ANM.SR.6/2010
PROSEDUR PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT [SELEPAS PENGUATKUASAAN AKTA RAHSIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986)] BAGI JABATAN YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT) DI BAWAH JAGAAN DAN KAWALAN ARKIB NEGARA MALAYSIA 1. TUJUAN
Kertas ini bertujuan untuk menentukan prosedur pengelasan semula rekod terperingkat bagi jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) yang berada di bawah kawalan dan jagaan Arkib Negara. Pengelasan semula ini membolehkan orang ramai membuat rujukan ke atas rekod tersebut.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai untuk mengelas semula rekod terperingkat
yang
diwujudkan selepas Akta Rahsia Rasmi 1972 mula berkuatkuasa pada 30 September 1972 bagi rekod jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) dan berada di bawah kawalan serta jagaan Arkib Negara.
3. LATAR BELAKANG
3.1
Arkib
Negara
sebagai
Pusat
Arkib
dan
Penyelidikan
Negara,
bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan rujukan dan penyelidikan kepada semua penyelidik.
3.2
Isu yang kerap dibangkitkan oleh para penyelidik ialah masalah rekod bertaraf arkib yang tidak dapat dirujuk kerana taraf terperingkatnya masih belum dibuat pengelasan semula. Isu ini juga melibatkan rekod pejabat awam yang tidak berfungsi lagi (defunct).
1
ANM.SR.6/2010
3.3
Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen
30 (1), Arkib
Negara adalah bertanggungjawab ke atas jagaan atau kawalan terhadap semua rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi melainkan jika diperuntukkan dengan nyata selainnya
oleh mana-mana undang-
undang bertulis lain.
3.4
Manakala Seksyen 8 (1) dan (2), memberi kuasa kepada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk memeriksa kandungan mana-mana rekod terperingkat dan untuk mengelaskan semula atau menghapuskan pengelasan rekod terperingkat yang dalam jagaannya atau di bawah kawalan Arkib Negara. Walau bagaimanapun Seksyen 8 (1) dan (2) hendaklah dibaca bersama Seksyen 8 (3 ) yang berkaitan dengan Akta Rahsia Rasmi 1972.
3.5
Hingga kini terdapat lebih daripada 10,000 rekod terperingkat di bawah kriteria ini yang masih belum diturun taraf dan tidak boleh dibuka kepada penyelidik untuk dibuat rujukan dan penyelidikan.
Di antara kumpulan
rekod tersebut seperti DARA, KEJORA dan lain-lain yang berada dalam simpanan Arkib Negara.
4. TAKSIRAN DAN DEFINISI
4.1
PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT)
Berdasarkan
Akta Arkib Negara
2003 (Akta 629), Seksyen 30 (3),
menyatakan: “Sesuatu pejabat awam hendaklah disifatkan tidak berfungsi lagi jika pejabat awam itu tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu”.
2
ANM.SR.6/2010 4.2
PENGELASAN SEMULA
Pengelasan Semula melibatkan pembatalan taraf terperingkat
rekod
kepada terbuka. Pengelasan semula ini membolehkan penyelidik merujuk rekod tersebut.
4.3
RAHSIA RASMI
Akta Rahsia Rasmi 1972 menyatakan Rahsia Rasmi bermaksud: “Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa maklumat
dan
bahan
yang
berhubungan
dengannya
dan
termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad, mengikut mana-mana berkenaan, oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B”
6
PEMBENTUKAN JAWATANKUASA DAN PASUKAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
Jawatankuasa dan Pasukan ini perlu dibentuk bagi melaksanakan pengelasan semula rekod terperingkat.
6.1.
JAWATANKUASA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
6.1.1. Keahlian Jawatankuasa terdiri daripada:
3
ANM.SR.6/2010 Pengerusi
: Timbalan Ketua Pengarah (Penyelidikan)
Setiausaha
: Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori
Ahli
:
a)
Pengarah Bahagian Pengembangan
b)
Pengarah Bahagian Pengurusan Penyelidikan dan Dokumentasi
c)
Ketua Seksyen Penyelidikan Khas Negara
d)
Pengarah Cawangan Negeri Berkenaan
6.1.2 Bidang Tugas :
a)
Menerima
dan
Terperingkat
menyemak
yang
Senarai
disediakan
oleh
Rekod Pasukan
Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct).
b)
Memperakui
Senarai
Rekod
Terperingkat
untuk
Rekod
Terperingkat
yang
pengelasan semula. c)
Memperakui
Senarai
dicadang embargo (jika ada).
