Zo bespaar je op huurkosten van kantoorruimte

Zo bespaar je op huurkosten van kantoorruimte Simpele bespaartips voor iedere ondernemer en onderneming

“

Deze white paper is geschreven op basis van onze ervaringen met meer dan 400 bedrijven die wij hielpen in het afgelopen jaar Joost Lansink - SKEPP

Inleiding Na de personeelskosten zijn de huisvestingskosten waarschijnlijk de grootste kostenpost binnen jouw bedrijf. Dat ‘probleem’ is op zichzelf niet te vermijden, tenzij je vanuit huis zou werken. Voor grote ondernemingen is dit vaak niet haalbaar. En voor kleine ondernemingen is het inmiddels bewezen dat het financieel voordeel oplevert om in een business center of bedrijfsverzamelgebouw, kantoor te houden. Bij SKEPP helpen we dagelijks bedrijven in hun zoektocht naar kantoorruimte. Natuurlijk wil iedereen daarbij de beste kantoorruimte tegen de laagste huurprijs. In het afgelopen jaar hebben we meer dan 400 bedrijven succesvol geholpen bij het vinden van kantoorruimte, waarbij we door deze bedrijven met een 9.3 beoordeeld zijn. Op basis van al deze ervaringen hebben we deze white paper voor jou geschreven. In deze white paper ‘Zo Bespaar je op de Huurkosten van Kantoorruimte’ zetten we de Tips & Tricks om geld te besparen bij het huren van kantoorruimte voor je op een rijtje. Want ieder bedrijf houdt haar vaste lasten natuurlijk graag zo laag mogelijk.

2

Besparen op Kantoorruimte doe je zo… Factoren als (1) de locatie van je kantoor, (2) de grootte van je kantoor en (3) de huurtermijn hebben een grote invloed op de kosten van kantoorruimte. Echter ook (4) de ‘facility kosten’ van je bedrijf zijn van grote invloed bij het huren van kantoorruimte. De reden dat we ook deze kosten als zijnde huurkosten opnemen, lees je verderop in deze white paper.

(1)

Amstelveen en Capelle zijn Goedkoper dan Amsterdam en Rotterdam Het kiezen van de kantoorlocatie is van grote invloed op je huisvestingskosten. Bedenk dus goed waar je kantoor wilt houden. Zowel in Amsterdam als in Rotterdam zien we veel bedrijven die kantoorruimte willen huren in het centrum van de stad, maar daarvoor niet het budget hebben. Is dat erg? Nee, helemaal niet. Vraag jezelf af of het qua huurkosten wel verantwoord is om in het centrum van de stad kantoorruimte te huren. Stel jezelf daarbij een aantal vragen: Hoe reizen jij en je collega’s naar kantoor? Per openbaar vervoer? Kijk naar een OV-locatie! In Rotterdam bijvoorbeeld, stoppen alle Intercity’s ook op station Rotterdam Alexander. Overigens een gebied dat steeds hipper wordt, maar qua huurprijs veel voordeliger is dan het centrum van de stad. Per auto? Overweeg een snelweglocatie! Een mooi voorbeeld is Amsterdam, een snelweglocatie (net) buiten de Ring van Amsterdam, is al snel tot 25% goedkoper dan (net) binnen de Ring.

telefoon +31 (0)85 877 05 19 email [email protected]

3

Hoe belangrijk is het om in één van de tien grootste steden gehuisvest te zijn? Bedenk dat de huurprijzen van kantoorruimte in Amsterdam stukken hoger liggen dan in Amstelveen of Haarlem. Ditzelfde geldt voor Capelle a/d IJssel vs. Rotterdam, Zoetermeer vs. Den Haag en Nieuwegein of Houten vs. Utrecht. Door kantoorruimte te huren in een satellietstad bespaar je al snel 30% op je maandelijkse huurlasten. Samenvattend: Huur kantoorruimte in een satellietstad in plaats van in één van de tien grootste steden van Nederland. Moet je om welke reden dan ook toch kantoorruimte houden in één van deze grote steden, kies dan voor een slimme locatie net buiten de ring of tenminste buiten het centrum.


