Handleiding inclusief checklist

Handleiding inclusief checklist Educatief Centrum

Educatief Centrum

EducatiefSamenwerken Centrumin één gebouw

2

Inhoud 4

Inleiding

6

Handleiding

9

Alarm, Calamiteiten & Vandalisme

11

Taken Medewerkers & Jaarplanning

13

Bedrijven

15

Diverse opvangvormen & Roosters

17

Contracten, Afspraken & Overleg

19

Ruimtes & Sleutelbeheer

21

Inventaris & Materiaal

23

Schoonmaak & Faciliteiten

25

Inhoudelijk

26

Kopieerbladen t.b.v. tabbladen

38

Checklist

43

Colofon

Alarm Calamiteiten & vandalisme

Medewerkers en hun taken Schooltijden en openingstijden Jaarplanning praktisch Jaarplanning inhoudelijk

Voorschoolse opvang Pleinwacht en schoolplein Overblijfregeling Achterwachtregeling

Huurovereenkomst & kostenverdeling Afspraken & huishoudelijk reglement Overleg en verslaglegging

Gebruik van ruimtes en sleutelbeheer

Inventaris & inrichting en speelgoed & materialen

Schoonmaak Faciliteiten Post

Achtergrondinformatie van de organisaties Gezamenlijke pedagogische uitgangspunten Gezamenlijke communicatie naar ‘buiten’ Protocollen

Inleiding

4

Samenwerken in één gebouw, zorg voor dezelfde kinderen, gebruikmaken van elkaars ruimtes…..dit alles vraagt om duidelijke afspraken en inzichtelijke informatie die voor iedereen beschikbaar is. Wil je inhoudelijk kunnen samenwerken dan moeten praktische zaken goed geregeld zijn en niet ter discussie staan. Er moeten dus duidelijke afspraken gemaakt worden, die op papier staan en terug te vinden zijn. Er moet regelmatig overleg zijn om onduidelijkheden te voorkomen of op te lossen. Deze samenwerkingsmap is eigenlijk een lege map die je zelf moet vullen. We hebben geprobeerd alle aspecten die zich voordoen als school, kinderopvang, peuterspeelzaal en eventueel andere organisaties samenwerken en samenwonen in één gebouw, op een rij te zetten. Wat is belangrijk, waar moet je aan denken, waar moet je afspraken over maken? Hóe een en ander geregeld is, is in iedere situatie anders. Dat moeten jullie zelf bepalen. In deze handleiding vind je een korte beschrijving van de verschillende onderdelen en waarom afspraken belangrijk zijn. Per onderdeel een lijstje van wat je zelf toe moet voegen. Een handig hulpmiddel is de “Checklist m.b.t. beheer”, die je op de laatste pagina’s van de handleiding vindt. Als je deze checklist gezamenlijk door neemt, wordt snel duidelijk waar al wel en waar nog geen afspraken over zijn gemaakt. Soms zijn er wel afspraken gemaakt maar staan ze nog niet op papier. De ingebruikname van de samenwerkingsmap is een mooie aanleiding om afspraken op papier te zetten, reeds gemaakte afspraken bij elkaar te zoeken of om nieuwe afspraken te maken. Deze samenwerkingsmap richt zich vooral op de praktische kanten van samenwerken maar achter het laatste tabblad is er ook ruimte voor inhoudelijke onderwerpen zoals achtergrondinformatie van de verschillende partners, gezamenlijke pedagogische uitgangspunten, afspraken over gezamenlijke externe communicatie en protocollen rondom pedagogische onderwerpen. We wensen jullie veel succes bij het vullen van deze map en vooral een goede samenwerking!

Handleiding

6

Voordat je begint: overlegstructuur Voordat je deze map kunt vullen, moet duidelijk zijn wie wat beslist als het gaat om de samenwerking in één gebouw, oftewel: eerst moet duidelijk zijn welke overlegstructuren er zijn. Vaak vindt het overleg over de (praktische) samen werking op verschillende niveaus plaats en staat de map (of de inhoud daarvan) bij verschillende overleggen op de agenda. Bepaal in je eigen samenwerkingsverband voor welke overlegstructuur jullie kiezen. In de meeste samenwerkingsverbanden wordt er een werkgroep of projectgroep in het leven geroepen waar afgevaardigden van alle organisaties aan deelnemen. In dat overleg worden inhoudelijke en praktische zaken besproken. Waarschijnlijk gaat de werkgroep ook aan de gang met de inhoud van de samenwerkingsmap en zet afspraken op papier. Zorg ervoor dat de samen werkingsmap, ook al is hij eenmaal gevuld, als vast punt op de agenda van het werkgroepoverleg staat! Belangrijk is dat iedereen weet dat de map bestaat en dat iedereen kennis heeft genomen van de inhoud. Dus de samenwerkingsmap dient op het inwerkprogramma te staan bij nieuwe medewerkers! Net zo belangrijk is dat alle belanghebbenden op de hoogte gesteld worden van veranderingen en wijzigingen, en niet alleen degenen die de wijzigingen hebben besproken en doorgevoerd. Zet (de aanvul lingen of veranderingen in) de samenwerkingsmap daarom standaard op de agenda van het interne overleg van iedere deelnemende organisatie (bijvoorbeeld de teamvergadering). Als de map eenmaal gevuld is, moet hij up-to-date gehouden worden anders heeft hij geen nut. Zorg ervoor dat er in iedere organisatie één verantwoordelijke aangesteld wordt die alles regelmatig controleert en vernieuwt.

