Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva města Česká Lípa 1.1 Dle ust. § 78 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích náleží členovi zastupitelstva města v souvislosti s výkonem jeho funkce cestovní náhrady ve výši a za podmínek stanovených právními předpisy platnými pro zaměstnance města Česká Lípa v pracovním poměru. 1.2 Poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva města se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, platnými prováděcími vyhláškami k tomuto zákonu a zásadami schválenými zastupitelstvem města usnesením č. 273/H/2012 v souladu s ust. § 84 odst. 2 písm. t) zákona o obcích. Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva obce upravují bližší podmínky při vysílání členů zastupitelstva města na pracovní cesty a poskytování náhrad výdajů při těchto cestách.
2. Pracovní cesta 2.1 Pracovní cestou člena zastupitelstva města se rozumí časově omezené vyslání člena zastupitelstva k výkonu zastupitelských povinností městem Česká Lípa mimo obec. 2.2 Zahraniční část pracovní cesty začíná i končí v případech jiné než letecké přepravy okamžikem překročení státní hranice, u letecké přepravy odletem a příletem příslušného leteckého spoje na tuzemské letiště podle letového řádu. 2.3 O vyslání člena zastupitelstva města na tuzemskou a zahraniční pracovní cestu rozhoduje za město Česká Lípa porada vedení města (starostka města, místostarostka, místostarosta a tajemník MěÚ). Pracovní cestu potvrzuje dále uvedená oprávněná osoba k povolení pracovní cesty: • u starostky – místostarostka, v případě její nepřítomnosti místostarosta • u místostarostky a místostarosty – starostka • u neuvolněných členů zastupitelstva města – starostka Porada vedení města určí dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy (dopravní prostředek) a ubytování, výši kapesného v případě zahraniční pracovní cesty a příp. další podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad.
3. Náhrady při pracovních cestách 3.1
Stravné a kapesné
3.1.1 Stravné při tuzemské pracovní cestě Za každý den pracovní cesty náleží členovi zastupitelstva města stravné podle doby trvání pracovní cesty. Stravné při tuzemské pracovní cestě se poskytuje v závislosti na délce trvání pracovní cesty. Aktuální výši stravného dle platných právních předpisů sdělí referent personalistiky a mezd. 1
Bylo-li zastupiteli města během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zastupiteli stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však18 hodin c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin Stravné zastupiteli nepřísluší, pokud mu během pracovní cesta, která trvá a) 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla b) 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla 3.1.2 Stravné při zahraniční pracovní cestě Stravné při zahraniční pracovní cestě se poskytuje v cizí měně. Výši denní sazby stravného v cizí měně stanoví vyhláškou Ministerstvo financí ČR ve Sbírce zákonů pro příslušný kalendářní rok. Zastupiteli přísluší zahraniční stravné, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá a) déle než 18 hodin ve výši základní sazby b) déle než 12 hodin nejvýše však 18 hodin – ve výši dvou třetin základní sazby c) 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zastupiteli vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 176 zákoníku práce, ve výši jedné třetiny základní sazby. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zastupiteli právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného podle §163 zákoníku práce. Bylo-li zastupiteli během zahraniční pracovní cesty v zahraničí poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zastupiteli zahraniční stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu a) 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby b) 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby c) 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby Zahraniční stravné zastupiteli nepřísluší, pokud mu během pracovní cesta, která trvá a) 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla b) 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. 3.1.3 Kapesné při zahraniční pracovní cestě Porada vedení města při určování podmínek pracovní cesty rozhodne, zda členovi zastupitelstva města při zahraniční pracovní cestě bude poskytnuto vedle stravného kapesné v cizí měně. Kapesné může být poskytnuto do výše 40 % určeného stravného náležejícího podle délky zahraniční pracovní cesty, tedy před případným krácením stravného za poskytnuté jídlo.
2
3.2
Nutné vedlejší výdaje
3.2.1 Náhradu nutných vedlejších výdajů vzniklých v souvislosti s plněním povinností zastupitele na pracovní cestě upravuje ust. § 164 a 171 zákoníku práce. 3.2.2 Za nutné vedlejší výdaje lze považovat zejména parkovné, poplatek za úschovu zavazadel apod. 3.2.3 Za nutné vedlejší výdaje nelze považovat např. pokuty za dopravní přestupky, vynaložené náklady za opravy soukromého motorového vozidla, spoluúčast při pojistném plnění apod.