4

(2)

Haal het Maximale uit de ‘Vierkante Meters’ Denk goed na over hoeveel ruimte je echt nodig hebt. Bedrijven die 100 m2 zoeken voor vier personen zijn alles behalve een uitzondering. Wanneer je aan 20 m2 voldoende hebt, is dit zonde van het geld toch? Hoeveel ruimte heb je nodig? Op tien vierkante meter past een bureau, bureaustoel, archiefkast, prullenbak en plant. Kortom, genoeg ruimte voor één persoon. Afhankelijk van de hoeveelheid bewegingsvrijheid die je wenst, kan 8 m2 al voldoende zijn. De tabel hieronder geeft je een juiste indicatie. Aantal m2 versus aantal personen 1 pers. 8 - 10 m2 2 pers. 12 - 15 m2 3 pers. 15 - 20 m2 4 pers. 20 m2 5 pers. 25 m2 6 pers. 30 m2 8 pers. 50 - 70 m2 10 pers. 80 - 100 m2 15 pers. 150 m2 25 pers. 300 m2


5

Coworking, geschikt voor jouw bedrijf? Ben je een kleine ondernemer of zzp’er? Dan is de coworking space ideaal voor jou. Dit betreft een flexwerkplek in de open kantoorruimte. Omdat je met meerdere ondernemers een ruimte deelt, zijn de kosten een stuk lager ten opzichte van een eigen ruimte, ook wel kantoorkamer genoemd. Een werkplek in de open ruimte is tot 50% goedkoper dan een werkplek in je eigen kantoor. Vergaderruimte, zelf huren of delen? Bepaal of het verstandig is om een eigen vergaderruimte te huren. Bij veel verhuurders krijg je een ‘aantal credits per maand’ waarmee je gebruik kunt maken van de algemene vergaderruimten. Een slimme optie, waarmee je zomaar €500,- per maand bespaart! Samenvattend: Huur geen vierkante meters die je niet benut, probeer efficiënt te huren. Overweeg daarbij de opties van coworking, indien je een kantoorkamer te duur vindt. Als (middel)groot bedrijf kun je vaak flink besparen door vergaderruimte te delen!


6

(3)

Teveel Flexibiliteit in je Huurcontract Kost je Onnodig Geld Flexibiliteit is voor jou als huurder erg prettig. Bedenk daarbij wel dat flexibiliteit voor de verhuurder onzekerheid betekent. En onzekerheid voor de verhuurder kost geld. Is dat erg? Nee de kunst is om een optimum te vinden tussen ‘flexibiliteit & huurkosten’. De huurtermijn is hierbij van grote invloed. Hoe groot is de kans dat je binnen 2 of 3 jaar je huidige kantoor weer verlaat? Is deze kans ‘gering’? Kies dan niet voor ‘onnodige-flexibiliteit’. Des te flexibeler je huurcontract, des te hoger je huurprijs. Is deze kans ‘aanmerkelijk’? Bedenk dan dat in dit geval een éénjarige huurtermijn meestal het optimum is tussen ‘de laagste huurprijs’ en ‘de meeste flexibiliteit’. De laagste maandelijkse huurprijs of de laagste totaalprijs over een periode? Houd er als huurder rekening mee dat een verhuurder niet graag de huurprijs laat zakken. Waarom? Dit doet afbreuk aan de rekenkundige modellen die in de vastgoedwereld door verhuurders gebruikt worden. Het slimme alternatief is op basis van één jaar huur, één of twee huurvrije maanden te bewerkstelligen. Iets waar veel verhuurders graag aan mee werken. Het resultaat? Een besparing van 8% tot 16% over de totale huurkosten op jaarbasis. Voor grote(re) bedrijven is het daarnaast slim om te kijken naar eventueel aanvullende investeringen die moeten worden ondernomen. Een huurtermijn van 5 jaar betekent doorgaans dat de verhuurder een nieuwe inrichting realiseert voor jou als huurder. Kosten die al snel kunnen oplopen tot €100.000,- maar over meerdere huurperioden (ook over de huurperiode van eventuele huurders na jou) worden uitgesmeerd.


