Code: UIT-520 Pagina: 1 van 6
5.2 INKOOP
1.
DOEL PROCES Het op doeltreffende wijze kunnen inkopen van artikelen die voldoen aan de eisen en de verwachtingen van onze klanten.
2.
TOEPASSINGSGEBIED Voorraad in het centrale magazijn te Nieuwegein.
3.
DEFINITIES Geen.
4.
BENODIGDHEDEN Besteladvieslijst Inkooporder Ontvangstbon Computer
5.
TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN
Functionarissen Administratief medewerker
Directeur (hoofd Inkoop)
Bedrijfsleider
Besteladvies uitdraaien en controleren
U/B
A
Inkooporder maken en doorsturen
U/B
U
Controle bevestiging leverancier
U/B
A
B
A
Taken
Magazijn
Controle binnenkomst goederen
U
Ontvangst melden in computer
U/B
Controle inkoopfactuur
U
B
Offertes aanvragen en beoordelen
U
U
Inkooponderhandelingen voeren
U/B
A
Selectie en beoordeling van leveranciers
U/B
U
U B A
= = =
uitvoerend verantwoordelijk beslissingsbevoegd bij afwijkingen adviesplichtig
= procesverantwoordelijke
6. MEETPUNTEN PROCESEFFECTIVITEIT & OORZAAKANALYSE 1. 2.
Afwijkingen leveranciers (levertijden) t.b.v. leveranciersbeoordeling Omloopsnelheid
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
Code: UIT-520 Pagina: 2 van 6
5.2 INKOOP
7.
PROCESSCHEMA
Start Proces Inkoop
5.1 Proces Verkoop
1
Voorraadbestand
Besteladvieslijst in PC
Besteladvieslijst
Besteladvieslijst uitdraaien
2
Punt 9. Voorraad-/ assortimentsbeheer
Besteladvieslijst
Besteladvieslijst controleren
- controle fysieke voorraad - bestelgroottes
3
akkoord?
2
4
Besteladvieslijst aanpassen in computer
Nee
Ja
Bestelbon
Inkooporder maken
Computer
5 5.2.1 Leveranciersselectie en beoordeling
Bestelbon aan leverancier faxen
6 Orderbevestiging
Leverancier stuurt orderbevestiging 7 Orderbevestiging Controle met inkooporder, levertijd in computer plaatsen
Inkooporder in computer
1
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
Code: UIT-520 Pagina: 3 van 6
5.2 INKOOP
8.
TOELICHTING PROCESSCHEMA
1.
De besteladvieslijst in het geautomatiseerde systeem wordt uitgedraaid door de directeur (voor Nieuwegein) of de bedrijfsleider (voor Utrecht).
2.
De directeur respectievelijk de bedrijfsleider controleert de besteladvieslijst met betrekking tot: a. Afwijkingen (ook met het oog op de fysieke voorraad). b. De geadviseerde bestelgroottes ten opzichte van leveranciersbesteleenheden. c. Seizoensartikelen (zoals tuinslangen in de zomer; stoomslangen in de winter). d. Omzetsnelheid van de artikelen. e. Levertijden van de artikelen.
3.
De directeur past op basis van het bovenstaande de besteladvieslijst aan in de computer.
4.
Per leverancier wordt een bestelbon uitgedraaid.
5.
De bestelbon wordt gefaxt aan de leverancier. Er wordt alleen gebruik gemaakt van leveranciers die in het leveranciersbestand zijn opgenomen en volgens de procedure Leveranciersselectie en beoordeling zijn behandeld.
6.
De leverancier dient een orderbevestiging met levertijd te zenden.
7.
De orderbevestiging wordt gecontroleerd aan de hand van de inkooporder in de computer. De levertijd wordt in de computer geplaatst.
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
Code: UIT-520 Pagina: 4 van 6
5.2 INKOOP 7.
PROCESSCHEMA
- vervolg 1
Pakbon leverancier
Ontvangst goederen; pakbon naar inkoop
8
Pakbon leverancier Inkoop controleert pakbon met inkoop-order
Inkooporder
9
Ontvangstbon Inkoop meldt goederen af in computer
Voorraad computer
Lijst artikelen in backorder in verkoopverpakkinge n
UIT5.1
10 11 Backorder leverancier?
12
Nee
Op backorderlijst klant?
Ja
Ja
Bij andere leverancier bestellen
2
Nee
Ontvangstbon Afgetekende ontvangstbon
Controle van de binnengekomen goederen Pakbon leverancier
13
OK?
