MEDEZEGGENSCHAP OR-REGLEMENT EN VERKIEZINGEN ORGANISEREN INCLUSIEF CHECKLIST MET TIJDPAD
1. HET REGLEMENT VAN DE ONDERNEMINGSRAAD Stap 1: Voorlopig reglement Wanneer voor het eerst een ondernemingsraad (or) wordt opgericht, of bij een fusie een nieuwe onderneming ontstaat, stelt de ondernemer een voorlopig reglement op, conform artikel 48 van de WOR. Dit reglement maakt het mogelijk voor het eerst (in de nieuwe/gewijzigde structuur) orverkiezingen te organiseren. In het reglement staan de kandidaatstellingsprocedure, de keuze voor een kiesstelsel, de inrichting van de verkiezingen en de bepaling van de uitslag beschreven, alsook de werkwijze van de or. Er zijn voorbeeldreglementen die als uitgangspunt kunnen dienen bij het opstellen van het voorlopig reglement: • SER Voorbeeldreglement Ondernemingsraden (www.ser.nl) • Voorbeeldreglement WOR-kamer voor overheidspersoneel (www.caop.nl) Stap 2: Toetsing concept voorlopig reglement Conform artikel 48.1 van de WOR, moet het concept voorlopig reglement worden voorgelegd aan de werknemersorganisaties. U kunt uw concept voorlopig reglement ter toetsing sturen naar: FNV, t.a.v. OR-Verkiezingsbureau, Postbus 3010, 2700 KT Zoetermeer Stap 3: Definitief reglement Na de verkiezingen wordt het voorlopig reglement vervangen door het definitieve reglement, dat door de ondernemingsraad zelf wordt opgesteld. Als de ondernemingsraad commissies instelt, wordt dat in een instellingsbesluit opgenomen als bijlage bij het vastgestelde reglement. Het or-reglement moet gezien worden als een huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad. Behalve de gang van zaken rond verkiezingen, bevat het reglement bepalingen over samenstelling, zittingsduur en de werkwijze van de or. Het reglement gaat alleen over de or. Afspraken met de ondernemer horen niet in het reglement. Hiervoor worden zogenaamde convenanten opgesteld. Voor ons or-dossier ontvangen wij graag een exemplaar van het definitieve or-reglement.
2. OR-VERKIEZINGEN De verkiezingsprocedure van het or-reglement beschrijft: • de kandidaatstellingsprocedure inclusief de geldende termijnen, eventuele kiesgroepen of onderdeelcommissies; • de wijze van stemmen; • de vaststelling van de uitslag; • de vervulling van tussentijdse vacatures; • de bezwarenregeling.
UPDATE JANUARI 2015 | 1
Verkiezingscommissie Voor het organiseren van de verkiezingen stelt de ondernemingsraad meestal een verkiezingscommissie in. Die schrijft de verkiezingen uit, conform de wet en het eigen reglement. De verkiezingscommissie start de kandidaatstellingsprocedure, zorgt dat alle personeelsleden hun stem kunnen uitbrengen, bepaalt de verkiezingsuitslag en correspondeert deze naar alle betrokken partijen. De verkiezingscommissie moet de verkiezingen uiterlijk 13 weken van tevoren aankondigen bij alle betrokken partijen. Dit geldt ook voor tussentijdse verkiezingen! Inrichting van de verkiezingen In het reglement wordt de keuze vastgelegd voor ‘integraal kiezen’ of via kiesgroepen. Deze keuze wordt vastgelegd in het artikel waarin ook is vastgelegd uit hoeveel leden de or bestaat. Integraal Bij integraal kiezen worden de or-leden gekozen door en uit alle kiesgerechtigde werknemers. Integrale verkiezingen leiden niet altijd tot een representatieve ondernemingsraad. Het kan goed zijn om in het reglement op te nemen dat bepaalde groepen werknemers een of meer gegarandeerde zetel(s) in de or krijgen. Kiesgroepen De ondernemingsraad stelt dan één of meer kiesgroepen in. In het reglement wordt vermeld dat er kiesgroepen zijn ingesteld, de namen van de kiesgroepen en hoeveel zetels voor elke kiesgroep in de or beschikbaar zijn. Het kandidaatstellen en stemmen gebeurt in dit geval binnen de kiesgroep, voor het aantal aan die kiesgroep toegewezen zetels. Kiesgroepen kunnen worden ingesteld op grond van de volgende kenmerken: • afdelingen • functies • beroepsgroepen • vestigingen • beroeps / vrijwilligers Een belangrijk nadeel van het kiesgroepenstelsel is dat het nogal eens onvervulbare zetels oplevert. Als zich ook bij tussentijdse verkiezingen voor deze kiesgroep niemand uit de kiesgroep kandidaat stelt, blijft de gereserveerde zetel in de or namelijk onbezet.
