Zorg voor integriteit, een nulmeting naar integriteitszorg in 2004
NOTITIE
1 1.1
Ministerie van BUZA Integriteitsbeleid / gedragscodes Integriteitsbeleid aanwezig?
Gedragscode aanwezig? 1.2
Meetbare doelstellingen integriteitsbeleid?
1.3
Betrokkenheid management? Betrokkenheid medewerkers?
1.4
Communicatie naar medewerkers?
Opmerkingen
2/5
J/N BUZA is sinds 2002 actief op het terrein van integriteit; echter dit is niet vastgelegd in een overkoepelende beleidsnota. De verantwoordelijkheid voor verschillende aspecten van integriteit is bij 10 directies/diensten gelegd. Recent is het Project Coördinatie Integriteit- en Corruptiebeleid (CIC) afgerond, die vele aanbevelingen heeft geformuleerd, die zijn overgenomen door het SG/DG-beraad (maart 2004). Belangrijkste uitkomsten zijn instelling van een centrale coördinator integriteit (rechtstreeks ressorterend onder de plv. SG), die het integriteitsbeleid verder uit zal werken en centraal de schendingen en de afhandeling daarvan zal registreren, opstelling van een gedragscode en instelling van een BUZA-Coördinatieoverleg Integriteit o.l.v. de plv. SG (met deelname van alle directies die betrokken zijn bij integriteitspreventie). Verder zijn er sinds 1998 de nodige regelingen, brochures e.d. uitgevaardigd: Besluit vertrouwenspersoon integriteit BUZA (november 1999); Regeling aannemen geschenken DBZ (november 1999); Regeling nevenwerkzaamheden DBZ (april 1998); Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand; Gedragscode en reglement internetgebruik BUZA (augustus 2002); Regeling buitenlandse dienstreizen (februari 2004); Nadere BUZA-regeling klachtenprocedure seksuele intimidatie; Circulaire Oneigenlijk gebruik van diplomatieke en consulaire privileges, HBBZ-hoofdstukken Verzending en ontvangst van privé-post, Loyaliteitsprogramma's luchtvaartmaatschappijen, Combineren dienstreizen met privéreizen/privéverblijf, Gebruik dienstauto en verkeersboetes, Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren, Contact met de media; brochure Seksuele intimidatie (mei 1994); brochure Zoals het een goed ambtenaar betaamt; brochure Contact met de pers; brochure Rechtspositie en huisregels; notitie Ambtelijke corruptie en de wettelijke verplichting tot aangifte van strafbare feiten. Onderdeel van het beleid is het inventariseren en analyseren van kwetsbare werkzaamheden op mogelijke integriteitsrisico's; binnenkort worden de (105) ambassademedewerkers met een vertrouwensfunctie alsnog door de AIVD gescreend (dit was tegen de regelgeving in achterwege gelaten). Het integriteitsbeleid zal conform de aanbevelingen van de projectgroep CIC verder worden uitgebouwd: o.m. aandacht voor integriteit in opleidingen, trainingen en conferenties van 5 directies, onderhoud en ontwikkeling van ondersteunende instrumenten (toolbox met video, dilemmasets en dilemma-analysemethoden), inzet van (pool van) dilemmatrainers, ontwikkeling van een communicatieplan, website en centrale vraagbaak integriteit, uitvoering van integriteitsaudits, aandacht voor integriteit in sollicitatiegesprekken, start-, functionerings- en beoordelingsgesprekken, verankering van integriteit in het bedrijfsvoeringsinstrumentarium. J Sinds 2004 geldt een uitgebreide gedragscode ('Grens Inzicht'), die zes algemene kernwaarden voor heel BUZA bevatten en de basis dient te vormen voor lokale codes (op de posten). N Doelstellingen van integriteitsbeleid zijn niet expliciet geformuleerd. Impliciet blijkt de nadruk te liggen op preventie en bewustwording, maar ook aan repressie wordt veel aandacht geschonken. J Het project CIC is geïnitieerd door de plv. SG. In een Klankbordgroep CIC was het management vertegenwoordigd. J Voorafgaand aan de totstandkoming van de gedragscode zijn discussies met personeel op posten en in beleidsdirecties gevoerd o.b.v. een startcode + toolbox (video, dilemmasets) over integriteit. Achterliggende doelen waren: bewustwording stimuleren, input verkrijgen, draagvlak creëren. J De gedragscode is goed gecommuniceerd naar de medewerkers (hard copy naar iedere medewerker gestuurd en verder op intranet beschikbaar en attendering via email en BUZA-
Ministerie van BUZA
1.5
Beleid/gedragscode gebaseerd op risicoanalyse?
