- de onderlinge omgangsvormen tussen het politieke bestuur en de administratie; - de wijze waarop de gemeentesecretaris zijn gedelegeerde bevoegdheden

Leidraad afsprakennota juni 2006

Congres Vlaamse Federatie Gemeentesecretarissen 16 juni 2006

De afsprakennota gekaderd 1. Het gemeentedecreet maakt een duidelijke keuze voor beheersinstrumenten van vandaag, ingegeven door de internationale tendens van het ‘new public management’. Organisatorisch biedt het decreet een instrumentarium om de werking van het gemeentebestuur effectiever, efficiënter, sneller en met hogere kwaliteit te ontwikkelen. Volgende instrumenten worden geïntroduceerd: - mogelijkheid tot het delegeren van operationele bevoegdheden naar de gemeentesecretaris en andere personeelsleden; - mogelijkheid tot het invoeren van budgethouderschap: het toekennen van een bevoegdheid tot het beheer van een budget gekoppeld aan een aantal taken om bepaalde doelstellingen te realiseren; - een soepeler personeelsbeleid (o.a. keuze tussen statutaire en contractuele aanstelling; mandaatstelsel; soepeler personeelsorganisatie; …); - diverse vormen van interne en externe verzelfstandiging (budgethouder; intern verzelfstandigd agentschap; autonoom gemeentebedrijf; extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm); - de verplichte oprichting van een managementteam; - eenheid van leiding van de organisatie gekoppeld aan een betere samenwerking tussen de gemeentesecretaris en de financieel beheerder; - het gezamenlijk opzetten door gemeente en OCMW van ondersteunende diensten; - het expliciteren van een aantal stappen in de beleidscyclus (meerjarenplan; budget; strategische nota; financiële nota; …); - de invoering van een interncontrolesysteem; - het sluitstuk van een degelijk uitgewerkte externe audit. Niet alle instrumenten worden onmiddellijk ingevoerd omdat er nog meer voorbereidingstijd nodig is. Andere instrumenten zijn facultatief: het is de eigen keuze van het gemeentebestuur om het in te voeren. 2. Het gemeentedecreet hecht ook veel belang aan de deontologische rechten en plichten van de verkozen mandatarissen en van de personeelsleden. Voor beide groepen worden in het gemeentedecreet een aantal minimale rechten en plichten opgesomd. Bovendien is er de verplichting voor het gemeentebestuur om een deontologische code op te stellen voor de gemeenteraad, voor het college van burgemeester en schepenen en voor de personeelsleden. Deze codes concretiseren de rechten en plichten die opgenomen zijn in het gemeentedecreet maar kunnen ook aangevuld worden met andere deontologische gedragsnormen. Deontologische codes bevatten gedragsnormen over verschillende relaties: politieke mandatarissen onderling; politici en personeelsleden t.a.v. elkaar; politici en personeelsleden t.a.v. de bevolking. Het is duidelijk dat de explicitering van gedragsnomen in de deontologische code ook in relatie staat tot de op te maken afsprakennota tussen politici en de topfunctionarissen. (voor meer inspiratie over de deontologische code zie de VVSG/Politeia-pocket ‘De deontologische code’ van Erik Laga en Mark Suykens). 3. Het gemeentedecreet legt in artikel 87 paragraaf 2 vast dat elk gemeentebestuur een afsprakennota moet vastleggen. Ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad sluit de gemeentesecretaris mede namens het managementteam een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester over de wijze waarop de gemeentesecretaris en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. In deze afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de gemeentesecretaris de bevoegdheden uitoefent die overeenkomstig artikel 58 door het college van burgemeester en schepenen aan hem worden gedelegeerd. Hieruit volgt dat er drie elementen minimaal moeten geregeld worden in de afsprakennota: - de wijze waarop politici en personeelsleden gaan samenwerken;

1


-

de onderlinge omgangsvormen tussen het politieke bestuur en de administratie; de wijze waarop de gemeentesecretaris zijn gedelegeerde bevoegdheden (indien dat wordt toegepast) moet uitoefenen.

