1. A PROGRAM FUTTATÁSÁNAK FELTÉTELEI

TARTALOMJEGYZÉK

1

Tartalomjegyzék 1.

A PROGRAM FUTTATÁSÁNAK FELTÉTELEI .................................................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12.

2.

SZÁMÍTÓGÉP TÍPUSA .............................................................................................................................................................................. 3 OPERÁCIÓS RENDSZER ........................................................................................................................................................................... 3 NYOMTATÓ TÍPUSA ................................................................................................................................................................................ 3 A PROGRAM TELEPÍTÉSE ......................................................................................................................................................................... 3 HÁLÓZATOS TELEPÍTÉS .......................................................................................................................................................................... 4 A PROGRAM ELINDÍTÁSA ........................................................................................................................................................................ 6 NAVIGÁLÁS A PROGRAMON BELÜL ......................................................................................................................................................... 6 LISTÁZÁSOK .......................................................................................................................................................................................... 7 EXPORTÁLÁS EXCEL TÁBLÁZATBA ......................................................................................................................................................... 9 EXPORTÁLÁS ABEV-BE......................................................................................................................................................................... 9 KILÉPÉS A PROGRAMBÓL ........................................................................................................................................................................ 9 KÖNYVELÉS MEGKEZDÉSE...................................................................................................................................................................... 9 AZ ‘ALAPADATOK’ ALMENÜ............................................................................................................................................... 11

2.1. ÜGYFÉL VÁLASZTÁSA .......................................................................................................................................................................... 11 2.2. KÖNYVELÉSI ÉV VÁLTÁSA .................................................................................................................................................................... 11 2.3. TÖRZSADATOK, NYITÓ TÉTELEK ÁTVÉTELE AZ ELŐZŐ KÖNYVELÉSI ÉVBŐL ............................................................................................ 12 2.4. ÜGYFÉL TÖRZS KEZELÉSE ..................................................................................................................................................................... 12 2.5. ROVAT TÖRZS KEZELÉSE ...................................................................................................................................................................... 14 2.5.1. Rovatok kezelése............................................................................................................................................................................ 14 2.5.2. Átvezetések .................................................................................................................................................................................... 15 2.6. GYŰJTŐ TÖRZS KEZELÉSE ..................................................................................................................................................................... 15 2.7. PARTNER TÖRZS KEZELÉSE ................................................................................................................................................................... 16 2.8. PÉNZTÁR TÖRZS KEZELÉSE ................................................................................................................................................................... 16 2.9. OSZLOPOK DEFINIÁLÁSA ...................................................................................................................................................................... 17 2.10. TÖRLÉS A TÖRZSADATOK KÖZÜL .......................................................................................................................................................... 18 2.11. ADATOK MENTÉSE-VISSZATÖLTÉSE ...................................................................................................................................................... 18 2.11.1. Törzsadatok mentése ................................................................................................................................................................ 18 2.11.2. Törzsadatok visszatöltése ......................................................................................................................................................... 19 2.11.3. Könyvelés mentése ................................................................................................................................................................... 19 2.11.4. Könyvelés visszatöltése ............................................................................................................................................................ 20 2.12. BEÁLLÍTÁSOK ...................................................................................................................................................................................... 21 2.13. NYOMTATÓ BEÁLLÍTÁSA ...................................................................................................................................................................... 23 2.14. ÁLLOMÁNYOK RENDEZÉSE ................................................................................................................................................................... 23 2.15. PROGRAM FRISSÍTÉSE ........................................................................................................................................................................... 23 2.16. REGISZTRÁLÁS..................................................................................................................................................................................... 23 3.

A ’KÖNYVELÉS’ ALMENÜ..................................................................................................................................................... 25 3.1. KÖNYVELÉS ......................................................................................................................................................................................... 25 3.1.1. Nyitó tételek könyvelése................................................................................................................................................................. 27 3.1.1.1. Naplófőkönyv nyitása ............................................................................................................................................................... 27 3.1.1.2. Pénztárkönyv nyitása ............................................................................................................................................................... 28 3.1.1.3. Fordított ÁFA könyvelése a pénztárkönyvben és a naplófőkönyvben....................................................................................... 28 3.2. KIEGYENLÍTETLEN SZÁMLÁK (VEVŐ-SZÁLLÍTÓ).................................................................................................................................... 30 3.2.1. Számlák felvitele............................................................................................................................................................................ 30 3.2.2. Számlák kezelése ........................................................................................................................................................................... 31 3.3. NAPLÓFŐKÖNYV (PÉNZTÁRKÖNYV) KÉPERNYŐRE, NYOMTATÓRA ......................................................................................................... 32 3.4. ÁFANYILVÁNTARTÁSOK ....................................................................................................................................................................... 33 3.4.1. Áfa összesítés adott időszakra ....................................................................................................................................................... 34 3.4.2. Éves áfa összesítés......................................................................................................................................................................... 34 3.4.3. Áfalisták......................................................................................................................................................................................... 34 3.4.4. ÁFA bevallás ................................................................................................................................................................................. 35 3.4.5. Összesítő nyilatkozat (xx60, xx61-es nyomtatvány) ....................................................................................................................... 37 3.4.6. Bolti kiskereskedelmi ÁFA számítása ............................................................................................................................................ 38 3.5. EREDMÉNYKIMUTATÁS ........................................................................................................................................................................ 38 3.6. PARAMÉTEREZHETŐ LISTÁK ................................................................................................................................................................. 39 3.7. PÉNZFORGALMI LISTA .......................................................................................................................................................................... 40 3.8. EGYSZERŰSÍTETT MÉRLEG ÉS EREDMÉNY LEVEZETÉS ........................................................................................................................... 40 3.9. ANALITIKÁK ........................................................................................................................................................................................ 42 3.10. KIGYŰJTÉSEK....................................................................................................................................................................................... 42 3.10.1. Kigyűjtés szerkesztése .............................................................................................................................................................. 43 3.10.2. Kigyűjtés végrehajtása ............................................................................................................................................................. 43 3.11. ROVATSZÁM KIVONAT ......................................................................................................................................................................... 43 3.12. GYŰJTŐ/ROVATSZÁM KIVONAT ............................................................................................................................................................ 44 3.13. ROVATSZÁM CSERE .............................................................................................................................................................................. 45 3.14. ADATOK RENDEZÉSE ............................................................................................................................................................................ 45 3.15. EGYEDI MODULOK ............................................................................................................................................................................... 45

2

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv 3.15.1. 3.15.2.

4.

Nyugtatömb könyvelése ............................................................................................................................................................45 Számlák könyvelése ..................................................................................................................................................................46 ALKALMAZOTTAK NYILVÁNTARTÁSA ...........................................................................................................................47

4.1. ALKALMAZOTT TÖRZS KEZELÉSE ..........................................................................................................................................................47 4.2. MUNKAREND .......................................................................................................................................................................................50 4.3. BÉRSZÁMFEJTÉS BEÁLLÍTÁSAI ..............................................................................................................................................................51 4.4. BÉRADATOK ........................................................................................................................................................................................51 4.4.1. Hozott bér ......................................................................................................................................................................................52 4.4.2. Számfejtés ......................................................................................................................................................................................53 4.4.3. Nyomtatványok ..............................................................................................................................................................................58 4.4.3.1. Jövedelemigazolás az egészségbiztosítási ellátás megállapításához ........................................................................................59 4.4.3.2. Munkáltatói igazolás ................................................................................................................................................................59 4.4.3.3. Igazolás a munkavállaló állományba vételéről ........................................................................................................................59 4.4.3.4. 07M30 ......................................................................................................................................................................................60 4.4.3.5. Igazolás a 2007. adóévben levont különadó-előleg összegéről ................................................................................................61 4.4.3.6. 0858..........................................................................................................................................................................................61 4.4.3.7. 08T1041 ...................................................................................................................................................................................61 4.5. BÉRLISTÁK...........................................................................................................................................................................................62 4.6. ÉTKEZÉSI UTALVÁNY LISTA ..................................................................................................................................................................62 4.7. ÁTUTALÁS LISTA ..................................................................................................................................................................................62 4.8. BÉRFELADÁS (HAVI BÉRADATOK AUTOMATIKUS KÖNYVELÉSE) ............................................................................................................62 4.9. NYUGDÍJPÉNZTÁR TÖRZS KEZELÉSE ......................................................................................................................................................63 4.10. MAGÁNNYUGDÍJPÉNZTÁRI BEFIZETÉSEK LISTÁJA ..................................................................................................................................64 4.11. BÉRÖSSZESÍTŐ NYOMTATÁSA ...............................................................................................................................................................64 4.12. ALKALMAZOTTI STÁTUSZOK ................................................................................................................................................................65 4.13. JOGCÍMEK ............................................................................................................................................................................................66 4.14. BÉR ADATSZOLGÁLTATÁS ALMENÜ ......................................................................................................................................................66 4.14.1. NYENYI ....................................................................................................................................................................................66 4.14.2. 0808A, 0808M, .........................................................................................................................................................................67 4.14.2.1. 0808M ......................................................................................................................................................................................68 4.14.2.2. Alkalmi munkavállalók .............................................................................................................................................................70 4.14.2.3. 0808 Őstermelőknek .................................................................................................................................................................70 4.14.3. Átlagos statisztikai létszám.......................................................................................................................................................72 4.15. CÉGAUTÓ ADÓ .....................................................................................................................................................................................72 4.15.1. Cégautó törzs kezelése..............................................................................................................................................................72 4.15.2. Cégautó beállítások..................................................................................................................................................................73 4.15.3. Cégautó járulékok számfejtése .................................................................................................................................................73 4.15.4. Cégautó járulékok havi lista.....................................................................................................................................................73 4.15.5. Cégtelefon magáncélú használata ............................................................................................................................................74 5.

TÁRGYI ESZKÖZÖK NYILVÁNTARTÁSA (PÉNZTÁRKÖNYV) ....................................................................................76 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3.

6.

TÁRGYI ESZKÖZÖK KEZELÉSE ...............................................................................................................................................................76 ÉVES ÉRTÉKCSÖKKENÉSEK ELSZÁMOLÁSA ............................................................................................................................................79 ESZKÖZLISTÁK .....................................................................................................................................................................................80 BEÁLLÍTÁSOK ......................................................................................................................................................................................80 Tárgyi eszköz beszerzés könyvelése ...............................................................................................................................................81 Tárgyi eszköz értékváltozás könyvelése .........................................................................................................................................81 Tárgyi eszköz értékesítés könyvelése .............................................................................................................................................81 TÁRGYI ESZKÖZ NYILVÁTARTÁSA (NAPLÓFŐKÖNYV).............................................................................................82

6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.5.1. 6.5.2. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9.

TÁRGYI ESZKÖZÖK KEZELÉSE ...............................................................................................................................................................82 AZ ÉRTÉKCSÖKKENÉS SZÁMÍTÁSÁRÓL ..................................................................................................................................................85 BEÁLLÍTÁSOK ......................................................................................................................................................................................86 MOZGÁSKÓDOK KEZELÉSE ...................................................................................................................................................................86 ÉRTÉKCSÖKKENÉS ELSZÁMOLÁS ..........................................................................................................................................................87 Értékcsökkenés csoportos elszámolása..........................................................................................................................................87 Értékcsökkenés elszámolása az „Értékváltozások” segítségével ...................................................................................................87 BRUTTÓ ÉRTÉK VÁLTOZÁSA .................................................................................................................................................................88 A KIVEZETÉS ........................................................................................................................................................................................89 ESZKÖZLISTÁK .....................................................................................................................................................................................90 MOZGÁSKÓD ÖSSZESÍTŐ .......................................................................................................................................................................90

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv

1.

3

A program futtatásának feltételei

1.1. Számítógép típusa A program futtatására minden olyan számítógép alkalmas, amin a Windows 95 vagy újabb operációs rendszer fut. Kielégítő eredményt (sebességben) minimum pentiumos géppel és 16 Mbyte RAM-mal kapunk. A program telepítéséhez kb. 5 Mbyte üres hely szükséges.

1.2. Operációs rendszer A program Windows 95/98/2000/ME/XP/Vista, vagy Windows NT 4.0 alatt fut. A Windows Vista operációs rendszer alatt a képi megjelenítéssel hibák jelentkezhetnek, ebben az esetben a Vezérlőpult Î Megjelenítés Î Témák fül alatt a Témát át kell állítani „Klasszikus Windows”-ra vagy az Ügyvitel programcsoportban található parancsikonokat egyenként a Tulajdonságok Î Kompatibilitás fül alatt a „Képi témák letiltása” opciót be kell pipálni.

1.3. Nyomtató típusa A program, mivel a Windows nyomtatásvezérlőjén keresztül nyomtat, bármilyen nyomtatóval működik, ami képes A4-es lapra nyomtatni. A nyomtatási minőség és sebesség miatt ajánlott tintasugaras vagy lézer nyomtató használata. A program összes listája A4-es papírra van tervezve. Figyelem! A leporelló mérete nagyobb, mint az A4-es papíré!

1.4. A program telepítése Helyezzük be a CD-t, majd indítsuk el az ’Install’ könyvtárban található ’SETUP.EXE’ programot. Rövid inicializálás után megjelenik egy üdvözlő képernyő (sajnos a FoxPro telepítő készlet varázslója csak angol nyelven létezik így az installálás alatt mindent angolul olvashatunk), a 'Continue' gombbal menjünk tovább. Ha nem léptünk ki minden programból, a program figyelmeztet. Lépjünk ki a felsorolt programokból, majd nyomjunk 'OK'-t. Adjuk meg a 'Name' rovatba nevünket (kötelező), az 'Organization' rovatba pedig a cégnevet (ez nem kötelező). Nyomjunk 'OK'-t. Ekkor még egyszer módosíthatjuk a nevünket. Megint nyomjunk 'OK'-t, ha megfelel, ha nem: 'Change'. Következő művelet a program könyvtárának kiválasztása. Ha a telepítő program által felajánlott könyvtár nem felel meg, a 'Change folder' gombbal választhatunk másikat. Ha megfelel, vagy már választottuk: 'OK'. Ha ilyen könyvtár még nem szerepel a gépünkön (márpedig valószínűleg nem), a 'Do you want to create it?' kérdésre feleljünk 'Yes'-szel a létrehozás végett. Ha mindent jól csináltunk, most nyomjuk meg a nagy, számítógépet ábrázoló nyomógombot ('Install all files…') a telepítéshez. Ekkor már csak egy feladatunk van: kiválasztani, a Start menüben milyen címszó alatt szerepeljenek a telepítendő programok (alaphelyzetben: 'Ügyvitel'). Ha kiválasztottuk (vagy megfelel a felajánlott) nyomjunk 'Continue'-t. Ha mindent jól csináltunk a fájlok 'Setup was completed succesfully.' üzenetet kapjuk. Amennyiben számítógépet vagy merevlemezt cserél (újratelepíti a Windows-t) a program átmásolását, újratelepítését a következő lépésekben teheti meg:

4


1. A programok teljes könyvtárának mentése. Általában a (C:\WINKONYV) mappa/könyvtár mentése. 2. Az új számítógépre vagy merevlemezre a DEMO program telepítése. 3. Telepítés során újra létrejön a programok könyvtára (C:\WINKONYV alapértelmezésben), melyet le kell törölni. 4. Végül a mentett könyvtárat másoljuk vissza a helyére. 5. Ha CD-re mentettük a programokat, visszatöltés után ellenőrizzük a fájlok írásvédettségét (CD-re írás során minden fájl írásvédetté válik). Írásvédett fájlokkal a program nem tud dolgozni, "Cannot update the cursor" hibaüzenetet kapunk. A Windows XP CD-ről történő másolás során általában automatikusan törli az írásvédettséget, de a korábbi Windows-osok ezt nem teszik meg.

1.5. Hálózatos telepítés 1. Telepítsük a fő gépre a programot. A program a gép WINKONYV könyvtárába kerül (ha nem adunk meg mást) 2. Osszuk meg a „szerver” gép meghajtóját. Indítsuk el a saját gépet, és a jobb egérgombbal kattintsunk a C: meghajtóra, majd válasszuk a Tulajdonságok menüpontot. A megjelenő ablakban válasszuk a „Megosztás”-t, és osszuk meg a meghajtót.

1. ábra – Hálózatos telepítés 1.

3. Telepítsük a többi munkaállomásra is a programot (ha egyszer telepítettük, már el tudja indítani a másik gépen lévő programokat, mert a telepítés során beépülnek a Windowsba a futtatáshoz szükséges fájlok). Ha ez megtörtént, töröljük le az ezeken a gépeken is létrejött WINKONYV könyvtárakat. 4. A „munkaállomásokon” létre kell hozni egy hálózati meghajtót a „szerver” gép megosztott meghajtójához. Ehhez nyissuk meg a Saját gépet, majd futtassuk az Eszközök menü Î Hálózati meghajtó csatlakoztatása menüpontot. Válasszunk egy betűjelet, majd a Tallózással válasszuk ki a megosztott, csatlakoztatni kívánt meghajtót.


5


5. Ezután a „munkaállomásokon” készítsünk parancsikont a csatlakoztatott hálózati meghajtón található könyvelőprogramokhoz (Jobb egérgombbal az Asztalra, Új, Parancsikon). Kettős: \WINKONYV\KETTOS\KETTOS.EXE, Pénztárkönyv: \WINKONYV\WINPENZT\PK.EXE Naplófőkönyv: \WINKONYV\WINNAPLO\NF.EXE


6. Másik megoldás, hogy a munkaállomásokon a telepítés során a Start menü Î Programok Î Ügyvitel menüágon létrejött parancsikonok tulajdonságait módosítjuk úgy, hogy átírjuk a meghajtót/könyvtárat mind a CÉL, mind az INDÍTÁS HELYE mezőben.


6


HÁLÓZATOS HASZNÁLAT SZABÁLYAI: − A könyvelő programok közül csak a kettős könyvvitel indítható el egyszerre több gépről, és abban is egy könyvelésben egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat. − Az egyszeres programok, számlázás és ÚTNYILVÁNTARTÁS egyelőre el sem indíthatóak egyszerre több gépen. − Ha nem szeretné megosztani a teljes C: meghajtót, megoldható, hogy a fenti eljárással csak a WINKONYV könyvtárat osztja meg.

1.6. A program elindítása A program a telepítés során létrehoz egy mappát a start menüben, melynek neve (ha a telepítés során nem változtatjuk meg - lásd 1.4. fejezet) 'Ügyvitel'. A 'Start' gombot megnyomva válasszuk 'Programok', 'Ügyvitel'-t, majd ezen belül a kívánt programot.

1.7. Navigálás a programon belül A program elindításakor az 5. ábrán látható képernyő jelenik meg. A fejlécben szerepel a program neve, valamint zárójelben az aktuális ügyfél és a könyvelési év. A fejléc alatt található a főmenü. A főablak alján látható az un. státusz sor. Itt láthatunk bővebb információkat pl. a kijelölt menüponthoz. Jobb oldalt egy órát, valamint a 'Caps Lock', 'Num Lock' és a 'Scroll Lock' funkciók állapotát láthatjuk. A programon belül a szabvány Windows-os un. legördülő menürendszer segítségével mozoghatunk. A képernyő felső sorában vannak a fő menüpontok, amit az 'Alt' billentyű lenyomásával aktiválhatunk. A menüpontok között a nyilakkal vagy az egérrel mozoghatunk, értelemszerűen. Ha ki szeretnénk választani egy menüpontot, az ’ENTER’ billentyűt kell megnyomnunk, vagy rá kell kattintanunk az egérrel. Van néhány gyakran használt menüpont, amihez gyorsbillentyű tartozik. Ezt a menü szövege mellett láthatjuk. Ha ezt megnyomjuk (akkor is ha a menü nincs aktiválva) a kívánt menüpont automatikusan elindul. Pl.: 'Ctrl+K' könyvelés menüpont. A szabvány Windows-os beviteli mezők (nyomógomb, szövegmező, jelölőnégyzet, lista, legördülő lista, gördítősávok, választókapcsoló stb.) használatára itt nem térünk ki, a Windows általános használatához úgyis meg kell(ett) őket tanulni. Ezek elsajátításához kiváló szakirodalom található, illetve a Windows Súgóban és Windows Kalauzban is utána nézhetünk (mindkettő tartozéka a Win 95-nek). Viszont van néhány olyan megoldás, amely a program sajátossága: Olyan értékek kitöltésekor, melyek megtalálhatóak a törzsadattárban (rovatszám, gyűjtő, partner, pénzforgalmi hely, illetve a naplófőkönyvben az oszlopok és átvezetések) mindig kiválaszthatóak egy listából. Ezt a programban úgy érhetjük el, hogy a kitöltendő mezőn állva megnyomjuk az 'F2'-t, vagy a mező mellett lévő gombot. Ha egy olyan mezővel találkozunk, amely mellett fel és le nyilakkal is léptethető.

gombokat látunk, akkor a mező értéke a


7

5. ábra – Az alapképernyő

1.8. Listázások A könyvelési adatok listázása a legtöbb esetben azonos formátumban történik. Hamarosan az összes, listázással kapcsolatos menüpontot átalakítjuk ebbe a formába. A listát tartalmazó képernyőn csak a legszükségesebb elemek jelennek meg, a szűkítéssel, nyomtatással, összegzéssel kapcsolatos adatok külön ablakokban jelennek meg. Mivel nem kell egyetlen ablakra sűríteni a mezőket, sokkal áttekinthetőbben megadhatóak pl. a szűkítés ill. nyomtatás feltételei. A lista elindításakor megjelenő ablakban csak a tételek jelennek meg, esetleg néhány, közvetlenül a listázást befolyásoló opció, ill. az adatok módosítását, törlését lehetővé tevő gombok. Általában a táblázat bármely oszlopa szerint sorba rendezhető növekvő vagy csökkenő sorrendben. A sorba rendezendő oszlop fejléce az első kattintásra kékre vált és emelkedő sorrendbe rendezi a listát a program, ha újra rákattintunk, csökkenő sorrendbe, ekkor a fejléc vörös színű lesz. A képernyő jobb szélén megjelenik egy eszköztár, amelyekkel a következő feladatokat végezhetjük el (A megnevezés mellé írtuk azokat a billentyűket, melyekkel egér nélkül megjeleníthetőek ill. elrejthetőek az egyes ablakok):

6. ábra – Példa listázásra

8


7. ábra – Szűkítés ablak

Szűkítés (F5): A gombra kattintva egy új ablak jelenik meg, amelyben a feltételeket megadhatjuk. A korábbiakhoz képest jelentősen bővült a feltételmegadás lehetősége. Ha szövegmezőre szeretnénk szűkíteni, beállíthatjuk az egyezőség vizsgálatát. Választhatunk, hogy azok a tételek szerepeljenek a listában, ahol a keresett szöveg teljes mértékben, vagy azok, amelyeknek csak az eleje egyezik meg, illetve elegendő, ha csak tartalmazza a mező a keresett szövegrészt. A dátumintervallumok megadásánál megjelent egy új gomb „i” felirattal, ahol egy konkrét időszakot (hónapot, negyedévet) adhatunk meg egyszerűen. A feltételek megadását a „Szűkít” gombra kattintva véglegesíthetjük. Keresés (F6): A gombra kattintva szintén egy új ablak jelenik meg, amelyben kiválasztható, hogy melyik adatban keressen egy megadott értéket, kifejezést, szövegrészletet. Célszerű a keresés előtt a lista elejére állni, mert mindig az aktuális rekordtól kezdődik a keresés.

8. ábra – Nyomtatás ablak

Összegzés (F7): A lista összesítőjét tekinthetjük meg: általában az összesen adatokon kívül megtudhatjuk a tételek számát is. Nyomtatás (F8): A nyomtatás beállításait szintén egy új ablakban tehetjük meg. Ha több formátumban nyomtathatóak a listák, itt választhatjuk ki a formátumot. Általában megadható egy megjegyzés, ami a nyomtatott oldalak tetején jelenik meg (Pl. „munkapéldány”, „végleges lista”, stb.), valamint kérhetjük, hogy jelenjen meg a nyomtatás dátuma és/vagy ideje. Ebből az ablakból közvetlenül tudjuk módosítani a nyomtatási beállításokat, valamint kérhetünk nyomtatási képet ill. közvetlen nyomtatást. Megadható a nyomtatandó oldalak intervalluma, de ez csak a közvetlen nyomtatáskor érvényes, nyomtatási kép esetében


9

nem. Az új listáknál lehetőségünk van kérni, hogy minden második sor szürke háttérrel jelenjen meg a könnyebb áttekinthetőség miatt. Exportálás (F9): A listát Excel táblázatba menthetjük. Ez a korábbi, a nyomtatás gombra jobb egérgombbal történő kattintást helyettesíti. Nyilak (Ctrl+Home, Ctrl+End): A táblázat elejére ill. végére ugorhatunk.

1.9. Exportálás Excel táblázatba Lehetőségünk van a listák Excel táblázatba történő exportálása. Exportálni lehet a törzsadatokat, kartonokat, naplókat, főkönyvi kivonatot, áfalistát, összesítőt és bevallást, mérleget és eredménykimutatást, béradatokat, eszközlistákat. Az exportáláshoz az egyes képernyőkön a „Nyomtatás” gombra kell kattintani a jobb egérgombbal. Ezek után meg kell adni egy könyvtárat és fájlnevet, ahová az exportálás történjen. Azokon a képernyőkön, ahol lehetőség van a nyomtatandó lista típusának kiválasztására, a kiválasztott lista típusa nem befolyásolja a táblázat formátumát (tehát mindig azonos lesz), viszont a szűkítések kihatnak az Excel táblázat tartalmára is (tehát csak a szűkítésnek megfelelő – a képernyőn is látható – tételek jelennek meg a táblázatban).

1.10. Exportálás ABEV-be Az ABEV az APEH honlapjáról ingyenesen letölthető nyomtatványkitöltő program. Legfontosabb tulajdonsága, hogy az ezzel ellenőrzött és kinyomtatott nyomtatványok aláírás után beadhatóak az adóhatósághoz. Fontos, hogy az aktuális verzió legyen letöltve és telepítve mind a keretprogramból, mind a nyomtatványokból. A letöltésről, telepítésről és a használatról a www.apeh.hu honlapon találnak információkat. A programban bizonyos bér adatszolgáltatásokat és az áfabevallást tudjuk exportálni, amely során a program előállít az ABEV számára egy fájlt, aminek segítségével átemelhetőek az adatok. Az exportáláskor először meg kell adnunk egy fájlnevet, ha a program által felajánlott nem felelne meg, és egy könyvtárat ahová az .imp fájl kerülni fog. A mentés helyét meg kell jegyezni, mert ezt a könyvtárat kell megadni az ABEV programban az importáláshoz (további információ az importáláshoz az ABEV 2006 program dokumentációjában).

1.11. Kilépés a programból A programból kétféleképpen léphetünk ki: az 'Alapadatok' menü kilépés pontjával, vagy a 'Alt+F4' megnyomásával. A program fő ablakát nem lehet 'hagyományos módon' bezárni.

1.12. Könyvelés megkezdése − Program telepítése: ld. 1.4. fejezet − Regisztrálás: A ’KULCSLEMEZ’ segítségével regisztrálni kell a programot, hogy a 30 tételes korlátozás megszűnjön. Ld. 2.16. fejezet − Ügyfelek adatainak felvitele az ügyféltörzsbe: Ha új vállalkozásnak szeretnénk könyvelni először fel kell tölteni az adatait. Ld. 2.4. fejezet − Program működésének beállításai: ld. 2.12. fejezet − Ügyfél választás. Könyvelési év kiválasztása: Az ügyfél választása menüpontnál kiválasztjuk azt a vállalkozást, amelynek könyvelését szeretnénk végezni. Ekkor automatikusan elindul a

10


’Könyvelési év váltása’ menüpont, ahol meg kell adnunk, melyik évet nyissa meg a program könyvelésre. − Rovat törzs átalakítása (ha szükséges): A rovatszám törzs alapállapotban is fel van töltve, de átalakítható. Figyelem! A rovatszámok az összes könyvelendő vállalkozásra vonatkoznak! − Partner törzs feltöltése: Adott vállalkozás üzleti partnereinek nyilvántartásba vétele. Ld. 2.7. fejezet. Ezt a törzset nem kötelező vezetni, csak abban az esetben van rá szükség, ha a későbbiekben partner szerinti kigyűjtést szeretnénk végezni a könyvelési tételek közül. − Nyitás*: ’Könyvelés’ – ’Nyitó tételek’ menüágon tehetjük meg. Lásd. 3.1.1. fejezet. − Meglévő tárgyi eszköz állomány rögzítése ’Eszközök’ menü – ’Tárgyi eszközök kezelése’ menüpont – ’Új tétel’ Adatok kitöltése (az eredeti beszerzés és üzembe helyezés időpontját és beszerzési árát adjuk meg. Számviteli tv. Szerinti valamint adótörvény szerinti leírási kulcs megadása. Szükséges főkönyvi számok megadása. Mentés Nyitó értékcsökkenés könyvelése: y ’Eszközök’ menü – ’Tárgyi eszközök kezelése’ menüpont – ’Értékváltozások’ – ’Értékcsökkenés elszámolása’ y Az előző, még nem a programmal könyvelt időszak utólsó napjára rögzítjük az eddig elszámolt értékcsökkenéseket, megadjuk a főkönyvi számokat, a megnevezésbe pedig beírjuk, hogy Nyitó ÉCS könyvelése. y Majd a ’Tovább’ gombra kattintunk. (Az ’ÉCS elszámolása’-t nem szabad megnyomni, mert akkor a program számolja ki az adott dátumra az értékcsökkenést, ami kis értékben eltérhet a ténylegesen elszámolt ÉCS-től!) Az eszköz kartonján, valamint az eszközök kezelésében is megjelenik az „eddig elszámolt” értékcsökkenés

*

csak naplófőkönyvnél


2.

11

Az ‘ALAPADATOK’ almenü

Az ‘ALAPADATOK’ almenüben találhatjuk azokat a menüpontokat, melyek segítségével beállíthatjuk a program működéséhez szükséges paramétereket, valamint törzsadatokat vihetünk fel.

9. ábra – Az ’ALAPADATOK’ almenü

2.1. Ügyfél választása Ezzel a menüponttal választhatjuk ki, melyik vállalkozás könyvelését szeretnénk végezni (10. ábra). Abban az esetben, ha már könyveltünk a kiválasztott vállalkozónak, automatikusan az utoljára használt könyvelési évét nyitja meg. Ha most szeretnénk elkezdeni a vállalkozó könyvelését, automatikusan elindul a ‘Könyvelési év váltása’ menüpont, ahol meg kell adnunk, melyik évet nyissa meg a program könyvelésre. Ha sikerült a művelet, az alapképernyő fejlécében megjelenik az új ügyfél neve, valamint az aktuális könyvelési év.

2.2. Könyvelési év váltása Amennyiben új évet szeretnénk nyitni, vagy átváltani egy másik, már meglévő évre, azt itt tehetjük meg. Csak meg kell adnunk a könyvelési évet évszázaddal együtt (pl.: 2007) és ha már létezett, megnyitja azt, ha nem, létrehoz egy üres állományt. Ha volt az előző évben is könyvelése az adott ügyfélnek, lehetőségünk van az előző év követelés-kötelezettség∗ beállításait és a nyitó tételeket átvenni. (A nyitó tételek felvitelét a 3.1.1. fejezetben találja.). Ha új évet nyitott a követelések-kötelezettségek oszlopok beállításához lapozzon a 2.9. fejezethez.

10. ábra – ’Ügyfél választása’ képernyő ∗

csak naplófőkönyv esetén

12


11. ábra – ’Könyvelési év váltása’ képernyő

2.3. Törzsadatok, nyitó tételek átvétele az előző könyvelési évből Ha volt az adott vállalkozásnak előző könyvelési éve, akkor átmásolhatjuk onnan pénztárkönyv esetén az alkalmazottjait, partnereit ill. a nyitó tételeket, naplófőkönyv esetén az alkalmazottjait, partnereit, előző évi mérlegét, a követelés-kötelezettség oszlopok beállításait ill. a nyitó tételeket. Ha nem tesszük, a naplófőkönyvben az oszlopokat előbb újra be kell állítanunk az 'Oszlopok definiálása' alatt, a partner és az alkalmazott törzs pedig szintén üres marad, újra fel kell töltenünk. Figyelem, ha már vittünk fel adatokat ebbe a törzsekbe, és utána futtatjuk le ezt a pontot, felülírja azokat! Naplófőkönyvben a nyitó tételek és az átvezetések átvétele csak akkor lehetséges, ha a követeléskötelezettség oszlopok definícióit és a pénztár-bank törzset is átmásoljuk! A nyitó tételek átvételét csak akkor célszerű használni, ha az előző év könyvelését befejeztük, lezártuk. Jelöljük meg, mely adatokat szeretnénk átvenni, és nyomjuk meg az 'Adatok átvétele' gombot. Ha nem volt előző évi könyvelése az aktuális vállalkozásnak, hibajelzést kapunk. A menüpont használata után minden esetben elindul az adatok rendezése!

