AB/013046
?
,
X
GEMEENTE
BQEKEL
i
Behoon bij;
L2/25263.../aa/z§Qø CONCEPT-JAARREKEMNG 2013
BrabantsHistorisch informatie Centrum
,
i
„ii
i
j
,i
i
s
4 aprii 2014 Hertogenbosch,
'Ã if
uiii
iiiSÃ
ii 1
ii i
U
iiiSi
li 1
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 1 van 28
i
AB/013046
Jaarverslag
ll
Paragrafen
_\oço\1pwu1-1>-wro--\
l
201 3 JAARREKEMNC
3
Kengetallen Verslaglegging Resultaatontwikkeling Weerstandsvermogen Onderhoudkapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering
Rechtmatigheid Verbondenpartijen 10. Organisatiegegevens 11. Ondertekening
lll
\OO0O0\l0'?<3\O\U1J>-l>-l>
lNHC)UDSOPC-/\VE
Jaarrekening
GWU1-l>l.›Jl\J-4
Balansper 31 december 2013 over 2013 Resultatenrekening Kasstroomoverzicht Grondslagenvan waarderingen resultaatbepaling Toelichtingop de balans Toelichtingop de resultatenrekening
10 11 12 13 16 21
UT-lš›UJ|\J-\
IV Overige gegevens
Controleplicht Statutaire bepalingeninzake resultaatbestemming Voorstelresultaatbestemming Gebeurtenissenna balansdatum Accountantsverklaring
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 2 van 28
25 25 25 25 26
AB/013046
1
1
G
;lH"`
L
“`šH`“`UHÉl$\(š`
M w
Z
É
a
M P
_d
w
mv m W
R
M .J
In
1 `
1
"M `
ê
1
""š
1
1 `
`
` ä
2 `
Q
;,“`i`
1
X
1
NM
I lj
"HQ"
É!
H" Egg
`
“KH
M ?`!"`l
“T
U
"Uw
`
1
H?wm “`!“"`vm„?Ww
"XIII
“Law
llll
šß
hw`W%=Hvh`MmW“`“,_ \MME
3
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 3 van 28
l
AB/013046
ll
Paragrafen
1. Kengetallen 2013
201 2 929.584 10.168 24.636 38,79 2,98 31,6 5,6 5,5
Bezoekenwebsite Bezoekenstudiezalen(Den Boschen Grave) stukken Aangevraagde Aantal medewerkers in FTEper 31 december incl. langdurigin procenten Ziekteverzuimpercentage Depotcapaciteit Den Boschin km. Depotcapaciteit Grave in km. Depotcapaciteitverhuurd aan derden in km.
843.950 10.027 25.811 37,02 4,61 31,6 5,6 5,3
2. Verslaglegging ln de "RegelingBrabantsHistorischCentrum” is opgenomen dat periodiekeen financieelverslagen Regelingenen de Gemeentewet een begrotingworden opgesteld.De Wet Gemeenschappelijke en en regeling gemeente begrotingsschrijvenvoor dat elke gemeenschappelijke opstellen,conform het BesluitBegrotingen Verantwoordingprovinciesen verantwoordingsstukken (BBV). Brabants HistorischinformatieCentrum (BHIC) volgtdit BesluitBegrotingen Het gemeenten
Verantwoordingprovinciesen gemeenten. i
il
3. Resultaatontwikkeling wordt dit bedragtoe te voegen Het rekeningresultaat bedraagtvoor 2013 6 6.831 positief.Voorgesteld tabel is een gecomprimeerde weergavevan de aan de algemenereserve. in onderstaande
resultaatontwikkelingweergegeven:
Bedragen* 6 1.000
2011
2012
2013
mutatie
4.659
4.672
4.681
9
370
330
313
-17
5.029
5.002
4.994
2.463
2.359
2.313
-46
_2%
196
205
190
-15
1 .699 223 82
1.722
1.759
37
1 71
1 65 163
-6 9
122
-13
263
27
-7% 2% -4% 6% -10% 11% -70% 1% 0% -7% 8%
Baten
Bijdragevan deelnemers(incl. huurcompensatíe) Overige opbrengsten Totaal baten
-a
0% -5% 0%
Lasten
Personeelskosten Afschrijvingmateriëlevaste activa Huisvestingskosten Organisatiekosten Collectiebeheer Dienstverlening Publieksbereik Diverse baten en lasten Financiëlebaten en lasten Totaal lasten Resultaat voor bestemming Harmonisatie deelnemersbijdragen Resultaat na bestemming
126
154 135
196
236
1
10
3
-7
79
79
80
1
-5.065
-5.0 71
-5 .O58
13
-36
-69
-64
5
39
66
71
5
3
-3
7
10
g
4
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 4 van 28
_
AB/013046
4.
i
Het BrabantsHistorischinformatieCentrum heefttot taak het behouden,bewerkenen benuttenvan de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabanten de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbeteringvan de digitaledienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbeteringvan de lokale dienstverlening. Daarnaastis het een taak van het BrabantsHistorischinformatieCentrum de gemeentelijkeinformatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecterenen daaroverte adviseren. Het BrabantsHistorischinformatieCentrum is er voor het verrichtenvan door de minister,de provincie, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.Voor de bekostiging van de uitvoeringvan deze taken is het BrabantsHistorischinformatieCentrum nagenoeggeheelafhankelijk van de gemeenten, waterschappen, provincie Noord-Brabanten het ministerie van OCW. Risico'sdie van invloedkunnenzijn op de toekomstige cijferszijn: ø Vertragingin de besluitvorming op bestuurlijkniveau; 0 Sociaaleconomische ontwikkelingendie gevolgenhebbenop subsidies; ø Wijziging in de hoogtevan de bijdragedoor de deelnemers; ø Wijzigingenin de gemeenschappelijke regeling; 0 CAO aanpassingen; 0 Wachtgeldverplichtingen; ø Verhogingenvan de huurpenningen die afwijkenvan de bijdragevan OCW. Het weerstandsvermogen bedraagtultimo 2013 E 411.234. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijkemate beïnvloeddoor de statuten (artikel 22) van de
gemeenschappelijke regeling,inzakede resultaatbestemming en het kunnenvormen van een resen/e. De regelinggeeft aan dat de reserve niet meer dan 10%van de gezamenlijke bijdragenmag bedragen,
tenzij door hen gezamenlijkeen ander percentage wordt vastgesteld.
