Niet Zelf actief keuzes maken voor de besteding van je werktijd
de Tijd aan jezelf John Vrakking | Coach voor gestreste professionals 1
Wat het niet in zich heeft te veranderen, gaat ten onder. Charles Darwin
2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave...................................................................... 3 Inleiding ............................................................................... 4 Tijdrover nr 1: onderbrekingen ............................................ 6 Tijdrover nr 2: e-mail ........................................................... 9 Tijdrover nr 3: collega’s .....................................................11 Tijdrover nr 4: uitstelgedrag ...............................................13 Tijdrover nr 5: telefoon ......................................................16 Maak kans op gratis coachingsgesprek Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Projecten ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Verantwoording ..................................................................19
3
Inleiding De auto is bij uitstek een product dat aansluit bij ons dierenbrein: onmiddellijk weg kunnen, niet denken, niet plannen (Piet Vroom).
Goed omgaan met je tijd is voor ons allemaal belangrijk. Wie grip heeft op zijn planning, heeft ook meer grip op zichzelf. En dat betekent dat je productiever bent, minder stress ervaart en meer plezier uit je werk haalt. Maar hoe krijg je je tijdsbesteding onder controle? Dat kan een hele kluif zijn. Want tot op dat moment zijn het de onderbrekingen die, ongepland, je werktijd in beslag nemen. Ze gooien je planning overhoop: wanneer je je voorgenomen had de dag zinvol te besteden, kom je aan het eind van die dag tot de conclusie dat je vooral Druk, druk, druk… bent geweest, maar niets hebt ‘gedaan’. Onderbrekingen horen zelden tot je eigen taken. Het zijn Tijdrovers, ‘dingetjes’ voor een ander, werk dat helemaal niet bijdraagt tot je eigen resultaat. Je zegt er te gemakkelijk "ja" tegen. Dat laatste is ook het goede nieuws: de meeste Tijdrovers haal je jezelf op de hals. In dat opzicht is er dan ook eenvoudig wat aan te doen. Zo krijg je de tijd weer aan jezelf. Ik inventariseerde onder de lezers van managersonline.nl de meest belangrijke Tijdrovers. De score ziet er als volgt uit: 1. 2. 3. 4. 5.
Dingen die tussendoor komen E-mail Vragen van collega’s Mijn eigen uitstelgedrag Telefoon / mobiele telefoon
4
Ik draag dit werkje op aan alle respondenten op mijn onderzoek en verder aan iedereen die ik in de afgelopen jaren heb mogen helpen de balans tussen werk en privé weer op orde te brengen. Dank voor alle inzichten die je me geboden hebt! John Vrakking | Coach voor gestreste professionals Zutphen, november 2015
Hij / zij In dit boekje is steeds sprake van de mannelijke persoonsvorm. Dit is geen suggestie dat alleen mannen interesse of baat zouden hebben bij informatie over geconcentreerd kunnen werken. Het is slechts een poging om recht te doen aan de leesbaarheid door telkenmale het m/v weg te laten.
5
Tijdrover nr 1: onderbrekingen Als je een grote prullenbak hebt, is elk probleem op te lossen (Tom Stoppard).
Op nr. 1 van de top 5 van Tijdrovers staat "onderbrekingen of "dingen-tussendoor". Liefst 63 procent van de lezers gaf aan dat verstoring van hun werkproces de belangrijkste ergernis is. Lees wat je eraan kunt doen! Soms zijn dingen-tussendoor maar wat welkom: je hebt daarmee even afleiding, bent even van dat andere vervelende klusje verlost, je ziet jezelf ineens gewaardeerd, het is erg leuk of zelfs gemakkelijk. Maar het vreet tijd. En onderbrekingen maken dat je een slecht gevoel overhoudt aan je werkdag. Dingen die tussendoor komen verplichten je min of meer je schema om te gooien. Ze hebben een hoge urgentie, dat wil zeggen dat ze ‘nu eerst’ moeten. Dat waar je mee bezig was, wordt dan onderbroken. Je doet dan eerst het tussendoortje of je zorgt dat iemand anders ermee verder kan: het kan een doe-ding zijn of een regel-ding. Een ding-tussendoor is zelden iets dat je zelf plant; iemand anders komt er mee aanzetten. En niet zelden word je daarmee deelgenoot van het probleem van een ander. Dingen-tussendoor worden meestal veroorzaakt door een klungelige planning van iemand anders. Waarom is het een tijdrover Meestal komt het ding-tussendoor binnen als iets dat ‘even’ gebeuren moet. Omdat het onaangekondigd komt, onderbreek je je werk ervoor. Dat alleen al kost je vaak een half uur (zie: Vijf handvatten om meer te kunnen doen). Als je vervolgens nog besluit om ermee aan de gang te gaan, is dat ongeplande werktijd. Bovendien vraag je je vaak achteraf: ‘moest ik dat nu doen?’.
