Ten geleide
Op basis van een instellingsbrede input van de VUB kwam een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst VUB-EhB tot stand. Dit initiële document werd door alle geledingen van de EhB maar ook deze van de VUB meermaal grondig nagelezen en constructief becommentarieerd. Aan de hand van deze commentaren werd de opdracht van de ‘UAB werkgroep samenwerkingsovereenkomst VUB-EhB’1 1om voorliggend document op te stellen, bevorderd. De UAB wenst dan ook alle beleidsmedewerkers en alle diensten van de beide partnerinstellingen te danken voor hun gewaardeerde inbreng. De uiteindelijke ontwerptekst is van de hand van de voorzitter van de UAB die hiervoor alle verantwoordelijkheid neemt. Hierbij heeft hij kunnen rekenen op de gewaardeerde steun van vele collega’s via toelevering van documenten, kritische lectuur van de eerste versies en constructieve dialoog. Het voorliggend document gaat uit van de betrachting een allesomvattende princiepsovereenkomst van samenwerking VUB-EhB neer te schrijven. Daarin zijn vervat: -
duidelijke doelstellingen in de vooropgezette domeinen. Deze zijn algemeen en principieel geformuleerd, weze het zoveel mogelijk tot en met sub-doelstellingen.
-
een duidelijke werkmethode voor alle samenwerkingssectoren, waarin de concrete invulling via jaaractieplannen moet geschieden.
-
een duidelijke bevoegdheidsregeling voor de partners en de associatie, uitgaande van het principe dat de beide instellingen de ultieme beslissingsbevoegdheid behouden.
Op deze wijze is het de betrachting de samenwerkingsovereenkomst VUB-EhB als ijk- en merkpunt te gebruiken, terwijl de jaaractieplannen (JAPs) de benchmarks uitmaken. Aldus krijgt de overeenkomst een dynamisch en tijdloos karakter zonder nood aan regelmatige update of amendering. Het is onze overtuiging dat VUB en EhB samen een toekomst hebben in het Brussels hoger onderwijs landschap, elk met zijn specifieke opdrachten, historiek en eigenheden, maar ook met een nood aan bundeling van krachten vertrekkende van de gemeenschappelijke waarden gedragen door beide instellingen en dit op basis van wederzijds respect en vertrouwen.
1
De UAB werkgroep werd voorgezeten door Bart De Schutter (voorzitter UAB) en verder samengesteld uit Yves Van der Hoeven (VUB), Jeroen De Samblancx (VUB) Ignace Van Dingenen (EhB) en Ruddy Verbinnen (UAB). Deze werkgroep handelde vanuit objectief standpunt.
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST VUB-EhB UITGANGSPUNTEN De Vrije Universiteit Brussel en de Erasmushogeschool Brussel - gaan een intensieve samenwerking aan teneinde hun respectieve missies zo efficiënt mogelijk te realiseren - beogen daardoor voor beide instellingen een meerwaarde te genereren, gebaseerd op een transparant en effectief partnership - versterken en waarborgen de samenhang en de synergie tussen de academisch gerichte en de professioneel gerichte opleidingen - scheppen door deze samenwerking een sterkere maatschappelijke inbedding zowel in Brussel als in Vlaanderen en internationaal, gestoeld op hun pluralistische en humanistische mens- en maatschappijvisie - beogen door samenwerking in de domeinen onderwijs, onderzoek, internationalisering, studentenbeleid, infrastructuur, communicatie, ICT en bibliotheek efficiëntieverhoging, kostenbesparing en een grotere competitiviteit ten overstaan van andere instellingen van hoger onderwijs - houden bij de uitbouw van deze overeenkomst rekening met de voor hen vigerende decretale verplichtingen.