6.2 PASUKAN
PENGELASAN
SEMULA
REKOD
TERPERINGKAT
(DEFUNCT)
6.2.1
Urus Setia
:
Seksyen Perkhidmatan Repositori
Setiausaha
:
Pen. Pegawai Arkib Kanan (R)
i) Ketua Pasukan 1
:
Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori
:
Penolong Pegawai Arkib dan
Ahli
Pembantu
Arkib
Kanan
Perkhidmatan Repositori
4
Seksyen
ANM.SR.6/2010 ii)
Ketua Pasukan 2 Ahli
:
Pengarah Cawangan Negeri
:
Pegawai,
Penolong
Pegawai
dan
Pembantu Arkib Kanan di Cawangan Negeri 6.2.1 Bidang tugas:
a)
Mengenal pasti rekod terperingkat yang hendak dikelaskan semula.
b)
Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat.
c)
Menyediakan Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct).
d)
Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat
kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod
Terperingkat (defunct). e)
f)
Membatalkan taraf terperingkat rekod.
Mengenal pasti dan menanda rekod yang perlu diembargo pada Senarai Rekod Terperingkat.
g)
Mengemas kini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai Penerimaan/ COMPASS (termasuk catatan embargo).
7.
TATACARA PENGELASAN SEMULA
Tatacara
pengelasan
semula
rekod-rekod
terperingkat
adalah
seperti
berikut:
a)
Mengenal
pasti
rekod
dalam
hendak dikelaskan semula.
5
mana-mana
kumpulan
arkib
yang
ANM.SR.6/2010 b)
Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (Lampiran 2).
c)
Mengenal pasti rekod yang perlu embargo1.
d)
Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct).
e)
Menyemak
dan
memperakui
Laporan
Pengelasan
Semula
dan
Senarai Rekod Terperingkat (defunct). f)
Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai
Rekod
Terperingkat yang telah diperakui oleh Jawatankuasa
Pengelasan
Semula Rekod Terperingkat (defunct) untuk
kelulusan Ketua
Pengarah. g)
Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan cap ’TERBUKA’ ke atas; 1.
Kulit Fail hadapan dan belakang kulit fail
2.
Lima (5) helaian hadapan, tengah dan belakang pada setiap suratan yang telah dikelaskan semula.
3.
Mengemas kini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/Senarai Penerimaan/COMPASS.
4.
Aliran kerja adalah seperti di Lampiran 1.
5.
Borang Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) seperti di Lampiran 3.
1
Embargo merujuk kepada sekatan akses ke atas arkib awam untuk tempoh tertentu bagi
tujuan pemeliharaan dan keselamatan rekod. Sekatan ini boleh dibuat menggunakan peruntukan Seksyen 7(b) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629).
6
ANM.SR.6/2010
8. PENUTUP
Pelaksanaan pengelasan semula rekod terperingkat bagi jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) membolehkan rekod tersebut tersedia untuk rujukan orang ramai dan penyelidik.
7
ANM.SR.6/2010 LAMPIRAN 1 ALIRAN KERJA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) MULA
Mengenal pasti rekod dalam mana-mana kumpulan arkib yang hendak dikelaskan semula (PP)
Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (PP)
Mengenal pasti rekod yang perlu di embargo (PP)
Mengemukakan laporan dan senarai kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) (PP)
Menyemak dan memperakui laporan, cadangan rekod embargo (JK)
senarai dan
Mengemukakan laporan dan senarai yang telah diperakui oleh Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) untuk kelulusan Ketua Pengarah (PP)
Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan cap ’TERBUKA’ (PP)
Menanda rekod yang perlu Rekod Terperingkat (PP)
di embargo pada Senarai
Mengemaskini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai Penerimaan/ COMPASS termasuk embargo(PP)
TAMAT (PP) – Pasukan Petugas (JK) - Jawatankuasa
8
ANM.SR.6/2010 LAMPIRAN 2
Borang Senarai Rekod Terperingkat Yang Dibuat Pengelasan Semula Bagi Jabatan Yang Telah Defunct [Selepas Penguatkuasaan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986)] Di Bawah Jagaan Dan Kawalan Arkib Negara Malaysia
Bil.
No. Rujukan Fail
Tajuk Fail
Pengelasan
9
Tarikh Dikelaskan Semula
Catatan
ANM.SR.6/2010 LAMPIRAN 3 LAPORAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
A. Laporan Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct)
Kumpulan Rekod
: __________________
Tahun diliputi: ______________
Jenis Rekod
: __________________
Senarai Rekod : Dilampirkan
Tarikh Mesyuarat
: __________________
Tarikh dimajukan ke Jawatankuasa
: __________________
B. Perakuan Jawatankuasa Laporan : ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ....................................... Tarikh:........................................
........................................................... Nama dan Tandatangan Pengerusi Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct)
C. Kelulusan Ketua Pengarah Keputusan
: ......................................
Tandatangan
:......................................
Nama dan Cap Jawatan
:.......................................
Tarikh
:.......................................
10
ANM.SR.6/2010 D. Tindakan Susulan Rekod telah dikemaskini : a) Senarai Penjelasan
Tarikh : ........................................
b) Senarai COMPASS
Tarikh : .......................................
Laporan dimasukkan TRIM/didoket.
Tarikh : ......................................
Tarikh : ……………………………
....................................... Nama dan Tandatangan Ketua Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct)
11