6
Bij dingen-tussendoor wordt de urgentie misbruikt boven het belang: het feit dat het vandaag af moet, wordt boven de bijdrage aan jouw resultaat gesteld. Macht of je sociale verantwoordelijkheid is vaak een pressiemiddel. Je houdt in de regel een slecht gevoel aan je dag over als er veel-dingen-tussendoor waren. Het zijn niet alleen tijd-, maar vooral energie-rovers. Je loopt erop leeg… Dat is ook het geval wanneer je in eerste instantie zelf belang had bij de tijdrover: het was makkelijk scoren of een fijne afleiding, maar nu moet je toch weer door met waarmee je bezig was… en je staat op achterstand. Remedie Bij dingen-tussendoor stel je jezelf direct de vraag: ‘hoort dat tot mijn verantwoordelijkheden?’. Als dat niet direct het geval is, zou je in plaats daarvan de vraag moeten stellen ‘waarom moet ik dat doen?’. Dat klinkt wat bot, dus vraag je ‘waarom wil je graag dat ik dat doe?’. Het verschil is subtiel, maar het verschuift de discussie naar het enige aspect dat nu belangrijk is: de urgentie. Waarmee helder wordt dat de ander zijn planning niet voor elkaar had. Je zou dan ‘nee’ mogen zeggen: waarom zou een klungelige planning van een ander er aanleiding voor zijn dat jij die van jou aanpast? Ook die soep mag je niet zo heet laten consumeren, dus je zegt dat je ‘niet nu, maar straks…’ wel tijd hebt. Als je de taken die hoog op je eigen urgentie staan, afgerond hebt. De kans is groot dat de ander alsnog zegt ‘dan doe ik het zelf wel’. Bingo!
7
Algemene tips
Zeg ‘nee, niet nu’ en geef aan wanneer je wel tijd hebt. Zeg ‘nee, niet nu’ en verwijs naar iemand anders die wel tijd zou kunnen hebben. Zeg ‘je hebt dat slecht gepland, maar ik zal je nog één keer helpen’; hou de volgende keer je been stijf. Zeg ‘dat gaan we dan eerst maar aan mijn chef vragen’ als er pressie wordt uitgeoefend.
8
Tijdrover nr 2: e-mail Cultuur: ongeveer alles wat wij wel en apen niet doen (F J S Raglan).
