Zorg voor kwaliteit Onderzoek naar het werken met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen bij De Widdonck
Inspectie jeugdzorg Utrecht, april 2006
Inspectie jeugdzorg
2
Inspectie jeugdzorg
Inhoudsopgave
Samenvatting................................................................................................................................................. 5 Hoofdstuk 1 - Het onderzoek......................................................................................................................... 7 Hoofdstuk 2 - De resultaten van het onderzoek ............................................................................................ 9 2.1 De theorie: de PDCA-benadering ....................................................................................................... 9 2.2 De theorie: het hulpverleningsproces in de cyclische benadering.................................................... 10 2.3 De praktijk: de resultaten op casusniveau over het indicatiebesluit ................................................. 11 2.4 De praktijk: resultaten op casusniveau over het hulpverleningsplan ................................................ 14 2.5 De praktijk: resultaten op instellingsniveau over kwaliteitsbewaking................................................ 16 Hoofdstuk 3 - Analyse en conclusie van de inspectie ................................................................................. 19 Hoofdstuk 4 - Aanbevelingen ...................................................................................................................... 21
3
Inspectie jeugdzorg
4
Inspectie jeugdzorg
Samenvatting
In dit rapport doet de Inspectie jeugdzorg verslag van een onderzoek bij stichting De Widdonck naar de wijze waarop de kwaliteitsbewaking functioneert.
Centraal staat de vraagstelling: 1. Hoe organiseert De Widdonck dat indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig zijn en voldoen aan geselecteerde wettelijke bepalingen? 2. Zijn bij De Widdonck, afdeling pleegzorg, indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig en voldoen deze aan minimale kwaliteitseisen?
Kader Als kader voor beoordeling van de kwaliteitsbewaking hanteert de inspectie de PDCA-cyclus, de cyclische benadering die ook in het Kwaliteitsprogramma Jeugdzorg en in de HKZ1-certificering centraal staat. Deze benadering en aanpak is nieuw voor de inspectie. Waar de inspectie eerder onderzocht of instellingen aan geldende eisen voldoen, onderzoekt de inspectie in dit toezicht daarnaast of instellingen dit zelf onderzoeken en bewaken. In het onderstaande schema is de relatie aangegeven tussen de PDCA-cyclus en de onderzochte documenten.
De Widdonck stelt in normen vast: - Dat er voor cliënten een indicatiebesluit en plan moet zijn - Aan welke inhoudelijke eisen dit moet voldoen - Dat de mening van de cliënten over inhoud van beide Documenten bekend en vastgelegd moet zijn
Plan
Leiding van De Widdonck stuurt de praktijk bij waar dit nodig is en act Verandert/vernieuwt ‘plan’ eisen als daartoe aanleiding is.
do
Medewerkers van De Widdonck Handelen in het Hulpverleningsproces
check
Binnen De Widdonck wordt gecheckt of het handelen van medewerkers in het Hulpverleningsproces spoort met wat in de ‘plan’ is afgesproken.
Bevindingen op grond van het onderzoek De Widdonck stelt de eis dat beide documenten aanwezig moeten zijn. De Widdonck stelt inhoudelijke eisen aan het indicatiebesluit en aan het zelf op te stellen hulpverleningsplan. 1
HKZ staat voor Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector
5
Inspectie jeugdzorg
De resultaten van het inspectieonderzoek maken duidelijk dat beide documenten in elk onderzocht dossier aanwezig zijn. De actualiteit van het indicatiebesluit is voor verbetering vatbaar. Wat dit betreft is Bureau Jeugdzorg hiervoor de eerstverantwoordelijke. De aanwezigheid en actualiteit van hulpverleningsplannen scoort goed. De functie van het hulpverleningsplan als communicatiemiddel met de cliënt komt minder goed uit de verf vanwege de inhoud en het tijdstip van inzage van de cliënt. De instelling verzamelt nog niet systematisch op instellingsniveau informatie over de mate waarin in de praktijk de gestelde eisen worden gehaald.
Aanbevelingen aan de instelling Op grond van het onderzoek komt de inspectie tot de volgende aanbevelingen aan de instelling: − Maak afspraken met Bureau Jeugdzorg over de aanwezigheid van actuele indicatiebesluiten. Deze afspraken over inhoudelijke verwachtingen zouden een aanvulling zijn op de procesafspraken tussen beide instellingen zoals deze in de Cliëntroute zijn opgenomen. − Zorg dat binnen De Widdonck wordt georganiseerd dat hulpverleningsplannen inhoudelijk voldoen aan de eisen voor een goed communicatiedocument met cliënten. − Organiseer dat systematisch informatie wordt verzameld over de meest relevante indicatoren van de kwaliteit van beide documenten. − Organiseer de foutopvang, dat wil zeggen zorg dat het bekend is wanneer de inhoud en het overleg over het hulpverleningsplan niet voldoen en wie vervolgens welke actie onderneemt om dit te herstellen. − Zorg dat de jongere en zijn ouders daadwerkelijk betrokken worden bij de inhoud van beide documenten: o spreek Bureau Jeugdzorg aan op het betrekken van de jongere en zijn ouders bij de inhoud en betekenis van het indicatiebesluit; o organiseer het opnameproces in De Widdonck zodanig dat de jongere en zijn ouders de tijd hiervoor hebben en daadwerkelijk voorafgaand aan de start van de hulp zichtbaar hun mening kunnen geven over de inhoud van het hulpverleningsplan en dat die mening wordt verwerkt en wordt bezien op consequenties.