12. ábra – ’Törzsadatok, nyitó tételek átvétele’ képernyő (naplófőkönyv)

2.4. Ügyfél törzs kezelése1 Ha új vállalkozónk van, először itt kell feltölteni az adatait. Új vállalkozó esetén nyomjuk meg az 'Új tétel' feliratú gombot. Először egy négyjegyű azonosítót kell megadnunk (erre az állománynevek kialakításához van szükség). Az azonosító megválasztásánál a következőkre kell ügyelni: − lehetőleg csak az angol ABC betűit használjuk (ékezetest ne!), − ne tartalmazzon szóközt (space), − legalább egy karakter hosszúnak kell lennie, − ajánlott a vállalkozó nevéhez hasonlót választani (pl. monogramot). 1

Egy céges változat esetén a mintakönyvelésen kívül maximum egy ügyfelet vihetünk fel


13

Az ügyfelekről sok hasznos adatot eltárolhatunk, de az azonosítón és a néven kívül a többit nem kötelező kitölteni (de célszerű, mert itt egy helyen mind megtalálható lesz, és a bevallások exportálásához szükség is lesz rájuk). Ha a vállalkozó mezőgazdasági jellegű tevékenységet folytat, tegyünk X-t az 'Mg' jelű négyzetbe. Ekkor az áfa százalékok között megjelenik a 7%-os és a 12%-os mezőgazdasági kompenzációs felár. A programban lehetőségünk van a kiegyenlítetlen számlák kezelésére is. Mivel nem minden vállalkozás esetében szükséges a vevő-szállító nyilvántartás használata, így az egyszerűbb használat kedvéért az ügyfél törzsben be lehet állítani, hogy kívánunk-e élni a lehetőséggel, vagy sem. Ezt az 'Adatok 2.' lapon tehetjük meg, a Vevő-szállító mező bejelölésével. Ha nem választjuk ki, akkor a 'Kiegyenlítetlen számlák' menüpontokhoz nem férhetünk hozzá, valamint könyvelés közben szintén nem módosíthatjuk az áfa esedékességét (az minden esetben a könyvelési dátum lesz), az áfa listáknál pedig nem kérdezi meg a rendezési szempontot, hiszen mindkét esetben ugyan azt a listát kapnánk. Ha módosítani szeretnénk egy vállalkozó adatait (az azonosítót kivéve minden adatot meg lehet változtatni), azt a 'Módosítás' gomb megnyomása után tehetjük meg. Ha a beírt ill. módosított adatokat el szeretnénk menteni, nyomjuk meg a 'Mentés' gombot, ha nem, nyomjuk meg a 'Mégsem' gombot és visszaáll az eredeti állapot.

13. ábra – ’Ügyfél törzs kezelése’ képernyő

A 'Törlés' gombbal törölhetünk egy vállalkozót. Ekkor a lekönyvelt adatai nem törlődnek a winchesterről. Ha vissza szeretnénk állítani, ugyanazt az azonosítót adjuk meg, amit eredetileg adtunk. Ha nem emlékszünk a kitörölt ügyfél azonosítójára, akkor a kitörölt ügyfelek adatait visszaállíthatjuk úgy is, hogy az „Új tétel” gombra rákattintunk a jobb egér gombbal. Ekkor megjelenik egy ablak, amelyben a következő kérdés olvasható: „Keressem meg és rögzítsem az ügyfél törzsben a található ismeretlen könyveléseket?” Ha igennel válaszolunk az ügyfelek listájában megjelennek a korábban kitörölt ügyfelek azonosítói. Ha megtaláltuk azt amelyikre szükségünk van, akkor a módosítás gomb megnyomásával újból rögzítenünk kell az adatait

14


2.5. Rovat törzs kezelése 2.5.1. Rovatok kezelése A program az un. rovatszámok alapján tudja, hogy a naplófőkönyv mely oszlopába kell könyvelni az egyes könyvelési tételeket. A könyveléshez gyakorlatilag elegendő 7 db rovatszám létrehozása a követeléseken és kötelezettségeken kívül (ugyanis ennyi oszlopba könyvelhetünk), viszont a célszerűen megválasztott rovatszámok segítségével könnyedén kigyűjthetjük a tételek egy-egy csoportját. Például ha létrehozunk egy ‘TB járulék befizetése’ nevű rovatszámot, bármikor megnézhetjük, hogy mikor és mennyi TB járulékot fizettünk be az év folyamán. A másik nagy előnye egy alaposan feltöltött rovattörzsnek, hogy egy könyvelési ismeretekkel nem rendelkező, laikus felhasználó is tudja használni, hiszen nem kell tudnia, hogy hova (mely oszlopba) kell könyvelnie egy bizonyos tételt, csak ki kell választania a megfelelő ‘kategóriát’. A naplófőkönyv 7 oszlopa a követeléseken és kötelezettségeken kívül a következő: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Értékesítés árbevétele Egyéb, eredményt nem képező bevételek Anyag, árú Munkabér Munkabér közterhei* Egyéb kiadások Egyéb eredménybe nem számító ráfordítások

A rovatszám törzs alapállapotban is fel van töltve. Általában az egyes rovatszámok olyan számmal kezdődnek, amelyik oszlopba kell kerülniük a naplófőkönyvben. Ennek a másik jelentősége, hogy az ‘ÁFAbevallások készítésénél’ rovatszám alapján összesíti az adatokat a program A menüpontba belépve egy listát kapunk a már meglévő rovatszámainkról. A listában a nyilakkal mozoghatunk, ENTER-rel vagy a 'Módosítás' gomb megnyomásával megváltoztathatjuk a rovatszámhoz tartozó adatokat (magát a számot nem!). Alapállapotban rovatszámok szerinti sorrendben láthatjuk a listát. A táblázatban, az oszlop fejlécére kattintva az egérrel tudjuk a lista sorrendjét megváltoztatni - a rovatszámok név szerinti ABC-sorrendbe kerüljenek, vagy szám szerinti sorrendbe. Az 'Új tétel' gomb megnyomásával vihetünk fel új elemet a listába. Először a rovatszámot (csak számokat használhatunk!) kell megadni, majd a hozzá tartozó megnevezést. Az 'ÁFÁS' mezőt x-eljük be, ha valószínűleg olyan tételek kerülnek erre a rovatszámra, amelyeknek van valamilyen áfavonzatuk. Hagyjuk üresen, ha biztosak vagyunk benne, hogy soha nem lesz az ide tartozó könyvelési tételeknek áfatartalmuk (pl.: Munkabér és közterhei, bankkamatok, adók, stb.) Az 'Áfa értéke módosítható' mezőt ha bejelöljük, akkor az ilyen rovatszámra könyvelt tételnél lehetőségünk van az áfa összegének konkrét beírására. Ez kiválóan használható import könyvelésénél, ahol nem egyszerre és egy helyre történik az alap és az áfa kifizetése. Végül ki kell választanunk, hogy mely oszlopba kell kerülnie a tételeknek. Ha készen vagyunk, mentsük el az adatokat a 'Mentés' gomb megnyomásával. Ha módosítani szeretnénk egy rovatszámot (a számot kivéve minden adatot meg lehet változtatni), azt a 'Módosítás' gomb megnyomása után tehetjük meg. Ha a beírt ill. módosított adatokat el szeretnénk menteni, nyomjuk meg a 'Mentés' gombot, ha nem, nyomjuk meg a 'Mégsem' gombot és visszaáll az eredeti állapot. A 'Törlés' gombbal törölhetünk egy rovatszámot. A nyomtató ikont tartalmazó nyomógomb segítségével tudjuk a rovat törzset kinyomtatni, a képernyőn látható sorrendben. Figyelem! Gondoljuk meg, mit viszünk fel, mert a későbbiekben a rovatszámok törlése problémákkal járhat!

*

pénztárkönyv esetén a 4-5. össze van vonva: Munkabér és közterhei, valamint a 7. oszlop a ’Jövedelem kivét’


15

14. ábra – ’Rovat törzs kezelése’ képernyő

2.5.2. Átvezetések* Az átvezetések speciális rovatszámok. A naplófőkönyv könyvelésekor szükségünk lehet olyan tételekre, amelyek nem járnak pénzforgalommal sem a bankban, sem a pénztárban. Ilyenek pl. a kötelezettségek ill. követelések előírásai. Ezeknek a speciális rovatszámoknak a megadását tehetjük meg itt. Minden átvezetés rovatszámának ’X’-szel kell kezdődnie, ezen nem is tudunk változtatni. A többi rovatszámmal ellentétben itt a rovatszám betűket is tartalmazhat, sőt, célszerű azt választani a könnyebb megkülönböztetés miatt. A név megadása után meg kell adnunk, mely oszlopból melyik oszlopba szeretnénk végrehajtani az átvezetést. Ügyeljünk arra, hogy ha az első oszlop bevételhez tartozik, a másodiknak kiadáshoz kell tartoznia, és fordítva. A program csak az így megadott oszlopokkal lép tovább. Mivel az átvezetések általában valamelyik követelés-kötelezettség oszlopra hivatkoznak (amik vállalkozásonként különbözhetnek), ezeket vállalkozásonként külön-külön kell megadnunk, míg a rovatszámok az összes könyvelt vállalkozásra vonatkoznak. Például: ’XAFA – áfa kötelezettség előírása’ ⇒ ’Eredménybe nem számító ráfordításokból’ ⇒ ’Áfa kötelezettség növekedése’ oszlopba.

2.6. Gyűjtő törzs kezelése A gyűjtők használata a könyvelési tételek egy másik fajta csoportosítását teszi lehetővé, amely csoportosítás teljesen független minden más adattól (rovatszámtól). Általában akkor használjuk, ha rovatszámtól függetlenül szeretnénk kigyűjteni valamilyen szempont szerint a lekönyvelt tételeket. Például egy bizonyos munka költségeit és bevételeit, vagy esetleg egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket stb. A gyűjtő törzs kezelésének művelete meggyezik a rovatszáméval, csak lényegesen egyszerűbb, mivel csak a gyűjtő maximum 2 karakteres kódját és a nevét kell megadnunk. A gyűjtő kódja tartalmazhat betűt és számot is. Mind a felvitt rovatszámok, mind a gyűjtők az összes könyvelendő vállalkozásra vonatkoznak!

*


16


2.7. Partner törzs kezelése A partner törzsben az aktuális vállalkozás üzleti partnerei kerülnek nyilvántartásra. Ezt a törzset nem kötelező vezetni, csak abban az esetben van rá szükség, ha a későbbiekben partner szerinti kigyűjtést szeretnénk végezni a könyvelési tételek közül. A partner azonosítóját a program automatikusan adja. A felvihető adatok közül csak a nevet kötelező kitölteni. Feltétlenül rögzítsük az összes EVA alany partnerünket (még a készpénzes szállítókat is) és jelöljük be az „EVA alany” mezőt, mert az áfabevallásban tájékoztató adatként ki kell részletezni az EVA alany szállítókat, és ez alapján végzi el a szelektálást a program. Az „Egyéb adatok”-nál rögzíthető a közösségi adószám és az országkód. Ez utóbbit a szokott módon (F2-vel vagy a ’>’ gombra kattintva) törzsadatból is kiválaszthatunk. Továbbá található itt egy „Összesítő nyilatkozat” mező, ami alapján tudja a program, hogy a partnerrel történt tranzakciókat összesítő nyilatkozatban kell szerepeltetni. Ha bejelöljük ezt a mezőt, az országkód és a közösségi adószám nem lehet üres!

15. ábra – ’Partner törzs kezelése’ képernyő

2.8. Pénztár törzs kezelése

16. ábra – ’Pénztár törzs kezelése’ képernyő


17

Az elnevezés kicsit csalóka, hiszen nem csak a pénztárakat, hanem a bankokat is itt kell felvinni. A többi törzsadatnál megszokott módon kell felvinni, módosítani és törölni a tételeket. Új tétel esetén először meg kell adni az azonosítót, ami egy betű vagy szám lehet (így több mint 30 bank és pénztár vihető fel!), majd a pénztár ill. bank megnevezését, végül hogy a felvitt pénzforgalmi hely pénztár-e, vagy bank. Ez azért lényeges, mert a pénztárkönyvben és a naplófőkönyvben (ez utóbbinál látszik a listákon is) egy összesen egyenleget hoz. Tehát a naplófőkönyv bank és pénztár egyenleg oszlopába az összes bank ill. pénztár együttes egyenlege jelenik meg. Külön-külön egy adott pénztár vagy bank egyenlege (és forgalma) a pénzforgalmi listánál tekinthető meg, illetve a pénztár törzs kezelésénél szerepelnek az utolsó egyenlegek, valamint naplófőkönyv esetén a nyitó egyenlegek is. Alapállapotban mindig a 'P - Pénztár’ és 'B - Bank' tételek szerepelnek a pénztár törzsben.

2.9. Oszlopok definiálása* Mielőtt elkezdenénk a könyvelést, definiálnunk kell a könyvelendő vállalkozás követelés-kötelezettség oszlopait. Az igazi naplófőkönyvhöz hasonlóan a program is maximum hat követelés-kötelezettség vezetését teszi lehetővé, tetszőleges arányban (akár mind a hat oszlop lehet kötelezettség). A megjelenő ablakban a választógombok segítségével ki kell választanunk, hogy melyiket szeretnénk beállítani. A DOS-os változattal ellentétben tetszőleges sorrendben definiálhatjuk az oszlop párokat. Természetesen nem kötelező mindet feltölteni.

17. ábra – ’Oszlopok definiálása’ képernyő

Először adjuk meg, hogy a kiválasztott oszlop követelés, vagy kötelezettség legyen. Miután ezt megadtuk, meg kell adnunk a csökkenő, illetve növekvő oszlophoz tartozó nevet, ill. rovatszámot. Ebben az esetben is az átvezetéshez hasonlóan - betűket, rövidítéseket használjunk a rovatszám megadásához. Tehát minden egyes követelés-kötelezettség oszlophoz egy-egy darab rovatszám fog tartozni, vagyis egy oszlop párhoz 2 db. *


18


Újdonság, hogy a „Módosítás” megnyomása után a „Minta alapján” gombbal egyszerűen kitölthetjük a leggyakrabban használt beállításokat. Mivel ezek a rovatszámok vállalkozásonként különböz(het)nek, az ügyfél kiválasztása után a program ezek alapján bővíti/cseréli ki a teljes rovattörzset. Ezek után meg kell adnunk az egyes oszlopok fejléceit, hogyan nézzenek ki a naplófőkönyv képernyőn, illetve nyomtatón történő megjelenítése esetén.

2.10. Törlés a törzsadatok közül Általában a törzsadatok közül nem lehet törölni, ugyanis ezek az adatok szerepelnek az egyes könyvelési tételekben, vagy legalább is hivatkoznak rájuk. A program azonban megengedi az egyes törzsadatok törlését, hiszen előfordulhat, hogy véletlenül rosszul vittünk fel egyet, és ebben a hibás állapotában használhatatlan, vagy csak egyszerűen már nincs rá szükségünk. Felhívom mindenkinek a figyelmét, hogy az átgondolatlanul törölt törzsadatok a már lekönyvelt tételeknél az alábbi következményekkel járhat. A következő törzsadatokról van szó: rovatszámok, átvezetések, gyűjtők, partnerek. Ha egy rovatszámot kitörlünk, a már lekönyvelt tételeknél nem okoz gondot: a tétel a megfelelő oszlopba fog kerülni a naplófőkönyvben, megfelelő sorba az áfabevallásban, és helyesen lesz figyelembe véve a paraméterezett listáknál, kigyűjtéseknél. Probléma két esetben van: − Ha módosítanunk kell valamiért egy régebbi tételt, amiben egy már törölt rovatszámra könyveltünk, kénytelenek vagyunk egy másik rovatszámot választani, ugyanis csak egy rovat-törzsben pillanatnyilag is szereplő rovatszámmal tudjuk újra elmenteni a tételt. − Ha a törölt rovatszámot újra felhasználjuk valami más megnevezéssel, számítsunk rá, hogy a régebben erre a rovatszámra felvitt tételeinkkel keveredhetnek az új tételeink bizonyos kigyűjtésekben, paraméterezett listákban. Fentiek vonatkoznak a gyűjtőkre és a partner-törzsre is. Követelés-kötelezettség oszlopot csak akkor töröljünk, ha a kérdéses oszlop párban még nem szerepel adat. Ha módosítottuk a követelés-kötelezettség oszlopainkat, gondoljuk át az esetlegesen már meglévő átvezetéseinket, nehogy rossz oszlopra hivatkozzanak!

2.11. Adatok mentése-visszatöltése A program lehetőséget biztosít a törzsadatok és a programmal végzett könyvelések mentésére ill. visszatöltésére, így a könyvelési adatokat könnyen át tudjuk vinni másik számítógépbe, ill. biztonsági mentésként is használható. (Biztonsági mentésként azonban néha célszerű elvégezni a teljes WINKONYV könyvtár mentését valamilyen tömörítőprogrammal!) FONTOS! HA VALAKI RENDELKEZIK MIND A NAPLÓFŐKÖNYV, MIND A PÉNZTÁRKÖNYV PROGRAMMAL, NE HASZNÁLJON KÖZÖS LEMEZT A MENTÉSHEZ, MERT A TÖRZSADATOK AZONOS NEVŰ ÁLLOMÁNYOKBAN VANNAK A KÉT PROGRAM ESETÉN, VALAMINT HA EGYFORMA AZONOSÍTÓT HASZNÁLTUNK A KÉT PROGRAMBAN, A MENTETT ADATOK FELÜLÍRÁSÁT EREDMÉNYEZHETI!

2.11.1. Törzsadatok mentése A program a törzsadatokat másolja ki a megadott helyre, alapértelmezettként az 'A:' meghajtóra. Ez az ügyfél, a rovat ill. a gyűjtő törzset jelenti, valamint a kigyűjtéseinket. Ha nem az 'A:' meghatóra szeretnénk menteni az adatokat, kattintsunk a '>' jelű gombra, majd válasszuk ki a kívánt könyvtárat. A mentés megkezdéséhez nyomjuk meg a mentés gombot. Először a program ellenőrzi, hogy van-e elég hely a mentés elvégzéséhez. Ha nincs, figyelmeztetést kapunk, ha van, megkezdődik a mentés. A képernyő jobb felső sarkában látjuk az éppen másolt állományt.


19

2.11.2. Törzsadatok visszatöltése Először meg kell adnunk azt a könyvtárat, ahol a mentés található (alapértelmezettként az 'A:'). Ha máshova mentettünk, kattintsunk a '>' jelű gombra, majd válasszuk ki a kívánt könyvtárat. A visszatöltés megkezdéséhez nyomjuk meg a visszatöltés gombot. VIGYÁZAT! A visszatöltés hatására a mentett állománnyal felülíródik (lecserélődik) a programban használatban lévő adatállomány. Ha pl. a gépen olyan rovatszám is található, ami a mentett állományban nem szerepel, az elveszik (ez vonatkozik a többi állományra is!), ezért a program minden állomány visszatöltésekor rákérdez, hogy végrehajtsa-e a bemásolást.

2.11.3. Könyvelés mentése A menüpont segítségével egyszerre egy adott ügyfél egy könyvelési évét menthetjük el. Válasszuk ki az ügyfelet, majd a könyvelési évet. Ha nem az 'A:' floppy-meghajtóra szeretnénk menteni, adjuk meg a '>' gomb megnyomása után a kívánt könyvtárat. A mentés megkezdéséhez nyomjuk meg a 'Mentés' gombot. Először ellenőrzi a program, hogy a megadott ügyfélnek adott évben vannak-e könyvelt adatai. Ha nincs, hibajelzést kapunk, ha igen, ezután ellenőrzi a program, hogy van-e elegendő hely a lemezen. Ha nincs elegendő hely a lemezen, megkérdezi, hogy tördelje-e szét az adatállományokat. Ha elegendő a hely a lemezen, vagy a tördelés választottuk, a másolás megkezdődik: a képernyő jobb felső sarkában figyelemmel kísérhetjük az éppen másolt állományt. Amit még érdemes tudni a könyvelések mentéséről: − A program a könyveléseket külön-külön alkönyvtárban tárolja, mely alkönyvtárnak a neve az adott vállalkozó azonosítójából és könyvelési évéből áll. Pl. ha Gipsz Jakab azonosítója GJ, akkor Gipsz Jakab '07-es könyvelése a GJ2007 alkönyvtárban található. Mentés esetén a kiválasztott könyvtárban (ill. meghajtón) is létrejön ez a könyvtár, és ebbe kerülnek a mentett adatok. Tehát könyvelés mentése esetén a program egy teljes alkönyvtárat másol. − Ezen kívül létrejön egy állomány a megadott könyvtárban pénztárkönyv esetén 'KMENTPK.DBF', naplófőkönyv esetén ’KMENTNF.DBF’ néven, melyben a lemezre mentett könyvelésekről tárol el a program információkat. A program csak ezen állomány alapján tudja visszatölteni a lementett adatokat. Egy lemezre több könyvelés is menthető, ha van hozzá elegendő hely. − Abban az esetben, ha már tartalmazza a megadott hely a kiválasztott könyvelés (esetleg régebbi) mentését, a program megkérdezi, hogy felülírhatja-e azt. − A program képes változó hosszúságú üres helyekre is tördelni az adatokat (használt floppykra), de a biztonság kedvéért célszerű üres floppykat használni a mentésre. − Kerüljük egyazon floppyra ugyanazon könyvelés adatainak többszöri mentését (főleg tördelés esetén). Egyébként ez sem okoz gondot, de a biztonság kedvéért előbb inkább töröljük a floppy tartalmát. − Ha a mentés során megtelik a lemez, a program kérni fogja a következőt. A floppyra célszerű ráírni a lemez sorszámát, mert csak az eredeti sorrendben tölthetőek vissza az adatok. (A program nem használja ki a teljes üres helyet a lemezen, 10-30 kbyte szabadon maradhat. Ez szintén a biztonságos működés miatt van így.) − Fontosnak tartjuk elmondani, hogy a floppyra történő mentés nem a legbiztonságosabb módja az archiválásnak, csak gépek közötti adatátvitelre javasoljuk. Archiválásra a CD-író az ideális eszköz, amivel gond nélkül készíthetünk hosszú időn keresztül üzemképes másolatot a teljes programrendszerről, ráadásul már az ára is lement nettó 15.000,- Ft alá. A WINKONYV könyvtárat kell lementeni alkönyvtáraival együtt.

20


18. ábra – ’Könyvelés mentése’ képernyő

2.11.4. Könyvelés visszatöltése Válasszuk ki a mentést tartalmazó könyvtárat (ha nem az A: az), majd nyomjuk meg a 'Keresés' gombot. Ha a program talál mentési információkat a megadott helyen, a listában megjelennek, hogy mely könyvelések mentését tartalmazza. A listában láthatjuk az ügyfél nevét és a könyvelési évet, valamint a mentés pontos idejét. Válasszuk ki a kívánt mentést, és nyomjuk meg a 'Visszatöltés' gombot. Több lemezre tördelt mentés esetén ha véletlenül nem az első lemezt helyezte be, a visszatöltés gombra kattintva az alábbi üzenetet kapja: „Ez egy több lemezre készült mentés n. részlete. Keresse meg az első lemezt…”. Ha berakta az első lemezt, újra a keresés gombra kell kattintani. A program sorban fogja kérni a lemezeket. A program nem írja felül egyből a meglévő könyvelést a visszatöltött adatokkal, hanem egy átmeneti könyvtárba másolja. Ha rendben sikerült visszamásolni az összes floppy tartalmát (menet közben ki lehet lépni a visszatöltésből, ha nincs meg, vagy hibás az egyik lemez), akkor kérdezi meg a program, hogy felülírhatja-e vele a meglévő adatokat (még ekkor is meggondolhatjuk magunkat). Ezzel a megoldással elkerülhetőek a sérült floppyról csak részben visszatöltött adatok miatti hibák. Vigyázat! Ha egy korábbi mentést töltünk vissza, azzal a mentéskori állapotot állítjuk vissza, így ha azóta dolgoztunk az adott könyvelésben, ez utóbbi munkánk elveszik!

19. ábra – ’Könyvelés visszatöltése’ képernyő

Ha az ügyfél törzsben a program nem találja azt az ügyfelet, akinek a mentését választottuk, megkérdezi, hogy felvigye-e őt az ügyfél törzsbe. Ha felvesszük, csak az azonosító és a név kerül be a törzsbe, a többit ki kell tölteni. Ha nem, a könyvelést nem tudjuk visszatölteni. Előfordulhat az is, hogy a mentésben szereplő ügyfél azonosítójával egy másik ügyfelet vittünk fel az ügyfél törzsben (ez csak akkor fordulhat elő, ha min. két gépen párhuzamosan könyvelünk). Ha eltérés van a két név között szintén választás elé kerülünk: hogy rátöltsük-e a meglévő adatokra a mentetteket, vagy sem.


21

2.12. Beállítások A program működésének beállításait tehetjük meg itt. Nézzük részletesen: BEÁLLÍTÁSOK FÜL: − Figyelmeztetés törléskor Ha bármilyen adatot szeretnénk törölni (akár törzsadatot, akár könyvelési tételt), és ez a funkció be van állítva, minden esetben a program felteszi a 'Biztos benne?' kérdést. − Nyomtatási kép először, nyomtatás előtt Minden nyomtatás előtt először megnézhetjük képernyőn, hogyan fog kinézni a listánk nyomtatásban. Ekkor még eldönthetjük, hogy visszalépünk, vagy tényleg kinyomtatjuk a listát / táblázatot. − Nyomtatáskor nyomtató beállítások megjelenítése Minden nyomtatás előtt először jelenjen meg a szabvány Windows-os 'Nyomtató beállítások' párbeszédpanel. Ez hasznos lehet pl. akkor, ha csak néhány oldalt szeretnénk kinyomtatni a teljes listából, ugyanis itt lehetőségünk van ezt beállítani. A 2. és 3. pontok közül egyszerre csak az egyik lehet kijelölve! − Nyomtatáskor árnyalt fejlécek, láblécek Listák, táblázatok nyomtatásakor megadhatjuk, hogy a fejlécet, összesen sorokat kiemelje e árnyalással. Árnyalva szebb listát kapunk, de bizonyos típusú nyomtatókon tovább tart így a nyomtatás, és a festékből is több fogy. − Fekvő listák nyomtatásakor margó kihagyása Egyes nyomtatók nem tudnak teljesen a lap szélére (aljára) nyomtatni, így a fekvő listákon lemaradhat az utolsó oszlop egy része. Ha kiveszi a pipát a négyzetből, teljesen a bal oldalra tolja el a program a fektetett listákat, ezáltal rá fog férni az utolsó oszlop is. − Bérfeladáskor a levonások bontása nyugdíj-, mv. járulékra, SZJA előlegre* Megadhatjuk, hogy a 'bérfeladás' a pénztárkönyvhöz hasonló két tételben történjen meg, vagy a levonásokat megosztva, 3 tételként könyvelje le: ezzel a módszerrel tudjuk egyből kötelezettségként lekönyvelni a bérkifizetést − Könyveléskor az első bruttó összeg megtartása Alapállapotban mikor új tételt könyvelünk, a program megtartja a tétel fejlécét (dátum, bizonylatszám, partner, szöveg, rovat, gyűjtő stb.), de az összegeket kinullázza. Hasznos lehet ez a funkció, ha több egyforma összegű számlát könyvelünk egymás után. − Kiegyenlített számláknál áfaesedékesség felajánlása Kiegyenlítetlen számlák rögzítése esetén a program felajánlja a teljesítés dátuma alapján az áfaesedékesség dátumát: szállítói számla esetén a teljesítés dátumát, vevő számla estén a teljesítés dátuma + 30 nap. − Háttérkép megjelenítése A program ablakában lévő háttérképet lehet kikapcsolni, ekkor sima kékeszöld hátteret kapunk. − Méretezhető ablakok maximalizálva jelenjenek meg Ha be van kapcsolva ez az opció, a méretezhető ablakok (általában a táblázatot tartalmazó lekérdezések) a teljes képernyőt kitöltve jelennek meg. − Oldalankénti sorok száma a naplófőkönyvben ill. a pénztárkönyvben Ha azt tapasztaljuk, hogy a pénztárkönyv ill. a naplófőkönyv nyomtatásakor az öszesítő sor külön oldalra kerül, vegyük eggyel kisebbre az értéket. − Kiegyenlítetlen vevő számla áfa halasztása

*


22

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv A kiegyenlítetlen vevő számlák áfabefizetését 30 napig halaszthatjuk. Itt módosítható a halasztás mértéke.

20. ábra – ’Beállítások’ képernyő

FORDÍTOTT ÁFA BEÁLLÍTÁSAI: A Beállítások menüpontban megjelentek a fordított áfával kapcsolatos beállítások. Megadhatunk maximum. 4 rovatszám intervallumot, amikre a fordított adózással kapcsolatos szállítói számlákat szeretnénk könyvelni. Amennyiben olyan számlát könyvelünk a könyvelés menüponttal, vagy rögzítünk a kiegyenlítetlen számlák között, amely a 4 intervallum valamelyikébe beleesik, és a számlán belül könyveltünk áfa-mentes tételt, a könyvelési tétel mentésekor a program fel fogja ajánlani a fordított áfával kapcsolatos tételek lekönyvelését.

21. ábra –’Fordított ÁFA beállításai’ képernyő

Az intervallumok alapbeállításai pénztárkönyv esetében 3-3999 ill. 5-5999, naplófőkönyv esetében 3-3999 ill. 6-6999. Érdemes ezeket az intervallumokat leszűkíteni (akár egyetlen rovatszámra) a frissítés betöltése


23

után, hogy feleslegesen ne ajánlja fel a fordított áfa könyvelését a program. (Ha egyetlen rovatszámot hoztunk létre a fordítottan adózó igénybevett szolgáltatások részére (pl. 5990), akkor elegendő az első intervallumnál megadni az 5990-5990-ig értékeket, így csak erre a rovatszámra történő könyveléskor fogja felajánlani a program a fordított áfa automatikus lekönyvelését.) A „Beállítások” fülön további változás, hogy 2008-tól a 30 nap a vevő számlák áfájának halasztásával kapcsolatosan 45 napra emelkedett, 2008-ban már így jelenik meg a beállításban is.

2.13. Nyomtató beállítása A telepített nyomtatók közül választhatjuk ki, melyiket szeretnénk használni, valamint a kiválasztott nyomtató tulajdonságait állíthatjuk be. Ha nem a Windows alapnyomtatóját választjuk, ez a beállítás csak addig érvényes, míg ki nem lépünk a programból. Legközelebb visszaállítódnak a Windows alapértelmezett nyomtatóbeállításai. A papír méretét NE állítsuk el, a program kizárólag A4-es papírra nyomtat helyesen. A 'Beállítások...' menüpont alatt megadhatjuk, hogy minden nyomtatás előtt megjelenjen ez a panel.

2.14. Állományok rendezése A menüpontnak több funkciója van: − Frissítés betöltése után az adatállományok esetleges bővítésének végrehajtása. A menüpontot minden programfrissítés betöltése után le kell futtatni, ellenkező esetben a program és az adatállományok eltérései miatt futási hibák keletkezhetnek („Program error”). Ekkor mindig a törzsadatok és az összes könyvelés rendezése beállításával kell lefuttatni a programot. − Le kell futtatni a menüpontot akkor is, ha DOS-os programból adatokat importáltunk át! − Indexállomány sérülésekor a program újra létrehozza ill. megpróbálja kijavítani azt. Pl. futtassuk le a menüpontot, ha a következő hibaüzenetet kapjuk: „… Index tag not found” − Áramszünet ill. gép lefagyása után, valamelyik adatállomány fizikai sérülése esetén szokott előfordulni a következő hiba: „… Not a table”. Ebben az esetben el kell küldeni nekünk a hibás adatállományt helyreállításra.

2.15. Program frissítése A postázott frissítő lemez betöltésére szolgál. Tegyük be a kapott lemezt, majd indítsuk el a menüpontot. Ha a program megtalálta az állományokat, először kiírja, milyen újításokat tartalmaz a floppy. Ha elolvastuk, lépjünk tovább, és kövessük a program utasításait.

2.16. Regisztrálás A program eredeti állapotában DEMO-ként működik, így 30 tételig kipróbálhatjuk azt. Ha valaki megvásárolja a programot, egy un. 'KULCSLEMEZ'-t küldünk, amely segítségével regisztrálhatja a programot, így a 30 tételes korlátozás megszűnik. Ezt a műveletet tudjuk itt elvégezni, a következőképpen: Helyezzük be a kulcslemezt a meghajtóba, majd nyomjuk meg a 'Kulcslemez keresése' gombot, vagy az 'ENTER'-t. Ha nem floppyról szeretne regisztrálni (e-mailben küldtük a kulcsállományt), meg kell adni a kulcsállomány helyét. Ha a program megtalálja a lemezt (kulcsállományt), megtekinthetjük a jogos felhasználót (aki megvásárolta a programot), a program sorozatszámát, és (részletfizetés esetén) azt a dátumot, ameddig használható a program. Ha nincs korlátozás, a 2999.12.31 -i dátum jelenik meg a mezőben. A program használatához két esetben van időkorlát beállítva:

24

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv − Átutalással történő fizetés esetén a csomagot postán, ajánlott küldeményben juttatjuk el a megadott címre egy időkorlátos kulcslemez kíséretében, ami a vásárlástól számított 1 hónapig érvényes. A végleges kulcslemezt csak a számla kiegyenlítésekor küldjük. − Részletfizetés esetén a dátum kiszámítása a következőképpen történik: a kifizetett részlet lejárati napja (következő részlet esedékessége), plusz egy hónap. A plusz egy hónap a postai úton küldött kulcslemezek esetleges elkallódása, vagy meghibásodása miatt van. Az időkorlát működése: Ha a rendszerdátum (számítógép belső órája) szerint már lejárt a használati jog, a program nem indul el, kizárólag újabb regisztrálásra van lehetőség. Az előző pontban leírtakat könnyen ki lehet játszani, a rendszerdátum átállításával, ezért a könyveléskor sem adhatunk meg az itt megadott dátumnál nagyobbat! Tehát a lejárati dátumnál később kiállított számlákat már nem tudjuk lekönyvelni!