J
Zijn aan beleid / gedragscode sancties gekoppeld? Risicoanalyse Risicoanalyse aanwezig?
N
2 2.1
Betrokkenheid management?
3 3.1
Betrokkenheid medewerkers? Interne controle op naleving integriteitsbeleid Zijn er interne controlemaatregelen getroffen specifiek gericht op het integriteitsbeleid?
3.2 4 4.1
Leveren de IC-maatregelen resultaten op? Accountantscontrole Besteedt de accountant (in zijn controleplan) specifiek aandacht aan (naleving van) integriteitsbeleid?
4.2 4.3
Komen conclusies / aanbevelingen voort uit de accountantscontroles? Wordt er lering getrokken uit de controleresultaten? Is er een follow-up rapportage? Meldingenregistratie Registratie van meldingen aanwezig?
5 5.1
Opmerkingen nieuws). Er wordt veel geïnvesteerd in communicatie. Er zijn tevens (bewustwordings)cursussen gegeven. Verder wordt in de gedragscode verwezen naar alle regelingen; deze regelingen zijn deels geïncorporeerd in het Handboek Bedrijfsvoering en ook via intranet beschikbaar. Er is een begin gemaakt met cursussen ten behoeve van introductiedagen en tijdens overplaatsingsprogramma's. Tot de beschikbare ondersteunende middelen behoort een voorlichtingsvideo. Er is een kwetsbaarhedenanalyse door de Veiligheidsdienst Buitenlandse Zaken (VDB) uitgevoerd, die met name de consulaire hoek betreft (vertrouwensfuncties op posten, toegang lokale medewerkers tot BUZA-netwerk). De kernwaarden in de gedragscode zijn mede gebaseerd op deze analyse. Alleen indirect. Sancties zijn in de RDBZ geregeld, waarnaar de gedragscode verwijst.
J
Rapport "Kwetsbaarheden doorgelicht". Van de volgende werkzaamheden worden risico's geïnventariseerd: beheren, toekennen en controleren van middelen; bewaken en beveiligen van objecten en personen; beheren van, beschikken over en verspreiden van informatie; consulaire werkzaamheden m.b.t. asiel en migratie. J/N Volgens mededeling van BUZA wordt in het veiligheidsoverleg o.lv. de plv. SG teruggekoppeld. J/N Onduidelijk op basis van de beschikbare gegevens. J/N Er is geen sprake van specifieke interne controlemaatregelen op naleving van richtlijnen in het kader van integriteit, met uitzondering van "specifieke risicogebieden waar een verhoogd risico wordt gelopen en waar derhalve in beginsel additionele IC-maatregelen getroffen moeten worden (HBBZ 2.11.14, Voorkomen van comptabele onregelmatigheden bij de posten)". Ook is er binnen FEZ een klein team CAO (Controlling Advies en Opleiding), dat n.a.v. signalen onderzoek doet naar vermoedens van fraude, maar ook onaangekondigde preventieve controles uitvoert. J/N Onduidelijk op basis van de beschikbare gegevens. N
De AD besteedt momenteel niet expliciet aandacht aan integriteit. De Inspectie en Evaluatie Bedrijfsvoering (ISB), m.n. belast met de doorlichting van de organisatie, de beleidsuitvoering en de bedrijfsvoering van de posten, besteedt wel aandacht aan integriteit op de posten. Er wordt binnen het ministerie door AD en ISB gedacht over de invoering van integriteitsaudits.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. N
Dit vindt nog niet structureel plaats. Er is nog geen centraal meldpunt. Het 'integriteitsvangnet' kent als eerste meldpunt de direct leidinggevende, maar biedt ook de mogelijkheid één van de twee vertrouwenspersonen integriteit in te schakelen. Op enkele grotere ambassades zijn lokale vertrouwenspersonen aangesteld. De leidinggevende bepaalt in principe hoe met een melding door een medewerker wordt omgegaan. Ook zijn er specifieke meldpunten: directeur FEZ voor comptabele onregelmatigheden (meldingsplicht cf. regeling Voorkomen van comptabele onregelmatigheden bij de posten), VDB voor veiligheidsen beveiligingsaangelegenheden en directeur ICT voor ICT-infrastructuur-aangelegenheden.