Instructie voor vullen van de map - Verzamel eerst zoveel mogelijk bestaande stukken: lijsten van medewerkers, roosters, verslagen waar afspraken in genoteerd zijn, protocollen etc. Maak er gaatjes in en stop ze achter het betreffende tabblad. Soms is het beter om de papieren in een insteekhoesje te doen, zodat er geen gaten in komen waardoor de tekst niet meer goed leesbaar is. - Als je nieuwe afspraken maakt (bijvoorbeeld met behulp van de checklist), maak het jezelf dan niet te moeilijk. Schrijf gewoon op wat de afspraken zijn. Soms gaat het maar om een paar regels waarin je aangeeft wie wat doet en wanneer. Dat is in eerste instantie genoeg. Als in de loop der tijd blijkt dat verfijning van de afspraken noodzakelijk is, dan kan dat op dat moment aangepast worden. - In deze handleiding vind je kopieerbladen. Ieder kopieerblad hoort bij een bepaald tabblad. Het is een lijst waarop precies staat wat je moet toevoegen achter ieder tabblad. Je kunt deze lijst zelf ook aanvullen. Vul de datum van invoegen in en je naam. Stel dat de afspraken rondom dat

Samenwerken in één gebouw

onderwerp een tijd later veranderen, dan voeg je de nieuwe informatie toe en geef je op het tabblad aan op welke datum en door wie de gewijzigde versie is toegevoegd. - Iedere samenwerkingsorganisatie dient de beschik king te hebben over één exemplaar van de map en medewerkers moeten er altijd bij kunnen. Het mag niet zo zijn dat er slechts één map is, die bijvoorbeeld in de personeelsruimte van school staat, die afgesloten wordt als de school gesloten is. Is de BSO dan nog open, dan kan de BSO-leiding er niet bij. Daarom heeft iedereen een eigen map nodig. Het nadeel van meerdere mappen is dat, als er veranderingen zijn, alle mappen aangepast moeten worden. Probeer daarom het aantal mappen te beperken.

Beschrijving van de onderwerpen In deze handleiding vind je een korte beschrijving van de verschillende onderdelen en waarom afspraken belangrijk zijn. Per onderdeel een lijstje van wat je zelf toe moet voegen. De map is zó ingedeeld dat de belangrijkste of meest urgente onderwerpen bovenaan staan. Zo staat (de wer king van) het Alarm bovenaan, samen met Calamiteiten etc. Dat wordt gevolgd door de Medewerkers: wie werkt waar en wanneer, hoe kan ik hem of haar bereiken. De volgende onderwerpen zijn niet minder belangrijk maar meestal minder urgent.

Checklist m.b.t. beheer Achterin deze handleiding vind je de checklist. Deze checklist biedt de mogelijkheid om alle onderdelen van samenwerking (in deelfacetten) systematisch te bespreken. Het invullen van de checklist is het begin. Er kan gekozen worden voor de opties ‘ja’, ‘nee’ of ‘niet van toepassing’ Als je vragen met ‘ja’ beantwoordt, moet je nakijken of de afspraken ook daadwerkelijk op papier staan. Is dat het geval, stop de papieren dan direct in de map. Is dat niet het geval dan moet je dat alsnog doen. Zoals gezegd, maak het jezelf daarmee niet te moeilijk. Als je vragen met ‘nee’ beantwoordt, moet je je afvragen of je direct afspraken daarover kunt maken of dat het op een later tijdstip terugkomt. De checklist loopt niet helemaal gelijk met de indeling in de samenwerkingsmap. De map kent meerdere onder werpen en sommige onderdelen van de checklist zijn samengevoegd (bijvoorbeeld Calamiteiten, Veiligheid & Vandalisme).

Tot slot De samenwerkingsmap is nooit ‘klaar’. Ook al heb je op een bepaald moment alle vragen van de checklist beantwoord, heb aan alle lijstjes van de tabbladen voldaan en zit alles in de map. Schema’s veranderen, rooster wijzigen, medewerkers komen en gaan etc. Controleer de map dus regelmatig. Het is ook aan te bevelen de checklist op gezette tijden opnieuw door te nemen en te controleren of de gemaakte afspraken nog steeds actueel zijn.

7

8

Alarm, calamiteiten & vandalisme Alarm Uit deze map moet blijken welk bedrijf het alarm verzorgt maar ook hoe de medewerkers (voor wie het relevant is) weten hoe het alarm werkt. Belangrijk is ook dat inval- krachten geïnformeerd worden. Alle afspraken die gemaakt zijn, al dan niet in de vorm van een protocol, horen in deze map te zitten. Bijvoorbeeld wie opgeroepen wordt als er een alarmmelding is.

Toevoegen: - Gegevens van bedrijf wat het alarm verzorgt - Afspraken / protocol m.b.t. alarm

Calamiteiten & Vandalisme Bij calamiteiten moet je vaak snel handelen. Belangrijk is dat niet iedereen op iemand anders gaat zitten wachten maar dat iemand het voortouw neemt (dat kan steeds iemand anders zijn). Spreek ook af wie er van iedere organisatie geïnformeerd dienen te worden bij calamiteiten. Een calamiteit kan brand of inbraak zijn maar ook een griepepidemie of besmettelijke ziekte. Wat te doen bij inbraak en vandalisme? Hoe gaan we ermee om? Welke acties worden al dan niet ondernomen? Vaak zijn er afspraken met bijvoorbeeld wijkaanpak of met de wijkagent.