HOOFDSTUK 1 ONDERWIJS en STUDIEBEGELEIDING Art 1 De VUB en de EhB streven naar een optimale samenwerking inzake onderwijsbeleid teneinde aan de studenten een kwalitatief hoogstaand aanbod te verzekeren van academische en professionele opleidingen. Art 2 Zij streven naar maximale samenwerking inzake studieadvies, studiekeuze en wervingsactiviteiten voor studie aan de VUB of de EhB, in het bijzonder gericht naar het secundair onderwijs. Art 3 Zij delen informatie en expertise en zetten gezamenlijke initiatieven op met het oog op het verhogen van het studierendement van de studenten. Art 4 Zij delen informatie en expertise en zetten gezamenlijke initiatieven op inzake onderwijsbegeleiding. Art 5 Zij leveren een gelijkaardige inspanning in verband met studiebegeleiding. Art 6 Zij werken samen rond studietrajectbegeleiding voor studenten. Art 7 Zij zetten gezamenlijke initiatieven op met het oog op een optimale doorstroom en heroriëntering van studenten in en tussen beide instellingen. Art 8 Zij stellen – zo mogelijk - opleidingsonderdelen uit hun respectieve opleidingsprogramma’s toegankelijk voor de studenten van de andere partnerinstelling; Art 9 Zij delen informatie en expertise en nemen gezamenlijke initiatieven inzake het bepalen van een gemeenschappelijke ontwikkelingsstrategie voor en het gebruik van elektronische leerplatformen. Zij overleggen over hun houding tegenover participatie en verankering in de vzw Chamillo. Art 10 Zij overleggen inzake interne en externe kwaliteitsbewaking. Art 11 Zij werken samen aan initiatieven inzake onderwijsprofessionalisering. Art 12 Zij stimuleren overleg en gezamenlijke initiatieven inzake onderwijsvernieuwing. Art 13 Zij overleggen en nemen initiatieven inzake levenslang leren. Art 14 Zij overleggen over de organisatie van een efficiënte samenwerking tussen hun respectieve onderwijsadministraties en berichten elkaar over relevante initiatieven.
HOOFDSTUK 2 ONDERZOEK Art 15 De VUB en de EhB streven ernaar een onderzoekscultuur te creëren door het opzetten van gezamenlijke initiatieven ter promotie van onderzoek en ter verhoging van hun onderzoeksactiegraad. Art 16 Door samenwerking, zowel op onderzoeksvlak als op vlak van administratieve ondersteuning, beogen de beide partners een verhoogde synergie en het bekomen van een grotere kritische massa voor hoogstaand fundamenteel, toegepast en artistiek onderzoek. Art 17 Zij ijveren hiertoe voor een zo gemeenschappelijk mogelijke uitbouw en organisatie van maatschappelijke, wetenschappelijke en artistieke dienstverlening en valorisatie. Art 18 Zij streven de maximale uitbouw na van onderzoekssamenwerkingsverbanden in fundamenteel en toegepast onderzoek, inclusief praktijkgericht wetenschappelijk onderzoek (PWO). Zij kunnen dit via associatiegebonden onderzoeksgroepen. Art 19 Zij delen hun expertise en werken samen inzake externe fondsenwerving en het opmaken van onderzoeksfinancieringsmodellen. Art 20 De VUB stelt haar doctoraatsopleiding open voor EhB-vorsers, ingeschreven als VUB-doctoraatstudent, met in achtname van specifieke begeleidingsbehoeften voor de onderzoeksdisciplines verbonden aan de EhB. 2 Art 21 Beide partners werken samen de specifieke regeling voor het doctoraat in de kunsten verder uit. Art 22 Zij zorgen voor samenwerking in de organisatie van de kwaliteitsbewaking van het onderzoek. Hiertoe delen zij hun expertise inzake het verzamelen en beheren van onderzoeksdata, onderzoeksmonitoring en -evaluatiesystemen. Art 23 Zij werken samen inzake wetenschapscommunicatie en delen hun expertise terzake. Art 24 Zij overleggen over de uitbouw en organisatie van efficiënte en voldoende onderbouwde onderzoeksadministraties en nemen de nodige afspraken om vlotte en permanente samenwerking te bevorderen.