3/5
Het ministerie van BZK vraagt ten behoeve van het Sociaal Jaarverslag van de sector Rijk informatie op over geconstateerde schendingen (fraude, corruptie, schending
Ministerie van BUZA
5.2
Registratie van schendingen aanwezig?
5.3 6 6.1
Bestaan hiervoor standaardprocedures? Onderzoek naar mogelijke inbreuken Wordt elke melding onderzocht?
7 7.1 8 8.1
Bestaan hiervoor standaardprocedures? Zijn onderzoeksverslagen beschikbaar? Worden de reikwijdte, omvang en oorzaken geanalyseerd? Wordt lering getrokken uit incidenten? Is er een follow-up rapportage? Aangifte bij OM Wordt bij verdenking van strafbare feiten aangifte gedaan? Disciplinaire straffen Is er een registratie van disciplinaire bestraffingen?
9 9.1
Beleidsevaluatie Is er een evaluatie van beleid en/of gedragscode?
9.2
Komen conclusies / aanbevelingen uit de evaluatie voort? Is er een follow-up rapportage?
6.2 6.3
Opmerkingen geheimhoudingsplicht) en bestraffingen. Over 2003 heeft BUZA 16 inbreuken op de integriteit gemeld (fraude: 8x, corruptie: 4x en schending geheimhoudingsplicht: 4x). In 2003 deed het ministerie tweemaal aangifte bij het OM en paste het in 15 gevallen een disciplinaire straf (ex art. 81 ARAR) toe, waaronder schriftelijke berisping (2x) en ontslag (12x). Over disciplinaire straffen wordt in het sociaal jaarverslag van BUZA gerapporteerd. J/N Alleen geconstateerde integriteitsschendingen die leiden tot ontslag worden tot nu geregistreerd. Niet alle schendingen (lichtere vergrijpen) worden geregistreerd. Zo is er nog onduidelijkheid over de status van gegeven berispingen. De vertrouwenspersonen integriteit resp. seksuele intimidatie houden bij hoe vaak zij zijn geraadpleegd. De VDB houdt het aantal onderzoeken bij dat zij heeft verricht alsmede het aantal zaken dat aan het OM wordt gegeven. In de toekomst zal centrale registratie door de coördinator integriteit plaatsvinden. J/N Klokkenluidersregeling (integriteitsvangnet). J
In principe worden alle schendingen die ernstig genoeg zijn onderzocht. Dit kan door verschillende actoren gebeuren: chef de poste (op ambassades), VDB (heeft intakecriteria geformuleerd; kan ook op ambassades onderzoeken i.g.v. beschuldiging chef de poste of gevaarlijke situatie), FEZ (ingeschakeld bij comptabele onregelmatigheden), ICT (ingeschakeld bij IT-gerelateerde schendingen). Er bestaat naast het BUZA-Coördinatieoverleg Integriteit ook een overleg over (de afhandeling van) integriteitsbreuken o.l.v. de plv. SG (met deelname Directie Consulaire Zaken, FEZ, HDPO en VDB). In 2003 werden zo'n 60 schendingen of risico's door het departement onderzocht. J Zie hierboven: intakecriteria VDB, platform. Verder: klokkenluidersregeling. J Zijn beschikbaar. J Dit gebeurt, echter zal in de toekomst meer gestructureerd plaatsvinden. J/N Als sprake is van een structureel hiaat, kan het beleid worden bijgesteld. N J
In beginsel wel, met tussenkomst van VDB.