Toevoegen: - Adressen van dokter, tandarts, politie, brandweer, ambulance etc. op een rij - Overzicht EHBO-ers en BHV-ers van iedere organisatie - Ontruimingsplan van het gezamenlijke gebouw en, indien aanwezig, van iedere organisatie afzonderlijk - Afspraken m.b.t. ontruimingsoefeningen - Afspraken / protocol m.b.t. calamiteiten - Afspraken / protocol m.b.t. inbraak en vandalisme


9

10

Taken medewerkers & jaarplanning Medewerkers en hun taken Als je met meerdere organisaties in één gebouw gehuisvest bent, is het belangrijk dat je elkaar kent. Werk je ook nog samen dan is het extra belangrijk dat je weet wie wie is en wat zijn/haar specifieke taken zijn. Bijvoorbeeld: wie is de interne schoolcoördinator (ISC-er) en wat zijn zijn/haar taken of wie is de intern begeleider (IB-er)? Het is prettig als je bijvoorbeeld weet dat juf Marieke alles met taal doet als je, als groepsleidster, in het kader van de Kinderboekenweek iets wilt organiseren. Je kunt Marieke dan direct benaderen, dat werkt altijd sneller.

Toevoegen van iedere organisatie (ook overblijven): - Overzicht medewerkers van iedere organisatie + (e-mail)adressen en telefoonnummers - Overzicht wie werkt wanneer, in welke groep - Overzicht wie heeft welke taak, naast het ‘gewone’ werk - Overzicht hoofdkantoor van iedere organisatie + contactpersoon

School- en openingstijden Iedere organisatie kent zijn eigen tijden, die kunnen ook per dag van de week verschillen. Handig om ze op een rij te hebben.

Toevoegen - Overzicht schooltijden - Overzicht openingstijden kinderdagverblijf - Overzicht openingstijden BSO - Overzicht openingstijden peuterspeelzaal

Jaarplanning praktisch In ieder samenwerkingsverband is het belangrijk om praktische zaken van elkaar te weten en, als het kan, op elkaar af te stemmen. Zoals bijvoorbeeld: wanneer zijn er vakanties, vrije dagen, studiedagen van leerkrachten, sluitingsdagen van dagverblijf, BSO of peuterspeelzaal etc.

Toevoegen van iedere organisatie: - Overzicht vakanties, vrije dagen, studiedagen, sluitingsdagen etc.

Jaarplanning inhoudelijk Als de samenwerking wat verder gaat, is het zinvol om de planning van meer inhoudelijke zaken van elkaar te kennen. Dat biedt wellicht mogelijkheden voor samenwerking. Bijvoorbeeld: Wanneer werken we met welke thema’s, per organisatie, zo nodig per groep. Overzichten van ouder- en thema-avond of van de 10-minutengesprekken met ouders. Trainingen van leerkrachten en leidsters.

Toevoegen van iedere organisatie: - Overzicht van thema’s, zo nodig per groep - Overzicht van ouder- en thema-avonden - Overzicht van 10-minutengesprekken - Overzicht van trainingen leerkrachten en leidsters


11

Bedrijven

Iedere organisatie heeft diverse (facilitaire) bedrijven en leveranciers waar ze contacten mee onderhouden. Denk hierbij aan alarm, schoonmaak, afvalverwerking, onderhoud pand, tuinonderhoud etc. Maar ook aan leveranciers van meubilair, (knutsel)materialen etc. Het is handig om dat van elkaar te weten. Soms kun je gezamenlijk afspraken maken, soms kan dat niet omdat bijvoorbeeld de kinderopvang een contract heeft afgesloten met een andere afval- verwerker dan de school. Het komt vaak voor dat de overkoepelende organisatie afspraken maakt met een aanbieder voor ál hun kinderdagverblijven of voor ál hun scholen. Daar kun je niet altijd iets aan veranderen.


Toevoegen van iedere organisatie: - Lijst met namen van (facilitaire) bedrijven en leveranciers

13

14

Diverse opvangvormen & roosters Voorschoolse opvang Voorschoolse opvang (in de regel van 7.30 tot 8.30 uur) kan plaatsvinden bij de BSO, de peuterspeelzaal, op het kinderdagverblijf of op school. Hoe je je aan moet melden, wat de kosten zijn etc. is in alle situaties anders. Vaak zijn er wel afspraken gemaakt over de ruimte waarin de opvang plaatsvindt, welke materiaal wel of niet gebruikt mag worden en wie de opvang verzorgt.

Toevoegen: - Afspraken / huishoudelijk reglement voorschoolse opvang - Rooster voorschoolse opvang

Pleinwacht en schoolplein Op vrijwel alle scholen wordt er toezicht gehouden op het schoolplein voor aanvang van de school en tijdens pauzes. Tussen de middag spelen die kinderen die overblijven ook op het schoolplein. En tijdens pauzes spelen de kinderen van de peuterspeelzaal of het dagverblijf misschien ook wel buiten. Om alles goed te laten verlopen en om een en ander op elkaar af te stemmen is het goed dat het actuele rooster van de pleinwacht in deze map zit. Soms worden er afspraken gemaakt wie wanneer het schoolplein gebruikt, voeg ook dat rooster toe.

