-i 3 FEB Routing

Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 provincie.overijssel.nl [email protected] RABO Zwolle 39 73 4 1 121

PROVINCIALE STATEN Provinciale Staten van OverijsseJlVAN OVERUSSEL

Inlichtingen bij

Reg.nr. 1 ^ 6 / ^ 0 1 0 / 0 ^

drs. ing. H.J.N.F.L.Savelkoul,

a.d. Dat. ontv.:

[email protected]

- i 3 FEB 2010

Routing

telefoon 0652611940

Bijl.:

Implementatieplan team grondzaken

Datum

08.02.2010 Kenmerk

2010/01063367

Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie

Pagina

1

Bijlagen I. Implementatieplan team grondzaken (te raadplegen via www.overijssel.nl/sis en ligt ter inzage in het informatiecentrum)

Het lid van uw staten drs. P.J.Schipper heeft onder verwijzing naar het statenvoorstel inzake Oprichting team Grondzaken (PS/2009/1123, agendapunt 3 van de commissie EMBop 10 februari a.s.) verzocht om inzage in het zgn. implementatieplan team grondzaken. Na overleg met de portefeuillehouder meld ik u dat inmiddels aan dit verzoek is voldaan via plaatsing van bedoeld implementatieplan op het SIS. Met vriendfelijkt groet,

mr./H.A. Tji an MBA, secretairs-qiret :eur

Datum verzending

0 8, FEB. 2 0 1 0

provincie

verijssel

Team Grondzaken

Implementatieplan

Datum: 7 november 2009 Status:definitief Opsteller:Henk Savelkoul Productnummer: EDO-zaaknummer: Voor akkoord: Naam opdrachtgever: Harry Timmerman plaats/datum:

Handtekening:

Naam opdrachtnemer: Roosemalen & Savelkoul plaats/datum:

Handtekening:

Implementatieplan

1

Colofon

Uitgave

provincie Overijssel Datum

September 2009 Auteur

Henk Savelkoul (Roosemalen & Savelkoul) Mark Lansbergen (Roosemalen & Savelkoul) Marleen Knol (Roosemalen & Savelkoul) Adresgegevens

Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 provincie.overijssel.nl [email protected]

2

Implementatieplan

Versieblad Versie

Datum

Wijzigingen

7.1 8.1 8.2

29/09/2009 08/10/2009 17/10/2009

8.3 8.4

22/10/2009 07/11-2009

Omzet implementatieplan in format provincie Aanpassing hoofdstuk 2 en 3, toevoeging hoofdstukken 4 en 5 Aanpassing verwerking commentaar projectgroep d.d. 13 oktober plus afronding plan Verwerking commentaar Eenheden en ambtelijk opdrachtgever Resultaten behandeling DO-HE d.d. 28-10-2009 verwerkt t.b.v. besluitvorming DO 9 november 2009

Implementatieplan

3

Inhoudsopgave 1

Managementsamenvatting

5

2

Inleiding

8

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Positionering en taakafbakening Positie team grondzaken Taakafbakening met Eenheden Verantwoordelijkheden team Grondzaken Producten en diensten team Grondzaken

9 9 11 14 15

4 4.1 4.2 4.3

Principes en bedrijfsvoering team Grondzaken De bouwstenen van het team Grondzaken Te bereiken resultaten van het team Bedrijfsvoering

18 18 20 21

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Formatie, opbouw en financiering Zelf doen, inhuren of uitbesteden Formatie Opbouw formatie Financiering team Grondzaken

23 23 24 24 26

6 6.1 6.2 6.3

Het vervolg Besluitvormingsprocedure Planning Tijdelijke invulling

28 28 29 29

4

Implementatieplan

1

Managementsamenvatting In november 2009 zal Provinciale Staten van Overijssel zich uitspreken over de Nota Grondbeleid. De uitvoering van het in deze Nota Grondbeleid geformuleerde beleid vraagt om een deskundige organisatie. Daarom is in de door GS d.d. 16 september 2009 vastgestelde GS-nota ‘Nota Grondbeleid’ vermeld dat uitvoering van dit grondbeleid de oprichting van een organisatorische eenheid, waarin kennis, kunde en uitvoerende taken m.b.t. het grondbeleid worden gebundeld, vereist. Dit implementatieplan beschrijft de uitgangspunten en randvoorwaarden voor de oprichting van deze organisatorische eenheid. Aanbevelingen Kernachtig kunnen de in dit implementatieplan opgenomen aanbevelingen als volgt worden samengevat. Wat betreft de Positie en taakafbakening wordt geadviseerd: 1. Een team Grondzaken op te richten, dat wordt gepositioneerd bij de Eenheid Concernstaf Binnen een periode van maximaal drie jaar zal de positie van het team Grondzaken in de organisatiestructuur worden geëvalueerd. 2.

De taakafbakening met de organisatie te bepalen op basis van de volgende uitgangspunten: a. de tot het grondbeleid te rekenen aspecten behoren tot het verantwoordelijkheidsgebied van het team Grondzaken; b. het bij de taakafbakening gemaakte onderscheid in besturende-, ondersteunende- en primaire processen; c. de met het rijk in de bestuursovereenkomst voor het ILG opgenomen afspraken.

3.

De tot de besturende processen, nodig om het provinciale grondbeleid te kunnen besturen en beheersen, behorende producten en diensten te leveren in opdracht van de directie en/of het management van de eenheden.

4.

De tot de ondersteunende en primaire processen behorende producten en diensten in beginsel te leveren in opdracht van programma- en projectleiders, respectievelijk de lijnorganisatie.

5.

Wanneer bij de uitvoering van opdrachten door het team Grondzaken strijdigheden ontstaan met de uitgangspunten van het provinciaal grondbeleid, zal conform de principes van het BMC worden opgeschaald naar een hoger management.

Wat betreft Organisatieprincipes en bedrijfsvoering wordt voorgesteld: 6. Om het team Grondzaken zich binnen een periode van drie jaar te laten ontwikkelen tot een professioneel team, waarbij als de speerpunten in die ontwikkeling worden aangemerkt: a. bestuur en ambtelijke organisatie ondersteunen bij de besturing, beheersing en uitvoering van het provinciaal grondbeleid op het strategisch en tactisch niveau; b. beheersing van de met de uitvoering van het provinciaal grondbeleid samenhangende risico’s. c. verdere ontwikkeling van integrale beleidskaders voor de uitvoering van het provinciaal grondbeleid; 7.

Om voldoende schaalniveau, noodzakelijk als basis voor de verdere ontwikkeling van de professionaliteit, te kunnen ontwikkelen wordt geadviseerd samenwerking met andere publieke partijen (provincie Gelderland of gemeenten) of particuliere bureaus te verkennen.

8.

Het team Grondzaken een platte structuur te geven, die naast teamleiding en advisering grondbeleid bestaat uit de navolgende disciplines: financieel-economisch, juridisch en de aansturing uitvoering van de primaire processen.

9.

Bij de bedrijfsvoering van het team de focus gericht te laten zijn op ontwikkeling van de professionalisering, goed opdrachtgeverschap naar derden, een integrale aanpak van

Implementatieplan

5

grondbeleidvraagstukken grondbeleidprocessen.

en

de

financieel-economische

sturing

en

beheersing

van

10. Om haar taken uit te kunnen oefenen zal het team Grondzaken de informatiearchitectuur zodanig moeten inrichten dat het mogelijk is; a. beleids- en financieel-economisch relevante gegevens zowel administratief als op kaart vast te kunnen leggen en te presenteren; b. te voldoen aan de vereisten, die het BBV stelt aan de waardering van in het kader van het provinciaal grondbeleid verworven bezittingen en verantwoorde lasten en baten; c. de vastgoedregistratie en activa-administratie ‘logisch’ te verbinden.

Wat betreft Formatie, opbouw en financiering wordt voorgesteld: 11. Het team op te bouwen met 6 formatieplaatsen, waarbij bij de bepaling van die formatie het navolgende als uitgangspunten gehanteerd is: a. via inhuren van capaciteit over specialistische deskundigheid kan worden beschikt en flexibel ingespeeld kan worden op fluctuaties in de werkload; b. het aankopen, tijdelijk beheren en afstoten van gronden en gebouwen vooral via uitbesteding onder aansturing van het team Grondzaken zal plaatsvinden; c. de uitvoering van de primaire grondbeleidprocessen t.b.v. de landbouw- en natuurdoelen plaatsvindt door de DLG en de Eenheid LNL daarvoor als opdrachtgever zal blijven optreden; d. het team Grondzaken de Eenheid LNL zal adviseren bij het formuleren van de daarvoor benodigde beleidskaders, de uitoefening van het opdrachtgeverschap en mandaatverstrekking. e. de secretariële en administratieve wordt geleverd door de bij de Eenheid Concenrstaf beschikbare capaciteit. 12. Voor het team grondzaken de navolgende formatieopbouw te hanteren: Functie Management en beleid • Teamleider • Beleidsmedewerker grondzaken Financieel-economische discipline • Senior-planeconoom • Planeconoom Juridische discipline • Jurist grondzaken Regievoering • Regievoerder Totaal

Aantal fte’s 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 6,0 fte

13. Ten behoeve van de secretariële en administratieve ondersteuning van het team Grondzaken 0,5 fte aan budget beschikbaar te aan de Eenheid Concernstaf. 14. De benodigde formatieuitbreiding van 6,5 fte leidt tot een stijging van de salariskosten met € 470.000 welke kan worden gedekt door verhoging van het personeelsgebonden budget met maximaal € 470.0001 15. De optie open te houden om in de toekomst de salariskosten van het team Grondzaken gedeeltelijk door te belasten naar programma’s en projecten. 16. Bij het inhuren van capaciteit en/of uitbesteden van werkzaamheden als principe te hanteren dat het daarvoor benodigde budget beschikbaar wordt gesteld door de opdrachtgever. Het vervolg Na de standpuntbepaling in het DO-HE zullen op basis van uitgangspunten implementatieplan de personele aspecten worden uitgewerkt, inhoudende dat:

1

6

Noodzakelijke stijging zal in overleg met Eenheid Middelen nader worden bepaald

Implementatieplan

van

dit

1. op basis van de functiekarakteristieken functiebeschrijvingen worden opgesteld door het team HRM en Organisatie; 2. deze functies worden gewaardeerd; Door de directie wordt op basis van het in paragraaf 5.2 opgenomen formatieoverzicht en de resultaten van de functiebeschrijving en –waardering het functieplan, inclusief de uitgangspunten voor de zittende medewerkers vastgesteld. Vaststelling van het functieplan vindt plaats nadat de dekking van de formatie is zekergesteld. Parallel hieraan zal aan GS worden voorgesteld de voor de oprichting van het team Grondzaken benodigde middelen beschikbaar te stellen. Op basis van de opgestelde planning is eind dit jaar de oprichting van het team Grondzaken een feit. Begin volgend jaar kan dan gestart worden met de wervingsprocedure voor de openstaande vacatures. Parallel hieraan zal worden beoordeeld welke functies tijdelijk vervuld zullen worden.