Op nr. 2 staat "e-mail". We worden geacht 24/7 onze e-mail te lezen en daarop actie te ondernemen. Hou eens op! Kern van het probleem Het probleem rond e-mail is dat e-mailprogramma’s kennelijk altijd ‘open’ moeten staan. Bij de eerste generatie e-mailprogramma’s moest je ‘e-mail ophalen’. Tegenwoordig hebben de programma’s een instelling waarbij je dat automatisch kunt laten gebeuren. Ook de smartphone kent een automatische instelling: daar heet het ‘push email’, een beschrijving die het karakter ervan goed omschrijft. Maar het kan ook uit, al weten velen dat niet. En wie het wél weet, laat zich vaak leiden door een dwingende organisatiecultuur: als je niet binnen een uur reageert op een bericht, word je gebeld door de afzender… Waarom is het een tijdrover Bij wie Outlook altijd ‘aan’ heeft, gaat e-mail als bron van taken altijd maar door. Het is daarmee één van de kanalen waarop ‘dingentussendoor’ binnenkomen. Wie dus al een dagplanning weet te maken, ziet die binnen de kortste keren overhoop getrokken door de eerste de beste e-mail. Sommigen laten van hun e-mail een bijzonder verplichtend karakter uitgaan. Outlook wordt daarmee een dwingeland die allerlei kleine taakjes naar binnen drukt, die toch vooral snel afgewikkeld moeten worden. De werkplek wordt als een snelbuffet, waarbij de frietbakker voor elke nieuwe bestelling die van de vorige klant aan de kant schuift. Remedie Zet de instelling ‘automatische mail ophalen’ in Outlook of wat je daarvoor in de plaats gebruikt dus uit. In plaats daarvan haal je op vaste tijdstippen je e-mail binnen. Daar wen je zelf (en jouw relaties)
9
snel genoeg aan. Stel dat je ’s morgens vroeg, tussen de middag en aan het eind van de dag je e-mail leest: dan krijgen je relaties altijd binnen vier uur een antwoord. Zou moeten kunnen, toch? Algemene tips
Zet ‘automatisch e-mail ophalen’ uit. Vergeet niet dat ‘email verzenden’ nu ook handmatig moet gebeuren (in Outlook F9). Communiceer dit aan je relaties; je zou onderaan je e-mails (in je handtekening) een berichtje daarover kunnen opnemen. Bijvoorbeeld: ‘ik lees mijn e-mail elke werkdag om 8:00, 12:00 en om 16:00 uur.’ Richt je dagplan erop in dat je op deze tijdstippen je e-mail leest: maak een globale dagplanningen verfijn die na het lezen van je berichten. ‘E-mail lezen’ is niet hetzelfde als ‘alle taken afwerken die eruit voortvloeien’; de taken die voortvloeien uit de e-mail, behandel je net als alle andere. Ze gaan netjes door de molen van prioriteren en plannen. Maak onderscheid in welke e-mailaccounts je op je tablet overneemt. Lang niet alle zakelijke berichten hoef je ook onderweg te lezen. Je kunt een standaardbericht maken waarmee je vanaf je tablet reageert: ‘ik heb je e-mail ontvangen, ik onderneem op de eerstvolgende werkdag actie’. E-mail is een nog dwingender tijdrover dan de telefoon. Van die laatste weet inmiddels iedereen dat we kunnen doorschakelen of dat hij "uit" kan. Nu ben jij ervan op de hoogte dat dat met e-mail ook mogelijk is…
10
Tijdrover nr 3: collega’s Those who say it cannot be done should not interrupt those who are actually doing it (George Bernard Shaw).
Op nr. 3 staat "vragen van collega’s". Je mag daar ook klanten, leerlingen, patiënten of leidinggevenden voor lezen. Wat doe je eraan? Definitie Collega’s met vragen kunnen behalve binnenlopen ook gebruik maken van de verschillende communicatiekanalen. Verder kun je ze ook nog treffen bij de koffieautomaat, na een vergadering of onderweg op de gang. Het gaat hier in principe om ongeplande overlegmomenten: die verstoren jouw ritme en planning. Waarom is het een tijdrover Alle ongeplande communicatie haalt jouw planning onderuit. ‘Heb je even’ luidt niet zelden een praatje in van een half uur, waar ook nog eens twee uur werk uit voortvloeit. Wie dit al eens ondervonden heeft, heeft de neiging om zichzelf onzichtbaar te maken. Door het aanwezigheidsschildje op ‘uit’ laten staan, voicemail aan te zetten, niet in de kantine lunchen… Maar door jezelf te verstoppen maak je de zaak alleen maar erger. Communicatie wordt steeds ongestructureerder en verstoort daardoor steeds vaker je ritme. Remedie Communiceer zelf duidelijker. Zorg dat je van je interne en externe relaties precies weet waar ze raakvlakken met jou hebben en wat jij van ze kunt verwachten. Wie zitten er in mijn netwerk en waarover moeten we communiceren?