in onderstaandetabel is het verloopvan de algemenereserve in 2012 en 2013 weergegeven:
Algemenereserve Stand 1 januari Bij: Nog te bestemmenrekeningresultaat 2013 Af: Nog te bestemmen rekeningresultaat 2012
íâ
2012 407.572 E
E 6
E 3.169 ë
Stand per 31 decemberê Algemenereserve in % van deelnemersbijdragen
l
l
l
?íf
1
l
~
404.403 E 8,7%
_;.„„..„„;an;
l
Weerstandsvermogen
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het BrabantsHistorischinformatieCentrum in staat is middelenvrij te maken om substantiële financiëletegenvallersop te vangen,zonder dat dit aanpassingvan het beleidvereist. ln dit jaarverslag wordt inzicht gegevenin het vermogenvan het BrabantsHistorischinformatieCentrum om risico's op te vangendie niet in de jaarrekening zijn ven/verkt.Een risico is de kansop het optredenvan een positieve dan wel negatieve gebeurtenisvan materieel belang,die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
2013 404.403 6.831
li
i
E
-
1
ii
411.234 8,8%
š
X 1
in de bestuursvergadering van april 2009 is hetbesluitgenomen een bestemmingsresen/e te vormen vanwege een vereveningstrajecten bevriezing van de deelnemersbijdragen. Hierdoor kunnende bijdragenvan de overige deelnemers worden op het niveau van 2009, oftewel6 3,92 per vastgesteld inwoner. Dit betekentin de praktijkgeen indexeringtot en met 2013. De kostenvan deze bevriezing van de bijdragenzullen worden betaalduit de vereveningsbijdragen van de vier gemeenten, aangevuld met een onttrekkingaan de reservesvan het BHiC. Voor dit doel is een bestemmingsreserve gevormd.
!
i
,fl
É i
li
ll
“i
'ji jjli
s Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 5 van 28
li
AB/013046
in 2012 en 2013 weergegeven: ln onderstaandetabel is het verloopvan de bestemmingsreserve
Besternmingsreserve Stand 1 januari Af: Onttrekkingen Stand per 31 december
2012 ë 6 ë
137.431 íâ 66.177 (=I 71.254 6
2013 71.254 71.254 -
5. Onderhoud kapitaalgoederen Het BrabantsHistorischinformatie Centrum beschiktover gebouwenen installatieswaan./oor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is eigendomen het volledigeonderhoudvan dit pandkomt voor rekeningvan het BrabantsHistorischinformatie Centrum. De locatie in Den Boschwordt gehuurd en het meeste onderhoudvan dit pandkomt voor rekeningvan de van de Rijksgebouwendienst verhuurder.Het huurderonderhoudkomt wel voor rekeningvan het BrabantsHistorischinformatie
opgesteld. Centrum. Voor beide pandenis een meerjarenonderhoudsbegroting
6. Financiering Onderdeel daarvan is dat ten Door het bestuur is het normenkadervoor rechtmatigheidvastgesteld. aanzien van financieelbeheerrisicoloosen zeer defensiefmet eventueleovertolligemiddelen wordt omgegaan.in 2013 zijn overtolligeliquide middelen,voor zover niet nodigals werkkapitaal,op een toestemming van spaarrekeningbij de Rabobankuitgezet. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande
het algemeenbestuur leningenaf te sluiten. De wettelijk vastgelegdekasgeldlimieten renterisiconorm zijn in het verslagjaarniet overschreden. De liquide middelen zijn in het verslagjaargedaaldvan ë 542.000 naar *E 309.000. De daling is decentraleoverheden per 14 veroorzaakt door de invoering van de Regelingschatkistbankieren dit dat zij verplichtzijn hun (tijdelijk)overtollige december2013. Voor decentraleoverhedenbetekent middelen in de schatkistaan te houden. Per 31 december2013 wordt een bedragvan ë 325.000 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. in 2013 wordt voldaan aan de Regeling schatkistbankierendecentraleoverhedendoor het niet overschrijdenvan het drempelbedrag.Het drempelbedrag(het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden)bedroeg in 2013 E 250.000. Het daadwerkelijkbenutte drempelbedragin 2013 bedroeg6 245.943. Voor een nadere toelichtingen analysevan de financieringsactíviteitenverwijzen wij naar het kasstroomoverzichtin de jaarrekening.
7. Bedrijfsvoering Het BrabantsHistorischinformatieCentrum kent drie afdelingen(Frontoffice, Backofficeen Middelen) en is onderverdeeldin clusters. Klantenservice ontvangt en distribueertvragen(gesteldper brief, telefoon, email, mondeling)over de diverseclusters.Daarnaastontvangt en verwijst het bezoekersop locatiesdoor naar andere clusters.De toegankelijkeoriginelenkunnen op diverselocaties door het publiekworden geraadpleegd. Het cluster Studiezaalzorgt voor deze dienstverlening.Het clusterICT ondersteuntde werkprocessen systemen. Steedsmeer data worden van alle clusters,die gebruikmaken van diverse geautomatiseerde Het d raagt zorg voor de optimaliseringvan dit Projectenbureau via onze website. digitaalgeraadpleegd proces.Daarnaast is het verantwoordelijkvoor productontwikkeling.
6
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 6 van 28
1
AB/013046
j
i
jr
De clustersInhoudelijkbeheeren Bibliotheekzorgen voor het toegankelijkmaken van informatie via
inventarissen,indexenen databases.Materieelbeheerbewerkt informatiedragers zodanigdat deze kunnenworden en de originelestaat bewaardblijft. Het clusterRelatiebeheer opgeslagen is de schakel tussen het BHIC en de archief\/ormers (gemeenten,overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren. Middelenondersteuntde werkprocessen van alle clustersop het gebiedvan organisatie,huisvesting, financiën en personeel.
f
Q
“
Directie
i I
l
Middelen
Ondernemingsraad
a
Vertrouwenspersoon
í j
3
l
ir
l
'E i
ii
li
.j
Projecten bureau
U
Klantenservice
II
Studiezaal
ll
lCT
U
Inhoudelijk beheer
1.