Toevoegen: - Rooster pleinwacht - Rooster gebruik schoolplein

Overblijven Overblijven wordt op iedere school anders georganiseerd; soms is het uitbesteed aan een professionele organisatie, soms nemen ouders het overblijven op zich. In alle gevallen worden er afspraken gemaakt over hoe een en ander in zijn werk gaat: welke ruimte wordt gebruikt, waar mogen de kinderen wel en niet mee spelen etc. Het is handig als alle gebruikers van een gebouw dit soort afspraken kennen. Verder is het ook prettig als je als leerkracht of leidster weet welke overblijfkracht wanneer werkt.

Toevoegen: - Afspraken / huishoudelijk reglement overblijven - Rooster overblijfkrachten

Achterwachtregeling Het kinderdagverblijf en de voorschoolse opvang zijn eerder geopend dan school of peuterspeelzaal en meestal ook langer geopend. Een leidster mag nooit alleen op de groep staan, ook al is er slechts één kind aanwezig. Er moet minimaal een achterwacht zijn. Soms wordt dat geregeld met een conciërge, een groepshulp of een leerkracht die al vroeg op school is of juist langer blijft. Meestal staan afspraken daarover op papier en wordt er een rooster gemaakt wie wanneer als achterwacht beschikbaar is, compleet met de gegevens hoe die persoon bereikbaar is.

Toevoegen: - Afspraken over achterwacht - Rooster achterwacht met gegevens over bereikbaarheid


15

16

Contracten, afspraken & overleg Huurovereenkomst In de meeste gevallen maakt de kinderopvang gebruik van de ruimte in of van de school. De school stelt dan een huurovereenkomst op waarin de afspraken worden vastgelegd. De huurprijs wordt vaak bepaald aan de hand van het aantal kinderen dat gebruik maakt van de ruimte, het aantal dagen per week, of ze wel of geen gebruik maken van binnen- of buitenspelmateriaal, etc. Dat wordt vaak vastgelegd in (een bijlage van) de huurovereenkomst.

Toevoegen: - Huurovereenkomst - Formulier om de huuromvang en huurprijs vast te stellen

Afspraken & huishoudelijk reglement In de huurovereenkomst wordt de grote lijn bepaald. In een bijlage of huishoudelijk reglement worden vaak de details geregeld. Bijvoorbeeld wat wel en wat niet bij de huurprijs inbegrepen is maar ook afspraken over gebruiken van voorzieningen en faciliteiten.

Toevoegen: - Huishoudelijk reglement

Overleg en verslaglegging Om het samenwonen goed te laten verlopen is het belangrijk om alle praktische, facilitaire zaken regelmatig te bespreken. Als je pas gaat overleggen als er al problemen zijn, ben je vaak te laat. Ook is het belangrijk dat iedere organisatie één contactpersoon heeft m.b.t. beheerszaken. Deze persoon hoeft niet alle uitvoerende taken op zich te nemen maar fungeert meer als coördinator. Spreek ook met elkaar af hoe vaak je overlegt en wie er zorg draagt voor de verslaglegging.

Toevoegen: - Namen van de contactpersoon per organisatie - Afspraken over overlegstructuur en verslaglegging


17

18

Ruimtes en sleutelbeheer Gebruik van ruimtes en sleutelbeheer Als er sprake is van delen van ruimtes gaat het vaak om de gymzaal, het handarbeidlokaal, speellokaal, hal, keuken e.d. Zorg ervoor dat duidelijk is wie welke ruimtes mag gebruiken en natuurlijk wanneer. Spreek af wie een sleutel heeft van welke ruimte. Hanteren jullie sleutelcontracten? Maak afspraken over het sluiten van de ruimte (inclusief ramen sluiten, verlichting, verwarming, zonwering, inschakelen alarm etc.) Maak afspraken over hoe je de ruimte aantreft (na schooltijd als de BSO het lokaal in komt: liggen er dan nog werkjes of spullen van kinderen?) en hoe je de ruimte achterlaat (als de BSO het lokaal verlaat waar de volgende dag weer les gegeven wordt). Mag een leerkracht in ‘zijn/ haar klas’ aanwezig zijn (bijvoorbeeld om iets voor te bereiden), terwijl de BSO er op dat moment is? Soms wordt een klaslokaal ‘omgebouwd’ tot BSO-ruimte bijvoorbeeld met behulp van verrijdbaar meubilair, verrijdbare kratten met speelgoed, kussens en kleden. Is herkenbaar wat van school is en wat van de BSO? Tot slot kan een ruimte ook nog door een heel andere partij gebruikt worden, bijvoorbeeld door iemand die een cursus geeft na schooltijd. Maak ook met hem/haar duidelijke afspraken over sleutels, afsluiten, gebruik materialen, schoon achterlaten etc. en een eventuele vergoeding.


Toevoegen: - Afspraken over wie wanneer de ruimte gebruikt rooster per ruimte - Overzicht van sleutels in omloop en eventueel sleutelcontracten - Afspraken over het opruimen en achterlaten van de ruimte (denk ook aan: ramen sluiten, zonwering, verlichting, afsluiten, alarm e.d.) - Afspraken over de inrichting; wat is van school, wat is van de BSO en hoe zie je dat? - Afspraken over het gebruik van ruimtes en het gebruik van materialen door anderen dan de samenwerkingspartners

19

20

Inventaris en materialen Inventaris & inrichting, speelgoed & materiaal In sommige gevallen hebben alle organisaties hun eigen ruimtes maar vaak ook worden ruimtes gedeeld. Zo maken peuterspeelzaal en BSO vaak gebruik van dezelfde ruimte (terwijl dat twee organisaties kunnen zijn), de BSO maakt vaak gebruik van een klaslokaal of speellokaal na schooltijd, het overblijven gebruikt soms de BSO-ruimte, soms de hal, soms een klaslokaal en de school gebruikt de BSO-ruimte ook weleens wanneer de kinderen in groepjes gaan werken. Kortom: het is goed om afspraken te maken over inventaris & inrichting en over het gebruik van speelgoed & materialen.