4. Použití soukromého motorového vozidla V případě, že nebude možno využít služební nebo referentské vozidlo dle „Provozního řádu dopravy“, lze požádat o souhlas s použitím soukromého motorového vozidla při pracovní cestě (příloha č. 3), ke kterému bude přiložena „nevykrytá žádanka o přepravu“:
4.1
Za náhradu jízdného hromadného dopravního prostředku
4.1.1 Osoba potvrzující povolení k pracovní cestě výjimečně povolí použití soukromého motorového vozidla tehdy, kdyby jinak z ekonomických důvodů nařídila použití prostředku hromadné dopravy. V tomto případě sjedná se členem zastupitelstva města náhradu ve výši ceny jízdenky hromadného dopravního prostředku a v cestovním příkazu vyznačí: „AUV povoleno za náhradu jízdného hromadného dopravního prostředku“. 4.1.2 Podmínkou pro udělení souhlasu k použití soukromého motorového vozidla je: • prokázání platného pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a havarijního pojištění vozidla, • oprávněnou osobou schválený „Cestovní příkaz“ - příloha č. 1 A • vyplněný tiskopis „Souhlas s použitím soukromého motorového vozidla“ - příloha č. 3.
4.2
Za sazbu základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty
4.2.1 Ve výjimečných případech může člen zastupitelstva města použít k pracovní cestě soukromé motorové vozidla. Člen zastupitelstva města požádá osobu potvrzující povolení k pracovní cestě o souhlas s použitím soukromého motorového vozidla na tiskopise „Souhlas s použitím soukromého motorového vozidla“ - příloha č. 3. 4.2.2 Povolení se uděluje s přihlédnutím k hospodárnosti a účelnosti uskutečňované pracovní cesty. Podmínkou pro udělení souhlasu k použití soukromého motorového vozidla je doložení požadovaného v bodě 4.1.2.
3
4.2.3 Členovi zastupitelstva města náleží za každý l km jízdy sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. 4.2.4 Výše sazby základní náhrady je stanovena platnou vyhláškou MPSV pro daný kalendářní rok. Aktuální údaje sdělí referent personalistiky a mezd. 4.2.5 Náhrada výdajů za pohonné hmoty přísluší členovi zastupitelstva města dle ceny PHM v době použití vozidla nebo dle přílohy č. 3 a přepočtené spotřeby PHM vozidla vypočtené aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla. V případě, že nebude v technickém průkazu uvedena průměrná spotřeba PHM vozidla, bude postupováno v souladu s § 158 odst. 4 zákoníku práce. 4.2.6 Pro vyúčtování cestovních náhrad při použití soukromého motorového vozidla je nutno předložit referentovi personalistiky a mezd: • fotokopii technického průkazu s údaji o spotřebě PHM, • doklad o nákupu PHM (nebude-li tento doklad předložen, náhrada za spotřebu PHM se vypočte s použitím vyhlášky MPSV, a to z průměrné ceny – příloha č. 3 • řádně vyplněný, členem zastupitelstva města podepsaný a odpovědnou osobou podepsaný „Cestovní příkaz“ - příloha č.1 A • řádně vyplněný a odpovědnou osobou schválený „Souhlas s použitím soukromého motorového vozidla“ - příloha č. 3.
5. Zálohy na pracovní cesty Zúčtovatelná záloha až do předpokládané výše cestovních náhrad bude zastupiteli poskytnuta na základě schváleného a podepsaného cestovního příkazu dle bodu 2.3 a v souladu s ust. § 183 zákoníku práce.