Materieel beheer
Relatie Beheer/
'
Archieftoezicht
8. Rechtmatigheid ln de "RegelingBrabantsHistorischCentrum” is opgenomen dat jaarlijkseen financieelverslagwordt opgesteldmet een verklaringomtrent getrouwheiden rechtmatigheid. Het algemeenbestuurwordt gevraagdregelsvast te stellenmet betrekkingtot de organisatievan de financiëleadministratie, kasbeheer,boekhouding,ontvangsten en betalingen.Daarnaastworden regelsopgesteldmet betrekkingtot de controleop de financiëleadministratieen het kasbeheer.Het gaat om rechtmatigheid in het kadervan de accountantscontrole.Dit begripis minder omvattenddan het juridischebegrip.Bij rechtmatigheidmoet worden vastgestelddat baten,lastenen balansmutaties rechtmatigtot standzijn gekomen.Dit blijft beperkttot handelingenwaaruit financiëlegevolgenvoortkomen.Behalveeen oordeel over de getrouwheid,wordt ook een explicietoordeel gevraagd over rechtmatigheid. in het kort gezegdbetekentdit dus dat de accountant een oordeelwordt gevraagdof gewerktis volgens vastgestelde afsprakenen regelgeving.
i
i
:l
i
i
!
ín l`
.i 1
ll
jl j ri
l
Eg 7
jl
iv Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 7 van 28
ii
i
AB/013046
in de regeiing"Administratieveorganisatieen interne beheersing(AO/lB)”. De afsprakenzijn vastgelegd voor realisatievan een adequateen betrouwbare middelen en maatregelen Hierin zijn de belangrijkste administratieveorganisatieen interne beheersing(AO/ IB) bij het BrabantsHistorischinformatie en verwerkenvan verzamelen,vastleggen Centrum beschreven.Bij AO/IBgaat het om het systematisch gegevens.Een administratieveorganisatieen interne beheersingzijn gerichtop de voor de dagelijksbedrijfsvoering,het kunnen functionerenen beheersenvan de informatieverstrekking af kunnen leggen. organisatieen het hierover verantwoording Er is inzicht in hoe de processenlopen,hoe de taakverdelingis en wie bevoegdis. Er zijn tegengestelde De mate zodat de kansop fraudeen misbruikbeperktworden (functiescheiding). belangengecreëerd, waarin dit kan is overigensafhankelijkvan de grootte van de organisatie.Nadereafsprakenen aspecten behorenook tot de AO/lB van een uitwerkingenvan/overadministratief-organisatorische opgesteld.Ten slotte wordt gebruikgemaaktvan organisatie.Hiertoe zijn autorisatietabellen voor het goedlatenfunctioneren van de en standaardformulieren werkinstructies,werkprogramma's
AO/lB. zijn door het Hoofd Middelen interne controlesuitgevoerd Voor de beoordelingvan de rechtmatigheid op werkingvan de AO/lB in het 1e kwartaal(week 16), het 26 kwartaal(week 31), het 38 lm/aitaal wordt gebruik (week 43) en het 4**kwartaal(week 4). Voor het uitvoeren van deze werkzaamheden en gemaaktvan het "Werkprogrammainterne audit". Dit werkprogrammabevatsysteemgerichte indien de uit w ordt van de getoetst. procedures controles,waarmee werking gegevensgerichte controlesblijkt dat er een fout in een procedurezit, wordt deze hersteld. van materiëlebetekenis inteme controlesgeen bijzonderheden Er zijn bij de uitgevoerde
geconstateerd. 9. Verbonden partijen organisatiewaarin het Brabants of publiekrechtelijke Een verbondenpartij is een privaatrechtelijke HistorischInformatieCentrum een bestuurlijken een financieelbelangheeft. Van een financieel belangis sprakebij het ter. beschikkingstellenvan een bedragdat niet verhaalbaaris indien de bestaatindien verbondenpartij failliet gaat, onderscheidenlijkhet bedragwaarvoor aansprakelijkheid is bij Een aanwezig bestuurlijkbelang nakomt. niet de verbondenpartij haarverplichtingen in het bestuurhetzij uit hoofde van stemrecht. hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging zeggenschap, verbonden heeft één partij, te weten de VerenigingVan Centrum Het BrabantsHistorischinformatie
EigenarenZuid-Ooster. ln dezeverenigingzijn behalvehet BrabantsHistorischinformatie Centrum, de Deze verenigingis Mooiland Maaslandvertegenwoordigd. gemeente Grave en woningbouwcorporatie Arnoud van de aan opgerichtin verbandmet het gezamenlijkhuisvestenin het kantoorpand Celderwegin Grave. Naam: Verenigingvan eigenarenZuid-Oosterte Grave; Openbaarbelang:gezamenlijkehuisvesting; Verhoudingdeelnemers:BHIC 11%, Gemeente Grave 39%, Mooiland Maasland50%; Vermogen 31-12-2013: ë 8.756 (vermogen 31-12-2012: â 947); Resultaat2013: -/- E 2.824 (resultaat 2012: 6 947). -
-
-
~
-
Organísatiegegevens : BrabantsHistorischCentrum : 's~Hertogenbosch Vestigingsplaats: Regeiingen : Openbaar Lichaam, volgensde Wet gemeenschappelijke Rechtsvorm Stadsarchief), : 's-Hertogenbosch, Grave, Oss (erfgoedlokaal/ Locaties: Veghel(ThuispuntVeghel) 1 0.
Statutaire naam
8
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 8 van 28
l
Samenstellingbestuur Per 1 januari 2014 is het voorzitterschap overgenomenvan mevrouw dis. J.L.M.Baantmans-Van den Boogaartdoor de heer P.L.B.A.van Geel.