N
Er is geen centrale registratie. Wel zijn de bestraffingen in de personeelsdossiers (HDPO) opgenomen. In 2003 werd 15 keer een disciplinaire straf opgelegd wegens plichtsverzuim, frauduleus handelen en corruptie (vijf ambtenaren en 10 lokale medewerkers), waarvan 12 keer strafontslag, 2 keer berisping en 1 keer salarisverlaging. Het sanctiebeleid is neergelegd in het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken en het Reglement rechtspositie lokaal personeel (naast de Ambtenarenwet). Er zijn 12 vormen van strafmaatregelen. Volgens het Rekenkameronderzoek (rjv 2003) ontbreken nog nader uitgewerkte richtlijnen voor het uniform opleggen van sancties, waardoor het risico bestaat dat de betrokken chefs de poste of directeuren onderlinge vergelijkbare gevallen verschillend behandelen. In het geval van strafontslag is altijd het advies van HDPO nodig, waardoor het risico van ongelijke behandeling wordt verminderd.
N
Er is een evaluatiemoment na 2 jaar voorzien. Het intern coördinerend overleg heeft overigens naar de mening van het ministerie het karakter van een permanente evaluatie.
n.v.t. n.v.t.
4/5
Ministerie van BUZA Elementen integriteitsbeleid / gedragscode Strafrecht / ambtsmisdrijven valsheid in geschrifte schending van geheimen diefstal afpersing en afdreiging bedrog economische delicten (misbruik voorkennis etc.) misbruik van gezag / macht
Opmerkingen
J/N J J J/N N N J
corruptie / omkoping (actief of passief)
J
Ambtenarenwet, ARAR, ministeriële regelingen, circulaires ‘klokkenluidersregeling’
J
nevenfuncties/nevenverdiensten
J
regeling acceptatie geschenken ‘draaideurconstructies’ afleggen ambtseed/belofte declaratieregelingen
J J J J
(computer) informatiebeveiliging aanstelling vertrouwenspersonen: - integriteit - ‘klokkenluiders’ - seksuele intimidatie/discriminatie
J/N
Niet expliciet, wel verwijzing in de inleiding van de BZ-gedragscode Gedragscode: omgaan met informatie. Gedragscode: omgaan met BZ-gelden, -goederen en -diensten. Niet expliciet, wel verwijzing in de inleiding van de BZ-gedragscode Niet expliciet. Niet expliciet. Gedragscode: omgaan met diplomatieke rechten en immuniteiten. Daarnaast circulaire Oneigenlijk gebruik van diplomatieke en consulaire privileges en voorlichtingsvideo. Gedragscode: omkopen, smeergeld en steekpenningen. Daarnaast notitie Ambtelijke corruptie en de wettelijke verplichting tot aangifte van strafbare feiten. Gedragscode: integriteitsvangnet. Daarnaast Regeling procedure inzake het omgaan met een misstand en regeling Vertrouwenspersonen. Gedragscode: belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden. Daarnaast Regeling nevenwerkzaamheden DBZ en RDBZ art. 69. Zie ook RDBZ art. 72 en voorlichtingsvideo. Gedragscode: aannemen van geschenken. Daarnaast Regeling aannemen geschenken DBZ. HBBZ 7.20 (inhuur van oud-medewerkers) Art. 60, 117 en 138 RDBZ. Gedragscode: declaraties en vergoedingen. Daarnaast HBBZ-hoofdstukken Dienstreizen binnenland, Dienstreizen buitenland, Combineren dienstreizen met privéreizen/privéverblijf. Niet specifiek geregeld. Er is wel een VDB brochure.
J J J
Twee vertrouwenspersonen integriteit. Besluit vertrouwenspersoon BZ. Vertrouwenspersonen integriteit. Vijf vertrouwenspersonen seksuele intimidatie. Daarnaast Nadere BZ-regeling klachtenprocedure seksuele intimidatie, video Ongewenst intiem, brochure Seksuele intimidatie.
Overig kwetsbare functies / screening
J
regeling gebruik internet / eigendommen ministerie
J
regeling (ongewenste) omgangsvormen regeling voor het geven van geschenken
J N
Kwetsbare functies zijn geïnventariseerd; screening is in eerste instantie achterwege gelaten en wordt nu alsnog uitgevoerd. Gedragscode: omgaan met BZ-gelden, -goederen en -diensten. Daarnaast Gedragscode en Reglement internetgebruik BZ. Gedragscode: omgangsvormen. Niet specifiek geregeld.
NB: Verder in gedragscode: personeelsbeleid en 'vriendjespolitiek', consulaire handelingen, contacten met het parlement / media
5/5