Aanbevelingen aan de Provincie Noord-Brabant − Neem als provincie maatregelen die ertoe leiden dat De Widdonck ten aanzien van het werken met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen binnen 3 maanden voor elke cliënt voldoet aan de gestelde eisen.
6
Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 1 - Het onderzoek
Aanleiding De inspectie voert in 2005 een toezicht uit naar de aanwezigheid en functionaliteit van twee belangrijke documenten in de jeugdzorg: het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. In 2002 en 2004 is dit onderzoek ook al uitgevoerd, maar dit jaar doet de inspectie het anders. Niet alleen voert de inspectie zelf steekproeven uit naar de aanwezigheid van genoemde documenten, voor het eerst onderzoekt de inspectie of en hoe instellingen organiseren en bewaken dat beide documenten aanwezig zijn en voldoen aan minimale eisen. Feitelijk kijkt de inspectie hoe instellingen hun kwaliteit bewaken op het terrein van het primaire proces. Instellingen zijn namelijk zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg2 en voor de bewaking van die kwaliteit.
Typering van De Widdonck als organisatie Stichting Frentrop De Widdonck biedt een veelzijdige vorm van jeugdhulpverlening: intensief ambulante zorg, pleegzorg en residentiële zorg. Hierbij biedt De Widdonck specialistische residentiële hulpverlening aan meisjes en jongens met ernstige omgangsproblemen en gedragsstoornissen, terwijl de Therapeutische Gezinsverpleging (TGV) specialistische pleegzorg biedt aan kinderen in pleeggezinnen. Tevens biedt zij specifieke deskundigheid aan adoptieouders en is een multidisciplinair team beschikbaar voor advies, consultatie of kortdurende begeleiding van pleegouders, pleegkinderen en betrokken casemanagers/gespecialiseerd ambulant hulpverleners. Voor de hulp is een indicatie nodig van Bureau Jeugdzorg.
Werkwijze De inspectie hanteert voor dit onderzoek de volgende 2 vragen: 1. Hoe organiseert De Widdonck dat indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig zijn en voldoen aan geselecteerde wettelijke bepalingen? 2. Zijn bij De Widdonck, afdeling pleegzorg, indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen aanwezig en voldoen deze aan minimale kwaliteitseisen? De volgende werkwijze heeft de inspectie gehanteerd om tot een beantwoording van de vragen te komen: 1. De inspectie vraagt informatie over de organisatie van het hulpverleningsproces, specifiek gericht op in ieder geval de bewaking van de aanwezigheid van het indicatiebesluit en het hulpverleningsplan. 2. De inspectie toetst vervolgens of de (werking van de) bewakingsinstrumenten die de instelling noemt ook in de praktijk te zien zijn. 2
In de Wet op de jeugdzorg is expliciet geregeld dat instellingen systematisch gegevens moeten verzamelen als onderdeel van het waarborgen dat verantwoorde zorg wordt geleverd
7
Inspectie jeugdzorg
3. Ten slotte toetst de inspectie zelf of in de cliëntendossiers beide documenten aanwezig zijn en voldoen aan minimale eisen zoals in de wet aangegeven.
De inspectie geeft daarmee met dit onderzoek inzicht in de kwaliteitsbewaking van De Widdonck op twee niveaus: − casusniveau: de wijze waarop De Widdonck voor een individuele cliënt organiseert en bewaakt dat gewerkt wordt met een indicatiebesluit en een hulpverleningsplan; − op instellingsniveau: de wijze waarop De Widdonck bewaakt dat voor al haar cliënten in alle voorzieningen gewerkt wordt met genoemde documenten.
De volgende onderzoeksactiviteiten zijn uitgevoerd: − een gezamenlijk gesprek/interview met de manager zorg, gedragswetenschapper, programmaleider en de algemeen secretaris/medewerker rapportage. Van de kant van de inspectie waren twee inspecteurs aanwezig, de twee accountinspecteurs voor de provincie Noord-Brabant. In dit gesprek hebben de geïnterviewden inzicht gegeven in de kwaliteitsbewaking bij De Widdonck, specifiek op aanwezigheid en functionaliteit van de genoemde documenten. − Analyse van de in het gesprek uitgereikte documenten over kwaliteitsbewaking. − De inspectie heeft dossieronderzoek uitgevoerd bij De Widdonck. In het dossieronderzoek is een onderscheid gemaakt in het toetsen op aanwezigheid van documenten en toetsen op inhoud. In totaal 13 cliëntendossiers zijn getoetst op aanwezigheid van indicatiebesluit en hulpverleningsplan. Het betrof hier alle opnames in 2005. Vijf dossiers zijn getoetst op inhoud van beide documenten.