2
* De VUB doctoraatsopleiding zal in het opleidingsaanbod waar nodig specifieke workshops of trainingen organiseren die relevant zijn voor de onderzoeksdisciplines ‘industrieel ingenieur’, ‘toegepaste taalkunde’ en/of ‘kunsten’
HOOFDSTUK 3 STUDENTENBELEID Art 25 De VUB en de EhB streven ernaar samen te werken op het vlak van dienstverlening aan de studenten, zowel op studievlak als op dat van logistieke ondersteuning. Art 26 Hiertoe zullen zij er over waken dat hun respectieve diensten nauw overleg plegen, expertise uitwisselen en waar mogelijk dezelfde werkwijze hanteren. Art 27 Beide partners engageren zich om hun studentenvoorzieningen zoveel mogelijk open te stellen voor studenten van de andere instelling. Art 28 Beide partners plegen overleg en werken samen een cultuurbeleidsplan uit en zullen initiatieven inzake cultuuraanbod op elkaar afstemmen en open stellen voor studenten van beide instellingen. Art 29 Beide partners werken verder aan een gezamenlijk sportbeleidsplan en zullen hun initiatieven inzake sportaanbod open stellen voor studenten van beide instellingen. Art 30 Beide partners streven ernaar de initiatieven genomen onder de artikels 27, 28 en 29 eveneens – zo mogelijk – open te stellen voor hun personeelsleden. Art 31 Beide instellingen onderzoeken samenwerkingsmogelijkheden op het vlak van uitgeven van syllabi en verkoop van handboeken en sluiten in voorkomend geval een overeenkomst af. Art 32 Zij werken samen inzake studentenjobdienstverlening en stellen hun aanbod wederzijds beschikbaar. Art 33 Beide partners overleggen over de mogelijkheid het VUB Career Center op termijn ook open te stellen voor EhB studenten.
HOOFDSTUK 4 INTERNATIONALISERING Art 34 De VUB en de EhB streven naar een grotere mate van synergie inzake internationalisering. Art 35 Zij streven ernaar hun onderwijs- en onderzoeksaanbod zo ruim mogelijk meertalig open te stellen voor buitenlandse studenten en wetenschappers. Art 36 Zij werken samen aan een onthaalcultuur voor buitenlandse bezoekers en bewaken de onthaalvriendelijkheid van hun open multiculturele campussen. Art 37 Zij werken nauw samen inzake het onthaalbeleid van buitenlandse studenten, de aanmaak en verspreiding van onthaalmateriaal en de organisatie van onthaalactiviteiten. Art 38 Zij werken samen initiatieven uit voor internationalization@home en sensibiliseren studenten en personeel voor internationale, in het bijzonder Europese, ervaringen en voor projectmogelijkheden in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Art 39 Zij houden elkaar op de hoogte van initiatieven inzake sociale en culturele integratie van hun buitenlandse studenten, en onderzoeken de mogelijkheid van gezamenlijke initiatieven en/of het openstellen ervan voor de andere partner. Art 40 Zij wisselen informatie uit betreffende inkomende buitenlandse delegaties of gasten en over geplande buitenlandse missies met het oog op eventuele betrokkenheid van de andere instelling. Art 41 Teneinde een grotere synergie te creëren zullen zij hun expertise en deskundigheid inzake internationale samenwerking uitwisselen en in het bijzonder een overzicht maken van de internationale netwerking per studiegebied en per geografische zone. Art 42 Zij verbinden er zich toe elkaar op de hoogte te houden van geplande projectinitiatieven en de opportuniteit van deelname van de andere partner te onderzoeken. Art 43 Zij kunnen op basis van afspraken elkaar wederzijds vertegenwoordigen in externe organen bevoegd voor deze materie. Art 44 Zij kunnen overwegen externe initiatieven inzake internationalisering gezamenlijk te ondersteunen.