Implementatieplan

7

2

Inleiding In november 2009 zal Provinciale Staten van Overijssel zich uitspreken over de Nota Grondbeleid. De uitvoering van het in deze Nota Grondbeleid geformuleerde beleid vraagt om een deskundige organisatie. Daarom is in door GS d.d. 16 september 2009 vastgestelde GS-nota ‘Nota Grondbeleid’ vermeld dat uitvoering van dit grondbeleid de oprichting van een organisatorische eenheid, waarin kennis, kunde en uitvoerende taken m.b.t. het grondbeleid worden gebundeld, vereist. In de bestaande situatie beschikt de organisatie slechts over beperkte en gefragmenteerde in de organisatie aanwezige capaciteit en deskundigheid met betrekking tot het grondbeleid. De eenheid RWB beschikt over een tijdelijke formatieplaats planeconoom. Deze capaciteit wordt ingezet t.b.v. de ondersteuning van grootschalige gebiedsontwikkelingen en programma’s en is ingezet t.b.v. de opstelling van de nota Grondbeleid. De eenheid WK beschikt structureel over een formatieplaats die wordt ingezet t.b.v. de aansturing aankoop- en beheerprocessen. De eenheid LNL huurt al gedurende een langere periode specifieke deskundigheid op het gebied van grondbeleid in. De structureel beschikbare eigen formatieplaats wordt ingezet t.b.v. de mandaatverlening aan de DLG. Bij die mandaatverlening vindt naast grondbeleidaspecten ook een beoordeling van inhoudelijke beoordeling van doelen (landbouw- en natuur) en toepassingsmogelijkheden van subsidies plaats. Het accent van het provinciaal grondbeleid bij de uitvoering heeft in het verleden vooral gelegen op het aankopen van gronden t.b.v. de realisering van eigen provinciale doelen (infra, landbouw en natuur). De gewijzigde wetgeving (WRO, WILG) en veranderderde positie van de provincie leidt tot een verbreding van de inzet van het provinciaal grondbeleid. Dat leidt tot de toepassing van nieuwe instrumenten en het op een andere wijze inzetten van bestaande grondbeleidinstrumenten. Om dat proces te kunnen besturen, ondersteunen en uitvoeren is meer en andersoortige capaciteit op het gebied van grondbeleid nodig. In dit implementatieplan wordt, rekening houdende met de eisen die het grondbeleid aan de organisatie stelt, beschreven aan welke organisatorische en personele condities voldaan moet worden. Als uitgangspunt is daarbij gehanteerd de vorming van één organisatorische entiteit, waarin alle met de ontwikkeling en uitvoering van het provinciaal grondbeleid samenhangende taken van de provinciale organisatie worden gebundeld. In hoofdstuk 3 wordt onderbouwd vanuit welke positie in de organisatiestructuur die organisatorische entiteit in de ontwikkelingsfase het best haar taken kan uitvoeren, wat het karakter is van die entiteit en hoe de taakafbakening is met de rest van de organisatie. De besturings- en ontwerpvariabelen evenals de uitgangspunten voor de bedrijfsvoering worden in hoofdstuk 4 beschreven. In hoofdstuk 5 wordt onderbouwd welke formatie noodzakelijk, welke financiering daarvoor nodig is en hoe die plaats kan vinden. Hoofdstuk 6 beschrijft op welke wijze en in welke tijdspanne de in dit implementatieplan voorgestelde maatregelen gerealiseerd kunnen worden.

8

Implementatieplan

3

Positionering en taakafbakening Bij het bepalen van de positie van het team Grondzaken en het definiëren van de taakafbakening met de rest van de organsiatie zijn de uitgangspunten van het provinciaal grondbeleid, zoals beschreven in de nota Grondbeleid, als uitgangspunt gehanteerd. Dat houdt in dat het grondbeleid wordt ingezet t.b.v. het realiseren van doelen op het gebied van infrastructuur, Ecologische hoofdstructuur, stedelijke gebiedsontwikkelingsprojecten en gebiedsontwikkeling landelijke gebieden. De positie van het team Grondzaken moet passsend zijn bij de condities waaraan de uitvoering van het provinciaal grondbeleid moet voldoen. Daarvoor worden in dit hoofdstuk in pagagraaf 3.1 een aantal criteria gehanteerd. De taakafbakening moet helder maken welke tot het grondbeleid behorende taken door het team Grondzaken worden verricht en welke taken door anderen, binnen of buiten de provinciale organsiatie, worden uitgevoerd.

3.1

Positie team grondzaken

De keuze van de positie van Grondzaken in de provinciale organisatiestructuur is afhankelijk van de weging van de verschillende criteria, die daarbij een rol spelen. 1.

Besturing- en managementconcept provincie

Het besturings- en managementconcept (BMC) van de provincie maakt onderscheid in eenheden. In dit BMC is ook de rolverdeling tussen hoofd Eenheid, plv. hoofd Eenheid en teamleiders gedefinieerd. Het hoofd van een eenheid (HE) is verantwoordelijk voor het strategische beleid, de prestaties van de eenheid en voor de inzet van alle middelen: het personeel, de financiën, informatie en communicatie en is degene die hierover ook de besluiten neemt. Bij het HE ligt het accent op ‘managen’. Grondbeleid is een zelfstandig beleidsveld, maar het is geen doel op zich. Het behoort dienstbaar te zijn aan het realiseren van de doestellingen van de andere provinciale beleidsvelden. Grondzaken zal qua omvang relatief beperkt zijn. Van de teamleider Grondzaken wordt verwacht dat hij naast coördinerende taken (afspraken, voortgangsbewaking, uitvoering werkplan) ook verantwoordelijkheid is voor de kwaliteit van het werk en de inhoudelijke begeleiding van medewerkers (ontwikkeling, evaluatie). Daarnaast zal hij ook op een aantal vraagstukken zelf inhoudelijke inbreng moeten leveren. Grondzaken heeft de kenmerken van een team en het hoofd Grondzaken is een ‘managing professional’, vergelijkbaar met de rol van de teamleider. Passende bij de organisatiestructuur van de provincie behoort een team bij een eenheid gepositioneerd te worden. 2.

Het karakter van het grondbeleid

In dit implementatieplan wordt bij het beschrijven van de taken van Grondzaken een onderscheid gemaakt in sturende-, ondersteunende- en primaire processen. Grondbeleid als zelfstandig beleidsveld verlangt dat Grondzaken zowel sturend (formuleren, bewaken en evalueren grondbeleid), ondersteunend (adviseren verschillende besturingsniveaus) en uitvoerend is. Het karakter van een zelfstandig beleidsveld past niet bij de karakteristieken van een Shared Service Center. Grondbeleid is een zelfstandig beleidsveld, dat dienstbaar is t.b.v. vele provinciale beleidsvelden. 3.

Verdere ontwikkeling van het grondbeleid

De wijze waarop het provinciaal grondbeleid zich de komende jaren verder zal ontwikkelen is sterk afhankelijk van politieke en bestuurlijke keuzes m.b.t. de rolopvatting van de provincie en de wijze waarop provinciale doelstellingen gerealiseerd kunnen worden. De verdere ontwikkeling van het provinciaal grondbeleid heeft grote invloed op de verdere ontwikkeling en mogelijk ook de positionering van Grondzaken. Die onzekerheid maakt het thans doen van definitieve uitspraken over de meest gewenste positie van Grondzaken lastig. Zeker in een situatie waarin binnen afzienbare termijn ook over de verdere ontwikkeling van de gehele provinciale organisatie de gedachtenwisseling zal gaan plaatsvinden.

Implementatieplan

9

4.

Strategisch en tactisch belang

Grondbeleid heeft thans vooral een uitvoerend karakter (aankopen, beheren en soms afstoten van grond). De wijze waarop de provincie inhoud wil geven aan het realiseren van haar provinciale doelen zal op Grondzaken vooral ook een beroep doen op een bijdrage aan de strategische en tactische beleids- en besluitvormingsprocessen. De uit die beslissingen voortvloeiende uitvoering zal veelal door derden of in (actieve) samenwerking met andere partijen worden uitgevoerd. In het onderzoeken en uitwerken van strategische samenwerking met andere partijen zal inbreng van Grondzaken noodzakelijk zijn. Wanneer dit criterium als maatgevend wordt beschouwd, is een positionering bij de eenheid waar veel van dergelijke besluiten worden voorbereid en gecoördineerd, de Concernstaf, een optie. Maar het verhoudt zich minder goed met het organisatieprincipe dat de Concernstaf beperkt van omvang behoort te zijn.

5.

Neutraliteit

De uitvoering van grondbeleid gaat gepaard met de inzet van omvangrijke investeringsmiddelen. De bepaling van de condities waaronder het grondbeleid wordt toegepast en de afweging waar wel en niet welke grondbeleidinstrumenten en/of –middelen worden ingezet behoort daarom bij voorkeur vanuit een neutrale positie plaats te vinden. Als “beleidsneutraal” kunnen in dat kader de eenheid Facilitaire Dienstverlening en de eenheid Middelen, wanneer financieel beleid niet als een inhoudelijk beleidsveld wordt beschouwd, worden aangemerkt.

6.

Transparantie

Het grondbeleid is dienstbaar aan vele beleidsvelden. Het is daarom van het grootste belang, dat het afwegingsproces m.b.t. zowel de beleidsvorming als de inzet van instrumenten en middelen zo transparant mogelijk voor bestuur en ambtelijke organisatie plaatsvindt. Het positioneren van Grondzaken binnen een bepaalde Eenheid stelt dan bijzonder zware eisen aan dit criterium. Een koppeling met het team Programma’s en Projecten of positionering binnen de Eenheid Concernstaf roept beelden van een ‘ontwikkelingsbedrijf’ op. Een positionering van Grondzaken bij de Eenheid Middelen dwingt deze Eenheid ook tot het innemen van inhoudelijke standpunten op het gebied van Grondbeleid. De voor de afweging van inzet van provinciale middelen zo belangrijke transparantie kan daardoor in het geding komen. Feitelijk verliest de Eenheid Middelen daardoor haar “beleidsneutrale” positie. De Directie, die een actieve voortrekkersrol heeft in het voorbereiden van het strategisch beleid en koersbepaling van de organisatie, heeft zelf veel belang bij die transparantie.