Toevoegen: - Afspraken over inrichting en meubilair (indien van toepassing) - Afspraken over gebruik meubilair, onderhoud, schade en vervanging - Afspraken over gebruik speelgoed en spelmateriaal, controle, onderhoud, schade en vervanging - Afspraken over gebruik materialen, aanschaf en delen van kosten

Als je een ruimte daadwerkelijk gezamenlijk gebruikt, wil je graag afstemming over de inrichting, het meubilair, kleurgebruik, wel of niet ophangen van tekeningen van kinderen etc. Als je slechts incidenteel de ruimte van een ander gebruikt, moet je het volgende van elkaar weten: Mag je elkaars meubilair gebruiken? Wie zorgt er voor de schoonmaak en het onderhoud? Wat als iets kapot gaat? Als er iets nieuws aangeschaft moet worden; wie betaalt dat? Hetzelfde geldt voor speelgoed, spelletjes en buitenspelmateriaal. Met (knutsel)materiaal ligt het wellicht iets anders, dat gaat daadwerkelijk ‘op’. Mag je papier, lijm, verf etc. van elkaar gebruiken? Wie zorgt voor de aanschaf en hoe worden de kosten verdeeld? Of heeft ieder een eigen kast met eigen materialen?


21

22

Schoonmaak & faciliteiten Schoonmaak Meestal neemt een schoonmaakbedrijf de (grote) schoonmaak op zich, zoals vloeren dweilen, ramen zemen, wc’s etc. Vaak wordt de dagelijkse schoonmaak door de gebruikers zelf gedaan, zoals vegen, tafels schoonhouden, keuken opruimen etc. Speciale aandacht voor de eisen die aan schoonmaak gesteld worden in relatie tot voedsel (kinderopvang, peuterspeelzaal). Af en toe wordt al het speelgoed schoongemaakt, de lego gewassen etc. Soms worden ouders gevraagd mee te helpen. Belangrijk is dat je van elkaar weet wie welk onderdeel van de schoonmaak op zich neemt en bij wie je met eventuele klachten terecht kunt. Stel dat de wc’s van de school vaak vies zijn; meld dat dan bij de contactpersoon van school, die kan dan contact opnemen met hun schoonmaakbedrijf. Tot slot: zijn er gezamenlijke schoonmaakmiddelen of koopt ieder die voor zich in?

Toevoegen: - Overzicht van schoonmaakbedrijf bij iedere organisatie: naam bedrijf, contactpersoon, adres, telefoonnummer - Overzicht van taken die het schoonmaakbedrijf op zich neemt - Overzicht van taken die de gebruikers zelf op zich nemen - Overige afspraken m.b.t. schoonmaak

Faciliteiten Hier hebben we het over het kopieerapparaat / de repro- ruimte, gebruik kantoormateriaal, telefoon, beamer, bewegwijzering, groenvoorziening in het gebouw, tuin etc. Wie mag gebruik maken van het kopieerapparaat en wat kost dat? Kan iedereen kantoormateriaal, telefoon e.d. gebruiken of wordt dat verrekend? Wie houdt controle op de voorraad en aanschaf van nieuwe materialen? Wordt de beamer + laptop uitgeleend; zo ja, hoe wordt dat geregeld? Staan er planten in het gebouw, zo ja, wie verzorgt die? Idem wat betreft het tuinonderhoud.

Toevoegen: - Afspraken over gebruik van kopieerapparaat - Afspraken over gebruik van kantoorartikelen, telefoon etc. - Afspraken over groenvoorziening in het gebouw - Afspraken over tuinaanleg en onderhoud - Overzicht van leveranciers met naam en contactgegevens (staan wellicht ook bij het hoofdstuk Bedrijven vermeld)

Post Inkomende post: komt alles op één adres binnen? Zo ja, wie verzorgt de verdeling naar de verschillende organisaties? Uitgaande post: regelt ieder dat voor zich of wordt dat centraal geregeld? Onderling postverkeer: soms wil je als school aan de BSO laten weten dat er een bepaalde brief naar ouders is uitgegaan of andersom. Of soms komt er bij het kinderdagverblijf post over iets wat juist voor de peuterspeelzaal interessant kan zijn. Hoe is het onderlinge postverkeer geregeld?

Toevoegen: - Afspraken over inkomende - Afspraken over uitgaande post - Afspraken over onderlinge post


23

24

Inhoudelijk Achtergrondinformatie van de organisaties In dit hoofdstuk in ieder geval opnemen: de schoolgids, informatiefolders van kinderdagverblijf, de BSO en de peuterspeelzaal, pedagogische beleidsplannen/werkplannen van de verschillende organisaties (ook van overblijven).

Toevoegen: - Schoolgids - Informatiefolder BSO, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal - Pedagogisch beleidsplannen / werkplannen

Gezamenlijke pedagogische uitgangspunten Als de verschillende organisaties inhoudelijk samenwerken en voor een gezamenlijke manier van werken hebben gekozen, staat daar meestal een en ander van op papier. Deze uitgangspunten, werkplannen e.d. horen in dit deel van de map thuis.