3. ORGANISATIE VAN DE VERKIEZINGEN De gehele verkiezingsprocedure wordt overzichtelijk door de procedure op te splitsen in fases. De eerste fase bestaat uit de kandidaatstelling. De tweede fase bestaat uit het in stemming brengen van de kandidaten. Fase 1: Kandidaatstellingsprocedure Het eerste deel van de verkiezingen bestaat uit de kandidaatstelling. Dit is een uitwerking van artikel 9 van de WOR en deze procedure is noodzakelijk in elk verkiezingstraject. De kandidaatstellingsprocedure in het reglement moet voldoen aan een aantal wettelijke vereisten: •
Kandidatenlijsten kunnen worden ingediend door vakbonden (vakbondslijst) en door kiesgerechtigde werknemers die geen lid zijn van een vakbond of van een bond die geen kandidatenlijst heeft ingediend (vrije lijst) (WOR, art. 9);
•
Kiesgerechtigd zijn werknemers die langer dan een half jaar in de onderneming werkzaam zijn (WOR, art. 6.2) en verkiesbaar zijn medewerkers die langer dan een jaar in de onderneming werkzaam zijn (WOR, art. 6.3). Maar: de OR kan in zijn reglement afwijken van dit diensttijdcriterium, als dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet (WOR, art. 6.5).
•
In de onderneming werkzame personen zijn diegenen die een arbeidsovereenkomst of aanstelling bij de onderneming hebben. Ook mensen die langer dan 24 maanden met een uitzend-overeenkomst in de onderneming werkzaam zijn, worden beschouwd als “in de
UPDATE JANUARI 2015 | 2
onderneming werkzame personen”. Maar: ondernemingsraad en ondernemer kunnen samen besluiten ook andere groepen te rekenen tot de in de onderneming werkzame personen (WOR, art. 6.4). Kiesregister Nadat de verkiezingsdatum bekend is gemaakt, stelt de or of verkiezingscommissie een lijst op waarop alle werknemers met kiesrechten genoemd worden; het kiesregister. Per werknemer wordt aangegeven wie er het recht heeft om te stemmen (kiesgerechtigd zijn) en wie er recht heeft om zich kandidaat te stellen (verkiesbaar is). Vakbondslijsten en vrije lijsten Vakbonden krijgen als eerste de gelegenheid om een kandidatenlijst in te dienen, daarna zijn de kiesgerechtigde werknemers die geen lid zijn van een bond of van een bond die geen kandidatenlijst heeft ingediend aan de beurt. Kandidatenlijsten kunnen dus worden ingediend door: 1. de vakbonden, na raadpleging van hun leden (‘vakbondslijst’). De WOR stelt als eis aan de vakbondslijst dat daarover is overlegd met de leden ter plaatse. Dat vormt het draagvlak voor die vakbondslijst. De vakbond kan hiervoor een ledenvergadering organiseren waarin de kandidatenlijst wordt vastgesteld, en zonodig de volgorde van de kandidaten op de lijst wordt bepaald1. 2. kiesgerechtigden die geen lid zijn van een bond of van een bond die geen kandidatenlijst heeft ingediend. Een hiervoor genoemde kiesgerechtigde die tevens aan de eisen voor verkiesbaarheid voldoet, kan zichzelf op een lijst indienen als kandidaat. Hij heeft (na de wetswijziging in juli 2013 waarbij de handtekeningen voor de vrije lijst zijn vervallen) vreemd genoeg geen steun voor zijn kandidatuur nodig van andere kiesgerechtigden. Een kiesgerechtigd vakbondslid -wiens bond een lijst heeft ingediend- die kandidaat wil staan op een vrije lijst mag niet zichzelf indienen als kandidaat; hij moet zich laten indienen door een kiesgerechtigde die geen lid is van een bond of van een bond die geen lijst heeft ingediend. Een werknemer bepaalt voor zichzelf via welke lijst hij de or in wil. Een vakbondslid mag op een vrije lijst, en een niet-vakbondslid mag op een vakbondslijst, mits de vakbondsleden hiermee akkoord zijn. Fase 2: Het in stemming brengen van de kandidaten De