4. Een afsprakennota is dus maar één instrument om het functioneren van het gemeentebestuur te professionaliseren. Daarnaast moet er evenzeer werk worden gemaakt van een deontologische code, van delegatiebesluiten, van besluiten inzake budgetbeheer (en van opleiding van budgethouders), van het ontwikkelen van een interncontrolesysteem, van beheersovereenkomsten met het OCMW en met andere verzelfstandigde gemeentelijke entiteiten, enz. Het juridische statuut van een afsprakennota blijft vaag. Het moet eerder beschouwd worden als een gentlemen’s agreement tussen de twee componenten van het lokale bestuur: de politici en de personeelsleden. De juridische afdwingbaarheid is beperkt: als de afsprakennota wordt vastgelegd in een collegebesluit is het logisch dat zowel de collegeleden als de leden van het managementteam de afgesproken regels volgen. Veel essentiëler is dat er een basis van vertrouwen is tussen beide groepen om de wederzijdse spelregels te eerbiedigen. 5. De opmaak van een afsprakennota is vooral een kwestie van een proces van goed overleg tussen de leden van het college van burgemeester en schepenen en de leden van het managementteam. In bijlage is een leidraad opgenomen om tot een afsprakennota te komen. Er werd bewust gekozen om niet één model van afsprakennota op te maken omdat dit vaak leidt tot het ongewijzigd overnemen van een dergelijk model. Meestal sluit dat model dan niet echt aan bij de plaatselijke praktijk en cultuur en blijft het in de toepassing dode letter. Essentieel is dat de politici en de top van de gemeentelijke administratie bij het begin van de gemeentelijke legislatuur gaan samen zitten om in een open en constructieve sfeer de verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Politici moeten duidelijk maken welke politieke opties en beleidsdoelstellingen ze wensen te realiseren in de komende bestuursperiode en wat ze daarbij verwachten van de gemeentelijke organisatie. Het managementteam moet de politici correct informeren over de nog lopende beleidsinitiatieven, over de aanwezige beleidsruimte, over de vragen en verwachtingen van de gemeentelijke diensten. Op grond hiervan kan er dan geleidelijk aan werk worden gemaakt van een aantal basisafspraken voor de toekomstige samenwerking. Het is beter hiervoor voldoende tijd voor overleg te nemen zodat men samen tot doorleefde afspraken komt waarvoor men zich ook echt engageert. De enige bedoeling van de leidraad in bijlage is dat men een gespreksdocument heeft om de onderwerpen af te bakenen waarover men tot afspraken wil komen. Slechts als er een draagvlak is voor de afspraken bij beide groepen (politici en managementteam) is een afsprakennota zinvol. Wie professioneel wil samenwerken, maakt vooraf goede afspraken. Goede afspraken maken goede vrienden. 6. De achtergrondfilosofie van een afsprakennota is dat het de maatschappelijke verantwoordelijkheid is van zowel de politici als van de leidinggevende personeelsleden om tot goede samenwerking te komen in het belang van de bevolking waarvoor men werkt. Er moet een gezond evenwicht tot stand komen tussen het primaat van de politiek en de responsabilisering van de personeelsleden. Politici en personeelsleden hebben elkaar nodig: de grote uitdaging is om te werken aan een vertrouwensrelatie. Dit betekent dat men oog heeft voor de specifieke situatie van elkaar. Gemeentelijke personeelsleden moeten beschikken over een stuk politieke feeling en aandacht hebben voor maatschappelijke ontwikkelingen (en niet zich louter terugtrekken op hun technocratisch domein). Politici moeten ruimte geven aan personeelsleden om hun opdrachten waar te maken. Ze moeten oog hebben voor de technische en inhoudelijke kennis en ervaring die aanwezig is bij het gemeentelijke personeel. Communicatie is een basisvereiste voor wederzijds vertrouwen. Politici en personeel zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het gemeentelijke beleid en bestuur. In sommige situaties betekent dit dat er een duidelijke taakverdeling en gescheiden rolverdeling kan afgesproken worden. Bijvoorbeeld: het personeel is verantwoordelijk voor de uitvoering van talloze vormen van dienstverlening en politici houden afstand bij deze uitvoeringsopdrachten. In andere, meer complexe beleidssituaties, is de opdeling tussen de zogenaamde beslissingsopdracht van de politici en de beleidsvoorbereidende en de beleidsuitvoerende opdracht van het personeel veel minder evident. Dan ontstaat er een veel grotere verwevenheid tussen beide componenten van het lokale bestuur. Bijvoorbeeld: in de vele inspraakprocessen over beleidsplannen (b.v. structuurplan) engageren leidinggevende personeelsleden en politici zich vaak samen voor inhoudelijke keuzes.

2


In de afsprakennota zou deze meer genuanceerde benadering van de taken van beide groepen meer tot uiting moeten komen. De sloganeske visie dat politici alleen maar moeten beslissen en dat personeelsleden alleen maar het beleid voorbereiden en uitvoeren is voor een aantal beleidsdossiers niet hanteerbaar. Zo is in de uitvoeringsfase van vele dossiers nog vaak heel wat ruimte voor interpretatie en inhoudelijke keuzes waarbij het essentieel is dat de politieke verantwoordelijken direct betrokken zijn. Een veel grotere osmose tussen politici en personeel is voor een aantal beleidsdossiers zelfs essentieel. 7. De leidraad in bijlage werd opgemaakt door een werkgroep met volgende deelnemers: Yvo Aerts (gemeentesecretaris Heusden-Zolder), Kristien Schoofs (gemeentesecretaris Bilzen), Koen Vancraeynest (stadssecretaris Mechelen), Jean-Paul Houben (stadssecretaris Hasselt), Marleen Mercelis (departementshoofd stad Gent), Veerle Aers (universiteit Gent), Sven Vandijck (vrijgestelde VFG), Mark Suykens (directeur VVSG).

Mark Suykens, 10 juni 2006.

3


Leidraad (om te komen tot een)

AFSPRAKENNOTA tussen college van burgemeester en schepenen burgemeester managementteam

--------------------Duiding: Deze leidraad is bedoeld om in uw bestuur te komen tot een afsprakennota, zoals verplicht wordt door het gemeentedecreet. De tekst is bestemd om te dienen als handleiding om tot een gesprek te komen tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam bij het uitwerken van een concrete afsprakennota voor de komende legislatuur. Vandaar dat de opbouw van de leidraad telkens uit een verklarend gedeelte met daarna concrete voorbeelden bestaat. De tekst die voor de afsprakennota uitgewerkt is, werd niet in detail uitgewerkt omdat het essentieel is dat politici en personeelsleden samen een denkproces doormaken en tot gezamenlijke spelregels komen die volledig toegespitst zijn op de eigen lokale situatie. Slechts dan is er ook echte garantie dat de afspraken door beiden worden gerespecteerd en nageleefd.

