In ZilliZ is aandacht voor de cliënt een vast bestanddeel.
Onlinesysteem voor kleinschalige zorginstellingen en zorgboeren
ZilliZ kan zorgen voor een goede onderlinge communicatie De decentralisatie van de AWBZ naar de Wmo gaat onverminderd door. Net als de veranderingen in de jeugdzorg en de invoering van de Participatiewet. Zinvolle dagbesteding voor kwetsbare mensen zal waarschijnlijk blijven bestaan. Het online ZilliZ-systeem kan daar een onmisbare factor bij zijn. 34 mei 2013
AS_13_05.indd 34
as
06/05/13 3:28 PM
E
r heerst grote onzekerheid bij kleinschalige zorginstellingen en zorgboerderijen. Door alle veranderingen die op komst zijn is de toekomst ongewis. De gemeenten worden voor een groot gedeelte verantwoordelijk voor de uitvoering van nieuwe wetgeving. Organisaties, zoals zorgboerderijen en kleinschalige organisaties, moeten goed voorbereid zijn op deze veranderingen. Er is behoefte aan kwaliteit, want dat biedt de beste papieren voor je toekomst als ondernemer. Maar wat is kwaliteit? Hoe weet je wanneer je kwaliteit levert? Dat soort vragen heeft de grondslag gevormd voor het online ZilliZ-systeem, dat de mogelijkheid biedt om kwaliteit direct op te nemen in de bedrijfsvoering. Daarmee speelt de zorgondernemer in op de verwachtingen en eisen van cliënten en financiers. Een goede investering voor een gezond zorgbedrijf.
Hoe werkt ZilliZ? Heel eenvoudig. Je start de internetbrowser van je pc, laptop of tablet en logt in via mijn.zilliz.nl. Als je een eigen homepage hebt, verschijnen vervolgens het prikbord, eventuele reminders en als kers op de taart een lijstje van verjaardagen van cliënten en medewerkers. In de bovenbalk vindt elke medewerker zijn eigen ‘apps’. Er zijn apps voor zorg, contractadministratie, berichten, intranet, relatiebeheer en nog veel meer. Wat jij als professional voor je werk niet nodig hebt, wordt jou ook niet getoond. De kwaliteit van zorg of begeleiding wordt gegarandeerd door een
begeleidings- of zorgplan, waarin aandachtspunten en concrete doelen van zorg zijn vastgelegd. Door regelmatig in ZilliZ te rapporteren over de dingen van de dag kan de kwaliteit van de zorg voor de cliënt worden geëvalueerd. Met deze evaluatie kunnen als dat nodig is de doelen worden bijgesteld. Deze gehele cyclus is in ZilliZ-zorg ondergebracht. Dit geautomatiseerde hulpje zorgt ervoor dat de rapportage weinig tijd in beslag neemt. Meestal is het zo dat aan einde van de dag of dienst de begeleider een korte dagrapportage maakt van elke cliënt. De begeleider die de dag daarna op de groep zit (misschien is het dezelfde) kan zo eenvoudig inlezen wat er die dag is gebeurd. Afspraken voor de dokter, evaluatiegesprekken en nog andere zaken worden als reminder in het dossier van de cliënt vastgelegd. Alle medewerkers die met die cliënten te maken hebben, ontvangen in de berichtenbox automatisch wat voor hen van belang is en hun aangaat. Op deze manier is de kwaliteitscirkel rondom de cliënt gesloten.