Például ha valaki május 16-án három havi részletre szeretné megvásárolni a programot, az első számla mellé kap egy kulcslemezt, mely július 16-ig lesz érvényes. A második részletről szóló számlához egy augusztus 16-ig érvényest, majd az utolsó részletről szóló számlához egy korlátlan ideig érvényes kulcslemezt. Mivel a számlát és a kulcslemezt utánvéttel küldjük, csak a számla kiegyenlítése után juthat hozzá a lemezhez. Felhívjuk figyelmét, hogy a 'Felhasználó' mezőben szereplő név a fontosabb listákon (amelyeket az APEH is kérhet) megjelenik, mint a 'Program jogos használója'! Szóval ha a kulcslemezt megtalálta a program, a 'Regisztrálás' vagy az 'ENTER' gomb megnyomásával végezhetjük el a regisztrálást. Ha kész, a program automatikusan kilép, újra el kell indítani.

22. ábra – A ’Regisztrálás’ képernyő


3.

25

A ’KÖNYVELÉS’ almenü

A könyvelés almenüben találhatóak azok a menüpontok, amelyekkel a könyvelési tételeket tudjuk felvinni, illetve lekérdezni.

23. ábra – A ’KÖNYVELÉS’ almenü

3.1. Könyvelés Itt végezhetjük el a könyvelési tételek felvitelét. Először a tétel fejlécét kell kitöltenünk, mely a következő adatokból áll: − Tétel sorszáma - ezt a program automatikusan adja a folyamatos sorszámozás miatt (az ablak fejlécében található) − Dátum - a program felajánlja az utoljára felvitt tétel dátumát. A dátumot az 'F2' és 'F3', vagy a mező mellett található fel-le nyíl segítségével egyesével tudjuk léptetni. − ÁFA esedékesség dátuma - ennek értéke alapállapotban mindig megegyezik a dátum mezőjével, de értéke módosítható, ha az ügyfél törzsben úgy lett beállítva (lásd: ügyfél törzs kezelése). Az ÁFA összesítésekbe és a bevallásba mindig ez utóbbi alapján kerül be a tétel, az ÁFA listánál pedig kiválasztható − Bizonylatszám - a program felajánlja az előzőt. Az 'F2' és 'F3', vagy a mező mellett található fel-le nyíl segítségével egyesével tudjuk léptetni, de csak akkor, ha a bizonylatszámban nincs betű vagy más karakter, csak számok. − Cégkód/Cégnév - nem jelenik meg a naplófőkönyvben! − Tétel megnevezése - ha üresen hagyjuk, a későbbiekben kiválasztott első rovatszám megnevezése automatikusan beíródik. A cégkód a partner törzsben szereplő partnerek kódját jelenti. Amennyiben egy felvitt partnert szeretnénk kiválasztani, írjuk be a kódját. Ha nem tudjuk fejből, az 'F2', vagy a mező mellett lévő '>' gomb megnyomásával választhatjuk ki a megfelelőt a megjelenő listából. Ha még nem szerepel a listában, de fel szeretnénk vinni, az 'Új partner' gomb segítségével tehetjük meg, majd a felvitel után válasszuk ki a listából. Ha hibás kódot adunk meg, szintén megjelenik a lista. Ha a kód helyére '0'-t írunk, vagy a listából a 'Nincs partner' tételt választjuk ki, akkor az azt jelenti, hogy a partnert vagy nem kívánjuk megadni, vagy a tételeit nem kívánjuk partnerkódra gyűjteni. Ebben az esetben is lehetőség nyílik a partner nevének megadására. Figyelem! Az így felvitt tételek a későbbiekben nem gyűjthetőek ki partnerkód alapján! A partnertörzs használata akár teljes mértékben mellőzhető!

26


A következő feladat a pénzforgalom helyének megadása. Ezt a mezőt mindenképpen ki kell tölteni. Ellenőrzésképpen a képernyő jobb alsó sarkában megjelenik az aktuális pénztári és banki záró készlet. Figyelem! Ha a 'Pénztár törzsben' több bankot ill. pénztárat vettünk fel, itt azok összevont egyenlegét láthatjuk. Akkor, és csak akkor, ha a pénztár törzsben több tétel szerepel egy banknál és egy pénztárnál, a könyvelési tétel mentésekor a képernyő jobb felső sarkában megjelenik a pénzforgalmi helynél megadott bank vagy pénztár aktuális (nem összevont) egyenlege. Az egyenleg mindaddig látható, míg nem mozdítjuk meg az egeret, vagy le nem nyomunk egy billentyűt. Ezt követően egy gyűjtőt adhatunk meg. Ezt a mezőt hagyhatjuk üresen is. Amennyiben listából szeretnénk kiválasztani a gyűjtőt, nyomjuk meg az 'F2', vagy a mező mellett lévő '>' gombot. Ez a lista akkor is megjelenik, ha nem létező gyűjtőkódot adunk meg. Ha új gyűjtőt szeretnénk felvinni, azt az 'Új gyűjtő' gombra kattintva tehetjük meg. A következő lépés az első rovatszám megadása. Az első rovatszám kitöltése kötelező. Ha nem tudjuk fejből az aktuális rovatszámot, az 'F2', vagy a mező mellett lévő '>' gombbal itt is kiválaszthatjuk egy listából, ahol a rovatokon kívül szerepelnek az aktuális vállalkozásnak felvitt átvezetések és a követelés-kötelezettség oszlopok is. A rendezettségi szempontot a 'Sorrend' feliratú gomb lenyomásával változtathatjuk. Ha új rovatszámot szeretnénk felvinni, azt az 'Új rovatszám' gombra kattintva tehetjük meg. A rovat kiválasztása után a képernyőn megjelenik hogy kiadást, vagy bevételt fogunk könyvelni. Abban az esetben, ha a rovatszámot a felvitelkor 'ÁFÁS' tételnek állítottuk be, ki kell választanunk az áfa mértékét. Ha nem 'ÁFÁS' tételről van szó, ez a lépés kimarad. Ezután következik az érték bevitele. Itt áfás tétel esetén szabadon választhatunk, hogy a nettó, vagy a bruttó értéket töltjük ki - a program a hiányzó értéket ki fogja számolni. Ha mindkét mezőbe írunk valamit és az esetleg matematikailag nem helyes, a program a bruttó értékből kiindulva korrigálja a nettó értéket. Az első rovatszám felvitele után lehetőségünk van további öt felvitelére. Erre akkor lehet szükség, ha például egy tételen (számlán) belül többféle áfatartalom szerepel, vagy egy tételt több részre kell bontanunk (pl. TB nyugdíjjárulék). Ha az első rovatszám bevételhez (kiadáshoz) tartozott, a többinek is bevételhez (kiadáshoz) kell tartoznia, ellenkező esetben hibajelzést kapunk! A 'Mentés/Új tétel' feliratrú gombra kattintva vihetjük fel a következő tételt, ill. menthetjük el az aktuálisat. Ha 'ESC'-t nyomunk, vagy a 'Kilépés' gombra kattintunk, kiléphetünk a könyvelésből. Az aktív mezők között a nyilakkal és a 'TAB'-bal lépegethetünk. A következő tétel felvitelekor az értéken kívül mindent felajánl az előző tétel alapján (dátum, bizonylatszám, szöveg, rovat, gyűjtő …). A 'Beállítások ...' menüpontnál megadhatjuk, hogy az első rovat bruttó összege is megmaradjon. Nem kötelező a tételeket időrendi sorrendben felvinni, de mielőtt kinyomtatnánk a naplófőkönyvet, ne felejtsük el rendezni a tételeket! 'Kiegy. számla könyvelése' gomb használata - A kiegyenlítetlen számlák listájában szereplő tételek közvetlen könyvelésére szolgál. A gombot megnyomva megjelenik a 'Kiegyenlítetlen számlák kezelése' képernyő (lásd.: ’Könyvelés’ Î ’Kiegyenlítetlen számlák’ Î ’Kiegyenlítetlen számlák listája’ menüpont. Válasszuk ki a táblázatból a kívánt tételt, majd nyomjuk meg a 'Könyvelés' gombot. Ekkor a kiegyenlítetlen számlák állományából a program átmásolja a tételt a 'Könyvelés' képernyőbe. Az adatokat módosíthatjuk, ha szükséges (általában a dátum, bizonylatszám, esetleg a pénzforgalom helye szokott változni), majd mentsük el. Megfigyelhető, hogy ha kiegyenlítetlen számlát könyvelünk ezzel a módszerrel, az Áfa esedékessége mező pirosra vált: ez figyelmeztetés, hogy a program a kiegyenlítetlen számla alapján határozza meg az áfa esedékességét (vevő számláknál max. 30 nap, szállítói számláknál a teljesítés időpontja), ami természetesen átírható. Ugyanekkor a 'Kiegy. számla könyvelése' gombon a felirat szintén pirosra vált, és a következőre módosul: 'Új számla könyvelése'. Ezt akkor kell használnunk, ha mégsem szeretnénk lekönyvelni a kiválasztott kiegyenlítetlen számlát. Az alábbi dolgokat kell még tudni a kiegyenlítetlen számla könyveléséről: − Ha a gomb és az Áfa esedékesség mező piros, és a gombon az 'Új számla könyvelése' felirat szerepel, akkor a tétel mentésekor a számla kikerül a kiegyenlítetlen számlák közül, és átkerül a kiegyenlített számlák közé. − Részteljesítés esetén írjuk át az összeget a kifizetett összegre. A kiegyenlítetlen számlák között a fennmaradt tartozással fog a továbbiakban szerepelni a számla, a kiegyenlítettek közé pedig a kifizetett összeggel kerül.


27

− A program nem engedi elmenteni a tételt nagyobb bruttó összeggel, mint ami a kiegyenlítetlen számlán szerepelt. − Ha a bizonylatszám mezőn állva megnyomjuk az 'F2'-t, a program ellenőrzi, hogy van-e ilyen számú számla a kiegyenlítetlen számlák között. Ha van ilyen számla, megjelenik a 'Kiegyenlítetlen számlák kezelése' képernyő, és az azonos számú számlát választja ki a program, így már csak a 'Könyvelés' gombot kell megnyomni.

24. ábra – ’Könyvelés’ képernyő

3.1.1. Nyitó tételek könyvelése 3.1.1.1. Naplófőkönyv nyitása

25. ábra – ’Nyitó tételek felvitele’ képernyő

A nyitó tételek könyvelését a ’Könyvelés – Nyitó tételek’ menüágon tehetjük meg. Nem kötelező a könyvelés elkezdése előtt kitölteni - később is megtehetjük, vagy módosíthatjuk -, de mindenképpen csak az oszlopok definiálása után tegyük meg. A program addig nem engedi elmenteni a nyitó értékeket, amíg azok összegei oszloponként meg nem egyeznek. Ha már könyveltünk és utána módosítjuk vagy visszük fel a nyitó

28


tételeket, minden esetben futtassuk le az ’Adatok rendezése’ menüpontot, különben a göngyölt összegek nem fogják tartalmazni a nyitó tételeket. Ha több bankunk vagy pénztárunk van, közvetlenül nem módosíthatjuk a nyitó egyenlegeket. Ehhez nyomjuk meg a 'Pénzkészletek' gombot, majd a táblázatban külön-külön adjuk meg az egyes bankok és pénztárak nyitó egyenlegeit. A tovább gomb megnyomásakor a program újra kiszámolja az összes nyitó pénztári ill. banki készletet.

3.1.1.2. Pénztárkönyv nyitása A pénztárkönyvben ugyanúgy történik a nyitás, mintha kézzel vezetnénk a pénztárkönyvet, egyszerű könyvelési tételként. Sorszám 1. tétel 2. tétel

Dátum jan. 1. jan. 1.

Rovatszám 2xxx 2xxx

Biz.szám. Nyitó 1. Nyitó 2.

Megnev. Nyitó pénztári készlet Nyitó banki készlet

3.1.1.3. Fordított ÁFA könyvelése a pénztárkönyvben és a naplófőkönyvben A fordított áfa bevezetése nem 2008-ban történt, hanem 2007-től a hulladékkereskedelem tekintetében, 2004. májustól pedig a közösségen belüli beszerzés tekintetében. A programban eddig is meg lehetett oldani az áfa könyvelését, amit most automatizáltunk. A fordított adózás alá tartozó szállítói számla áfáját korábban a következő módon könyvelhettük le. 1. változat − Magát a számlát „mentes” tételként rögzítjük. − Felveszünk két új rovatszámot a fizetendő és a visszaigényelhető áfának az eredménybe nem számító bevételek ill. kiadások oszlopaiban. − Beállítjuk a két felvett rovatszámnál a megfelelő bevallási sorokat, és beállítjuk a rovat törzsben, hogy az ezekre a rovatszámokra könyvelt tételeknél az áfa összege módosítható legyen. − Ezekre a rovatszámokra lekönyveljük az áfát (alap nélkül) a pénztáron keresztül a kiegyenlítés dátumával (a két tétel egyenlege nulla lesz) − A bevallásban csak az ÁFA értéke jelenik meg, az alapot kézzel kell kitölteni. 2. változat − Magát a számlát „mentes” tételként rögzítjük. − Felveszünk két új rovatszámot a fizetendő és a visszaigényelhető áfának az eredménybe nem számító bevételek ill. kiadások oszlopaiban. − Beállítjuk a két felvett rovatszámnál a megfelelő bevallási sorokat − Ezekre a rovatszámokra lekönyveljük az alapot és az áfát a pénztáron keresztül a kiegyenlítés dátumával (a két tétel egyenlege nulla lesz) − Ennek a változatnak az előnye, hogy a bevallásban az áfa lapja és értéke is megjelenik, hátránya, hogy az eredménybe nem számító bevételek és kiadások között az alap megjelenik. Ez év végén korrigálható úgy, hogy a fordított áfa rovatszámaira könyvelt összeg alapján negatív előjellel lekönyveljük egy tételben. 3. változat (arra az esetre, ha az áfát meg kell fizetnünk, de egyúttal nincs lehetőségünk a levonásra, mert pl. áfamentes tevékenységhez kapcsolódik) − Ebben az esetben a fentiek alapján le kell könyvelni a fizetendő áfát, majd a vissza nem igényelhető részt le kell könyvelni költségként. Ebben az esetben sem történik pénzforgalom, a két tétel egyenlege itt is nulla lesz.


29

A fenti tételek automatikus könyvelésére próbáltunk meg egy egyszerű megoldást találni, melynek érdekében módosítottuk a ’Rovat törzs kezelése’, ’Beállítások’, valamint a ’Kiegyenlítetlen számlák könyvelése’ menüpontokat. A fordított áfa automatikus könyvelése Amennyiben a fordított áfa könyvelésének felajánlásakor az „Igen” gombra kattintottunk, az alábbi képernyőn adhatjuk meg az áfa könyveléséhez szükséges adatokat. A képernyőn két külön, egyszerűsített könyvelési tétel rögzítésére alkalmas keret található. A könyvelési tétel dátum és áfa esedékesség mezőibe az eredeti számla áfa esedékessége kerül, melyet szükség esetén az új áfa törvény 60.§-nak megfelelően módosítani kell. 60. § (1) Termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetében, ha adófizetésre a terméket beszerző, szolgáltatást igénybevevő adóalany kötelezett, a fizetendő adót a) az ügylet teljesítését tanúsító számla kézhezvételekor vagy b) az ellenérték megtérítésekor, vagy c) a teljesítést követő hónap tizenötödik napján kell megállapítani.

26. ábra – Fordított ÁFA könyvelése

A bizonylatszámot és a partnerkódot ill. nevet szintén automatikusan kitölti a program az eredeti számla alapján, de ezek az adatok nem módosíthatóak az eredeti tétellel történő egyezőség miatt. A pénzforgalom helyeként mindig a „P” pénztárat ajánlja fel a program, a gyűjtőt pedig az eredeti számla alapján (mindkettő módosítható). A két tételhez tartozó rovatszámot meg kell adni, de az utoljára használtat a program megjegyzi, és a következő tételnél felajánlja (tehát a legtöbb esetben egyetlen egyszer kell megadni). Az áfakulcs minden esetben 20%-os, nem változtatható meg, jelenleg a fordított adózás alá csak 20%-os tétel tartozhat. Az eredeti számla alapján a program felajánlja a nettó értéket és a kiszámított áfát. A tétel megjegyzés mezőjébe az eredeti szöveg kerül (amennyi kifér belőle), csak eléírja a program a „Fiz.ÁFA” ill. „Lev.ÁFA” megjegyzést.

30


A két könyvelési tételnél bejelölhető, hogy melyiket szeretnénk lekönyvelni. Általában a fizetendő áfát minden esetben le kell könyvelni, a levonható áfa esetében fordulhat elő olyan eset, hogy nem szabad lekönyvelni, mert nem vonható le az áfa. Ebben az esetben a le nem vonható áfát költségként le kell kézzel könyvelni, hogy a pénzforgalom ne változzon. (A későbbiekben elképzelhető, hogy ennek az automatikus lekönyvelése is választható opció lesz.) A program mindig mind a két tétel könyvelését ajánlja fel. A képernyő alján a „Csak az ÁFA könyvelése (alap nélkül)” opcióval adható meg, hogy a 2.1. fejezetben ismertetett 1. (csak áfa) ill. 2. (alap+áfa) változat szerint könyvelje le az áfát a program. Amennyiben a befizetendő adó egyúttal nem vonható le, úgy csak az 1. változat használható, tehát ezt az opciót be kell pipálni. Ennek az opciónak a beállítását a program megjegyzi, és a következő tételnél az utolsó beállítást ajánlja fel. A lekönyvelt számla és a hozzá tartozó két áfa tétel így fog kinézni a pénztárkönyvben:

27. ábra – Fordított ÁFÁ-s tétel a pénztárkönyvben

3.2. Kiegyenlítetlen számlák (vevő-szállító) Lehetőség van a már kiállított, de még ki nem egyenlítetlen számlák nyilvántartása, valamint ezek esetleges ÁFA vonzatuk figyelembe vétele az egyes ÁFA összesítőkön és listákon, valamint bevallásokon.

3.2.1. Számlák felvitele

28. ábra – ’Kiegyenlítetlen számlák felvitele’ képernyő


31

Itt vihetjük fel a kiegyenlítetlen számláinkat. Ez a képernyő majdnem megegyezik a könyvelési képernyővel. Tulajdonképpen a számlát úgy kell rögzíteni, mintha könyvelnénk, így a tényleges könyveléskor (kiegyenlítéskor) már csak a könyvelés (kiegyenlítés) dátumát kell megadni, valamint a bizonylatszámot. A könyvelési képernyőhöz képest a változás: az ÁFA esedékesség dátum lett az utolsó mező (ablak alján), ennek helyén pedig megjelent a fizetési határidő, melynek a könyvelés és ÁFA szempontjából nincs jelentősége, csak tájékoztató adat. Az ÁFA esedékesség azért kerül a végére, mert attól függően ajánlja fel a dátumot, hogy bevételről vagy kiadásról van szó. Bevétel esetén a teljesítéshez (számla keltéhez) hozzáad 30 napot, kiadás esetén pedig azonos lesz vele. Kiegyenlítésig, amikor is bevétel esetén az áfa esedékesség dátuma változhat (általában nem a 30. nap, csak ha azon túl egyenlítik ki) ezzel a dátummal szerepel az áfa nyilvántartásokban a tétel! Amennyiben olyan szállítói számlát rögzítünk a könyvelésbe vagy a kiegyenlítetlen számlák közé, amelynél a beállításokban megadott rovatszám-intervallumba eső rovatszámra könyveltünk áfa-mentes tételt, a könyvelési tétel mentésekor a program megkérdezi, hogy szeretnénk-e automatikusan lekönyvelni az ehhez tartozó áfa tételeket. Mivel a számlához kapcsolódó áfa tételek külön könyvelési tételként kerülnek rögzítésre, az eredeti tétel bizonylatszámát és partnerkódját kapják a későbbi könnyebb egyeztetés miatt, ezért ezekben az esetekben feltétlenül töltsük ki a bizonylatszámot és a partnerkódot! Amennyiben kiegyenlítetlen számlát könyvelünk le, már nem fogja felajánlani a program az áfa könyvelésének a lehetőségét, ezért mindig a kiegyenlítetlen számla rögzítésekor könyveljük le a számlához kapcsolódó áfát! Figyelem, egyelőre a program csak egyszer, a tétel első mentésekor ajánlja fel az áfa automatikus könyvelését, a későbbiekben erre csak kézzel lesz lehetőségünk!

29. ábra – Fordított ÁFA könyvelésének felajánlása

3.2.2. Számlák kezelése Itt egy listát kapunk a felvitt, kiegyenlítetlen számláinkról. A táblázatban vagy a bevételeket (vevő számlákat) látjuk, vagy a kiadásokat (szállító számlákat). A lista tovább szűkíthető partner szerint, valamint dátum szerint. Dátum szűkítés esetén előbb válasszuk ki, hogy a 3 féle dátum közül melyik alapján szeretnénk szűkíteni (teljesítés /számla kelte/, fizetési határidő, vagy áfa esedékessége). Bármelyik érték megváltoztatása esetén a lista azonnal frissül. A lista bármelyik dátum alapján sorba rendezhető, a megfelelő oszlop fejlécére kattintva a táblázatban. A lista nyomtatásánál a képernyőn látható táblázat kerül nyomtatásra, ugyanazzal a feltételekkel és sorrendben. A 'Törlés'-sel törölhetünk egy tételt a listából.

32


A 'Könyvelés' gomb megnyomásával a kiválasztott tétel kiegyenlítését, és áthelyezését tehetjük meg a naplófőkönyv/pénztárkönyv állományba. Először a program megkérdezi a kiegyenlítés dátumát (ez lesz a könyvelési dátum) és a bizonylatszámot (pl. bankbizonylat száma). Ha csak az első rovatszámra könyveltünk, lehetőségünk van a részteljesítés kezelésére. A mező bejelölése után adjuk meg a befolyt összeget. A tovább gombra kattintva a könyvelés megtörténik, és ha nem részkiegyenlítés volt, egyúttal törlődik a számla a listából. Részkiegyenlítés esetén a tétel a befolyt összeggel könyvelésre kerül, és a maradék összeggel a számlák között marad az eredeti tétel.

30. ábra – ’Számlák kezelése’ képernyő

Kiadás esetén a lekönyvelt tétel áfa esedékessége nem változik. Bevétel esetén, ha 30 napon belül történt a kiegyenlítés, az áfa esedékessége a könyvelési dátum lesz, egyébként a teljesítést követő 30. nap. Szükség esetén ez az érték módosítható a beállítások menüpont alatt.

3.3. Naplófőkönyv (pénztárkönyv) képernyőre, nyomtatóra A lekönyvelt tételeinket itt tekinthetjük meg 'naplófőkönyv' ('pénztárkönyv') formátumban. Alapvetően a lista az 1.7. fejezetben leírt módon használandó . A menüpontban az alábbi műveleteket tudjuk elvégezni. − Új tétel Új tételt rögzíthetünk a pénztárkönyvbe/naplófőkönyvbe. − Módosítás Az aktuális tételen állva ezt a gombot megnyomva módosíthatjuk a tételt. − Törlés Az aktuális tételt törölhetjük vele. Adatok törlésénél a következőkre kell ügyelni: törlés után automatikusan lefut az Adatok rendezése menüpont, így a tételek sorszámai megváltoznak, a törölt tétel utáni tételek sorszámai egyel csökkennek, hogy ne legyen „lyuk” a sorszámozásban. − Összegzés Megtekinthetjük a könyvelési tétel adatait, valamint hogy az első tételtől az aktuális tételig mennyi az egyes oszlopokba könyvelt tételek összege. Ha egy tételt javítottunk, vagy töröltünk, a göngyölt összegek csak az adatok újrarendezésekor lesznek megint helyesek. Ilyen esetben a rendezés automatikusan lefut, ha a 'Kilépés'-re kattintunk. − Nyomtatás A naplófőkönyv/pénztárkönyv nyomtatását tehetjük meg. Mindig csak a megadott intervallumra szűkített naplófőkönyv kerül nyomtatásra.


33

31. ábra – ’Naplófőkönyv képernyőre’ képernyő

− Keresés Segítségével könnyen megtalálhatunk a könyvelésben egy keresett értéket. Ki kell választani, hogy melyik mezőben szeretnénk keresni (miben keressen), és a keresett értéket. A keresett érték lehet szöveges (szöveg, partner neve, bizonylatszám stb.), és numerikus (nettó, áfa, bruttó érték). Szöveges esetén be lehet állítani, hogy a program megkülönböztesse-e a kis és a nagybetűket, illetve hogy szövegrészletre történjen-e a keresés. A „következő” gomb megnyomásával a program megpróbálja megkeresni a következő, feltételnek eleget tevő tételt. FIGYELEM! A keresés mindig az aktuális tételtől kezdődik, így ha a teljes könyvelésben szeretnénk keresni, a táblázat elejére kell állni!

3.4. Áfanyilvántartások Különböző áfaösszesítéseket, áfalistákat készíthetünk képernyőre ill. nyomtatóra. Ezek az áfalisták tulajdonképpen a manuális könyvelésnél használt áfafüzetet helyettesítik.

32. ábra – ’Áfanyilvántartások’ almenü

34


3.4.1. Áfa összesítés adott időszakra Két tetszőleges dátum közötti forgalom áfás tételeinek összesítését kapjuk képernyőre áfanemenként, külön a visszaigényelhető (alap/áfa), külön a befizetendő (alap/áfa) tételek öszszesítését, valamint az egyenleget (áfa). A táblázat a 'Nyomtatás' gomb megnyomásával nyomtatható ki. A táblázatba a könyvelésnél az 'Áfa esedékes' mezőben megadott dátum alapján kerülnek be a tételek mind a könyvelési állományból, mind a kiegyenlített számlák közül. Értelemszerűen a megadott intervallum nem a könyvelési dátumra, hanem az áfa esedékességére vonatkozik! Mezőgazdasági vállalkozónál természetesen megjelennek a kompenzációs felárak is. (2. sz. melléklet)

3.4.2. Éves áfa összesítés Az áfás tételek teljes éves összesítését láthatjuk nemenkénti, ezen belül havi bontásban. A rendezés lefutása után a képernyőn megjelenik a fizetendő ÁFÁ-k táblázata. Ez után külön-külön megtekinthetjük a visszaigényelhető ÁFÁ-k és a kettő egyenlegének alakulását. A táblázatba a könyvelésnél az 'Áfa esedékes' mezőben megadott dátum alapján kerülnek be a tételek mind a könyvelési állományból, mind a kiegyenlített számlák közül. Értelemszerűen a megadott intervallum nem a könyvelési dátumra, hanem az áfa esedékességére vonatkozik. Az áfás tételek teljes éves összesítését láthatjuk kulcsonkénti, ezen belül havi bontásban. A rendezés lefutása után a képernyőn megjelenik a fizetendő ÁFÁ-k táblázata. Ez után külön-külön megtekinthetjük a visszaigényelhető ÁFÁ-k, fizetendő ÁFÁ-k, és a kettő egyenlegének alakulását. Mivel így a táblázat csak fektetve fér el nyomtatásban, alaphelyzetben nem fér el egy oldalon, hanem a három különálló táblázat külön oldalra kerül. Az adó alapja és az ÁFA értéke nyomtatásban nem egymás mellé, hanem egymás alá került, úgy, ahogy a képernyőn látjuk. Ennek ellenére van rá lehetőség, hogy három oldalnál kevesebbre is elférjen az összesítés. Először is beállítható a táblázat felett található jelölőnégyzetekkel, hogy csak az alap, vagy csak az ÁFA értéke jelenjen meg a táblázatban. Beállítható az is, hogy azok az ÁFA-kulcsok ne jelenjenek meg a táblázatban, amelyek nem tartalmaznak adatot. A nyomtatás gombra kattintva két nyomtatási formátum közül választhatunk: a folyamatos nyomtatást, és a három oldalas nyomtatást.

3.4.3. Áfalisták Ez a lista is alapvetően a „Listázások” fejezetben leírt módon használandó. A menüpontot elindítva a program összeállítja az áfalistát az összes lekönyvelt tételből és a kiegyenlítetlen számlákból. A táblázat oszlopai tartalmazzák a sorszámot, a tétel megnevezését, pénzforgalom helyét, rovatszámot, gyűjtőt, áfaszázalékot, a nettó áfa és bruttó összeget, az áfatartalmat, valamint a bevallás sorát.. Ha egy könyvelési tételen belül több rovatszámra könyveltünk, az a tétel több sorban jelenik meg, ugyan azzal a sorszámmal. A listában a kiegyenlítetlen számlák sárga háttérrel (nyomtatásban dőlt betűvel), a kiadáshoz tartozó tételek (áfa visszaigénylések) pedig negatív előjellel jelennek meg. Ez utóbbi a táblázat felett található jelölőnégyzettel módosítható. A listát a Szűkítés (F5) gombra kattintva szűkíthetjük le egy adott intervallumra, valamint egyéb feltételek szerint (lásd: Listázás fejezet). Az áfakulcsok megadásánál ha kérjük a „mentes” tételeket, akkor csak azokat hozza, ami olyan rovatszámra lett könyvelve, ami a rovattörzsben „Áfás”-ként van megjelölve, de a könyvelés során az áfa kulcsához a „mentes” értéket adtuk. A nem áfás rovatszámra könyvelt tételeket csak akkor hozza, ha bejelöljük az „ÁFA-körön kívüli tételek” opciót (ekkor viszont hoz olyan tételeket is, amelynek semmi köze az áfá-hoz (pl. bér). Az áfalista nyomtatásánál 6 féle formátumból választhatunk. A régebben készült táblázatos formátumok (4 db) kibővültek két új formátummal. Az egyik új formátum az „Áfalista bevallási soronként”. Az áfalista elkészítésekor a program megjeleníti a listában a rovattörzs alapján a bevallási sort. A bevallási sort csak


35

abban a formátumban tudja megjeleníteni, ahogy az a rovattörzsben megadható: így pl. a „03-08 belföldi értékesítés”-hez minden esetben a „03”-as sor fog megjelenni, függetlenül az áfa kulcsától. Az előző fejezetekben leírtak szerint a listában lehet keresni összegre, szövegrészletre, a listát bármely oszlopa szerint növekvő ill. csökkenő sorrendbe rendezhetjük, és végül, de nem utolsó sorban szűkítés és nyomtatás után kilépés és újrakezdés nélkül módosíthatunk a szűkítés feltételein.

33. ábra – ’Áfalista’ képernyő

3.4.4. ÁFA bevallás Az ÁFA bevallásba a program a rovatszámok alapján válogatja a tételeket, a rovatszámhoz társított bevallási sor szerint (lásd.: Rovat törzs kezelése). További szempontok a bevallás elkészítésével kapcsolatban: − Az egyszeres programok csak a legutolsó áfa-bevallás nyomtatványt tartalmazzák, tehát a frissítések betöltése után a korábbi évek áfa-bevallásait már nincs lehetőség a programmal elkészíteni. − Azok a tételek kerülnek be a bevallásokba, amelyeknél a rovat törzsben az „Áfás” mező be van jelölve. − Ez vonatkozik a Tárgyi adómentes értékesítésre is. Tehát, ha egy tárgyi mentes értékesítést szeretnénk viszontlátni az áfa bevallásban is, akkor a hozzá tartozó rovatszámot „Áfás”-nak kell beállítani, csak könyveléskor a kulcshoz a „Mentes”-t kell kiválasztani! − Ha bejelöljük az „Áfás” mezőt, megadhatjuk a bevallás azon sorát, amelyikbe kerülnie kell az adott rovatszámra könyvelt tételnek. Ezzel kapcsolatban fontos megemlíteni: A belföldi értékesítést – bár az áfa kulcstól függően négy sorba kerülhet – egy soron tudjuk megadni. Hogy konkrétan melyik sorba fog kerülni a négy közül, azt az áfakulcs fogja meghatározni. Ez vonatkozik a külföldi szolgáltatásra is (itt két sorba kerülhet a tétel). A részletezéseknél (Pl.: Tárgyi eszköz értékesítés) a részletező sort kell kiválasztani, az automatikusan bekerül a „Belföldi értékesítés” megfelelő sorába is. Csak azok a tételek kerülnek be az áfa bevallásba, amelyek olyan rovatszámra vannak könyvelve, amely megtalálható a rovattörzsben. Ennek oka, hogy a program a rovattörzsben tárolja, hogy az adott rovatszámhoz melyik sor tartozik a bevallásban. Ha kitöröljük a rovatszámot, nyilván nem tudja elhelyezni a bevallásban az összeget. Gondoljuk végig a következményeket, mielőtt egy rovatszámot törölnénk (feltéve, hogy könyveltünk erre a rovatra)! 2003-tól azokat a szállítókat, amelyek EVA alanyok, feltétlenül rögzíteni kell a partnertörzsben, és ott be kell állítani az „EVA alany” opciót, mert a bevallásban ki kell

36

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv részletezni az EVA alanytól történt beszerzéseket tájékoztató adatként, és a partner törzs beállításai alapján végzi a program a szelektálást. − Ha egy olyan korábbi szállítói számlát helyesbítenek, melynek az áfája már vissza lett igényelve, és a helyesbítés során befizetendő adó keletkezik, akkor nem a levonható adót kell csökkenteni (esetleg visszamenőleg önellenőrzéssel), hanem a befizetendő adó 65. sorában, valamint az 1-37. sor valamelyikében kell feltüntetni az aktuális bevallási időszakban. Ezt a programban a következő módon oldottuk meg: − A szállítói helyesbítést (sztornózást) az eredeti számlával megegyező paraméterezéssel lekönyvelt, de negatív összegű számla rögzítésével kell megoldani a programban (eddig a bevallás is így volt jó, hiszen ekkor az eredeti számla áfa-sorát csökkentette a program). Ha a helyesbítés bevallási időszaka megegyezik az eredeti számla bevallási időszakával (tehát még nem igényeltük vissza (vontuk le) az eredeti számla áfáját, úgy az eddigi gyakorlatnak megfelelően a mindkét számlát (az eredetit és a helyesbítését) ugyanabban a bevallási sorban szerepeltethetjük + ill. – előjellel. De ha már a visszaigényeltük (levontuk) egy korábbi időszakban az eredeti szállítói számla áfáját, akkor a bevallás „fizetendő adó” oldalán, a 65. sorban kell szerepeltetni a szállítói helyesbítés tételét (tehát létre kell hozni egy külön rovatszámot, melyhez a 65. bevallási sort rendeljük). Ennek érdekében a helyesbítő számlát (számlával egy tekintet alá eső okiratot) szintén negatív összeggel kell könyvelni, de a rovatszámhoz az eredeti számlánál használtat, hanem az erre a célra létrehozott rovatszámot adjuk meg. Ennek hatásai: A negatív előjelű számla pozitív értékkel kerül az áfa bevallás 65. sorába, a fizetendő adók közé. Mivel a 65. sor a 38. sor részletezése, ugyanezt az értéket szerepeltetni kell a bevallás 1-37. sorai közül is valamelyik sorban. A program ezt az összeget elkülönítetten a 37-es egyéb sorban hozza a számszaki egyezőség miatt, szükség esetén át kell írni másikba (sajnos a kitöltési útmutató ebben a tekintetben nem egyértelmű). Az áfa összesítőben, éves áfa összesítőben ill. áfa listákon ezek a tételek továbbra is a levonható adó oldalára fognak kerülni negatív összeggel (végül is ezek a szállítók helyesbítései), csak a bevallásban kerülnek át a másik oldalra.