stemming is een uitwerking van artikel 10 en 11 van de WOR. Aan het eind van de kandidaatstellingsfase bekijkt de verkiezingscommissie of een stemming nodig is. Als er evenveel of minder kandidaten zijn als het aantal te vergeven zetels, hoeft er geen stemming te worden gehouden. De kandidaten worden dan geacht te zijn verkozen en kunnen zo worden geïnstalleerd in de or. Kiesstelsels Het in stemming brengen kan op twee manieren: via het zogenaamde personenstelsel of via het lijstenstelsel. In het reglement is bepaald welk kiesstelsel gehanteerd wordt: het personen- of het lijstenstelsel. Het verschil zit ’m in de wijze van stemmen. Personenstelsel Bij het personenstelsel zet de verkiezingscommissie alle kandidaten (meestal) op alfabetische volgorde op het stembiljet. Achter elke kandidaat kan staan door welke lijst hij wordt voorgedragen, maar dat hoeft niet. Vaak wordt dit wel geprefereerd, zodat het inzichtelijk wordt welke bonden door wie vertegenwoordig worden. De kiezer stemt op individuele personen en brengt zoveel stemmen uit als er zetels in de ondernemingsraad zijn. Hij stelt dus als het ware de or van zijn voorkeur samen. Deze wijze van kiezen is geschikt voor kleinere organisaties, waarin kandidaat en kiezer elkaar persoonlijk kennen. Gekozen zijn de kandidaten met de meeste stemmen.
1
In de praktijk regelt de FNV dit ‘op afroep’: leden kunnen aangeven of ze willen meepraten over de lijst.
UPDATE JANUARI 2015 | 3
Lijstenstelsel Het lijstenstelsel is geschikt voor grotere organisaties, waar medewerkers elkaar niet allemaal kennen. Lijsten worden door de verkiezingscommissie zoals ingediend overgenomen op het stembiljet. Voorafgaand aan de stemming profileert elke lijst zich met bepaalde opvattingen, net als bij de Tweede Kamerverkiezingen. De kiezer stemt op een lijst, en kiest daarbinnen een kandidaat van zijn voorkeur. De kiesdeler bepaalt het aantal zetels dat een lijst krijgt. De kandidaten krijgen een zetel op volgorde van de kandidatenlijst. Uitslag De uitslag van de verkiezingen (de nieuwe samenstelling van de or), moet officieel aan alle betrokken partijen bekend worden gemaakt. De bepaling van de verkiezingsuitslag verschilt per kiesstelsel. Wordt er gewerkt met kiesgroepen, dan moet uiteraard per kiesgroep de uitslagen worden bepaald. Uitslag bij het personenstelsel De bepaling van de uitslag is bij het personenstelsel eenvoudig. De or telt het aantal geldige stemmen dat per kandidaat is uitgebracht. De kandidaten met de meeste stemmen zijn gekozen. Uitslag bij het lijstenstelsel Bij het lijstenstelsel bestaat de bepaling van de uitslag uit een aantal stappen. 1. Eerst moet de kiesdeler worden berekend. 2. Vervolgens moeten de zetels aan de lijsten worden toegekend 3. Ten slotte moet binnen de lijst zetels aan de kandidaten worden toegekend De kiesdeler heb je nodig om te bepalen hoeveel zetels er aan iedere lijst toekomen. De kiesdeler wordt als volgt berekend: het aantal geldig uitgebrachte stemmen wordt gedeeld door het aantal zetels in de or. Als de kiesdeler is vastgesteld kan er worden bepaald hoeveel zetels er aan elke lijst toe komen. Elke lijst krijgt net zoveel zetels toebedeeld als de kiesdeler is behaald. Wanneer er na deze verdeling nog stemmen over blijven bij de verschillende lijsten, is er sprake van overschotstemmen. Een eventueel nog niet toegekende zetel, de restzetel, gaat naar de lijst met de meeste overschotstemmen. Alleen als alle lijsten zijn uitgeput, blijven eventuele restzetels onvervuld. Zodra berekend is hoeveel zetels iedere lijst heeft gehaald, kunnen de zetels aan personen worden toegewezen. Die