Het huidige evenementenbeleid dateert uit 2009. Hiermee is nu enige tijd ervaring opgedaan. De evaluatie van dit beleid is in de commissie Bestuur aan de orde geweest. De fracties zijn in de gelegenheid gesteld schriftelijk eventuele aanpassingsvoorstellen te doen. De basis wordt gevormd door regels die betrekking hebben op reguliere (alle) evenementen. Aan de andere kant bestaan er Traditionele Volksfeesten met een ruimer regiem. Om maatwerk te kunnen blijven verlenen is afwijking van het reguliere beleid steeds mogelijk en kan voldaan worden aan specifieke wensen C.q. afstemming. Daar waar nodig is in het beleid aangegeven wat de mogelijkheden zijn per locatie.
Gevraagde besiissinq: 1. 2.
3. 4.
Het evenementenbeleid 2009 in te trekken; Het evenementenbeleid 2012 in concept vast te stellen; Dit concept beleid gedurende 6 weken ter visie te leggen; Indien geen reacties binnen komen dit concept beleid voor definitief te houden en het aan de cie Bestuur ter kennisneming aan te bieden.
o Intern advies
WW, Ra, OW,
Circuleren
Secr.
B&W
.:
Akkoord: Bespreken
B&W-
verqadertnq Besluit:
18
oktober 201
1
.A
f!
Burg.
o Extern advies Weth. I
Weth.1I
Weth.1I1
Weth. IV
Politie
Datum besluit B&W/Burgemeester
t 3 DEC 2011
Nr.
,S
-1..t,)1j
Zaaknummer
: 1..011
Onderwerp
: actualisatie
evenementenbeleid
2012
Inleiding Het evenementenbeleid is in 2009 vastgesteld. Dit beleid was toen met name gericht op de bestaande situaties in Katwijk, Rijnsburg en Valkenburg. Na enkele jaren ervaring te hebben opgedaan met dit beleidskader is dit in het voorjaar geëvalueerd en is deze evaluatie in de commissie Bestuur besproken. Evenementen versterken de toeristisch/economische functie van Katwijk of bepaalde delen daarvan en hebben in enkele gevallen een cultuurhistorische oorsprong. Bijna alle evenementen vinden plaats in het openbaar gebied. Onvermijdelijk is dat dit een spanningsveld oplevert met de woonomgeving en de gebruikers van het betreffende
openbaar gebied
De Wet milieubeheer biedt een beschermingskader voor de omgeving voor (bedrijfs)activiteiten die structureel plaatsvinden. Evenementen kennen een eenmalig en kortstondig karakter, waarbij de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) een beschermingskader voor de omgeving biedt. Binnen het hoofdstuk Openbare Orde, Veiligheid en Milieu van de APV is gesteld dat het verboden is evenementen te organiseren zonder vergunning van de burgemeester. Het evenementenbeleid is er op gericht een kader te stellen waarmee er uitvoering gegeven kan worden aan de vergunningverlenende taak van de burgemeester. Het is wenselijk dit kader een generiek karakter te geven, zodat bij de vergunningverlening maatwerk kan worden geleverd. Het klachtenpatroon van de afgelopen jaren spitst zich vooral toe op de mate van geluidsoverlast en de tijdsduur waarbinnen deze overlast wordt ondervonden. In het evenementenbeleid (ook in 2009) is deze overlast onderkend. Met het beleid is door de spreiding van de evenementen over de locaties en het jaar getracht dit 'neveneffect' zoveel mogelijk over de gemeente te spreiden. De klachten richten zich met name op de evenementen op de Boulevard en de Oranjebrink in de Zanderij Westerbaan tijdens de Najaarsfeesten. Voor volksfeesten, waar de Najaarsfeesten toe behoren, zijn in het beleid ruimere mogelijkbeden geschapen. De vergunning is op dit beleid afgestemd en door de rechter getoetst. Commissie Bestuur In mei en juni is de evaluatie van het evenementenbeleid
in de commissie Bestuur besproken.
