Zo kiest u een FMIS-leverancier in 4 stappen Inclusief handige checklist
Zo kiest u een geschikte FMIS-leverancier Wilt u efficiënter gaan werken, de kwaliteit van uw dienstverlening verbeteren en tegelijkertijd kosten besparen? Dan is de aanschaf van een geschikt Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) zeker het overwegen waard. Deze whitepaper beschrijft de stappen die u moet zetten om tot een juiste keuze te komen. Een FMIS kiezen dat voor de volle 100% bij uw organisatie past, dat is een pittige opgave. Er zijn vele leveranciers en talloze mogelijkheden. Vooralsnog roepen al deze mogelijkheden vragen op, terwijl u juist op zoek bent naar antwoorden. Dit artikel biedt uitkomst: we zetten u op het goede spoor richting een FMIS dat voldoet aan al uw wensen. De eerste vraag die u zichzelf moet stellen is of de organisatie klaar is voor de aanschaf van een FMIS? Van oriëntatie tot aanschaf en van implementatie tot leren werken met het systeem, het is niet niks. Om te kunnen starten met de oriëntatiefase moet u aan vier voorwaarden voldoen: er moet een vastgesteld budget zijn, uw facilitaire processen moeten op hoofdlijnen bekend zijn, er moet een stevig draagvlak binnen de organisatie zijn en er moet voldoende tijd zijn vrijgemaakt bij uw mensen.
Stap 1: Stel het budget voor FMIS vast Een vastgesteld budget, dat klinkt logisch. Toch komt het vaak voor dat organisaties vele weken en soms zelfs maanden in het selectietraject hebben gestoken en dat het alsnog vastloopt omdat de directie geen budget beschikbaar stelt. Dit is uiteraard frustrerend voor alle betrokkenen. Probeer daarom pas te starten met een FMIS-traject als er daadwerkelijk budget beschikbaar is gesteld. U kunt dan gerichter oriënteren, realistischer onderhandelen en u komt niet voor verrassingen te staan. Tip Houd altijd in uw achterhoofd dat u weliswaar investeert in een FMIS, maar dat een FMIS daarna juist een kostenbesparing oplevert. Hoeveel contracten zijn er het afgelopen jaar onnodig doorgelopen omdat u er op 1 november achterkwam dat ze op 31 oktober moesten worden opgezegd? Een FMIS geeft u op tijd een seintje als u contracten moet opzeggen of verlengen. Nog een voorbeeld: hoe vaak zijn er dingen besteld waarvan achteraf bleek dat ze nog ergens ongebruikt in uw kantoor aanwezig waren? Een FMIS zorgt ervoor dat u precies weet over welke voorraad u beschikt.
Stap 2: Breng de facilitaire processen op hoofdlijnen in kaart Als u een FMIS gaat aanschaffen is het belangrijk om uw processen op hoofdlijnen helder te hebben. U moet globaal hebben nagedacht over wat uw organisatie doet, op welke manier, door wie en waarom? U hoeft echt niet alles op detailniveau volledig helder te hebben, het gaat om de basis. Neem het meldingenproces: meldingen centraal of decentraal afhandelen? Gaan we de eindgebruiker zelf laten melden of via een centrale dienst? Op basis van uw huidige en gewenste werkwijze in combinatie met de ervaring van de leverancier worden voor u de juiste workflows ingericht. Hierbij is flexibiliteit van het in te richten systeem van groot belang, zodat ook latere wensen verwerkt kunnen worden in het systeem.
Stap 3: Creëer voldoende draagvlak Het succes van een FMIS valt of staat met draagvlak. U kunt implementeren wat u wilt, maar als de mensen er niet achter staan werkt het niet. Het is goed om te beseffen dat een FMIS soms als een bedreiging wordt gezien. Bijvoorbeeld door mensen die grote waarde hechten aan hun vertrouwde werkwijze. Tip Een FMIS maakt veel inzichtelijk en niet iedereen zit te wachten op deze transparantie. Betrek juist ook deze mensen bij het traject, maak ze belangrijk en zorg dat ze zich gehoord voelen. En kies een FMIS dat per gebruikersrol te customizen is. Iedereen heeft immers andere taken en belangen. Medewerkers waarderen het als bepaalde delen van de software speciaal voor hen zijn ingericht. Op deze manier ziet u de sceptici stap voor stap enthousiaster worden!
Stap 4: Maak tijd vrij bij de betrokken medewerkers De factor tijd wordt regelmatig onderschat. De oriëntatiefase en de besluitvorming kosten natuurlijk tijd, maar als het FMIS is aangeschaft begint het in feite pas echt. Een implementatie kost tijd en energie. Juist de afdelingen met onderbezetting moeten vaak meedenken over de inrichting van het FMIS, gegevens aanleveren en cursussen volgen. Dat moet vooraf goed worden ingeleid en voorbereid. Als medewerkers de tijd en ruimte krijgen om zich voor de implementatie in te zetten, verloopt de implementatie juist sneller. Tip Durf keuzes te maken! Vergader niet over elk veldje of kleurtje, pak het pragmatisch aan. Zo kunt u sneller aan de slag met de software en in een later stadium kunt u altijd nog verder finetunen.
Checklist voor de keuze van uw FMIS-leverancier Wanneer u de oriëntatiefase heeft doorlopen kunt aan de slag met het zoeken naar de FMISleverancier die bij u past. Waar moet u allemaal op letten?