11
Algemene tips
Breng in kaart wie in jouw relatienetwerk zitten en over welke vraagstukken en projecten jullie afstemming moeten hebben. Breng in kaart aan welke structurele overleggen jij moet deelnemen om deze afstemming af te dekken. Overweeg serieus om aan andere overleggen niet meer deel te nemen. Zie welke afstemming nog moet worden bereikt die niet in overleggen gevangen is. Breng in kaart wie je buiten deze structuren regelmatig aan je vestje trekken. Neem zelf initiatief: ga dagelijks of wekelijks je klantjes proactief langs. Je ontneemt ze daarmee hun loopje naar jou toe. Doordat je mensen buiten jouw kantoor ontmoet, kun je ook weglopen wanneer je dat uitkomt. Verwijs hardnekkige binnenlopers naar een spreekuur: ‘niet nu, maar om half vier ben ik je man’. ‘Aanwaaiers’ en ‘binnenlopers’ verstoren jouw ritme en halen je uit je concentratie. Dat is fnuikend voor jouw productiviteit. Maak informatie voor ieder die dat nodig heeft, toegankelijk. Zorg dat anderen niet van jou afhankelijk zijn.
12
Tijdrover nr 4: uitstelgedrag Concentratie is de sleutel tot economische resultaten. Geen enkel andere beginsel van efficiëntie wordt heden ten dage zo vaak geschonden als het basisprincipe van de concentratie. - Peter F. Drucker
Op nummer 4 van de ranglijst staat ons eigen uitstelgedrag. Wat kunnen we daaraan doen? Goed nieuws Uitstellen is één van de tijdrovers die we zelf veroorzaken. We kunnen er niemand de schuld van geven, behalve onszelf. Dat is dus ook direct het goede nieuws: zelf veroorzaakte tijdrovers kunnen we aanpakken. Alle tijdrovers uit dezelfde categorie:
Ongeorganiseerd kantoor Geen ‘nee’ kunnen zeggen Faalangst
Werken aan je tijdrovers Als je productiever wilt zijn en meer uit je dag wilt halen, zul je voor jezelf moeten erkennen dat je soms zelf de boel in de weg zit. Juist dat erkennen helpt je al een eind op weg. Realiseer je ook dat je die tijdrover ergens voor nodig had: het leverde je iets op. En ben je bereid dat op te geven? Je kantoor organiseren Chaos is een tijdrover van jewelste. Het kost veel tijd om dingen te zoeken en de rommel leidt je af: het praat tegen je. En omdat je daardoor steeds geconfronteerd wordt met een los eindje, spring je van de hak op de tak. Kijk eens op en rond je werkplek of de dingen op een logische plaats staan. Zit er ‘flow’ in? Staan er misschien dingen op je bureau die je al een eeuwigheid niet meer gebruikt hebt? Realiseer je dat je tas een transportmiddel is en dat je kast een
13
opbergplek is. Daar tussenin is je bureau een plaats om zaken te verwerken. Voor alles is een plaats: ruim op, gooi weg, schep orde! Niet meer uitstellen Uitstellen is iets wat we allemaal doen. Vaak zijn het saaie, moeilijke, vervelende of ‘domme’ taken die uiteindelijk toch wel gedaan moeten worden. Als je jezelf hierin herkent, overweeg dan eens het volgende:
Verbind een deadline aan de taak en hou je daaraan Beloon jezelf. Bijvoorbeeld: ‘als ik dit af heb, download ik een nieuw album van iTunes’, of ‘ik maak dit af en eet dan een broodje buiten de deur’. Spreek een follow-up af met een collega of de secretaresse, om jezelf te dwingen te doen wat je beloofd had. Doe vervelende klusjes aan het begin van de dag, dan heb je het maar gehad.
Soms ‘nee’ zeggen We hebben allemaal wel eens meer werk dan we kunnen behappen. Dan helpt het als je ‘nee’ kunt zeggen. Want wie toch meer werk aanneemt dan ‘ie aankan, levert in op kwaliteit. Het helpt je dus als je alleen dát doet wat je redelijkerwijs aan kunt. Met ‘nee’ zeggen hoef je iemand niet per se te schofferen. Je zou ook een alternatief kunnen aanbieden. In elk geval beter dan altijd maar gewoon ‘ja’ zeggen, kun je het volgende proberen:
‘Ik help je graag, maar ik maak eerst dit even af. Zal ik om … bij je komen?’ ‘Sorry, maar ik kan er nu even niets bij hebben. Ik bel je als ik tijd over heb’. ‘Bedankt voor je vertrouwen, maar ik krijg het vandaag niet in mijn planning. Sorry!’