Törvényi hivatkozás: új áfa tv. 132-§ (2)-(3) bekezdés.

34. ábra – ’Bevallások’ almenü

Az ABEV az APEH honlapjáról ingyenesen letölthető nyomtatványkitöltő program. Legfontosabb tulajdonsága, hogy az ezzel ellenőrzött és kinyomtatott nyomtatványok aláírás után beadhatóak az adóhatósághoz. Fontos, hogy az aktuális verzió legyen letöltve és telepítve mind a keretprogramból, mind a


37

nyomtatványokból. A letöltésről, telepítésről és a használatról a www.apeh.hu honlapon találnak információkat. Az Exportálás gombbal előállítható az ABEV számára egy fájl, aminek segítségével átemelhetőek az adatok. Az exportáláskor először meg kell adnunk egy fájlnevet. A program az alábbi formátumú nevet ajánlja fel: azonosító_afabev_dátum.imp. Ahol az azonosító az ügyfél ügyféltörzsben megadott azonosítója, a dátum pedig a napi dátum. Az import fájlok kiterjesztése mindenkor: „.imp”. A fájl neve és a mentés helye (alapértelmezetten a program könyvtára) természetesen megváltoztatható. A mentés helyét meg kell jegyezni, mert ezt a könyvtárat kell megadni az ABEV programban az importáláshoz (további információ az importáláshoz ABEV program dokumentációjában). További tudnivalók: − A program a cégadatokat az ügyféltörzs alapján tölti ki. − A keltezést a telephely és a napi dátum alapján tölti ki. − Az előlapon az X-eket nem tölti ki a program (éves, havi, negyedéves, önrevízió stb.). − A program ezresre kerekítve adja át az adatokat, de az összesítésben előfordulhat kerekítési hiba. − A pénzügyileg nem rendezett tételekre jutó adót ellenőrizni kell, különös tekintettel a részben kiegyenlített számlákra (ez eddig sem volt másképp). Csak 2003-tól tudja a program exportálni az áfabevallást.

3.4.5. Összesítő nyilatkozat (xx60, xx61-es nyomtatvány) A közösségen belüli adómentes termékértékesítésről és beszerzésről un. Összesítő nyilatkozatot kell benyújtani. Ebben közösségi adószám szerint összesítve kell feltüntetni partnerenként a közösségi adószámmal rendelkező vevőknek teljesített termékértékesítést (xx60. nyomtatvány), valamint a közösségi adószámmal rendelkező szállítótól történt termékbeszerzéseket (xx61. nyomtatvány). Az erre szolgáló menüpont az ÁFA nyilvántartások almenüben kapott helyet. A menüpontba belépve ki kell választani, hogy a beszerzésekről, vagy az értékesítésekről szeretnénk bevallást készíteni (xx60, vagy xx61), majd az ÁFA bevalláshoz hasonlóan meg kell adni az időszakot, majd meg kell nyomni a „Rendezés” gombot. A tényleges bevallásban csak az országkódot, a közösségi adószámot, valamint a bevallási időszakban történt értékesítés ill. beszerzés összegét kell feltüntetni, de a program megmutatja a partner nevét is, valamint az összesített tételek számát a könnyebb ellenőrizhetőség miatt. A lista az áfa esedékesség szerint készül, és tartalmazza mind a lekönyvelt, mind a kiegyenlítetlen tételeket. A listában azon partnerek számlái fognak szerepelni, amelyeknél bejelöltük a partner törzsben az „Összesítő nyilatkozat” mezőt. Lehetőség van az összesítő nyilatkozat ABEV-be történő exportálására. A program átadja a címlap adatait, ill. a 01-es lapon az országkód, közösségi adószám és az összeg mező értékeit.

35. ábra – ’Összesítő nyilatkozat’ képernyő

38


3.4.6. Bolti kiskereskedelmi ÁFA számítása A menüpont szintén az ÁFA nyilvántartás almenüben kapott helyet. A menüpontot elindítva első dolgunk megadni a kívánt időszakot, valamint az értékesítés és az árubeszerzés rovatszámait, majd megnyomjuk a „Feltölt” gombot. Ekkor a program áfakulcsonként összesíti az adott időszakban történt árubeszerzéseket, valamint az értékesítést (ez utóbbit nem áfás tételként könyveljük). Az összesítést tartalmazó táblázatba rögzíteni kell szintén áfakulcsonként a nyitó készletet, valamint az év utolsó bevallási időszakában a záró készletet is. Ezen kívül meg kell adni az un. lambda koefficienst, aminek értéke általában 1.015, de a program alapértelmezettként 1-et ajánl fel. (A megadott értéket, valamint a főkönyvi számokat a bérfeladáshoz hasonlóan megjegyzi a program, és legközelebb felajánlja.) A „Számítás” gomb megnyomásával az Áfa törvény 5. mellékletében ismertetett képlet segítségével meghatározza az árbevétel után fizetendő adót, alatta pedig kiírja a megállapított áfakulcsot. Végül lehetőségünk van a kiszámított áfa lekönyvelésére a vegyes naplóban. Ehhez meg kell adnunk egy rovatszámot, amire az áfát könyveli a program. Ehhez a rovatszámhoz a „09 – Különleges eljárással megállapított adó” bevallási sort kell párosítani. A bizonylatszámot, a megjegyzést és a dátumot a program felajánlja (ez utóbbit a megadott időintervallum utolsó napja alapján), melyek természetesen módosíthatóak. A „Könyvelés” gombra kattintva a program két tételben könyveli le az áfát. Első lépésben egy negatív tétellel kivonja a kiszámított áfa értékét az árbevétel oszlopból, ehhez az értékesítés rovatszámainál megadott első rovatszámot fogja felhasználni, majd a következő tételben a megadott rovatszámra lekönyveli a kiszámított áfát a fizetendő áfa oszlopba.

36. ábra – ’Bolti kisker. ÁFA számítása’ képernyő

3.5. Eredménykimutatás Rendezés után a képernyőn táblázat formájában megjelenik az eredménykimutatás. Havi bontásban láthatjuk az eredményt képező bevételeket, az eredménybe számító kiadásokat, a havi eredményt, valamint az év elejétől göngyölített eredményt. A táblázat nyomtatásához kattintsunk a 'Nyomtatás' gombra. (5. sz. melléklet)


39

3.6. Paraméterezhető listák A könyvelési tételek és kiegyenlítetlen számlák paraméterezett lekérdezésére szolgál. A menüpont elindításakor először a program feltölti a táblázatot az összes fellelhető adattal, amit a 'Szűkít' gombbal tudunk paraméterezni. 'Első', 'Utolsó' gombok - a táblázat elejére és végére ugorhatunk vele. 'Kiadások negatív előjellel' - Alapállapotban a bevételek pozitív, míg a kiadások negatív előjellel szerepelnek a táblázatban. A mező segítségével minden tétel pozitív előjelűvé tehető. Ez akkor fontos, ha csak a kiadásokat szeretnénk listázni, hiszen alapállapotban akkor minden tétel negatív lenne. A 'Nyomtatás' gomb a lista nyomtatására szolgál. A lista az 'ÁFA lista' formátumával egyezik meg, csak a fejléce átírható: a 'Fejléc' mezőben adhatjuk meg a nyomtatott lista fejlécét. Az 'Összesen' gomb a táblázat tartalmát összesíti (előjelhelyesen). A 'Kilépés' gombbal léphetünk ki a menüpontból. A 'Szűkít' gombbal adhatjuk meg a lista lekérdezési feltételeit. Összesen kilenc feltételt köthetünk össze logikai kapcsolatokkal (és, vagy). Először válasszuk ki a mezőt és a relációt, majd töltsük ki az értéket. Ha az érték törzsadattárból lehívható (rovat, gyűjtő, partner ...), az 'F2'vel, vagy a '>' gombra való kattintással kiválasztható. Ha további feltételeket szeretnénk megadni, a 'Vége' felirat helyett válasszunk egy logikai kapcsolatot (ÉS/VAGY), majd töltsük ki a következő sort. Külön beállíthatóak még: − az áfaszázalékok, − a pénzforgalom iránya (bevétel / kiadás / minden tétel), − a tételek helye: (lekönyvelt tételek / kiegyenlítetlen számlák / minden tétel) A „Pontosan” mezőt ha bejelöljük, a feltételeknek pontosan kell teljesülnie. Ezt egy példán keresztül lehet a legkönnyebben elmagyarázni: legyen a feltétel: ROVATSZÁM = 1 − Ha be van jelölve a „pontosan” mező, akkor az ’1’-es rovatszámra könyvelt tételeket hozza a program, − ha nincs, akkor az összes 1-gyel kezdődő rovatszámra könyvelt tételt. A kiegyenlítetlen számlák (ugyan úgy, mint az áfa listában) a képernyőn kékkel és dőlt betűkkel, nyomtatásban pedig dőlt betűkkel jelennek meg. A „Szűkít” gombbal hajthatjuk végre a lekérdezést, a 'Törlés' gombbal az összes feltételt törölhetjük. A 'Mentés' gombbal a megadott feltételrendszert elmenthetjük. A megadott nevet ajánlja fel a program a lista fejlécének, ami módosítható. (az utolsó feltételt a program mentés nélkül is megjegyzi!) Az elmentett feltételeket a 'Betöltés' gombbal állíthatjuk vissza. 'Kilépés' gomb - visszalépés a táblázathoz, a szűkítés végrehajtása nélkül.

37. ábra – ’Paraméterezett listák’ – ’Feltételek megadása’ képernyő

40


3.7. Pénzforgalmi lista Az egyes pénzforgalmi helyeken történt forgalmat tekinthetjük meg, napi bontásban. Meg kell adnunk a pénzforgalom helyét és az időintervallumot. A képernyőn megjelenő táblázatban megjelenik a dátum, bizonylatszám, tétel megnevezése, jóváírás, terhelés, egyenleg. Az egyenleg csak a nap utolsó tételénél van kitöltve, mert egy napon belül - ha nem sorrendben vannak a tételek - előfordulhat negatív egyenleg. A táblázat kinyomtatása a 'Nyomtatás' gomb megnyomásával lehetséges.

38. ábra – ’Pénzforgalmi lista’ képernyő

3.8. Egyszerűsített mérleg és Eredmény levezetés*

39. ábra – ’Egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés’ képernyő

A menüpont segítségével a betéti társaságok egyszerűsített mérlegét és eredmény levezetését tudjuk előállítani. Az előző évi mérleget – ha el lett mentve – az ’Alapadatok’ Î ’Törzsek, nyitó tételek átvétele’ menüpont segítségével tudjuk átvenni. A mérleget és az eredmény levezetést két külön lapon (külön táblázatban) találjuk, a harmadik lapon pedig az adatfeltöltés beállításait adhatjuk meg. A táblázatban, ha megváltoztatunk egy értéket, a program azonnal újraszámolja a teljes kimutatást az új érték alapján. Módosítani az összegsorokat nem lehet, mert azokat azonnal visszaírja a program (újraszámolja). *

csak a naplófőkönyvben


41

'FELTÖLT' gomb - A mérleg és az eredmény levezetés tárgyévi oszlopait tölti fel a program a következő sorrendben: I. EREDMÉNY LEVEZETÉS − Pénzügyileg rendezett nettó árbevétel és adóköteles egyéb bevételek: a naplófőkönyv 1. oszlopának (értékesítés árbevétele) egyenlege, a beállításokban megadott felosztás alapján. − Jövedelemadózás alá nem vont egyéb bevételek: a naplófőkönyv 2. oszlopának (Egyéb eredményt nem képező bevételek) egyenlege. − Anyag és árubeszerzés költségei: a naplófőkönyv 3. oszlopának (Anyag és árubeszerzés) egyenlege − Személyi jellegű ráfordítások: a naplófőkönyv 4. és 5. oszlopának (munkabér és munkabér közterhei) egyenlege − Egyéb termelési, kezelési költségek, ráfordítások: a naplófőkönyv 6. oszlopának (egyéb termelési és kezelési költségek) egyenlege − Beruházási kiadások és Egyéb kiadások: a naplófőkönyv 7. oszlopának (egyéb kiadások) egyenlege, a beállításokban megadott felosztás alapján. − Értékcsökkenési leírás: a tárgyi eszköz nyilvántartásból az aktuális évi, számviteli törvény szerinti amortizáció mértéke. Az értékvesztést egyelőre nem hozza a program, így azt korrigálni kell. − Az összegzések elvégzésével adózás előtti eredmény. − Fizetendő adó: adózás előtti eredmény 18%-a. − Egyszerűsített mérleg szerinti eredmény kiszámítása (az osztalékkal kapcsolatos összegeket a felhasználónak kell módosítani) − Egyszerűsített mérleg szerinti eredmény beírása a mérleg 18. sorába (Egyszerűsített mérleg szerinti eredmény) II. EGYSZERŰSÍTETT MÉRLEG − Immateriális javak és Tárgyi eszközök: a tárgyi eszköz nyilvántartás alapján, a december 31-én állományban lévő eszközök nettó értéke − Készletek: a számlázó és készletnyilvántartó programból átveszi a raktárkészlet értékét beszerzési áron, a beállításban megadott paraméterek szerint (csak ha a gépen található a számlázó program!). Figyelem! Ezt a funkciót nem biztos, hogy lehet használni, hiszen a program az aktuális készletet tudja átvenni, és ide a december 31-i állapotot kell beírni! − Pénzkiadásból származó követelések: a növekedés egyenleggel rendelkező követelés oszloppárok, és a csökkenés egyenleggel rendelkező kötelezettség oszloppárok összesített egyenlege. − Pénzkiadáshoz nem kapcsolódó követelések: kiegyenlítetlen vevő számlák bruttó értéke − Pénzeszközök: a pénztárak és bankok összesített egyenlege − Jegyzett tőke: a naplófőkönyv Jegyzett tőke és tőketartalék oszlopának egyenlege. Az összeget a program nem tudja megosztani a Jegyzett tőke és a Tőketartalék mérlegsorok között. − Pénzbevételből származó kötelezettségek: a növekedés egyenleggel rendelkező kötelezettség oszloppárok, és a csökkenés egyenleggel rendelkező követelés oszloppárok összesített egyenlege. − Pénzmozgáshoz nem kapcsolódó kötelezettségek: kiegyenlítetlen szállítói számlák bruttó értéke − Összegzések kiszámítása − Tartalék: az eszköz és a meglévő források összegének különbsége FIGYELEM! AZ ADATFELTÖLTÉS CSAK A FENT LEÍRT ADATOKAT (A FENT LEÍRT MÓDON) ÍRJA BELE A KIMUTATÁSOKBA! A MÉRLEG ÉS AZ EREDMÉNYLEVEZETÉS NÉHÁNY SORA MÓDOSUL(HAT) A SZÁMVITELI TÖRVÉNY ALAPJÁN, MELYET A FELHASZNÁLÓNAK KELL KORRIGÁLNI! ELŐFORDULHAT (KÜLÖNÖSEN A KÖVETELÉSEK ÉS KÖTELEZETTSÉGEK KÖZÖTT), HOGY A PROGRAM ÁLTAL FELAJÁNLOTT ÉRTÉKEKET MÁS SORBA KELL ÁTÍRNI! A PROGRAM EGYELŐRE CSAK FORINTBAN SZÁMOLJA KI A SOROKAT, DE A NYOMTATVÁNYON EZER FORINTBAN KELL SZEREPELTETNI!

42


'TÖRLÉS' gomb - a mérleg és az eredmény levezetés oszlopait törölhetjük vele, egyenként. 'T.A. számítás gomb' - a társasági adó kiszámítása (Eredmény levezetés 34. sora - fizetendő adó). A program ezt az értéket automatikusan csak a 'FELTÖLT' gomb használatakor számítja ki, mert értéke változhat az adó- és adóalap növelő és csökkentő tételek miatt, melyek csak a társasági adóbevallásban szerepelnek. Ha mégis újra ki szeretnénk számítani, akkor használjuk ezt a gombot. 'NYOMTATÁS' gomb - a mérleg és az eredmény levezetés nyomtatására szolgál. A program mindig egymás után nyomtatja a két listát: a mérleget és az eredménylevezetést. 'KILÉPÉS' - Kilépés a menüpontból. Rákattintva először a program megkérdezi, hogy elmentse-e a mérleget és az eredmény levezetést. A következő évben csak az elmentett adatokat tudja átvenni a kimutatások 'Előző év' oszlopaiba. (Lásd: Törzsadatok, nyitó tételek átvétele az előző évből menüpontot). BEÁLLÍTÁSOK − Egyéb bevételek rovatszámai - két rovatszám intervallumot adhatunk meg. A program az árbevétel oszlop egyenlegét az eredmény levezetés 'Nettó árbevétel' és az 'Adóköteles egyéb bevételek' sorokba teszi be. A megadott intervallumokba eső rovatszámokra könyvelt tételek az 'Adóköteles egyéb bevételek' oszlopba, míg a többi tételek a 'Nettó árbevétel' sorba kerülnek. Az árbevétel oszlop egyenlegét az 'Adóköteles bevételek' sor tartalmazza. − Beruházások rovatszámai - két rovatszám intervallumot adhatunk meg. A program az egyéb eredménybe nem számító kiadások oszlop egyenlegét az eredmény levezetés 'Egyéb kiadások' és a 'Beruházási kiadások' sorokba teszi be. A megadott intervallumokba eső rovatszámokra könyvelt tételek a 'Beruházási kiadások' oszlopba, míg a többi tételek az 'Egyéb kiadások' sorba kerülnek. Az egyéb eredménybe nem számító kiadások oszlop egyenlegét a 'jövedelemadózásban nem érvényesíthető kiadások' sor tartalmazza. − Ha a számítógépen használják a számlázó és készletnyilvántartó programot, az abban szereplő aktuális (tehát nem feltétlenül december 31-i) raktárkészlet beszerzési áron számított értékét beírja a program a mérleg 'Készletek' sorába. Ehhez jelölje be a négyzetet, és a 'Kiválaszt' gomb segítségével adja meg a program könyvtárát. Általában: C:\WINKONYV\SZAMLAZO.

3.9. Analitikák* Az egyes követelés-kötelezettség oszloppárokon történt forgalmat tekinthetjük meg. Meg kell adnunk a kívánt oszloppárt és az időintervallumot. A képernyőn megjelenő táblázatban megjelenik a dátum, bizonylatszám, tétel megnevezése, csökkenés, növekedés, egyenleg. A táblázat az 'Nyomtatás' gomb megnyomásával nyomtatható ki

3.10. Kigyűjtések A kigyűjtések segítségével az áfakódok, rovatszámok, gyűjtők és a dátum szerinti csoportosítással, általunk megadott szempont szerint kigyűjthetünk és összegezhetünk tételeket. Az ezzel készített listák leginkább az áfabevalláshoz hasonlítanak. A menüpontba belépve egy listát látunk a már létező kigyűjtéseinkről. Ha módosítani szeretnénk az egyiket, nyomjuk meg az 'ENTER'-t vagy a 'Szerkeszt' gombot, ha új kigyűjtést szeretnénk tervezni az 'Új kigyűjtés't. Új kigyűjtés esetén első lépésként nevet kell adni a kigyűjtésünknek, melyet a 'Mentés' gombbal tárolhatunk el. Válasszunk olyan nevet, mely a kigyűjtés tartalmára utal. (Vigyázat, ezt a nevet a későbbiekben nem tudjuk megváltoztatni!) Ekkor egy új, üres séma jön létre, melyet a 'Szerkeszt' gombbal alakíthatunk ki, az alábbiak alapján.. A 'Törlés' gomb segítségével eltávolíthatjuk feleslegessé vált kigyűjtéseinket.

*

csak a naplófőkönyvben


43

3.10.1. Kigyűjtés szerkesztése A kigyűjtés tulajdonképpen egy lista (táblázat), melynek 5 oszlopa van: sorszám, szöveg, nettó érték, áfa, bruttó érték. Szerkesztéskor nekünk meg kell adnunk a sorszámot (csak akkor fontos, ha összegzéseket is szeretnénk készíteni) és a sor megnevezését (szövegét), valamint azokat a feltételeket, amelyek teljesülése esetén a könyvelési tételek összegei az adott sorba bekerüljenek. Alaphelyzetben a táblázatnak egy sora sincs, tehát minden esetben az első teendő az 'Új sor' beszúrása. Ez a gomb mindig a táblázat aljára szúr be egy üres sort. A sorszámot és a megnevezést a táblázatban tudjuk kitölteni, módosítani. A feltételeket a következőképpen adhatjuk meg: A feltételek mindig a táblázat aktuális (kiválasztott) sorára vonatkoznak! Megadhatunk két független rovatszám intervallumot. A kitöltést itt is megtehetjük kiválasztással, ha megnyomjuk a '>' jelű gombot. Azok a tételek kerülnek ebbe a sorba, melyek rovatszáma beleesik valamelyik intervallumba. Ezzel a módszerrel megadhatunk egy gyűjtő intervallumot is. Mindkét esetben ha csak egy értékre vagyunk kíváncsiak, mind a kezdő, mind a záró értékhez írjuk be ezt az értéket. Ezek után megadhatunk egy dátum intervallumot is. Ennek megadásánál csak a hónap és a nap megadására kell ügyelni, az évhez bármit írhatunk, a program mindig át fogja írni az aktuális (könyvelt) évre. Összegzés: ezen mezők segítségével képezhetünk (rész)összegeket, maximum 3 szintben. Azoknak a soroknak a számát kell beírni ide, amelyekhez még hozzá szeretnénk adni az ebbe a sorba bekerülő értéket. Fentieken kívül kiválaszthatjuk még, mely áfakulcsú tételek kerüljenek az adott sorba. Ha ilyen szempont szerint nem szeretnénk szelektálni, válasszuk a 'minden tétel'-t. Abban az esetben, ha valamelyik mezőt üresen hagyjuk, az automatikusan a legnagyobb ill. legkisebb értéket fogja felvenni, értelem szerint. Az aktuális sort a 'Törlés' megnyomásával törölhetjük.

3.10.2. Kigyűjtés végrehajtása Végrehajtáshoz válasszuk ki a listából a megfelelő kigyűjtést, majd nyomjuk meg a 'Végrehajtás' gombot. Ha ez megtörtént, a megjelenő ablakban válasszuk ki a kívánt időintervallumot (hónap, negyedév, más intervallum - ekkor megadhatjuk), majd nyomjuk meg a 'Rendezés' gombot. Rövid összegzés után megjelennek az értékek. A kigyűjtött adatok a 'Nyomtatás' gomb megnyomásával nyomtathatóak ki.

3.11. Rovatszám kivonat A menüpont funkciója, hogy táblázatba gyűjtse az egyes rovatszámra könyvelt tételeket (tulajdonképpen a kettős könyvelés főkönyvi kivonatára hasonlít). Adjuk meg a kívánt időintervallumot, majd nyomjuk meg a 'Rendezés' gombot. A megjelenő táblázat oszlopai a következő adatokat tartalmazza: − Rovatszám (Csak azok jelennek meg, amelyekre könyveltünk) − Rovat megnevezése (Ha a rovattörzsben valamiért nem található meg a rovatszám, az 'ISMERETLEN ROVATSZÁM' felirat látható. Ennek oka lehet: már töröltük, vagy másik gépről töltöttük be a könyvelést, amely más rovatszámokat használ). − Mennyiség - Összesen hány tétel lett az adott rovatszámra könyvelve (A 'Részletek >>' gombbal listaszerűen is megtekinthetjük) − Nettó - A rovatszámra könyvelt tételek nettó értékei összesen. − ÁFA - A rovatszámra könyvelt tételek ÁFA értékei összesen. − Bruttó - A rovatszámra könyvelt tételek bruttó értékei összesen. − A program a rovatszám első számjegyére összesíti a tételeket (1. összesen, 2. össz…)

44


A lista a 'Nyomtatás' gombbal nyomtatható ki. A 'Részletek >>' gombra kattintva a táblázatból kiválasztott rovatszámot bontja ki a program listaszerűen, így láthatjuk, hogy miből jött ki a végeredmény. A megjelenő lista tartalma is kinyomtatható a 'Nyomtatás' gombbal. Ha a „Nyomtatás”-ra a jobb egérgombbal kattintunk, Excel táblázatba exportálhatjuk a listát (csak a fájl nevét és helyét kell megadni). Az 'Ablakok rendezése' gomb megnyomásakor úgy rendezi a két ablakot a program, hogy egymás alatt a lehető legnagyobb méretben legyen látható, takarás nélkül. Ha az összesítő táblázatban mozgunk, a lista automatikusan frissül a kiválasztott sor függvényében.

3.12. Gyűjtő/Rovatszám kivonat A menüpont funkciója, hogy táblázatba gyűjtse az egyes rovatszámra könyvelt tételeket, de a 'Rovatszám kivonat'-hoz képest gyűjtőnként csoportosítva. Adjuk meg a kívánt időintervallumot, majd nyomjuk meg a 'Rendezés' gombot. A megjelenő táblázat oszlopai a következő adatokat tartalmazza: − Gyűjtő (Csak azok a tételek szerepelnek a listában, amelyeknél a Gyűjtő mezőt kitöltöttük). − Rovatszám (Csak azok jelennek meg, amelyekre könyveltünk) − Rovat megnevezése (Ha a rovattörzsben valamiért nem található meg a rovatszám, az 'ISMERETLEN ROVATSZÁM' felirat látható. Ennek oka lehet: már töröltük, vagy másik gépről töltöttük be a könyvelést, amely más rovatszámokat használ). − Mennyiség - Összesen hány tétel lett az adott rovatszámra könyvelve (A 'Részletek >>' gombbal listaszerűen is megtekinthetjük) − Nettó - A rovatszámra könyvelt tételek nettó értékei összesen. − ÁFA - A rovatszámra könyvelt tételek ÁFA értékei összesen. − Bruttó - A rovatszámra könyvelt tételek bruttó értékei összesen. A lista a 'Nyomtatás' gombbal nyomtatható ki. A 'Részletek >>' gombra kattintva a táblázatból kiválasztott gyűjtőt+rovatszámot bontja ki a program listaszerűen, így láthatjuk, hogy miből jött ki a végeredmény. A megjelenő lista tartalma is kinyomtatható a 'Nyomtatás' gombbal. Az 'Ablakok rendezése' gomb megnyomásakor úgy rendezi a két ablakot a program, hogy egymás alatt a lehető legnagyobb méretben legyen látható, takarás nélkül. Ha az összesítő táblázatban mozgunk, a lista automatikusan frissül a kiválasztott sor függvényében. Mikor érdemes használni a menüpontot? Tételezzük fel, hogy van 3 boltunk, amelyek forgalmát külön szeretnénk gyűjteni. Ekkor célszerű 3 gyűjtőt nyitni, pl.: B1 - Bolt 1. B2 - Bolt 2. B3 - Bolt 3. Ha a költségeket és bevételeket gyűjtőkre bontjuk, ezzel a menüponttal a következő listát kapjuk: B1 -Bolt 1. 1000 - .... 1010 - .... 1011 - .... --B2 -Bolt 2. 1000 - .... 1010 - .... --B3 -Bolt 3. 1000 - ....


45

3.13. Rovatszám csere* A menüpont segítségével egy rovatszámra könyvelt összes tételt áthelyezhetünk egy másik rovatszámra, ill. oszlopba. A felső mezőben kell megadni (vagy kiválasztani) azt a rovatszámot, amelyet ki szeretnénk cserélni. Az alsóban azt kell megadni, amire cserélni szeretnénk. A rovatszám megnevezése alatt megjelenik, hogy az adott rovatszám a pénztárkönyv mely oszlopába könyveli a tételt. Figyelem! Bevételhez tartozó rovatszám csak bevételhez tartozóra, kiadáshoz tartozó pedig kizárólag kiadáshoz tartozóra cserélhető! Ha mégis megpróbáljuk, hibajelzést kapunk. A csere elvégzése után a program tájékoztatást ad arról, hogy hány tételben hány rovatszámot cserélt ki a könyvelésben ill. a kiegyenlítetlen számlákban. A menüpont további előnye, hogy korrigálhatjuk a rosszul beállított rovatszámokra történt könyvelést. Ha a rovattörzsben véletlenül rossz oszlopot rendeltünk a rovatszámhoz és már könyveltünk rá, hiába változtatjuk meg a rovatszámhoz tartozó oszlopot, az a lekönyvelt tételeken már nem változtat. Ha ilyen történik, a rovatszám cserében adjuk meg a cserélendő ill. az új rovatszámként is a hibás rovatszámot (természetesen miután beállítottuk a helyes oszlopot), és a rovatszám csere áthelyezi az összes hibás tételt a megfelelő oszlopba.

3.14. Adatok rendezése Ha nem sorrendben vittük fel az adatainkat, ezt a menüpontot lefuttatva sorba rendezhetjük őket. Ha sorrendben vittük is fel, érdemes lefuttatni, ugyanis nem csak dátum szerint történik rendezés, hanem bevétel (elkerülendő a napon belüli negatív pénztári vagy banki készletet) és bizonylatszám szerint is, így lehetséges, hogy néhány tétel sorszáma megváltozik. Erre azért van szükség, hogy több rendezés után se változzon meg a tételek sorszáma egy napon belül. Fontos! Ha az első tétel felvitele előtt visszük fel a nyitó tételeket, csak a menüpont lefuttatása után lesznek helyesek a pénztár és bank egyenlegek.

3.15. Egyedi modulok Különböző, egyéni rendelésre készült modulokat tartalmaz, ami könnyebbé és gyorsabbá tesz bizonyos speciális adatfeltöltést (pl. nyugtatömb könyvelése).

3.15.1. Nyugtatömb könyvelése Ha a havi bevételeket nyugtatömb alapján kell lekönyvelnünk, nagyon hasznos ez a menüpont. A könyvelési tétel fejlécét csak egyszer kell kitölteni, a továbbiakban csak a változó adatok felvitelére van szükség: dátum, bizonylatszám, összeg. A második tételtől kezdve a program felajánlja a következő napi dátumot, valamint a záró bizonylatszámból képezi a következő napi nyitó bizonylatszámot. A záró bizonylatszámot nem kell kitölteni, adjuk meg a napi nyugták darabszámát, amiből a program kiszámolja a záró bizonylatszámot. Természetesen ez az érték kézzel javítható. Az összegnél mindig a bruttó összeget kell megadni (nyugta esetén mindig felülről számoljuk az ÁFÁ-t). Tehát gyakorlatilag a második tételtől kezdve csak a nyugták darabszámát és az összeget kell kitölteni. Az ablak alján látható listában figyelemmel kísérhetjük a lekönyvelt tételeket. A felvitel után a program automatikusan sorba rendezi a tételeket. *

csak a pénztárkönyvben

46


40. ábra – ’Nyugtatömb felvitele’ képernyő

3.15.2. Számlák könyvelése A számlázó program által készített számlák automatikus lekönyvelését végzi. Először meg kell adni, hol található a számlázó program által előállított állomány. Ha a program megtalálta, intervallumnak felajánlja az állományban szereplő tételek intervallumát. Adjunk meg egy rovatszámot, majd ha nem szeretnénk az összeset lekönyvelni, írjuk át az intervallumot. Vigyázat! Függetlenül attól, kinek a számlái vannak az állományban, az éppen aktív vállalkozó könyvelésébe kerülnek bele. Gondosan ellenőrizzük, hogy mit és kinek szeretnénk könyvelni!