4


Toelichting en verantwoording - Situering Op 1 januari 2007 zal een nieuw gemeentebestuur van start gaan voor een periode van zes jaar. Bij het begin van een nieuwe legislatuur is het van groot belang om van meet af aan de belangrijkste spelregels voor iedereen duidelijk uit te spreken en vast te leggen in een afsprakennota. Het gemeentedecreet legt expliciet de verplichting op voor de gemeentesecretaris om ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad een afsprakennota te sluiten met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester. De gemeentesecretaris doet dat mede namens het managementteam. De afsprakennota bevat afspraken over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie alsook over de manier waarop men samen de beleidsdoelstellingen van het gemeentebestuur wil realiseren. (1) Een aantal gemeenten heeft tijdens de huidige legislatuur een afsprakennota opgemaakt, al dan niet geofficialiseerd, met het oog op een goede, werkbare, volwassen en professionele samenwerking tussen politici en personeelsleden. Politici en personeel moeten samen (blijvend) werken aan een vertrouwensrelatie uitgaande van wederzijdse aandacht en respect voor mekaars taak(omschrijving), die als volgt in herinnering kan gebracht worden: De gemeenteraad: - rechtstreeks verkozen volksvertegenwoordiging en dus eindverantwoordelijk voor de communicatie met en de betrokkenheid van de burger (2) - het beleidsorgaan bij uitstek: moet bezig zijn met de visie, met de toekomst van de lokale ontwikkeling en dus besturen op hoofdlijnen (3) - actief controleur: toezicht op het college en op het functioneren van het personeel Het college van burgemeester en schepenen: - dagelijks politiek bestuur van de gemeente (4) - is verantwoordelijk voor het proces van beleidsontwikkeling: politieke aansturing van de gemeentelijke organisatie - controle en toezicht op de gemeentelijke organisatie De personeelsleden: - voorbereiding van het beleid - beleidsuitvoering - voorbereiding van de evaluatie van de uitvoering van de genomen beslissingen Er wordt van politici verwacht dat zij “visionair” en “sturend” zijn ten aanzien van de ontwikkelingen in de samenleving. Dit betekent dat zij niet alleen maar beslissen over dossiers die op de tafel verschijnen (op dat vlak moeten zij oog hebben voor de technische en inhoudelijke kennis en ervaring van de personeelsleden) maar dat zij toekomstgericht en vanuit een inhoudelijke en globale visie be-“sturen”. Van de personeelsleden wordt verwacht dat zij “mondig meedenken”(ook over de eigen organisatie !), “op de juiste manier beleidsvoorbereidend werk leveren” met aandacht voor de ontwikkelingen in de lokale samenleving en “loyaal uitvoeren”. Dit alles met respect voor het primaat van de politiek. De personeelsleden responsabiliseren in het kader van het bouwen aan de vertrouwensrelatie kan ook bijdragen tot een grotere motivatie en inzet.

5


Een wederzijds vertrouwen vereist loyauteit van beide kanten en een grote openheid tegenover elkaar. Via regelmatige rapportering en interne en open communicatie kan de vertrouwensrelatie tussen politici en personeelsleden worden onderhouden en verder opgebouwd.

Concrete afspraken Het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester maken met de gemeentesecretaris mede namens het managementteam hiernavolgende afspraken over de onderlinge samenwerking tijdens de legislatuur van (datum) tot (datum)

I.

Algemene uitgangspunten

Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam zullen met mekaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak, samenwerken met respect voor: - de prerogatieven van de gemeenteraad; - de beslissingsbevoegdheid van de verkozen mandatarissen; - en de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdrachten van de groep personeelsleden. De hiernavolgende afspraken zullen steeds kaderen in de strategische nota die de meerderheidspartij(en) heeft (hebben) afgesloten voor de nieuwe legislatuur. In deze strategische nota zijn de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren gemeentebeleid op elkaar afgestemd en geïntegreerd weergegeven. De gemeentesecretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het voorontwerp van strategische nota en de herziening ervan. Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Bij alle beleidsinitiatieven zullen volgende beginselen de leidraad vormen: - realistische planning; - efficiënte en resultaatgerichte uitvoering; - hoge kwaliteitsstandaards voor de dienstverlening; - klantgerichte aanpak; - openbaarheid van bestuur; - respect voor de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur; - efficiënt personeelsmanagement; - orthodox financieel beleid; - cyclus van continue verbetering van beleid en dienstverlening. Dit alles moet kaderen in de missie van de gemeente. De gemeenten beogen om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied (art. 2 GD). De gemeenten verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden. Ze betrekken de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openheid van bestuur (art. 3 GD). Het gemeentebestuur kan hierbij zijn eigen formulering van de missie opnemen.

6


II.

Deontologie

1. Duiding: Op een deontologisch verantwoorde wijze samenwerken Het gemeentedecreet legt, naast de in het decreet opgenomen bepalingen over de rechten en plichten van politici en personeelsleden, uitdrukkelijk de verplichting op om een deontologische code vast te leggen voor de gemeenteraad, voor het college van burgemeester en schepenen en voor het personeel. (5) In deze afsprakennota spreken we gedragsregels af voor de onderlinge samenwerking tussen het college en de personeelsleden, die in overeenstemming moeten zijn met de deontologische codes van de respectieve betrokken partijen.

2. Concrete afspraken – voorbeelden Rekening houdend met de deontologische code van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen alsook van de personeelsleden, worden volgende afspraken gemaakt:

-

-

-

Personeelsleden zorgen voor een correcte, tijdige en volledige uitvoering van de genomen beslissingen. De personeelsleden zorgen ervoor dat de gemeenteraadsleden en de leden van het college tijdig en correct de informatie verkrijgen waarnaar ze gevraagd hebben. Dit gebeurt in overleg met en onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de leden van het managementteam. Politici en personeelsleden verwijzen burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde gemeentelijke diensten, tenzij ze een specifieke bevoegdheid hebben. (vb. de ambtenaar van de burgerlijke stand,…) De diensten behandelen alle informatie- en dienstverleningsvragen op dezelfde objectieve wijze zonder een onderscheid te maken via welke weg de vraag binnenkomt in de organisatie. Politici en personeelsleden onthouden zich van elke bemiddeling in de normale dienstverlening, tenzij ze een specifieke bevoegdheid hebben. Ze laten de afhandeling van individuele dossiers van burgers door de bevoegde diensten gebeuren. Zo ook zullen zij zich ervan onthouden om bij de burger de indruk te wekken dat slechts door hun persoonlijke tussenkomst deze “normale” dienstverlening kon worden verkregen. De gemeentesecretaris stelt een organogram van de gemeentelijke organisatie ter beschikking van elk gemeenteraadslid zowel bij de start van de legislatuur als bij elke belangrijke organisatiewijziging. Operationele personeelszaken, behoudens wat betreft de personeelsleden van de gemeente die werken bij een gemeentelijk intern verzelfstandigd agentschap, worden gedelegeerd naar de gemeentesecretaris, tenzij er door wetgeving of reglementen expliciet bevoegdheden zijn toegekend aan de gemeenteraad. De gemeentesecretaris kan de uitoefening van het dagelijks personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden, aangeduid in het organogram (managementteam/ diensthoofden/ andere). Het college beperkt zich tot het wettelijk formaliseren waar nodig van de operationele personeelsaangelegenheden, met name (onderstaande lijst is per bestuur te bepalen, te beperken, uit te breiden): - personeelsselecties, uitvoering van wervings- en bevorderingsprocedures; - mutaties; - evaluaties; - vorming; - individuele verlof- en dienstregelingen, deeltijdse prestaties (met bekrachtiging door het college indien wettelijk vereist); - werkorganisatie; - taakopdrachten van het personeel; - opstellen van voorontwerpen van personeelsbehoefteplan met functieomschrijvingen en functieprofielen, proeven voor rekrutering en selectie, samenstelling van jury’s voor selecties.

7


III. Beleidsvoering 1. Duiding: Uitgangspunt voor beleidsvoering Het college van burgemeester en schepenen is de motor van het proces van beleidsvoering in de gemeente. Deze motorfunctie onderstelt dat men de positie van de gemeenteraad respecteert en goede afspraken maakt met de top van het gemeentelijk personeel over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie door het continu ontwikkelen van managementmethodes in de organisatie. Volgende basisprincipes worden hierbij verduidelijkt: -

beleidsvoorbereiding: Het gemeentelijk beleid wordt voorbereid door de diensten en dit in samenspraak met de functioneel bevoegde schepen. Bij de voorbereiding van het beleid zijn de personeelsleden mede verantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid ervan op financieel, juridisch en organisatorisch vlak. De nodige adviezen (zowel financieel, juridisch als organisatorisch) worden tijdig aangevraagd en eveneens tijdig geleverd. Ook externe adviezen en alle informatie, die nuttig kan zijn in de beleidsvoorbereiding, worden tijdig opgevraagd. (6)

-

beleidsbepaling: De gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het gemeentelijk beleid. De beslissingen worden dus door hen genomen.

-

beleidsuitvoering: De diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid.

-

beleidsevaluatie: Jaarlijks (tweejaarlijks; twee maal per legislatuur; …) zal er een evaluatierapport worden gemaakt door het college van burgemeester en schepenen van de in de strategische nota geformuleerde doelstellingen. Deze evaluatie wordt voorbereid door de personeelsleden. Deze evaluatie zal niet enkel financieel zijn, maar toetst eveneens de naleving van zowel wetgeving als de principes van efficiënte beleidsvoering. (7)

Personeelsleden en politici onderschrijven samen het principe van deze beleidscyclus. Politici én personeelsleden aanvaarden, naast externe controle, interne controle als een noodzaak voor de goede werking van het bestuur. Om efficiënt te zijn, moet het zwaartepunt zich situeren in de controle vooraf.

8


2. Concrete afspraken - voorbeelden

-

-

-

-

-

Bij het begin van de legislatuur maken de beleidsverantwoordelijken een strategische nota van het meerjarenplan voor de volledige legislatuur. Deze strategische nota komt tot stand in nauwe samenwerking tussen het college, dat daarbij optreedt als een collegiaal orgaan, en de gemeentesecretaris en de bevoegde diensten via het overleg in het managementteam. Het bevat de missie en de strategische doelstellingen en beleidsopties om het intern en extern te voeren gemeentebeleid te realiseren. (8) Per strategische doelstelling worden kerntaken geconcretiseerd en beleidsinstrumenten ontwikkeld. Jaarlijks stelt elke dienst een uitvoeringsplan en bijhorend budgetplan op voor het volgend dienstjaar afgestemd op de strategische nota. De individuele schepenen werken samen met de afdelings- en diensthoofden aan de jaarlijkse uitvoeringsplannen en het jaarlijks evaluatierapport. Dit plan wordt besproken tijdens het overleg tussen het college van burgemeester en schepenen, secretaris en het managementteam. Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. (9) De leden van het managementteam zorgen er dan ook voor dat de inhoud van de strategische nota, het jaarlijks uitvoeringsplan en de tussentijdse aanpassingen voldoende bekend zijn bij het personeel van hun afdeling of dienst. Jaarlijks (tweejaarlijks) evalueert het mangementteam de in de strategische nota opgenomen doelstellingen om de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten alsook de interne communicatie te bewaken. Deze evaluatie wordt besproken met het college van burgemeester en schepenen. Op basis van de evaluatie wordt de strategische nota aangepast. (10) De secretaris organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Hij zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp van: 1° het organogram ; 2° de personeelsformatie; 3° de rechtspositieregeling van het personeel; 4° de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan; 5° de beleidsnota van het budget; 6° de verklarende nota van een budgetwijziging. (11) Bij het begin van een nieuwe legislatuur maakt hij hiervoor afspraken met het college. De gemeentesecretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad , het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester, al naargelang hun respectieve bevoegdheden, tenzij anders bepaald wordt in deze afsprakennota. In de bijlage bij deze afsprakennota wordt de bevoegdheidsdelegatie door het college van burgemeester en schepenen aan de gemeentesecretaris vastgelegd. Daarnaast legt deze bijlage ook vast welke bevoegdheden de gemeentesecretaris kan uitoefenen in het kader van het budgethouderschap. (per bestuur te bepalen) (12)