Het volgende is
besloten: Commissie van mei:
De commissie neemt kennis van de stukken. Het college doet de toezegging om de door defractie van het CDA aangedragen suggesties inzake een derde categorie evenementen en het door de gemeente beschikbaar stellen van een evenemententent te onderzoeken en te betrekken bij het opstellen van de herziening van het huidig evenementenbeleid wat voor het eind van dit kalenderjaar aan de raad zal worden aangeboden. Commissie van juni:
De commissie heeft overlegd met het college en neemt kennis van de stukken. De gemaakte opmerkingen en de aanbevelingen gemaakt in de commissie Bestuur van "9 mei en de inbreng uit deze vergadering zullen worden meegenomen in een (gedeeltelijke) herziening van het evenementenbeleid die voor het eind van dit kalenderjaar aan de raad zal worden aangeboden. Invoering uitzondering eindtijden voor specifieke evenementen (derde categorie) Zoals al eerder is aangegeven kunnen evenementen een spanningsveld opleveren met de woonomgeving en de gebruikers van het openbaar gebied. Per locatie wordt daarom bekeken wat de mogelijkbeden zijn als het gaat om geluid en eindtijden. Een categorie geënt op een evenement is niet wenselijk, omdat voorbijgegaan wordt
18 oktober 2011
~atwijk aan het uitgangspunt van het evenementen beleid om een balans te vinden tussen de verschillende functionaliteiten van een gebied en om de overlast te beperken. Voor de Boulevard is, overeenkomstig het beleid uit 2009, een uitzondering gemaakt op de reguliere eindtijden voor de Boulevard, omdat deze toeristische locatie zich goed leent voor evenementen en een bijdrage levert aan de economische en toeristische functie/ identiteit van de gemeente Katwijk. Bij de herinrichting van de Boulevard zal worden bekeken op welke wijze in dit gebied een evenementenplein kan worden opgenomen waarbij ruimere eindtijden kunnen worden gehanteerd. Ook het standpunt van het Hoogheemraadschap is hierbij van belang. Beschikbaar stellen van een evenemententent. Op dit moment wordt de gemeentelijke mobiele muziektent ter beschikking gesteld aan organisatoren. Onderzocht is of dit ook voor een evenemententent aan de orde kan zijn. Naast het feit dat dit een oneigenlijke gemeentelijke taak is, is het ook onuitvoerbaar om een dergelijke tent als gemeente aan te bieden. Ieder evenement of iedere locatie beschikt over een andere afmeting van de tent. Het aanbieden van één formaat tent gaat dan ten kosten van de flexibiliteit. In de bijlage zijn de kosten op hoofdlijnen aangegeven. Locaties Voor enkele locaties is aangegeven welke evenementen naar aard en omvang mogelijk zijn. De beperkingen per locatie zijn bij de herziening teruggebracht tot locàties met een bijzonder karakter. Dit zijn locaties gelegen bij natuur- en stiltegebieden, het strand en het centrum vanwege de vele activiteiten die hier plaatsvinden. In principe is het mogelijk op alle andere locaties een evenement te organiseren. Door op voorhand de mogelijkheden op locaties te beperken werden evenementen uitgesloten die toch wenselijk bleken en waar de overlast voor de omgeving minimaal bleek te zijn. Daarnaast werd er een maximum aan evenementen gesteld op locaties waar geen evenementen worden georganiseerd. Uitzonderingen op de eindtijden De volgende evenementenflocaties vormen een uitzondering op de reguliere eindtijden: • Oud- en nieuwfeesten Katwijk en Rijnsburg • Evenementen op de Boulevard • Noordduinen • Traditionele volkafeesten Daarnaast bestaan er individuele en collectieve feestdagen, maar die hebben betrekking op bedrijven die onder de Wet milieubeheer vallen. Deze regeling is bedoeld om bedrijven meer geluidsruimte te bieden om tijdens evenementen activiteiten te organiseren. Ieder jaar worden de collectieve dagen door het college aangewezen,
waarbij aansluiting wordt gezocht bij de evenementenkalender voor dat betreffende jaar. In het evenementenbeleid is een overzicht opgenomen welke voorwaarden, zoals voor de sluitingstijden, geluidproductie e.d, per categorie/evenement gelden. Terugdringen administratieve lasten. De regeldruk bij het organiseren van een evenement is hoog. Het doen van een vergunningsaanvraag en de afhandeling daarvan verschilt per gemeente. Iedere gemeente kan ook andere eisen stellen aan het organiseren van een festival, circus, popconcert, wielerronde of ander evenement. Ook is het voor organisatoren van
evenementen niet altijd even duidelijk waarop gemeenten de aanvraag precies beoordelen. Bij veel gemeenten moet een organisator bovendien meerdere vergunningen aanvragen voor verschillende aspecten van één
evenement, zoals muziek, horeca, tribunebouw en wegafzetting of omleiding.