4.

47

Alkalmazottak nyilvántartása

4.1. Alkalmazott törzs kezelése Mielőtt béradatokat vinnénk fel, rögzíteni kell az alkalmazottak törzsadatait. Új alkalmazott esetén nyomjuk meg az 'Új tétel' feliratú gombot. Az alkalmazottakról a felsorolt adatokat tudjuk eltárolni, ill. az alábbi beállításokat tehetjük meg: Szem. Adatok 1. − név − társas vállalkozás tagja (Egyéni vállalkozó) – a bérszámfejtés módjára van hatással a beállítás. Alkalmazottnál számfejtéskor a munkanapok számával (TB naptár szerint) osztjuk a havi bért, társas vállalkozás tagjánál (egyéni vállalkozónál) pedig 30 nappal) − nyugdíjas – 0808-as bevallásban lesz rá szükség − státusz (lásd.: Alkalmazotti státuszok kezelése) Itt lehet megadni, hogy mely levonásokkal kell számolni az adott munkavállalónál. Alaphelyzetben „NA – normál főállású alkalmazott”, mely módosítható (pl.: nyugdíjas, vállalkozás tagja stb.). A kódok bővíthetőek. − Születési név − Állampolgárság (A havi adatszolgáltatásban is használatos három betűs kódokat kell megadni, így nem probléma a külföldi állampolgár exportálása. Alapértelmezettként a „HUN” kód van beállítva, ezt szükség esetén módosítani kell.) − Neme − FEOR szám (F2-vel vagy a „>” gombra kattintva listából kiválasztható) − beosztás − alapbér – a havi bruttó bér, a bérszámfejtés kiinduló adata − belépés dátuma − kilépés dátuma − Alkalmazás minősége (erre a havi adatszolgáltatáshoz van szükség, alapértelmezésben a 20-as kódot ajánlja fel a program) − Heti ledolgozott óraszám (egyéni vállalkozónál és társas vállalkozás tagjánál 40-et írjunk be a helyes tételes EHO számítása miatt!) − Minimum-járulékalap figyelembevétele – 2006 szeptember 1-től ha az alkalmazott bére nem éri el a minimum járulékalapot, és a cég vállalja, hogy megfizeti a különbözetet, ezt az opciót be kell pipálni. Szem. Adatok 2. − születési hely és idő − anyja születési neve − adóazonosító − TAJ szám − eltartottak száma − családi kedvezmény igénybevétele – pipáljuk be, ha nyilatkozat alapján a családi kedvezményt a dolgozó veszi igénybe. Csak akkor van jelentősége, ha az eltartottak száma legalább 3. − Fizetett szabadság (egy évre járó) – a program kiszámítja a „>” gombra kattintva a belépés dátumából és a születési évből. − Gyermekek után járó, tanulmányi, ill. egyéb szabadság - kitöltendő − Betegszabadság (egy évre járó) – a program kiszámítja a „>” gombra kattintva a belépés dátumából. Cím − állandó ill. ideiglenes lakcím irányítószám, település, cím bontás

48


Nyugdíjpénztár − nyugdíjpénztár kódja, neve (törzsadatból kiválasztható) – FONTOS! TB nyugdíjasok esetében „0000” kóddal kitöltendő! − Magánnyugdíjpénztárba történő belépés ideje − Munkavállalói kiegészítés (%) − Munkáltatói kiegészítés (%) − Magánnyugdíjpénztári tagdíjbevalláshoz szükséges kódok: Jogviszonykód (F2-vel törzsből választható), alapértéke: 20 – Munkaviszonyban álló személy Jogcímkód (F2-vel törzsből választható), alapértéke: 00 – Normál adatszolgáltatás. Ezt a kódot ajánlja fel a bevallás elkészítésekor, de felülbírálható. Belépés jogcíme (F2-vel törzsből választható), alapértéke: 02 – Önként választó. − Korkedvezményre jogosító munkakör kódja (Ez nem választható ki listából, ezért ügyeljünk a kód pontos megadására. A kódok megtalálhatóak pl. a 0808M nyomtatványban ill. a kitöltési útmutatójában.) − önkéntes nyugdíjpénztár kódja, neve (ha van ilyen, törzsadatból kiválasztható) − önkéntes nyugdíjpénztári befizetés - fix összeg vagy %. Csak az egyikbe írhat. Összegnél minden hónapban a megadott összeget vonja a program, %-nál a bruttó bér megadott százalékát. Az adókedvezménybe figyelembe veszi a beállításokban megadott értékkel. 2008-ban nem elegendő bejelölni, hogy valaki nyugdíjas. Ahhoz, hogy a 0808M bevallásba helyesen tudjuk exportálni az adatokat 0-6 közötti kóddal kell jelölni a nyugdíjas státuszt, így a „pipálási” lehetőség 2008-tól egy 0-6 közötti választási lehetőségre módosult. A frissítés után csak a 2008-as könyvelési évben változik meg a nyugdíjas jelölésének módja. A frissítés automatikusan „0” kódot állít be, ha nem volt bepipálva a nyugdíjas opció, ill. „1”-es kódot, ha be volt pipálva, ami szükség esetén módosítandó. Levonás/Letiltás − levonás/letiltás fül: két, havi rendszerességgel történő levonást lehet megadni, melyet figyelembe vesz a program a bérszámfejtésnél. Mindkettőnél be lehet állítani a kedvezményezett nevét, bankszámlaszámát vagy postacímét, a levonandó összeget vagy százalékot. Ha százalékot adunk meg, a nettó bérből számítja ki a program a levonás mértékét. Százalékos levonást csak az alkalmazott törzsön keresztül lehet beállítani, számfejtés közben csak összegszerű levonásra van lehetőség. Kifizetés − kifizetés módja: készpénz vagy átutalás. Ez utóbbi esetben megadható a bankszámlaszám. Itt csak választani lehet, számfejtés közben a kifizetés megosztható. Figyelem! Ha megváltoztatjuk az értéket, a leszámfejtett béreken már nem változtat. SZJA

− Adójóváírás igénybevétele (igen vagy nem, nyilatkozat alapján) − SZJA számítás módja: Az első lehetőség a göngyölítéses módszer. Ennek lényege, hogy az aktuális hónap előtt kifizetett béreket és levont adót (beleértve a hozott bért) figyelembe véve számítjuk ki az SZJA-t. Ez az alapértelmezett számítási mód. − A második a sávos módszer, melyben függetlenül az előzményektől az adott havi rendszeres jövedelem 12-szeresére számított SZJA 1/12-ted részét vonja le a program, melyhez az előírt módszer szerint kiszámítja és hozzáadja a nem rendszeres jövedelemre eső SZJA-t. − A harmadik lehetőség egy fix százalék megadása. Ha valaki pl. másodállásban dolgozik, kérheti, hogy a legmagasabb adókulcs szerint számítsák az adóját. Ebben az esetben meg kell adni a százalék értékét is. Vigyázat! Az érték nem kiválasztható, hanem ki kell tölteni. Ha rossz értéket írunk, rosszul fog számolni a program. Az alapértelmezett érték a frissítés után: 0%.


49

− A számítási módon kívül beállítható, hogy a bruttó bér hány százalékát tekintse a program SZJA alapnak (alapérték: 100%). Ennek lényege, hogy a megbízásos jogviszony esetén jelentkező 90%-os SZJA alappal is számolni tudjon a program. − Ezen a lapon adhatjuk meg a magánszemély nyilatkozata alapján az SZJA előleg számfejtésénél figyelembe veendő adóterhet nem viselő járandóság havi mértékét. − Amennyiben a magányszemély nyilatkozik, hogy máshol elérte a jövedelme a járulékköteles jövedelem felső határát, jelöljük be a „Nyilatkozat alapján különadó számítása a teljes fizetésre” opciót. Kedv. járulékok − Ha a munkavállaló rendelkezik Start kártyával, először jelöljük be a „Start program”, „Start PLUSZ”, vagy „Start EXTRA” opciót, és elérhetővé válik a többi mező. A „Kedvezmény igénybevételének kezdete” mezőre azért volt szükség, mert a 2005. október 1. előtt elhelyezkedő munkavállaló is kiválthatta a kártyát (lásd: átmeneti rendelkezések), de ebben az esetben ha a munkaviszonya elérte a 9 hónapot, egy összegben válik visszaigényelhetővé a kedvezmény a munkáltató számára, és csak ezután veheti figyelembe már számfejtéskor a kedvezményes járulékösszeget. Tehát ha valaki október 1. előtt lépett be és utólag váltotta ki a Start kártyát, ebbe a mezőbe a belépés dátuma + 9 hónap érték kerül, ha október 1. után lépett be, a belépés dátuma. A 15%-os járulékkedvezmény határideje normál esetben a belépés dátuma + 1 év, a 25%-os kedvezményé a belépés dátuma + 2 év, de legfeljebb a Start kártya érvényességi ideje. Amennyiben a Start kártya érvényessége már az első évben lejár, a helyes működés miatt 25% járulékkedvezmény mezőbe is a lejárat dátumát kell beírni, tehát ebben az esetben a 15%-os és a 25%-os kedvezmény határideje meg fog egyezni. A végzettségnél értelemszerűen a három lehetőségből lehet választani. A dátumokkal kapcsolatos további tudnivalók (ha a beírt dátumok ezeknek a feltételeknek nem felelnek meg, nem lehet a változásokat elmenteni): A Start kedvezményhez tartozó összes dátumot ki kell tölteni, üresen egy mező sem maradhat. A kedvezmény igénybevételének kezdete nem lehet korábbi, mint a belépés dátuma. A 15%-os és 25%-os kedvezmény lejárata nem lehet későbbi a kártya érvényességénél, és nem lehet korábbi a kedvezmény igénybevételének a kezdeténél. A 25%-os kedvezmény lejárata nem lehet korábbi a 15%-os lejáratánál. Ha a kártya érvényességéből adódóan egyáltalán nem tudnak igénybe venni 25%-os kedvezményt (egy éven belül lejár a kártya érvényessége), akkor a 15%-os és a 25%-os határidő megegyezik. Ha kitöltöttük a kilépés dátumát, akkor a kilépés dátumánál nem lehet későbbi a 15%-os és a 25%-os kedvezmény határideje, tehát szükség esetén ezeket is át kell írni. Természetesen a háromféle opcióból egyszerre csak egy választható. Az eredeti Start kedvezményekhez képest az alábbi különbségeket tartalmazza a két új kártya: Start PLUSZ: az eredeti Start kártyával megegyező kedvezményeket biztosít, az első évben vagy a kártya lejáratáig 15 %-os, a második évben 25 %-os kedvezményes járulékot kell fizetni. A különbség mindössze annyi, hogy végzettségtől függetlenül a minimálbér kétszerese a kedvezményes járulékalap felső határa. Start EXTRA: a Start PLUSZ-hoz hasonlóan a végzettségtől függetlenül a minimálbér kétszerese a kedvezményes járulékalap felső határa, de további kedvezmény, hogy az első évben nem kell fizetni kedvezményes járulékot sem, és a második évben kell a 15 %-os kedvezményes járulékot fizetni. Értelemszerűen a Start PLUSZ és Start EXTRA esetében nincs jelentősége a végzettség beállításának. − Tartósan munkanélküli foglalkoztatása esetén jelöljük be a a „Tartósan munkanélküli járulékkedvezménye” opciót és elérhetővé válik a többi mező. Tartósan munkanélküli foglalkoztatása esetén először töltsük ki a belépés dátumát és a heti óraszámot. Ekkor a program felajánlja ezen opció bejelölésekor a kedvezmény lejárati dátumához a belépés dátumát plusz egy

50

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv évet, a kedvezményes járulékalap mezőbe pedig a minimálbér 130%-át, arányosítva a heti óraszámmal (40 óra = 100%). Természetesen a program által felajánlott értékek itt is módosíthatóak. A kedvezmény figyelembevételének kezdeti dátuma minden esetben a belépés dátuma lesz.

Fontos tudnivaló, hogy a program természetesen nem engedi egyszerre kitölteni a Start program és a Tartós munkanélküli járulékkedvezményét. Ha módosítani szeretnénk egy alkalmazott adatait, azt a 'Módosítás' gomb megnyomása után tehetjük meg. Ha a beírt ill. módosított adatokat el szeretnénk menteni, nyomjuk meg a 'Mentés' gombot, ha nem, nyomjuk meg a 'Mégsem' gombot és visszaáll az eredeti állapot. A 'Törlés' gombbal törölhetünk egy alkalmazottat, ha már nincs rá szükség. Ebben az esetben a törölt dolgozó felvitt béradatai megmaradnak - tehát a bérlistákból nem tűnik el -, de bérkartont többet nem nyomtathatunk róla. Az alkalmazott törzsből csak akkor törölhetünk ki valakit, ha előzőleg kitöröltük az összes béradatát! Az „Új tétel” gombra a jobb egérgombbal kattintva a kiválasztott alkalmazottról készíthetünk másolatot a törzsben. A kiválasztott alkalmazott neve elé ekkor egy aláhúzás-jel kerül („_Név”), és így a lista végén fogjuk megtalálni. Módosítással írhatjuk át a nevet és a szükséges adatokat. 0808

− A tartós távolléten lévők (GYES, GYED) bevallásának kitöltéséhez nyújt segítséget ez az oldal. Ezen a fülön megadható, hogy ha az illetőnek a jelenlétekben fizetés nélküli szabadságot, vagy táppénzt jelölünk meg, azt a 0808M-es bevallás 0808-09 oldalán milyen távolléti kóddal szerepeltesse a program (pl. GYES, GYED, ápolási díj, stb.) Az alapértelmezett értékek: 11 – táppénz és 71 – fizetés nélküli szabadság.

41. ábra – Az ’Alkalmazott törzs kezelése’ képernyő

4.2. Munkarend A program lehetővé teszi, hogy napra pontosan eltároljuk az alkalmazottak jelenléteit, ill. távolmaradásait. Ennek alapja az un. munkarend, ahol rögzítve van, hogy az évnek melyik napjai munkanapok, munkaszüneti ill. szabadnapok, valamint fizetett ünnepek és munkanap-áthelyezések. A munkarend módosítható, de az év elejei frissítéssel elküldjük az aktuálisat. A hónap napjait egy-egy betűvel jelöltük meg, melyek jelentése: −X – munkanap, − M – munkaszüneti ill. szabadnap („hétvége”) −F – fizetett ünnep


51

A rögzítéskor figyelembe vettük az áthelyezett munkanapokat.

42. ábra – ’Munkarend’ képernyő

4.3. Bérszámfejtés beállításai A bérszámfejtés menete nagymértékben paraméterezhető: a számfejtéshez szükséges beállítások nagy részét a felhasználó módosíthatja. Az egyes mezők magukért beszélnek. Figyelem! Ha év közben valamely adat megváltozik (mint pl. 2002 szeptemberében az adójóváírás), arról nem küldünk frissítést, hanem a felhasználónak kell átállítani a hatályba lépés időpontjától.

43. ábra – ’Bérszámfejtés beállításai’ képernyő

4.4. Béradatok A bal oldali listában megjelennek a vállalkozás alkalmazottai, mellette egy táblázatban az éppen kiválasztott dolgozó éves béradatai láthatóak (bruttó/nettó) havi bontásban. Az egyes gombokkal a következő műveleteket végezhetjük: − Alkalmazott törzs kezelése – új alkalmazottakat vihetünk fel, ill. módosíthatjuk a meglévők adatait.

52

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv − Számfejtés – ezzel részletesen a következő fejezetben foglalkozunk. − Hozott bér – a programban lehetőség van az előző munkahelyen számfejtett béradatok rögzítésére, így számfejtéskor figyelembe veszi azokat a program. Lásd bővebben a 4.4.1. fejezetben. − Módosítás – a táblázatban a kiválasztott hónap béradatait nézhetjük meg. Módosítani technikai okokból csak az utolsó hónap adatait lehet, ha régebbit választunk ki, kizárólag megnézhetjük azokat! − Törlés – adott havi béradatok törlésére szolgál. A módosításhoz hasonló okokból mindig csak az utolsó hónap törölhető! − Nyomtatványok – A számfejtett béreket és a különböző nyomtatványokat tudjuk kinyomtatni a segítségével (bérkarton, jelenlétek, igazolások, havi bevallások, kilépő papírok stb.) A nyomtatványok köre folyamatosan bővül. A személyre szóló nyomtatványok a kiválasztott alkalmazottra vonatkoznak, míg az összesítő nyomtatványokban természetesen minden alkalmazott adatait összesíti a program. − Kilépés – vissza a főmenübe.

44. ábra – A ’Béradatok felvitele’ képernyő

4.4.1. Hozott bér A képernyő hasonlít a „Számfejtés” képernyőre, a különbség, hogy itt általában összesítő adatok adhatóak meg, valamint a napokat és az adójóváírásra jogosult hónapok számát számmal kell megadni. A programban rögzíteni kell a jövedelmet, melyet automatikusan átír a program az SZJA alapba. Az SZJA összegéhez kell beírni az előző munkáltató által a törvény szerint kiszámított SZJA összegét, és a csökkentő tételeket. A fizetendő SZJA mezőben a program kiszámítja a ténylegesen befizetett SZJA-t, ennek kell megegyezni az új munkavállaló előző munkahelyéről hozott Adatlap levont SZJA sorával.

45. ábra – ’Hozott béradatok felvitele’ képernyő


53

Lehetőségünk van az Adatlap alapján az adóterhet nem viselő járandóságok (pl. nyugdíj) ill. annak adójának rögzítésére, melyet a program figyelembe vesz az SZJA számításnál, amennyiben a göngyölítéses módszert választottuk.

4.4.2. Számfejtés A számfejtés gombra kattintva rögzíthetjük a kiválasztott alkalmazott következő havi béradatait. A béradatok csak havi sorrendben vihetőek fel. Ha a dolgozó az aktuális évben lépett be, az első számfejthető hónap a belépési dátum, az utolsó pedig a kilépési dátum hónapja. A képernyő felső részben jelenik meg a dolgozó neve és alapbére. Az alapbér az alkalmazott törzsben megadott érték, amennyiben itt átírjuk az alapbért, úgy az alkalmazott törzsben is átíródik, a következő hónapban ez kerül felajánlásra. Az ablak fejlécében jelenik meg a számfejtett hónap. A béradatok a mennyiségük miatt egy lapozható ablakra kerültek, így 9 „fülön” jelennek meg a számfejtés adatai. Az első, „Jelenlétek” fül tartalmazza a tárgyhavi, munkarend szerinti munkanapok és fizetett ünnepek számát, az adott évben járó (alkalmazott törzsben lehet megadni) és a felhasznált fizetett szabadságok, valamint betegszabadságok számát. A még felhasználható szabadság ill. betegszabadság számát a két szám különbsége adja. Ha többet szeretnénk rögzíteni, a program figyelmeztet, de a túllépést megengedi!

46. ábra – A ’Bérszámfejtés’ képernyő

Itt találjuk a letöltött ill. a távolléti napok számának összesítését. A napok számát közvetlenül nem, csak a „Jelenlétek” gomb megnyomásával módosíthatjuk. A jelenlétek alapértelmezése mindig az adott havi rögzített munkarend. A „Jelenlétek” gombra kattintva megjelenő ablakban tulajdonképpen egy naptárat láthatunk, amiben az egyes napokon történt jelenléteket ill. távolmaradásokat különböző betűkkel jelölhetünk. Ha az alkalmazott törzsben a dolgozót társas vállalkozás tagjaként (egyéni vállalkozóként) jelöltünk, akkor minden nap módosítható, és kizárólag ledolgozott nap vagy táppénz választható. A jelölések az ablak jobb oldalán találhatóak, és mellette a program rögtön összesíti az adatokat. A felhasználható szabadságok számát csak az ablak elhagyásakor ellenőrzi a program. A „Mentés” gombbal menthetjük el a változásokat, melyek a „Béradatok felvitele” ablakban rögtön megjelennek. A „Kilépés”-sel a változások mentése nélkül hagyhatjuk el az ablakot. A „Minden nap módosítható” gomb megnyomásával a fizetett ünnepen és a munkaszüneti napokon is módosíthatjuk a bejegyzést. Ha a dolgozó az aktuális hónap

54


közepén lépett be ill. ki, csak a belépés napjától ill. a kilépés napjáig jelenik meg a naptár. A ledolgozott napok változásakor a program minden béradatot újraszámol, melyek mindegyike módosítható.

47. ábra – ’Jelenlétek’ képernyő

A további oldalakon a következő adatokat találjuk: Jövedelem Itt adhatjuk meg a havi jövedelemadatokat. Az alapbéren, fizetett szabadságra és ünnepre járó béren és a betegszabadságon kívül jelenleg 3 rendszeres (pl. pótlékok), 3 nem rendszeres jövedelem (13. havi bér, jutalom, prémium, szabadságmegváltás stb.) jogcímet használhatunk, melyek megnevezése és összege külön-külön megjelenik a bérjegyzéken. A jogcímet a jogcím törzsben tudjuk rögzíteni, melyet számfejtés közben az F2-vel, vagy a „>” gombra kattintva tudunk listából kiválasztani. A listában csak az adott helyen használható jogcímek jelennek meg. Az „Előző hónap alapján” gombbal az előző hónapban rögzített jogcímeket és összegeket másolhatjuk át az aktuális hónap számfejtésébe, ami utána módosítható. Januárban természetesen a gomb nem elérhető. Vigyázat, ha az Alapbért módosítjuk, az alkalmazott törzsben is megváltozik! A program a fizetett szabadságra, fizetett ünnepre járó bért a távolléti díj alapján számolja ki, ami a havi rendszeres jövedelem összegének és a hivatalos TB naptárban lévő szám hányadosa (munkanapok+munkanapra eső fizetett ünnepek száma). Egyéni vállalkozó ill. társas vállalkozás tagja esetén az egy napra eső jövedelem a havi jövedelem 1/30-ad része és a napok szorzata, amennyiben volt távolléte (táppénz) az illetőnek az adott hónapban. A betegszabadságra eső jövedelem a napi távolléti díj 80%-a (bérszámfejtés beállításai szerint). Nem adóköteles kifizetések Itt tarthatjuk nyilván jogcímenként a pénzben (pl. utazási költségtérítés), illetve a nem pénzben kifizetett (étkezési jegy) nem adóköteles járandóságot. A jogcímek megadása és az „Előző hónap alapján” gomb a jövedelemnél leírtak szerint működik. Levont járulékok A munkavállalótól levont, valamint a munkáltató által fizetendő járulékokat tartalmazza a bérszámfejtés beállításaiban szereplő adatoknak megfelelően, illetve az Alkalmazott törzsben megadott Alkalmazotti státusz beállításai alapján. Ezen az oldalon kapott helyet a minimális járulékalap, mely akkor kerül kitöltésre, ha az alkalmazott törzsben az adott munkavállalónál bejelölésre került a „Minimum járulékalap figyelembevétele” opció, és az adott havi jövedelme nem érte el a minimális járulékalapot, egyéb esetben a mező értéke nulla. A minimális járulékalap a minimálbér kétszerese, tehát alaphelyzetben 138.000 Ft. Ez az összeg arányosítható a heti munkaóra számával, pl. 4 órás (heti 20 órás) munkaviszony esetén az összeg 69.000 Ft. Arányosítani kell továbbá a figyelembe nem vehető napok száma szerint (pl. táppénz, fizetés nélküli szab.), illetve hóközi beill. kilépés esetén. Munkavállaló esetén az arányosítás naptári napra történik (tehát a hónap hosszának megfelelően), egyéni vállalkozó és társas vállalkozás tagja esetében a havi járulékalap 1/30-ad részét kell figyelembe venni a jogosult napokra. A törvény szerint a minimum járulékalapot kell figyelembe venni a levont nyugdíjjárulék, magánnyugdíj pénztári tagdíj, és az egészségbiztosítási járulék számításánál, azzal a különbséggel, hogy a minimum


55

járulékalap és a tényleges jövedelem alapján számolt járulékok különbözetét nem a munkavállalótól kell levonni, hanem azt a munkáltató fizeti. A levont járulékok mellé ezért létre kellett hozni új mezőket a munkáltató által „átvállalt” járulékok nyilvántartására. Amennyiben a levont járulékok alapja nem éri el a minimális járulékalapot és az alkalmazott törzsben be lett jelölve az erre vonatkozó opció, a különbözet ezekben a mezőkben kerül kiszámításra. Figyelem! Amennyiben az alkalmazott törzsben be lett állítva a „Minimum járulékalap figyelembevétele” opció, a program nem ellenőrzi a nyugdíjjárulék felső határát, mivel a minimum járulékalapnál kevesebb jövedelemmel eleve nem érhető el. Tehát a minimum járulékalapnál magasabb jövedelem esetén NE jelöljük be ezt az opciót! A program számfejtéskor figyeli a nyugdíjjárulék fizetés felső határának az elérését. A felső határ számítását bérszámfejtés közben ellenőrizhetjük a járulékalap mellett található „i” feliratú gombra kattintva. A program a számfejtéskor kiszámítja a maximális felső határt, és az erre eső járulékokat. Ennek módja: ha az illető év közben lépett be, akkor a belépés dátumától, ha korábban, akkor január 1-től december 31-ig lévő napok száma, mínusz a kieső napok száma (táppénz, fizetés nélküli szabadság), szorozva a napi felső határral. Ha az illető elérte a felső határt, a bérszámfejtés képernyőn a nyugdíjjárulék összege pirosra vált.

48. ábra – ’Nyugdíjjárulék felső határa’ részletező képernyő

Az „i” gombra kattintva megjelenő képernyőn a felső rész tartalmazza a munkaviszony időtartama ill. a kieső napok alapján a felső határ megállapítását. A következő részben a nyugdíjjárulék és a magán nyugdíjpénztári tagdíj felső határának és a levont összegeknek a levezetését. Ha az illető nem magán nyugdíjpénztári tag, csak a nyugdíjjárulék részben látunk adatokat. Ha az illető elérte a járulékfizetés felső határát, vagy túlvonás történt, az erre vonatkozó üzenetet megjeleníti a program. Túlvonás két módon lehetséges: − Ha az illető elérte egy korábbi hónapban a járulékfizetés felső határát, de kilép december 31. előtt, − vagy elérte a felső határt, és utána kieső napjai keletkeznek (táppénz, fizetés nélküli szabadság). Munkaadó járulékai Ezen az oldalon találhatóak a munkáltató fizetési kötelezettségei a munkavállaló bére után, a bérszámfejtési beállításoknak, a megadott alkalmazotti státusz beállításainak megfelelően. 2007-ben bevezetésre került a korkedvezmény biztosítási járulék (mértéke 13%, alapja a TB járulék alapja), melynek összegét még 2007-ben teljes egészében átvállalta az állam. 2008-ban viszont már csak a teljes összeg 75%-át vállalja át, így 3,25%-ot meg kell fizetni a korkedvezményre jogosító munkakörben foglalkoztatott munkavállaló után. Ezt a járulékot a munkáltató fizeti meg a TB járulékhoz hasonlóan, és költségként számolható el (nem a munkavállalótól kerül levonásra). A munkáltatói járulékai fülön

56


megjelenik a korkedvezmény-biztosítási járulék és alapja is, melyet az alkalmazotti státuszok beállításainak megfelelően szükség esetén ki is számol a program. Amennyiben a minimális járulékalapot nem éri el a jövedelem, de megfizeti a vállalkozás, a TB járulékok alapja nem a jövedelem, hanem a minimális járulékalap lesz. Vállalkozói járulék mező található ezen az oldalon is, az egyéni vállalkozóknak kell ezt használni, mivel ők költségként elszámolhatják. Társas vállalkozás tagja esetén a levont járulékoknál található vállalkozói járulék mezőt kell használni (további információ: alkalmazotti státuszok kezelése). Ezen az oldalon kapott helyet a Start kártyások kedvezményes járulékainak a számfejtése. A Munkaadó járulékai fülön úgy csoportosítottuk a különböző járulékokat, hogy amire a startkedvezmény hatással van, elkülönüljenek. Ezek a jobb felső sarokba kerültek, egy sorba a start program kedvezményes járulékaival. Tájékoztató adatként megjelenik a Start EXTRA kedvezmény azon része is, mely után kedvezményes járulékot sem kell fizetni. A Start program mezői csak akkor elérhetőek, ha az Alkalmazott törzsben beállítottuk a kedvezmény igénybevételét, és az aktuális számfejtett hónapban még jár a kedvezmény. A kedvezmény számításának a szabályai: − A kedvezmény felső határa A kedvezmény felső határa a végzettség függvényében a minimálbér másfél, illetve kétszerese, tehát havi 82800 ill. 138000 Ft (2008-ban). Amennyiben az alkalmazott havi bére ennél kevesebb, nincs különösebb probléma a számítással, a teljes bérre jár a kedvezmény. Ha viszont meghaladja ezt az összeget, a határt meghaladó részre meg kell fizetni a TB és a munkaadói járulékot (az EHO-t ekkor sem kell megfizetni, részben sem). Amennyiben az illető hónap közben lépett be, a felső határt arányosítani kell a munkában töltött naptári napok szerint, 30 napos hónappal számolva. Tehát: arányos felső határ = havi felső határ / 30 nap x munkában töltött napok száma. Példa: március 16-i belépés esetén, felsőfokú végzettségnél a felső határ: 138000/30*16=73600 Ft A felső határt arányosítani kell a kedvezmény hónap közbeni lejáratakor, valamint kilépéskor is. − A járulékok kiszámítása Amennyiben a munkavállaló fizetése meghaladja a felső határt, a fent ismertetett módon kiszámolt, arányosított kedvezményes járulékalapot kivonjuk a bruttó bérből (eredeti járulékalapból), és a kapott érték lesz a TB és a munkaadói járulék alapja. Az EHO-t nem kell megfizetni, kivéve ha a kedvezményezett időszak lejár hó közben, mivel ekkor a kedvezmény lejárta utáni napokra már meg kell fizetni. Példa: ha március 15-én lejár a kedvezmény (pl. a 2 év), márciusra 16 napi EHO-t már meg kell fizetni. Amennyiben hónap közben jár le a 15%-os, és kezdődik a 25%-os kedvezmény, a 30 napos hónapot alapul véve kell megosztani a 15, ill. 25%-os járulékalapot. y A törvény az alábbi módon határozza meg a számítás módját, ha hóközben történik a 15%-ról 25%-ra történő váltás: 6. § (1) Ha a Pftv. 4/A. § (1) bekezdése b) pontjában meghatározott fizetési kötelezettség - a foglalkoztatás első évének hónapon belüli letelte, illetőleg a foglalkoztatás második évének kezdete miatt - részben 15 és 25 százalékos mértékben is fennáll, a fizetési kötelezettség meghatározásánál felsőfokú végzettséggel nem rendelkező munkavállaló esetén legfeljebb a legkisebb kötelező munkabér másfélszeresének, felsőfokú végzettséggel rendelkező munkavállaló esetén legfeljebb a legkisebb kötelező munkabér kétszeresének megfelelő összegű bruttó munkabér alapulvételével a) a hónap első napjától a foglalkoztatás első évének letelte napjáig naptári naponként a bruttó munkabér 30-ad részének 15 százalékát, b) a foglalkoztatás második évének első napjától a hónap utolsó napjáig naptári naponként a bruttó munkabér 30-ad részének 25 százalékát kell számításba venni. Ha a foglalkoztatás második évének első napját magában foglaló hónapban a foglalkoztatási jogviszony megszűnik, a bruttó munkabér 30-ad részének 25 százalékát a foglalkoztatás második évének első napjától a foglalkoztatási jogviszony megszűnése napjáig terjedő naptári napok számához igazodóan kell számításba venni.


57

Könnyen belátható, hogy ez csak a 30 napos hónapokra alkalmazható, ezért a program 31 napos hónap esetén a 25%-os időszakra eső napok számát csökkenti 1-gyel, míg február esetén a 25%-os időszakra eső napok számát növeli 1-gyel (szökőév esetén) ill. 2-vel. A jogszabályok nem térnek ki arra, mi a teendő fizetés nélküli szabadság, táppénz, igazolatlan távollét esetén, így az ezekre a napokra eső járulékalappal nem csökkentjük a kedvezmény igénybevételének a maximumát. Amennyiben erre nézve bármilyen állásfoglalás, változás megjelenik, természetesen módosítjuk a programot. A rendelet részletesen leírja, mi a teendő, ha egy start kártyás, középiskolai végzettséggel rendelkező munkavállaló diplomát szerez (hó közben). Erre az esetre a program nincs felkészítve, ekkor a rendelet szerinti hóközbeni felsőhatár arányosítást a diploma megszerzésének időpontja szerint kézzel kell elvégezni.