7.

Professionalisering

Professionalisering van het provinciale grondbeleid ligt ten grondslag aan de keuze om de grondbeleidactiviteiten te bundelen in één organisatorische eenheid. Aan professionalisering kan in beginsel vanuit elke positie in de provinciale organisatie inhoud worden gegeven. Maar zeker in de ‘kraamfase’ van Grondzaken is het van belang dat het team zich kan ontwikkelen in een omgeving waar voldoende affiniteit met het beleidsveld bestaat. Een positie dicht in de buurt van het team Programma’s en Projecten ligt dan bijvoorbeeld meer voor de hand dan een positie bij de Eenheid Facilitaire Dienstverlening.

Conclusie Uit voorgaande beschouwing zijn een aantal conclusies te trekken: 1. Grondzaken is geen Eenheid maar een Team 2. Grondzaken is geen shared service centre. 3. Op basis van de uitgangspunten van de organisatiestructuur behoort een team gepositioneerd te worden bij een Eenheid. 4. Neutraliteit worden het meest gewaarborgd bij de Eenheid Facilitaire Zaken. 5. Transparantie is bij een positionering binnen één bepaalde Eenheid moeilijk te waarborgen. 6. Het strategisch en tactisch belang van het grondbeleid wordt het meest gewaarborgd via een centrale positionering in de organisatie.

10

Implementatieplan

7.

Voor de ontwikkeling van het team Grondzaken is het van belang het team zo dicht mogelijk te positioneren bij functies, waarmee intensieve werkcontacten zullen bestaan.

Veel Eenheden hebben belangen bij wat het team Grondzaken gaat doen en de wijze waarop het team team Grondzaken gaat opereren. De mate waarin het optreden van het team Grondzaken als neutraal en transparant door bestuur en organisatie wordt ervaren en de bijdrage die het kan leveren aan de strategische en tactische besluitvormingsprocessen, zijn in dat kader kritische succesfactoren. Bij een positionering van het team bij een Eenheid, die verantwoordelijk is voor een specifiek beleidsterrein, wordt op dit moment onvoldoende tegemoet gekomen aan deze voorwaarden. Daarnaast kan de positionering bij een specifieke Eenheid in samenhang met de verdere ontwikkeling van het grondbeleid en de organisatie op (te) korte termijn tot een hernieuwde discussie over de positionering van Grondzaken leiden. Dat wordt niet wenselijk geacht. Op basis van toepassing van het besturings- en managementconcept ligt echter positionering van het team Grondzaken bij een Eenheid wel voor de hand. Rekening houdende met het voorgaande vormen dan het eenheidsoverstijgende belang, de strategische en tactische betekenis van het grondbeleid belangrijke criteria. Een positionering bij de Eenheid Concernstaf, waardoor het team ook in de nabijheid van het team Programma’s en Projecten kan opereren, ligt dan het meest voor de hand. Daarom wordt aanbevolen om: 1. 2. 3.

Het team Grondzaken te positioneren bij de Eenheid Concernstaf, Via de vaststellingsprocedure van het werkplan de activiteiten van het team Grondzaken met de eenheden te waarborgen. Die positionering na maximaal drie jaar, wanneer het team en het grondbeleid zich verder hebben ontwikkeld, te evalueren..

3.2

Taakafbakening met Eenheden

Het provinciaal grondbeleid is nog in ontwikkeling. Daarom wordt in dit implementatieplan de scope van het grondbeleid bewust breder geformuleerd dan de huidige nota grondbeleid kent. De hieronder genoemde aspecten worden normaliter allemaal gerekend tot het domein van het grondbeleid. • aankoopbeleid; • financieel-economische uitgangspunten (o.a. grondexploitatie); • tijdelijk beheer van gronden en gebouwen; • bouw- en woonrijp maken; • grondprijsbeleid; • uitgiftebeleid; • selectiebeleid ontwikkelaars; • samenwerking; • kostenverhaal. De beleidsvrijheid van de provincie wordt ingekaderd door wet- en regelgeving. In het bijzonder geldt dit voor de uitvoering van de WILG. Grondzaken is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze integreren van die kaders in het provinciaal grondbeleid. Niet tot het domein van het grondbeleid worden gerekend subsidies, die (aanvullend op grondbeleidinstrumenten) worden ingezet om specifieke beleidsdoelen in andere beleidsvelden te realiseren (bijvoorbeeld bedrijfsverplaatsingsregeling SN-regeling, herstructurering bedrijventerreinen en de ISV). De grondbeleidprocessen Aan de hand van de beleidscyclus, die ook van toepassing is op het grondbeleid, zijn de uitgangspunten voor de taakafbakening tussen het team Grondzaken en de andere Eenheden bepaald. Daarbij is een nader onderscheid gemaakt in een drietal processen.

Grondbeleid initiatief voorbereiding

Evaluatie

1.

2.

Besturende processen Alle activiteiten betreffende het plannen, controleren, evalueren en bijsturen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ondersteunende processen

Bewaking

Schema beleidsontwikkeling meningsvorming

Uitvoering

Voorbereiding besluitvorming

Implementatieplan

11

Processen die ondersteunend zijn aan het primaire proces. 3.

Primaire processen Processen die resulteren in producten of diensten aan de afnemers (bestuur, externe organisaties, etc.)

Besturende processen Tot de besturende processen van het grondbeleid worden in ieder geval gerekend: • de totstandkoming van grondbeleid, bestaande uit initiatief, voorbereiding, meningsvorming en (voorbereiding) besluitvorming, bewaking en evaluatie; • Planning- en controlactiviteiten grondbeleid op concernniveau; • Risico-analyses op concernniveau. De initiatieffase van de beleidvorming is niet het primaat van het team Grondzaken. Gewenste wijzigingen in het provinciaal grondbeleid kunnen ook via Eenheden, programma´s of projecten worden geagendeerd. Het team Grondzaken treedt op als facilitator voor de voorbereiding van de meningsvorming en het begeleiden van het proces van meningsvorming binnen de organisatie. In dat proces vervult het team Grondzaken als deskundige uiteraard ook een inhoudelijke rol. Als redacteur is het team Grondzaken verantwoordelijk voor het verwoorden van de resultaten in beleidsvoorstellen en het voorbereiden van de besluitvormingsprocessen. Het team Grondzaken is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en toepassen van de instrumenten, die het management van de organisatie inzet om de grondbeleidprocessen te kunnen besturen en beheersen. Welke instrumenten t.b.v. welke sturingsniveaus dat zijn, wordt bepaald bij het sturingsmodel grondbeleid. Tot die instrumenten worden in ieder geval ook gerekend risico-analyses op concerniveau. Het team Grondzaken stelt jaalijks de paragraaf grondbeleid voor de begroting en het jaarverslag op. Ook levert het team Grondzaken een bijdrage aan provinciale voortgangsrapportages. De uitvoering van het grondbeleid vindt veelal via programma’s en projecten plaats. De programma- of projectleider is in dat geval ook verantwoordelijk voor de rapportage over de voortgang van de grondbeleidaspecten. Zelfstandig rapporteert het team Grondzaken over de ontwikkelingen van de relevante stuurvariabelen van het provinciaal grondbeleid als geheel, zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van de grondvoorraad, vermogenspositie (risico’s en benodigd weerstandsvermogen), etc. Ondersteunende processen De primaire grondbeleidprocessen zullen veelal via programma´s en projecten (al dan niet gebiedsontwikkelingen) plaatsvinden. Ten behoeve van de verantwoordelijke programma- en projectleiders zal het team Grondzaken een aantal ondersteunende diensten aanbieden. Die diensten zijn te splitsen in twee hoofdcategorieën: • financieel-economische advisering; • advisering over toepassing instrumenten grondbeleid Financieel economische advisering Tot de financieel economische diensten worden gerekend: • opstellen van uit de uitvoering van het provinciaal grondbeleid voortvloeiende meerjarige investeringsprognoses; • opstellen van financiële haalbaarheidsanalyses voor gebiedsexploitaties en projecten; • adviseren, respectievelijk beoordelen van in bij de provincie ingediende subsidieaanvragen opgenomen grondbeleidaspecten; • adviseren over en beoordelen van grondbeleidgerelateerde risico’s m.b.t. deelnemingen van de provincie. De door het team Grondzaken opgestelde investeringsprognoses vormen input voor investeringsplanningen voor programma’s en de provinciale meerjarenbegroting. Dit vraagt om een goede afstemming met de eenheid Middelen en het team Programma’s en Projecten.

Advisering over toepassing instrumenten grondbeleid Deze advisering is vooral gericht op het adviseren over de toepassingsmogelijkheden van instrumenten in een fase waarin strategiebepaling, fasering en planning aan de orde zijn. De