'L
Naam Woonplaats Functie WNT De heer drs. P.L.B.A.van Geel Helmond Voorzitter 6 580 Mevrouw drs. l.L.M. Baartmans-Van den Boogaart 's-Hertogenbosch Lid E 925 Mevrouw F.P.A.M.van de Ven~ Van Lee Erp Lid Onbezoldigd De heer l.T.M. van Loon Oss Lid Onbezoldigd De heer mr. J.C.M. Pommer Sint-Michielsgestel Lid Onbezoldigd De heer prof. dr. H.C. Bunt Eindhoven Lid E 580
É
ï
`
l
11. Ondertekening
;=.a„.-1
l
Samenstellingdirectie De heer drs. R.C. BastiaanseMGM. ln het kadervan de WNT (Wet normeringbezoldiging topfunctionaríssenpubliekeen semipubliekesector) bedraagtde brutobeloning E 88.535. De onkostenvergoeding bedraagtE 0. De beloningbetaalbaarop termijn, zijnde de werkgeversbijclrage pensioenpremies,bedraagtä 16.403.
's-Hertogenbosch,4 april 2074
;:«:„..„„e;äz:
i
Doelstellingen Het behouden,bewerkenen benuttenvan de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de ProvincieNoord-Brabanten de archiefbewaarplaatsen van de deelnemendegemeenten en waterschappen. Daarnaastin volgordevan prioriteit: verbetering digitaledienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbeteringlokaledienstverlening.
drs. R.C. BastiaanseMCM
1
's-Hertogenbosch,7 juli 2074
Éfššï
1
AB/013046 7
drs. P.L.B.A.van Geel
drs. J.L.M.Baartmans-Van den Boogaart
. l
§
`1
F.P.A.M. van de Ven-Van Lee
ll
li,
J.T.M.van Loon
mr. J.C.M.Pommer
li
#5
prof.dr. H.C. Bunt
li
ll
lg 9
ll il
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 9 van 28
11 ll
all
Jun,
___iI.___
2
AB/013046
lll IAARREKENING 1. Balans per 31 december 2013
Materiële vaste activa
6 2.741.564
6 2.839.078
Investeringen met een economischnut
1 1
31 -1 2-201 3
31-12-2012
VASTEACT IVA
VLOTTENDE ACT IVA 3.1 69
6
Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbarelichamen Overige vorderingen
6 6
6
2.191
6
381.324
361.056 6 20.268 6 ,..._._._....._.-_----
39.307 6.450 E
45.757
Liquide middelen
ë
542.432
<5
309.091
Overlopende activa
E
84.698
E
73.372
_i._i....i±_-
(5
E 3.515.134
Totaal vaste activa
31 -1 2-201 3
31 -1 2-201 2
VASTE PASSIVA
6
E
Eigen vermogen Algemene re-sen/e Bestemmingsreserves 2013 Nog te bestemmenrekeningresultaat
'ë 6 6
404.403 71.254 -
Voorzieningen Onderhoudsegalisatievoorzieningen
3.507.542
É
É
6 g
404.403
6
6.831
-
...ï_....-.....ï_.------
6
475.657
6
411.234
6
137.930
6
149.734
Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar 6 2.310.000
Binnenlandsebanken
Q 2.200.000
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden
6
262.884
6
410.710
Overlopende passiva
6
328.663
6
335.864
_.__.._1..._......_---.
Totaal vaste passiva
_......_._...__...._.__.__.-
34 __§__§.515.1
10
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 10 van 28
AB/013046
l
2. Resultatenrekening over 2013
Werkelijk
Begroting
Werkelijk
201 2
2013
2013
Provincie Overige bedríjfsopbrengsten
Totaal baten E
2
Cthñbflbrlhrlh
Waterschappen
2.407.900 1.591.300 190.200 394.900 283.500 4.927.800
(W)
rfhölö?b?bf?ä
2.513.852 1.573.032 190.186 394.928 329.973 5.001 .971
(lh
Riiksoverheid Gemeenten
flh?h?läñläññ
Baten 2.494.939 1.591.300 190.200 404.603 312.547 4.993.589
f 1
1
„
.„:
:W
ll
lasten 2.312.609
189.938 1.759.166
93.100
?ññbrlh?h?b?hühñbdh
Collectiebeheer Dienstverlening Publieksbereik Diverse baten en lasten Financiëlebaten en lasten
2.350.200 213.200 1.754.500 196.600 84.500 148.100 158.900
?hflh?höhôb?h
Totaal lasten E 5.071.317
r'lh(l'f)(*l'1('br'h(l1'›(*f>(l\3<'ll`›
Organisatiekosten
2.358.960 204.620 1.721.991 171.291 153.975 135.277 235.556 10.235 79.412
?hfllötb
Personeelskosten Afschríjvingenmateriële vaste activa Huisvestlngskosten
165.364 163.376 122.155 262.967 2.301 80.136
E
4.999.100
E
5.058.012
l
„
if
:,1
Resultaatvoor bestemming 6
69.346~ E
Storting reserves
É
E
Onttrekking reserves Harmonísatie deelnemersbiidragen
íâ
66.177
71.300-
=E
E
E
71.300
6
64.423-
-
71.254
.l
\lull le
lš Resultaat na bestemming E
_=
3.169~ 6 _:
.
E
6.831
f
, ll
l
g
5
11
li
'lš Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 11 van 28
jg am.
al
AB/013046
3. Kasstroomoverzicht 31-12-2013
31-12-2012
Kasstroom uit operationele activiteiten
Aanpassingenvoor: afschrijvingen mutaties reserves mutaties voorzieningen
E 6
É
6
ë
-
E
tfhrihrih?brïß
-
-
155.956
1.77613.09724.551 13.864 59.463-
r?ür?ödhdbäb
Veranderingenin werkkapitaal: voorraden uitzettlngen looptijd < 1 jaar overlopendeactiva netto vlottende schulden < 1 jaar overlopendepassiva
6.831
§
189.938 71.25411.804 _;'*3_________
204.620 66.177-
17.513 .f5______
~
1
3.169-
6
Exploitatieresultaat
130.488
6
168.236-
978 335.56711.326 147.826 7.201
35.921-
6
É
l
Totaal kasstroom uit operationele activiteiten
Kasstroom uit investeringsactiviteiten investeringen in materiële vaste activa Mutatie leningen u/g
*E
6 E
Aflossinglanglopendeschulden Overige mutaties eigen vermogen
6 6
86.552-
Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten
Kasstroom uit financieringsactiviteiten Nieuw opgenomen leningen
116.866
6 E E
30.91 7-
*E
92.424-
E
11 0.000-
92.424-
86.552-
G
=š-É
E 6
1 10.000-
..