8
Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 2 - De resultaten van het onderzoek
De bevindingen worden geordend met behulp van de zogenaamde PDCA-benadering, zoals deze in 3
4
het programma Kwaliteit in de jeugdzorg ook wordt gehanteerd . Ook het HKZ hanteert deze benadering. Een korte toelichting van deze benadering wordt in paragraaf 2.1 beschreven.
In paragraaf 2.2 wordt aangegeven hoe de inspectie verwacht dat een organisatie, in casu De Widdonck, met behulp van de PDCA-benadering organiseert en bewaakt dat zij werkt met beide documenten (indicatiebesluit en hulpverleningsplan).
In paragraaf 2.3 komt vervolgens de praktijk aan de orde. Het primaire proces van De Widdonck, zoals dit in het onderzoek door de instelling is toegelicht en op dit moment is georganiseerd, wordt beschreven in termen van de PDCA-cyclus. Hiermee ontstaat inzicht in de wijze waarop De Widdonck organiseert en bewaakt dat in elke voorziening wordt gewerkt met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen. De inspectie koppelt hieraan de resultaten van het onderzoek naar de aanwezigheid en kwaliteit van genoemde documenten.
2.1 De theorie: de PDCA-benadering Jeugdzorginstellingen zijn op dit moment bezig om hun organisatie zo in te richten dat wordt voldaan aan de HKZ-certificering. Wanneer een instelling aan de HKZ-certificering voldoet betekent dit: − dat een instelling voldoet aan de door HKZ opgestelde normen/eisen; − dat de instelling een kwaliteitssysteem heeft ingevoerd dat ervoor zorgt dat in de instelling volgens een verbetercyclus wordt gewerkt.
Als basis voor de verbetercyclus hanteert het HKZ de beleidscyclus van Deming. Deze cyclus (cirkel) bestaat uit vier onderdelen: − Plannen: plannen van activiteiten en het stellen van doelen; − Doen:
uitvoeren van geplande activiteiten;
− Check:
nagaan of en in hoeverre afgesproken doelen zijn gerealiseerd;
− Act:
aanpassen van het proces.
3 4
Zie GGZ Nederland, Programma kwaliteit in de Jeugdzorg II, “Doorbreken met kwaliteit”, p. 11. Stichting Harmonisatie kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector
9
Inspectie jeugdzorg
In onderstaand schema is deze cirkel weergegeven.
Plan
act
do
check
2.2 De theorie: het hulpverleningsproces in de cyclische benadering De inspectie heeft onderzocht of De Widdonck het hulpverleningsproces cyclisch organiseert. Hierbij heeft de inspectie zich beperkt tot het kijken naar twee documenten die van belang zijn voor de start van het hulpverleningsproces in De Widdonck als zorgaanbieder: 1. het indicatiebesluit (op te stellen door Bureau Jeugdzorg); 2. het hulpverleningsplan (op te stellen door De Widdonck).
Voor beide documenten geldt als minimumeis: − dat de documenten aanwezig zijn; − dat de inhoud voldoet aan gestelde (wettelijke) eisen; − de cliënt de inhoud kent en zijn mening hierover heeft kunnen geven. Wat betekent het nu als de inspectie onderzoekt of De Widdonck het werken met deze documenten cyclisch bewaakt? In onderstaand schema is aangegeven wat de inspectie verwacht aan te treffen als het gaat om het bewaken van de aanwezigheid, inhoud en overleg over de documenten.
10
Inspectie jeugdzorg
De Widdonck stelt in normen vast: - Dat er voor cliënten een indicatiebesluit en plan moet zijn -Aan welke inhoudelijke eisen dit moet voldoen -Dat de mening van de cliënt over inhoud van beide Documenten bekend en vastgelegd moet zijn
Plan
Leiding van De Widdonck stuurt de praktijk bij waar dit nodig is en act Verandert/vernieuwt ‘plan’ eisen als daartoe aanleiding is.
do
Medewerkers van De Widdonck Handelen in het Hulpverleningsproces
check
Binnen De Widdonck wordt gecheckt of het handelen van medewerkers in het Hulpverleningsproces spoort met wat in de ‘plan’ is afgesproken.
