Jakarta, 4 Oktober 2006
No. 25 / PLA/ X/ 2006
Kepada Yth. Para Tenaga Pemasaran PT Prudential Life Assurance Di tempat.
Perihal
: Pengalihan Servis Atas Polis Tanpa Agen (“Pengalihan”) dan Personal Assistant Center
Para Agen yang kami hargai, Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para nasabah secara berkesinambungan, maka dengan ini kami beritahukan bahwa setiap polis sebaiknya dilayani oleh tenaga pemasaran (“Agen”). Dengan demikian apabila ada Agen yang mengundurkan diri atau tidak bekerja lagi (selanjutnya dalam Ketentuan ini disebut sebagai “Agen tidak Aktif”) sebagai Agen PT Prudential Life Assurance (“Prudential”) dengan alasan apapun, maka polis-polis Agen tersebut harus dialihkan kepada Agen Aktif lain yang memenuhi kriteria sebagai agen pengganti untuk meneruskan pelayanan kepada para nasabah pemilik polis tersebut.
Direct Leader dari agen tidak aktif memiliki hak pilih (opsi) pertama untuk mengalihkan (take over) nasabah yang agennya tidak aktif . Apabila direct leader dari agen tidak aktif memilih untuk tidak mengalihkan nasabah tersebut ke dirinya atau agen lainnya, maka secara otomatis polis-polis dari agen tersebut akan dialihkan ke Personal Assistant Center (PAC) . PAC merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department yang dibentuk pada tanggal 27 Maret 2006 dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi para nasabah yang tidak memiliki agen aktif. Meskipun nasabah telah dialihkan ke PAC, direct leader tersebut tetap memiliki hak & kesempatan untuk mengalihkan kembali nasabahnya dari PAC ke unitnya (retaking). Pelayanan PAC adalah bersifat membantu hingga adanya agen pengganti yang ditunjuk oleh leader yang bersangkutan. Ketentuan Pengalihan Servis atas Polis Tanpa Agen dapat dilihat dalam Lampiran 1 sedangkan Petunjuk pelaksanaan Pengalihan ini dapat dilihat dalam Lampiran 2. Formulir Terminasi dan Pengalihan Servis Polis dapat dilihat dalam Lampiran 3. Jika ada hal-hal yang terjadi diluar ketentuan yang tertera dalam Lampiran 1 & 2 ini, Perusahaan berhak untuk mengalihkan Polis Tanpa Agen ke PAC. Ketentuan PAC dapat dilihat dalam Lampiran 4. Petunjuk Pelaksanaan Retaking dapat dilihat dalam Lampiran 5 dengan Formulir Permohonan Retaking Polis yang dapat dilihat dalam Lampiran 6. PT Prudential Life Assurance Menara Thamrin – Prudential Centre Jl. M.H. Thamrin Kav.3, Jakarta 10250, Indonesia Tel (62-21) 2355-8888 Fax : (62-21) 2355-8800 www.prudential.co.id Part of Prudential plc (United Kingdom)
Ketentuan ini berlaku efektif tanggal 9 Oktober 2006. Dengan diterbitkannya ketentuan baru mengenai Pengalihan ini, maka ketentuan lama sebagaimana yang tercantum dalam PRUberita nomor 111/DIR-PBBL/VI/2000 perihal “Pengalihan Service Agen untuk Polis Orphan” dinyatakan tidak berlaku lagi dan digantikan dengan ketentuan ini. Demikian ketentuan Pengalihan ini, apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi Regional Agency Development Director (“RADD”) atau Agency Development Specialist (“ADS”) Anda. Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami
Eveline Kusumowidagdo
Rinaldi Mudahar
Operations Director
Sales & Marketing Director
Peraturan Pengalihan Servis Polis Tanpa Agen – Lampiran 1 Definisi 1. Orphan Policy /“Polis Tanpa Agen” adalah polis yang agen penjualnya sudah tidak bekerja lagi sebagai Agen PT Prudential Life Assurance yang disebabkan oleh terminasi atau pengunduran diri dan belum dipindahkan ke agen lain 2. Original Agent / “Agen Awal” adalah Agen yang menjual polis kepada nasabah. 3. Replacing Agent / “Agen Pengganti” adalah Agen yang menggantikan Agen Awal dalam memberikan layanan kepada nasabah Agen Awal atau Agen Pengganti sebelumnya, sesuai dengan ketentuan Pengalihan ini. 4. Direct Leader / “Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung Agen. 5. Upline Direct Leader / “Atasan Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung dari Direct Leader. 6. “Polis Inforce ” adalah polis yang masih aktif berlaku dan memiliki manfaat pertanggungan 7. “Polis Lapsed ” adalah polis yang telah batal tetapi masih dalam jangka waktu 2 tahun karena masih dapat dipulihkan 8. Pohon yang sama adalah agen-agen dan Manajer Keagenan yang berada dibawah Agency Manajer yang sama
Ketentuan Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen 1. Pengalihan kepada Agen Pengganti harus dilakukan dalam Pohon yang sama 2. Pengalihan servis polis-polis tanpa agen adalah sebagai berikut : • Direct Leader akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen yang ditinggalkan oleh Agen Awal yang mengundurkan diri atau diterminasi. Yang dapat dinominasikan sebagai Agen Pengganti adalah agen-agen yang berada dibawah Direct Leader atau Direct Leader nya sendiri, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti. • Apabila setelah Direct Leader dari Agen Awal tidak memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis Agen Awal akan dialihkan kepada upline Direct Leader Agen Awal, dan seterusnya. • Apabila setelah ketentuan nomor diatas dilakukan hingga level Agency Manager dan belum ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis tanpa agen tesebut akan dialihkan ke Personal Assistant Center (“PAC”) • Polis yang dialihkan adalah polis yang berstatus Inforce dan Lapsed
3.