A Start program alatt kapott helyet a Tartós álláskeresőre vonatkozó járulékkedvezmény összegét tartalmazó mező. A Tartósan álláskereső mezői csak akkor elérhetőek, ha az Alkalmazott törzsben beállítottuk a kedvezmény igénybevételét. A kedvezmény számítása: − Az alkalmazott törzsben megadott kedvezmény alapot törthónap (hóközi belépés ill. hóközi lejárat/kilépés) esetén a program arányosítja úgy, hogy naponta az alkalmazott törzsben megadott teljes összeg 1/30 részét számítja a kedvezmény alapjául. − A program a kedvezményes járulékalap összegére nem számol TB járulékot (24%+4,5%+0,5%), munkaadói járulékot, illetve tételes EHO-t. − Amenyiben a jövedelem meghaladja a kedvezmény alapját, a különbözetet a program a TB és a munkaadói járulék alapjaként kezeli, a Start kedvezményhez hasonlóan. SZJA Az SZJA fülön kerül levezetésre az SZJA előleg kiszámítása. A program a bruttó bér alapján az Alkalmazott törzsben megadott SZJA számítási móddal kiszámítja az adott havi SZJA előleget, majd a beállítások alapján figyelembe veszi az adójóváírást, a magánnyugdíjpénztári tagdíjkiegészítés kedvezményét és a családi kedvezményt. Az SZJA fülön kapott helyet a különadó (megjelenik a különadó alapja is, mivel a 0808-as bevallásban szükség van az adó alapjára is, ami a kerekítések miatt nem számolható vissza az adó értékéből) és a nyilatkozat alapján az adóelőleg számfejtésénél figyelembe vett adóterhet nem viselő járandóságok összege, valamint az erre eső adó számított és figyelembe vett értéke. Az adóterhet nem viselő járandóság havi összegét a program az Alkalmazott törzsben megadott érték alapján ajánlja fel, ami a számfejtés során kézzel módosítható. A különadó számítása két módon történhet. Amennyiben az éves jövedelem a havi jövedelemből számítva várhatóan meghaladja a nyugdíjjárulék fizetés felső határát, a határt meghaladó jövedelemre számított 4%-os különadó adott hónapra eső részét vonja le a program. Amennyiben egy adott hónapban nem rendszeres jövedelem juttatása miatt haladja meg a határt a jövedelem, csak az adott hónapban a nem rendszeres jövedelem azon része után számol a program különadót, amellyel meghaladja a járulékfizetési felső határt. Amennyiben az Alkalmazott törzsben bejelöltük a „Nyilatkozat alapján különadó számítása a teljes fizetésre” opciót, úgy a teljes jövedelem 4% lesz a különadó. Külön adózó jövedelmek A külön adózó jövedelmek közül az osztalékot (35, 25 ill. 10%-os), osztalékelőleget (25 ill. 10%-os) és az ingatlan bérbeadást lehet számfejteni, és kifizetni a havi bérrel együtt. Ezen az oldalon adhatjuk meg a 14%os EHO számfejtését, amit a program nem számít ki automatikusan, mivel az alapja a felső határ figyelembevétele miatt függ a megfizetett egészségbiztosítási járuléktól. A „Külön adózó jövedelmek” oldaláról kikerült a 4%-os EHO, mivel azt már 2008-tól nem szabad használni (A 0808M-ben sincs lehetőség a bevallására) Fentieken kívül külön mezőket hoztunk létre az előző években osztalékelőlegként felvett összeg osztalékká válásával kapcsolatban, amire a havi adatszolgáltatás nyomtatványok miatt volt szükség. Osztalékfizetés

58


esetén, amikor egyúttal osztalékká válik a korábban felvett és leadózott osztalékelőleg a beírt összeggel fog csökkenni a kifizetendő járandóság, ill. annak adójával az osztalékadó. Levonás/Letiltás Háromféle levonási jogcímet adhatunk meg, ebből az első kettőt rögzíthetjük az Alkalmazott törzsben. Ha az Alkalmazott törzsben százalékos levonást adtunk meg, ezt a levonás mellett jelöli a program. A százalék nem, az összeg viszont módosítható. Kifizetett bér Az alkalmazott törzsben beállítottak szerint a kifizetendő bér (nettó bér + nem adóköteles juttatás – levonások) vagy a készpénzben kifizetendő, vagy az átutalt bér mezőben jelenik meg. Ezt akár meg is bonthatjuk úgy, hogy beírjuk az egyik mezőbe az átutalandó vagy készpénzben kifizetendő bér egy részét, és a program a másik mezőbe kiszámítja a maradék bért. Ha van átutalandó bérünk, célszerű kitölteni az átutalás helyét, mert ezekről listát készít a program. A bankszámlaszámot felajánlja a program az alkalmazott törzsben megadott alapján. Ezeken kívül megtekinthető még a nem pénzben kifizetett juttatások értéke. További tudnivalók a számfejtéssel kapcsolatban Ha valamely adatokat kézzel szeretnénk módosítani, nagyon ügyeljünk arra, hogy a módosítás esetén további adatokat is újraszámol a program. Igyekeztünk az egymásból következő adatokat sorrendben szerepeltetni, ezért ha egy adatot kézzel módosítunk, az azt követő adatokat automatikusan újraszámolja a program. A „Mentés” gombbal menthetőek a felvitt béradatok, míg a „Mégsem”-mel mentés nélkül léphetünk ki. Mentéskor a program megvizsgálja, hogy az illető átlépte-e az adójóváírás, ill. a kiegészítő adójóváírás határát. Ha igen, és szerettük volna figyelembe venni, figyelmeztetést kapunk. A „Mentés+0808” gombbal lehetőségünk van a bérek mentésekor a nyomtatvány és az export fájl elkészítésére, így minden munkavállalóval csak egyszer kell a programban foglalkozni.

4.4.3. Nyomtatványok

49. ábra – ’Nyomtaványok’ képernyő


59

A kiválasztott dolgozó bérnyomtatványait tudjuk elkészíteni, illetve bizonyos nyomtatványok adatait tudjuk az ABEV programba exportálni. Egyes listáknál lehetőségünk van egyszerre kinyomtatni az összes dolgozó nyilatkozatait. A lista első részében találhatóak a leszámfejtett bérrel kapcsolatos, ill. a belépéskor és kilépéskor elkészítendő nyilatkozatok, nyomtatványok. A nyomtatványok között van olyan, melyet csak kinyomtathatunk, de van olyan is, amelyet kinyomtatás előtt kézzel módosíthatunk. A nyomtatványok listája folyamatosan változik, a már nem alkalmazható nyomtatványok kikerülnek, míg újabbakkal bővülhet a lista.

4.4.3.1. Jövedelemigazolás az egészségbiztosítási ellátás megállapításához A nyomtatványok között megtalálható a Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátás megállapításához című nyomtatvány is. A nyomtatvány különlegessége, hogy előző évi adatot is tartalmaz(hat). Amennyiben a programban megtalálható az adott cég előző könyvelési éve, megkeresi a bérszámfejtésben az adott alkalmazottat a TAJ-száma alapján, és ha volt az előző évben számfejtve bér, feltölti vele a nyomtatványt a program. Figyelem! Ezt a nyomtatványt az OEP kizárólag az általa forgalmazott sorszámozott nyomtatványon fogadta el, de ezzel kapcsolatban a közelmúltban született egy munkaügyi bírósági végzés, amely elmarasztalta ezért az OEP-et. Ennek ellenére előfordulhat, hogy továbbra is a saját nyomtatványukon fogják kérni.

4.4.3.2. Munkáltatói igazolás A munkáltatói igazolással kapcsolatban az alábbiakat kell tudni: − Az ügyfél és az Alkalmazott törzs alapján a program feltölti az adatokat. − A munkaviszony adatait a FEOR és a Munkakör alapján tölti ki a program. − Ha nincs kitöltve a kilépés dátuma, a munkaszerződés típusához a „határozatlan idejű”, ha ki van töltve „határozott idejű, … dátumig tart” szövegrész kerül, ami kinyomtatás előtt módosítható. − Az Alkalmazott törzsből a program kitölti a besorolási bért. − A leszámfejtett bérek alapján a program kitölti az utolsó 3 havi nettó kifizetést. Figyelem! Az előző évekre egyelőre nem tud visszanyúlni a program, tehát ha január van csak leszámfejtve, az előző évi decemberi és novemberi béreket kézzel kell beírni a nyomtatványba. − A munkabér kifizetésének a módja készpénz vagy átutalás az Alkalmazott törzs adatai alapján. − Ha az Alkalmazott törzsben rögzítve lett levonás/letiltás, annak mértékét a program szerepelteti a nyomtatványon, ha nem, a „A munkavállaló nettó bérét nem terheli levonás/letiltás” szöveg kerül a nyomtatványra. − Az igazolás célja mezőbe alapesetben a „Az igazolást a munkavállaló kérésére állítottuk ki.” Felirat szerepel. − A feltöltött adatok mindegyike módosítható kinyomtatás előtt, továbbá rendelkezésre áll egy megjegyzés mező.

4.4.3.3. Igazolás a munkavállaló állományba vételéről A nyomtatvány használatával kapcsolatban felhívjuk a figyelmet, hogy egyes vélemények szerint ez a nyomtatvány csak szigorú számadás alá vont sorszámozott nyomtatványon adható ki.

60


4.4.3.4. 07M30 A bérnyomtatványok között megjelent a 07M30-as nyomtatvány, mely a többi nyomtatványhoz hasonlóan működik. A nyomtatványba belépve a program kitölti a mezőket a törzsadatoknak ill. a leszámfejtett béreknek megfelelően, melyeket kézzel módosíthatunk. A „Feltölt” gomb segítségével a kézzel módosított adatokat visszaállíthatjuk a leszámfejtett bérek alapján kitöltött adatokra. A „Nyomtatás” gombbal kerül külön-külön kinyomtatásra a 07M30-as nyomtatvány első ill. második oldala. A dolgozónak ez a nyomtatvány is kiadható, mivel csak tartalmilag kell megegyezni a hivatalos nyomtatvánnyal, nem feltétlenül szükséges az ABEV-be exportálni és azzal kinyomtatni. Ennek ellenére az „Exportálás ABEVbe” gombbal a nyomtatvány adatai exportálhatóak az ABEV számára. Erre akkor lehet szükség, ha szeretnénk az M30-as nyomtatványhoz különböző nyilatkozatokat is egyúttal kinyomtatni, amire a munkavállalónak szüksége lehet. Ilyen pl. a lakáscélú hitel kedvezménye, stb. Exportáláskor meg kell adni egy könyvtárat, ahová az exportfájlok kerülnek, valamint a fájlnevet, ha a program által felajánlott nem felelne meg. Exportálás után a program felajánlja, hogy a nyomtatványt azonnal betölthessük az ABEV programba.

50. ábra – 07M30 nyomtatvány


61

További tudnivalók a nyomtatvány adataival kapcsolatban: − Amennyiben az adott munkavállalónál bejelöltük az alkalmazott törzsben a „Társas vállalkozás tagja/Egyéni vállalkozó” opciót, az illető jövedelme a nyomtatvány 5. sorában fog megjelenni, minden más esetben az 1. sorban. − Amennyiben a társas vállalkozás tagjának osztalék lett kifizetve, és az előző években kifizetett osztalékelőleg is figyelembe lett véve, a kinyomtatás előtt feltétlenül ellenőrizzék a bevallás 58, 59, 167 és 168. sorait, különös tekintettel akkor, ha nem a teljes kifizetett osztalékelőleg vált végül osztalékká. − A program feltölti a különadó-előleg adatait negyedéves bontásban, de az előző fejezetben ismertetett nyomtatványhoz hasonlóan az előző munkahelyen levont különadó-előleg adataival módosítani kell. − A 1.5.1 fejezetben ismertetett nyomtatvány (igazolás a különadó-előlegről) az ABEV-ben a 07M30 részét képezi, exportálás esetén ez is kitöltésre kerül a 07M30 671-674 sorok a. oszlopának értékeivel. Az adó összege eltérhet pár forinttal, mivel a 671-674 sorok b. oszlopába a havonta számított és kerekített adatok kerülnek összesítésre, míg az igazolásban az ABEV számolja ki az adó értékét.

4.4.3.5. Igazolás a 2007. adóévben levont különadó-előleg összegéről A december 21-én, az AEÉ 13-14. számában közzétett 8015/2007. APEH tájékoztatóban a 2007-es 07M30as nyomtatvány mellett megjelent egy új nyomtatvány, az „Igazolás a 2007. adóévben levont különadóelőleg összegéről”. Ebben negyed éves bontásban kell igazolni a magánszemélytől levont különadó-előlegek összegét. Erre nyilvánvalóan azért volt szükség, mert a kilépéskor kiállítandó „Adatlap” nyomtatványról ez az adat lemaradt, viszont a 07M30-ban szerepeltetni kell, mint hozott adatot is. (A számfejtéshez nem volt szükség az előző munkahelyen levont különadó előleg összegére.) Az igazolás kiadásának módjáról elég szűkszavú a tájékoztató: 4.1.9 A különadó-előleg levonása esetén a magánszemély részére kiadott igazolás (2. számú melléklet) Az igazolást, az államháztartás egyensúlyát javító különadóról és járadékról szóló 2006. évi LIX. törvény 2. § (5) bekezdésében leírtak alapján kell kiállítani. Amennyiben összesített igazolást állít ki a kifizető, úgy az igazolásnak negyedéves bontásban kell tartalmaznia az adott negyedévben a különadó-előleg alapját és az adott negyedévben levont különadó-előleg összegét.

A program a nyomtatvány adatait feltölti a leszámfejtett bérek alapján. Ez a nyomtatvány az ABEV-ben a 07M30 részét képezi (3. oldal), így a 07M30 exportálásával is kiadható.

4.4.3.6. 0858 A bérnyomtatványok között jelenik meg a 2008-es egyéni vállalkozókra vonatkozó havi bevallás exportálásának lehetősége, melynek működése megegyezik a 0758 nyomtatvány működésével. A cégautó EHO-ja (és csak ez) szerepeltethető a 0858-as bevalláson és a 0808A bevalláson is. Amennyiben számfejtettünk cégautó adót, a program az exportálás során rákérdez, hogy szeretnénk-e átadni a cégautó EHO-ját a 0858-as bevallásba.

4.4.3.7. 08T1041 A program segíti a 08T1041-es nyomtatvány kitöltését. Először a program a többi exportálható nyomtatványhoz hasonlóan kéri a fájlnevet és az útvonalat, majd meg lehet adni, mely személyeket

62


szeretnénk jelenteni. A nyomtatványt nem tudja 100%-osan kitölteni a program, kitölti a címlapot és a pótlapon az alábbi adatokat a megjelölt személyek esetén: − Adatbejelentés jellege mindig „U”, szükség esetén javítandó. − A biztosított személyi adatait, de az adóazonosító jel képzése esetén szükséges adatokat nem. A neveket megpróbálja „szétdarabolni” a vezeték és keresztneveknek megfelelően, szükség esetén módosítandó. A születés helye mindig „Magyarország”, ez is módosítandó, ha szükséges. − A jogviszony adatainál a „B” oszlopba a program beírja a belépés ill. kilépés dátumát, a heti óraszámot, FEOR-t, magánnyugdíjpénztár kódját ha van, és a jogviszony kódjához egyenlőre minden esetben 1101-et (szükség esetén módosítható). Jelenleg ezeket az adatokat tudjuk átadni, reméljük ez is gyorsítani fogja a kitöltést.

4.5. Bérlisták A képernyőn megjelenő táblázatban csak a fontosabb adatok szerepelnek, viszont a kijelölt sor részadatai a „Részletek” gomb megnyomásával teljes mélységükben megtekinthetőek. A „Kijelöl” és a „Töröl” gombok segítségével a táblázat teljes tartalmát kijelölhetjük nyomtatásra, ill. törölhetjük a kijelölést. A bérlistára és a bérjegyzékre lehetőségünk van egy maximum 250 karakter hosszúságú megjegyzést rányomtatni. A bérlista esetén a fejlécben, a „BÉRLISTA” felirat alatt, míg a bérjegyzéken pedig a lap alján jelenik meg a beírt megjegyzés. A megjegyzés nyomtatását a jelölőnégyzettel tudjuk engedélyezni. A beírt megjegyzést megjegyzi a program. A „Bérlista nyomtatása” gombbal nyomtathatjuk ki a bérlistát, a végén részletes összesítővel. A „Bértikett nyomtatás” a bérlista részletességével nyomtatja az adatokat úgy, hogy egy lapra mindössze egy dolgozó béradata kerül. A lista végén nem készül összesítő, és ekkor is csak a kijelölt dolgozók jegyzékei kerülnek nyomtatásra. A bérlistát, bérkartont, bérjegyzéket kiegészítettük a korkedvezmény-biztosítási járulékkal (csak akkor jelenik meg, ha volt ilyen számfejtve).

4.6. Étkezési utalvány lista A nem pénzbeli juttatások átvételéhez nyújt segítséget a lista. Jellemzően étkezési utalványokra használható, innen az elnevezés. A megjelenő ablakban ki kell választani a hónapot, majd meg kell adni egy jogcímkódot (csak nem pénzbeli nem adóköteles juttatás kódja adható meg). A lista megjelenik a táblázatban, kinyomtatva a nevet, az értéket és az aláírás helyét tartalmazza. Nyomtatás előtt a lista fejléce megadható az erre szolgáló mezőben, alaphelyzetben a jogcím megnevezését ajánlja fel a program.

4.7. Átutalás lista A kiválasztott hónap átutalásait tudjuk listaszerűen megjeleníteni és kinyomtatni. A listában nem csak a munkabér átutalások és bankszámlaszámok jelennek meg, hanem a levonások és letiltások is. Ekkor megjelenik a kedvezményezett neve, valamint bankszámlaszáma vagy postacíme.

4.8. Bérfeladás (Havi béradatok automatikus könyvelése) A programmal számfejtett béradatok automatikus könyvelését végezhetjük el. Válasszuk ki a kívánt hónapot, majd a könyvelés napját (a program automatikusan a kiválasztott hónap utolsó napját ajánlja fel). Minden tételnél külön-külön beállítható, hogy lekönyvelje-e a program, vagy sem. A főkönyvi számok első használatkor üresek, de az első bérfeladás után megjegyzi azokat a program, és a következő bérfeladásnál már felajánlja őket. (Ha egy másik könyvelésből átvesszük a „Könyvelés beállításait”, a bérfeladás főkönyvi számai is „átmásolódnak”.)


63

A képernyő tetején található listából kiválasztható a nevük előtt található jelölőnégyzet segítségével, hogy mely dolgozók bérét szeretnénk lekönyvelni. Lehetőség van munkaszámot is megadni a feladáskor. Ha az egyes emberek béreit különböző munkaszámokra szeretnénk könyvelni, akkor a nevek előtti pipákkal képezhetünk különböző csoportokat, akiknek különböző munkaszámokra ill. főkönyvi számokra adhatjuk fel a bérét. A „Könyvelés” gombot megnyomva a program elvégzi a könyvelést: a vegyes naplóban helyezi el az adatokat. Ha már történt az adott hónapra bérfeladás, a program figyelmeztet erre. A „Kilépés” gombbal könyvelés nélkül tudunk kilépni a menüpontból, de ebben az esetben nem menti el a program a főkönyvi számokban történt esetleges változásokat. A menüpont nem érhető el, ha le van zárva a könyvelési év.

51. ábra – A ’Bérfeladás’ képernyő

4.9. Nyugdíjpénztár törzs kezelése

52. ábra – A ’Magánnyugdíjpénztár törzs kezelése’ képernyő

64


A nyugdíjpénztárak adatainak karbantartására szolgál, a kezelése megegyezik a többi törzsadat kezelésével. A törzset feltöltöttük a PSZAF honlapján található adatokkal, és folyamatosan frissítjük, de ennek ellenére kérünk mindenkit az adatok ellenőrzésére! A törzs az alábbi adatokat tartalmazza: a nyugdíjpénztár neve, kódja, címe, bankszámlaszáma. Az adatok kezelése (új tétel, módosítás, törlés) a többi törzsadat kezeléséhez hasonlóan működik.

4.10. Magánnyugdíjpénztári befizetések listája

53. ábra – A ’Nyugdíjpénztári befizetések’ képernyő

A „Magánnyugdíjpénztári befizetések” menüpont listaszerűen megjeleníti, majd a nyomtatásban összesíti az egyes alkalmazottak nyugdíjjárulékait pénztáranként. Külön nyomtatható ki a magán- ill. az önkéntes nyugdíjjárulék listája. A feladás egyelőre automatikusan nem történik meg, de a kinyomtatott lista segítséget nyújt a nyugdíjpénztári befizetések bonyolításához és könyveléséhez.

4.11. Bérösszesítő nyomtatása Ebben a menüpontban a fizetendő bérekről és járulékairól kapunk összesítőt adott időszakra, vagy havi bontásban. Azok a sorok nem jelennek meg a táblázatban, melyekben a megadott intervallumban az összeg nulla. A havi bontásban megjelenített bérösszesítőnél a következő opciókat választhatjuk: − Cégautó adatok feltüntetése: cégautóval kapcsolatos járulékok megjelenítése. − Cégtelefon adatok feltüntetése: cégtelefonnal kapcsolatos járulékok megjelenítése. − Adatok ezer forintra kerekítése: Ebben az esetben göngyölítéses kerekítést végez a program (figyelembe veszi az előző hónap kerekítéséből származó maradékot a következő hónap kerekítésénél). − Csak a fizetendő összesen sorok megjelenítése: Ha bepipáljuk ezt az opciót, akkor csak azok a bankszámlaszámot is tartalmazó sorok maradnak a listában, amelyek a ténylegesen fizetendő összeget tartalmazzák. Pl. az SZJA összesen sor marad csak, a részletezései nem. Viszont a magánnyugdíjpénztári tagdíjnál csak a részsorok maradnak az összesen nem. A magánnyugdíjpénztári tagdíj sorokban a program beleszámítja mind a munkáltatói, mind a munkavállalói tagdíj kiegészítést is, a különálló tagdíj kiegészítés sorok viszont megszűnnek. Ez a lehetőség egyenlőre csak a havi bontásban elérhető, mivel itt kerekíthetőek az adatok. A nyomtatási formátumok listájánál kiválasztható a bankszámlaszámok nélküli lista, ami a keskenyebb sorok miatt kevesebb papírra fér ki.


65

54. ábra – A ’Bérösszesítő havi bontásban’ képernyő

4.12. Alkalmazotti státuszok

55. ábra – ’Alkalmazotti státuszok beállításai’ képernyő

Az „Alkalmazotti státuszok” menüpont segítségével rögzíthetünk a bérszámfejtésre vonatkozó beállításokat, státuszokat. Alaphelyzetben is tartalmaz néhány beállítást, de ez testreszabható, bővíthető, a többi törzsadat kezeléshez hasonlóan. Először egy két betűből álló kódot kell adni, majd egy megnevezést hozzá. Ezek után hozzárendelhetjük, hogy mely értékeket kell elszámolnia az adott típusú munkavállalónak: - Munkavállalói járulék, munkaadói járulék - Nyugdíjjárulék - Egészségbiztosítási járulék

66

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv -

Adójóváírás (itt nem konkrétan a beállítást lehet rögzíteni, hanem a beállítás lehetőségét az alkalmazott törzsben, hiszen nem mindenkinek jár, akinek adható) - Szakképzési hozzájárulás (Figyelem! Ezt nem tételesen számfejti a program, hanem csak a bérösszesítőn és a bérfeladásban szerepelteti az összeget.) - Korkedvezmény-biztosítási járulék - TB Járulék ill. Baleseti járulék (ezek egyszerre nem adhatóak meg, ez utóbbi 2007-től megszűnt) - Egészségügyi szolgáltatási járulék - Tételes ill. százalékos EHO (ezek egyszerre nem adhatóak meg) - Levonandó (társas vállalkozás tagjának), ill. költségként elszámolható (egyéni vállalkozóknak) vállalkozói járulék. Egyszerre csak az egyiket lehet bejelölni. A normál alkalmazott kódja az „NA”, ami nem törölhető a törzsből, ez az alapértelmezett érték az új munkavállalóknál. Az Alkalmazotti státuszok beállításainál a jövőben beállítható a korkedvezmény-biztosítási járulék is, ebből következik, hogy azoknak a munkavállalóknak külön státuszt kell létrehozni, akik után ezt a járulékot meg kell fizetni.

4.13. Jogcímek Ahhoz, hogy a különböző jogcímeken kapott járandóságokat és levonásokat rögzíthessük (és utána lekérdezhessük), szükség volt egy jogcím törzsre. A jogcím törzs kezelése megegyezik az összes többi törzsadat kezelésével (felvitel, módosítás, törlés stb.). A jogcím egy kettő karakterből (nagybetűből vagy számból) álló kód, melyhez megadható a megnevezés, valamint hogy milyen típusú kifizetéshez tartozik (számfejtéskor csak a típusnak megfelelő választható ki). Típusok: rendszeres jövedelem, nem rendszeres jövedelem, nem adóköteles pénzbeli juttatás, nem adóköteles nem pénzbeli juttatás, levonás/letiltás.

4.14. Bér adatszolgáltatás almenü Ebben az almenüben az évek során folyamatosan változó és cserélődő menüpontok kerülnek, az aktuális bevallások elkészítésének megfelelően.

4.14.1. NYENYI Ezzel a menüponttal a TB-től kapott NYENYI programba átemelhetőek az adatok. A program a kijelölt alkalmazottak adatait exportálja egy TXT fájlba, melynek a neve az aktuális ügyfél adószámának az első 8 számjegye lesz. Az exportálás történhet floppyra és egy megadott könyvtárba (a K30-hoz hasonlóan), de ügyeljünk arra, hogy a NYENYI program kizárólag floppyról, vagy a saját könyvtárába bemásolt TXT fájlokból tud dolgozni. Természetesen az importált adatokat esetenként itt is módosítani kell. Az ezzel kapcsolatos tudnivalók: − Csak abba a NYENYI programba tudjuk importálni az adatokat, amit kifejezetten az adott ügyfél részére adtak ki (tehát minden ügyfelet csak a saját, személyre szabott NYENYI programjába). Ellenkező esetben „Nincs ilyen adószámú foglalkoztató…” hibaüzenetet kapunk az importálás során. − A program a következő adatokat adja át a NYENYI programnak: A tárgyév adatait A foglalkoztató adatait (név, adószám) FIGYELEM! Ha a NYENYI programba beírták a TB törzsszámot, nekünk is meg kell adnunk azt. Kizárólag a régi. 7 számjegyű törzsszámot kell átadni, az újakat nem. Ha nem sikerül az importálás, és a NYENYI program a törzsszám


67

hibájára utal, ellenőrizzük a NYENYI programban a foglalkoztató adatainál (Adatfelvitel Î Foglalkoztatók Î F7-Módosítás) a TB törzsszámot. A biztosított adatai (TAJ, név, születéskori név (ha az alkalmazott törzsben ez üres, akkor a nevet írja ide is), anyja neve, születési hely és idő, biztosított neme, állampolgársága (ha „magyar”, beírja, hogy „HUN”, ha nem magyar, üresen hagyja, a NYENYI programban kell módosítani). Jogviszony: y minden esetben csak egy jogviszonyt tud átvinni a program, ha adott évben több volt, azt kézzel kell rögzíteni a NYENYI programban y a program az alkalmazott törzsben megadott alkalmazás minősége alapján adja át az adatokat. A 41-es megbízási jogviszonyosnál ill. a társas vállalkozás tagjánál nem adunk át munkaidőadatot, így elvileg hibátlan lesz az exportálás y a 46-os tanulószerződéses munkavállalót is helyesen adja át a program (nem ad át munkaidő adatot) y FEOR-t nem szabad kitölteni sem a tanulószerződéses, sem a megbízási díjas esetében Biztosítási idő, jövedelem, járulékadatok y A biztosításban töltött idő első ill. utolsó napja (belépés dátuma, vagy január 1, ill. kilépés dátuma, vagy december 31) y Arányos szolgálati idő naptári napjainak száma (kiszámolja az arányos szolgálati időt, ha kevesebb, mint a naptári napok száma, figyelmeztet a havi bevallásokhoz hasonlóan) y Járulék alapok és levont járulékok. Munkaidő adatok: Teljes, ha a heti óraszám nagyobb, mint 35, egyébként rész, heti óraszám, mettől-meddig (a biztosításban eltöltött idő dátumait írja ide is). Munkakör: mettől-meddig (a biztosításban eltöltött idő dátumait írja ide is), FEOR, munkakör megnevezése. Gyakori kérdés, hogy exportáláskor mit jelent a „Hiányzik az első nap” hibaüzenet. Valóban nem egyértelmű, jelentése: az Alkalmazott törzsben nem lett kitöltve a magánnyugdíjpénztárba történt belépés dátuma (nyugdíjpénztár fül). Frissítettük a 2007-ben ill. 2008-ban használatos jogviszonykódokat, szükség esetén módosítani kell az Alkalmazott törzsben (nyugdíjpénztár fül). Nyugdíjas munkavállalónak az adatait amennyiben 2007 folyamán ment nyugdíjba, a 2007-es NYENYI-ben két soron kell feltüntetni. Ezeknek az embereknek a második sort kézzel kell kitölteni az importálást után, valamint azt is ki kell tölteni, hogy mettől-meddig volt nyugdíjas (szintén a NYENYI programban. Ha az alkalmazott törzsben bejelöljük a társas vállalkozás tagja opciót, akkor csak abban az esetben lesz jó az exportálás, ha az alkalmazott törzsben nem töltjük ki a FEOR-t. Viszont az átadott adatokat a NYENYI programban továbbra is ki kell egészíteni a TEÁOR-ral egyéni vállalkozók esetében, ugyanis annak ellenére nem tudjuk átadni, hogy az Ügyfél törzsben megadható. Ennek az oka, hogy minden esetben a TEÁOR szöveges megnevezésével együtt várja a NYENYI program az adatot, a szöveges megnevezés viszont nincs tárolva a könyvelőprogramban.

4.14.2. 0808A, 0808M, A törvény által meghatározott adózói körnek 2007 januártól havonta adatot kell szolgáltatni személyenként a munkavállalók béreiről és járulékairól. Ehhez jelenleg úgy nyújt segítséget a program, hogy az elkészített nyomtatványokat exportálni lehet az ABEV programba, amellyel elkészíthető és beadható a bevallás. A 0808M-es nyomtatványok nagy részben már a programban elkészíthetőek és tárolhatóak. Ez kétféleképpen érhető el: egyrészt erre a célra létrehoztunk egy új menüpontot az Alkalmazottak Î Bér adatszolgáltatás

68


almenüben, másrészt lehetőségünk van a számfejtés során a bérek mentésekor a nyomtatvány és az export fájl elkészítésére, így minden munkavállalóval csak egyszer kell a programban foglalkozni. Az ablak bal oldalán található az alkalmazottak névsora, mellette az elkészült 0808M-es nyomtatványok listája. Először állítsuk be, hogy melyik hónap nyomtatványaival szeretnénk foglalkozni, majd a listában válasszunk ki egy munkavállalót. Ha az illetőnek van már elkészült, mentett nyomtatványa (pl. a számfejtés során a Mentés+0808 gombbal elkészítettük), azt a program vastagabb betűvel kiemeli a nyomtatványok táblázatában. Ebben az esetben a lista alatti gomb felirata: „Adatok módosítása”, ha megnyomjuk, az elmentett űrlapot betölti a program további módosításra. Ekkor aktív lesz továbbá a „Törlés” gomb, amivel a kiválasztott alkalmazott nyomtatványát (figyelem, nem a táblázatban kiválasztottat!) törölhetjük a listából. Ha a kiválasztott alkalmazottnak még nem készítettünk nyomtatványt, a „Törlés” gomb inaktív, valamint az „Adatok módosítása” felirat „Adatok rögzítésére” változik. Ebben az esetben ezzel a gombbal készíthetjük el a nyomtatványt. Ebben az ablakban kapott helyet az összesítő nyomtatvány (0808A) exportálására szolgáló gomb: „0808A exportálása ABEV-be”. (Ezzel kapcsolatban ellenőrizze az Ügyfél törzsben a törzsadatokat, különös tekintettel a címekre!) A 0808A exportálása során az import fájlba kerülnek a főoldalon szereplő törzsadatok és az időszak, valamint a 0708-01-02-es oldalon szereplő cégautó adó és a cégtelefon járulékai. A többi adatot az ABEV program fogja összesíteni a lementett 0808M-es nyomtatványokból, bővebb információ az ABEV leírásában és a kitöltési útmutatóban. A felajánlott fájlnév formátuma: ügyfél törzsben megadott azonosító, a nyomtatvány és a hónap neve, pl. MINT_0808A_január.imp A képernyőn található „Csoportos exportálás” gomb megnyomásakor a program egyszerre exportálja a mentett 0808M-es és a 0808A-s nyomtatványokat a megadott könyvtárba. Ebben az esetben nincs lehetőség a fájlnevek megváltoztatására, csak az import állományok könyvtárát lehet megadni. Exportálás után a program felajánlja, hogy szeretnénk-e automatikusan betölteni az ABEV programba a fájlokat. Ha ezt választjuk, a képernyőn látható, ahogy az ABEV betölti a nyomtatványokat, melyek a mentett nyomtatványok közé kerülnek. Az importálás végén kapunk egy összesítőt a beimportált nyomtatványokról és az esetlegesen felmerült hibákról. Az automatikus importálást csak akkor ajánlja fel a program, ha az ABEV programot megtalálta a Beállítások menüpontban megadott könyvtárban. A beállítás az ABEV program alapértelmezett helyét tartalmazza, csak akkor kell módosítani, ha az ABEV programot ettől eltérő helyre telepítették (pl. hálózatra).