Deze cyclische verbetercyclus zou op meerdere niveaus in een organisatie moeten werken. De inspectie heeft op 2 niveaus gekeken: − casusniveau: heeft de instelling op het individuele casusniveau van een cliënt georganiseerd dat wordt bewaakt dat aan de eisen wordt voldaan? − instellingsniveau: heeft de instelling het zo georganiseerd dat inzicht bestaat in de mate waarin in alle voorzieningen aan de eisen wordt voldaan?
Op casusniveau heeft de inspectie individuele cliëntendossiers getoetst aan de wettelijke eisen.
2.3 De praktijk: de resultaten op casusniveau over het indicatiebesluit In deze paragraaf presenteert de inspectie de resultaten van het onderzoek op casusniveau voor wat betreft de aanwezigheid en inhoud van het indicatiebesluit. Hierbij dient opgemerkt te worden dat Bureau Jeugdzorg verantwoordelijk is voor het opstellen van het indicatiebesluit, de inhoud ervan en de wijze waarop hierover met de cliënt is gesproken. Maar de inhoud van het indicatiebesluit en de informatie die de cliënt hierover krijgt zijn van grote invloed op het effect van de hulpverlening van De Widdonck als zorgaanbieder. Daarom verwacht de inspectie dat De Widdonck (mede) bewaakt dat het indicatiebesluit kwalitatief van goed niveau is en dat de cliënt dit besluit en de consequenties begrepen heeft, en dat De Widdonck Bureau Jeugdzorg erop aanspreekt als dit niet zo blijkt te zijn. Met behulp van de PDCA-cyclus wordt weergegeven hoe De Widdonck de kwaliteit bewaakt zodat een cliënt krijgt waar hij recht op heeft. Hierbij zullen ook de resultaten van het door de inspectie uitgevoerde dossieronderzoek worden weergegeven.
Plan: stellen van doelen/eisen De Widdonck heeft eisen gesteld in het protocol voor de aanmeldingsfase. Doel van dit protocol is het aanleveren van aanmeldingsgegevens door casemanagers. Het protocol geeft aan dat een aanmelding in behandeling wordt genomen na ontvangst van een zorgtoewijzingsbesluit en na
11
Inspectie jeugdzorg
ontvangst van het totale pakket aanmeldingsgegevens. Er zijn schriftelijke inhoudelijke eisen gesteld aan indicatiebesluiten in het genoemde protocol op het gebied van personalia, raamhulpverleningsplan en het overleg hierover, achterliggende gegevens bijvoorbeeld stoornis classificatie en niveaubepaling. Uit de terminologie van het protocol blijkt dat sprake is van begrippen van voor invoering van de Wet op de jeugdzorg waardoor het protocol gedateerd is. In de “cliëntroute” versie 30-08-2005 is vastgelegd dat er een indicatiebesluit van Bureau Jeugdzorg dient te zijn. Hierbij dient het diagnostisch beeld aanwezig te zijn en bij maatregelhulp het (gezins)voogdijplan. Volgens de cliëntroute vindt screening van het indicatiebesluit plaats door de manager zorg en de programmabegeleider. Uit het interview blijkt dat alleen een opname volgt als er een compleet indicatiebesluit aanwezig is waarin de hulp wordt geïndiceerd. Een compleet indicatiebesluit bestaat uit in ieder geval het schriftelijke besluit als ook het diagnostische beeld. De afspraak met Bureau Jeugdzorg is gemaakt dat bij opname een actueel indicatiebesluit aanwezig dient te zijn. Bureau Jeugdzorg slaagt er niet in om de indicatie te actualiseren voor de opname van de jeugdige.
Do: Uitvoeren van activiteiten De aanmelding met indicatiebesluit wordt bij binnenkomst geregistreerd in het IJ-computerprogramma. Er wordt een intakemap inclusief een contactjournaal aangelegd. Is er sprake is van een complete indicatiestelling dan wordt door de programmabegeleider de intakemap overgedragen aan de manager zorg. De manager zorg gebruikt het indicatiebesluit om te bepalen of de Widdonck de gevraagde hulp kan bieden en welke groep geschikt is voor behandeling van de jeugdige.
Check en act: beoordeling aanwezigheid en kwaliteit van een indicatiebesluit en op basis hiervan handelen. De programmabegeleider bekijkt het indicatiebesluit op inhoud. Dat een indicatiebesluit aanwezig en volledig is. Is dit niet zo dan wordt contact met Bureau Jeugdzorg opgenomen. Deze afspraken met Bureau Jeugdzorg verlopen goed volgens de geïnterviewden. Een nadere inhoudelijke toets van een indicatiebesluit vindt plaats door de manager zorg. De Widdonck heeft vastgesteld dat het indicatiebesluit aan bovenstaande inhoudelijke criteria wordt getoetst. Er vindt een toets plaats op de door Bureau Jeugdzorg gestelde doelen. Als de manager zorg vragen heeft over het indicatiebesluit wordt contact opgenomen met Bureau Jeugdzorg. Diagnostische criteria worden bekeken door de manager zorg. Ontbrekende gegevens worden nagevraagd door de programmabegeleider. De gegevens worden overgedragen aan de gedragswetenschapper. Er vindt een verdere matching plaats. De check vindt plaats op casusniveau.
