-
Huishoudelijk Reglement -
Studievereniging SEC Sociologisch EpiCentrum
Algemene bepalingen ART. 1 1. Behoudens de wettelijke bepalingen en het bepaalde in de statuten worden de inwendige aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit huishoudelijk reglement, verdere ondersteunende reglementen en door de besluiten van de algemene ledenvergadering. 2. Dit huishoudelijk reglement is bedoeld om de samenstelling, coördinatie, structuur, samenwerking en sollicitatieprocedures van het bestuur en de commissies te verduidelijken en vast te leggen. 3. Deelname aan verenigingsactiviteiten is voorbehouden aan leden, tenzij het bestuur anders bepaalt.
Lidmaatschap ART. 2 1. Personen die lid willen worden van de studievereniging dienen zich in te schrijven op www.sociologen.nl, een schriftelijk verzoek in te dienen bij het bestuur, of via de website van derden. 2. Voor bachelor studenten is er een vijfjarig lidmaatschap à 35 euro voor master- of schakelstudenten is er een tweejarig lidmaatschap à 20 euro.
Uitzonderingen zijn mogelijk voor Bachelor studenten die keuzevakken of minorvakken volgen. 3. Het lidmaatschap is pas geldig zodra de betaling is voldaan. Leden hebben hiertoe uiterlijk drie maanden. Zij die na deze termijn nog niet betaald hebben kunnen ontzet worden als bepaald in art. 7 van de statuten. 4. Beëindiging van het lidmaatschap geschiet automatisch na afloop van de looptijd van het lidmaatschap. Eerdere opzegging of een restitutie is niet mogelijk. 5. Het staat de vereniging vrij een bijdrage van de leden te verlangen voor deelname aan een activiteit die de vereniging ontplooit. Het totaal van de bijdrage mag de werkelijk gemaakte kosten overschrijden. 6. Bij het (onverwacht) niet doorgaan van activiteiten waarvoor een lid al wel zijn/haar bijdrage heeft betaald wordt geen restitutie verstrekt, tenzij de omstandigheden dit toelaten en/of het bestuur anderzijds beslist.
Declaraties ART. 3 1. Alleen correct ingevulde declaraties, voorzien van bijbehorende bon, worden gehonoreerd. Dit wil zeggen dat naam, commissie, datum en uitgave vermeld dienen te zijn. Ook dient het bank/gironummer vermeld te worden. 2. Declaraties dienen uiterlijk drie weken na de datum op de bon ingediend te worden. Declaraties die later worden ingediend zullen niet gehonoreerd worden. 3. Declaraties worden binnen drie weken na indiening betaald door de penningmeester, mits is voldaan aan de specificaties in art. 3 lid 1 en lid 2.
Bestuur ART. 4 1. Het bestuur heeft een zittingstermijn van twaalf maanden. De wissel vindt plaats in september, tenzij er met goede redenen op een algemene ledenvergadering, met instemming van de leden anders wordt besloten. 2. Het bestuur is samengesteld uit drie dagelijkse bestuursleden, te weten de voorzitter; de secretaris; en de penningmeester. Daarbij nemen de twee commissievoorzitters van de commissie studiegerelateerde activiteiten en de commissie feesten en activiteiten plaats in het bestuur. 3. Het bestuur draagt zorg voor een stipte naleving van de statuten, het huishoudelijk
reglement
en
de
besluiten
van
de
algemene
ledenvergadering. 4. Het bestuur vergadert wanneer zij dit nodig acht. De bestuursvergadering is besloten, tenzij het bestuur anders doet besluiten. Het bestuur is verplicht tot geheimhouding over het tijdens de bestuursvergadering besprokene wanneer de meerderheid van het bestuur daartoe besluit. 5. De secretaris of zijn/haar plaatsvervanger, aan te wijzen door de voorzitter, houdt notulen van de bestuursvergadering bij. Deze zijn openbaar tenzij het bestuur anders beslist. 6. Het bestuur onderhoudt de betrekkingen met andere besturen, commissies, disputen, verenigingen en andere lichamen of organen. 7. Het bestuur draagt zorg voor de administratie, het archief, de geldmiddelen en de interne organisatie van de vereniging. 8. Een bestuur is te allen tijde bevoegd een voorstel tot wijziging van de interne taakverdeling aan de algemene ledenvergadering voor te leggen. 9. Het bestuur beslist op voorstel van de penningmeester over de goedkeuring van declaraties. 10. Het bestuur is te allen tijde bevoegd een voorstel tot wijziging van de huishoudelijke reglementen te doen.
11. Het bestuur is bevoegd om, wanneer één of meer bestuursleden niet langer deel uitmaken van het bestuur, de opengevallen plaatsen te doen bezetten door één of meer personen die het vertrouwen genieten. Dit geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. 12. Het bestuur stelt elk jaar een jaarverslag en een begroting voor het komende verenigingsjaar op. 13. Het bestuur kan een voorstel doen tot een tussentijdse wijziging in haar samenstelling. Dit dient goedgekeurd te worden door de algemene ledenvergadering.