Totaal Kasstroom uit financieringsactiviteiten
rê
G
11 0.000-
1 10.000_
_._._._.........._..._...._...-_...
Mutatie geldmiddelen (inclusief kortlopende schulden aan kredietinstellingen)
G
79.686-
6
233.341-
6 6 6
622.118 542.432 79.686-
E *E 6
542.432 309.091 233.341
Eindsaldogeldmiddelen Saldo 1 januari Saldo31 december Mutatie
12
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 12 van 28
-
AB/013046
4. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling
4.1. Algemeen
Algemene waarderingsgrondslag De algemenegrondslagvoor de waarderingvan de activa en passiva,alsmedevoor de bepalingvan het resultaat,is de verkrijgings~of ven/aardigingsprijs.Voor zover niet andersvermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde.
i
l
'i
l
li
Grondslagenvoor het opstellen van de jaarrekening
i
Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begrotingen Verantwoording(BBV). De waarderingvan activa en passivaen de bepalingvan het resultaatvinden plaatsop basisvan historische kosten.Tenzij bij de desbetreffendegrondslagvoor de specifieke balanspostanderswordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet andersvoorschrijft, zijn de baten en lastentoegerekend aan de periode waarop deze betrekkinghebben. Baten worden slechtsopgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.Lasten en risico's die hun oorsprongvinden voor het einde van het verslagjaar,worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekeningbekend zijn geworden.
ii
.
.i
il
1
Vergelijking met voorgaand jaar De cijfers voor 2012 zijn, waar nodig, geherrubriceerdteneinde vergelijkbaarheidmet 2013 mogelijk te maken.
:l
l
Schattingen Bij het opstellenvan de jaarrekeningmaakt de ondernemingsleiding, overeenkomstigalgemeengeldende grondslagen,bepaaldeschattingenen veronderstellingendie medebepalendzijn voor de opgenomen bedragen.De feitelijke resultatenkunnenvan deze schattingenafwijken.
_
i
4.2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva
'i.jl
W
r` l
Materiële vaste activa
i
investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaarzijn en/of kunnen bijdragenaan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerdop verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingenen indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidiesworden in mindering gebrachtop de geïnvesteerdebedragen.De afschrijvingenworden gebaseerd op de geschatteeconomische levensduuren worden berekendop basisvan een vast percentage van de verkrijgingsprijs,rekening houdend met een eventuelerestwaarde.Er wordt afgeschrevenvanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasingwordt niet als actief in de balansverwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopendeverplichtingenwordt vermeld in de toelichtingop de balans.
r
i
.j
iii
nu
i
i
W
\il
li
wil
ii
.i
iš
voorraden De voorradenworden gewaardeerdtegen inkoopprijsof lagere marktwaarde.
i,ri]
Uitzettingen en overlopende activa De uitzettingen en overlopendeactiva worden opgenomen tegen nominale waarde,voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid.De posten hebbeneen verwachte looptijd van maximaal één jaar.
i
H
f .l
i
il ti
1
.1
ilig
T3
ri
lll
ii 1
i `
ii
1
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 13 van 28
.i
É r
l
AB/013046
Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-enbanksaldi) worden gewaardeerdop de nominalewaardeen staan, voor zover niet andersvermeld, ter vrije beschikkingvan de organisatie. Eigen vermogen Algemenereserve De algemene reserve dient als algehelebuffer om toekomstigetegenvallerste kunnen opvangen. Bestemmingsreserves
Onder een bestemmingsresen/ewordt verstaan een reservewaaraan door het bestuureen bepaalde bestemming is gegeven. Het bedragvan de bestemmingsreserveultimo het jaar dient onderbouwd te zijn van het algemeenbestuurdan wel opgenomen te zijn in het voorliggendevoorstel met bestuursbesluiten tot resultaatbestemming. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormdvoor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatumbestaan,waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten.De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schattingvan de bedragendie noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominalewaarde. Vaste schulden Onder de vaste schuldenworden schuldenopgenomen met een resterendelooptijd van meer dan één jaar. De schuldenworden gewaardeerdop de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schuldenen overlopende passivaworden opgenomen tegen nominalewaardeen hebben een verwachtelooptijd van maximaal één jaar.
Langlopendeniet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopendeverplichtingendie niet blijken uit de balans,worden vermeld in de toelichting op de balansonder “Niet uit de balansblijkende informatie".
4.3. Grondslagen voor de resultaatbepaling
Algemeen Het resultaatwordt bepaald als het verschiltussen de bedrijfsopbrengstenen alle hiermee verbonden, aan het verslagjaartoe te rekenenkosten. De kostenworden bepaaldmet inachtnemingvan de hierBaten worden verantwoordin het jaar waarin de opbrengst voor vermeldewaarderingsgrondslagen. is gerealiseerd.Lasten worden in aanmerkinggenomen in het jaar waarin dezevoorzienbaarzijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioenpremies Het BrabantsHistorisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. leeftijd recht op een Hiervoor in aanmerking komendewerknemershebben op de pensioengerechtigde pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salarisen dienstjaren. De regelingis ondergebracht bij het bedrljfstakpensioenfondsABP. Het BrabantsHistorischinformatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullendebijdragen in gevalvan een tekort bij het ABP, andersdan het effect van hogere toekomstige premies. Het BrabantsHistorischInformatie Centrum heeft daarom de pensioenregeling en heeft alleen de verschuldigdepremies tot en met het verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling einde van het boekjaar in de jaarrekeningverantwoord.
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 14 van 28
AB/013046
l
1
Afschríjvingen De afschrijvingenzijn gerelateerdaan de verkrijgingsprijsvan de desbetreffendemateriëlevaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd:
lj
l
e
Bedrijfsinstallaties-overig inventarissen-kantoor inventarissen-kantine Depotinrichtíng-stellingen Depotinrichting-inventaris Scanningskosten lCT -Hardware ICT-Software
ll
Afschrijvingstermijn geen afschrijving 40 10 20 15 10 10 5 25 10 3 3 3
jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar jaar
I
u <í*-'-1§f=.„.
