Zadání struktury a funkcí interního eshopu
Interní eshop bude vytvořený proto, aby usnadňoval a automatizoval procesy od zákazníkovy objednávky až po expedici zboží. Základem bude rozhraní, které bude komunikovat s účetním programem Pohoda, na druhé straně pak budou internetové obchody, slevové servery a prostředí pro ovládání Aukra (webApi).
POHODA
INTERNÍ ESHOP
XVECI.CZ CHYTREPRODUKTY
SLEVOWEBY
OFICIÁLNÍ ESHOPY
AUKRO
1. INTERNÍ ESHOP Interní eshop bude rozhraní, ve kterém bude možné spravovat nabídky jednotlivých eshopů – tedy názvy produktů pro jednotlivé eshopy, popisky,ceny, je potřeba počítat s různými jazyky a různými měnami, poštovné, fotky, videa atd. Tyto parametry bude možné zvolit pro všechny eshopy jednotlivě, zároveň bude možné vytvořit jeden produkt pro více eshopů (jeden produkt se bude zobrazovat a tedy prodávat ve více eshopech). Dále bodově: produkty bude možné jednoduše kopírovat do jednotlivých eshopů, stejně tak z nich půjde produkt z prostředí interního eshopu odebrat. přidávání souborů a fotografií přes FTP eshopy bude možné ovládat plně z interního eshopu (týká se vkládání, mazání, úprav produktů). Každý jednotlivý eshop povede samozřejmě vlastní agendu objednávek, v interním eshopu pak bude možné vidět v záložce „objednávky“ všechny objednávky ze všech eshopů, samozřejmostí je filtrování objednávek podle eshopu, ze kterého pochází, dále pak vyhledávání dle emailu, jména, ID... Interní eshop bude také zásadní pro expedování zásilek – vše v kooperaci se záložkou „SKLADY“
1.1.
SKLADY V INTERNÍM ESHOPU
Interní eshop povede skladovou agendu. Ta bude spočívat v tom, že si minimálně každé ráno, ovšem také pokaždé, kdy dojde ke změně skladů v Pohodě (třeba na základě přijatého zboží na sklad) nahraje z Pohody pomocí XML aktuální stavy zboží a během dne – na základě objednávek ze VŠECH eshopů a slevowebů - bude informace o skladových zásobách pro potřeby zobrazování na webech interní eshop pro svoje potřeby aktualizovat. Aktuální sklady budou také důležité proto, že interní eshop bude hlavní nástroj pro EXPEDICI ZBOŽÍ. V přehledu objednávek bude několik exportů: Jedním z nich bude export objednávek z předchozích dnů ze všech eshopů (+ aukra –pomocí WebApi), u kterých je zboží skladem (proto ty ranní aktualizace skladů) a které ještě expedovány nebyly. Další exporty: - export všech objednávek -export všech zatím neodeslaných objednávek, které se mají poslat, protože jsou buď na dobírku nebo jsou zaplacené předem (zjistí se na základě porovnání s bankovním exportem) -exporty podle jednotlivých eshopů a aukra -export zboží, které bylo odesláno v jednotlivé dny (např. vyfiltrování všeho odeslaného 3.8.2011 atd.)
Další tečka: Zboží, které se ten den ráno exportuje, bude ten den odesláno, protože bude skladem (díky tomu, že se to porovnává s Pohodou). Proto je velmi nutné, aby byl export 100% kompatibilní s Českou poštou. Tento export zboží, které je skladem a které se daný den expeduje, se pak očistí o ty objednávky, které nebylo možné ten den odeslat (může se stát – např. se rozbije poslední kus atd.) se pak po zabalení a expedici importuje zpět do interního eshopu. Na základě srovnání všech ID exportu s IDčkama v importu se zjistí, které objednávky nebyly odeslány. V ideálním případě budou oba dokumenty naprosto stejné, může se stát, že budou některé řádky (=objednávky) chybět. Interní eshop to musí poznat a 1. zařadit danou objednávku do těch, které teprve musí být expedovány, 2. u objednávek, které jsou v importu (jsou ten den expedovány) pak změní status v administraci zákazníka v jednotlivých eshopech na „expedováno dne...“, 3. Také u reálně expedovaných objednávek pošle informaci do Pohody o expedici zboží a změně skladových zásob – Pohoda k těmto objednávkám vytiskne faktury a skladník je vloží do balíčků.