14
‘Sorry, ik kan je niet helpen. Heb je het al aan … gevraagd?’ ‘Dat zou ik wel kunnen, maar dan moet ik waar ik nu mee bezig ben laten liggen. Is dat van jou belangrijker?’
Fouten durven maken Faalangst is een serieuze tijdrover, maar hij is niet zo makkelijk te (h)erkennen. Faalangst kan je volkomen verlammen. Daarmee zit je niet alleen je resultaat in de weg, maar het kan ook je ontwikkeling volkomen afstoppen. Wees eerlijk: je hebt uiteindelijk ook fietsen geleerd… Als je faalangst erkent en je wilt ervan af, probeer dan eens het volgende.
Zet alle mogelijke resultaten van je taak op een rijtje. Wat zou er kunnen gebeuren? Leer positief te denken. Daarmee vergroot je je zelfvertrouwen. Onderzoek het worstcasescenario. Er zou inderdaad een ramp kunnen gebeuren en het kan heel rationeel zijn om daar angst voor te ontwikkelen. Maar de effecten zouden ook best eens kunnen meevallen. Durf te erkennen dat je wel eens fouten maakt. Een fout is ook een kans om van te leren. Eén van de meest onlogische denkbeelden in de politiek vind ik, dat een bestuurder die fouten maakt zou moeten opstappen. Dan denk ik: ‘die heeft zojuist een hele dure cursus gevolgd, iets belangrijks geleerd en dan stuur je hem weg!’
Kick-in-the-@$$ Zoals ik al aangaf, is het durven opgeven van je zelfveroorzaakte tijdrovers een kwestie van eerlijk zijn. Je kunt beter en sneller presteren, maar kennelijk had je het nodig om daar ‘iets’ vóór te zetten. Als je dat durft op te geven, hoeft dat dus nu niet meer. Go for it!
15
Tijdrover nr 5: telefoon De computer kan meer werk doen in minder tijd dan de mens omdat hij niet aan de telefoon hoeft te komen (Jack Adams).
Definitie Telefoons en mobiele telefoons zijn tijdrovers wanneer je ze niet door- of uitschakelt op momenten waarop je ongestoord zou willen werken. Ook de ‘afspraak’ dat je een telefoon oppakt van een collega die er niet is, moet worden beschouwd als een tijdrover. De telefoon is een ‘ding-tussendoor’, met meer impact dan een onaangekondigde binnenloper. Waarom is het een tijdrover Veel mensen realiseren zich niet dat een telefoon een soort loket is; als je dat niet kanaliseert, heb je de hele dag loketdienst. Want als er iemand belt, wil diegene iets van jou. In het simpelste geval kun je volstaan met een ‘ja’ of ‘nee’ antwoord en leg je weer op. Soms moet er een afspraak gemaakt worden, in andere gevallen zit er een langer verhaal aan vast. Ook kan er werk voortkomen uit het telefoontje: en wel nú en direct. Telefoontjes onderbreken je ritme, je concentratie en halen jouw planning overhoop. Ik hoor je denken: ‘Dat hoort bij mijn werk’. Ja, als je telefonist bent. Ieder ander heeft het recht zijn telefoonverkeer te kanaliseren. Remedie Laat je telefoon niet zondermeer aan staan. Er zijn tegenwoordig tal van technische oplossingen om telefoonverkeer in banen te leiden. Aan de voicemail van een mobiele telefoon is iedereen gewend en ook het antwoordapparaat is bekend. Het wordt niet als klantvriendelijk ervaren, maar dat heeft alles te maken met het vrijblijvende karakter van de ingesproken boodschap. Als die luidt: ‘spreek uw naam en telefoonnummer in, dan bel ik u ná halfvier terug’ wed ik dat de beller daar veel minder moeite mee heeft. Dan moet je wél elke dag je voicemail aanpassen, misschien zelfs
16
meerdere keren per dag. Moeilijk? Welnee; je belt 1200 en het is zo gepiept. Op kantoor zul je afspraken moeten maken met de telefoniste. Ook zijn er technische oplossingen, zoals XOIP dat voicemail omzet naar een e-mail bericht. Algemene tips
Zet je mobiele telefoon op de voicemail-stand als je een concentratie-uurtje wilt (waar komt dat vandaan). Spreek een bericht in en meld wanneer je weer bereikbaar bent. Hou je daaraan! Vraag op kantoor aan de telefonist om je telefoontjes achter te houden en bellers op de hoogte te brengen van wanneer je weer bereikbaar bent. Laat notities maken, bij voorkeur in Outlook. Schakel je bureautoestel door naar een collega als je een concentratie-uurtje wilt. Geef aan hoe laat je weer paraat bent en laat notities maken. Hou je aan gemaakte terugbel afspraken. Spreek intern af dat als een telefoon vaker dan drie keer overgaat, de eigenaar er kennelijk niet is of niet bereikbaar is. Gebruik Outlook om intern aan collega’s te laten weten wanneer je vrij of bezet bent. Stel in de kantoortuin een piketdienst in wanneer je een concentratie-uurtje wilt. Vaak weten collega’s die bij elkaar zitten toch al veel te beantwoorden; laat desnoods notities maken.