12

Implementatieplan

advisering strekt zich uit over alle aspecten, die tot het domein van het grondbeleid worden gerekend. Het team Grondzaken zal zich bij haar juridische advisering beperken tot de aspecten contractvorming en toepassing van specifieke grondbeleidinstrumenten (onteigeining, Wvg en grondexploitatiwet). Tot contractvorming worden gerekend aan- en verkopen, selectie van partijen en samenwerkingsovereenkomsten. Voor algemene juridische vraagstukken, die zich verder uitstrekken dan het grondbeleid, zal het team Juridische Zaken de advisering verzorgen. Hierbij kan gedacht worden aan vraagstukken zoals staatssteun, aanbesteding en deelnemingenbeleid. Omdat de grens niet heel nauwkeurig is te trekken, vraagt dit ook om een goede afstemming tussen beide teams. De bestaande werkwijze waarbij juristen uit Eenheden als 1e lijn opereren en de juristen van BJZ als 2e lijn is ook bij Grondzaken een werkbare constructie. De 1e lijn juristen met specifieke grondbeleidkennis zullen bij het team Grondzaken worden gepositioneerd. Beoordeling subsidieaanvragen Bij het beoordelen en toetsen van subsidie-aanvragen (ISV, of herstructurering bedrijventerreinen) of het opstellen van subsidievoorschriften (bijv SN-regeling of bedrijfsverplaatsingsregeling), waarin grondbeleidcomponenten voorkomen, vervult het team Grondzaken een adviserende rol. Veelal zal het handelen om het beoordelen van de financieel-economische kaders die horen bij het Grondbeleid, zoals een grondexploitatie, een residuele grondwaardebepaling of bepalen van uitgangspunten voor de waardebepaling van subsidiabele elementen. Aansturing DLG Tussen rijk en provincie zijn sinds de invoering van de WILG m.b.t. het grondbeleid belangrijke verschillen van inzicht zichtbaar geworden over de aankoopstrategie (volledige schadeloosstelling) en het grondprijsbeleid. De DLG is een hybride organisatie, die als agentschap van het rijk en opdrachtnemer van de provincie zich alleen manifesteert als een uitvoeringsorganisatie. Die hybride positie leidt niet tot de invulling van de adviserende rol van de DLG. Het vervullen van de rol van opdrachtgever van de DLG en het sturen op de met de uitvoering van de WILG samenhangende financiële risico’s op het gebied van grondbeleid voor de provincie vragen om deskundigheid op het strategisch en tactische niveau. Die ondersteunende en adviserende rol zal het team Grondzaken vervullen. Primaire processen (uitvoering) De navolgende processen worden gerekend tot de primaire processen van het grondbeleid: • het aankopen van gronden en het toepassen van ondersteunende instrumenten (Wvg, onteigening); • het tijdelijk beheren van grond; • de uitgifte van bouwrijpe grond; • het afstoten van gronden en gebouwen; • grondprijsbeleid; • contractvorming bij samenwerkingsverbanden; • selectieprocedures; • het uitvoeren van kostenverhaal. Hoewel het proces van bouw- en woonrijp (of inrichting) maken (inclusief slopen en saneren) normaliter tot het proces van de grondexploitatie wordt gerekend, zullen deze activiteit niet tot het takenpakket van het team Grondzaken behoren. Het daarvoor noodzakelijke opdrachtgeverschap zal rechtstreeks via de programma- of projectleider, respectievelijk de lijnorgansiatie verlopen. Ook niet tot het primaire proces wordt gerekend vastgoedmanagement van permanent bezit (objecten die worden ingezet t.b.v. de huisvesting van de provinciale organisatie en uitvoering van provinciale taken). Ook de daarmee gemoeide aan- en verkoop van dergelijke objecten wordt niet tot het grondbeleid gerekend. Een voorbeeld is het afstoten van de steunpunten van WK. Het aanen verkopen van gronden t.b.v. de realisering van provinciale doelen behoort uiteraard wel tot het takenpakket van het team Grondzaken. Het team Grondzaken wordt wel verantwoordelijk voor tijdelijk beheren van in het kader van het provinciaal grondbeleid aangekochte objecten (gronden en opstallen). Het team Grondzaken wordt ook verantwoordelijk voor het afstoten van provinciale restgronden. Het verzorgt daarin zelf het besluitvormingsproces, waarin wordt bepaald welke gronden wel en niet afgestoten kunnen worden. Voor het daadwerkelijk afstoten van deze restgronden worden in overleg het team Vastgoed & Inkoop (thans lopende proces) danwel derden ingeschakeld.

Implementatieplan

13

3.3

Verantwoordelijkheden team Grondzaken

Grondzaken voert de ondersteunende en primaire processen in beginsel uit in opdracht van een programma- of projectleider, respectievelijk in opdracht van de lijnorganisatie. Ondersteunende processen Het team Grondzaken levert de tot de ondersteunende processen behorende diensten t.b.v. de eigen provinciale organisatie of, wanneer daarover afspraken zijn gemaakt, ten behoeve van samenwerkingsverbanden waarin de provincie participeert. Kenmerkend voor een deel van deze ondersteunende processen is dat: • de resultaten van deze adviezen een dwingend karakter hebben voor de afnemer omdat het provinciaal besluitvormingsproces voorschrijft of in de toekomst zal voorschrijven, dat de inzet van bepaalde grondbeleidinstrumenten of het afsluiten van bepaalde projectfasen alleen mogelijk is met behulp van deze documenten (bijvoorbeeld een grondexploitatie); • de structuur van deze beslisdocumenten vooraf is gedefinieerd; • de inhoud van die documenten de resultante is van een interactief proces tussen diverse belangen. De positie en structuur van documenten heeft daardoor een bindend karakter voor de organisatie. Over de inhoud van die documenten kunnen verschillen van inzicht ontstaan. Die verschillen van inzicht worden ter afweging voorgelegd aan management en bestuur. Er zal dus geen sprake zijn van een bindend advies van het team Grondzaken, maar een afwijkend standpunt van het team Grondzaken wordt altijd ter kennis gebracht aan het management en het bestuur. De relatie tussen opdrachtgever en –nemer kan bij ondersteunende processen als volgt worden gekenmerkt: • de opdrachtgever is probleemhebber en stelt in samenspraak met het team Grondzaken de probleemformulering op; • de opdrachtgever formuleert het doel van het advies(product) en de kritische succesfactoren waaraan het advies(product) moet voldoen; • de opdrachtgever geeft aan binnen welke tijdspanne het advies(product) beschikbaar moet zijn; • de opdrachtgever geeft in beginsel aan welk budget er beschikbaar is2; • het team Grondzaken stelt een aanpak voor en doet een voorstel wie het advies(product) zal leveren. Primaire processen Op basis van de principes van opdrachtgeven en opdrachtnemen bepaalt de opdrachtgever wat en wanneer er geleverd dient te worden en stelt deze het benodigde budget beschikbaar. Het team Grondzaken als opdrachtnemer bepaalt hoe de opdracht wordt uitgevoerd. Wanneer de te verstrekken opdracht strijdig is met de uitgangspunten van het provinciaal grondbeleid, hoeft het team Grondzaken die niet aan te nemen. Conform de principes van het BMC voorziet de conflictprocedure dan in het opschalen naar een hoger managementniveau. Bij het realiseren van de landbouw, natuur- en waterdoelen worden de primaire grondbeleidprocessen door andere organisaties uitgevoerd. De DLG is als opdrachtnemer van de provincie verantwoordelijjk voor de aankoop, exploitatie en vervreemding van gronden en opstallen t.b.v. het realiseren van landbouw en natuurdoelen. Waterschappen zijn bij de realisering van waterdoelen zelf verantwoordelijkheid voor het aankopen, exploiteren en vervreemden van gronden en opstallen. Provincie en waterschappen hebben ten behoeve van de versnelling realisatie EHS en de Kaderrichtlijn Water werkafspraken met waterschappen gemaakt over het gezamenlijk aankopen van grond voor de realisering van natuur en water. In voorkomende gevallen kan de DLG dan door beide partijen worden ingezet om integrale doelen te realiseren. Om de integraliteit van de uitvoering van het grondbeleid te kunnen waarborgen zal het team Grondzaken namens de provincie de uitvoering van deze werkafspraken gaan coördineren. Principes opdrachtnemerschap team Grondzaken

Tenzij bij de financiering wordt bepaald dat aan team Grondzaken bepaalde maximale capaciteit beschikbaar wordt gesteld

2

14

Implementatieplan

Met behulp van het besturingsparadigma van De Leeuw is in onderstaande afbeeldingen de besturing en rolverdeling m.b.t. de uitvoering van primaire processen van het grondbeleid weergegeven. In het basismodel treedt de Eenheid, de programma- of projectleider op als opdrachtgever voor Grondzaken voor diensten in de ondersteunende- en primaire processen. Grondzaken bepaalt of men met eigen capaciteit of via inhuur de opdracht uitvoert, dan wel deze uitbesteedt aan een derde. In het laatste geval treedt Grondzaken als opdrachtgever op naar die derde partij. Grondzaken blijft ook in die situatie rechtstreeks verantwoording afleggen aan de interne opdrachtgever. Met betrekking tot landbouw en natuur is de eenheid LNL opdrachtgever voor het team Grondzaken in relatie tot de adviserende processen. De eenheid LNL blijft conform de huidige situatie zelf opdrachtgever voor de DLG. Dit is afwijkend van het basismodel. Hiervoor is gekozen omdat de opdracht van de provincie aan de DLG naast grondbeleidactiviteiten zich ook uitstrekt over planvorming, uitvoering, procesmanagement en advisering bij de toepassing van subsidieregelingen. Tussen grondbeleid- en overige activiteiten bestaat een zodanige samenhang, dat eenduidigeheid in opdrachtgeverschap een sterke voorkeur verdient. Uit deze keuze vloeit voort dat de eenheid LNL ook de mandaatverstrekking aan de DLG blijft uitvoeren. Het team Grondzaken kan daarbij aan LNL adviseren.

Provincie , Rijk, etc. Kaderstelling en infomratie

Verantwoording afleggen, maar ook gerichte beinvloeding

Eenheid, Programma of Project

LNL

(besturend orgaan)

(besturend orgaan) Opdrachtverlening

Informatie Door omgeving gewenst gedrag, maar ook output

Grondzaken OnderPrimair steunend proces (bestuurd orgaan) Opdrachtverlening

Invloed omgeving op het gedrag, maar ook input

Informatie

Informatie

Grondzaken Ondersteunend (bestuurd orgaan)

Door omgeving gewenst gedrag, maar ook output

Opdrachtverlening

Informatie

Derden

DLG

(bestuurd orgaan)

(bestuurd orgaan)

Figuur 1 Basismodel

3.4

Kaderstelling en infomratie

Verantwoording afleggen, maar ook gerichte beinvloeding

Opdrachtverlening Invloed omgeving op het gedrag, maar ook input

Provincie , Rijk, etc.

Figuur 2 Aansturing DLG

Producten en diensten team Grondzaken

Op basis van de in paragraaf 3.2 gehanteerde indeling naar processen wordt in deze paragraaf aangegeven welke concrete producten en diensten het team Grondzaken aan de organisatie zal leveren. Opgemerkt moet worden dat ontwikkelingen in het provinciaal grondbeleid tot wijziging in de vraag en aard van producten en diensten kan leiden. Bij de producten is aangegeven wie de afnemer is. Hierbij is onderscheid gemaakt in ‘de organisatie’ als geheel, LNL, directie en hoofden eenheden, eenheden, programmaleiders en projectleiders. Besturende processen Doel Formuleren algemene beleidskaders grondbeleid

Product of dienst 1. Nota Grondbeleid 2. Advisering bij opstellen handelingskader Grond

Afnemer De organisatie LNL en programma’s en projecten

Formuleren kaders t.b.v. uitvoeringsinstrumenten

3.

De organisatie

Beleidskaders toepassing verwervingsplannen, gebiedsexploitaties en contractvorming

Implementatieplan

15

Leveren van een bijdrage in de coördinatie van de organisatie

4.

Meerjarenprognose gronden gebiedsexploitaties, t.b.v. het vast- of bijstellen van financiële kaders voor programma’s en projecten inclusief een risico-analyses per relevant beleidsveld en op provinciaal niveau.