Jak bylo řečeno, každé ráno se do záložky „Sklady“ v interním eshopu načtou aktuální stavy zásob z Pohody. Pokud v průběhu dne příjde dodávka, na základě FAP se XML feedem pošlou změny zásob do této
skladové evidence (kvůli aktuálnosti). Tato informace je pak důležitá pro následující: a. podle aktuálních zásob se tvoří „exporty“ pro expedici b. aktuální stavy zásob se budou zobrazovat u detailů produktů ve variantách: „Poslední kus skladem“, „1-2 kusů skladem“, „35 kusů skladem “ – poslední možnost bude zobrazena, i když bude skladem 5000 kusů. c. Informace o počtu kusů na skladu je také zásadní kvůli nastavení „kritických“ počtů: U produktů bude možné nastavit jejich „kritický počet“ – při jeho dosažení se tento počet zabarví do červena a pošle se automatický email s tímto obsahem: „Produktu A bude po dnešní expedici zboží na skladu „X“ kusů. Je potřeba jej objednat.“ Obsahem tohoto emailu bude také tabulka prodejnosti tohoto produktu ze všech prodejních za posledních 14 dní (1.8.=12 kusů, 2.8.=0 kusů atd) pro sledování trendů a přesnější objednávku. V mailu by mohlo být také „doporučený počet kusů k objednání“ podle jednoduchého vzorce: počet kusů k objednávce = (předpokládaná doba dodání od dodavatele + 7dní),
2. POHODA Interní eshop bude jako jediný z eshopů přímo propojený s Pohodou kvůli několika procesům: Interní eshop bude shromažďovat všechny objednávky ze všech eshopů (včetně slevowebů – trošku specifické, bude popsáno níže) a tyto objednávky bude importovat XML feedem do Pohody. V Pohodě povede agendy zákazníků databáze – budeme zákazníky rozlišovat pomocí emailu. Pokud změní adresu doručení a udělá objednávku s původním mailem, ze starého zákazníka se stane „duch“ a vytvoří se nový zákazník – on v administraci nic nepozná, jen se změní adresa. Zákazník ve své administraci uvidí status objednávky – tedy jestli bylo či nebylo expedováno. Zároveň se do Pohody budou zasílat XML informace o tomto stavu objednávky – při změně statusu na expedováno (v Pohodě „vyřízeno“) se vytisknou všechny faktury na zboží, které je ten den expedováno a přiloží se do balíčku.
Do Pohody se budou exportovat VŠECHNY objednávky z eshopů (do tohoto je počítáno i xveci a chytreprodukty) a ZAPLACENÉ objednávky ze prodejních Slevowebů (na základě změně statusu transakce z PayU), tady jsou dva vzorové případy: - zákazník udělá objednávku na klasickém eshopu a hned se to nehledě na způsob platby exportuje do Pohody. Následně se zboží expeduje podle způsobu platby – pokud je platba předem, čeká se na platbu (spárování 1x denně s exportem z bankovního účtu). Pokud je to na dobírku, expeduje se zboží hned následující den. (při objednávce do 12:00 a zároveň zboží skladem se expeduje ihned) - zákazník udělá objednávku např. na Skrblíkovi – ve Skrblíkovi (a interním eshopu) objednávka zůstává do chvíle, než je zaplacená. Až bude zaplacena, exportuje se do Pohody. Až pak se zobrazí v exportech a může se expedovat.
3. ESHOPY + SLEVOWEBY Zákazník uvidí svoje objednávky ve všech eshopech a slevowebech. Nově tam přibude (pokud tam není) i status objednávky. Automatické bude i „označování“ expedovaného zboží v systému - pomocí zpětného importu do interního eshopu. Viz bod 1.1. Zákazník díky tomu uvidí, kdy bylo zboží expedované (včetně notifikace mailem při expedici). Zákazník díky importu z České pošty – by měl v administraci vidět i číslo balíku. Kromě XML komunikace s poštou bude probíhat i automatická XML komunikace s bankou (zatím FIO), díky čemuž bude možné automaticky párovat platby a také dohledávat platby, které není možné spárovat (např. kvůli špatnému VS).
4. AUKRO Aukro je další z prodejních kanálů. Jeho propojení s interním eshopem bude přes WebApi. Pomocí interního eshopu se v záložce „aukro“ bude zobrazovat administrace aukro účtů, kterých bude několik. Bude možné vkládat na aukro „aukce“ interním Eshopem, v interním eshopu bude možné sledovat objednávky z Aukra a expedice zboží, které bude objednáno na Aukru bude probíhat naprosto stejně, jako kdyby se jednalo o klasický eshop. Aukro bude mít samozřejmě několik specifik – jako například nastavení jiných kritických bodů pro zaslání upozorňujícího mailu, trošku jinou administraci aukcí než u produktů na eshopech – ale to je podstatou nastudování WebApi.
5. POPIS VZOROVÉ TRANSAKCE (na dobírku) Jak to vidí zákazník 1. Zákazník provede objednávku a platbu dobírkou na některém z eshopů (např. Xveci.cz). 2. Příjde mu potvrzení o objednávce a informace o tom, že se objednávka zpracovává. 3. V administraci vidí, že objednávka „se zpracovává“. 4. Protože bylo zboží skladem (při objednávce viděl, že má eshop 5 a více kusů), hned ten den nebo druhý den (podle toho, kdy příjde objednávka) mu příjde na mail informace o tom, že zásilka dnes byla expedována. 5. Třetí (následující) den zákazník přebírá zboží – a platí za něj. V balíčku našel i fakturu
Jak to vidíme my zevnitř 1. V administraci Xveci se objeví objednávka na 1 kus zboží na dobírku. 2. Tato objednávka se exportuje do Pohody 3. Druhý den ji vidíme i v exportu objednávek, které je potřeba expedovat (protože je skladem a proto, že platba dobírkou – tedy nečeká se na spárování s bankou). 4. Export po očištění objednávek, které nebylo možné z různých důvodů expedovat, importujeme zpět do interního eshopu. Tím dojde k tomu, že se v Pohodě sníží sklad o 1 ks. Zároveň se z Pohody vytisknou faktury, které se přiloží do balíčků. 5. Zákazníkovi se mailem zasílá potvrzení o expedici. 6. Zákazník vidí v administraci, že zboží bylo expedováno (včetně data) a také tam díky exportu z pošty vidí číslo balíčku. 7. Zákazník přebírá balík a platí 8. My vidíme za pár dní v interním eshopu v objednávkách a také v eshopu, kterého se objednávka týká, že platba se již spárovala s objednávkou díky XML komunikaci interního eshopu s bankou.