Resultaten inspectietoets De inspectie heeft in totaal 13 dossiers getoetst op de aanwezigheid van indicatiebesluiten. Waarvan vier dossiers bij de Therapeutische GezinsVerpleging.
12
Inspectie jeugdzorg
Aanwezigheid indicatiebesluiten In alle dossiers heeft de inspectie een indicatiebesluit aangetroffen.
Actualiteit indicatiebesluiten Zes van de aangetroffen indicatiebesluiten zijn ouder dan de wettelijke toegestane 13 weken voor opname. Wel is zichtbaar dat De Widdonck moeite doet om een actueel besluit bij opname te verkrijgen. In de dossiers is zichtbaar dat de door Bureau Jeugdzorg vernieuwde indicatie binnenkomt nadat de opname van de jeugdige reeds heeft plaatsgevonden. De actuele indicatie kan dan ook geen bijdrage meer leveren aan het vervaardigen van het hulpverleningsplan door De Widdonck.
Inhoud indicatiebesluiten In vijf dossiers heeft de inspectie naar de inhoud van de indicatiebesluiten gekeken. De indicatiebesluiten geven informatie over welke voorziening en welke jeugdhulp de jeugdige nodig heeft. Sommige onderdelen in de indicatiebesluiten zullen voor cliënten moeilijk te begrijpen zijn. Zo staat te lezen: “bij het indicatiebesluit is de eerstvolgende aanspraak verleend: “verblijf 24 uurs” met een geldigheidstermijn van een jaar en een verzilveringstermijn van dertien weken en omvang van 24 uur per etmaal, waarbij een bandbreedte van twintig procent geldt gedurende 7 dagen per week”. “De aanspraak op de hiervoor omschreven zorg, moet binnen de verzilveringtermijn tot gelding worden gebracht. Na aanvang van de zorg, geldt de aanspraak voor de duur van de geldigheidstermijn”.
Overleg over indicatiebesluiten Met de invoering van de Wet op de jeugdzorg heeft het indicatiebesluit een andere juridische status gekregen. Voor zorgaanbieders is niet altijd uit het indicatiebesluit op te maken wat de cliënt vindt van de geïndiceerde hulp. Dit overleg is in de indicatiebesluiten niet eenduidig terug te vinden. In een indicatiebesluit opgesteld door het “Leger des Heils” is expliciet aangegeven wat de cliënten vinden van de in de indicatie toegewezen zorg. Conclusies − In alle dossiers zijn indicatiebesluiten van Bureau Jeugdzorg aanwezig. − De besluiten zijn bij opname niet altijd actueel. De Widdonck doet moeite om een actueel indicatiebesluit te verkrijgen, maar dit komt binnen nadat de opname reeds heeft plaatsgevonden, waardoor het geen functie meer heeft voor het op te stellen hulpverleningsplan. − De Widdonck kan vaak niet uit de informatie van BJZ opmaken of een cliënt het indicatiebesluit begrijpt en of hij/zij ermee akkoord gaat. De Widdonck kan daar dan ook geen rekening mee houden bij de start van de hulp.
13
Inspectie jeugdzorg
2.4 De praktijk: resultaten op casusniveau over het hulpverleningsplan In deze paragraaf geeft de inspectie de onderzoeksresultaten weer voor wat betreft het werken met en bewaken van hulpverleningsplannen door De Widdonck.
Plan: stellen van doelen/eisen De geïnterviewden geven aan dat het hulpverleningsplan dient om de cliënt voorafgaand aan de hulp te informeren over wat er gaat gebeuren en onder welke afspraken. Een plan dient dus voorafgaand aan de start van de plaatsing te worden opgesteld. In de “cliëntroute” versie 30-08-2005, is aangegeven dat het eerste hulpverleningsplan op grond van het indicatiebesluit opgesteld dient te worden. Het hulpverleningsplan dient opgesteld te worden gedurende de intakefase. De Widdonck hanteert een sjabloon voor een hulpverleningsplan, dat in iedere hulpvorm moet worden gebruikt. In het sjabloon is aangegeven welke onderdelen in het plan worden opgenomen. De belangrijkste zijn: − Vraagstelling van het cliëntsysteem, ontwikkelingsanamnese, huidig functioneren van het kind, opvoedkundig/ouderlijk systeem, probleemdefiniëring, risico- en beschermende factoren, werkhypothese, behandeldoelen en werkwijze en vaststellen van het hulpverleningsplan door middel van vastleggen van het overleg over het hulpverleningsplan.
Ook het overleg over het hulpverleningsplan is in de “cliëntroute” beschreven. Er worden eisen gesteld aan het vaststellen van het hulpverleningsplan. De resultaten van het overleg met jongere en ouders dienen vastgelegd te worden.