Nog meer Het dossier van de cliënt is zo volledig en up-to-date mogelijk. Er zit een plan in, een dag-tot-dagrapportage, alle
evaluaties, de zorgovereenkomst, een medicatiedossier, een lijst met contactpersonen en reminders. Alles kan met de computer worden gedaan, ordners zijn niet meer nodig. De eenvoud van de administratie toont zich bijvoorbeeld ook in de wijze waarop de zorgovereenkomst in ZilliZ is opgebouwd. Aangegeven wordt bij welke groep de cliënt is ingedeeld en welke zorgproducten van toepassing zijn, bijvoorbeeld dagbesteding, individuele begeleiding of vervoer, welke tarieven eraan gekoppeld zijn en natuurlijk aan wie de factuur moet worden verzonden. Al naar gelang de financiering verschillen de contracten van elkaar. Maar of de financiering via een eigen pgb gaat, via de Wmo verloopt, particulier gefinancierd wordt en of er sprake is van zorg in natura of onderaanneming, er is altijd een ingang in het ZilliZ-systeem waar je terechtkunt. De dagelijkse zorgproductie of -presentie kan de begeleider bijhouden in een overzichtelijk scherm, waar de cliënten met hun budget al instaan. Factureren wordt daarmee zeer eenvoudig. In een handomdraai kun je in ZilliZ de knop factureren aanklikken en er verschijnt in het scherm een lijst van alle in de aangegeven periode te factureren zaken. Nadat je facturen zijn bevestigd kunnen ze worden aangemaakt en per
De zorgondernemer speelt met het ZilliZ-systeem in op de verwachtingen en eisen van cliënten en financiers
as
AS_13_05.indd 35
mei 2013 35
06/05/13 3:28 PM
Kleinschalige zorginstellingen en zorgboerderijen zijn in de toekomst steeds meer aangewezen op de gemeente
post of per mail worden verzonden. De mogelijkheden om deze door te boeken naar een boekhoudpakket of een bestand te maken voor het zorgkantoor of CAK zijn allemaal aanwezig. De kwaliteit van zorg wordt gewaarborgd doordat je tijdig kunt factureren en bovendien bespaart het tijd; die bespaarde tijd kan aan de zorg zelf worden besteed.
Communicatie ZilliZ is ook ontwikkeld om de communicatie tussen medewerkers onderling én met cliënten te verbeteren. De buitenwereld en vooral de verzorgers van cliënten zouden tijdig aan gemaakte afspraken herinnerd kunnen en moeten worden. Dat bevordert een goede onderlinge communicatie enorm en draagt voor een belangrijk deel bij aan een kwaliteitsverbetering. Daarvoor biedt ZilliZ elektronische prikborden, een verjaardagskalender, de berichtenservice, reminders, de mogelijkheid van een ouderlogin, intranet en meer. Begeleiders kunnen bijvoorbeeld thuis al hun planning en berichten inzien, waardoor ze goed voorbereid aan het werk kunnen gaan. Ook kunnen zij voor aanvang van hun werk de groeps- en cliëntrapportages van de vorige dag lezen. Dat bevordert dat elke
36 mei 2013
AS_13_05.indd 36
begeleider in luttele minuten goed voorbereid is op zijn werk.
Gesloten cirkel ZilliZ zorgt er, als het goed uitgevoerd wordt, voor dat de gehele kwaliteitscirkel die zowel cliënten, medewerkers als zorg omvat, gesloten zal zijn. Begeleiders moeten daarbij goed op de hoogte zijn van de procedures die in bepaalde zorgsituaties moeten worden gehanteerd. Het kwaliteitshandboek kan daarin voorzien. Er staat uitvoerig in vermeld wat de dagelijks benodigde procedures inhouden, welke werkinstructies en planningen er gehanteerd worden en welke formulieren er nodig zijn voor bepaalde gevallen. Het gaat hier om een elektronisch vastgelegd kwaliteitshandboek dat op de interne website kan draaien, ook wel het ZilliZ-intranet genoemd. Veelgebruikte formulieren kunnen worden omgezet in sjablonen, die ter plekke vanuit de internetbrowser kunnen worden opgeroepen en ingevuld. Het papieren kwaliteitshandboek komt zo uit de kast en gaat zo meer bij de medewerkers leven.
Integratie Kleinschalige zorginstellingen en zorgboerderijen zijn in de toekomst steeds
meer aangewezen op de gemeente. Ze zullen daarom bekend moeten zijn en draagvlak moeten ontwikkelen in de lokale zorgketen. Dat is heel belangrijk, want zij moeten ervoor zorgen dat zij niet buiten de financieringsboot vallen. Daarin is ook voorzien bij ZilliZ. Het bevat een relatiebeheermodule waarin alle adres- en contactinformatie kan worden vastgelegd die behulpzaam is om relaties in stand te houden. Het relatiebeheer strekt zich uit tot cliënten, ouders, vertegenwoordigers, zorginstellingen en sponsoren, die allemaal eenvoudig een periodieke elektronische nieuwsbrief kunnen ontvangen, eventueel gekoppeld aan de eigen website, waar de meest actuele berichten op te vinden zijn. De relatiebeheermodule voorziet er ook in dat met één druk op de knop je op een Google-kaartje zichtbaar maakt waar je cliënten vandaan komen. Dat is vooral handig om te weten als je je voorbereidt op een Wmo-gesprek met de een of andere gemeente.
