Základy interní komunikace 31.ledna 2011
CO TO JE INTERNÍ KOMUNIKACE
Interní komunikace se zabývá formálním i neformálním předáváním informací uvnitř organizace. Jejím cílem není pouhé zprostředkování informací, ale i ovlivňování přístupu a jednání zaměstnanců, které má vliv na dosahování výsledků společnosti.
2
2
CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE
Správně vedená IK • správná sdělení • správným skupinám zaměstnanců • prostřednictvím správných médií • ve správný čas
3
CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE
4
Správně vedená IK
Vede k
• správná sdělení • správným skupinám zaměstnanců • prostřednictvím správných médií • ve správný čas
• žádoucím postojům a jednání • osobní iniciativě a proaktivitě • loajalitě a pozitivnímu vztahu ke značce či organizaci • týmové spolupráci • dodržování interních pravidel a procesů • zvýšení produktivity práce • usnadnění přijímání změn
CO TO JEN INTERNÍ KOMUNIKACE
5
Správně vedená IK
Vede k
Výsledkem jsou
• správná sdělení • správným skupinám zaměstnanců • prostřednictvím správných médií • ve správný čas
• žádoucím postojům a jednání • osobní iniciativě a proaktivitě • loajalitě a pozitivnímu vztahu ke značce či organizaci • týmové spolupráci • dodržování interních pravidel a procesů • zvýšení produktivity práce • usnadnění přijímání změn
• splněné obchodní a finanční cíle • žádoucí firemní kultura • zaměstnanci = ambasadoři značky • spokojení zákazníci • nové obchodní příležitosti • žádaný zaměstnavatel • minimalizovaná rizika • inovace
ÚČASTNÍCI INTERNÍ KOMUNIKACE
Zaměstnanci a jejich rodiny Bývalí zaměstnanci Odbory Management Majitelé společnosti
6
5 pravidel úspěšné interní komunikace
7
Pravidlo 1
Volba komunikačního kanálu musí vždy odpovídat cílové skupině a účelu komunikace!
8
NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE - ODBORNÉ
Organizační řád Schéma organizační struktury Zápisy z porad Memoranda, oběžníky, manuály Interní telefonní seznam Nástěnky, vývěsky, interní rozhlas Organizování pracovních schůzek Pracovní výjezdy Vnitropodnikové konference Instruktážní filmy Politika společnosti Intranet Elektronická pošta SMS zprávy
9
9
NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE ROZŠÍŘENÉ O SPOLEČENSKOU STRÁNKU Interní časopisy, zpravodaje, bulletiny Brožury Výroční zprávy pro zaměstnance Společenské akce Interní reklama Filmy představující společnosti Politika společnosti (např. postoj k charitě, CSR) Elektronická pošta Intranet
10
10
NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE - OSTATNÍ
Plat a jeho pobídkové složky Zaměstnanecké akcie, podíly na zisku Nefinanční výhody Systém hodnocení zaměstnanců Motivační programy Školicí a vzdělávací aktivity Sociální podmínky Elektronická pošta a intranet Vybavení kanceláří Pracovní prostředí jako celek
11
11
NÁSTROJE INTERNÍ KOMUNIKACE Osobní x neosobní komunikace Osobní komunikace Sdělení (top) managementu Setkání managementu s vybranými skupinami zaměstnanců (jednání, prac. obědy, setkání) Zaměstnanecká fóra Týmové briefingy Pracovní jednání napříč odděleními Systémy ocenění (nefinanční)
12
„Neosobní“ komunikace E-mail Intranet Zaměstnanecké publikace Video a audio konference Průzkumy a dotazníky, schránky
12
Pravidlo 2
Zbavujte zaměstnance nejistoty a posilujte v nich hrdost na to, že jsou součástí něčeho velkého!
13
CO A KDY KOMUNIKOVAT
Změny, které mohou v zaměstnancích vzbudit pocit ohrožení nebo naopak příležitosti – změny v majetkové struktuře, výrobě, pracovních podmínkách… Úspěchy a neúspěchy Krizová a riziková témata Témata zvyšující motivaci a loajalitu zaměstnanců
14
14
Pravidlo 3
Interní a externí komunikace musí být vždy v časovém i věcném souladu!