Voorzitter ART. 5 1. De voorzitter roept de bestuursvergadering bijeen. 2. De voorzitter of zijn of haar plaatsvervanger leidt de bestuursvergadering. Bij beider afwezigheid treedt één der andere bestuursleden op als voorzitter.
Secretaris ART. 6 1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. 2. De secretaris houdt de administratie en het archief van de vereniging bij.
Penningmeester ART. 7 1. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. 2. De penningmeester onderhoudt een boekhouding, waarin inkomsten en uitgaven van de vereniging worden vermeld. 3. De penningmeester brengt een financieel jaarverslag uit over het
afgelopen
boekjaar
(verenigingsjaar)
op
de
eerste
algemene
ledenvergadering in het nieuwe boekjaar. Tevens presenteert hij/zij op de laatste algemene ledenvergadering van het boekjaar een begroting voor het volgende boekjaar. 4. De penningmeester behoudt zich het recht voor de begroting naar eigen inzien aan te passen met een bedrag tot en met 500 euro per boekjaar. Dit dient altijd in overleg met de rest van het bestuur te gebeuren. Aanpassingen die dit maximum overschrijden moeten middels een stemronde op de algemene ledenvergadering worden goedgekeurd.
Commissievoorzitter Studiegerelateerde Activiteiten ART. 8 1. De commissievoorzitter neemt zowel plaats in het bestuur als mede zit hij/zij de commissie studiegerelateerde activiteiten voor. 2. Als commissievoorzitter is hij/zij verantwoordelijk voor: - het bijeenroepen van de vergadering; - het leiden van de vergadering; - het aansturen van de commissieleden; - het opstellen van een eindafrekening; - het communiceren van de commissiespecifieke besluiten aan het dagelijks bestuur.
Commissie Feesten en Activiteiten ART. 9 1. De commissievoorzitter neemt zowel plaats in het bestuur als mede zit hij/zij de commissie feesten en activiteiten voor. 2. Als commissievoorzitter is hij/zij verantwoordelijk voor: - het bijeenroepen van de vergadering; - het leiden van de vergadering;
- het aansturen van de commissieleden; - het opstellen van een eindafrekening; - het communiceren van de commissiespecifieke besluiten aan het dagelijks bestuur.
Andere Commissies ART. 10 1. Het bestuur kan ertoe beslissen andere commissies in het leven te roepen en voorzitters daarvoor aan te stellen.
Sollicitatieprocedure ART. 11 1. Alle bestuursleden nemen plaats in de sollicitatiecommissie. 2. Sollicitaties worden uitgeschreven door het zittende bestuur, door een op hun aan te wijzen moment; niet later dan eind juni. 3. Elk lid kan schriftelijk solliciteren naar een bestuursplek. 4. Na de eerste schriftelijke sollicitatieronde volgt een tweede ronde. Het bestuur zal in deze tweede ronde een aantal kandidaten uitnodigen om op gesprek te komen. 5. Na intern overleg zal het bestuur op de eerste algemene ledenvergadering van het nieuwe verenigingsjaar, in september, een nieuw bestuur voordragen. 6. De
voordracht
moet
met
de
uitnodiging
van
de
algemene
ledenvergadering worden mee gezonden. 7. Op de eerste algemene ledenvergadering van het nieuwe verenigingsjaar, zullen de leden stemmen over de voordracht welke het bestuur de leden voorlegt. 8. Stemming en oproeping tot de algemene ledenvergadering geschiedt volgens art. 15 van de statuten.
Installatie van het Bestuur ART. 12 1. Op de jaarvergadering, te houden voor de aanvang van een nieuw verenigingsjaar,
uiterlijk
in
de
maand
oktober,
installeert
de
ledenvergadering het nieuwe Bestuur. 2. Installatie van het bestuur geschiedt in overeenstemming met art. 10 en art. 11 van de statuten.
Decharge van het Bestuur ART. 13 1. Op de jaarvergadering, te houden voor de aanvang van een nieuw bestuursjaar,
uiterlijk
in
de
maand
oktober,
dechargeert
de
ledenvergadering het Bestuur van het vorige verenigingsjaar. 2. Het te dechargeren bestuur kan alleen gedechargeerd worden wanneer de ALV heeft ingestemd met: - Het jaarverslag - Het financieel jaarverslag 3. Indien het jaarverslag of het financieel jaarverslag wordt afgewezen door de ALV of niet in stemming kan worden gebracht op de daarvoor bestemde ALV dient het bestuur zo snel mogelijk het verslag op orde te brengen. Voor de behandeling van dit verslag zal een nieuwe ALV worden uitgeschreven.