Toevoegen - Samenwerkingsplan, projectplan, uitgangspunten samenwerking

Gezamenlijke communicatie naar ‘buiten’ Hoe meer je samenwerkt, hoe vaker je gezamenlijk ‘naar buiten’ zult treden. Maak daarom afspraken over de communicatie naar ouders, buurt, andere samenwerkingspartners. Wat is jullie (gezamenlijke) boodschap, wie wil je bereiken en (heel concreet) wie verzorgt de publiciteit: persbericht, poster, flyers etc. Denk ook na overwelk logo je gebruikt: één (nieuw) gezamenlijk logo of briefpapier met de logo’s van alle organisaties erop. Je kunt denken aan een gezamenlijke informatiefolder, activiteitenkalender, nieuwsbrief of kinderkrant maar ook een gezamenlijke ouderavond voor nieuwe leerlingen/ kinderen BSO, een ouderavond met een thema wat voor alle ouders interessant is, een gezamenlijke viering van een bepaalde gebeurtenis (einde schooljaar, rommelmarkt, kerstviering, paasontbijt etc.) of een afsluiting van een gezamenlijk project met een voorstelling, tentoonstelling of iets dergelijks.

Toevoegen - Afspraken over gezamenlijke communicatie

Protocollen Dit hoofdstuk biedt plaats voor protocollen rondom een bepaald onderwerp die door één van de partners, door meerdere partners of door alle samenwerkingspartners worden onderschreven.

Toevoegen - Pestprotocol


25

Kopieerbladen

26

Hier vind je de kopieerbladen. Ieder kopieerblad hoort bij een bepaald tabblad. Het is een lijst waarop precies staat wat je moet toevoegen achter ieder tabblad. Je kunt deze lijst zelf ook aanvullen. Kopieer alle lijsten, maak er gaatjes in en stop ze achter de betreffende tabbladen. Degene die een document aan de map toevoegt, vult op het gekopieerde kopieerblad naam en datum in. Veranderen de afspraken? Voeg dan een nieuw document toe en geef op het tabblad aan op welke datum en door wie de gewijzigde versie is toegevoegd.


27

Kopieerblad: kopieer dit blad en voeg het toe achter het betreffende tabblad

Alarm, calamiteiten & vandalisme Toegevoegd / bijgewerkt Alarm Gegevens van bedrijf wat het alarm verzorgt Afspraken / protocol m.b.t. alarm

Calamiteiten & Vandalisme Adressen van dokter, tandarts, politie, brandweer, ambulance etc. op een rij Overzicht EHBO-ers en BHV-ers van iedere organisatie Ontruimingsplan van het gezamenlijke gebouw en, indien aanwezig, van iedere organisatie afzonderlijk Afspraken m.b.t. ontruimingsoefeningen Afspraken / protocol m.b.t. calamiteiten

28

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam


Taken medewerkers & jaarplanning Toegevoegd / bijgewerkt

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam

Medewerkers en hun taken Overzicht medewerkers van iedere organisatie + (e-mail) adressen en telefoonnummers Overzicht wie werkt wanneer, in welke groep Overzicht wie heeft welke taak, naast het ‘gewone’ werk Overzicht hoofdkantoor van iedere organisatie + contactpersoon

School- en openingstijden Overzicht schooltijden Overzicht openingstijden kinderdagverblijf Overzicht openingstijden BSO Overzicht openingstijden peuterspeelzaal

Praktisch Overzicht vakanties, vrije dagen, studiedagen, sluitingsdagen

Inhoudelijk Overzicht van thema’s, zo nodig per groep Overzicht van ouder- en thema-avonden Overzicht van 10-minutengesprekken Overzicht van trainingen leerkrachten en leidsters


29


Bedrijven Toegevoegd / bijgewerkt Lijst met namen Lijst van namen van (facilitaire) bedrijven/leveranciers

30

dd+naam

dd+naam

dd+naam

dd+naam


Diverse opvangvormen & roosters Toegevoegd / bijgewerkt

dd+naam

dd+naam

dd+naam

dd+naam

Voorschoolse opvang Afspraken / huishoudelijk reglement voorschoolse opvang Rooster voorschoolse opvang

Pleinwacht en schoolplein Rooster pleinwacht Rooster gebruik schoolplein

Overblijven Afspraken / huishoudelijk reglement overblijven Rooster overblijfkrachten

Achterwachtregeling Afspraken over achterwacht Rooster achterwacht met gegevens over bereikbaarheid


31


Contracten, afspraken & overleg Toegevoegd / bijgewerkt Huurovereenkomst & kostenverdeling Huurovereenkomst

Formulier om de huuromvang en huurprijs vast te stellen

Afspraken & huishoudelijk reglement Huishoudelijk reglement

Overleg over beheer en verslaglegging Afspraken over overleg en verslaglegging

32

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam


Ruimtes en sleutelbeheer Toegevoegd / bijgewerkt

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam

Gebruik van ruimtes en sleutelbeheer Afspraken over wie wanneer de ruimte gebruikt (rooster per ruimte)

Overzicht van sleutels in omloop en eventueel sleutelcontracten

Afspraken over het opruimen en achterlaten van de ruimte (denk ook aan: ramen sluiten, zonwering, verlichting, afsluiten, alarm e.d.)