15
INTERNÍ & EXTERNÍ KOMUNIKACE
Zaměstnanci se nesmějí o změnách dozvědět z médií Média se nesmějí o změnách dozvědět od zaměstnanců NENÍ ROZDÍL MEZI INTERNÍ A EXTERNÍ KOMUNIKACÍ
16
Pravidlo 4
Dialog, ne jednosměrná komunikace!
17
Má-li IK dlouhodobě fungovat, nesmí se jednat pouze o jednosměrnou komunikaci, ale o dialog a vzájemnou interakci Interní komunikace informuje, motivuje a zajišťuje zpětnou vazbu
18
Pravidlo 5
Důvěra je nejcennější kapitál, který se jednoduše ztrácí a špatně získává zpět!
19
ROLE HR ODDĚLENÍ
Nutná úzká spolupráce mezi HR a PR při vyhledávání témat. HR zodpovídá za nábor zaměstnanců a jejich rozvoj, PR zodpovídá za tok informací uvnitř firmy.
20
20
ÚKOL Zadání Jste jmenován/a manažerem/kou interní komunikace v čínské společnosti, která otevírá svou evropskou centrálu a výrobní závod v menším městě 50 km od Prahy. Firma je výrobcem hi-fi techniky pro domácnosti. Připravte koncepci interní komunikace, kterou zítra budete obhajovat na jednání s ředitelem společnosti
21
Interní krizová komunikace
22
PŘÍPRAVA NA PRVNÍM MÍSTĚ Většina krizí vypadá na začátku neškodně, je proto zpočátku přehlížena. Včasná a profesionální komunikace by přitom často mohla pomoci následné krizi předejít
23
KRIZOVÁ INTERNÍ KOMUNIKACE Potenciální krize a riziková témata fúze a integrace firem vyčlenění částí firem změna vnitřní organizační struktury rušení části aktivit firmy propouštění rozjezd nových aktivit …
24
24
INTERNÍ KRIZOVÁ KOMUNIKACE Několik základních doporučení Pečlivě připravte plán komunikace ke všem cílovým skupinám Zabraňte dohadům a informačním šumům jednoznačnou a otevřenou komunikací Spolupracujte se všemi zainteresovanými odděleními ve firmě Informujte zaměstnance ve stejném okamžiku jako média (s odbory projednejte s předstihem) Interní i externí komunikace musí být ve věcném i časovém souladu Nastane-li krizová situace, vzájemná koordinace uvnitř firmy je rozhodujícím faktorem Krizový manuál musí definovat odpovědnosti a oprávnění a musí být pro všechny závazný Investujte do komunikačních schopností nižšího a středního managementu, vyplatí se to
25
NIC SE NEZMĚNILO „To, co vytváří základ naší existence, nejsou fakta. Jsou to názory lidí na fakta. A co víc, názory na názory.“ Epiklétos, 1.století n.l.
26
ÚKOL Zadání Během dnešní dopolední směny se ve výrobě vážně zraní jeden ze zaměstnanců. Vše nasvědčuje tomu, že se jednalo o jeho pochybení. Vaše společnost je největším zaměstnavatelem v regionu. Jak budete jako manažer/ka komunikace postupovat?
27
ÚKOL Zadání Máte zodpovědnost za interní komunikaci ve společnosti provozující síť supermarketů. Dnes odpoledne byl zatčen šéf oddělení nákupu kvůli podezření z korupce. O události referovaly ve hlavním zpravodajství všechny televizní stanice. Navrhněte jednotlivé kroky v interní komunikaci. Nyní je 21 hodin
28
ÚKOL Zadání Vaše firma je součástí mezinárodní skupiny vyrábějící nátěrové hmoty. V Šumperku máte jediný český výrobní závod, který vyrábí barvy jak pro průmyslovou výrobu, tak pro koncové zákazníky. Centrála Vaší společnosti rozhodla z ekonomických důvodů o přesunu výroby barev pro koncové zákazníky do jiného závodu na Ukrajině. V ČR tak zůstane pouze výroba průmyslových barev a o práci přijde 300 z celkem 500 zaměstnanců. Veškerá výroba musí být přesunuta do konce roku. Navrhněte postup interní komunikace a její načasování.
29