De directie en hoofden eenheden

Ondersteunende processen Doel Financieel-economische Financiële sturing en beheersing van een programma Financiële sturing en beheersing van een gebiedsontwikkeling3 Risicomanagement op programma en projectniveau

Product of dienst advisering 1. Meerjarenprognose, die inzicht biedt in de uit de inzet van grondbeleidinstrumenten voortvloeiende investeringsprognoses 2. Gebiedsexploitatie t.b.v. de de verschillende fasen van een (gebieds)project 3.

risico-analyses m.b.t. de inzet van grondbeleidsinstrumenten en financieeleconomisch resultaat van (toekomstige) gebiedsexploitatie Advisering toepassing instrumenten Toepassen van 4. Adviezen over de inzet van grondbeleidinstrumenten grondbeleidinstrumenten

5.

Advisering aansturing DLG

Afnemer Programmaleiders

Projectleiders

Programmaprojectleiders

en

Eenheden, programma- en projectleiders LNL

Primaire processen Doel Aankopen grond 1. Minnelijk verwerven

2.

Toepassen wettelijke instrumenten

Product of dienst

Afnemer

1.

Het aanbodgestuurd, anticiperend of programmatisch verwerven van grond en opstallen t.b.v. een provinciaal programma, project of deelneming.

Eenheden en projectleiders m.u.v. LNL

2.

Ter ondersteuning van het provinciaal aankoopbeleid toepassen van juridische instrumenten, bestaande uit: •

Tijdelijk beheren i.k.v. grondbeleid aangekocht bezit

Inrichting gebied4

Voorbereiden besluitvorming en begeleiding procedure vestiging WvG en onteigeningsplan

• Uitvoeren WvG en onteigeningsplan Het aansturen van de processen (contractvorming, beheer en onderhoud, financiën) die gemoeid zijn met het tijdelijk beheren van gronden en gebouwen, die zijn aangekocht t.b.v. de realisering van provinciale doelen. Het aansturen van de processen waarbij sprake is

Eenheden jectleider LNL

en prom.u.v.

Eenheden

en

pro-

In de nota grondbeleid wordt alleen over grondexploitaties gesproken, maar hier wordt bewust over gebiedsexploitaties gesproken. Een grondexploitatie is een berekening van alle kosten en opbrengsten, die voortvloeien uit het proces van aankopen van gronden en gebouwen, bouw- en woonrijp maken en de uitgifte van bouwrijpe grond bij de uitvoering van een stedenbouwkundig plan. Een gebiedsexploitatie is een berekening van alle kosten en opbrengsten, die voortvloeien uit een gebiedsontwikkeling waarbij verschillende beleidsdoelen (water, natuur, wegen, volkshuisvesting, economie, etc.) op een integrale wijze worden gerealiseerd.

3

16

Implementatieplan

Doel

Contractvorming Uitgifte5 Afstoten gronden en gebouwen Kostenverhaal

Product of dienst van sloop van bestaande opstallen, sanering, bouwrijp maken en (her)inrichting van het gebied of de openbare ruimte Het sluiten van overeenkomsten t.b.v. samenwerking met private en/of publieke partijen. Het (aansturen van) verkopen van bouwrijpe grond aan afnemers Het (aansturen van) verkopen van gronden en gebouwen, die niet meer benodigd zijn t.b.v. de realisering van provinciale doelen Het opstellen en periodiek actualiseren van een exploitatieplan bij een provinciaal inpassingplan.

Afnemer jectleiders LNL

m.u.v.

Eenheden en jectleiders Projectleiders

pro-

Eenheden

Projectleiders

Het sluiten van anterieure overeenkomsten

Voorshands wordt er vanuit dit proces door derden (DLG m.b.t. landbouw- en natuur) dan wel vanuit samenwerkingsverbanden uitgevoerd. 5 Voorshands wordt er vanuit gegaan dat de provincie niet zelfstandig tot uitgifte van bouwrijpe grond zal overgaan, maar dat steeds in samenwerking met private en/of publieke partijen zal doen 4

Implementatieplan

17

4

Principes

en

bedrijfsvoering

team

Grondzaken Waar moet de teamleider van het team Grondzaken zich druk om maken bij het besturen van zijn team? Aan de hand een aantal besturings- of ontwerpvariabelen worden in dit hoofdstuk de bouwstenen voor het team Grondzaken beschreven. Deze zijn: shared values, strategie, structuur, cultuur, mensen en competenties en resultaten.

4.1

De bouwstenen van het team Grondzaken

Missie en visie Missie Het team Grondzaken draagt via formulering van grondbeleidskaders en de advisering over en het toepassen van de grondbeleidinstrumenten bij aan het scheppen van de condities voor en de realisering van provinciale beleidsdoelstellingen. Visie Het team Grondzaken wil zich binnen een periode van drie jaar ontwikkelen tot een professioneel team dat zorgt voor een integrale en consistente uitvoering van het provinciaal grondbeleid. De professionaliteit komt tot uitdrukking door op strategisch en tactisch niveau het bestuur, management, programma’s en projecten te kunnen adviseren en ondersteunen bij: • het formuleren van financieel-economische kaders voor het provinciaal grondbeleid en stedelijke en landelijke gebiedsontwikkelingen; • de beantwoording van vraagstukken over de rolkeuze van de provincie in relatie tot de inzet van grondbeleidinstrumenten; • het formuleren van voorwaarden waaronder de provincie samenwerking met andere partijen bij gebiedsontwikkeling kan aangaan; • de besturing en beheersing van de uit de uitvoering van het provinciaal grondbeleid (incl. WILG) voortvloeiende (financieel-economische) risico’s, die aan de aan- en verkoop van gronden en gebouwen zijn verbonden. Op uitvoeringsniveau wil het team zich ontwikkelen tot een betrouwbare partner en opdrachtnemer voor de lijn-, programma- en projectleiders en tot een professioneel opdrachtgever voor in te schakelen externe organisaties. De medewerkers van het team Grondzaken willen vanwege hun professionaliteit, betrouwbaarheid, pro-activiteit en innovatieve houding gewaardeerd worden door hun collega’s en door de partners waarmee de provincie samenwerkt. Strategie Bij de professionalisering van het team zal het accent worden gelegd op de financieel-economische en juridische advisering op strategisch en tactisch niveau. Om die professionaliteit te kunnen te verkrijgen en behouden moet het team over voldoende schaalniveau beschikken, de medewerkers breed georiënteerd zijn en over voldoende niveau beschikken. Dit type medewerkers zijn ondanks hun specialisme toch generalisten, die verbanden weten te leggen. Voor zeer specifieke vraagstukken weten zij snel de weg naar de juiste deskundigheid te vinden en die ook gericht in te zetten. De omvang van de provinciale grondbeleidactiviteiten zal naar verwachting te klein zijn om op basis van alleen de workload van de provincie Overijssel voldoende schaalniveau te bereiken. Daarom zal waar mogelijk samenwerking met anderen worden gezocht door: • met andere publieke partijen vormen van samenwerking en/of kennisbundeling te onderzoeken (provincie Gelderland of gemeenten); • banden aan te gaan met particuliere bureaus, die bereid zijn om ook een bijdrage te leveren aan de professionalisering; • kenniscirkels te organiseren met als doel kennis te delen en te vergaren.

18

Implementatieplan

Om op korte termijn te kunnen voldoen aan de aanwezige behoefte aan professionele advisering, zal de teamleider Grondzaken in de ontwikkelingsperiode een ‘zwaargewicht’ moeten zijn, die gezag heeft binnen de organisatie. Via inhuur van specifieke capaciteit zal in de 1e fase van het grondzaken waar nodig maatwerk worden geleverd op programma- en projectniveau. Via een goede en nauwe samenwerking met de relevante onderdelen van de organisatie wordt een zo groot mogelijke effectiviteit van de inzet van de beschikbare capaciteit nagestreefd. Bij de uitvoering kiest het team Grondzaken primair voor de rol van regisseur en opdrachtgever, die op basis van duidelijke procedures en beschrijving van werkprocessen de productiecapaciteit via inhuren van capaciteit of uitbesteden flexibel kan aanpassen aan de vraag. De ‘eigen mensen’ zijn het spin in het web en verantwoordelijk voor het begeleiden van de interne (besluitvormings)procedures. Via heldere procedures en processen wordt een zo efficiënt mogelijke uitvoering van de processen nagestreefd. Structuur Bij een team van professionals hoort een platte organisatiestructuur. De leiding van het team zal conform de principes van het Bestuurs- en Managementconcept van de provincie verantwoordelijk zijn voor de operationele werkplanning (afspraken, voortgangsbewaking, uitvoering teamwerkplan), voor de kwaliteit van het werk en de inhoudelijke begeleiding van medewerkers (ontwikkeling, evaluatie). De verdere verantwoordelijkheid van de teamleider Grondzaken is afhankelijk van de keuze, die bij de positionering van het team wordt gemaakt. Bij positionering van het team onder de directie zal door het verlenen van de bevoegdheden van een adjunct-HE aan de teamleider deze in materiële zin ook verantwoordelijk zijn voor de inzet van alle middelen van het team Grondzaken: het personeel, de financiën, informatie en communicatie en hierover ook de besluiten neemt. De directie draagt hier echter de eindverantwoordelijkheid. Bij de positionering bij de eenheid CS zal de rol van teamleider volledig conform de uitgangspunten van het BMC zijn. De teamleider Grondzaken zal, zeker in de aanvangsfase, ook inhoudelijk als boegbeeld van de organisatie fungeren. Daarom zal op hem een relatief groot inhoudelijk beroep worden gedaan. In afwijking van het Bestuurs- en Managementconcept van de provincie zal de teamleider Grondzaken wel verantwoordelijk zijn voor het persoon. Hij geeft dus integraal leiding aan zijn team, teineinde te voorkomen dat deze taak aan de directie moet worden opgedragen. In het team worden drie disciplines onderscheiden: • de financieel-economisch discipline; • de juridische discipline; • de uitvoeringsregie. Figuur 3 geeft schematisch weer waar het accent van de inzet van de verschillende disicplines, inclusief de teamleiding zal liggen.