HOOFDSTUK 5 COMMUNICATIE Art 45 De dienst Marketing, Communicatie en Evenementen van de VUB en de dienst Communicatie van de EhB zullen door structurele samenwerking elkaars communicatiebeleid versterken. Art 46 Beide diensten zullen onderzoeken in welke domeinen samenwerking mogelijk is en welke maatregelen kunnen leiden tot een verdere efficiëntieverhoging. Art 47 Wanneer VUB en EhB in een gemeenschappelijk initiatief optreden zullen beide diensten de daaraan verbonden communicatie in overleg en verkieslijk gemeenschappelijk organiseren. Art 48 De VUB en de EhB zullen - waar opportuun - streven naar gemeenschappelijke voorlichtingscampagnes naar potentiële studenten toe, waaronder het gezamenlijk gebruik van mediaruimte, deelname aan voorlichtingsinitiatieven en studiebeurzen. Art 49 Beide diensten zullen de nodige afspraken maken inzake onderwijs-, onderzoeksgerelateerde- en DAD communicatie. Art 50 Beide diensten werken samen aan een gemeenschappelijk vademecum van in de instellingen aanwezige expertise en zullen verzoeken tot aanwending ervan zo nodig aan elkaar doorverwijzen. Art 51 Beide instellingen verlenen elkaar waar relevant communicatieruimte in hun respectieve tijdschriften, magazines en nieuwsbrieven van algemene aard. Art 52 Beide diensten streven ernaar op hun websites relevante berichten van elkaar over te nemen en te zorgen voor nuttige links tussen de onderscheiden sites. Art 53 Beide communicatiediensten delen verder hun ervaringen en kennis met betrekking tot interne en externe communicatie en organisatie van evenementen. Art 54 Zij engageren zich om structureel samen te werken teneinde de alumnirelaties te versterken.
HOOFDSTUK 6 INFORMATICABEHEER Art 55 De ICT-diensten van de VUB en de EhB beogen het ontwikkelen van een maximale samenwerking, gericht op een aantal specifieke domeinen vastgelegd na onderling overleg. Art 56 Inzake andere ICT domeinen streven beide instellingen naar een maximale uitwisseling van ervaring en worden er desgevallend gezamenlijk andere initiatieven opgestart. Art 57 De diensten zullen overleggen inzake het afstemmen van beide operationele ICT plannen, afspraken inzake veiligheidsaspecten, de gezamenlijke ontwikkeling van een beleid inzake document management en archivering. Bijzondere aandacht zal gaan naar de koppeling tussen de respectieve studenten informatiesystemen. Art 58 De diensten wisselen informatie en expertise uit en werken - waar mogelijk - samen inzake onderwijs- en onderzoeksondersteunende ICT processen en -systemen, alsmede ICT-diensten in het kader van het onderwijsbeleid, inzonderheid voor de ontwikkeling van elektronische leerplatformen. Art 59 De diensten zullen overleg plegen rond een gemeenschappelijk informatica aankoopbeleid. Art 60 De beide instellingen stimuleren de uitwisseling van kennis en ervaring tussen hun verschillende experten, eventueel via kenniscentra. Art 61 Beide partners delen hun kennis waar mogelijk in het aanwerven van de benodigde ICT profielen.
HOOFDSTUK 7 BIBLIOTHEEK Art 62 De VUB en de EhB streven nauwere samenwerking na met het oog op schaalvergroting, efficiëntiewinst en kostenbesparing inzake bibliotheekaangelegenheden. Art 63 Zij verlenen wederzijds gratis toegang tot hun bibliotheken en bibliotheekfaciliteiten voor hun studenten en medewerkers en regelen wederkerige toegang tot de uitleen van leesmateriaal. De modaliteiten hiertoe worden opgenomen in de respectievelijke bibliotheekreglementen. Art 64 Zij onderzoeken de opportuniteit van een afgestemd collectiebeleid uit in verschillende onderwerpgebieden. Art 65 Zij onderzoeken mogelijkheden voor gezamenlijke aanschaf van toegang tot elektronische wetenschappelijke informatiebronnen. Art 66 Zij overwegen een gezamenlijke aanbesteding voor de selectie van een intermediair voor levering van tijdschriften en aanverwante diensten. Art 67 Zij verzekeren het verder gebruik van hetzelfde bibliotheeksysteem. Art 68 Zij onderzoeken samenwerkingsmogelijkheden inzake een geïntegreerd opleidingsaanbod op het vlak van informatiegeletterdheid ten behoeve van interne of externe doelgroepen.