Do: uitvoeren van activiteiten Het plan wordt opgesteld door de gedragsdeskundige. Er vindt een opnamegesprek plaats met ouders en jeugdige waarbij het hulpverleningsaanbod besproken wordt. De doelen voor de hulp vanuit het indicatiebesluit worden met cliënten besproken. Het indicatiebesluit tezamen met de verkregen informatie vanuit het opnamegesprek wordt verwerkt in het concepthulpverleningsplan van De Widdonck. Uit het interview komt naar voren dat het concepthulpverleningsplan wordt opgestuurd aan de cliënten voor opname of dat het plan op de dag van opname door de cliënten wordt gelezen.
Check and act: beoordeling op aanwezigheid en inhoud van plannen en hierop handelen In het team wordt de opname voorbereid en wordt de inhoud van het hulpverleningsplan besproken. De pedagogisch medewerker is bij het opnamegesprek aanwezig en deze persoon heeft het hulpverleningsplan nodig voor de voorbereiding van het opnamegesprek. Ook de groepsleiding is afhankelijk van de informatie die zij in het hulpverleningsplan aantreffen voor de behandeling van de jeugdige. De school van de jeugdige wil het hulpverleningsplan ontvangen voor de aanvang van de schoolplaatsing.
14
Inspectie jeugdzorg
De gedragswetenschapper is verantwoordelijk voor de inhoud van het hulpverleningsplan. Een specifieke check op aanwezigheid en inhoud is niet bij een bepaalde functie neergelegd. De plannen worden gezien door het clusterhoofd. Hierbij wordt gecontroleerd op haalbaarheid en werkbaarheid. Een steekproef vanuit de hulpverleningsplannen vindt plaats door de manager zorg bij de aanvragen voor een psychiater. Dit is circa 60% van de hulpverleningsplannen. De geïnterviewden geven aan dat de werkwijze zoals beschreven ervoor zorg draagt dat er altijd een hulpverleningsplan aanwezig is.
Resultaten dossieronderzoek inspectie De inspectie heeft in totaal 13 dossiers getoetst op de aanwezigheid van hulpverleningsplannen. Waarvan vier dossiers bij de Therapeutische GezinsVerpleging (gespecialiseerde pleegzorg).
Aanwezigheid hulpverleningsplannen In elk dossier heeft de inspectie een hulpverleningsplan aangetroffen. Actualiteit hulpverleningsplannen Alle plannen zijn opgesteld voorafgaand aan de opname van de jeugdige. Inhoud hulpverleningsplannen De inspectie heeft in 5 dossiers de inhoud van hulpverleningsplannen onderzocht. In de plannen is expliciet aangegeven wie de contactpersoon vanuit De Widdonck is. Wie de coördinatie over het gehele hulpverleningsproces uitvoert komt in de plannen niet duidelijk naar voren. Uit de plannen is op te maken dat afstemming wordt gezocht met het indicatiebesluit. Naast de in de indicatie gestelde doelen wordt ook informatie over de problemen en stoornissen overgenomen in het plan. De concreetheid van de gestelde doelen is wisselend. Over het algemeen zijn de doelen door de inspectie als redelijk concreet gescoord. Een aantal doelen is concreet gemaakt in indicatoren, zodat helder is waar op gelet dient te worden. In een ander dossier komt een minder concreet doel voor zoals: “X. heeft vaardigheden om met andere kinderen te spelen”. In de plannen zijn bij de doelen geen specifieke termijnen gegeven waarop zij afgerond dienen te worden. In de plannen zijn instructies voor de groepsleiding opgenomen. Het plan heeft binnen de Widdonck ook de functie van informatieoverdracht naar de groepsleiding toe. In de plannen is ruime aandacht, zo’n vier pagina’s met voorgeschiedenis van de cliënten. Voor de cliënten is dit oude informatie. Het gedeelte waar het plan in wordt beschreven is ook zo’n vier pagina’s. Voor de communicatie met de cliënten over de voorgenomen hulp is het plan minder communicatief vanwege de functie van interne informatieoverdracht en omvang van het plan. Ook is er sprake van taalgebruik dat voor de cliënt niet gemakkelijk te begrijpen is: “Volwassenen om X. heen nemen een houding van onvoorwaardelijke aanvaarding aan”. Daarbij het gegeven dat vele cliënten pas op de dag van opname het plan te lezen krijgen draagt bij aan dat de communicatie over het plan onvoldoende vorm krijgt.