Contoh: Agen I mengundurkan atau diterminasi
AGENCY MANAGER - A
SUM - A
AGEN - C
AGEN - A
UM - A
AGEN - E
AGEN - F
AGEN - B
SUM - B
UM - B
UM - C
AGEN - D
AGEN - G
AGEN - H
AGEN - I
Keterangan : a. Direct Leader (UM-C) akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen yang ditinggalkan oleh Agen Awal (Agen I). Yang dapat mengurus Polis-Polis Tanpa Agen ini adalah Agen-G, Agen-H dan Direct Leader (UM-C) sendiri dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti b. Apabila setelah Direct Leader (UM-C) tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka Polis-Polis Tanpa Agen dapat dialihkan ke upline Direct Leader Agen Awal (SUM-B) atau Unit langsungnya (Agen-D). UM-B dan unitnya tidak dapat dicalonkan sebagai Agen Pengganti c. Apabila masih belum ada yang memenuhi kriteria Agen Pengganti, maka Polis-Polis Tanpa Agen akan dialihkan ke AM-A atau unit langsungnya (Agen-A dan Agen-B) d. Apabila hingga AM-A tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis tersebut akan dialihkan ke PAC 4. Setiap Agen Pengganti hanya dapat menerima pengalihan servis polis tidak lebih dari 50 polis inforce pada saat proses pengalihan disetujui oleh Prudential (diluar polis lapsed). Apabila jumlah polis yang akan dialihkan lebih dari 50 polis, maka harus ditunjuk lebih dari satu Agen Pengganti dan mengisi formulir secara terpisah 5. Apabila proses Pengalihan telah disetujui dan ditandatangani dengan lengkap maka akan diproses dalam waktu paling lambat 5 hari kerja setelah Formulir diterima secara lengkap oleh kantor pusat. Komisi selanjutnya – (apabila ada), baik Komisi Tahun Pertama maupun Komisi Lanjutan akan diterima oleh Agen Pengganti bersamaan dengan jadwal pembayaran Komisi selanjutnya. 6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leaderleader dari Agen Awal. 7. Premi yang terkumpul untuk polis-polis yang telah dialihkan akan diperhitungkan dalam GA Allowance Kantor Agen Pengganti dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Agen Awal, sesuai dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA. 8. Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen TIDAK mempengaruhi : a. Tingkat persistensi agen pengganti (tingkat persistensi polis tanpa agen dihitung terpisah) b. Perhitungan API produksi, bonus produksi dan bonus persistensi agen pengganti
c. Perhitungan production Club, MDRT ataupun kontes-kontes keagenan lainnya bagi agen pengganti 9.
Agen Pengganti bertanggung jawab penuh atas pelayanan kepada nasabah polis-polis yang dialihkan.
10.
Bila ada agen yang mau mengundurkan diri, maka Direct Leader nya wajib meyerahkan Formulir Terminasi dan Pengalihan Servis Polis ke kantor pusat dalam 1 x 24 jam (1 hari)
11.