ßoort actiej Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw
l
Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaaldeen ontvangen rente.
t
j ri
l
li
4.4. Grondslagen van het kasstroomoverzicht
lill =„
Het kasstroomoverzichtis opgesteld volgensde indirectemethode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaanuit de liquide middelen.
l
lš
ij
\li
ll
ll
«-«
.„.-gsf
r r,
1l
l 1
l
la
l
i
ur ij
li :
r
.
lllil
ir,
jr
j ll
l*ll Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 15 van 28
1
AB/013046
5. Toelichting op de balans VASTEACT IVA
i
l
Materiële vaste activa
Clbrfh?hrlhflñrlförfhflh
Grond Gebouwen Verbouwingen
Bedriifsinstallaties inventarissen
Depotinrichting ICT-Hardware |CT~Software
31-12-2013 94.034 1.573.434 17.494 300.143 114.711 475.446 66.464 99.838
2.741.5_64
(lb
31 -12-2012 94.034 1.619.711 20.391 329.521 132.975 504.812 49.648 87.986 Totaal materiële vaste activa 6 2.839.078
?fäfihölötlbflñ?lörfb?b
De investeringen met een economischnut kunnen als volgt worden gespecificeerd:
Het verloop van de materiëlevaste activa is als volgt:
.
46.277 2.897 29.378 39.439 29.366 37.564 5.017 189.938
Stand 31-12-2013 94.034 1.573.434 17.494 300.143 114.711 475.446 66.464 99.838 2.741.564„
?h ?bdññbflhdh?htlhäb
54.380 16.869 92.424
ñbrfhrlh?h?brlh?hrfh
Depotinrichting ICT-Hardware lCT-Software
21.175
Afschrijving in 2013
(Vb
Inventarissen
31 -1 2-201 2 94.034 E 6 1.619.711 2,50% 20.391 íâ 10,00% 329.521 5%/6,67%/10% 132.975 10%/20% 504.812 4%/10% 49.648 33,33% 87.986 33 ,3 3% Totaal .í 2.839.078
Investeringen in 2013
rfh?hñh?h?h?hrlhdh
Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties
Stand
('13
Afschr. perc.
?löñbrfh?lödh
E
In 2013 is het leasecontractvan de printers en copiers beëindigd. Bij het vervangen van de apparatuur is gekozen voor aanschaf(E 21.175) in plaatsvan lease.Daarnaast is er een bedragvan E 54.380 geïnvesteerd in ICT-werkplekkenen voor ë 16.869 in de bouw van een nieuwe website. Begin 2014 is de website opgeleverd.Vanaf dat moment wordt op de totale investering van 6 98.417 afgeschreven.Hierdoor is afschriivíngslastin 2013 lager, maar in 2014 hoger dan begroot.
VLOTTENDEACT IVA
Voorraden Boeken
E Totaal voorraden E
31-12~2013 31 -12-201 2 3.169 ë 2.191 3.169 ë 2.191
16
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 16 van 28
AB/013046
i
ii
Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Per 14 december2013 is de Regelingschatkistbankierendecentraleoverhedenvan kracht. Voor decentrale overhedenbetekent dit dat zij verplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkistaan te houden. De in de balansopgenomen uitzettingen meteen rentetypischelooptijd van één jaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Stand
Vorderingen op openbarelichamen
31-12-2012
Stand 31-12-2013
Onttrekking in 2013
Toevoeging in 2013
Ministerie QCW rijksbijdrage loon- en prijscompensatie Ministerievan Financiën -
6
39.307
6
36.056
6
-boeksaldo schatkistbankieren
6
-
6
6
39.307
6
325.000 361.056
6 6
6
36.056
39.307
6 6
3 25.000 361.056
6.450
6
20.268
39.307
l
i
-i
l
l -
Qverige vorderingen
Kassen
ñßñhtlhm
Rekening-courantbank Spaarrekeningbank Bedrijfsbonusrekening
31-12-2013 2.517 7.562 115.804 183.208 309.091
31 -12-201 3 52.274 8.163 3.199 2.988 11.562 8.688 1.489 1.259 84.698 73.372 ........__....___...._._.___._._..._._
31-12-2012 68.448
Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen Teruggavepremies WAO/WIA Loonkostensubsidie Nog te ontvangen rentebaten Overige vorderingen
l
.
i
ii i s
.;";„„.„»%*
;1
Totaal overlopendeactiva 6
fih ?h?h?hñhññ
dhrlb?hñhdh
-
ii
:cm-..e.„.=;<2üx;1
31-12-2012 1.414 3.364 15.829 521.825 542.432 Totaal liquide middelen 6
(lb
Liquide middelen
öh?h?hñh
-ii
Totaal 6 Debiteuren Het vormen van een voorziening voor dubieuzedebiteuren is niet noodzakelijk.
'
De vooruitbetaalde bedragenbetreffen meerjarige onderhoudscontractenvoor lCT en vooruitbetaalde hostingskostenvoor de website en databases.
l
I
VASTEPASSIVA
Eigen vermogen
ii
Algemene reserve Het verloop van de algemeneresewe is als volgt:
ii 1
Stand
Algemene reserve Bestemmingrekeningresultaat2012
31-12-2012 6 407.572 6 3.169- 6 06 404.403 6 6
Resultaatbestemming 6 Nog te bestemmenrekeningresultaat2013 Totaal algemenereserve_=6 404.403
-
6 6
Stand
Onttrekking in 2013
Toevoeging in 2013 -
-
6.831 6.831
6 6 6 6
6=
-
-
-
31-12-2013 4 07.572 6 6 3.1694 04.403 6 6
fi
l.
i
j
6.831 4 11.234
Het bedrijfsresultaatbedraagt6 6.831. Voorgesteldwordt dit bedragaan de algemenereserve toe te voegen
i
.;,„„.„.„«
*L
17
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 17 van 28
AB/013046
Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt:
Stand Bestemmingsreserves Harmonísatie deelnemersbijdrage
__6___71.254
6
Stand
Onttrekking
Toevoeging in 2013
31-12-201 2
in 201 3 -
6
71.254
31 -1 2-201 3 6 _m
(N
ln de bestuursvergadering van april 2009 is het besluit genomen een bestemmingsreserve te vormen vanwege een vereveningstrajecten bevriezingvan de deelnemersbijdragen. Hierdoor kunnen de bijdragen van de overige deelnemersvastgesteldworden op het niveau van 2009, oftewel 6 3,92 per inwoner. Dit betekent in de praktijk geen indexeringtot en met 2013. De kostenvan deze bevriezingvan de bijdragenzullen worden betaalduit de vereveningsbijdragenvan de vier gemeenten, aangevuldmet een onttrekking aan de reserves van het BHlC. Voor dit doel is een bestemmingsresen/egevormd.