Kascontrolecommissie ART. 14 1.
De Kascontrolecommissie bestaat uit ten minste twee leden.
2.
De Kascontrolecommissie heeft als taak het onderzoeken van de betrouwbaarheid en volledigheid van het gevoerde financiële beleid en
de
financiële
administratie
van
de
penningmeester
over
het
verenigingsjaar waarvoor deze aangesteld is. 3.
In samenspraak komen de kascontrolecommissie en de penningmeester ten minste twee keer per verenigingsjaar bijeen.
4.
Leden van het Bestuur van de Vereniging kunnen geen deel uitmaken van de Kascontrolecommissie.
5.
De Kascontrolecommissie wordt benoemd voor een verenigingsjaar. Bij aftreden kunnen de leden terstond worden herbenoemd.
6.
De Kascontrolecommissie brengt de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen en spreekt, wanneer dit noodzakelijk wordt geacht, een stemadvies uit.
7.
De penningmeester is verplicht tijdig aan de Kascontrolecommissie alle gewenste informatie te verschaffen.
Raad van Advies ART. 15 1. De Raad van Advies adviseert het Bestuur over het functioneren van het Bestuur en de Vereniging. 2. Het Bestuur informeert de Raad van Advies over haar werkzaamheden. De Raad van Advies en het voltallige Bestuur komen hiertoe ten minste twee keer per jaar bijeen. De voorzitter van het Bestuur organiseert deze bijeenkomsten. 3. Naast de bijeenkomsten genoemd in lid 2 kan het Bestuur of individuele Bestuursleden advies vragen aan de Raad van Advies als geheel of aan individuele leden van de Raad van Advies. 4. Al hetgeen wordt besproken in vergaderingen van de Raad van Advies met het Bestuur is vertrouwelijke informatie. 5. De Raad van Advies kan de Kascontrolecommissie vragen om inlichtingen en advies.
6. De Raad van Advies heeft het recht het Bestuur te verzoeken een ALV te beleggen. Geeft het Bestuur binnen veertien dagen geen gevolg aan het verzoek, dan zal de Raad van Advies op elke andere toegestane wijze trachten de ALV te laten plaats vinden. 7. De Raad van Advies bestaat een minimum van drie raadsleden en een maximum van vijf. De Raad van Advies verliest haar bevoegdheden bij minder dan drie leden. 8. De Raad van Advies voorziet zelf in de benoeming van nieuwe leden. 9. Uitgesloten van de Raad van Advies zijn personen die zitting hebben in het Bestuur, in commissies en leden van de Kascontrolecommissie. Een lid van de Raad van Advies wordt voor een jaar benoemd, en mag voor een tweede en een derde termijn benoemd worden. 10.Een persoon mag niet meer dan drie termijnen zitting hebben in de Raad van Advies. 11.De taak van een lid van de Raad van Advies eindigt: - Bij tijdsverloop; - Door overlijden; - Door eigen opzegging; - Door ontslag bij meerderheid van stemmen binnen de Raad van Advies; - Door unaniem besluit van het Bestuur. Hierbij dient het Bestuur op de eerstvolgende ALV haar besluit toe te lichten.
Ereleden ART. 16 1.
De benoeming van een erelid geschiedt in de eerstvolgende ALV na het besluit betreffende diens erelidmaatschap. Bij de benoeming schenkt het Bestuur het nieuwe erelid een oorkonde waaruit het erelidmaatschap blijkt.
2.
Ereleden betalen geen contributie aan de Vereniging.
3.
Het Bestuur overlegt met het erelid over een al dan niet actieve invulling van het erelidmaatschap.
4.
Het Bestuur houdt een adressenlijst bij van ereleden en stuurt voorafgaand aan ieder lustrum een speciale uitnodiging.
5.
Bij overlijden van het erelid plaatst het Bestuur een rouwadvertentie in een door het bestuur daartoe juist bevonden maand- week- of dagblad.
Donateur ART. 17 1. Donateurs zijn natuurlijke of rechtspersonen welke de Vereniging geldelijk of op andere wijze steunen met ten minste een door het Bestuur vast te stellen minimumbijdrage. 2. Het Bestuur stelt ieder jaar de minimumbijdrage voor donateurs vast.
Slotbepalingen ART. 18 1. De bepalingen in dit reglement moeten worden gelezen met inachtneming van de statuten van de Vereniging. 2. Bepalingen in dit reglement mogen niet worden misbruikt. 3. Voor wijzigingen in dit reglement is een meerderheid van stemmen in de ALV noodzakelijk. 4. Dit reglement treedt in werking op het moment van aanname ervan bij meerderheid door de algemene ledenvergadering, in vergadering bijeen, op 11 februari 2013. 5. Dit reglement telt tien pagina’s.