Figuur 1 Werkveld disicplines Implementatieplan

19

De financieel-economische disicpline omvat naast de planeconomische expertise op programma- en projectniveau ook kennis om de uitvoering van uit het grondbeleid voortvloeiende bredere financieel-economische vraagstukken te kunnen behandelen. Het uitvoeren van risico-analyses over provinciale grondvoorraadposities, formuleren van investeringsstrategieën en beoordelen van uitgangspunten voor de herontwikkeling van vastgoed (bijvoorbeeld de huidige Rood voor Rood regeling) worden tot het werkveld gerekend. Het feitelijk beheren en actualiseren van gebiedsexploitaties zal waar mogelijk worden uitbesteed of daar wordt capaciteit voor ingehuurd. Samenhang op programma- en provinciaal niveau wordt gewaarborgd door de verschillende exploitaties periodiek zelf in geactualiseerde meerjarenprognoses samen te vatten. De juridische disicpline is in de eerste fasen (initiatief- en definitiefase) actief bij het verkennen van publieke en private samenwerkingsconstructies en daaraan verbonden algemene en specifieke risico’s. Zij redigeert daarnaast samenwerkingscontracten, ondersteunt juridisch selectieprocedures en ziet toe op de naleving van gemaakte afspraken. Ook juridische vraagstukken m.b.t. de inzet grondbeleidinstrumenten (toepassing Wvg en onteigening) worden door dit beleidsveld behandeld. Voor de uitvoering van de primaire processen worden geen specialisten ingezet, maar functionarissenen, die kennis hebben van de provinciale organisatie en besluitvormingsprocessen en als opdrachtgever kunnen fungeren naar andere eenheden (Vastgoed & Inkoop) en derden. Deze discipline zorgt voor de dagelijkse afstmeming met de externe opdrachtnemers. Voor politiek gevoelige of complexe zaken kan deze disicpline terugvallen op de teamleiding of andere deskundigheid binnen het team. Cultuur De managementstijl van de teamleider heeft kenmerken die passen bij de pioniersfase van een organisatie. Hij is een vakman, heeft op basis daarvan gezag in de organisatie en vormt het boegbeeld van het team. De dominante managementstijl is creativiteit. Die stijl zal in de tijd gezien moeten overgaan in een stijl die zich meer kenmerkt door motiveren, inspireren, coachen en faciliteren en aansluit bij het karakter van de professionele medewerker. Overwogen kan worden om bewust in de eerste fase voor een leidinggevende te kiezen. De in het Bestuurs en Managementconcept beschreven typering van de professionele medewerker is ook volledig van toepassing op de medewerkers van het team Grondzaken. Mensen en compententies Kerncompententies waarover de medewerkers van het team moeten beschikken zijn: sterk analytisch en strategisch vermogen, voldoende omgevingssensitiviteit om in te kunnen spelen op politiek-bestuurlijke ontwikkelingen en besluitvormingsprocessen, vermogen tot samenwerking, initiatiefrijk, resultaatgerichtheid en zorgvuldigheid. Bij het beleidsveld financieel-economische en juridische vraagstukken zal een sterk beroep op analystisch en strategisch vermogen worden gedaan. Bij de juridische discipline en de regievoering is daarnaast zorgvuldigheid een essentiële competentie.

4.2

Te bereiken resultaten van het team

Uit de gevoerde gesprekken met de belangrijkste stakeholders in de ambtelijke organisatie is gebleken dat vooral behoefte bestaat aan meer professionaliteit en integraliteit. Overigens is die behoefte zeer divers samengesteld. Sommigen leggen het accent vooral op de uitvoerende processen (aankopen en verkopen) Anderen zijn op zoek naar een strategisch adviseur, die hen bijstaat in complexe onderhandelingssituaties. Weer anderen zijn op zoek naar partner, die bij kan staan in het besturen en beheersen van een complexe externe opdrachtnemer. Die breedte van de vraag maakt het moeilijk om vooraf te benoemen hoe later vastgesteld kan worden of het team Grondzaken succesvol is. Toch worden drie kritische succesfactoren benoemd. 1.

Het provinciaal grondbeleid is geprofessionaliseerd (ksf: professionalisatie) a. Over drie jaar wordt de provincie door andere publieke en private partijen beschouwd als een ook op grondbeleid deskundige partner. Beoordelen van deze ksf kan door over drie jaar aan deze partijen te vragen een oordeel te geven over de deskundigheid van de provincie op het gebied van grondbeleid.

20

Implementatieplan

2.

Grondbeleid heeft zich van sector- tot een integraal provinciaal beleidsterrein ontwikkeld (ksf: integraliteit). a. Bij de beleidsvoorbereiding worden alle relevante aspecten betrokken. b. Het proces waarlangs beleid wordt geformuleerd en besluiten worden genomen is transparant voor de organisatie. In 2012 wordt onder regie van het team Grondzaken een geactualiseerde en door de organisatie gedragen nota grondbeleid opgesteld t.b.v. vasttelling door PS.

3.

De organisatie voelt zich m.b.t. grondbeleid ‘in control’ (ksf: risicomanagement). a. De financiële risico’s van het provinciaal grondbeleid zijn in beeld en waar nodig worden adequate beheermaatregelen genomen. b. PS zijn tevreden over het inzicht dat zij jaarlijks krijgen via programmabegroting en jaarverslag over de ontwikkeling van het grondbeleid. De begroting 2012 bevat een volledige paragraaf grondbeleid, die inzicht biedt in alle voor PS relevante aspecten van het grondbeleid • een actueel inzicht in de stand van zaken van de uitvoering van het grondbeleid (afgezet tegen de nota grondbeleid); • de verwachte ontwikkeling van het financiële resultaat van de provinciale grondbeleidactiviteiten, tot uitdrukking komende in: 2. ontwikkeling resultaten afzonderlijke grondexploitaties en prognose baten en lasten, inclusief de (programmatische) uitgangspunten, die daaraan ten grondslag liggen;

4.3

3.

ontwikkeling resultaten van deelnemingen waarin de provincie risicodragend participeert in de grondexploitaties;

4.

risico-analyses van a. en b.

Bedrijfsvoering

Als basis voor dit hoofdstuk wordt de navolgende definitie van het begrip bedrijfsvoering gehanteerd: “de sturing en beheersing van processen van het team Grondzaken om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren, waarbij het wat betreft die bedrijfsprocessen zowel gaat om de primaire als de ondersteunende processen.” Aansturing processen team Grondzaken Op basis van hetgeen in paragraaf 3.2 is verwoord, worden binnen het team Grondzaken de navolgende processen onderscheiden: 1. leveren bijdrage aan besturingsprocessen van de organisatie; 2. ondersteunen van primaire processen bij Eenheden, programma’s en projecten; 3. uitvoeren van primaire processen in opdracht van Eenheden, programma’s en projecten. Bij de aansturing van deze processen zal in de bedrijfsvoering bij het team Grondzaken de focus gericht zijn op de volgende aspecten: 1.

Het tijdig en conform opdrachten uitvoeren van de primaire processen, door te sturen op: a. stand van zaken lopende opdrachten (tijd, budget en kwaliteit); b. verwachte ontwikkeling werkvoorraad, om tijdig te kunnen anticiperen op ontwikkelingen in de workload (werkplan).

2.

De voor de tactische en strategische vraagstukken bij de besturende en de ondersteunende processen noodzakelijke professionalisering krijgt vorm via de gerichte werving van medewerkers, vorming en opleiding en het stellen van eisen aan de samenwerking met externe partijen.

3.

Om de belangen van de eenheden te kunnen waarborgen, dient de integrale aanpak van de grondzakenvraagstukken centraal te staan. Vragen die vanuit afzonderlijke Eenheden, programma’s of projecten worden gesteld worden, als daar aanleiding toe bestaat, worden met andere vraagstukken afgestemd. Hoewel dit aspect vooral bij de leiding van Grondzaken aandacht verdient, moet de aandacht van alle medewerkers hierop gericht zijn.

Implementatieplan

21

4.

Het grondbeleid ‘in control’ betekent dat de financieel-economische verantwoordingen en meerjarenprognoses dienen te passen bij de P&C producten die zijn gedefinieerd door de eenheid Middelen. De BBV-vereisten die worden gesteld aan P&C rapportages, zullen hierin voor wat betreft de grondbeleidsthema’s inbreng vanuit het team Grondzaken vragen. Risicomanagement en weerstandsvermogen zijn hierin speerpunten.

Procesondersteuning Registratie eigendommen De levenscyclus van vastgoed in het kader van het grondbeleidproces bestaat uit: 1. de aankoop- en tijdelijk beheerfase van het bestaand vastgoed; 2. transformatiefase (via inrichting of gebiedsexplotiatie), waarbij het bestaand vastgoed wodt getransformeerd naar zijn nieuwe functies; 3. de fase van afstoten van de nieuwe functies, hetgeen kan via verkoop of uitgifte, overdracht of doorlevering van gronden kan plaatsvinden. Voor zowel de sturing op de grondvoorraadpositie, vaststelling van de vermogenspositie als beoordeling van de financieel-economische effecten en risico’s is het van essentieel belang dat het team Grondzaken inzicht heeft in: • omvang, samenstelling en situering van de voorraadpositie; • fase van de levenscyclus waarin de grondvoorraad zicht bevindt. 1. 2.

3.

4.

Een koppeling tussen de administratieve gegevens van adressen en gebouwen en geometrische gegevens (GBKN), waarbij nader bepaald zal moeten worden of het VRIS hiervoor geschikt is. In deze objectgerichte registratie van vastgoedgegevens moet zijn vastgelegd t.b.v. welke beleidsdoelen welke provinciale eigendommen zijn verworven, welke vorm van contractbeheer hierop van toepassing is en in welke fase van de levenscyclus van het vastgoed zij verkeren (relatie met gebiedsontwikkeling of project). Bijzonder aandachtspunt vormt hierbij het vraatgtuk hoe omgegaan moet worden met het bezit van de BBL Een zodanig ingerichte activa-administratie, dat het mogelijk is om, rekening houdende met de eisen die het BBV stelt, de uit de uitvoering van het grondbeleid voortvloeiende vermogenspositie eenduidig vast te stellen. Voor de financieel-economische taakuitoefening is het van belang dat de inrichting van de financiele administratie zodanig is dat per relevant gebied of project boekwaarden, beheerslasten en overige baten en lasten inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Een ‘logische koppeling’ tussen de vastgoedregistratie en de activa-administratie.

Indien de provincie kiest voor een meer actieve rol in de ruimtelijke ontwikkeling, wordt de vastlegging van meerjareninvesteringen en –baten in exploitatiemodellen van belang. De koppeling met de meerjarenbegrotingen van de provincie dient hierin dan vastgelegd te worden. Dit geldt overigens ook voor ontwikkelingen waarin de provincie participeert zonder zelf de uitvoering ter hand te nemen. Noodzaakvan counter failing power Grondbeleid is een zeer specifiek beleidsterrein met aan de uitvoering verbonden specifieke risico’s. Het is daarom van belang dat er binnen de provinciale organisatie voldoende counter failing power aanwezig is m.b.t. juridische en financieel-economische aspecten. Dat is bij uitstek een taak, die thuishoort bij de teams Financiën en Informatie van de Eenheid Middelen en Juridische Zaken van de Eenheid Bestuurlijke Aangelegenheden. Om die taak ook goed te kunnen vervullen, verdient het aandacht dat deze teams over de daarvoor benodigde specifieke beschikken. . Die kennis moet gericht zijn op het kunnen beoordelen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en risico’s van adviezen van het team Grondbedrijf op financieel-economisch en juridische aspecten. Voor zover die kennis nog onvoldoende bij die teams aanwezig is, zal die verder ontwikkeld moeten worden.