15
Inspectie jeugdzorg
Overleg over hulpverleningsplannen De inspectie heeft onderzocht of over het hulpverleningsplan overleg plaatsvindt met de jeugdige en ouders. De aangetroffen werkwijze van De Widdonck hierin is als volgt: er wordt een opnamegesprek georganiseerd waarbij ouders, jeugdige en casemanager bij (kunnen) zijn. Op basis van dit gesprek wordt een hulpverleningsplan opgesteld. Het plan wordt aan ouders en jeugdige verzonden. In de praktijk worden niet in alle onderzochte dossiers het plan voorafgaand aan de opname aan de cliënten aangeboden. In de dossiers is zichtbaar dat in een relatief groot aantal dossiers de cliënten op de dag van opname het concepthulpverleningsplan te lezen krijgen.
De aangetroffen plannen bij de TGV zijn ondertekend door een medewerker van de pleegzorg. De pleegouders en de casemanager van BJZ krijgen consequent het plan opgestuurd ter kennisname. Overleg over het plan met Bureau Jeugdzorg is niet zichtbaar. De TGV verzoekt niet om instemming van de (gezins)voogd. De (gezins)voogd krijgt het plan ter kennisneming toegezonden. Ouders en jeugdige krijgen het plan niet ter inzage en ook geen afschrift van het hulpverleningsplan. Ouders en jeugdige weten daardoor niet expliciet waar ze aan toe zijn en welke afspraken met wie zijn gemaakt. Daarbij valt op bij de TGV dat indien Bureau Jeugdzorg indiceert voor ouderbegeleiding gedurende de (intensieve) pleegzorgplaatsing dat in het hulpverleningsplan niet is terug te vinden wat voor hulp aan de ouder geboden gaat worden. Voor de ouder betekent dit dat in die gevallen niet wordt vastgelegd wat de bedoeling is, wie wat gaat doen en welke afspraken worden gemaakt ten aanzien van de hulp die op de ouder gericht is. Conclusies − De aanwezigheid en actualiteit van hulpverleningsplannen scoort goed. − De functie van het plan als communicatiemiddel met de cliënt komt niet goed uit de verf vanwege de inhoud en het tijdstip van inzage van de cliënt. − Bij de TGV is niet zichtbaar bij een specifieke indicatie voor ouderbegeleiding wat deze hulp in zal houden omdat dit hulpaanbod niet in het hulpverleningsplan verwerkt is. − Bij de TGV vindt geen overleg plaats over het hulpverleningsplan met de jongere en de ouders. Een functie van het hulpverleningsplan als communicatiemiddel met de cliënt wordt hierbij aldus niet gebruikt.
2.5 De praktijk: kwaliteitsbewaking op instellingsniveau In deze paragraaf geeft de inspectie aan op welke manier De Widdonck bewaakt dat hulp wordt verleend op basis van indicatiestellingen en hulpverleningsplannen. Ook nu worden met de PDCAbenadering de onderzoeksbevindingen geordend.
16
Inspectie jeugdzorg
Plan: eisen/doelen stellen De Widdonck heeft aangegeven in beleid en interviews dat indicatiestellingen en hulpverleningsplannen aanwezig moeten zijn. Er is geen beleid dat aangeeft dat gegevens over alle ontvangen indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen op instellingsniveau systematisch verzameld dienen te worden. Do: uitvoeren van activiteiten Volgens de geïnterviewden is het nog niet zo dat De Widdonck systematisch registreert in hoeveel procent van de instromende cliënten een indicatiebesluit en hulpverleningsplan aanwezig was die aan de eisen voldeed. In individuele gevallen worden deze gegevens wel bijgehouden.
Check and act: analyseren van de uitkomsten van de toetsingen en hierop handelen Uit de interviews en de beleidsdocumenten over de cliëntroute komt naar voren dat De Widdonck actief is in het op instellingsniveau verbeteren van de ketensamenwerking met Bureau Jeugdzorg. De Widdonck zoekt contact met Bureau Jeugdzorg Brabant om gesignaleerde problemen in de cliëntroute op te lossen. Conclusies − Bij De Widdonck vindt (nog) geen systematische verzameling van gegevens plaats die inzicht bieden in de mate waarin indicatiebesluiten en plannen aanwezig zijn en aan de gestelde eisen voldoen. − Bij De Widdonck is aandacht voor het bewaken van de praktijk aan de gestelde eisen. De toetsing leidt naast een beoordeling ook tot verbeteracties op verschillende niveaus in de organisatie.
17
Inspectie jeugdzorg
18
Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 3 - Analyse en conclusie van de inspectie
In dit onderzoek heeft de inspectie onderzocht of De Widdonck gericht organiseert en bewaakt dat binnen de instelling wordt gewerkt met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen die aan de eisen voldoen. Ook heeft de inspectie de feitelijke praktijk getoetst: zijn ook daadwerkelijk beide documenten aanwezig en voldoen die aan minimale eisen? Analyse: kwaliteitsbewaking op casusniveau De wijze waarop op casusniveau het proces is georganiseerd, laat zien dat het werken met beide documenten als eis geldt. Nadrukkelijk wordt bewaakt dat een indicatiebesluit aanwezig is, zonder dit besluit zal het hulpverleningsproces in principe niet starten. Wel constateert de inspectie dat De Widdonck uit indicaties niet altijd kan opmaken of een jongere en zijn ouders het eens zijn met de indicatie en of ze begrijpen wat het inhoudt.