4.14.2.1. 0808M A kiválasztott magánszemély adott havi béradatainak a 0808M nyomtatványba történő exportálása két lépcsőben történik. A nyomtatvány adatai korlátozottan már a programban is módosíthatóak és elmenthetőek, és ezek az elmentett adatok exportálhatóak az ABEV-be. Természetesen szükség esetén ott további módosításokat lehet végrehajtani. A 0808M képernyő elindításakor, ha a kiválasztott munkavállalónak az adott hónapban volt elmentett nyomtatványa, betölti a program, ha még nem volt, az üres nyomtatványt feltölti a leszámfejtett bérrel (automatikusan lefut a „Feltölt” funkció). Ha a bérszámfejtés képernyőből indítjuk el a 0808M képernyőt, és már volt lementett nyomtatvány, a program figyelmeztet erre, és nem írja felül a lementett nyomtatványt az aktuális adatokkal: ha frissíteni szeretnénk a nyomtatvány adatait, a „Feltölt” gombra kell kattintani. A „Feltölt” gomb mellett találjuk az „Exportálás” és a „Kilépés” gombokat. Az exportálással tudjuk az import fájlt előállítani az ABEV számára, melynek a nevét az alábbiak szerint ajánlja fel a program: könyvelési azonosító+0808M+munkavállaló neve+adóazonosító+hónap. Pl.: MINT_0808M_GIPSZ JAKAB_1234567890_ÁPRILIS.IMP A „Kilépés” gombot megnyomva a program megkérdezi, hogy elmentse-e az űrlap aktuális adatait. Figyelem! Exportálás előtt a program mindenképpen elmenti az űrlapot! A menüpont nem tartalmaz „Nyomtatás” gombot, a nyomtatvány az ABEV programból nyomtatható, ha feltétlenül szükséges. A program az alábbi adatokat tudja kitölteni a nyomtatványból:


69

Címlap − A címlapon az állampolgársághoz 2008-tól az Alkalmazott törzsben megadott három betűs azonosítót adja át a program, az időszakhoz az adott hónap kerül beírásra (pl.: 2008.01.012008.01.31). A többi adat az ügyfél és az alkalmazott törzsnek megfelelően kerül átadásra. 0808-04 − A 04-es oldalon a program csak a 381-es ill. a 385-ös sorba ír adatot, attól függően, hogy bér- ill. tagi jövedelme volt-e az illetőnek (az alkalmazott törzsben be van-e pipálva a társas vállalkozás tagja opció). − A 41-es alkalmazás minőséggel felvitt megbízási díjas munkavállaló jövedelmét szintén a 385-ös sorba hozza a program. 0808-05 − A 417-es és a 418-as sorokba beírja a levont SZJA összegét. − A program feltünteti a bevallásban a levont különadó előleg összegét. Erre vonatkozóan 3 sort találunk, melyekbe a következő szabályok szerint írja be az adó összegét a program: a 419-es sorba kerül a különadó alapja és összege, ha az illető rendszeres jövedelmének nagysága miatt kellett levonni a különadót. Amennyiben volt az illetőnek az adott hónapban nem rendszeres jövedelme, és ezért kellett vonni a különadót, a 420-as sorban fog szerepelni az adat. Ha az alkalmazott törzsben be lett pipálva, hogy a munkavállaló nyilatkozata alapján a teljes jövedelméből vonjuk a különadót, akkor az összeg a 421-es sorba fog kerülni. Előfordulhat olyan eset, hogy több sorban megosztva kellene feltüntetni a különadót, de ezt a program nem teszi meg, szükség esetén kézzel kell megosztani. − A különadózó jövedelmekhez beírja az esetleges számfejtett osztalékot ill. ingatlan bérbeadásából származó jövedelmet, valamint annak az adóját. Amennyiben számfejtettünk osztalékká vált előző évben kifizetett osztalékelőleget, annak összegével csökkenti a program az osztalék sorok „e” oszlopában lévő levont adók összegét (sorrendben 10, majd 25, végül a 35%-kal adózó osztalékot). Ebben az esetben feltétlenül ellenőrizzük a felosztást! 0808-06 − A 06-os oldalon a 441-es sorban feltünteti a program a kilépés dátumát, amennyiben az adott hónapban történt. Ezen az oldalon kitöltésre kerül az osztalékelőleg, valamint az adójóváírás. Ez utóbbi társas vállalkozás tagja esetében nem kerül kitöltésre, egyéb esetben megjelöli az aktuális hónapot a 459-es sorban. 0808-07 − Amennyiben volt fizetendő százalékos egészségügyi hozzájárulás (11, vagy 14 százalékos) ezen az oldalon jelenik meg. Az oldalon szereplő többi adatot nem kezeli a program. 0808-09 − Az oldal fejlécébe a program beírja az „alkalmazás minőségét”, a következő formátumban. Az első mezőbe a nyugdíjas státusz kerül („0”, ha nem nyugdíjasról, „1-6”, ha nyugdíjasról van szó) A második mezőben az alkalmazás minősége (mindkettő az Alkalmazott törzsben megadott adatok alapján), ezt követi a belépés dátuma az előírt formátumban (pl. 2007.05.21 Î „070521”), végül a „001”-es sorszám kerül kitöltésre. Az alkalmazás minőségének utolsó kódkockáját akkor kell kitölteni, ha valaki részmunkaidősből teljes munkaidőssé vált, vagy fordítva. Ebben az esetben ez a mező kézzel töltendő ki (T/R érték). A korábbi nyomtatványoktól eltérően, ha a munkavállalónak volt igénybevett Start kedvezménye, azt itt nem kell jelölni. További változás, hogy ha a startkártyás alkalmazott a megengedett felső határnál többet keresett, nem kell megosztani a jövedelmét két oldalra a lapszám növelésével (kitöltési útmutató 83-84. oldal). Arra viszont nem tér ki az útmutató, hogy mi a teendő, ha az adott hónapban lejár az illető start-kártyája: ebben az esetben meg kell-e osztani az adatokat a lapszám növelésével. (Egyelőre megoszlanak a vélemények, mivel egyesek szerint nem kezdődik új jogviszony a start-kártya lejártával, hiszen a 08T1041-en sem kell jelenteni, mások szerint viszont meg kell, mivel tavaly is meg kellett. Fentiek tisztázódása esetén elképzelhető változás a programban.) Ha meg kell osztani, akkor egyelőre a 0708-hoz hasonlóan

70


ehhez az ABEV-ben a 08-as lapon két jogviszonyt kell felvenni, és az adatokat kézzel kell kitölteni, megosztani. − A jogviszonyra vonatkozó adatokat az alábbiak szerint adja át a program: A FEOR-t és a heti munkaórák számát beírja az alkalmazott törzsben megadottak szerint. Ez utóbbit amennyiben a heti órák száma kisebb, mint 36, a 523-as sorban (részmunkaidős foglalkoztatás), ha minimum 36 óra, akkor a 534-es, teljes munkaidős sorba. A 0708-as bevallásban a társas vállalkozás tagja esetében a munkaidőadatot nem volt szabad kitölteni, erre utal most is a kitöltési útmutató, így ebben az esetben most sem töltjük ki a munkaidő adatot. Viszont ha nem töltjük ki, és tételes EHO-t számfejtünk, hibát jelez az ABEV (akkor is, ha a kitöltési útmutató szerint a megjegyzés mezőbe beírjuk, miért nem töltöttük ki a munkaidőadatot). Ebben a tekintetben ABEV javítás várható. Amennyiben magánnyugdíjpénztári tag az illető, beírja az időintervallumokhoz a teljes hónapot, kivéve, ha ebben az intervallumban történt a belépés vagy a kilépés, akkor azt figyelembe veszi a program. A „Biztosítás szüneteltetése vagy munkabérrel ellátatlanság” sorba a program beírja az adott hónapban történt táppénzes, igazolatlan távollétes vagy fizetés nélküli szabadságos intervallumot az alkalmazott törzsben megadott kóddal. Decemberben vagy a kilépés hónapjában az „Arányos szolgálati idő napjainak számát” a program kiszámolja, de azt minden esetben ellenőrizni szükséges! Nem kell kitölteni a mezőt, ha a naptári napok száma megegyezik az arányos szolgálati idővel (tehát ha nem kell arányosítani a napokat). 0808-10 − A jogviszonyra vonatkozó járulékadatokat adja át a program. 0808-13 − Amennyiben nem vettünk igénybe Start kedvezményt, ez az oldal üresen marad. Ha igen, az oldal fejlécébe a program beírja az „alkalmazás minőségét”, a Start kedvezményes járulék alapját, és az abból kiszámított járulékokat. − A tartósan álláskereső személy foglalkoztatása esetén igénybevett kedvezményeket ezen az oldalon tünteti fel a program. TÖBBI OLDAL − A program nem kezeli a nyomtatvány többi oldalát. Amennyiben ezekben is kell adatot szerepeltetni, azt az ABEV programban kell beírni.

4.14.2.2. Alkalmi munkavállalók Az alakalmi munkavállalókat le kell jelenteni a 0808M nyomtatványon. Az alkalmi munkavállalók „jövedelmét” továbbra sem lehet számfejteni. Azt javasoljuk, hogy vigyék fel az illetőt az alkalmazott törzsbe, és nem szükséges kitölteni csak az azonosító adatokat. Így számfejtés nélkül is készíthetünk 0808M nyomtatványt az illetőről, amiben közvetlenül megadhatjuk a 0808-14 lapon a ledolgozott napokat és a közteherjegyek összegét, így ez a 0808M nyomtatvány is átkerül a csoportos exportálással. Ha az illetőnek beállítottuk a 96-os alkalmazás minősége kódot az alkalmazott törzsben, akkor a program a 0808M elkészítésekor kitölti az alkalmazás minőségét a 0808-14 oldalon, de nem tölti ki a 0808-09 ill. 0808-10 oldalak fejlécét, így a nyomtatvány egyszerűbben elkészíthető.

4.14.2.3. 0808 ŐSTERMELŐKNEK A program képes a lekönyvelt felvásárlási jegyekből összeállítani az őstermelőkről beküldendő 0808M bevallásokat. A program a bevallás elkészítéséhez a kompenzációs felárral rögzített könyvelési tételek alapján állítja össze a bevallást, de csak azokat a tételeket szerepelteti a bevallásban, amelyekhez meg lett


71

adva a partnerkód. Ennek oka, hogy a partner törzsben kell megadni az őstermelő 0808M bevallásokhoz szükséges adatait. A legfontosabb eltérés a 0808 menüponttal szemben, hogy ezek a 0808M adatlapok a programban nem kerülnek mentésre, valamint a 0808M nyomtatványnak csak az őstermelők esetében kitöltendő mezőket tartalmazza. 0808A nyomtatványt ez a menüpont nem készít, csak 0808M nyomtatványokat, mivel az összesített adatok egyébként is csak az ABEV-ben történő összerendeléskor kerülnek kitöltésre. Válasszuk ki a kívánt hónapot, majd kattintsunk a „Feltölt” gombra. Amennyiben már volt feltöltött táblázatunk, a hónap átállításakor törlődnek belőle az adatok. A program a „Feltölt” gomb megnyomásakor a könyvelés alapján összesíti az adatokat az alábbi szabályok szerint: − A kettős könyvviteli program az adott időszakban összegyűjti a könyvelési tételekből azokat, amelyeknél 7%-os ill. 12%-os kompenzációs felárat alkalmaztunk, és kitöltöttük a partnerkódot is (a vevő/szállító naplóban minden tétel ilyen, tehát ez a kitétel csak a pénztár/bank ill. vegyes naplóra vonatkozik). A pénztár/bank napló esetében értelemszerűen az egyetlen megadható dátum szerint, míg a vevő/szállító naplóból a teljesítés dátuma alapján. Mivel a gyakorlatban a felvásárlás készpénzben történik, ennek különösebb jelentősége nincs. − A pénztárkönyv és a naplófőkönyv programban a könyvelési dátum alapján gyűjti az adatokat a program, és nem veszi figyelembe a kiegyenlítetlen számlákat. Ennek is a készpénzes felvásárlás az oka. − A program kitölti a partner törzsben az „Őstermelő” ill. az „Őstermelő 2” fülön megadott adatok alapján a felvásárlási jegyhez tartozó partner adatait. − A program a 7%-os kompenzációs felárra könyvelt tételeket a 4%-os SZJA alapba, míg a 12%-os kompenzációs felárra könyvelt tételeket a 12%-os SZJA alapba összesíti. Ettől eltérően csak néhány kivételes esetben kell szerepeltetni az adatokat (amikor 7%-os komp. felár után 12%-os SZJA-t kell fizetni), ebben az esetben az adatokat egyelőre kézzel kell átírni a megfelelő SZJA alapba. − Amennyiben a partner törzsben az őstermelő azonosítására szolgáló adatok közül legalább egyet megadtak, a program nem fog SZJA-t számolni ill. feltüntetni a bevallásban, helyette a levonás elmaradásának okaként beírja a „2 – A magánszemély mezőgazdasági őstermelő” értéket. − Amennyiben nincs kitöltve a könyvelésben a partnerkód, azt a tételt nem veszi figyelembe a program az összesítéskor. Ha ki van töltve, de időközben törölték az illetőt a partner törzsből, akkor az adatai közül csak a nevét tudja kitölteni a program a táblázatban. Ezeket a tételeket pirossal jelöli a program.

56. ábra – „0808 Őstermelőknek” menüpont

A táblázat feltöltése után (az exportálás előtt) a táblázat adatait kézzel módosíthatjuk, a táblázatból törölhetünk sorokat („Törlés” gomb), ill. új sorokat vihetünk fel („Új sor” gomb) a táblázatba. A táblázat adatait a „Csoportos exportálás” gombra kattintva tudjuk átadni az ABEV-be, a 0808 csoportos exportálásához hasonlóan. A táblázat minden sora külön 0808M bevallásba kerül. A program az alábbi adatokat szerepelteti a bevallásban: − A címlapon lévő azonosító adatokat. − 0808-06. oldal 452-455. sorainak adatait, amennyiben adóelőleg levonása nem történt a 457. sorban a „2”-es kódot.

72

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv − Amennyiben történt SZJA levonás, annak összegét beírja a program a 0808-05. oldal 417-418-es soraiba.

4.14.3. Átlagos statisztikai létszám A menüpont segít kiszámítani az átlagos statisztikai létszámot. Figyelem! Elképzelhető, hogy az értékeket korrigálni kell, mert minden szabályt nem tud figyelembe venni a program. Tudnivalók a számítással kapcsolatban: − A program a leszámfejtett bérekben rögzített jelenlétek alapján összesíti munkavállalónként a figyelembe veendő napokat. Ebbe beletartoznak a táppénzes napok, viszont nem tartozik bele a fizetés nélküli szabadság napjainak száma. − Ha valakinek volt fizetés nélküli szabadsága, a megjegyzés oszlopban jelölni fogja a program, szükség esetén kézzel módosítani kell a napok számát. − A táppénzes napokat is beleszámolja a program az aktív létszámba, de a törvény szerint egy hónapon túli keresőképtelenség esetén egy hónap elteltével ki lehet venni az illetőt a létszámból. Ezt nem teszi meg a program, de figyelmeztetést ad a megjegyzés oszlopban, hogy az illetőnek több mint 30 nap táppénze volt az adott évben. A figyelmeztetés akkor is megjelenik, ha több időszakból tevődik össze a 30 nap. Szükség esetén kézzel kell korrigálni a napok számát. − Fentiek miatt a táblázatban kézzel módosíthatóak az értékek, melyek alapján a program azonnal aktualizálja a számított létszámot (összesíti a havi adatokat, majd a havi értékekből kiszámítja az éves átlagot. Év közben alakult vagy megszűnt cégnél nem számol helyesen a program, mivel minden esetben 12 hónapot átlagol. − A nevek előtt található „pipák” segítségével beállítható, hogy mely alkalmazottakat vegye figyelembe a program a létszám kiszámításakor. − Nyomtatáskor csak a „bepipált” alkalmazottak jelennek meg a listában. Foglalkoztatottak éves átlagos statisztikai létszáma: Az átlagos létszám számítása: a munkavállalók folyamatosan vezetett létszámnyilvántartása alapján számított mutató. Az átlagolást havonta kell elvégezni az adott hónap naptári napjainak figyelembevételével, vagyis a naponkénti állományi létszámok összegét, a munkarend szerinti pihenőnapokra és ünnepnapokra az azt megelőző munkanap létszámát véve figyelembe, el kell osztani a hónap napjainak számával. Az adott hónap naptári napjainak számával kell osztani abban az esetben is, ha a gazdasági szervezet csak a hónap egy részében működött. Az éves átlagos állományi létszám a leírtak alapján már kiszámított havi átlagos létszámadatok egyszerű számtani átlaga, vagyis éves átlagszámítás esetén 12-vel kell elosztani a havi átlagos létszámadatok összegét. Nem tartoznak a statisztikai állományi létszámba a következők: • a szülési szabadságon lévők, a szülési szabadság első napjától, • a különböző gyermekgondozási ellátásban részesülők a fizetés nélküli ilyen jogcímű szabadságuk első napjától • a keresőképtelenné vált munkavállalók egyhavi (naptári hónapot jelent, így pl. azt a munkavállalót, aki február 3-tól van távol, március 3-án kell kivenni az átlagos statisztikai állományi létszámból) folyamatos betegség után, • a sorkatonai szolgálatot teljesítők, bevonulásuk első napjától, az egyhavi távollétet követően a fizetés nélküli szabadságon lévők, (pl. beteggondozás, építkezés, tanfo¬lyam, tanulmányút) • a tartalékos katonai szolgálatra bevonultak, egyhavi távollétet követően, • az állásukból felfüggesztett személyek az első naptól, • a felmondási idő alatt a munkavégzés alól felmentett munkavállalók, a munkavégzés alól történő felmentés első napjától, • a nem teljes munkaidőben, havi átlagban 60 munkaóránál alacsonyabb óraszámmal foglalkoztatottak.

4.15. Cégautó adó Az Alkalmazottak menüben található a Cégautók almenü. Az itt található menüpontok segítségével nyilvántarthatjuk a cég autóit, és az utánuk fizetendő adókat, járulékokat.

4.15.1. Cégautó törzs kezelése A cégautók adatait adhatjuk meg, a többi törzsadat kezeléshez hasonlóan működik a menüpont. Az autók egyedi azonosítója a rendszám lesz, ezért ügyeljünk a kitöltésnél, mivel később nem módosítható. Az


73

autókról több hasznos információt eltárolhatunk (alvázszám, motorszám, műszaki, zöldkártya lejárata, stb.), de csak az adószámításhoz szükséges mezőket kötelező kitölteni: rendszám, beszerzési érték, beszerzés dátuma.

4.15.2. Cégautó beállítások A bérszámfejtés beállításaihoz hasonlóan itt adhatjuk meg a járulék kiszámításához szükséges értékeket. Az érték alapján kategorizált SZJA mértékét, és az ebből számolandó EHO és munkaadói járulék százalékát. Az adatok ki vannak töltve, változás esetén frissítésben módosítjuk.

4.15.3. Cégautó járulékok számfejtése A béradatokhoz hasonló képernyőn végezhetjük el az autókhoz tartozó járulékszámítást hónapról-hónapra. A „Számfejtés” gombbal számfejthetjük le a kiválasztott jármű következő havi járulékait. A számfejtés a beszerzést követő hónappal kezdődik, és az eladás hónapjáig tart. A bérszámfejtésnél érvényes szabályok itt is érvényesek: csak az utolsó hónap módosítható vagy törölhető, a korábbiak csak megtekinthetőek. A „Karton nyomtatása” gombbal a kiválasztott jármű adott évi járulékai nyomtathatóak ki összesítve. A számfejtés képernyő rendkívül egyszerű, a megadott értékhatár alapján kiválasztja a táblázatból az SZJA értékét, majd kiszámolja a hozzá tartozó EHO-t és munkaadói járulékot.

57. ábra – A ’Cégautó számfejtése’ képernyő

A törvénynek megfelelően az első számfejtett hónap a vásárlást követő hónap lesz. A vásárlás évében és az azt követő 4 évben a beállításoknál látható táblázatban lévő magasabb összeget veszi figyelembe, azt követő év januárjától az alacsonyabbat. Az eladás hónapjában a fizetendő adó teljes összege számfejtésre kerül.

4.15.4. Cégautó járulékok havi lista A bérlistához hasonló menüpont áll a rendelkezésre a havi járuléklisták nyomtatásához. A bérlistához hasonlóan itt is írhatunk megjegyzést, ami megjelenik a lista fejlécében.

74


58. ábra – A ’Cégautó számfejtése’ képernyő

4.15.5. Cégtelefon magáncélú használata A menüpontba belépve egy listát láthatunk az egyes hónapokban rögzített telefonszámlákról. A lista tartalmazza tájékoztató jelleggel a számlák teljes (bruttó) összegét, a számlák összegéből az SZJA alapját (alaphelyzetben 20%), az adóalapból számított SZJA mértékét (adóalap 54%-a), a számított 29%-os TB járulék mértékét (az 54%-os SZJA-val növelt adóalap 29%-a), valamint a 3%-os munkaadói járulék mértékét (adóalap 3%-a).

59. ábra –A ’Cégtelefon járulékok nyilvántartása’ képernyő

Minden hónaphoz egyetlen sor tartozhat a táblázatban, ami három telefonszámla összegét tartalmazhatja. Az „Adatrögzítés” gombbal tudunk új adatokat rögzíteni. Először a program megkérdezi, melyik hónapra szeretnénk adatokat felvinni. Amennyiben olyan hónapot választunk, amelyre már rögzítettünk tételeket, akkor a kiválasztott hónap adatait tudjuk módosítani. A „Módosítás” gombbal a táblázatban kiválasztott hónap adatait módosíthatjuk közvetlenül. A „Törlés” gomb kitörli a táblázatban kiválasztott hónaphoz tartozó sort a listából, a „Nyomtatás” pedig részletes listát nyomtat a táblázat adatairól.


75

Az adatrögzítés ill. módosítás során havonta 3 telefonszámla adatait tudjuk rögzíteni. Úgy gondoltuk, hogy valószínűleg ritka, hogy 3-nál több szolgáltatóval álljon kapcsolatban egy vállalkozás. Ha mégis előfordul, a számlák összegei összevonhatóak, pl.: vezetékes telefon költségei ill. mobiltelefon költségek.

60. ábra – A ’Telefonszámlák rögzítése’ képernyő

A táblázatban rögzíthetünk egy megnevezést, és a fentebb említett adatokat a telefonköltséggel kapcsolatban. A három számla értékeinek összesítését látjuk a képernyő alján, ezek fognak megjelenni a táblázatban, a bérösszesítőben, a feladásban, és a 0708A bevallásban.

76

5.


Tárgyi eszközök nyilvántartása (pénztárkönyv)

A tárgyi eszközök nyilvántartása a főmenüben, az eszközök menüpont alatt kapott helyet. Elöljáróban csak annyit, hogy a tárgyi eszközökön kívül az immateriális javak nyilvántartására is szolgál.

61. ábra – ’Eszközök’ menü

5.1. Tárgyi eszközök kezelése A tárgyi eszközök kezelése gyakorlatilag nagyon hasonlít a törzsadatok kezeléséhez. Az ’Új tétel’-lel vihetünk fel új eszközt, a ’Módosítás’-sal módosíthatjuk, a törléssel pedig törölhetjük az adatokat. Lássuk az egyes mezők tartalmát:

62. ábra – ’Tárgyi eszközök kezelése’ képernyő

ADATOK 1 − Leltári szám: az eszköz azonosítója, a felhasználó adja meg, de a program nem enged meg két egyforma leltári számot. − Megnevezés: értelemszerűen. − Típus: Három értéke lehet: Tárgyi eszköz, Immateriális javak, vagy Kis értékű tárgyi eszközök. Az első két érték csak a mérleg miatt különül el. Ha a kis értékűt választjuk, nem lehet a tételhez értékváltozást (amortizációt) felvinni, hiszen egy összegben, költségként kell elszámolni.


77

− Beszerzési egységár: a tárgyi eszköz ÁFA nélküli egységára. Elképzelhetőek csoportosan nyilvántartott tárgyi eszközök, ezért van a bruttó érték egységárra és mennyiségre osztva. − Mennyiség: értelemszerűen. − Bruttó érték: Az eszköz bruttó értéke, a program számítja ki az egységárból és a mennyiségből. − Használati idő (év/%): a leírás kulcsát kell megadni, a használati idő évben (amit a progam a százalékból számol ki) csak tájékoztató adat. Ezekből számolja ki a program a leírás várható végét, amit felhasznál az ÉCS elszámolásakor. − Eddig elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési év előtt elszámolt ÉCS. Közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások. − Idén elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési évben elszámolt ÉCS (ez az az érték, ami csökkenti az idei eredményt). Közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások. − Nettó érték: Az eszköz nyilvántartás szerinti nettó értéke. (Bruttó érték - Eddig elsz. ÉCS - idén elsz. ÉCS). Közvetlenül nem módosítható, lásd: értékváltozások. − Beszerzés ideje: értelemszerűen. − Üzembe helyezve: értelemszerűen. Ekkortól kezdődik az ÉCS számítása. − Leírás várható vége: a program felajánlja az üzembe helyezés dátumából és a leírás évéből számítva. Értéke módosítható: ha értéknövelő beruházás miatt megnő a használati idő, nem a leírás éveit kell módosítani, hanem a leírás várható végét! − Nullára írva: az a dátum, amikor az eszköz nettó értéke elérte a nullát. Nem feltétlen egyezik meg a leírás várható végével (selejtezés, káresemény, értékesítés), lásd: értékváltozások. ADATOK 2 − Bizonylatszám: a beszerzésről szóló számla száma tárolható el. − Partnerkód, partner: az eladó tárolható el − Gyári szám: értelemszerűen. TARTOZÉKOK Az eszköz tartozékai tárolhatóak el. Nyilvántartásuk csak mennyiségben történik, értékben nem. A táblázatba az „Új tétel”-lel vihetünk fel új sort, az értékeket közvetlenül a táblázatban lehet megadni, ill. módosítani. A „Törlés” gombbal törölhetjük a kijelölt sort a táblázatból. A tartozékok nyomtatásban sehol sem jelennek meg, kizárólag ebben a táblázatban láthatóak. AZ ÉRTÉKVÁLTOZÁSOK FUNKCIÓ Az eszközön történt értékváltozások (bruttó érték változása – beleértve a beszerzést is -, ÉCS elszámolása) kezelésére szolgál a menüpont. Kis értékű tárgyi eszköz esetén nem elérhető! Az első és legfontosabb tudnivaló, hogy csak időrendben dolgozhatunk benne! A táblázatban lévő adatokból számolja ki a program az ADATOK 1 alatt ismertetett egyes mezők értékét (ÉCS, nettó érték).

63. ábra – ’Értékváltozások’ képernyő

78


Az első sor - ami a beszerzést tartalmazza - automatikusan kerül a nyilvántartásba, de vigyázat, törölhető! A törlés gombbal törölhetünk egy sort a táblázatból, de mindig CSAK AZ UTOLSÓT! Az új tétel gombbal vihetünk fel új sort a táblázatba, ami tartalmazhat bruttó érték változást, vagy ÉCS elszámolást. Az ÉCS elszámolást egyszerre is elvégezhetjük az eszközökön az „Értékcsökkenés elszámolása” menüpont alatt (lásd később). A dátumhoz adjuk meg az elszámolás dátumát, ami nem lehet korábbi az utolsó bejegyzés dátumánál, és későbbi az aktuális könyvelési évnél. FONTOS! Ha az előző könyvelési évekre vonatkozó dátumot adunk meg, akkor a tétel nem kerül be az előző könyvelési év állományába, csak a jelenlegibe. A tárgyi eszközök is úgy működnek, mint pl. a partner törzs, vagy az oszlopok definiálása. Ha új könyvelési évet nyitunk, az állomány üres lesz, és az „Adatok átvétele az előző évből” vehetőek át! Ha a bruttó érték változott, az összeget írjuk a Bruttó é. vált. mezőbe, ha ÉCS-t szeretnénk felvinni, annak összegét pedig az ÉCS vált. mezőbe. Ha a szokásos ÉCS-t (nem káreseményt, eladást stb.) könyvelünk, annak értékét a program felajánlja az „ÉCS elszámolása” gomb megnyomására a dátumnál megadott napig. Ha bruttó érték változást rögzítettünk, az amortizáció helyes számításához el kell számolni az előző napig az ÉCS-t, amit a program fel is ajánl. Ettől eltekinthetünk, de akkor valószínűleg nem lesz helyes az ÉCS elszámolása a továbbiakban, tehát hallgassunk a programra.

64 ábra – ’Értékváltozás felvitele’ képernyő

A KARTON FUNKCIÓ A tárgyi eszköz nyilvántartólap kinyomtatására szolgál.

65. ábra – ’Tárgyi eszköz karton’ lista


79

5.2. Éves értékcsökkenések elszámolása Az aktuális könyvelési év állományában lévő eszközök értékcsökkenésének egyszerre történő elszámolását, valamint az amortizációs lista kinyomtatását teszi lehetővé a menüpont. A kis értékű eszközöket természetesen figyelmen kívül hagyja. A könyvelési év mezőt változtatva a listában a megadott évben elszámolt értékcsökkenések jelennek meg. Ha még nem volt elszámolva az adott évben az ÉCS, az „ÉCS elszámolása” gombbal tehetjük meg. Ekkor minden olyan eszköznek el lesz számolva ÉCS, amelyeknek az adott év január 1-én még volt nettó értéke. Abban az esetben, ha idén íródik nullára az eszköz, a dátum a Tárgyi eszközök kezelésénél megadott „Leírás várható vége” dátummal fog szerepelni, egyébként az aktuális év december 31-i dátummal. Az „ÉCS törlése” gombbal az előző funkciót lehet „visszacsinálni”, tehát törli az év végére számolt ÉCS-ket. A „Lista nyomtatóra” segítségével nyomtathatjuk ki a táblázat tartalmát.

66. ábra – ’Éves értékcsökkenések’ képernyő

Amit az ÉCS számításról tudni érdemes: − A ÉCS-t a program csak lineárisan, és csak egyféle módon (adó törvény szerint) számol, mivel másnak nincs sok értelme. − A program az ÉCS-t nem az adott évre számolja, hanem az utolsó elszámolás időpontjától! Pl.: 1998.01.01 üzembe helyezett, 4 év alatt amortizálható, 2.000.000,- Ft értékű gépnek nem számoltuk el az ÉCS-t 1998.12.31-én, az 1999.12.31-én az adott évre a gép által számolt ÉCS 500.000,helyett 1.000.000,- lesz (két évi). Tehát ne vegyük át addig az új évbe az adatokat, míg el nem számoltuk az ÉCS-ket! − A program az ÉCS-t naptári napra bontva számolja ki, az üzembe helyezés napja már, és az ÉCS elszámolás napja még beletartozik az intervallumba. Ebből következik, hogy a szökőévek miatt az egyes években egész évre számolt ÉCS-k minimálisan eltérhetnek. − A program nem használja a leírási százalékot, sőt, a bruttó értéket sem. Az elszámolás alapja mindig a „maradék” nettó érték felosztása az utolsó elszámolástól a leírás végéig lévő napok számára. Így a program által számolt ÉCS-vel az eszköz pontosan fog nullára futni, de az előtte, az Értékváltozásoknál felvitt, nem automatikusan számolt ÉCS helyességéért a felhasználónak kell felelnie. − Tárgyi eszközök értékesítése: a bevételt eredménybe számító bevételnek könyveljük, majd a teljes, maradék nettó értéket, ugyan ezzel a dátummal elszámoljuk ÉCS-ként. − Ebben a menüpontban NEM csak az aktuális évre számolhatunk ÉCS-t, hanem az előző évekre is, de ez az előző évek állományába nem kerül bele. Javaslat: első használatkor az aktuális könyvelési évbe vigyük fel az összes meglévő eszközünket, majd válasszuk ki a legrégebbi beszerzésűt (Pl.:1992). Állítsuk be a könyvelési évet erre az értékre, és számoltassuk ki az eszközök ÉCS-it, majd ismételjük meg a műveletet a könyvelési év növelésével az aktuális könyvelési évig. Így érhető el leggyorsabban (feltéve, hogy nem voltak egyéb változások, pl. értékesítés, értéknövekedés

80

Naplófőkönyv – Pénztárkönyv ill. selejtezés) egy időszakra aktualizált eszközállomány létrehozása. Másik megoldás, hogy felvisszük az összes eszközünket az eredeti beszerzés és üzembe helyezés idejét valamint a beszerzési árat megadva és az előző, még nem a programmal könyvelt időszak utolsó napjára rögzítjük az eddig elszámolt értékcsökkenéseket (lásd. 1.12. fejezet).

5.3. Eszközlisták A menüpontba belépve az összes tárgyi eszközt láthatjuk a listában. A lista szűkítéséhez a feltételeket a „Szűkítés” gomb megnyomásával tudjuk megadni. A szűkítés történhet a különböző dátumokra, leltári száma, partnerre (szállítóra), valamint az eszköz típusára (tárgyi eszközök, immateriális javak, kis értékű tárgyi eszközök. A „Részletek” gombbal megtekinthetjük a kiválasztott eszköz részletes adatait. Az „Összesen” megnyomásával a program összesíti képernyőre a listában szereplő eszközök értékadatait (bruttó, nettó érték, ÉCS). Az eszközök listája kétféle formátumban nyomtatható. Az egyiken részletesen minden adat szerepel, míg a leltár lista a leltározás elvégzéséhez nyújt segítséget.

