werk: a. b. c. d. e.
Open zo nodig de werkmap ‘Factuur2’. Klik op de tab ‘Bestand’. Selecteer de optie ‘Info’. Klik op ‘Werkmap beveiligen’. Kies de optie ‘Versleutelen met wachwoord’.
Het venster ‘Document versleutelen’ verschijnt. f. Typ een wachtwoord in het vak ‘Wachtwoord’. U kunt maximaal 255 tekens gebruiken. g. Bevestig met ‘OK‘.
h. i. j. k.
Het venster ‘Wachtwoord bevestigen’ verschijnt. Typ het wachtwoord nogmaals in het vak ‘Bevestig het wachtwoord’. Bevestig met ‘OK‘. Sla het wachtwoord op door de werkmap op te slaan. Sluit de werkmap.
Let op! Vergeet het wachtwoord niet. Het bestand kan niet meer worden geopend zonder wachtwoord! Wachtwoord: .........................................
1.10 Een beveiligde map openen a. Open de werkmap Factuur2. Het venster ‘Wachtwoord’ verschijnt. b. Typ het wachtwoord in. c. Bevestig met ‘OK’. De werkmap wordt geopend.
1.11 Het wachtwoord verwijderen of aanpassen a. Klik op de tab ‘Bestand’. b. Klik de optie ‘Info’ aan. c. Klik op de knop ‘Werkmap beveiligen’. Deze heeft nu de boodschap dat een wachtwoord is vereist bij het openen van de map.
d. Kies nu voor de optie ‘Versleutelen met wachtwoord’.
Het venster ‘Document versleutelen’ verschijnt, met het ingevulde wachtwoord. e. Verwijder of wijzig het wachtwoord. f. Sla de werkmap weer op. Als het wachtwoord is verwijderd, is de beveiliging opgeheven.
1.12 Een wachtwoord instellen om een werkmap te openen Mogelijk circuleert een werkmap binnen een netwerk. Als u wilt dat alleen geautoriseerde gebruikers een werkmap kunnen openen, doet u het volgende: a. Klik op de tab ‘Bestand’. b. Klik vervolgens op ‘Opslaan als’. c. Kies de locatie, bijvoorbeeld ‘Computer’. Het venster ‘Opslaan als’ verschijnt. d. Klik op ‘Extra’. (Rechtsonderaan naast de knop ‘Opslaan’) e. Klik daarna op ‘Algemene opties’. Het venster ‘Algemene opties’ verschijnt. f. Typ een wachtwoord in het vak ‘Wachtwoord voor openen’. U kunt maximaal 15 tekens gebruiken.
Er verschijnt een tweede venster om het wachtwoord te bevestigen. g. Vul het wachtwoord opnieuw in en bevestig met ‘OK’. Bij het openen van de werkmap, zal er een venster verschijnen waarin u een wachtwoord moet invoeren.
Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 9
1.13 Een wachtwoord instellen om een map te bewerken Als u wilt dat alleen geautoriseerde gebruikers een werkmap kunnen bewerken, doet u het volgende: a. Volg dezelfde procedure al in de vorige paragraaf, maar gebruik nu het vak ‘Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid’ om een wachtwoord in te voeren. b. Sla de werkmap op. Deze methode gebruikt geen versleutelingsmethode. c. Bij het openen van de map zal nu een wachtwoord moeten worden ingevoerd. Hebt u het wachtwoord niet dan kunt u de map alleen openen als ‘Alleen lezen’.
Wilt u het wachtwoord weer verwijderen, open dan de map, verwijder het wachtwoord en sla de map opnieuw op
1.14 Openen als ‘Alleen lezen’ Als u niet wilt dat gebruikers de gegevens per ongeluk wijzigen, schakel dan het vakje ‘Alleen-lezen aanbevolen’ in. Gebruikers die het bestand openen, wordt gevraagd of ze het bestand als ‘Alleen-lezen’ willen openen. .
Dit is een minimale bescherming, het is alleen maar een waarschuwing. Wordt er op de knop ‘Nee’ geklikt, dan wordt de map gewoon geopend.
1.15 Opdrachten Opdracht 1 a. Open de werkmap Prijsopgave. b. Verberg de kolommen ‘L’ en ‘M’ uit het werkblad ‘Berekening’ Opdracht 2 a. Verberg het werkblad Facturen. Opdracht 3 a. Beveilig het werkblad Berekening tegen overschrijven. Alleen het bereik C5:C9 mag onbeschermd blijven. b. Probeer uit of de werkmap is beschermd. Opdracht 4 a. Hef de beveiliging weer op. b. Maak de kolommen ‘L’ en ‘M’ weer zichtbaar. Opdracht 5 a. Verberg alle formules op het blad Berekening. b. Beveilig dit werkblad weer als in opdracht 3. c. Sla de werkmap op. Opdracht 6 a. Stel een wachtwoord in zodat de werkmap alleen kan worden geopend door geautoriseerde gebruikers. b. Sla de werkmap op. c. Sluit de werkmap. Opdracht 7 a. Open de werkmap weer. b. Verwijder het wachtwoord. c. Sla de werkmap weer op. Opdracht 8 a. Stel een wachtwoord in zodat alleen geautoriseerde gebruikers aanpassingen kunnen aanbrengen in de werkmap. b. Sla de werkmap op. c. Sluit de werkmap. Opdracht 9 a. Open de werkmap weer. Opdracht 10 a. Maak het verborgen werkblad weer zichtbaar. b. Sla de werkmap op. c. Sluit deze en alle nog geopende werkmappen. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 – De werkmap beschermen
Pagina 11
a. Importeer op werkblad 2 de gegevens uit het tekstbestand Omzet eerste kwartaal.