9


-

-

-

-

-

De beleidsvoorbereiding gebeurt onder de leiding van de bevoegde diensten/afdelingen en dit in samenspraak met de functioneel bevoegde schepen. Bij de beleidsvoorbereiding baseren de diensten zich op de strategische nota en het jaarlijks uitvoeringsplan. De diensten/afdelingen zorgen voor de nodige objectieve (cijfer)gegevens en alternatieven om de voorgestelde beleidsoptie(s) te ondersteunen. Meer gegevens kunnen immers resulteren in een effectiever beleid. Tijdens de beleidsvoorbereiding wordt overlegd met mogelijke belanghebbenden (burgers, bedrijven, organisaties,…). Dit gebeurt via diverse formules: hoorzittingen, informatievergaderingen, enquêtes en bevragingen, meldingskaarten, website,… De betrokken adviesraad wordt om een advies gevraagd. De beleidsbepaling gebeurt op basis van de beleidsvoorbereidende werkzaamheden. Zij zal zo gebeuren dat de meest effectieve beslissing wordt genomen. Het beter formuleren van de beleidsobjectieven leidt tot een gerichter, persoonlijker en dienstgewijze beter functioneren. Teneinde de burger zo snel mogelijk en zo goed mogelijk te dienen, wordt afgesproken wat maximaal aan de diensthoofden en aan de andere personeelsleden kan worden gedelegeerd, rekening houdend met de bepalingen van het gemeentedecreet. Hieraan kan het budgethouderschap gekoppeld zijn. (13) De secretaris en de communicatiedienst/afdeling interne organisatie zorgen voor de doorstroming van de beleidsvoorstellen van de diensten/afdelingen naar het college en de doorstroming van de beleidskeuzes naar de diensten/afdelingen. ( per bestuur te bepalen) Het college zal steeds vermijden beslissingen te nemen zonder enige voorafgaandelijke toetsing door de eigen diensten. Als voorstellen tot beslissingen slechts een eerste maal in het college ter sprake komen en verregaande consequenties kunnen hebben voor de gemeentelijke organisatie (personeel, financiën, …) zal het college steeds vragen dat de diensten de haalbaarheid onderzoeken. Zij zullen na het advies van de bevoegde dienst in een volgend college of gemeenteraad worden geagendeerd. Elk beleidsvoorstel met financiële implicaties wordt begeleid met een advies van de budgetverantwoordelijke, die , waar nodig, het advies van de financieel beheerder heeft ingewonnen (of via een visum van de financieel beheerder). Elk beleidsvoorstel met organisatorische consequenties en/of personeelsgevolgen wordt begeleid met een advies van het diensthoofd die, waar nodig, het advies van de gemeentesecretaris heeft ingewonnen (of via een visum van de gemeentesecretaris). Elk beleidsvoorstel met consequenties voor de bevolking wordt begeleid met een advies van de communicatiedienst met voorstellen tot voorlichting aan de betrokken bevolking. Indien een beleidsbeslissing afwijkt van het ingediende voorstel motiveert het college de afwijkende beslissing en zal de gemeentesecretaris of de bevoegde schepen het betrokken diensthoofd hierover actief informeren. Het managementteam waakt erover dat de diensten regelmatig/ tenminste om de ……. maanden (frequentie in te vullen per bestuur) rapporteren over de beleidsuitvoering aan het college, evenwel rekening houdend met de decretaal bepaalde rapporteringsverplichtingen betreffende het budgethouderschap. (14). Indien een beleidsbeslissing niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, delen de diensten dit onverwijld mee aan het college met mededeling van de reden of omstandigheden. De gemeenteraad keurt een interncontrolesysteem goed, door de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam vastgesteld om de werking van de gemeente voortdurend te analyseren en optimaliseren, te streven naar efficiëntie en effectiviteit, enz…. (15) De gemeentesecretaris staat in voor de organisatie en de werking van het interncontrolesysteem. Hij zorgt ervoor dat de leidinggevenden in de administratie de principes van beleidsvoering kennen, onder meer inzake interne controle. Het gaat om een dynamisch systeem dat regelmatig kan en moet bijgesteld worden. Tevens moet het interncontrolesysteem verenigbaar zijn met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten en dus oplossingen bevatten wanneer de toepassing van bepaalde controleregels ertoe zou leiden dat een procedure geblokkeerd raakt. De gemeentesecretaris rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. (16)

10


-

-

-

De financieel beheerder is hoofd van de financiële dienst en hij is verantwoordelijk voor de financieeleconomische sturing en financieel beheer van de gehele gemeentelijke organisatie alsook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande materies waarvoor hij bevoegd is. De financieel beheerder verleent advies wanneer de gemeentesecretaris van plan is om bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen. Hij verleent tevens advies als de gemeentesecretaris van plan is om bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van de geringe dagontvangsten. Hij verifieert de kas van de beide hoger vernoemde categorieën van personen minstens één keer per jaar en stelt hierover een proces-verbaal op dat hij ondertekent en aan de betrokken perso(o)n(en), de gemeentesecretaris en bij onregelmatigheden aan de externe auditcommissie bezorgt. (17) In overleg met het managementteam worden, onder leiding van de financieel beheerder, uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente van welke aard ook. (18) De gemeente respecteert niet alleen de decretaal verplichte externe audit maar zorgt tevens voor een interne controle op uitgaven en ontvangsten. De krediet- en wetmatigheidcontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact behoort tot de taken van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt de dossiers op hun conformiteit met de bestaande wetten en decreten, besluiten, provinciale en gemeentelijke verordeningen vóór de bespreking door het college van burgemeester en schepenen of de gemeenteraad. De financieel beheerder uit zijn opmerkingen schriftelijk en gemotiveerd en formuleert suggesties om eventuele problemen op te lossen. (19)