22

Implementatieplan

5

Formatie, opbouw en financiering Om de omvang en samenstelling van de benodigde formatie te kunnen bepalen is in eerste instantie vastgesteld welke activiteiten het team Grondzaken zelf zal gaan doen en wanneer via inhuren dan wel uitbesteden de werkzaamheden worden uitgevoerd. Daarna wordt in dit hoofdstuk beschreven over welke disciplines en in welke omvang het team moet beschikken. Bij deze beschrijving van de formatie in paragraaf 5.2 is in deze fase bewust gekozen voor het hanteren van een functionele naamgeving. Voor de organisatie is belangrijk dat zichtbaar wordt welke diensten en producten straks door welke type functionarissen worden geleverd. Daarom is in paragraaf 5.3 concreet beschreven welke producten en diensten door welke functionaris worden geleverd en welk competentieprofiel en opleidingsniveau daarbij hoort. Paragraaf 5.4 beschrijft de omvang en wijze van financiering van het team Grondzaken.

5.1

Zelf doen, inhuren of uitbesteden

Op basis van de in de hoofdstukken 3 en 4 beschreven uitgangspunten is bepaald welke taken door het team Grondzaken zelf worden uitgevoerd en wanneer tot inhuur, respectievelijk uitbesteden van taken wordt overgegaan. Daar waar in deze paragraaf wordt gesproken over primaire processen, vindt dat plaats vanuit het perspectief van het team Grondzaken. Vanuit het perspectief van de provinciale organisatie kan het belang van (een deel van) deze primaire processen voor het functioneren van de totale organisatie anders zijn. Onder zelf doen wordt in het kader van dit implementatieplan verstaan dat de producten of diensten met behulp van eigen mensen (structurele of tijdelijke formatie) worden geleverd. Inhuren betekent het tijdelijk in huis halen van medewerkers van buiten, om in de organisatie aan de realisatie van een bepaald product of levering van een bepaalde dienst bij te dragen. Inhuren kan plaatsvinden vanwege zowel kwalitatieve (deskundigheid) als kwantitatieve (capaciteit) redenen. De ingehuurde capaciteit wordt aangestuurd door de leiding van Grondzaken. Inhuren betekent in mindere mate het kunnen maken van resultaatafspraken, het betreft met name het binnen de organisatie adequaat beschikbaar stellen van bepaalde capaciteit en deskundigheid. Belangrijke sturingsaspecten zijn de overdracht na beëindiging en de vraag of afspraken gemaakt worden over het leereffect wat naar de organisatie vanuit de aanwezigheid van betrokkene moet uitgaan. Onder uitbesteden wordt in het kader van dit implementatieplan verstaan het aan een externe partij opdracht geven tot het leveren van een product of dienst, waarbij in de opdrachtformulering een toetsbaar programma van eisen ten aanzien van het verwachte resultaat, een budget en een tijdsplanning worden meegegeven. Daarmee zijn ook de belangrijkste sturingsvariabelen benoemd: resultaat (kwaliteit/kwantiteit), budget en tijdsplanning. Wanneer zelf doen? Het belang van het grondbeleid voor het realiseren van provinciale doelen neemt vooral op het strategische en tactische niveau toe. Om de regie over de strategische en tactische afwegingsprocessen m.b.t. het provinciaal grondbeleid te kunnen voeren is een goed en voortdurend actueel inzicht in de bestuurlijke en politieke processen en de ontwikkeling van het provinciaal (grond)beleid noodzakelijk. Ook vereist dit een voordurende afstemming met de relevante functionarissen in de organisatie. Hoewel de omvang van deze taken afhankelijk is van de ontwikkeling van de omvang van de provinciale grondbeleidactiviteiten, kent zij wel een structurele component. De structureel noodzakelijke component t.b.v. beleidsvorming en de financieeleconomische en juridische discipline zal daarom met eigen mensen worden ingevuld. Op operationeel niveau is kennis van provinciale (besluitvormings)processen en de organisatie van essentieel belang. De in hoofdstuk 4 als regievoering aangemerkte discipline zal daarom ook via eigen capaciteit worden ingevuld. Wanneer inhuren? In de aanvangsfase zal het accent bij het inhuren van capaciteit vooral liggen op het beschikbaar krijgen van de benodigde deskundigheid op strategisch en tactisch niveau. Zodra de structurele component met eigen mensen is ingevuld, zal inhuur worden ingezet t.b.v. flexibilisering van de beschikbare capaciteit en om over specifieke kennis t.b.v. specifieke vraagstukken te kunnen

Implementatieplan

23

beschikken. Inhuren kan ook worden toegepast om primaire processen, waaraan strategische of tactische belangen voor de provincie zijn verbonden, in eigen huis uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld als de provincie in de toekomst aankopen t.b.v. het innemen van strategische grondposities wil plegen. Wanneer uitbesteden? Het accent van Grondzaken zal liggen op de activiteiten t.b.v. de besturende en ondersteunende processen. De primaire processen lenen zich, wanneer de opdrachtgeversrol op een adequate wijze ingevuld wordt, voor een belangrijk deel ook voor uitbesteden. Als uitgangspunt wordt gehanteerd dat de navolgende primaire processen in beginsel worden uitbesteed: 1. 2. 3.

aankopen; tijdelijk beheer; afstoten gronden en gebouwen.

5.2

Formatie

Omdat het grondbeleid van de provincie nog volop in ontwikkeling is, kent het bepalen van de benodigde formatieomvang haar beperkingen. Toch is op basis van gesprekken met de relevante Eenheden gepoogd inzicht te krijgen in de workload en is die betrokken bij de bepaling van de benodigde formatie.

Functie Management en beleid • Teamleider • Beleidsmedewerker grondzaken Financieel-economische discipline • Senior-planeconoom • Planeconoom Juridische discipline • Jurist Grondzaken Regievoering • Regievoerder Totaal

Aantal fte’s 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 1,0 fte 6,0 fte

Aandachtspunten bij deze formatieopbouw zijn: 1. Vanuit het oogpunt van continuïteit is 1,0 fte juridische capaciteit (te) kwetsbaar. Daarom wordt voorgesteld om deze capaciteit met twee deeltijders in te vullen. 2. Aanvullend wordt voorgesteld om de contiuïteit van de juridische functie verder te waarborgen door samenwerking met het team JZ te zoeken. 3. In deze formatieopbouw is geen rekening gehouden met secretariële/administratieve ondersteuning. Met betrekking tot de secretariële en administratieve ondersteuning wordt voorgesteld samenwerking te zoeken met de eenheid concernstaf. De inschatting is dat met de ondersteuning ca. 0,25 tot 0,5 fte is gemoeid.

5.3

Opbouw formatie

Bij de opbouw van de formatie wordt aangegeven bij welke disciplines welke taken worden belegd en over welke competenties de functies moeten beschikken. Bij dat laatste is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de competentieprofielen, zoals die worden gehanteerd. De in deze paragraaf opgenomen taakomschrijving en het competentieprofiel zullen na vaststelling van het implementatieplan worden uitgewerkt naar functiebeschrijving en worden gewaardeerd. De resultaten worden vastgelegd in een functieplan.

24

Implementatieplan

Teamleider Taken • Dagelijkse leiding aan de medewerkers. • Inhoudelijke coördinatie van de activiteiten van Grondzaken. • Aansturing formulering grondbeleid en meerjarenprognose grondbeleid. • Advisering op strategisch en tactisch niveau aan directie, hoofden programmamanagers incl. aansturing DLG.

eenheden

en

Competentieprofiel • Vergelijkbaar met teamleider aangevuld met de competenties visie en bestuurssensitiviteit. Niveau: WO + langjarige ervaring met ontwikkeling en uitvoering grondbeleid Competentieprofiel • Teamleider 12/13 (waardering TL 13) Beleidsmedewerker grondzaken • Leveren bijdrage aan formulering grondbeleid (incl. handelingskader Grond). • Formuleren beleidskaders uitvoeringsinstrumenten. • Advisering over inzet grondbeleidinstrumenten (incl. landbouw en natuur). Competentieprofiel • Adviseur 11/12 (waardering AS 11) Niveau: HBO of WO, aangevuld met ervaring met ontwikkeling en uitvoering grondbeleid Senior-planeconoom • Opstellen meerjarenprognose grondbeleid. • Opstellen financiële haalbaarheidsanalyses t.b.v. grootschalige gebiedsontwikkelingen. • Opstellen investeringsprognoses t.b.v. programma’s. Competentieprofiel • adviseur 11/12 (waardering AS 12) Niveau: WO aangevuld gebiedsontwikkeling

met

langjarige

planeconomische

ervaring

met

grootschalige

Planeconoom • Opstellen financiële haalbaarheidsanalyses (incl. herontwikkeling locaties die in het kader van ILG worden aangekocht). • Opstellen gebiedsexploitaties. • Leveren van een bijdrage aan de meerjarenprognose grondbeleid en investeringsprognoses. Competentieprofiel • Adviseur (waardering AS 11) Niveau: HBO of WO aangevuld met planeconomische ervaring Jurist Grondzaken • Advisering over juridische aspecten toepassing Wvg en Onteigeningswet. • Advisering over juridische vraagstukken bij samenwerking. • Opstellen van samenwerkingscontracten met publieke en private partijen. Competentieprofiel • Adviseur 11-12 (waardering AS 12) Niveau: WO + contractvorming

ervaring

met

juridische

vraagstukken

m.b.t.

toepassing

grondbeleid

en

Regievoerder uitvoering

Implementatieplan

25

• • • •

Aansturen van processen minnelijke aankoop en toepassen wettelijke instrumenten, tijdelijk beheer en afstoten eigendommen; Voorbereiden t.b.v. uitvoering benodigde ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingprocessen. Aansturing externe partijen, die worden ingezet t.b.v aankoop, tijdelijk beheer en afstoten eigendommen. Adviseren over inzet grondbeleidinstrumenten t.b.v. operationele projecten.