6. Cestovní příkazy a vyúčtování pracovní cesty 6.1 Referent personalistiky a mezd vyplní se členem zastupitelstva města před nastoupením jak tuzemské, tak zahraniční pracovní cesty tiskopis „Cestovní příkaz“ – viz příloha č. 1 A nebo č. 2 A, event. č. 3 a předloží jej osobě odpovědné dle bodu 2.3 k podpisu. 6.2 Před nástupem na zahraniční pracovní cestu je vyslaný člen zastupitelstva města povinen vyzvednout si u referenta personalistiky a mezd potvrzení o sjednaném cestovním pojištění do zahraničí. 6.3 Po návratu z pracovní cesty je člen zastupitelstva města povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předložit referentovi personalistiky a mezd: • písemnou zprávu z tuzemské pracovní cesty, která zůstane založena na sekretariátu starostky a písemnou zprávu ze zahraniční pracovní cesty, která bude po vyúčtování této pracovní cesty předána k informaci radě města • vyúčtování v „Cestovním příkazu“ a předložit doklady k vyúčtování, včetně vrácení přeplatku proti vyúčtování zálohy na pokladnu MěÚ 4
6.4 Referent personalistiky a mezd zkontroluje vyúčtování, schválí jej dle dispozičních oprávnění, předá k zaúčtování a k vyrovnání doplatku nebo přeplatku na pokladnu MěÚ. 6.5 Záloha na zahraniční pracovní cestu se vyplácí v pokladně MěÚ v příslušné zahraniční měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí nároky člena zastupitelstva města, vrací člen zastupitelstva města do pokladny MěÚ do deseti pracovních dnů ve měně, kterou mu město Česká Lípa poskytlo, nebo v měně, na kterou člen zastupitelstva města tuto měnu v zahraničí směnil ve směnárně, nebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha na zahraniční pracovní cestu nižší, než činí nároky člena zastupitelstva města, doplácí město Česká Lípa členovi zastupitelstva města v české měně. 6.6 Referent personalistiky a mezd vede evidenci uskutečněných tuzemských a zahraničních pracovních cest. 6.7 Za oprávněnost proplacení cestovních náhrad zodpovídá osoba uvedená v bodě 2.3. Člen zastupitelstva města (v cestovním příkaze účtovatel) svým podpisem v „Cestovním příkazu“ stvrzuje, že všechny údaje uvedl pravdivě, úplně a správně. Všechny požadované náhrady musí být členem zastupitelstva města prokázány s dodržením principu dokladovatelnosti a průkaznosti. 6.8 Za správnost vyúčtování cestovních náhrad dle předložených dokladů zodpovídá referent personalistiky a mezd a za proplacení pokladní.
7. Závěrečná ustanovení 7.1 Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva města nabývají účinnosti dne 17.12.2014 a nahrazují Zásady pro poskytování cestovních náhrad členům zastupitelstva města schválené usnesením zastupitelstva města č. 273/H/2012. 7.2. Změny zákonů a jiných závazných právních předpisů automaticky nahrazují dotčená ustanovení.
5
Příloha č. 1A Firma: Město Česká Lípa
POČÁTEK CESTY (místo, datum, hodina)
Osobní číslo
CESTOVNÍ PŘÍKAZ
Útvar
zastupitelstvo města
1. Příjmení, jméno, titul
Telefon, linka
2. Bydliště
Normální pracovní doba Od________ do___________
MÍSTO JEDNÁNÍ
ÚČEL CESTY
KONEC CESTY (místo, datum)
3. Spolucestující 4. Určený dopravní prostředek (u vlastního vozidla druh, SPZ) 5. Povolená záloha Kč vyplacená dne pokl. doklad č. ..........................XXXX.......................... ............…………………………………………………………….. podpis pokladníka datum a podpis oprávněného k povolení cesty
VYÚČTOVÁNÍ PRACOVNÍ CESTY .. 6. Zpráva o výsledku pracovní cesty byla podána dne: se způsobem provedení souhlasí: 7. Výdajový – příjmový pokladní doklad číslo__________________ Účtovaná náhrada byla přezkoušena a upravena na Kč__________________ Vyplacená záloha__________________________ Kč Doplatek – přeplatek________________________Kč Slovy:
...................................... Datum a podpis pracovníka který upravil vyúčtování
................................................ Datum a podpis příjemce (průkaz totožnosti)
...............................XXX............................................ Datum a podpis odpovědného pracovníka
Má dáti
Dal
ÚČTOVACÍ Částka
PŘEDPIS Středisko
Zakázka
Poznámka o zaúčtování:
................................................. Datum a podpis pokladníka
......................................... Schválil
6
Příloha č. 1B Vyúčtování pracovní cesty Datu m
1
Počet přiložených dokladů:
Odjezd – Příjezd1) Místo jednání podtrhněte
2
hod.
Odjezd Příjezd Odjezd Příjezd Odjezd Příjezd Odjezd Příjezd Odjezd Příjezd Odjezd Příjezd Stravování bylo poskytnuto bezplatně: Ubytování bylo poskytnuto bezplatně: Volná – zlevněná jízdenka: Pobírám odlučné:
Použitý doprav -ní prostře -dek2)
3
Vzdálenost v km3)
4
* ano – ne ano – ne ano – ne ano – ne
Sazba za km4)
5
Počátek a konec pracov. výkonu (hodina)
Jízdné a místní doprava
Stravné (přípl. na stravné)
Nocležné
Kč 7
Kč 8
Kč 9
6
Nutné vedl. výd.