IV. Overleg en samenwerking in de organisatie 1. Duiding: Belang van overleg en interne communicatie in de organisatie. Burgers, bedrijven, organisaties en andere overheden eisen een grote openheid en flexibiliteit van het lokaal bestuur. Om deze uitdaging het hoofd te kunnen bieden, zal elk gemeentebestuur grotendeels moeten rekenen op de inzet, de capaciteiten en de flexibiliteit van haar personeel. We staan hier voor een cruciale opdracht: een organisatie creëren die kan inspelen op die nieuwe eisen en verwachtingen. Hierbij kan men ook afspraken maken over het verder delegeren van uitvoeringstaken aan leidende personeelsleden en andere personeelsleden binnen de gemeente. Essentieel voor het welslagen van een goed samenwerkingskader is de organisatie van een doelgerichte interne communicatie. Het college van burgemeester en schepenen en het managementteam opteren om de gemeentelijke organisatie uit te bouwen vanuit volgende principes: a) een organisatie die open communicatie uitstraalt: open, eerlijk en correct handelen t.a.v. de burgercliënt; luisterbereidheid en dienstvaardigheid moet samengaan met assertiviteit; b) een organisatie die in staat is enerzijds beleidsvoorbereidend werk te verrichten voor het bestuur en anderzijds beslissingen van het bestuur uit te voeren; c) een organisatie die als werkgever de medewerkers respecteert en hen actief betrekt bij de doelstellingen van de gemeente door:

11


- het optimaal benutten van het aanwezige potentieel en de competenties bij alle medewerkers - het overleg tussen bestuur en medewerkers te bevorderen; - een grote betrokkenheid van het personeel (identificatie met de organisatie) te realiseren door doorgedreven permanente interne communicatie; - goede arbeidsomstandigheden te creëren door de toepassing van de Wet Welzijn op het Werk te garanderen; - de interne deskundigheid inzake personeelsbeleid (HRM) te versterken.

2. Concrete afspraken – voorbeelden

-

-

-

Er is periodiek (gepaste frequentie in te vullen) overleg tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam. Dit overleg handelt over het gemeentelijk beleid: initiatieven ter zake, de evolutie in dossiers, de concrete resultaten. De diensten rapporteren aan het college omtrent de werking, de bereikte doelen en de genomen initiatieven. Er is periodiek (gepaste frequentie invullen) overleg binnen het managementteam zelf. Dit overleg heeft tot doel het functioneren van het ambtelijk apparaat te bewaken alsook de afstemming en samenwerking van de diensten te bevorderen. Er is een periodiek (vul gepaste frequentie in) overleg met de bevoegde schepen, de gemeentesecretaris en het betrokken diensthoofd over de werking van de dienst, de beleidsvoorbereiding en de beleidsuitvoering. Daar komt de werking van de dienst aan de orde. Nieuwe ontwikkelingen in de sector worden daar toegelicht. Aanzet wordt gegeven voor verdere besprekingen binnen het college van burgemeester en schepenen. (Voor grotere besturen) Er is periodiek overleg tussen het managementteam en de diensthoofden, die geen deel uitmaken van het managementteam. (Voor kleinere besturen) Er is een periodiek overleg tussen de leden van het managementteam en hun respectieve diensthoofden en tussen de leden van het managementteam en hun respectieve personeelsleden. Ad hoc worden andere overlegmomenten zoals projectwerkgroepen georganiseerd wanneer daartoe de noodzaak bestaat. Nog meer specifieke bepalingen zijn mogelijk. We denken hierbij aan afspraken over: - de opmaak van het globaal beleidsplan; - de opmaak van de jaarlijkse beleidsplannen; - de opmaak van het budget; - de evaluatie van het beleid; - de opmaak van de jaarrekeningen.

(dit kan ingevuld worden naar frequentie, samenstelling, inhoud, enz… maar overdrijf niet in het creëren van overlegstructuren)

12


V.

Evaluatie en bijsturing

Deze afsprakennota wordt jaarlijks geëvalueerd in het college van burgemeester en schepenen en in het managementteam. Vanuit beide evaluaties wordt jaarlijks gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd/bijgestuurd. De aangepaste versie van de afsprakennota wordt dan opgemaakt.