verdeling vindt plaats op de volgorde van kandidaten, zoals zij op de lijst voorkomen. In het reglement kan de or hierover aanvullende bepalingen opnemen. Bijvoorbeeld dat een lager geplaatste kandidaat met meer stemmen vóór gaat op een hoger geplaatste kandidaat die (een gedeelte van) de kiesdeler niet heeft gehaald. Tussentijdse verkiezingen Als een ondernemingsraad tijdens de zittingstermijn te maken krijgt met vacatures, dan kunnen die zetels ingenomen worden door degenen die daar volgens de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen voor in aanmerking komen. In de eerste plaats wordt er gekeken of de zetel vervuld kan worden door een kandidaat van dezelfde lijst als waar de zetel volgens de laatst gehouden verkiezing aan was toebedeeld. Is die lijst uitgeput, dan gaat de zetel naar de volgende lijst. Alleen als álle lijsten uitgeput zijn en er geen kandidaten (meer) beschikbaar zijn, zijn tussentijdse verkiezingen noodzakelijk. Die verlopen in principe op dezelfde wijze als reguliere verkiezingen. Wanneer het een vacature betreft in één kiesgroep, dan hoeft de tussentijdse verkiezing alleen voor die betreffende kiesgroep te worden uitgeschreven. Bij tussentijdse verkiezingen voor een bepaalde kiesgroep streeft de FNV ernaar alleen de leden in die kiesgroep aan te schrijven. Om technische redenen is dat helaas niet altijd mogelijk. Daardoor ontvangen soms alle leden bij de onderneming een brief, terwijl die alleen van toepassing is op werknemers in de betreffende kiesgroep.
UPDATE JANUARI 2015 | 4
4. OR-VERKIEZINGEN EN DE ROL VAN DE VAKBOND Aankondiging verkiezingen/verzoek voordracht kandidaten Vakbonden hebben volgens WOR-artikel 9.1 het recht om een kandidatenlijst in te dienen. De verkiezingscommissie verzoekt de vakbonden die leden hebben in de onderneming om kandidaten voor te dragen. Dit verzoek moet schriftelijk geschieden, bij voorkeur 13 weken voor de verkiezingsdatum. In de brief vermeldt u: •
datum verkiezingen
•
sluitingsdatum kandidaatstellingstermijn voor de vakbonden
•
voor welke medezeggenschapsorganen verkiezingen worden gehouden (or, OC)
•
opsomming van de kiesgroepen, indien van toepassing
•
contactgegevens van de secretaris van de verkiezingscommissie of ander verantwoordelijke (telefoon, e-mail)
Voor de FNV richt u het verzoek aan: FNV, t.a.v. or-verkiezingsbureau, Postbus 3010, 2700 KT Zoetermeer Kandidaatstelling namens de FNV Na ontvangst van de uitnodiging om kandidaten voor te dragen, benadert het or-verkiezingsbureau van de FNV de personeelsleden die lid zijn van de bond met de vraag of zij zich kandidaat willen stellen. Het or-verkiezingsbureau verzamelt de kandidaatstellingsformulieren en stuurt de FNVkandidatenlijst op naar de verkiezingscommissie. Verkiezingsuitslag Na de verkiezingen stelt de verkiezingscommissie zo spoedig mogelijk de vakbonden in kennis van de uitslag. De uitslag wordt door onze ledenadministratie verwerkt, zodat wij or-leden kunnen voorzien van informatie over relevante ontwikkelingen, brochures en ons scholingsaanbod. Wij verzoeken u de uitslag te sturen naar: FNV, t.a.v. or-verkiezingsbureau, Postbus 3010, 2700 KT Zoetermeer of per e-mail:
[email protected] Vragen? Voor algemene vragen over reglementen of het organiseren van verkiezingen kunt u bellen met OR-Wijzer, via tel.nr. (0900) 6794593 (lokaal tarief). OR-Wijzer is bereikbaar op werkdagen van 13.00 tot 17.00 uur. Voor vragen van verkiezingscommissies naar aanleiding van concrete (naderende of lopende) verkiezingen:
[email protected], tel. (079) 35 36 121. Het verkiezingsbureau is bereikbaar op werkdagen van 09.00 tot 12.00 uur.