HOOFDSTUK 8 INFRASTRUCTUUR Art 69 De VUB en de EhB streven er naar het nuttig gebruik van de infrastructuur van de beide instellingen te optimaliseren en daartoe het nodige overleg te plegen. Art 70 Zij delen informatie en expertise en werken (-waar opportuun-) gezamenlijke initiatieven uit rond projecten gestuurd door de synergieën ontstaan door de samenwerkingen op vlak van onderwijs, onderzoek en studentenzaken. Art 71 Zij plegen overleg over de actualisering van plannen en noden van de beide instellingen inzake huisvesting. Art 72 Zij wisselen informatie en expertise uit inzake facility management ten dienste van onderwijs, onderzoek, dienstverlening en administratie van de instellingen. Art 73 Zij onderzoeken de mogelijkheid tot een gecoördineerd aankoop- en contractenbeleid en inzake logistiek voorraadbeheer. Art 74 Zij delen kennis en ervaring inzake een gezamenlijk milieu- en duurzaamheidbeleid. Art 75 Zij stellen wederzijds hun expertise ter beschikking en werken samen met het oog op het verbeteren van de veiligheid op de campussen. Art 76 Zij delen hun kennis en ervaring inzake procedures en regelgeving rond overheidsopdrachten en milieuwetgeving en inzake bedrijfsprocessen.
HOOFDSTUK 9 BESLUITVORMINGSSTRUCTUUR Art 77 Voor elk van de samenwerkingsdomeinen wordt een institutioneel overlegkader voorzien om uitvoering te geven aan de omschreven doelstellingen. Art 78 Het aantal overlegorganen en de samenstelling ervan, die geschiedt op evenwichtige wijze, wordt goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de UAB op voorstel van de partners. Zij verlenen aan hun afgevaardigden voldoende onderhandelingsbevoegdheid. Art 79 Het voorzitterschap wordt in onderling overleg tussen de partners vastgelegd voor een periode van twee jaar, hernieuwbaar. Art 80 De overlegorganen stellen een reglement van inwendige orde op. Art 81 Elk van de overlegorganen werkt jaarlijks een jaaractieplan (JAP) uit. Daarin worden opgenomen: - de strategische doelstellingen waarbinnen de samenwerkingsprojecten zich situeren - concrete operationele doelstellingen met prestatie- en procesindicatoren - de eindverantwoordelijke(n) vastgelegd in onderling overleg - een realistisch en evalueerbaar tijdspad - te verwachten investeringen op vlak van personeel, investeringen en werkingsmiddelen en eventueel de daaraan verbonden meerkost - de verantwoordelijke voor de opvolging die de uitvoering van het project op regelmatige tijdstippen evalueert Deze JAPs worden ter goedkeuring voorgelegd aan beide partners en bekrachtigd door de Raad van Bestuur van de UAB. Art 82 De overlegorganen vergaderen wanneer noodzakelijk en minstens eenmaal per semester. Zij rapporteren jaarlijks naar hun respectieve instellingen. Zij kunnen in het zoeken naar of in het uitwerken van samenwerking beroep doen op facultaire, departementele en administratieve medewerkers met ervaring in het betrokken domein. Art 83 De overlegorganen werken voorstellen van beslissing uit ter goedkeuring voor te leggen aan de respectieve bestuursorganen van de VUB en de EhB. Art 84 De beslissingen worden van kracht nadat de Raad van Bestuur van de UAB akte genomen heeft van de goedkeuringen genomen onder art 83. Art 85 De UAB vervult een coördinerende en adviserende rol en waakt over de voortgang der activiteiten. Art 86 De VUB en de EhB verzekeren een wederzijdse maximale doorstroming van beleidsinformatie gerelateerd aan hun samenwerkingsinitiatieven. Art 87 De VUB en de EhB duiden een – zo mogelijk zelfde - vertegenwoordiger aan als waarnemer of lid in hun respectieve beleidsorganen.