Celkem
Upraveno
parkovné
Kč 10
Kč 11
Kč 12
Celkem Záloha Doplatek - Přeplatek
Prohlašuji, že jsem všechny údaje uvedl úplně a správně. O – osobní vlak AUS – auto služební R – rychlík AUV – auto vlastní *pozn.: dle „Zásad pro poskytování cestovních náhrad …“ stravné kráceno………. A – autobus MOS – motocykl služební L – letadlo P – pěšky 1) Dobu odjezdu a příjezdu vyplňte podle jízdního řádu. ……..................................... 2) Uvádějte ve zkratce. Datum a podpis účtovatele 3) Počet km uvádějte jen při použití jiného než hromadného dopravního prostředku. 4) Uvádí se pouze při uplatňování náhrad podle sazby za kilometry. Podrobnosti viz. zákon č. 119/1992 Sb. POZNÁMKY: Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší přílohy: a) náhrada prokázaných jízdních výdajů b) náhrada prokázaných výdajů na ubytování c) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů d) stravné
7
Příloha č. 2 A
Příkaz k zahraniční pracovní cestě č. … /rok I. Příkaz k jízdě vyplňuje vysílající před pracovní cestou a) jméno a funkce osoby vysílané na pracovní cestu b) účel pracovní cesty c) cíl pracovní cesty d) projednáno v poradě vedení dne e) předpokládaná doba pobytu v cizině f) zajištěné služby v cizině g) kapesné ve výši h) záloha na stravné v jednotlivých dnech Celkem: i) záloha na věcné výdaje
Datum:
Podpis oprávněné osoby: …………………….
II. Zúčtovatelná záloha devizových prostředků (stravné, kapesné a další výdaje) a) druh cizí měny b) výše prostředků
Datum:
…………….
Podpis vyslané osoby: …………………………….
8
Příloha č. 2 B
Příkaz k ZPC č. Jméno, příjmení
III. Vyúčtování pracovní cesty a) den a hodina překročení státní ČR při výjezdu a návratu
hranice
b) doklady o výdajích v cizině (viz přílohy výše a druh měny) c) počet ujetých km (viz záznam o provozu) d) rozsah zajištěného bezplatného stravování v jednotlivých dnech e) doplaceno účastníkovi pracovní cesty (výše/měna) f) vráceno účastníkem pracovní cesty (výše/měna)
Datum:
podpis vyslané osoby:
……………………….
Datum:
podpis referenta personalistiky a mezd:
……………………..
IV. Zpráva z pracovní cesty Předána dne:
podpis referenta personalistiky a mezd:
……………………..
Zpráva ze zahraniční pracovní cesty zpracována a předána ………………kým……………….
9
Příloha č. 3
Souhlas s použitím soukromého motorového vozidla při pracovní cestě V souladu s § 157 zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, povoluji použít soukromé motorové vozidlo k pracovní cestě. Typ vozidla a SPZ:
…………………………….
Jméno a adresa majitele vozidla:
…………………………….
Cíl – účel služební cesty:
…………………………….
Já, žadatel, čestně prohlašuji, že výše uvedené motorové vozidlo je havarijně pojištěno, a to jak na škodu vzniklou na vozidle, tak na zdraví řidiče a spolujezdců, a že v případě pojistného plnění budu uplatňovat škodu u dále uvedené pojišťovny. Číslo pojistné smlouvy:
………………………………
Pojištěno u pojišťovny:
……………………………...
Datum:
……………………………..
…………………………………… Podpis žadatele
…………………………………….. Podpis schvalujícího (osoba oprávněná dle bodu 2.3)
___________________________________________________________________________
Výpočet úhrady za použití soukromého motorového vozidla (bude provedeno žadatelem po ukončení pracovní cesty a předloženo spolu s Cestovním příkazem úseku personalistiky a mezd) Stanovení úhrady za ujetý km u soukromého motorového vozidla, použitého k pracovní cestě se vypočte následujícím způsobem: sazba za 1 km jízdy = základní sazba + průměrná spotřeba dle TP x cena pohonných hmot 100
Cena pohonných hmot - nafta, benzin (pokladní doklad, nebo cena dle vyhlášky) Průměrná spotřeba dle technického průkazu: Základní sazba náhrady na 1 ujetý km: Celkem náhrada za 1 ujetý km:
……….. ……….. ……….. .………. 10