7

“Maar er staat zo ontzettend veel ruimte leeg?” - Huurkandidaat Klopt helemaal, van de zevenenveertig miljoen vierkante meter staat circa zeven miljoen vierkante meter kantoorruimte leeg. Bedenk echter dat er bij de plaatselijke autodealer ook talloze auto’s te koop staan. Toch zakken de prijzen van auto’s wellicht ook niet zoveel als je zou hopen. Samenvattend: Voorkom onnodige flexibiliteit in je huurcontract indien je niet verwacht gebruik te gaan maken van deze flexibiliteit. Huur je tenminste één jaar, of nog liever, meerjarig? Dan kun je bij de verhuurder een betere huurprijs afdwingen. Hoewel de verhuurder vaak niet bereid is om de huurprijs te laten zakken, is de verhuurder wel genegen om een huurvrije periode te geven. Bedenk dat de hoeveelheid leegstand voor verhuurders geen argument is om de huurprijs te laten zakken, de aanschafprijzen van auto’s zijn in de laatste jaren ook niet significant gezakt, hoewel er ontelbaar veel op voorraad stonden bij dealers. Voor grote(re) ondernemingen die een 5-jarig huurcontract tekenen is het slim om een nieuwe inrichting voor je nieuwe kantoor uit te onderhandelen.


8

(4)

Een Huurprijs incl. GWL, IT, Vergaderen & Parkeren Goedkoop is duurkoop, we kennen het allemaal. De dingen die te mooi zijn om waar te wezen, zijn het vaak ook! Open deuren.. toch? Helaas trappen we er nog steeds in. Daarom is het verstandig om te checken welke kosten inbegrepen zijn en welke kosten niet. Een all-in huurprijs of kale vierkante meters? Kijk goed naar de opbouw van de huurprijs. Wat is inbegrepen en wat niet? Steeds vaker is de huurprijs een all-in huurprijs. Dit betreft dus de huur inclusief gas, water, elektriciteit, kosten voor telefonie, internet maar ook de parkeer- en vergaderkosten. Zelfs de koffie en lunch zijn steeds vaker inbegrepen. Vergelijk appels met appels en laat je niet afleiden door lage huurprijzen die vaak alleen de kale huur omvatten. Meubilair kopen voor je nieuwe kantoor? Vaak kun je voor €50,per maand al meubilair huren. Dit is dan inbegrepen in de huurprijs. Overigens een mooi punt van onderhandeling, ‘ik wil hier graag huren maar dan moet je me matsen op het kantoormeubilair’. De verhuurder ontvangt namelijk liever de oorspronkelijke huurprijs maar is vaak best bereid om het meubilair als incentive weg te geven. Samenvattend: Vergelijk appels met appels en laat je niet afleiden door zogenaamde lage huurprijzen die vaak alleen de kale huur omvatten. Steeds vaker huur je all-in, inclusief g/w/l, internet & telefonie, parkeer- en vergaderkosten maar ook koffie en lunch. Hierdoor betaal je uiteraard een hogere ‘huurprijs’. Echter kunnen de ‘total costs of ownership’ over de totale looptijd flink lager uitpakken. Ook meubilair zit steeds vaker bij de huurprijs inbegrepen. Overigens kunnen de kosten van meubilair ook prima worden ingezet als punt van onderhandeling.


9

Afsluitend... In deze white paper hebben we je meerdere handvatten gegeven om flink geld te besparen bij het huren van kantoorruimte. Zoals je hebt gelezen zijn het simpele maar effectieve tips die voor elke ondernemer en onderneming toepasbaar zijn. De belangrijkste tip in het onderhandelingsproces met de verhuurder volgt hier wellicht. Houd altijd een goede relatie met de verhuurder, immers moet je na het tekenen van het huurcontract ook met elkaar door één deur kunnen. Sterker nog, dan begint het pas. Heel veel succes met het toepassen van de Tips & Tricks uit deze white paper!

Ben je op zoek naar kantoorruimte? SKEPP adviseert geheel gratis en vrijblijvend… …wij vinden samen een tof kantoor tegen de laagste huurprijs!


10

Over de schrijver Na zijn Bachelor ‘Ruimtelijke Ordening & Planologie’ aan het Saxion heeft Joost Lansink de internationale MSc ‘Real Estate & Facility Management’ gevolgd aan de University of Greenwich. Sinds november 2013 is hij werkzaam als Manager van SKEPP huren + verhuren, waarin hij en zijn team inmiddels meer dan 1000 bedrijven door heel Nederland hebben geholpen om kantoorruimte te vinden.

Zo bespaar je op huurkosten van kantoorruimte

Recommend Documents