Internet en veiligheid Binnenkort komt er een ZilliZ-app voor de smartphone en tablet. Ouders kunnen dan ’s avonds op de bank de dagrapportage van hun kind inzien en berichten plaatsen. Een veelgestelde vraag in dit verband is hoe veilig internet is. Zonder internetproblemen te willen relativeren moet overigens ook worden bedacht hoe het staat met de beveiliging als gebruik wordt gemaakt van papier in combinatie met pc’s, laptops, verschillende bestanden en af en toe een back-up. Het grote voordeel van
as
06/05/13 3:28 PM
ZilliZ zorgt ervoor dat de gehele kwaliteitscirkel van zowel cliënten, medewerkers en zorg gesloten zal zijn.
de centrale ZilliZ-oplossing is dat alle mogelijke maatregelen zijn getroffen om maximale veiligheid te waarborgen. Tevens is erin voorzien dat medewerkers en cliëntvertegenwoordigers alleen die informatie kunnen inzien waartoe ze zijn geautoriseerd. En dat allemaal zodanig dat eenvoud en gebruikersgemak gehandhaafd blijven. En de software is altijd up-to-date.
Aandacht Uiteindelijk bepaalt de cliënt of de kwaliteit van de zorg aan haar of zijn verwachtingen voldoet. Om daarvoor te zorgen zal de zorgondernemer over een duidelijke visie en een duidelijk beleid
Begeleidingstraject Kwaliteit in bedrijf is een begeleidingstraject waarbij Landmerc+ kleinschalige zorgondernemers praktisch ondersteunt bij het invoeren van een al dan niet te certificeren kwaliteitssysteem. Landmerc+ beschikt daarvoor over de ZilliZ-gereedschapskist met voorbeelden en checklists. Aan het einde van het traject beschikt de ondernemer over een werkend kwaliteitssysteem. Alle kwaliteitsaspecten van de bedrijfsvoering zijn dan volledig geïntegreerd met de online ZilliZ-cliëntenadministratie. Vervolgens kan aan de hand van de ingevoerde procedures en formulieren het kwaliteitshandboek worden samengesteld, klaar om in te dienen voor certificering. Voor zorgboerderijen en andere kleinschalige zorginstellingen die wel willen investeren in kwaliteit, maar geen tijd willen besteden aan studie en papierwerk, is dit praktijkgerichte traject zeer succesvol gebleken.
moeten beschikken. Hij zal veel aandacht moeten hebben voor de belangrijkste managementbeslissingen. Allereerst moet er een zorgvoorziening worden gecreëerd. Dan moeten er professionele begeleiders aangesteld worden en
moeten er beslissingen worden genomen over de aan cliënten aangeboden zorg. Basisvoorwaarde voor het leveren van kwaliteit voor al deze aandachtsgebieden is een goede informatievoorziening en een goede onderlinge communicatie.
as
AS_13_05.indd 37
mei 2013 37
06/05/13 3:28 PM
In een dergelijke geoliede organisatie zal de cliënt zich prettig, veilig en begrepen voelen en in de regel tevreden zijn over zijn zorgomgeving.
Kwaliteit Het wezen van een kwaliteitssysteem is dat voor elk van de bovengenoemde aandachtsgebieden systematisch wordt gewerkt aan verbeteringen. Die verbetercyclus gaat stapsgewijs te werk en dient goed te worden ingebed in de organisatie. Deze verbetercyclus kent vier stappen 1 Plan (P) 2 Do (D) 3 Check (C) 4 Act (A) Een voorbeeld van een gesloten PDCAcyclus is dat er wordt geluisterd naar bevindingen van cliënten en medewerkers, dat er oog is voor wat er op de werkvloer gebeurt, en er vervolgens actie wordt ondernomen om verbeteringen door te voeren. Goede zorgondernemers stellen vaak al van nature de cliënt centraal, luisteren naar zijn opmerkingen en voeren verbeteringen door. Ze hebben veelal uitermate tevreden klanten en zodoende is het bieden van kwaliteit helemaal niet zo moeilijk. Ze hebben als het ware een ingebouwd kwaliteitssysteem. Er is echter één maar. Bij veel kleinschalige zorginstellingen is de kwaliteit niet systematisch doorgevoerd en hangt er geen bordje aan de deur! Oftewel het systeem is niet controleerbaar geborgd met een ISO-certificaat, Keurmerk Landbouw en Zorg, HKZ-certificaat of soortgelijk systeem. Het behalen van een keurmerk of certificaat is voor een kleine organisatie zonder een kwaliteitsmedewerker bepaald niet gemakkelijk. Er moeten veel protocollen en procedures worden beschreven, met vaak een lastig keurslijf aan formulieren. Uiteindelijk leidt dit tot een lijvig handboek dat in veel gevallen in de kast verdwijnt. De enkele praktische formulieren, zoals een behandelplan of evaluatieformulier, worden natuurlijk wel dagelijks gebruikt; deze vormen echter maar een deel van het handboek. Van een echte borging is dan nog steeds geen sprake. 38 mei 2013
AS_13_05.indd 38
Er wordt geluisterd naar bevindingen van cliënten en medewerkers, en vervolgens wordt actie ondernomen om verbeteringen door te voeren.