13


BIJLAGE bij de leidraad Voetnoten – artikelen uit het gemeentedecreet: 1. Art. 87§2 bepaalt dat tenminste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad de gemeentesecretaris mede namens het managementteam een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester sluit over de wijze waarop de gemeentesecretaris en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. 2. Art. 5§1, eerste zin: De gemeenteraad vertegenwoordigt de hele bevolking van de gemeente. Art.199 bepaalt dat de gemeenteraad initiatieven neemt om de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de gemeentelijke dienstverlening en bij de evaluatie ervan. 3. Art. 42§2 bepaalt dat de gemeenteraad het beleid van de gemeente bepaalt en daartoe algemene regels kan vaststellen. 4. Art. 57§1 bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de beraadslagingen en de besluiten van de gemeenteraad voorbereid. Het voert de besluiten van de gemeenteraad uit. Art. 57§2 bepaalt dat het college de bevoegdheden uitoefent die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 43 §1, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen. 5. Art.41 legt aan de gemeenteraad de verplichting op om een deontologische code aan te nemen en dit naast de bestaande artikelen in het gemeentedecreet m.b.t. de rechten en plichten van de lokale mandatarissen zoals art.30§4, dat in verband met het recht van inzage van de gemeenteraadsleden bepaalt dat dit artikel geen afbreuk doet aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek. Art. 56 bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen een deontologische code aanneemt, die minstens de deontologische code zoals aangenomen door de gemeenteraad omvat. Art.112 bepaalt dat de gemeenteraad de deontologische code voor het gemeentepersoneel vaststelt. Die concretiseert de bepalingen van de artikelen 107 tot en met 111 van het gemeentedecreet en kan bijkomende deontologische rechten en verplichtingen opnemen. Art. 107§1 bepaalt dat de personeelsleden hun ambt op een loyale en correcte wijze uitoefenen. De personeelsleden zetten zich op een actieve en constructieve wijze in voor de realisatie van de opdracht en de doelstellingen van de gemeente. Art.107§2 bepaalt dat de personeelsleden de persoonlijke waardigheden van iedereen respecteren. Art. 108§1, lid 1 bepaalt dat de personeelsleden spreekrecht hebben ten aanzien van derden met betrekking tot de feiten waarvan zij kennis hebben uit hoofde van hun ambt. Art. 108§1, lid 2 en 3 beperkt dit spreekrecht en verbiedt het feiten bekend te maken die betrekking hebben op: 1° de veiligheid van het land; 2° de bescherming van de openbare orde; 3° de financiële belangen van de overheid;

14


4° 5° 6° 7°

het voorkomen en het bestraffen van strafbare feiten; het medisch geheim; het vertrouwelijk karakter van commerciële, intellectuele en industriële gegevens; het vertrouwelijk karakter van de beraadslagingen.

Het is voor de personeelsleden verboden feiten bekend te maken als de bekendmaking ervan een inbreuk vormt op de rechten en vrijheden van de burger, in het bijzonder op het privé-leven, tenzij de betrokkene toestemming heeft verleend om de gegevens die op hem of haar betrekking hebben, openbaar te maken. Art. 109§1 bepaalt dat de personeelsleden de gebruikers van hun dienst welwillend en zonder enige discriminatie behandelen. Art. 110 De hoedanigheid van personeelslid is onverenigbaar met elke activiteit die het personeelslid zelf of via een tussenpersoon verricht en waardoor: 1° de ambtsplichten niet kunnen worden vervuld; 2° de waardigheid van het ambt in het gedrang komt; 3° de eigen onafhankelijkheid wordt aangetast; 4° een belangenconflict ontstaat 6. Art. 57§1 bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de beraadslagingen en de besluiten van de gemeenteraad voorbereidt. Art. 88 §2 bepaalt dat de gemeentesecretaris de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak adviseert. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de wet voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. 7. Art. 87§1 bepaalt dat de gemeentesecretaris in staat voor de werking van de gemeentelijke diensten voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid. 8. Art. 146 §1 bepaalt dat voor het einde van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen en vóór hij beraadslaagt over het budget voor het volgende boekjaar, de gemeenteraad een meerjarenplan vaststelt. Dat meerjarenplan bestaat uit een strategische nota en een financiële nota. Het heeft betrekking op de hele periode waarvoor de gemeenteraad werd verkozen, te rekenen vanaf de datum van vaststelling ervan. Art. 146§2 bepaalt dat in de strategische nota de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren gemeentebeleid op elkaar afgestemd en geïntegreerd worden weergegeven. Art. 87§4, 4° bepaalt dat de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam zorgt voor het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan. 9. Art. 98, eerste zin bepaalt dat het managementteam de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie ondersteunt. 10. Art. 98, tweede zin bepaalt dat het managementteam de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten, alsook de interne communicatie bewaakt. 11. Art. 87 §4 bepaalt dat de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam zorgt voor het opstellen van het voorontwerp van : 1° het organogram ; 2° de personeelsformatie; 3° de rechtspositieregeling van het personeel; 4° de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan;