Resultaten inspectietoets Vergeleken met het inspectieonderzoek van vorig jaar heeft De Widdonck dezelfde goede resultaten qua aanwezigheid en tijdigheid van het hulpverleningsplan laten zien. Het onderzoek laat zien dat een cliënt bij De Widdonck kan rekenen op een hulpverleningsplan dat gebaseerd is op een indicatiebesluit. Ten aanzien van de concreetheid van indicatiebesluit en hulpverleningsplan is nog verbetering te behalen. In de hulpverleningsplannen worden bijvoorbeeld geen termijnen genoemd. De functie van de plannen en het tijdstip van communicatie over het conceptplan hierover met jongere en ouders verdient nog nadere aandacht. Het plan kan beter als communicatiedocument met betrokken partijen gebruikt worden. Het plan vervult daarmee nog niet de functie die het zou kunnen en moeten hebben. Uit het feit dat bij de TGV het overleg over de plannen niet voldoet, maakt de inspectie op dat binnen de pleegzorg andere eisen aan de plannen gesteld worden die niet voldoen aan wat de cliënten mogen verwachten. Analyse: kwaliteitsbewaking op instellingsniveau De instelling hanteert duidelijk als doel/eis dat met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen wordt gewerkt. Op instellingsniveau wordt echter nog niet systematisch informatie verzameld om vast te kunnen stellen of ook daadwerkelijk in de praktijk gewerkt wordt volgens de doelen. Indien dit inzicht systematisch aanwezig is zou de instelling gerichter maatregelen kunnen nemen wanneer de kwaliteit te wensen overlaat.
19
Inspectie jeugdzorg
Conclusie van de inspectie over de kwaliteitsbewaking van De Widdonck De Widdonck hanteert doelen als het gaat om de aanwezigheid en de functie van de documenten “indicatiebesluit” en “hulpverleningsplan”. Op casusniveau zijn duidelijke aanzetten gegeven om die doelen ook te realiseren. Voor de inhoud van beide documenten geldt dat deze naar het oordeel van de inspectie scherper kan vanuit het cliëntperspectief gezien. De functie van het hulpverleningsplan als communicatiedocument kan beter uit de verf komen. Met name bij de intensieve pleegzorg dient hierin nog een slag gemaakt te worden zodat cliënten middels een hulpverleningsplan waar zij inzage in hebben inzichtelijk krijgen wat er voor hulpaanbod wordt gedaan en hoe zij daarbij betrokken worden.
De Widdonck verzamelt nog niet systematisch informatie over de mate waarin in de praktijk de doelen worden gehaald.
20
Inspectie jeugdzorg
Hoofdstuk 4 - Aanbevelingen
Op grond van het onderzoek komt de inspectie tot de volgende aanbevelingen aan de instelling: Zorg dat de jongere en zijn ouders daadwerkelijk aantoonbaar betrokken worden bij de inhoud van indicatiebesluit en hulpverleningsplan: -
organiseer de communicatie over het hulpverleningsplan met de cliënt zodanig dat de jongere en zijn ouders daadwerkelijk voorafgaand aan de start van de hulp hun mening kunnen geven over de inhoud van het hulpverleningsplan.
-
stel de inhoud van het hulpverleningsplan dusdanig op qua omvang en leesbaarheid dat dit de communicatie over het plan met de cliënt ten goede komt.
-
spreek Bureau Jeugdzorg aan op het zichtbaar weergeven van de mening van de jongere en zijn ouders ten aanzien van de toegewezen hulp in het indicatiebesluit.
Maak afspraken met Bureau Jeugdzorg over de actualiteit van indicatiebesluiten en overleg / instemming over (pleegzorg) hulpverleningsplannen. De Widdonck heeft aangegeven in documenten aan welke proces- en inhoudelijke eisen de uitvoering moet voldoen. Maak hier gebruik van: zorg dat binnen De Widdonck ook de hulpverleningsplannen bij de TGV voldoen aan de eisen die de instelling er zelf aan stelt. Organiseer als De Widdonck dat systematisch informatie wordt verzameld over de meest relevante indicatoren van de kwaliteit van beide documenten. Organiseer de foutopvang, dat wil zeggen organiseer dat er managementinformatie verzameld wordt over de aanwezigheid en kwaliteit van beide documenten, zodat het management actie kan ondernemen wanneer dit nodig blijkt.
Aanbeveling aan de provincie Noord-Brabant
Neem als provincie maatregelen die ertoe leiden dat De Widdonck ten aanzien van het werken met indicatiebesluiten en hulpverleningsplannen binnen 3 maanden voor elke cliënt voldoet aan de gestelde eisen.
21