CHECKLIST VERKIEZINGEN ORGANISEREN De hier gehanteerde termijnen zijn gebaseerd op het SER-voorbeeldreglement. Check uw eigen orreglement voor eventuele afwijkingen van dit model-tijdschema! 13 weken voor de verkiezingsdatum • Datum van verkiezingen vaststellen door or (in overleg met ondernemer) •
Aankondiging van verkiezingen aan ondernemer, aan de medewerkers en aan de vakbonden
•
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen het tijdstip van de verkiezingen.
UPDATE JANUARI 2015 | 5
•
Vakbonden uitnodigen kandidaten voor te dragen. Vermeld: - datum verkiezingen - of het een reguliere verkiezing is of een tussentijdse - sluitingsdatum kandidaatstellingstermijn voor de vakbonden - voor welke medezeggenschapsorganen verkiezingen worden gehouden (or, OC’s) - opsomming van de kiesgroepen, indien van toepassing - contactgegevens van de secretaris van de verkiezingscommissie of ander verantwoordelijke (telefoon, email)
9 weken voor de verkiezingsdatum • Bekendmaking lijst van in de onderneming werkzame personen, die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd, respectievelijk verkiesbaar zijn. •
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen deze lijst.
6 weken voor de verkiezingsdatum • Uiterste datum voor de vakbonden om kandidatenlijst in te dienen. •
Or bevestigt ontvangst kandidatenlijst bij indieners
5 weken voor de verkiezingsdatum • Openstelling termijn voor indienen vrije lijsten. Or maakt bekend welke bonden een lijst hebben ingediend. De leden daarvan mogen niet zichzelf kandidaat stellen, zij moeten zich door een kiesgerechtigde collega laten indienen. Kiesgerechtigde weknemers geen lid van een bond of van een bond die geen lijst heeft ingediend, mogen wel zichzelf indienen als kandidaat. •
Sluitingsdatum kandidaatstelling vrije lijsten bekendmaken.
3 weken voor de verkiezingsdatum • Uiterste datum voor het indienen van vrije lijsten •
Or bevestigt ontvangst kandidatenlijsten bij indieners
•
Or controleert geldigheid kandidatenlijsten
•
Indiener van ongeldig verklaarde lijst krijgt 1 week de tijd om lijst aan te passen
2 weken voor de verkiezingsdatum • Kandidatenlijsten worden door de or aan de in de onderneming werkzame personen bekendgemaakt •
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen de geldigheid van een kandidatenlijst
•
Oproepkaarten (met stemvolmacht) worden aan de kiesgerechtigde medewerkers verstuurd.
Verkiezingsdatum • De stemmen worden uitgebracht per stembus, per post of digitaal. Wanneer het aantal kandidaten niet groter is dan het aantal te verdelen zetels is een stemming niet nodig. •
Or maakt verkiezingsuitslag bekend in de onderneming en aan de vakbonden. Vanaf dit moment kan de nieuwe or als verkozen worden beschouwd.
Tot een week na de bekendmaking van de uitslag • Mogelijkheid bezwaar te maken tegen de uitslag. VOOR UITGEBREIDE TOELICHTING BIJ DEZE STAPPEN ZIE ARTIKEL 4 T/M 16 VAN HET SER-VOORBEELDREGLEMENT, DAT U KUNT DOWNLOADEN VAN WWW.SER.NL.
UPDATE JANUARI 2015 | 6