HOOFDSTUK 10 OVERGANGSMAATREGELEN Art 88 De VUB en de EhB komen overeen de integratie van de 2-cycli academische opleidingen van de EhB, andere dan de kunsten, te laten verlopen via de transitiefaculteiten IWT/IR en TTK/TALEN, zoals vastgelegd in de beslissingen van de Raad van Bestuur van de UAB dd.16/03/2010 en dd. 18/05/2010. Art 89 De in 2009 opgezette case studies “Lerarenopleiding” en “Gezondheidszorg” worden eveneens in onderling overleg verder gezet. Art 90 De VUB en de EhB bevestigen (tot 2013) de rol van het Kunstenplatform ter ondersteuning van het onderzoeksproces in de kunsten en in het bijzonder het doctoraat in de kunsten, met doelstellingen, structuur en samenstelling zoals vastgelegd door de Raad van Bestuur van de UAB dd. 21/03/2006 en dd. 16/03/2010. Art 91 Zij zullen (tot 2013) verder samenwerken inzake onderwijs en onderzoek rond stad en stedelijkheid in het raam van het Stadsplatform, zoals vastgelegd door de Raad van Bestuur van de UAB dd. 16/03/2010 en 22/02/2011. Art 92 Zij zullen verder samenwerken inzake onderwijs en onderzoek in het raam van het Brussels Platform voor Journalistiek, zoals vastgelegd door de Raad van Bestuur van de UAB dd. ../../2012.
HOOFDSTUK 11 UITVOERINGSBEPALINGEN Art 93 Deze overeenkomst kan in onderling overleg uitgebreid worden tot andere instellingen van hoger onderwijs. Art 94 Indien een der partners overweegt een soortgelijk akkoord af te sluiten met een instelling van hoger onderwijs zal hij de andere partner hiervan op de hoogte stellen. Art 95 Deze overeenkomst vervangt de eerder afgesloten overeenkomsten en afspraken tussen de VUB en de EhB, met uitzondering van diegene die in bijlage zijn opgenomen. Art 96 Alle praktische en financiële aspecten verbonden aan de uitvoering van deze overeenkomst maken het voorwerp uit van beslissingen ter goedkeuring onderworpen aan de bestuursorganen van de beide instellingen. Art 97 Beide partners rapporteren aan hun respectieve bestuursorganen over de uitvoering van deze overeenkomst en treffen de nodige besluiten in overeenstemming met de in hun instelling geldende procedures. Art 98 De Raad van Bestuur van de UAB neemt akte van deze beslissingen en, zo nodig, bekrachtigt ze. Art 99 Aan de UAB wordt een algemeen coördinerende en ondersteunende rol toegewezen in de uitvoering van deze overeenkomst. Art 100 Deze overeenkomst treedt in werking na goedkeuring door de Raden van Bestuur van de beide partners en de daaropvolgende bekrachtiging door de Raad van Bestuur van de UAB. Art 101 Deze overeenkomst geldt voor een periode van 5 academiejaren, het academiejaar van ondertekening niet meegerekend. Art 102 Tenzij anders overeengekomen tussen de partijen, wordt deze overeenkomst stilzwijgend met een zelfde periode verder gezet. Art 103 Elk van de partijen kan aan deze overeenkomst een einde stellen via beslissing van haar Raad van Bestuur. De stopzetting wordt effectief op hét einde van het lopende academiejaar.