as
06/05/13 3:28 PM
Goede zorgondernemers stellen vaak al van nature de cliënt centraal Je kunt er ook voor kiezen om alles wat aan procedures en protocollen in een handboek moet worden beschreven eerst op een praktische manier binnen de organisatie werkbaar te maken en daarbij gebruik te maken van de mogelijkheden die ICT en internet tegenwoordig bieden.
Alles in een ZilliZ biedt een gedegen informatievoorziening, kwaliteitsregistratie en communicatie voor alle managementgebieden, met name voor de zorg en begeleiding van cliënten. Met het
gebruik van ZilliZ legt de zorgondernemer een basis voor een praktisch en efficiënt werkend kwaliteitssysteem in een geoliede organisatie. Als tweede stap kan een eventueel certificatietraject worden opgestart; de daarvoor benodigde procedures, formulieren etc. zijn er dan al en wat belangrijker is: ook praktisch in gebruik. De kwaliteitsauditor kan daarna met een gerust hart worden ontvangen; deze zal blij verrast zijn. Tekst: Rien Hilhorst, Landmerc+, www.landmercplus.nl
Online informatiesysteem ZilliZ is een online informatiesysteem. Eerst ontwikkeld voor zorgboerderijen op initiatief van Stichting Green Valley. Bij de eerste stappen om boerderijzorg in Nederland te automatiseren is uitgegaan van een zorgadministratiepakket uit de thuiszorg. Dit bleek niet uitvoerbaar te zijn. Het was te complex, te veel gericht op één financieringsvorm en daarom niet toepasbaar op kleinschalige zorgboerderijen. De Stichting Green Valley is daarop aan de slag gegaan om de toegankelijkheid van boerderijzorg voor groene zorgvragers te bevorderen. ZilliZ heeft de volgende uitgangspunten: • Gebruik van internet; geen hoge eisen ten aanzien van eigen apparatuur en beheer. • Eenvoud in bediening; gebruiksgemak is een eerste vereiste. • Opbouw van cliëntendossiers, waarbij dagrapportages en dossiers via internet door ouders of verzorgers zijn in te zien. • Geschikt voor alle doelgroepen en zorgvormen: van dagbesteding en werkbegeleiding tot 24 uurswoonbegeleiding. • Niet alleen voor de administratie, maar vooral ook voor interne en externe communicatie. Immers een goede communicatie is belangrijk voor de kwaliteit van begeleiding en zorg. • Toepasbaar op alle mogelijke financieringsvormen, nu en in de toekomst, met koppelingen naar boekhoudpakketten en automatisch berichtenverkeer. Zodat minder tijd behoeft te worden gestoken in administratie en meer tijd overblijft voor zorg. • Toepasbaar op gebruik door meer locaties of samenwerkingsverbanden. • Goede online helpdesksupport en tarieven die passen bij kleinschalige zorginstellingen. ZilliZ is nu ruim twee jaar volop in gebruik bij tientallen zorgboerderijen en kleinschalige zorginstellingen. Het is een op internet gebaseerd zorgadministratiesysteem voor personeel en cliënten, financiële zaken, interne communicatie (intranet) en communicatie met cliënten en cliëntvertegenwoordigers. Het bedrijfseigen kwaliteitssysteem en -beheer daarvan kan volledig worden geïntegreerd. Een referentiesysteem met standaarddocumenten wordt meegeleverd.
om
as
AS_13_05.indd 39
mei 2013 39
06/05/13 3:28 PM