Nee
Contact leverancier + retour
6.2 Klachten / Afwijkingen
Ja 14
Ontvangstbon
5.5 Financiële administratie
controle inkoopfactuur
Pakbon
5.3.2 Opslag goederen
Bestelbon
Einde
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
Code: UIT-520 Pagina: 5 van 6
5.2 INKOOP
8.
TOELICHTING PROCESSCHEMA
8.
Bij ontvangst van de goederen gaat de pakbon van de leverancier naar inkoop.
9.
Inkoop controleert de pakbon met de inkooporder.
10.
Inkoop meldt de goederen af in de computer. De ontvangstbon gaat naar het magazijn voor de magazijnlocatie en het aantal waar men het kan opslaan. Uit de computer wordt een lijst ‘artikelen in backorder in verkoopverpakkingen’ gedraaid, ten behoeve van verkoop.
11.
Wanneer de goederen in backorder staan bij de leverancier, gaat verkoop na of deze op de backorderlijst van de klant staan. Indien dit het geval is, worden de artikelen bij een andere leverancier besteld. Indien dit niet het geval is, kan de binnenkomst van de goederen van de leverancier worden afgewacht.
12.
De magazijnmedewerkers controleren de goederen bij binnenkomst in het magazijn als volgt: 1. 2.
- vervolg -
Goederen controleren op aantal en beschadiging. Producten controleren aan de hand van de paklijst van de leverancier en de ontvangstbon (zie punt 10.).
De ontvangstbon wordt door de magazijnmedewerker afgetekend. Testcertificaten bij inkomende artikelen: ………………. ontvangt van haar leverancier van …………. bij iedere zending: a. een geschild en getest monster van de zending b. een testcertificaat behorende bij de zending. De testcertificaten worden door de magazijnmedewerker gearchiveerd in verband met eventuele naspeurbaarheid. 13.
Indien de goederen niet akkoord zijn bevonden, wordt de procedure Klachten/Afwijkingen (6.2) gehanteerd en gaan de goederen terug naar de leverancier.
14.
De pakbon, bestelbon en ontvangstbon gaan naar inkoop. Inkoop controleert de factuur en geeft deze vervolgens aan de administratie voor administratieve verwerking.
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
Code: UIT-520 Pagina: 6 van 6
5.2 INKOOP
9.
AANVULLINGEN PROCES INKOOP
1.
VOORRAADBEHEER Omzetlijst per artikel komt uit Exact. Aan de hand hiervan wordt top 200 vastgesteld. Deze omzetlijst wordt geselecteerd naar aantallen. De administrateur exporteert de gegevens naar Excel. De gemiddelde maandomzetten worden berekend. Vervolgens stelt de directeur de minimale en maximale voorraden vast. Criteria: - minimaal 2 maanden op voorraad - wanneer de levertijd langer dan 1 maand bedraagt, wordt minimaal 3 maanden op voorraad gehouden - de maximale voorraadhoogte bedraagt 4 maanden.
Uit de administratieve gegevens genereert Hoofd Administratie de omloopsnelheid. 2.
ASSORTIMENTSBEHEER Aan de hand van leveranciersinformatie, beursbezoeken en vragen vanuit de markt wordt door Inkoop het assortiment jaarlijks bijgesteld. Gezien het feit, dat in deze branche gewerkt wordt met standaardformaten, zijn de veranderingen nihil. Nieuwe artikelen
Indien een artikel niet in het artikelbestand aanwezig is en verkoop krijgt een aanvraag van een klant, waarbij verkoop van mening is dat het artikel geleverd zou kunnen worden, dient verkoop het formulier 014 ‘Nieuw artikel’ in te vullen en ter beoordeling aan de directeur te geven. De directeur beslist of: a. het artikel opgenomen wordt in het assortiment (= voorraadartikel); b. het artikel eenmalig besteld wordt; c. de klant geïnformeerd wordt dat het artikel niet door …………. leverbaar is. In geval van a en b gaat het formulier ‘Nieuw artikel’ naar Inkoop die ervoor zorgdraagt dat het artikel in het bestand wordt ingevoerd. Inkoop bestelt het artikel bij de leverancier.
auteur
goedkeuring
S.v.Zijderveld
……………. (bedrijfsleider)
paraaf
autorisatie
…………... (directeur)
paraaf
datum geldigheidsverkl.
01.03.2002
versie nr.
revisie datum
nr.
1