Voorzieningen Het verloop van de voorzieningen is als volg: Stand 31 -12-2012 Grave (1) Onderhoudsegalisatievoorziening 6 95.011 Den Bosch (2) Onderhoudsegalisatievoorziening 6 42.919 Totaal 6 137.930
Toevoeging in 2013 6 6 6
4.423 10.968 15.391
Vrijval
Stand
ín 2013
31 -1 2-201 3 6 97.723 6 52.011 6 149.734
1.711 1.876 3.587
6 6 6
(1) Voor het toekomstiggroot (eigenaars)onderhoudvan de locatie in Grave is een voorziening gevormd op basisvan een meerjarenplanningvoor de komende 15 jaar. (2) Voor het toekomstiggroot (huurders)onderhoud van de locatie in Den Boschis een voorziening gevormd op basisvan een meerjarenplanningvoor de komende 15 jaar.
Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar
Binnenlandsebanken
Stand
Oorsw?keiíjk
Afloss.wijze Lening BNG 40100581 (2005) Lening BNC 40.101402 (2006)
Lineair
Lineair
Looptijd 20 jaar 6 30 jaar 6 6
Bedrag
Af1oss.verp1. 31-12-201 2
600.000 2.400.000 3.000.000
6 6
6!
Afiossíng in 2013
Opname in 2013 Lening BNG 40.100581 (2005) Lening BNG 40.101402 (2006)
Uhm
-
(lb
Totaal
30.000 80.000 110.000
-
-
6 6 6
30.000 80.000 110.000
6 6
390.000 1.920.000
e ;z.3io.ooo_ Stand 31 -12-201 3 6 360.000 6 1 .840.000 6 2.200.000
Het deel van de langlopendeschulden met een looptijd langerdan 5 jaar bedraagt6 1.650.000. Dit betreft 6 210.000 voor lening BNG 40.100581 en 6 1.440.000 voor lening BNG 40.101402. Lening BNG 40100581 heeft een rentepercentage van 3,95% en lening BNG 40101402 van 4,16%.
18
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 18 van 28
AB/013046
Netto vlottende schulden rentetypischelooptijd < 1 jaar De in de balansopgenomen netto vlottende schuldenmet een rentetypische looptijd van één [aar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31 -12-2013
31 -1 2-201 2
Totaal netto vlottende schulden =<-É
Overlopende passiva Nog te betalen kosten Rente leningen Huurkosten Huisvestingskosten Personeelskosten lCT-kosten
(lh?ñ?b?bflbühflhm
-
Proiectkosten Accountantskosten Overige kosten
Totaal nog te betalenkosten 6
803 262.884
261.002 99.155 49.843 710 410.710
31-12-2012
31 -12-2013
46.355 36.540 8.921
44.197 37.147 43.980 10.638 12.627 11.483 13.265 3.219 176.556
10.361 42.614 8.550 1.133 154.474
Clb?ñññ?bffß?h?h?h
Omzetbelasting
32.509
('13
Pensioenen
(lb
125.653 103.919
?hdbölä?b
Crediteuren Loonbelastingen socialelasten
“mmm
Qverige schulden
mm?h?b
lnvesteringsbijdragen Huur en gebruik depotruimten Conserveringsgelden Overige
Totaalvooruitontvangen bedragen E Totaal overlopende passiva íå
76.221 68.516 26.604 2.848 174.189
013 ?ñmmm
Vooruitontvangen bedragen
6 328.663
69.990 61.764 24.704 2.850 159.308
335.864
betreffen voornamelijk de in 2014 uit te voeren vervanging van de De vooruitontvangen investeringsbiidragen buitenverlichting in Den Bosch.
19
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 19 van 28
É
AB/013046
Niet uit de balans blijkende informatie
Huurcontracten gebouwen: Het gebouw in 's-Hertogenboschwordt gehuurd van de Rijksgebouwendienst. De huur over 2013 bedroeg E 1.467.270 (2012: E 1.442.733). Het contract is geëindigdop 31 december 2013 en loopt stilzwijgendsteeds één jaar door. Het Ministerie van OCW maakt op dit moment de afweging of met het bestaanderijkshuisvestingsstelsel,zoalsdat nu geldt voor de regionale historischecentra, moet worden doorgegaan.in 2014 zullen de regionale historischecentra hierover nader worden geinformeerd. Het Thuispuntin Veghelwordt gehuurd van de gemeente Veghel.De onderhandelingen over de hoogte van de huur lopen nog. Op dit moment is rekeninggehouden met een huur voor 2013 van G 12.607 (2012: E 12.360). Er is (nog) geen einddatum bepaald.
Service- en onderhoudscontracten: De kostenvoor de luchtzuiveringvan de depots op locatie 's›Hertogenboschbedragenper jaar E 28.284. Het contract, na een aanbestedingdoor de Rijksgebouwendienst, loopt van 1 januari 2013 tot 1 januari 2016.
Pensioenvoogieningen: De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de ondernemingberusten(loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendement op het fondsvermogen)komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening.
zo
j
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 20 van 28
6.
"f~É'_=s„31i'...."'*.-"..“."..-een-_. ;";..;.;l“
AB/013046
Toelichting op de resultatenrekening
Toelichting resultatenrekening
Werkelijk
201 3 201 3 2.494.939 2.467.900 1.591.300 1 .591 .300 190.200 190.200 404.603 394.900 4.644.300 ,.__.., 4.681.042 rib rlbrihdbrlh
dhrlbdhdh
Provincie
Werkelijk
Begroting
(lb
Gemeenten
Waterschappen
201 2 2.513.852 1.573.032 190.186 394.928 Totaal bijdragen_*f*ï_____ 4.671.998 00600000
Bijdragen Rijksoverheid
i-afm-.
i
w
l
l
Rijksoverheid De bijdragevan het rijk is in 2013 lager dan in 2012, vanwege een incidentele verhogingin 2012 in verband met de aanpassingvan het contract van de luchtzuivering van de depots. ln de bijdrage van het rijk is de huurcompensatievoor het pand in Den Boschbegrepen.