3
Met het programma
'Slim geregeld, goed verhonden'
van het ministerie
van EL&! werken ketenpartners
aan de
Evenement Assistent. Zo ontstaat één uniform aanvraagproces voor alle vergunningaanvragen en meldingen. Een organisator hoeft de gegevens over het evenement slechts één keer aan te leveren, ook wanneer hij in verschillende gemeenten een vergunning aanvraagt. Het systeem kan ook de samenwerking ondersteunen tussen gemeenten, toezichthouders, hulpverlening en ondernemers en zorgt zo voor een transparant proces. Zowel voor, tijdens als na de aanvraag. De gemeente Katwijk en enkele organisatoren
doen mee aan de pilot van dit project. Op dit moment worden
enkele aanvragen via dit systeem ingediend en door de verschillende adviseurs van advies voorzien. Als dit landelijke project slaagt zal worden bekeken op welke wijze dit kan worden ingevoerd en/of de voordelen van deze werkwijze in ons eigen proces van vergunningverlening
kan worden opgenomen.
Verder is onlangs gebleken dat de bouw van tenten en podia vergunningplichtig zijn in het kader van de Wabo. Onderzocht wordt in hoeverre de procedure voor de evenementenvergunning en Wabo-vergunning aan elkaar kunnen worden gekoppeld. In Katwijk wordt al gewerkt met één (paraplu)vergunning. In de loop van 2012 zal via de gemeentelijke site alle relevante informatie beschikbaar zijn. Te denken valt aan de APV, leges- en precarioverordening, handreiking brandveiligheid bij evenementen, de evenementenkalender, format veiligheidsplan, meldingsformulieren en links naar relevante sites en wet- en regelgeving.
Afstemming
aanvraag-
en
Regionaal beleidskader.
In regionaal verband wordt een werkkader voor evenementen
ontwikkeld.
Dit is met name van belang voor de
Politie, Regionale Brandweer en GHOR, die de risicoanalyse en de treffen maatregelen graag op een eenduidige manier willen afstemmen. Dit kader is in concept gereed en moet nog worden vastgesteld. Daar waar nodig is in het beleid op dit document geanticipeerd. Risicoc\assificatie Bij de herziening van dit beleid is aansluiting gezocht bij de regionale risicoc\assificatie. Het hanteren van verschillende risicoc\assificatie begrippen leidde tot verwarring. Deze risicoc\assificatie biedt een hulpmiddel voor het bepalen van inzet van de hulpdiensten en het stellen van voorwaarden en voorschriften bij de vergunningverlening. Daarnaast is de risicoc\assificatie bepalend voor de indieningstermijnen. De wijziging van deze begrippen
betekent vooralsnog geen wijziging voor de huidige evenementen.
Bevoegdbeid
beleid.
tot vaststelling
In de APV heeft de raad de bevoegdheid om evenementenvergunningen af te geven neergelegd bij de burgemeester. Art. 4:81 lid 1 Awb geeft hem dan tevens de bevoegdheid om over deze bestuursbevoegdheid beleidsregels vast te stellen. Het evenementenbeleid wordt door het college vastgesteld, omdat bij het organiseren van een evenement ook nog andere zaken, zoals het afsluiten van wegen e.d. aan de orde komen die tot de bestuursbevoegdheid van het college behoren. In de praktijk worden deze zaken ook geïntegreerd in één beschikking opgenomen. Hiermee wordt de kans gereduceerd dat de burgemeester wel een vergunning afgeeft, terwijl het college weigert de hem toekomende bevoegdheden uit te oefenen en vice versa. Het verdient echter wel de voorkeur dat dergelijk 'gezamenlijk' beleid door beide bestuursorganen afzonderlijk als beleidsregel wordt vastgesteld. Het resultaat is dan een beleidsregel in de zin van art. 1:3 lid 4 Awb, waarvan de bevoegdheid om deze vast te stellen voor zowel de burgemeester als burgemeester en wethouders voortvloeit uit art. 4:81 lid 1Awb. De bevoegdheid van de gemeenteraad om beleidsregels vast te leggen, kan niet worden gebaseerd op een 'eigen' 4
bestuursbevoegdheid. De gemeenteraad bezit immers geen bestuursbevoegdheid op dit vlak. Art. 4:81 lid 2 Awb biedt evenwel de mogelijkheid om beleidsregels vast te stellen over een bestuursbevoegdheid die een ander bestuursorgaan toekomt, mits een wettelijk voorschrift daarin voorziet. Dit wettelijk voorschrift was tot voor de dualisering art. 148 Gemeentewet. Op basis van dit artikel kon de gemeenteraad bij verordening beleidsregels vaststellen waar 'andere organen van de gemeente rekening houden bij de uitoefening van bij of krachtens
de wet verleende bevoegdheden'.