Afspraken over de inrichting; wat is van school, wat is van de BSO en hoe zie je dat?

Afspraken over het gebruik van ruimtes en het gebruik van materialen door anderen dan de samenwerkingspartners


33


Inventaris en materialen Toegevoegd / bijgewerkt Inventaris & inrichting, speelgoed & materialen Afspraken over inrichting en meubilair (indien van toepassing)

Afspraken over gebruik meubilair, onderhoud, schade en vervanging

Afspraken over gebruik speelgoed en spelmateriaal, controle, onderhoud, schade en vervanging

Afspraken over gebruik materialen, aanschaf en delen van kosten

34

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam


Schoonmaak & faciliteiten Toegevoegd / bijgewerkt

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam

Schoonmaak Overzicht van schoonmaakbedrijf bij iedere organisatie: naam bedrijf, contactpersoon, adres, telefoonnummer Overzicht van taken die het schoonmaakbedrijf op zich neemt Overzicht van taken die de gebruikers zelf op zich nemen Overige afspraken m.b.t. schoonmaak

Faciliteiten en voorzieningen Afspraken over gebruik van kopieerapparaat Afspraken over gebruik van kantoorartikelen, telefoon etc. Afspraken over groenvoorziening in het gebouw Afspraken over tuinaanleg en onderhoud Overzicht van leveranciers met naam en contactgegevens (staan wellicht ook bij het hoofdstuk Bedrijven vermeld)

Post Afspraken over inkomende Afspraken over uitgaande post Afspraken over onderlinge post


35


Inhoudelijk Toegevoegd / bijgewerkt Achtergrondinformatie van de organisaties Schoolgids Informatiefolder BSO, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal Pedagogisch beleidsplannen / werkplannen

Gezamenlijke pedagogische uitgangspunten Samenwerkingsplan, projectplan, uitgangspunten samenwerking

Gezamenlijke communicatie naar ‘buiten’ Afspraken over gezamenlijke communicatie

Protocollen Pestprotocol

36

dd+naam dd+naam

dd+naam

dd+naam


37

Checklist m.b.t. beheer

38

Deze checklist biedt de mogelijkheid om alle onderdelen van samenwerking (in deelfacetten) systematisch te bespreken. Er kan gekozen worden voor de opties ‘ja’, ‘nee’ of ‘niet van toepassing’

Gebruik van elkaars ruimte

Ja

Nee

Er zijn afspraken over het achterlaten van de ruimten door school en BSO Er zijn afspraken over het opbergen van spullen Er zijn afspraken over het laten staan van werkjes van kinderen Er zijn afspraken over de tijdstippen van einde schooldag en begin BSO Er zijn afspraken over de aanwezigheid van professionals in de ruimten tijdens de uitvoeringsuren van de andere partij Er zijn afspraken over de (on)mogelijkheid van het voorbereiden/klaarzetten van spullen in de tijd dat de andere partij de ruimte gebruikt Er is sprake van overdracht van informatie met betrekking tot spullen Er zijn afspraken over het gebruik van de ruimten door derden Er zijn afspraken over het gebruik van spullen door derden Het is duidelijk welke ruimten dubbel worden gebruikt Het is duidelijk welke nevenruimten (speellokaal etc.) van de school worden gebruikt door de buitenschoolse opvang Het is duidelijk wie waar mag komen in het gebouw Het is duidelijk wie van welke ruimten gebruik mag maken Er is/komt een rooster dat duidelijk maakt wie wanneer in het gebouw is en welke activiteiten, vrije dagen, vakanties en studiedagen beide partijen hebben Er is afgesproken wie het rooster maakt en bijhoudt Er is afgesproken hoe nieuwe informatie wordt doorgespeeld t.b.v. het rooster Er is afgesproken welke personen sleutels hebben van welke ruimten Er is afgesproken wie verantwoordelijk is voor het openen en sluiten van ruimten Er is afgesproken wie verantwoordelijk is voor het in- en uitschakelen van de verlichting Er is afgesproken hoe met de zonwering wordt omgegaan Er zijn afspraken over hoe derden gebruik kunnen maken van de ruimten met inachtneming van afsluiten, beheer van sleutels e.d.


39

Veiligheid

Ja

Nee

Ja

Nee

Het gezag van beide partijen kennen het ontruimingsplan De huurder wordt op de hoogte gesteld van ontruimingsoefeningen Bekend is wie van beide partijen BHV-ers zijn Over hardware veiligheidseisen als veiligheidsglas en vingersafe zijn afspraken gemaakt (aanpassingen in het gebouw, aanschaf, financiën, gebreken)

Vandalisme Afgesproken is bij wie vandalisme wordt gemeld Afgesproken is wie welke actie onderneemt Afgesproken is wie wat betaalt

Schoonmaak Er is sprake van een gezamenlijk schoonmaakcontract Frequentie van de schoonmaak is vastgelegd Tijdstippen van schoonmaak zijn vastgelegd Het tijdstip van de grote schoonmaak is vastgelegd Onderdelen van schoonmaak zijn vastgelegd Er is aandacht voor de specifieke eisen van de schoonmaak in relatie tot de eisen van de kinderopvang (zoals omstandigheden waaronder voedsel moet worden bereid) Vastgelegd is wie de schoonmaak controleert Vastgelegd is wie klachten op de schoonmaak doorgeeft Afgesproken is waar schoonmaakmiddelen en attributen worden opgeborgen Duidelijk is wie gebruik mag maken van de schoonmaakmiddelen en attributen

40

Ja

Nee

n.v.t.