17
Hulp nodig? Ik hielp al veel van je collega-professionals met een betere balans tussen werk en privé. Ik zou ook jou kunnen helpen, zodat je in slechts 4 sessies gegarandeerd weer stressvrij je werk doet, meer energie hebt en een leuker leven leidt. Dat kan op individuele basis, maar soms ook in teams. Voor je bedrijf of organisatie, of gewoon op persoonlijke titel. In afgelopen jaren werkte ik voor o.a.
Woningcorporatie Rochdale Gemeente Berkelland Gemeente Borne Rabobank Nederland Woningcorporatie ProWonen Waterschap Rijn & IJssel ROC Rijn-IJssel Staring College Spirotech Wansink & Partner Pactum Jeugdzorg Siemens Turbomachinery Rijkswaterstaat, diverse vestigingen afdelingen Hanzehogeschool, diverse Schools Ministerie OC&W, diverse directoraten
Ik kan ook jou helpen. Mis niet langer deze kans op professionele begeleiding en neem contact met me op! Mijn emailadres is
[email protected]
18
Verantwoording Voor dit boekje heb ik gebruik gemaakt van mijn eigen ervaringen, eigen publicaties en extern bronmateriaal:
Bronnen: - Timemanagement, Ian Fleming (ISBN 90-269-6891-4) - Timemanagement, Katie Jones (ISBN 90-76050-63-5) - Tijd maken, the Mindgym (ISBN 90-2299288-8) - Timemanagement voor dummies (ISBN 97-890-430-1822-7)
Foto’s: - iStockphoto - Steve Vrakking
19
de Tijd aan jezelf Zelf actieve keuzes maken voor de besteding van je werktijd Goed omgaan met je tijd is voor ons allemaal belangrijk. Wie grip heeft op zijn planning, heeft ook meer grip op zichzelf. En dat betekent dat je productiever bent, minder stress ervaart en meer plezier uit je werk haalt. Maar hoe krijg je je tijdsbesteding onder controle? Onderbrekingen horen zelden tot je eigen taken. Het zijn Tijdrovers, ‘dingetjes’ voor een ander, werk dat helemaal niet bijdraagt tot je eigen resultaat. Je zegt er te gemakkelijk "ja" tegen. Dat laatste is ook het goede nieuws: de meeste Tijdrovers haal je jezelf op de hals. In dat opzicht is er dan ook eenvoudig wat aan te doen. Zo krijg je de tijd weer aan jezelf.
John Vrakking is trainer en geregistreerd NLP Master Coach. Hij leert je de manier waarop je met je tijd omgaat meer in overeenstemming brengen met wie je wilt zijn en wat je wilt achterlaten. Hij woont samen met zijn partner en dochter aan de rand van Haaksbergen. De ruimtelijkheid en de rust daar inspireren hem elke dag opnieuw. Volg hem op Twitter, Facebook of LinkedIn
978-94-91128-08-0 NUR 807 http://www.johnvrakking.nl/
John Vrakking | Coach voor gestreste professionals 20