67. ábra – ’Eszközlisták képernyő

5.4. Beállítások Itt adhatjuk meg azokat a rovatszám intervallumokat, amelyekre a tárgyi eszközökkel kapcsolatos tételeket könyveljük. Ennek három típusa van: tárgyi eszköz beszerzés, tárgyi eszköz értékváltozás, és értékesítés. Mindhárom kategóriához 2 intervallumot adhatunk meg. Ha a könyvelés menüpont alatt egy olyan rovatszámra könyvelünk, amely a megadott intervallumban található, felajánlja a program a tárgyi eszköz nyilvántartás azonnali módosítását. FIGYELEM! Ilyen szempontból a program csak a könyvelési tétel első rovatszámát vizsgálja!

68. ábra – ’Tárgyieszköz könyvelés beállításai’ képernyő


81

5.4.1. Tárgyi eszköz beszerzés könyvelése Ha olyan rovatszámra könyvelünk, amely a tárgyi eszköz beszerzés intervallumában található, a következő üzenetet kapjuk: „Ön tárgyi eszköz beszerzést könyvelt. Kívánja felvinni az eszközt a nyilvántartásba? (Igen/Nem). Ha az igent választjuk, bejön a „Tárgyi eszköz kezelése” képernyő (5.1. fejezet), és felvihetjük az új eszközt. A program felajánlja a könyvelési tételből: − megnevezésként a könyvelési tétel szövegrészét (ezt valószínűleg módosítani kell) − a nettó egységárat − a beszerzés és az üzembe helyezés dátumát − a bizonylatszámot − a szállító nevét és azonosítóját a többit ki kell tölteni.

5.4.2. Tárgyi eszköz értékváltozás könyvelése Ha olyan rovatszámra könyvelünk, amely tárgyi eszköz értékváltozást tartalmaz (ez alatt értéknövelő beruházás értendő), szintén felajánlja a program a rögzítést. Ekkor igent nyomva az ábrán látható képernyő jelenik meg. A program felajánlja a könyvelési tétel alapján a dátumot, az értéket és a megnevezést, ami természetesen itt is módosítható. Ezen kívül már csak ki kell választani, hogy melyik eszköznek változott az értéke. FIGYELEM! 5.1. fejezetben ismertetett értékváltozások funkció korlátjai itt is, és a tárgyi eszköz értékesítésekor is (lásd. 5.4.3. fejezet) érvényesek: csak időrendben vihetjük fel az értékváltozásokat, valamint ekkor is fel fogja ajánlani az ÉCS előző napig történő elszámolását!

69. ábra – ’Tárgyi eszköz értékváltozás könyvelése’ képernyő

5.4.3. Tárgyi eszköz értékesítés könyvelése Ha tárgyi eszköz értékesítést könyvelünk, el kell számolni az adott tárgyi eszköz nettó értékét (! nem az eladási értéket) értékcsökkenésként. Csak ki kell választanunk a kívánt eszközt, és a program felajánlja annak aktuális nettó értéket, valamint a könyvelési tételből a dátumot.

82

6.


Tárgyi eszköz nyilvátartása (Naplófőkönyv)

A tárgyi eszközök nyilvántartása a főmenüben, az eszközök menüpont alatt kapott helyet. Elöljáróban csak annyit, hogy a tárgyi eszközökön kívül az immateriális javak és a kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartására is szolgál.

70. ábra – ’Eszközök’ menü

6.1. Tárgyi eszközök kezelése A tárgyi eszközök kezelése gyakorlatilag nagyon hasonlít a törzsadatok kezeléséhez. Az ’Új tétel’-lel vihetünk fel új eszközt, a ’Módosítás’-sal módosíthatjuk, a törléssel pedig törölhetjük az adatokat. Lássuk az egyes mezők tartalmát:

71. ábra – ’Tárgyi eszközök kezelése’ képernyő

ADATOK 1 − Leltári szám: az eszköz azonosítója, a felhasználó adja meg, de a program nem enged meg két egyforma leltári számot. − Megnevezés: értelemszerűen. − Típus: Három értéke lehet: Tárgyi eszköz, Immateriális javak, vagy Kis értékű tárgyi eszközök. Ha a kis értékűt választjuk, a program azonnal elszámolja az értékcsökkenést az aktiválás napján, és felvezeti a kartonra. − Beszerzés ideje: értelemszerűen.


83

− Üzembe helyezve: értelemszerűen. Ekkortól kezdődik az ÉCS számítása. − Kivezetve: Az eszköz nyilvántartásból történő kivezetésének dátuma. − Beszerzési egységár: a tárgyi eszköz ÁFA nélküli egységára. Elképzelhetőek csoportosan nyilvántartott tárgyi eszközök, ezért van a bruttó érték egységárra és mennyiségre osztva. − Mennyiség: értelemszerűen. − Bruttó érték: Az eszköz aktuális bruttó értéke, a program számítja ki az egységárból és a mennyiségből. A bruttó érték alakulását a kartonon követhetjük, ebben a mezőben mindig az utolsó érték szerepel. − Maradványérték: Az aktuális számviteli törvényben előírt érték, mellyel csökkenteni kell a bruttó értéket a számviteli törvény szerinti értékcsökkenés számításakor. A következő értékeket külön kell megadni az adótörvény szerinti és a számviteli törvény szerinti értékcsökkenés számításához: − Leírás kulcsa (%): a leírás kulcsát kell megadni. Ezekből számolja ki a program a leírás várható végét, amit felhasznál az ÉCS elszámolásakor. − Eddig elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési év előtt elszámolt ÉCS. Közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások. − Idén elszámolt ÉCS: Az aktuális könyvelési évben elszámolt ÉCS (ami az aktuális évi eredményt csökkenti). Közvetlenül nem módosítható, lásd: Értékváltozások. − Nettó érték: Az eszköz nyilvántartás szerinti nettó értéke. (Bruttó érték - Eddig elsz. ÉCS - idén elsz. ÉCS). Közvetlenül nem módosítható, lásd: értékváltozások. − Leírás várható vége: a program számolja ki a „Mentés” gomb megnyomásakor az aktiválás dátumából és a leírási kulcsból. Értéke a számviteli törvény szerinti számítás esetében módosítható: ha értéknövelő beruházás esetén a törvény szerint újra kell értékelnünk az eszközt: megváltozhat a maradvány értéke és/vagy a használati ideje. Adótörvény szerinti értékcsökkenés számításnál csak a leírás várható vége módosul, de azt a program kiszámolja, felhasználó által nem módosítható. − Nullára írva: az a dátum, amikor az eszköz nettó értéke elérte a nullát (számviteli törvény esetén a maradványértéket). Nem feltétlen egyezik meg a leírás várható végével (selejtezés, káresemény, értékesítés), lásd: értékváltozások, kivezetés. ADATOK 2 − Bizonylatszám: a beszerzésről szóló számla száma tárolható el. − Partnerkód, partner: az eladó tárolható el − Gyári szám: értelemszerűen. TARTOZÉKOK Az eszköz tartozékai tárolhatóak el. Nyilvántartásuk csak mennyiségben történik, értékben nem. A táblázatba az „Új tétel”-lel vihetünk fel új sort, az értékeket közvetlenül a táblázatban lehet megadni, ill. módosítani. A „Törlés” gombbal törölhetjük a kijelölt sort a táblázatból. A tartozékok nyomtatásban sehol sem jelennek meg, kizárólag ebben a táblázatban láthatóak. MÓDOSÍTÁS Módosítás esetén az „Adatok 1.” képernyőn csak a leírási kulcs, a leírás várható vége és a maradványérték módosítható. Ekkor valamely érték módosítása esetén a program módosítja a többi értékét is, melynek módját a „Bruttó érték változása” fejezetben ismertetjük. Amennyiben más értéket írtunk el, törölni kell a tételt, majd újra rögzíteni.

84


AZ ÉRTÉKVÁLTOZÁSOK FUNKCIÓ Az eszközön történt értékváltozások (bruttó érték változása, ÉCS elszámolása, kivezetés) kezelésére szolgál a menüpont. Az első és legfontosabb tudnivaló, hogy csak időrendben dolgozhatunk benne! A táblázatban lévő adatokból számolja ki a program az ADATOK 1 alatt ismertetett egyes mezők értékét (ÉCS, nettó érték).

72. ábra – ’Értékváltozások’ képernyő

Az első sor - ami a beszerzést tartalmazza - automatikusan kerül a nyilvántartásba, nem törölhető! A táblázatban sárga oszlopokban találhatóak a számviteli, világoskékkel az adótörvény szerinti értékcsökkenésre vonatkozó adatok. Szerepel még a bruttó érték és a számviteli törvény szerinti ÉCS változása esetén a mozgáskód. Az adatok is különböző színekkel vannak feltüntetve: feketével a bruttó érték és a számviteli törvény szerinti ÉCS változások (könyvelendő adatok), míg kékkel az adótörvény szerint számolt ÉCS változások (Kartont természetesen külön lehet kérni adó- ill. számviteli törvény szerint!). A törlés gombbal törölhetünk egy sort a táblázatból, de mindig CSAK AZ UTOLSÓT! Ha bruttó érték változást törlünk, ellenőriznünk kell a leírási kulcsot, mert valószínűleg meg kell változtatni. Bővebben az „Értékcsökkenés számítása” fejezetnél. Az „ÉCS elszámolása” és a „Bruttó érték változás” gombok használatáról külön fejezetekben olvashat. A KARTON FUNKCIÓ A tárgyi eszköz nyilvántartólap kinyomtatására szolgál. Mielőtt elindítjuk a nyomtatást, ki kell választanunk, hogy az adótörvény szerint számolt, vagy a számviteli törvény szerint számolt értékcsökkenéssel szeretnénk kinyomtatni a kartont, vagy esetleg egymás után mindkettőt szeretnénk kinyomtatni.

73. ábra – ’Tárgyi eszköz karton’ lista


85

6.2. Az értékcsökkenés számításáról A következőkben pontokba szedtük, hogy az értékcsökkenés számítása milyen algoritmus, ill. milyen szempontok szerint történik. − Az ÉCS-t a program lineárisan, kis értékű eszköz esetében egy összegben írja le. A kis értékű eszközök ÉCS-e nem jelenik meg a mérlegben, hiszen az eszközt költségként elszámoltuk. − A program külön kezeli a számviteli és az adótörvény szerinti értékcsökkenést, viszont ÉCS számításnál mindkettőt egyszerre számolja (lásd később). − A számviteli törvény szerint az értékcsökkenés számítás alapja a maradványértékkel csökkentett bruttó érték, így a „futamidő” végére az eszköz nettó értéke nem nulla lesz, hanem a maradványérték. − Az adótörvény szerinti ÉCS számításnál a program nem veszi figyelembe a maradványértéket. − A program az ÉCS-t naptári napra bontva számolja ki - az üzembe helyezés napja már, az ÉCS elszámolás napja pedig még beletartozik az intervallumba. Ebből következik, hogy a szökőévek miatt az egyes években egész évre számolt ÉCS-k minimálisan esetleg eltérhetnek (bizonyos esetekben). − A helyes működés érdekében legalább minden év december 31-én számolja el az értékcsökkenést. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy a mérlegben nem az adott időszakot terhelő értékcsökkenés fog szerepelni. − Ebben a menüpontban NEM csak az aktuális évre számolhatunk ÉCS-t, hanem az előző évekre is, de ez az előző évek adatállományába nem kerül bele. Javaslat: első használatkor az aktuális könyvelési évbe vigyük fel az összes meglévő eszközünket, majd válasszuk ki a legrégebbi beszerzésűt (Pl.:1992) és ettől az évtől kezdve az aktuális könyvelési évig minden év december 31én számoljuk el az ÉCS-t az „Értékcsökkenés” elszámolása menüponttal az összes eszközre. Így érhető el leggyorsabban (feltéve, hogy nem voltak egyéb változások, pl. értékesítés, értéknövekedés ill. selejtezés) egy időszakra aktualizált eszközállomány létrehozása. Másik megoldás, hogy felvisszük az összes eszközünket az eredeti beszerzés és üzembe helyezés idejét valamint a beszerzési árat megadva és az előző, még nem a programmal könyvelt időszak utolsó napjára rögzítjük az eddig elszámolt értékcsökkenéseket (lásd. 1.12. fejezet). − Bruttó érték változásánál meg fog változni a leírás módja. Az adótörvény szerinti számításnál nem fog megváltozni a leírás kulcsa, viszont a bruttó érték és a változásig elszámolt értékcsökkenés függvényében az eszköz nullára íródásának dátuma meg fog változni. Nem ilyen egyszerű a helyzet a számviteli törvény szerinti számításnál. A törvény szerint bruttó érték változásakor a gazdálkodónak el kell döntenie, hogy egyáltalán a változás miatt megváltozott-e az eszköz használati ideje és/vagy a maradványértéke, és ha igen, milyen mértékben, és a döntés alapján új leírási kulcsot kell megállapítani. Ha sem a használati idő, sem a maradványérték nem változott meg, akkor is meg fog változni a leírási kulcs (a bruttó érték növekedése miatt a változástól számítva nagyobb kulccsal kell dolgozni, hogy ne változzon a leírás – használati idő – vége). A program megengedi mindhárom érték módosítását (leírási kulcs, maradványérték, leírás dátum), és a módosított érték alapján kiszámolja a másik kettő esetleges módosulását. (Bővebben a „Bruttó érték változása” című fejezetben.) − Amennyiben bruttó értéket törlünk a kartonról, ellenőrizni kell a leírási kulcsot. Az előző pontban olvashatóak szerint bruttó érték rögzítésekor megváltozhat a leírási kulcs. Amennyiben ezt a módosítást töröljük, a leírási kulcsot vissza kell írnunk a módosítás előtti értékre.

86


6.3. Beállítások Az eszközök használatához néhány beállításra van szükség. Az értékeket a „Mentés” gombbal tudjuk rögzíteni, a „Mégsem”-mel pedig rögzítés nélkül léphetünk ki. − Tárgyi eszköz beszerzés mozgáskódja: mint az előző. − Tervszerű értékcsökkenés mozgáskódja: erre az automatikus ÉCS elszámoláshoz van szüksége a programnak. − Kivezetés mozgáskódja: a program ez alapján tudja, hogy az eszköz már nincs állományban, már nem kell dolgoznia vele.

74. ábra – Tárgyi eszköz beállításai

A kivezetést egyelőre két tételben tudjuk rögzíteni: le kell könyvelni a „Bruttó érték változása”-nál negatív előjellel az eszköz bruttó értékét, majd szintén negatív előjellel az elszámolt értékcsökkenést. Ebből következik, hogy a kivezetéshez két mozgáskódra van szükség: külön a bruttó érték kivezetéséhez, és külön az ÉCS kivezetéséhez. A beállításoknál a bruttó érték kivezetéséhez tartozó mozgáskódot kell megadni.

6.4. Mozgáskódok kezelése A mozgáskódok segítségével válik lehetővé a tárgyi eszközökben bekövetkezett változások, mozgások, gazdasági események lekérdezése a tárgyi eszköz analitikából. A mozgáskódok kezelése az adatfelvitel, módosítás, törlés tekintetében megegyezik a többi törzsadat kezelésével. A mozgáskód két karakteres lehet, nagybetűt és számot tartalmazhat. A kódon kívül meg kell adni a megnevezést.

75. ábra – Mozgáskódok kezelése képernyő


87

6.5. Értékcsökkenés elszámolás Az értékcsökkenést két módon számolhatjuk el. Csoportosan, egyszerre az összes eszközre egy megadott dátummal, vagy egyenként, a „Tárgyi eszközök kezelése” menüpontban, az értékváltozások segítségével.

6.5.1. Értékcsökkenés csoportos elszámolása Az elszámolás napján állományban lévő eszközök értékcsökkenésének egyszerre történő elszámolását, valamint az amortizációs lista kinyomtatását teszi lehetővé a menüpont. A kis értékű és a kivezetett eszközöket természetesen figyelmen kívül hagyja. Az elszámolás dátuma mezőt változtatva a listában a megadott évben elszámolt értékcsökkenések jelennek meg, feketével a számviteli törvény szerint számolt, kékkel az adótörvény szerint számolt értékcsökkenések. Az „ÉCS elszámolása” gombbal számolhatjuk el az értékcsökkenést a megadott időpontig. Ekkor minden olyan eszköznek el lesz számolva értékcsökkenés, amelyeknek az adott év január 1-én még volt nettó értéke és a megadott időpontig még nem volt elszámolva értékcsökkenés. Abban az esetben, ha a megadott dátum előtt íródik nullára az eszköz, az elszámolás dátuma a Tárgyi eszközök kezelésénél található „Leírás várható vége” lesz. Az „elszámolás dátuma” mező segítségével elszámolhatjuk az értékcsökkenést akár minden hó, negyedév, vagy év végén, tehát gyakorlatilag bármilyen dátummal. Ami fontos: minden év december 31-én el kell számolni az értékcsökkenést a helyes számolás érdekében. Az „ÉCS törlése” gombbal az előző funkciót lehet „visszacsinálni”, tehát törli a megadott dátumon elszámolt értékcsökkenést, de csak akkor, ha ez volt a kartonon az utolsó bejegyzés. Használata nem ajánlott, inkább a „Tárgyi eszközök kezelése” Î „Értékváltozások” segítségével töröljünk a kartonról. A „Lista nyomtatóra” segítségével nyomtathatjuk ki a táblázat tartalmát.

76. ábra – ’Éves értékcsökkenések elszámolása’ képernyő

6.5.2. Értékcsökkenés elszámolása az „Értékváltozások” segítségével Az értékcsökkenés elszámolásának másik módja, hogy a „Tárgyi eszközök kezelése” menü „Értékváltozások” gombját használjuk (Lásd még: „Tárgyi eszközök kezelése” fejezet), és eszközönként számoljuk el az ÉCS-t. Ehhez az „Értékváltozások” gomb megnyomása után megjelenő táblázatban kattintsunk az „ÉCS elszámolása” gombra.

88


77. ábra – ’Értékváltozások’ Î ÉCS elszámolása képernyő

A program itt is egyszerre végzi a számviteli és az adótörvény szerinti elszámolást. Először a dátum(oka)t kell megadnunk. A program felajánlja a leírás várható végét, vagy ha az nem következik be az aktuális évben, akkor az aktuális év december 31-ét. Az automatikus értékcsökkenés számításhoz nyomjuk meg az „ÉCS elszámolása” gombot. Ekkor a program a megadott dátumig kiszámolja mindkét értékcsökkenés értékét, beírja a megnevezés sorba az „ÉCS elszámolása” szöveget, és elvégzi a kontírozást. A mozgáskódot az „Eszközök” menü „Beállítások” menüpontjánál kell megadni. A tétel mentése előtt minden érték módosítható. Amennyiben rendkívüli értékcsökkenést számolunk el, kézzel kell kitölteni az értékeket (külön mozgáskódja van a rendkívüli ÉCS-nek). Ebben az esetben egyáltalán nem kell használni az „ÉCS elszámolása” gombot, az értékek megadása után a „Tovább” gombbal menthetjük a megadott értékeket. Ne felejtsük el elszámolni a tervszerű értékcsökkenést az előző napig, mert az nem történik meg automatikusan! Rendkívüli ÉCS elszámolásakor megváltozik a leírás várható vége, amit a program automatikusan újraszámol a kulcsok alapján.

6.6. Bruttó érték változása Előfordulhat olyan gazdasági esemény, melyben az eszköz bruttó értékében következik be változás. Ezt a „Tárgyi eszközök kezelése” menü „Értékváltozások” funkciója alatt rögzíthetjük (Lásd még: „Tárgyi eszközök kezelése” fejezet). Ehhez az „Értékváltozások” gomb megnyomása után megjelenő táblázatban kattintsunk a „Bruttó érték változás” gombra. A megjelenő ablakban töltsük ki a dátumot, a megnevezést, a mozgáskódot, végül a változás mértékét, majd a „Tovább” gombbal menthetjük a változást. Ekkor a program felajánlja, hogy a törvénynek megfelelően a változást megelőző napig elszámolja az értékcsökkenést, mielőtt elmentené a tételt. Ha ez megtörtént, még egy dolgunk maradt. Mint azt már az „Értékcsökkenés számításáról” című fejezetben említettük, a leírás módja/mértéke megváltozik a bruttó érték változásával. Adótörvény szerinti elszámolásnál a kulcs nem változik, ezért a leírás várható vége fog megváltozni, amit a program ki is számol. A számviteli törvény szerint viszont a gazdálkodónak kell meghatároznia, hogy a használati időt és/vagy a maradványértéket milyen mértékben befolyásolta a bruttó érték változása. Elképzelhető, hogy egyik sem változott, ebben az esetben csak az új feltételeknek megfelelő leírási kulcsot kell kiszámolni (alaphelyzetben ezt ajánlja fel a program). Mint azt a mellékelt ábrán láthatjuk, három értéket tudunk módisítani, melyből a többit korrigálja a program: − Módosítjuk a leírás várható végét (pl.: úgy állapítjuk meg, hogy egy évvel tovább használható az eszköz). Ekkor a maradványérték és az új dátum alapján a program kiszámítja az új leírási kulcsot. − Módosítjuk a maradványértéket. Ekkor a leírási kulcs és az új maradványérték alapján számítja újra a leírás végét. − Megadhatjuk közvetlenül az új leírási kulcsot. Ekkor szintén a maradványértékből és a kulcsból számolja újra a leírás végét. Ha mindent megadtunk, a „Tovább” gombbal menthetjük az értékeket.


89

Ha az „Értékváltozások” menüben törlünk egy bruttó érték változást tartalmazó tételt a kartonról, ne feledjük módosítani a „Tárgyi eszköz kezelésénél” a leírás paramétereit (kulcs, maradványérték), mert a változás előtti értéket automatikusan nem tudja visszaállítani a program! Ebben az esetben a „Módosítás” gomb megnyomása után hasonlóképpen az itt ismertetetthez lehet módosítani a leírás végét, kulcsát és a maradványértéket.

78. ábra – ’Értékváltozások’ Î ’Bruttó érték változás’ képernyő

79. ábra – ’Értékváltozások’ Î ’Bruttó érték változás’ képernyő

6.7. A kivezetés A tárgyi eszközök nyilvántartásból történő kivezetésére egyelőre nem készült külön menüpont, de hamarosan várható. A kivezetés úgy történik, hogy mind a bruttó érték egyenlegét, mind az elszámolt értékcsökkenés egyenlegét elszámoljuk a tárgyi eszköz karton csökkenés oszlopaiba. Ez jelen esetben két tételben történhet meg: − Először a bruttó értéket kell kivezetni. A bruttó érték egyenlegét negatív előjellel rögzítsük a „Bruttó érték változás” képernyőn, majd adjuk meg a „bruttó érték kivezetés” mozgáskódját. Ekkor a program automatikusan elszámolja a kivezetés napjáig az ÉCS-t (ha még nem íródott nullára az eszköz). − Nézzük meg az ÉCS-k egyenlegét, és az „Értékváltozások” Î „ÉCS elszámolása” képernyőn szintén rögzítsük a kivezetés napján negatív előjellel az értékcsökkenés egyenlegét.

90


80. ábra - Kivezetés rögzítése (bruttó érték, majd ÉCS), és ahogy a kartonon megjelenik

6.8. Eszközlisták A menüpontba belépve az összes tárgyi eszközt láthatjuk a listában. A lista szűkítéséhez a feltételeket a „Szűkítés” gomb megnyomásával tudjuk megadni. A szűkítés történhet a különböző dátumokra, leltári számra, partnerre (szállítóra), valamint az eszköz típusára (tárgyi eszközök, immateriális javak, kis értékű tárgyi eszközök). Ezen kívül beállíthatjuk, hogy a kivezetett tételek megjelenjenek-e a listában (főként a leltár listánál van rá szükség). A „Részletek” gombbal megtekinthetjük a kiválasztott eszköz részletes adatait. Az „Összesen” megnyomásával a program összesíti képernyőre a listában szereplő eszközök értékadatait (bruttó, nettó érték, ÉCS). Az eszközök listája kétféle formátumban nyomtatható. Az egyiken részletesen minden adat szerepel, míg a leltár lista a leltározás elvégzéséhez nyújt segítséget.

6.9. Mozgáskód összesítő A tárgyi eszközökben történt változások mozgáskódonkénti lekérdezésére, összesítésére szolgál a menüpont. Adjuk meg az időintervallumot, majd „Feltöltés” gomb megnyomásakor a megadott intervallumban történt mozgásokat a program összesíti mozgáskódonként. A tételek megnevezése mindig a mozgáskód megnevezése lesz. A „Nyomtatás” gombbal nyomtathatjuk ki az összesítést.

81. ábra – A ’Mozgáskód összesítő’ képernyő


91

Ábrák jegyzéke 1. ábra – Hálózatos telepítés 1....................................................................................................................................................................................................................................................... 4 2. ábra – Hálózatos telepítés 2....................................................................................................................................................................................................................................................... 5 3. ábra – Hálózatos telepítés 3....................................................................................................................................................................................................................................................... 5 4. ábra – Hálózatos telepítés 4....................................................................................................................................................................................................................................................... 5 5. ábra – Az alapképernyő............................................................................................................................................................................................................................................................. 7 6. ábra – Példa listázásra ............................................................................................................................................................................................................................................................... 7 7. ábra – Szűkítés ablak ................................................................................................................................................................................................................................................................. 8 8. ábra – Nyomtatás ablak............................................................................................................................................................................................................................................................. 8 9. ábra – Az ’ALAPADATOK’ almenü ..................................................................................................................................................................................................................................... 11 10. ábra – ’Ügyfél választása’ képernyő..................................................................................................................................................................................................................................... 11 11. ábra – ’Könyvelési év váltása’ képernyő.............................................................................................................................................................................................................................. 12 12. ábra – ’Törzsadatok, nyitó tételek átvétele’ képernyő (naplófőkönyv) ............................................................................................................................................................................ 12 13. ábra – ’Ügyfél törzs kezelése’ képernyő............................................................................................................................................................................................................................... 13 14. ábra – ’Rovat törzs kezelése’ képernyő................................................................................................................................................................................................................................ 15 15. ábra – ’Partner törzs kezelése’ képernyő ............................................................................................................................................................................................................................ 16 16. ábra – ’Pénztár törzs kezelése’ képernyő ............................................................................................................................................................................................................................ 16 17. ábra – ’Oszlopok definiálása’ képernyő............................................................................................................................................................................................................................... 17 18. ábra – ’Könyvelés mentése’ képernyő.................................................................................................................................................................................................................................. 20 19. ábra – ’Könyvelés visszatöltése’ képernyő........................................................................................................................................................................................................................... 20 20. ábra – ’Beállítások’ képernyő ............................................................................................................................................................................................................................................... 22 21. ábra –’Fordított ÁFA beállításai’ képernyő........................................................................................................................................................................................................................ 22 22. ábra – A ’Regisztrálás’ képernyő ......................................................................................................................................................................................................................................... 24 23. ábra – A ’KÖNYVELÉS’ almenü ........................................................................................................................................................................................................................................ 25 24. ábra – ’Könyvelés’ képernyő................................................................................................................................................................................................................................................. 27 25. ábra – ’Nyitó tételek felvitele’ képernyő .............................................................................................................................................................................................................................. 27 26. ábra – Fordított ÁFA könyvelése ......................................................................................................................................................................................................................................... 29 27. ábra – Fordított ÁFÁ-s tétel a pénztárkönyvben................................................................................................................................................................................................................ 30 28. ábra – ’Kiegyenlítetlen számlák felvitele’ képernyő........................................................................................................................................................................................................... 30 29. ábra – Fordított ÁFA könyvelésének felajánlása................................................................................................................................................................................................................ 31 30. ábra – ’Számlák kezelése’ képernyő..................................................................................................................................................................................................................................... 32 31. ábra – ’Naplófőkönyv képernyőre’ képernyő ..................................................................................................................................................................................................................... 33 32. ábra – ’Áfanyilvántartások’ almenü .................................................................................................................................................................................................................................... 33 33. ábra – ’Áfalista’ képernyő..................................................................................................................................................................................................................................................... 35 34. ábra – ’Bevallások’ almenü ................................................................................................................................................................................................................................................... 36 35. ábra – ’Összesítő nyilatkozat’ képernyő .............................................................................................................................................................................................................................. 37 36. ábra – ’Bolti kisker. ÁFA számítása’ képernyő .................................................................................................................................................................................................................. 38 37. ábra – ’Paraméterezett listák’ – ’Feltételek megadása’ képernyő .................................................................................................................................................................................... 39 38. ábra – ’Pénzforgalmi lista’ képernyő ................................................................................................................................................................................................................................... 40 39. ábra – ’Egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés’ képernyő........................................................................................................................................................................................ 40 40. ábra – ’Nyugtatömb felvitele’ képernyő .............................................................................................................................................................................................................................. 46 41. ábra – Az ’Alkalmazott törzs kezelése’ képernyő............................................................................................................................................................................................................... 50 42. ábra – ’Munkarend’ képernyő.............................................................................................................................................................................................................................................. 51 43. ábra – ’Bérszámfejtés beállításai’ képernyő........................................................................................................................................................................................................................ 51 44. ábra – A ’Béradatok felvitele’ képernyő.............................................................................................................................................................................................................................. 52 45. ábra – ’Hozott béradatok felvitele’ képernyő ..................................................................................................................................................................................................................... 52 46. ábra – A ’Bérszámfejtés’ képernyő ...................................................................................................................................................................................................................................... 53 47. ábra – ’Jelenlétek’ képernyő ................................................................................................................................................................................................................................................. 54 48. ábra – ’Nyugdíjjárulék felső határa’ részletező képernyő................................................................................................................................................................................................. 55 49. ábra – ’Nyomtaványok’ képernyő ........................................................................................................................................................................................................................................ 58 50. ábra – 07M30 nyomtatvány................................................................................................................................................................................................................................................... 60 51. ábra – A ’Bérfeladás’ képernyő............................................................................................................................................................................................................................................ 63 52. ábra – A ’Magánnyugdíjpénztár törzs kezelése’ képernyő................................................................................................................................................................................................ 63 53. ábra – A ’Nyugdíjpénztári befizetések’ képernyő .............................................................................................................................................................................................................. 64 54. ábra – A ’Bérösszesítő havi bontásban’ képernyő .............................................................................................................................................................................................................. 65 55. ábra – ’Alkalmazotti státuszok beállításai’ képernyő ........................................................................................................................................................................................................ 65 56. ábra – „0808 Őstermelőknek” menüpont ............................................................................................................................................................................................................................ 71 57. ábra – A ’Cégautó számfejtése’ képernyő ........................................................................................................................................................................................................................... 73 58. ábra – A ’Cégautó számfejtése’ képernyő ........................................................................................................................................................................................................................... 74 59. ábra –A ’Cégtelefon járulékok nyilvántartása’ képernyő ................................................................................................................................................................................................. 74 60. ábra – A ’Telefonszámlák rögzítése’ képernyő ................................................................................................................................................................................................................... 75 61. ábra – ’Eszközök’ menü ........................................................................................................................................................................................................................................................ 76 62. ábra – ’Tárgyi eszközök kezelése’ képernyő ....................................................................................................................................................................................................................... 76 63. ábra – ’Értékváltozások’ képernyő ...................................................................................................................................................................................................................................... 77 64 ábra – ’Értékváltozás felvitele’ képernyő ............................................................................................................................................................................................................................. 78 65. ábra – ’Tárgyi eszköz karton’ lista....................................................................................................................................................................................................................................... 78 66. ábra – ’Éves értékcsökkenések’ képernyő ........................................................................................................................................................................................................................... 79 67. ábra – ’Eszközlisták képernyő .............................................................................................................................................................................................................................................. 80 68. ábra – ’Tárgyieszköz könyvelés beállításai’ képernyő ....................................................................................................................................................................................................... 80 69. ábra – ’Tárgyi eszköz értékváltozás könyvelése’ képernyő ............................................................................................................................................................................................... 81 70. ábra – ’Eszközök’ menü ........................................................................................................................................................................................................................................................ 82 71. ábra – ’Tárgyi eszközök kezelése’ képernyő ....................................................................................................................................................................................................................... 82 72. ábra – ’Értékváltozások’ képernyő ...................................................................................................................................................................................................................................... 84 73. ábra – ’Tárgyi eszköz karton’ lista....................................................................................................................................................................................................................................... 84 74. ábra – Tárgyi eszköz beállításai............................................................................................................................................................................................................................................ 86 75. ábra – Mozgáskódok kezelése képernyő .............................................................................................................................................................................................................................. 86 76. ábra – ’Éves értékcsökkenések elszámolása’ képernyő...................................................................................................................................................................................................... 87 77. ábra – ’Értékváltozások’ Î ÉCS elszámolása képernyő................................................................................................................................................................................................... 88 78. ábra – ’Értékváltozások’ Î ’Bruttó érték változás’ képernyő ......................................................................................................................................................................................... 89 79. ábra – ’Értékváltozások’ Î ’Bruttó érték változás’ képernyő ......................................................................................................................................................................................... 89 80. ábra - Kivezetés rögzítése (bruttó érték, majd ÉCS), és ahogy a kartonon megjelenik ................................................................................................................................................. 90 81. ábra – A ’Mozgáskód összesítő’ képernyő........................................................................................................................................................................................................................... 90 Ábrák jegyzéke ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 91

1. A PROGRAM FUTTATÁSÁNAK FELTÉTELEI

Recommend Documents