15


5° de beleidsnota van het budget; 6° de verklarende nota van een budgetwijziging. 12. Art. 58 bepaalt dat behoudens bij uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid in de zin van artikel 2, tweede lid, aan het college van burgmeester en schepenen, kan het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de gemeentesecretaris toevertrouwen. De bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen, vermeld in art. 57 §1, eerste zin, en §3, 6°,7°, 8°, 9°, 10° en 11°, kunnen evenwel niet aan de gemeentesecretaris worden toevertrouwd. Hetzelfde geldt voor de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen inzake financieel beheer vermeld in de artikelen 155, 157, 159 §2, eerste en tweede lid, en §3, 160 §4, 161, 163§2 en 168. De gemeentesecretaris oefent de overeenkomstig het eerste lid toevertrouwde bevoegdheden persoonlijk uit. Het college van burgemeester en schepenen kan bij de delegatie van bepaalde bevoegdheden bepalen dat de gemeentesecretaris de uitoefening van die gedelegeerde bevoegdheid kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente. Deze delegatie door de gemeentesecretaris aan andere personeelsleden is evenwel niet mogelijk voor de bevoegdheden vermeld in art.57 §3,2°. 13. Art. 43 bepaalt welke bevoegdheden de gemeenteraad niet kan delegeren. Art. 58 bepaalt welke bevoegdheden het college kan delegeren aan de gemeentesecretaris en welke niet. Art. 87 §2, lid 2 bepaalt dat in de afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de gemeentesecretaris de bevoegdheden uitoefent die overeenkomstig artikel 58 door het college van burgemeester en schepen aan hem werden gedelegeerd. Art. 92 bepaalt dat de gemeentesecretaris de uitoefening van het dagelijkse personeelsbeheer kan toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden, aangeduid in het organogram. Art. 158 bepaalt dat het budgethouderschap de toegekende bevoegdheid is tot het beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. Art. 159 bepaalt dat het budgethouderschap toekomt aan het college van burgemeester en schepenen, maar dat voor aangelegenheden van dagelijks bestuur delegatie aan de gemeentesecretaris kan gegeven worden, die op zijn beurt m.b.t. bepaalde budgetten betreffende activiteitencentra deze bevoegdheid kan delegeren aan andere personeelsleden rekening houdend met het organogram. Het college kan, onder de voorwaarden bepaald door de gemeenteraad en na advies van de gemeentesecretaris, ook dergelijke delegatie geven aan bepaalde personeelsleden ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan. En onder de voorwaarden bepaald door de gemeenteraad kan het college het budgethouderschap m.b.t. bepaalde budgetten betreffende projecten delegeren zelfs aan wijkcomités en burgerinitiatieven, ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan. De gemeenteraad bepaalt minstens onder welke voorwaarden een wijkcomité en burgerinitiatief als voldoende gedragen door een wijk of door de bevolking kunnen worden beschouwd. Dergelijke delegatie vervalt in ieder geval zes maanden na de algehele vernieuwing van de gemeenteraad. Het college van burgemeester en schepenen duidt in overleg met het betrokken wijkcomité of burgerinitiatief een personeelslid aan dat instaat voor de praktische uitvoering van het budgethouderschap 14. Art. 165 legt aan de financieel beheerder op om minstens één maal per kwartaal aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen een rapport uit te brengen dat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole alsook de evolutie van de budgetten omvat.

16


Art. 166 bepaalt dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per semester rapporteert aan de gemeenteraad over de uitvoeringen van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Art. 167 bepaalt dat de gemeentesecretaris minstens eenmaal per kwartaal aan het college van burgemeester en schepenen rapporteert over de uitvoering van het budgethouderschap en over de uitvoering van het budgethouderschap door de door hem met het budgethouderschap belaste personeelsleden. Bij toepassing van art. 159§3 rapporteert het met budgethouderschap belaste personeel minstens eenmaal per kwartaal aan het college van burgemeester en schepenen over de uitvoering van het budgethouderschap. Art. 168 bepaalt tevens dat het college van burgemeester en schepenen minstens eenmaal per semester aan de gemeenteraad rapporteert over de uitvoering van het budgethouderschap. 15. Art. 99 bepaalt dat de gemeenten instaan voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen 2° het naleven van wetgeving en procedures 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen 5° de bescherming van activa 6° het voorkomen van fraude Art. 100 §1, eerste zin, bepaalt dat het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. 16. Art 100 §1, tweede zin bepaalt dat het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en –procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn. §2: Het interne controlesysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten. Art. 101 bepaalt dat onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, de gemeentesecretaris instaat voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. De gemeentesecretaris brengt het personeel op de hoogte van het interne controlesysteem, alsook van de wijzigingen ervan. 17. In de artikelen 94 en 162 wordt bepaald dat de financieel beheerder advies verleent bij de geplande beslissing van de gemeentesecretaris om bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen. Hij verleent tevens advies bij de geplande beslissing van de gemeentesecretaris om bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van de geringe dagontvangsten. Hij verifieert de kas van de beide hoger vernoemde categorieën van personen minstens één keer per jaar en stelt hierover een proces-verbaal op dat hij ondertekent en aan de betrokken perso(o)n(en), de gemeentesecretaris en bij onregelmatigheiden aan de externe auditcommissie bezorgt. 18. Art. 171 bepaalt dat onder leiding van de financieel beheerder en in overleg met het managementteam uiterlijk op 31 december van ieder jaar de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en

17


waarderingen worden gedaan om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente van welke aard ook. 19. Art. 94,1° bepaalt dat de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid in staat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden vastgesteld in titel IV Art. 169, 170 e.v. in het bijzonder regelen de bevoegdheden van de externe auditcommissie onder meer m.b.t. de semestriële verificatie van de kas van de gemeentesecretaris of van de rekenplichtigen aan wie kasverrichtingen zijn opgedragen, controle van de juistheid van de boekhouding bij het einde van het ambt van gemeentesecretaris, financieel beheerder of rekenplichtigen aan wie kasverrichtingen zijn opgedragen, controle van het ontwerp van jaarrekening. Daarnaast somt art. 265 van het gemeentedecreet nog eens expliciet op wat onder externe audit wordt begrepen: 1° de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de handelingen van het betrokken bestuur; (nakomingsaudit) 2° de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële bescheiden van het betrokken bestuur; (financiële audit) 3° de controle van de inventarislijsten; (financiële audit) 4° de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding en de jaarrekening; (financiële audit) 5° de evaluatie van het systeem van interne controle van het betrokken bestuur en de naleving ervan. Die evaluatie omvat het formuleren van aanbevelingen tot verbetering van de systemen van interne controle. (operationele audit) De gemeente kan aan de externe auditcommissie onderstaande taken opleggen: 1° het beoordelen van de mate waarin de uitoefening van de activiteiten van de gemeente in overeenstemming is met de vastgestelde doelstellingen of met andere vastgestelde criteria en in welke mate de afgesproken doelstellingen werden gerealiseerd; 2° het identificeren van mogelijkheden tot verbetering van de effectiviteit en de efficiëntie van de werking van de gemeente.

18

- de onderlinge omgangsvormen tussen het politieke bestuur en de administratie; - de wijze waarop de gemeentesecretaris zijn gedelegeerde bevoegdheden

Recommend Documents