Setelah Formulir disetujui dan diproses oleh Perusahaan, maka Perusahaan akan mengeluarkan: a. Surat penunjukan kepada Agen Pengganti (atau Agen-agen Pengganti) yang melampirkan pula daftar polis dan nasabah yang dialihkan (melalui email) b. Surat pemberitahuan yang dikirimkan langsung kepada nasabah (hanya untuk polis inforce) menginformasikan mengenai pengalihan kepada Agen Pengganti berikut data-data Agen Pengganti, yaitu nama Agen Pengganti, Alamat Kantor, Nomor Telepon Kantor, dan Alamat Email
Kriteria Agen Pengganti 1. 2. 3. 4.
Memiliki tingkat persistensi minimum 80% (laporan persistensi terakhir) Berada dalam kota yang sama dengan nasabah Telah memiliki Lisensi Penuh Unit Link Tidak sedang terlibat perkara pidana maupun perdata, ataupun adanya dugaan terlibat tindakan pidana. 5. Tidak memiliki pinjaman/utang yang tertunda atau bermasalah dengan Prudential 6. Memiliki etika bisnis yang baik dan belum pernah terkena perkara pelanggaran kode etik keagenan yang berlaku
Pengisian Formulir Terminasi dan Pengalihan Servis Polis Direct Leader pada saat memutuskan hubungan kerja dengan seorang Agen wajib mengisi FORMULIR TERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS (“Formulir”) terlampir. Formulir ini terdiri atas empat bagian, yaitu : 1. TERMINASI AGEN berisi data agen yang akan diterminasi beserta alasannya, terdiri atas: a. Nama Leader yang mau menterminasi b. Kode Agen Direct Leader c. Kode Kantor dan Kota Kantor d. Nama Agen yang akan diterminasi e. Kode Agen yang akan diterminasi f. Alasan terminasi 2. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI berisi data Agen Pengganti yang akan menerima Pengalihan Agen Awal yang terdiri atas: a. Nama Agen Pengganti b. Kode Agen Pengganti c. Kode dan Kode Kantor d. Nama Direct Leader e. Nomor Lisensi Penuh f. Tingkat Persistensi
3. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONAL ASSISTANT CENTER (PAC) 4. Lampiran berupa DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN yang terdiri atas: a. Nama Agen Awal b. Kode Agen Awal c. Nama Agen Pengganti d. Kode Agen Pengganti e. Nomor Polis (maksimal 50 polis – diluar polis lapsed untuk satu Agen Pengganti) f. Status Polis g. Nama Pemegang Polis h. Kota Domisili Pemegang Polis Direct Leader dapat mencek data polis-polis Agen yang diterminasi melalui Agency Web dengan alamat website http://www.prudentialsales-agency.com.
Petunjuk Pelaksanaan Pengalihan Servis Polis – Lampiran 2
Lampiran 3 FORMULIR TERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS Kepada Yth,
__________________, __________/___________/_________
Departemen Marketing Agency & Sales Support PT Prudential Life Assurance
( Kota)
(Tanggal)
(Bulan)
(Tahun)
_______ .
U/p : Sales & Marketing Director
______________________________________________________________________________________ Saya yang bertanda tangan dibawah ini, Nama Leader
: __________________________________________
Kode Agen
: _________________________________________________
Kode Kantor
: __________________________________________ Kota Kantor
: _________________________________________________
Mengajukan : A.
PEMUTUSAN HUBUNGAN KEAGENAN
Pemutusan hubungan keagenan terhadap agen saya di bawah ini : Nama Agen
: __________________________________________
Kode Agen
: _________________________________________________
Agen mengundurkan diri (lampirkan Surat Pengunduran Diri) Terminasi oleh Direct Leader, dengan alasan ___________________________________________________________________________________________ Lainnya, ________________________________________________________________________________________________________________________ B. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI Polis – polis ( sesuai list terlampir maksimum 50 polis- diluar polis lapsed) yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu : Nama Agen
: __________________________________________
Kode Agen
Kode & Kota Kantor
: __________________________________________
Nama Direct Leader : ________________________________________
: ________________________________________
No Lisensi Penuh
: __________________________________________ Tingkat Persistensi
: ________________________________________
C. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONAL ASSISTANT CENTER (PAC) Polis – polis yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada PAC. Menyetujui : Direct Leader
Agen Pengganti
___________________
___________________
(Nama Jelas)
(Nama Jelas)
Tanggal:
Tanggal:
Diperiksa dan disetujui oleh:
Diproses oleh :
Tanggal :
Tanggal
______________________
__________________
( Nama jelas RADD)
(Nama Jelas)
:
Keterangan: 1.
Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi
2.
Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai
3.
Formulir ini dan Daftar Polis yang dialihkan harus diisi dengan lengkap
4.
Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif
dengan peraturan yang berlaku
Lampiran 3 DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN Nama Agen Awal
: ________________________________
Nama Agen Pengganti
: _______________________________
Kode Agen
: ________________________________
Kode Agen
: _______________________________
No.
No. Polis
Status Polis
Nama Pemegang Polis
Kota domisili Pemegang Polis
No
1
26
2
27
3
28
4
29
5
30
6
31
7
32
8
33
9
34
10
35
11
36
12
37
13
38
14
39
15
40
16
41
17
42
18
43
19
44
20
45
21
46
22
47
23
48
24
49
25 Menyetujui:
Direct Leader
No. Polis
Status Polis
Nama Pemegang Polis
Kota domisili Pemegang Polis
50
Agen Pengganti
RADD
___________________
___________________
____________________
(Nama Jelas)
(Nama Jelas)
(Nama Jelas)
Keterangan: 1. 2.
Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi Apabila Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan peraturan yang berlaku
3.
Apabila ada polis yang tidak tertera akan dialihkan sesuai dengan pertauran yang berlaku
4.
Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif
Ketentuan Personal Assistant Center (“PAC”) – Lampiran 4 1. PAC merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi para nasabah yang tidak memiliki agen aktif 2. Ruang lingkup pelayanan PAC yang akan dilakukan oleh Personal Assistant Officer (“PAO”) adalah melalui telepon, surat-menyurat, surat elektronik dan faks. PAO tidak melakukan pelayanan yang bersifat kunjungan tatap muka 3. PAO tidak melakukan aktifitas penjualan ke nasabah, dan jikalau ada nasabah yang ingin membeli produk tambahan maka akan dialihkan ke leader dari agen awal 4. Secara berkala, minimal 2 (dua) kali dalam setahun, PAO akan menghubungi pemegang polis untuk memberitahukan status polis dan konfirmasi manfaat polis, dan apabila bertepatan dengan tanggal jatuh premi atau terdapat premi yang belum dibayar, maka PAO akan mengingatkan kembali bahwa premi telah jatuh tempo 5. Karena pelayanan dilakukan oleh PAO maka atas polis yang dialihkan ke PAC, komisi selanjutnya (apabila ada) baik komisi tahun pertama maupun komisi lanjutan tidak akan dibayarkan ke Leader yang lama 6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan ke PAC akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal. 7. GA Allowance tetap akan diberikan kepada Kantor Agen Awal 8. Meskipun polis telah dialihkan ke PAC, leader dari agen awal tetap memiliki hak dan kesempatan untuk mengalihkan kembali polisnya dari PAC ke unitnya (Retaking). Dengan syarat-syarat sebagai berikut : a. Agen pengganti memenuhi kriteria agen pengganti b. Agen pengganti berada satu pohon dengan agen awal c. Mengisi surat pernyataan untuk pengalihan polis dari PAC ke agen pengganti d. Komisi & insentif (jika ada) hanya berlaku kedepan setelah proses pengalihan kembali (retaking) disetujui
Petunjuk Pelaksanaan Retaking Polis – Lampiran 5
Lampiran 6
FORMULIR PERMOHONAN RETAKING POLIS Kepada Yth,
__________________, __________/___________/_________
Departemen Marketing Agency & Sales Support PT Prudential Life Assurance
( Kota)
(Tanggal)
(Bulan)
(Tahun)
_______ .
U/p : Sales & Marketing Director _________________________________________________________________________________________________________________________ Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama Leader
: __________________________________________ Kode Agen
: _________________________________________________
Kode Kantor
: __________________________________________ Kota Kantor
: _________________________________________________
Mengajukan : PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS DARI PAC KE AGEN PENGGANTI Polis – polis yang selama ini diservis oleh PAO, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu : Nama Agen
: __________________________________________ Kode Agen
Kode & Kota Kantor
: __________________________________________ Nama Direct Leader : ________________________________________
: ________________________________________
No Lisensi Penuh
: __________________________________________ Tingkat Persistensi
: ________________________________________
No polis yang akan dialihkan : 1. ____________________________________
6._________________________________________
2. ____________________________________
7._________________________________________
3. ____________________________________
8._________________________________________
4. ____________________________________
9._________________________________________
5. ____________________________________ 10._________________________________________
Menyetujui : Direct Leader
Agen Pengganti
___________________
___________________
(Nama Jelas)
(Nama Jelas)
Tanggal:
Tanggal:
Diperiksa dan disetujui oleh:
Diproses oleh :
Tanggal :
Tanggal
______________________
__________________
( Nama jelas RADD)
(Nama Jelas)
:
Keterangan: 1.
Permohonan Pengalihan Retaking Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi
2.
Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan peraturan yang berlaku