Calamiteiten (inbraak, waterschade, brand)

Ja

Nee

Ja

Nee

De alarmopvolging is vastgelegd tussen beide partijen De alarmopvolging is gemeld aan de verantwoordelijke instanties (meldkamer) Het is duidelijk wie van de andere partij geïnformeerd moet worden/bereikbaar is bij een calamiteit

Inventaris en inrichting Er zijn afspraken over de inrichting van de huisvesting (gaat oud meubilair mee, komt er nieuw meubilair, etc.) Er zijn afspraken over het (gedeeld) gebruik van meubilair Er zijn afspraken over wie verantwoordelijk is voor onderhoud van meubilair Er zijn afspraken over de lijn van inrichting van meubilair Er zijn afspraken over de aanschaf van meubilair (wie bespreken het en wie regelt het) Er zijn afspraken over de financiële aspecten bij aanschaf, onderhoud, schade en vervanging van het meubilair (wie, wanneer, bepaalde verdeling etc.) Er zijn afspraken over het delen van materialen (speelgoed/papier/lijm/scharen/buiten speelgoed etc) Er zijn afspraken over de aanschaf van materialen Het is duidelijk wie zorg draagt voor controle op voorraad van materialen Er zijn afspraken over het opbergen van materialen Er zijn afspraken over het sleutelbeheer van kasten Er zijn afspraken over de zorg voor of de controle op het onderhoud van speelattributen (zoals fietsjes en klimrekken) Er zijn afspraken over de zorg voor de schoonmaak van speelgoed en speelattributen Er zijn afspraken over de tijdstippen van gebruik van de keuken Er zijn afspraken over het gebruik van de inventaris van de keuken Er zijn afspraken over het schoonmaken en schoon bijhouden van de keuken Er zijn afspraken over het aanschaffen van nieuwe inventaris van de keuken (wie beslist en wie betaalt)


41

Communicatie = Overleg & Verslaglegging

Ja

Nee

Het is bekend wie vast aanspreekpunt is voor beheerszaken Er is structureel overleg over beheerszaken Er is vastgelegd hoe onderling wordt gecommuniceerd over gebreken Er is vastgelegd hoe onderling wordt gecommuniceerd over klachten over de andere partij Er zijn afspraken over hoe professionals worden geïnformeerd over beheerszaken Duidelijk is wie waarover beslist en wie eindverantwoordelijkheid heeft

Gebruik van gezamenlijke faciliteiten of voorzieningen Er zijn afspraken over wie de reprofaciliteiten mogen gebruiken Er zijn afspraken over hoe kosten m.b.t. de reprofaciliteiten worden verdisconteerd Er zijn afspraken over de aanschaf van groenvoorzieningen in het gebouw Er zijn afspraken over het onderhoud van groenvoorzieningen in het gebouw Er zijn afspraken over bewegwijzering in het gebouw Er zijn afspraken over wie de bewegwijzering regelt Er zijn afspraken over hoe de bewegwijzering wordt gefinancierd Er zijn afspraken over gezamenlijk gebruik van kantoormaterialen Er zijn afspraken over de verdiscontering van kosten van kantoormaterialen Er zijn afspraken over de controle op de voorraad en de aanschaf van kantoormaterialen Er zijn afspraken over gezamenlijk gebruik van telecommunicatie Er zijn afspraken over de verdiscontering van kosten van telecommunicatie Er zijn afspraken over omgang met, onderhoud en schade aan middelen voor telecommunicatie Er zijn afspraken over gezamenlijk gebruik van multimedia Er zijn afspraken over de verdiscontering van kosten van multimedia Er zijn afspraken over de omgang met, onderhoud en schade aan middelen voor multimedia

42

Ja

Nee

n.v.t.

Colofon

‘Samenwerken in één gebouw’ is een uitgave in het kader van het project “Educatief Centrum, Dagarrangementen onderwijs & opvang”.

Productontwikkeling en teksten Hennie Groot Haar, redactie (OOG, onderwijs & jeugd), Martine Modderman (OOG, onderwijs & jeugd) José Coppes (stichting Archipel)

Met medewerking van Educatief Centrum De Hoven: Anje Bechtel (directeur OBS Theo Thijssen) en Rita Hartelman (vestigingsmanager De Blokkentoren) Brede School Waterkwartier: Irma Pieper (directeur OBS De Plotter) en Jacintha Hulsman (vestigingsmanager De Blokkentoren)

‘Samenwerken in één gebouw’ is een gezamenlijke uitgave van: Stichting Archipel Postbus 4091 7200 BB Zutphen www.archipelprimair.nl De Blokkentoren Postbus 203 7200 AE Zutphen www.blokkentoren.nl

Lees ook ‘Samen-gaan voor kinderen!’, een uitgave met een visie op het educatief centrum. ‘Samen-werken voor kinderen!’, een uitgave over de praktijk van samenwerken.

Het project ‘Educatief Centrum, Dagarrangementen onderwijs & opvang’ en deze uitgaven zijn mede mogelijk gemaakt door een subsidie “Innovatie Kinderopvang’ van het ministerie van OC&W.

Meer informatie? www.educatief-centrum.nl Hennie Groot Haar: [email protected] of 0575- 596120 / 06-45674863

Zutphen, mei 2010

Handleiding inclusief checklist

Recommend Documents