Competentieprofiel • Medewerker beleidsuitvoering 10 (waardering BU 10) Niveau: HBO aangevuld met kennis van aankoop en beheerprocessen

5.4

Financiering team Grondzaken

Methode financiering van de structurele formatie Het team Grondzaken zal een formatie van 6 fte kennen. Voor de beoordeling van de financiering zal daaraan de voor secretariële ondersteuning benodigde 0,5 fte aan moeten toegevoegd. Er zijn twee opties om de formatie van het team te dekken: a. geheel op de reguliere wijze via salarisbudget b. deels op de reguliere wijze via salarisbudget, deels via kostenverhaal op projecten Ad a: Deze wijze van financiering sluit volledig aan bij de bestaande systematiek, zoals die door de provincie wordt gehanteerd. Bij de toepassing van deze systematiek leidt de oprichting van het team Grondzaken tot stijging van de salariskosten en een gelijke stijging van de personeelsgebonden kosten. Ad b: Deels op de reguliere wijze via salarisbudget, deels via kostenverhaal op projecten Het is bij de financiering van grondbeleidactiviteiten zeer gebruikelijk een onderscheid te maken tussen overheidstaken en projectmatige activiteiten. Hieraan liggen meerdere argumenten ten grondslag, namelijk: bij gebieds- en grondexploitaties zijn de planontwikkelingskosten onderdeel van de begroting; bij kostenverhaal naar derden kunnen planontwikkelingskosten (ten dele) worden verhaald. Bij de financiering van de formatie van Grondzaken kan een onderscheid worden gemaakt in overheidstaken en projectmatige activiteiten. De aan de uitvoering van overheidstaken verbonden personele kosten worden dan als personele kosten structureel gedekt via de begroting. Als zodanig worden aangemerkt de door het team Grondzaken t.b.v. besturende processen uit te voeren taken. De personele kosten van activiteiten t.b.v. ondersteunende- en primaire processen, die worden uitgevoerd voor programma’s en projecten, worden dan doorbelast. Via deze doorbelasting worden de kosten ten laste van de programmabudgetten gebracht of bij doorbelasting naar grondexploitaties geactiveerd en onderdeel van de boekwaarde. Omdat er voortdurend sprake is van nieuwe programma’s en projecten, heeft ook deze dekking een structureel karakter. Financieel effect oprichting team Grondzaken Op basis van de opbouw van de formatie zijn in onderstaande tabel de lasten en de wijze van dekking aangegeven. Voor het team Grondzaken is uitgegaan van gemiddeld € 85.000 kosten per fte. Voor de secretariële ondersteuning is met € 40.000 voor een volledige formatieplaats gerekend. Ook is in onderstaande tabel het effect op de begroting aangegeven. Thans is alleen de van de eenheid WK over te hevelen formatieplaats structureel gedekt. Voorshands wordt voorgesteld de aan de oprichting van het team Grondzaken verbonden salariskosten via verhoging van het budget personeelsgebonden kosten te dekken. Daartoe zal een voorstel aan PS worden gedaan. In de navolgende tabel is aangegeven welke stijging van de salarissen en het personeelsgebonden kosten dit zal leiden.

26

Implementatieplan

Lasten Salarissen

formatie Besturende processen - management en beleid - secretariele ondersteuning Ondersteunende en primaire processen - financieel-economische discipline - juridische discipline - regievoerder Totaal

Dekking PersoneelsgeProgrammabonden kosten kosten

2,0 0,5

170.000 20.000

170.000 20.000

2,0 1,0 1,0

170.000 85.000 85.000 530.000

170.000 85.000 85.000 530.000

60.000

60.000

470.000

470.000

Reeds opgenomen in de begroting - 1,0 fte eenheid WK Effect op begroting

PM PM PM -

-

Tabel 1 Kosten en dekking formatie team Grondzaken Conclusie Op basis van voorgaande kan worden geconcludeerd dat: 1. 2.

De personele kosten van de ambtelijke organisatie door oprichting van het team Grondzaken structureel toenemen met € 470.000 en de formatie met 5,5 fte. Deze stijging van personele kosten gedekt wordt via verhoging van het personeelsgebonden budget met € 470.000

In overleg met de eenheid Middelen zal daartoe een GS-nota worden opgesteld. Financiering inhuur of uitbesteding Tijdelijke inhuur of uitbesteding van taken zal worden afgedekt uit de betreffende programma- en projectbudgetten. Dat betekent dat de opdrachtgever (Eenheid, programma- of projectleider) vanuit zijn programmabudget (of grondexploitatie) geld beschikbaar moet stellen om de capaciteit in te kunnen huren of tot uitbesteding over te gaan. Via het werkplan van het team Grondzaken wordt jaarlijks bepaald t.b.v. welke programma’s en projecten de formatieve capaciteit wordt ingezet.

Implementatieplan

27

6

Het vervolg 6.1

Besluitvormingsprocedure

Bij de besluitvormingsprocedure en de communicatie wordt een onderscheid gemaakt in een aantal fasen. Het onderhavige implementatieplan vormt de basis voor de documenten die in dat besluitvormingsproces noodzakelijk zijn. Besluitvorming Het oprichten van het team Grondzaken en positioneren bij de Eenheid CS wordt beschouwd als een reorganisatie als bedoeld in art. A.1 sub h CAP. Aldus ligt het in eerste aanleg voor de hand het ‘Sociaal plan reorganisaties provincie Overijssel 2007’ te volgen. De directie is bevoegd ter zake te besluiten. De stuurgroep (DO-HE) zal op 28 oktober a.s. zich uitspreken over het implementatieplan van het team Grondzaken. Dat implementatieplan, rekening houdende met hetgeen hierover in het DO-HE wordt bepaald, en aangevuld met functiebeschrijvingen en waardering van relevante functies, vormt de basis voor het directiebesluit. Ten gevolge van bovenstaande worden twee personen herplaatst. Betreffende medewerkers zijn thans gepositioneerd binnen RWB en WK. Ten aanzien van de functionaris bij RWB geldt dat het takenpakket geheel ongewijzigd blijft. Bij de WK-functionaris mag op basis van het implementatieplan worden verwacht dat het om een beperkte wijziging gaat. In het Sociaal plan 2007 (artikel 2.1) wordt onder een ongewijzigde functie verstaan een functie die substantieel (voor 50% of meer) overeenkomt met de uitgangspositie waarbij functie-eisen, competenties, de aard van de werkzaamheden, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden betrokken. Op grond van vorengaande kan worden verwacht dat betrokken medewerkers niet zullen worden `geraakt` in hun rechtspositie en dat hun functie na herplaatsing ongewijzigd blijft. Mede vanwege de aanstelling in algemene dienst kan daardoor individuele berichtgeving aan betrokken worden beperkt tot een niet voor beroep vatbaar zijnde – mededeling ten aanzien van de overplaatsing. Wellicht ten overvloede is het vermeldenswaardig dat betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de aanstaande overplaatsing en dat hier draagvlak voor is. Met de betrokken RWB functionaris zijn deze aspecten ook nadrukkelijk aan de orde gesteld tijdens het wervings – en selectieproces. Vanwege de beperkte omvang en de beperkte personele consequenties kan worden geconcludeerd dat de gevolgen voor de werkgelegenheid, onder verwijzing naar art. I.2 lid 2 CAP en betreffende bepalingen uit het Sociaal plan 2007, niet als ‘belangrijk’ worden gekwalificeerd. In die zin is formeel adviesrecht cf. art. 25 lid 1 sub h WOR niet aan de orde. Vanzelfsprekend zal de Ondernemingsraad wel ter zake worden geïnformeerd. Overeenkomstig de gemaakte afspraken met de vakorganisaties voor het overheidspersoneel worden de vakorganisaties vanzelfsprekend eveneens ter zake geïnformeerd. Na behandeling in het DO-HE zullen de OR, portefeuillehouder en de betreffende medewerkers worden geïnformeerd. Via intranet en via de leiding van de Eenheden zal het personeel worden geïnformeerd over het voornemen van de directie. Het individueel herplaatsingsbesluit zal uitgaan nadat het feitelijk directiebesluit is genomen. Dan zal ook de OR worden geïnformeerd. Dekking formatie team Grondzaken Aan GS zal worden voorgesteld om in te stemmen met de financiële consequenties, die voortvloeien uit de oprichting van het team Grondzaken. De budgettaire consequenties zullen worden verwerkt in de bij de perspectiefnota behorende begrotingswijziging begroting 2010. Om eerder met de personele verwerving te kunnen starten, zal aan PS worden voorgesteld vooruitlopende op de besluitvorming GS in te stemmen met de financiële consequenties. Personele consequenties Hoewel geen sprake is van een reorganisatie zal waar nodig conform de in het Sociaal plan, reorganisaties provincie Overijssel 2007, verwerkte uitgangspunten worden gehandeld. Functieplan

28

Implementatieplan

Parallel aan de besluitvorming over de dekking van de formatie zullen op basis van het functieplan de personele aspecten worden uitgewerkt, inhoudende dat: 1. op basis van de functiekarakteristieken functiebeschrijvingen worden opgesteld door het team HRM en Organisatie; 2. deze functies worden gewaardeerd; Door de directie wordt op basis van het in paragraaf 5.2 opgenomen formatieoverzicht en de resultaten van de functiebeschrijving en –waardering het functieplan, inclusief de uitgangspunten voor de zittende medewerkers vastgesteld. Vaststelling van het functieplan vindt plaats nadat de dekking van de formatie is zekergesteld. Plaatsings- en wervingsprocedureprocedure Op basis van het functieplan zal de plaatsings- en daaropvolgende wervingsprocedure worden gestart. Voorshands wordt er vanuit gegaan dat het instellen van een plaatsingsadviescommissie niet noodzakelijk is. De niet via plaatsing vervulde formatieplaatsen zullen daarna in eerste instantie voor interne werving worden vrijgegeven. Externe werving zal volgen voor de na afronding van die procedure nog openstaande vacatures.

6.2

Planning

In onderstaand schema is globaal de planning van de in paragraaf 6.1 opgenomen stappen en de relatie daartussen aangegeven.

oktober

2009 november december

januari

februari

2010 maart

Aanloopfase Besluitvorming directie - behandeling DO-HE - informeren Portefeuillehouder - informeren OR - informeren individuele medewerkers - informeren organisatie

Dekking team formatie Grondzaken - opstellen GS nota - bespreking PO - behandeling GS

Functieplan - opstellen functiebeschrijvingen - functiewaardering - directiebesluit Plaatsing- en wervingsprocedure - interne werving - externe werving

Figuur 2 Planning vervolgproces

6.3

Tijdelijke invulling

Voor een aantal programma’s en projecten is het niet wenselijk dat de ondersteuning geleverd gaat worden nadat de vacatures zijn vervuld. In overleg met betrokken Eenheden en het team Programma’s en Projecten zal worden vastgesteld welke ondersteuning op de korte termijn geleverd moet worden. Waar nodig zal hier via tijdelijke inhuur worden voorzien in de gewenste capaciteit.

Implementatieplan

29