Beoogd resultaat Het actualiseren
van het evenementenbeleid
2009.
Argumenten 2.1 2.2
Het evenementenbeleid 2009 is te veel met uitvoeringsaspecten verweven. Dit is nu verbeterd; De administratieve rompslomp voor organisatoren wordt met de introductie van de 'Evenementen assistent' verminderd;
Kanttekeningen Naast het feit dat aan evenementen
veel plezier wordt beleefd, zorgen zij ook voor overlast. Het
evenementenbeleid biedt een kader waarmee deze overlast evenredig over verschillende gespreid. Het kan niet worden voorkomen dat er overlast wordt ondervonden.
gebieden wordt
Middelen n.v.t.
Uitvoering Nadat het evenementenbeleid 2012 in concept is vastgesteld zal dit openbaar worden gemaakt. Eventuele reacties zullen, voor zien van commentaar, opnieuw in het college aan de orde worden gesteld. Indien er geen reacties binnenkomen, zal het conceptbeleid voor definitief gehouden worden en de commissie Bestuur worden aangeboden. De betrokken afdelingen en externe partners zullen daarna in kennis worden gesteld van het nieuwe beleid en de gevolgen daarvan. Ook zullen de organisatoren daarvan op de hoogte worden gebracht.
Bijlage(n) Evenementenbeleid Evenementenbeleid
2009 2012
5
Punten CDA-fractie: 1. Zet op de website van de gemeente een aanvraagformulier dat online kan worden ingevuld en verstuurd. 2. Maak het mogelijk om documenten digitaal aan te leveren; creëer hiervoor een digitale ‘omgeving’ die toegankelijk is voor aanvragers en ambtelijke organisatie. Verminder administratieve lasten 3. Zorg ervoor dat aanvragers eenmalig documenten en informatie kunnen aanleveren; bewaar en hergebruik deze. De punten 1 tot en met 3 worden in de pilot Evenementen Assistent verwezenlijkt. Dit is een webbased applicatie, waarmee de aanvraag digitaal online kan worden ingevuld, tekeningen kunnen worden toegevoegd en tevens een archieffunctie bevat om aanvragen volgende jaren te kunnen gebruiken. 4. Voeg de evenementenvergunning en de andere benodigde vergunningen samen tot één integrale (paraplu-)vergunning; dit scheelt organisaties tijd en geld. De evenementenvergunning is reeds een parapluvergunning met alle relevante onderwerpen in één beschikking. 5. Introduceer een herhaalvergunning en een meerjaarlijkse vergunning voor evenementen die jaarlijks op dezelfde manier georganiseerd worden. Alleen wijzigingen moeten gemeld worden, wat de lasten voor organisatie en gemeente vermindert. Door gebruik van de Evenementen Assistent kunnen aanvragen worden gekopieerd. Dit geeft al minder bestuurslasten. Bij de voorwaarden gaat het niet alleen om het evenement maar ook om de afstemming met omgevingsfactoren tijdens een evenement (zoals gelijktijdig georganiseerde andere evenementen, risicofactoren, verkeerssituaties etc.) 6. Hanteer uniforme eisen en voorwaarden aan het organiseren van evenementen: jaarlijkse afwijkingen kunnen voor extra lasten en kosten zorgen bij organisaties. De voorwaarden zijn in principe uniform en eenduidig, tenzij het karakter van het evenement wijzigt of andere omgevingsfactoren daar aanleiding tot geven. Ook kunnen er op basis van evaluaties zaken anders geregeld moeten worden. Verbeter het interne proces 7. Blijf binnen de beslistermijn van 8 weken en voorkom dat deze termijn met nog eens 8 weken wordt verlengd. Verleen de evenementenvergunning én eventuele andere benodigde vergunningen in elk geval ruim voor de datum van het evenement. Dit is altijd het uitgangspunt. Sommige aanvragen vergen echter een langere behandeltijd, omdat de situatie daarom vraagt. Dit levert in de praktijk vaak een spanningsveld. De organisator heeft er belang bij om ruim van te voren over een vergunning te beschikken, echter weet dan nog niet alle details van uitvoering. 8. Wijs voor vergunningen voor grootschalige evenementen binnen de ambtelijke organisatie een ‘accountmanager’ aan die de beoordeling van de aanvraag begeleidt door de verschillende afdelingen in het gemeentehuis, inclusief de afstemming met andere instanties (zoals de brandweer en de politie).