Stel een helder Programma Van Eisen op Let op de hoeveelheid tijd die u steekt in het opstellen van een Programma Van Eisen (PVE). Wees u goed bewust van welke vragen u stelt om goed onderscheid te kunnen maken tussen de verschillende leveranciers. Als u lang bezig bent met het formuleren van algemene vragen (en het lezen van de antwoorden van soms wel tien leveranciers), wordt uw selectie er niet effectiever en efficiënter op. Het is verstandig om bijvoorbeeld op basis van een aantal presentaties, eerst een shortlist te maken van drie of vier FMIS-leveranciers. Tijdens die presentaties hoort en ziet u in anderhalf uur wat er allemaal mogelijk is en wat op hoofdlijnen de verschillen zijn. Vervolgens kunt u een kort en krachtig PVE opstellen waarna u sneller een weloverwogen keuze maakt.
Denk groot, maar begin klein Een FMIS-systeem moet als het ware tot alles in staat zijn, maar flexibel in te richten zijn. Zo kunt u eerst implementeren wat u echt nodig heeft en van daaruit stap voor stap uitbreiden. Het FMIS
ontwikkelt zich dan als het ware mee met uw organisatie, uw mensen en uw wensen. Let hierbij wel op het prijsmodel van de leverancier en vooral op de kleine lettertjes in de offerte. Belangrijk is om te kijken wat er werkelijk in het voorstel is opgenomen:
hardware database helpdesk updates nieuwe versies aantal modules
Veel klanten kiezen voor een Software as a Service (SaaS)-oplossing. Een FMIS in the cloud is snel te implementeren, levert minder risico’s op en is tegenwoordig ook volledig flexibel in te richten. In het geval van SaaS worden hardware, software en gegevens op aanvraag via het internet beschikbaar gesteld. U blijft uiteraard eigenaar van al uw data, maar u bent geen eigenaar van de gebruikte hard- en software. Hierdoor bent u dus ook niet verantwoordelijk voor het onderhoud. U beschikt als het ware over een eigen aan te passen virtuele omgeving. U heeft 24 uur per dag en overal ter wereld toegang tot uw meest actuele informatie en bepaalt zelf wie deze informatie mag zien en wijzigen. Op SaaS-gebaseerde dienstverlening kan werplekonafhankelijk via een webbrowser worden benaderd en u betaalt op basis van het feitelijke gebruik: u spreekt een all inclusive prijs per jaar af voor het gebruik van de software. SaaS is dus flexibel, laagdrempelig en voordelig.
Let op de geboden workflow-oplossing Let bij de selectie van een FMIS op de manier waarop het managen van workflows wordt opgelost. In een workflow-module worden bedrijfsprocessen vastgelegd die het juiste verloop van een taak binnen uw organisatie waarborgen. Dit wordt gerealiseerd door taken in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd. Per workflow en per taak worden gegevens zoals responstijd en doorlooptijd bijgehouden, waarmee achteraf rapporten en grafieken kunnen worden weergegeven om de prestaties en het proces te analyseren. Bij de definitie van een workflow worden taken toegekend aan gebruikersgroepen, bijvoorbeeld de facility manager of hoofd inkoop. De personen die aan deze groep zijn toegewezen ontvangen automatisch een taak. Hierdoor hoeft de workflow niet te worden veranderd indien bepaalde personen van functie veranderen of niet meer actief zijn. Als een bepaalde taak niet op tijd uitgevoerd wordt, dan kan automatisch een herinnering worden uitgestuurd of een escalatieprocedure worden opgestart. Er zijn vele workflow-modules beschikbaar, maar ze missen vaak de echte integratie met een webbased omgeving, zijn niet flexibel, of bieden geen ondersteuning voor complexe processen. Kies een FMIS met een workflowbenadering waarbij uw processen kunnen worden gedefinieerd of gewijzigd in een grafische omgeving. Uitgangspunt daarbij is dat de software uw processen volgt, in plaats van andersom.
Kies voor een helder dashboard Om uw facilitaire processen beter te stroomlijnen en te monitoren, is overzicht nodig. Weet u op dit moment exact wat er speelt binnen uw organisatie en kunt u op basis van betrouwbare en actuele managementinformatie bijsturen…? Een FMIS biedt overzicht én inzicht op basis van real time informatie. Let bij het uitzoeken van een (nieuw) FMIS op de grafische weergave van deze
informatie. Natuurlijk gaat het om de tekst en cijfertjes, maar de ervaring leert dat de interpretatie beïnvloed wordt door de presentatie. Heldere en aantrekkelijke dashboards helpen u bij het managen van uw facilitaire processen. Ook kunt u onderdelen van deze dashboards, bijvoorbeeld cirkeldiagrammen met het aantal verwerkte serviceaanvragen per medewerker, vanuit het FMIS laten mailen naar de facilitair manager.
Vraag naar best practices Belangrijk om voor ogen te houden: vele organisaties zijn u voorgegaan. Ook organisaties die lijken op uw organisatie! Veel FMIS-leveranciers hebben daarom best practices, een soort FMIS templates op basis van bekende eisen, wensen en voorkeuren. Er is altijd wel een best practice die prima toepasbaar is op uw organisatie. De software hoeft dan alleen nog maar te worden afgestemd op uw specifieke wensen. Tot slot: uiteindelijk gaat het ook om uw intuïtie en het vertrouwen dat u heeft in de leverancier. U gunt uzelf een FMIS, maar welke leverancier gunt u de opdracht…? Hoe komt deze op u over? Hoe worden implementaties aangepakt en hoe worden uw vragen beantwoord? De meerwaarde van een FMIS valt of staat met de manier waarop de software bij u geïmplementeerd gaat worden. Een klik met uw leverancier is in dit kader zeer belangrijk. Meer informatie: Axxerion Facility Services Hans Verschuren, commercieel directeur Ressenerbroek 26b 6666 MR Heteren Tel: 026 474 2420 www.axxerionfs.nl