Aanvragen worden door de afdeling Publiekszaken gecoördineerd. Dit is tevens het aanspreekpunt. Iedere aanvraag heeft een eigen behandelaar/casemanager. 9. Informeer aanvragers over de status van de behandeling van hun aanvraag. De ‘accountmanager’ is hiervoor het aanspreekpunt. Wordt door de Evenementen Assistent online verwerkt. 10. Investeer in contacten met en kennis van het maatschappelijk middenveld: toon betrokkenheid en waardering. Hierop zal verder worden geïnvesteerd. Het vooroverleg en de evaluaties spelen hierbij een belangrijke rol. Bied kennis en ondersteuning aan 11. Bied informatie aan via de website van de gemeente, de gemeentegids, de gemeentepagina in de lokale kranten en het VIP Katwijk. Dit wordt gedaan. Waar nodig zal dit worden verbeterd. 12. Organiseer in samenwerking met het VIP Katwijk geregeld speciale informatie- en instructieavonden over het evenementenbeleid. Het conceptbeleid zal met de organisatoren worden besproken. Met de ‘vaste’organisatoren vind regelmatig overleg plaats in de voorbereiding en door evaluaties. Aanschaf gemeentelijke feesttent Aanschaf: Afhankelijk van de grootte kost een aluminimumhal tussen de 150 en 200 per m2 in aanschaf. Hoe groter de tent hoe zwaarder de constructie en des te hoger de prijs. Ook de spantbreedte is van invloed. De tent van 45 x 25 kost € 200.000,= in aanschaf. Afsch. termijn 5 jr. = € 40.000,= per jaar. Opslag: Dit materiaal moet worden verzekerd, opgeslagen en worden onderhouden. Hiermee zijn kosten gemoeid. Hiervoor kan rekening worden gehouden met een bedrag van € 5.000,= op jaarbasis. De aluminimum spanten gaan lang mee, maar het dakzeil en de wanden zijn gevoelig voor breuk en slijtage tijdens de op- en afbouw. In gebruik geven: Voor het transport en de opbouw is specialistische kennis en materieel vereist. De hoeveelheid materiaal vergt 4 vrachtwagens, wat met heftrucks moet worden geladen en gelost en op de locatie moet worden opgebouwd. Ook dit brengt kosten aan personeel en materieel met zich mee. Met de opbouw van een dergelijke tent is al snel een dag tot anderhalve dag gemoeid en zijn 6 personen mee bezig. Hiermee is voor de op- en afbouw ca. € 2.000,= gemoeid. Rekenvoorbeeld per evenement: (aantal per jaar = 5) 40.000 / 5 € 8.000,-5000 / 5 € 1.000,-Op-afbouw € 2.000,-Totaal
€ 11.000,--
Hierbij komen dan nog de kosten van de inrichting, zoals podium, electra, licht en geluid, catering en toiletvoorzieningen. Dit moeten de organisatoren zelf nog regelen. Nadelen van deze constructie zijn: -
-
Ieder locatie c.q. ieder evenement heeft een eigen afmeting tent. Het aanbieden van een standaard tent is geen optie. Het op voorraad hebben van verschillende afmetingen is te duur. Kleinere, lichtere tenten zijn voor lagere tarieven te huur. De omloopsnelheid waarmee een dergelijke tent in de gemeente wordt opgebouwd is gering, hiermee wordt onvoldoende expertise opgebouwd bij het personeel. Het onderhoud zal relatief veel tijd en kosten met zich meebrengen.
De conclusie is dat de uitgifte van tenten door marktpartijen meer flexibel is en uiteindelijk efficiënter georganiseerd kan worden.
) Q
P%
p
, I D I
***6D p
CC
S p
@)
S p
i#!!i
i#!!i
O I
p p
S p
> p
." p
atwijk Het beleid in de komende jaren met betrekking tot de vergunningverlening voor evenementen op grond van het bepaalde in artikel 2.25 van de Algemene Plaatselijke Verordening.