Qemeenten en waterschappen Reedsin 2009 werd besloten om voor een langereperiode, namelijk tot en met 2013, af te zien van indexering. De bevriezing van de bijdragen zou deelsworden gefinancierd met een vereveningsbijdrage van vier gemeenten. ln 2011 heeft het bestuur in overleg met de portefeuillehoudersbeslotenom deze meerjarige nullijn voort te zetten en aan te vullen met een structurele korting van 3% in 2012. Voor het van 10% is een resterendekorting van 2,59'o kunnen voldoen aan de gevraagdebezuinigingsopdracht in 2014. opgenomen
rf j.
i
Provincie Op basisvan de Bestuursafspraken2011-2015 van VNG, IPO, UvW en rijk, betalende provincies met ingang van 1 januari 2012 zelf voor hun archieven. ln september2013 is een dienstverleningsovereenkomst afgeslotentussen de provincie Noord-Brabanten het BHIC.
1
329.973
(lb
(lñrlh?h
14.277 234.856 80.840
?bflbrlb
201 2
Overige bedrijfsopbrengsten Kantine en huisvesting Gebruik depotruimten Overige dienstverlening Totaal overige bedrijfsopbrengsten af
Werkelijk
Begroting 201 3 19.000 194.500 70.000 283.500
db rlhrllä?fi
Werkelijk
2013 17.369 215.054 80.124 312.547
.ij
i
ll
De opbrengstenzijn hoger dan begroot door het tijdelijk extra verhuren van depotrulmte.
.
'l
?brlbdb?h
(lhflläflbflh
201 3 1.743. 300 183.800 261.200 108.400 2.296.700 53.500 2.350.200
“hm
N
werkelijk
Begroting
(lb
Totaal personeelskosten E
201 2 1.773.039 191.201 248.818 82.975 296.033 62.927 2.358.960
O0 flbñb
Personeelniet in loondienst
mm
Pensioenpremies
Andere personeelskosten
rlhflh?bdh
Werkelijk
Personeelskosten Salariskosten Sociale lasten
201 3 1.692.201 195.838 279.316 84.259 2.251.614 60.995 2.312.609
l
l
,ii
i
21
i i
il
l Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 21 van 28
J:
l
AB/013046
Salaríslrosten De kostenzijn lager dan begroot in verband met het grotendeelsniet herbezettenvan vrijkomende functies. De post salariskostenomvat behalvereguliere salariskosten ook andere brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag,eindejaarstoeslag, en toeslagenvoor onregelmatigediensten en levensloopbijdrage beschikbaarheid.Het BHlC heeft als expertise-organisatierelatief veel hooggeschooldenin dienst. Lager geschoold werk is voor een deel uitbesteedaan ingehuurde krachtenin een WSW-constructie.
Sociale lasten en pensioenpremies De socialelastenzijn gestegen door hogere premies van de zorgverzekeringsweten door het vervallen van premiekortingenvoor oudere werknemers. De stijging van de pensioenpremieswordt met name veroorzaaktdoor de premieverhogingten behoeve van het herstelplanvan het pensioenfonds. Het BrabantsHistorischinformatieCentrum heeft voor zijn werknemerseen toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komendewerknemershebben op de pensioengerechtigdeleeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salarisen dienstjaren. De regeling is ondergebrachtbij het beclrijfstakpensioenfondsABP. Het BrabantsHistorisch informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragenin gevalvan een tekort bij het ABP, andersdan het effect van hogere toekomstigepremies. Het BrabantsHistorisch informatie Centrum heeft daaromde pensioenregeling verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigdepremies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekeningverantwoord.
Personeel niet in loondienst De kostenvoor personeel niet in loondienstzijn in 2013 hoger dan begroot door de inhuur van externe capaciteit voor vervanging wegens ziekte.
i
r
i i
r
Het bestuurstemt in met dit begrotingsverschil op de personeelskosten en heft hiermeede onvofkomenheid
in het kader van rechtmatigheidop.
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semípublieke sector (WN7) Het salarisvan alle medewerkersvan het BHIC ligt beneden het salarisniveau, zoalsgenoemd in de WNT.
É
Aantal medewerkers
Werkelijk
Formatief Directie Frontoffice Backoffice Ondersteunendediensten Niet-formatief Totaal FTE
31-12-2012 FTE 0,89 18,56 1 3,34 2,89 35,68 3,1 1 3§,79
Begroting 2013 FTE
0,89 19,14 1 3,34 2,89 36,26 1,97 38,23
Werkelijk 31-12-2013 FTE 0,89 18,01 13,34 2,67 34,91 2,11 37,02
22
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 22 van 28
AB/013046
jr.
M U
m||s.„._;W
ii1
. ._
(io
Totaal afschrijvingen materiële vaste activa ___§n204.620
ti
2013 46.277 2.897 29.378 39.439 29.366 37.564 5.017 189.938
ob?b?brlbt?äöhdb
Depotinrichting ICT- hardware ICT- software
201 3 46.300 2.900 29.400 39.500 30.900 34.200 30.000 213.200
(lb
Inventarissen
rfñflhf?ä?brlhrllörfh
201 2 46.277 2.897 29.379 39.530 29.365 46.809 10.363
tlbrllörlhrllä?h?hdh
Afschrijvingen materiële vaste activa Gebouwen Verbouwingen installaties
Werkelijk
Begroting
_
Werkelijk
Werkelijk
Gas en water
E
SchoonmaakkostenE Bewaking,beveiligingen verzekering E Dotatie aan onderhoudsvoorzieningen E E
201 3 1.442.700 7.100 52.300 14.400 112.000 65.000 25.200 12.100 23.700 1.754.500
201 3 1.467.270 6.548 32.996 43.514 113.908 48.564 22.439 8.536 15.391 1.759.166
ob ?b?hthäbm?bdbdñ?b
Huurkosten 6 Beheer en zakelijke lasten 6 Luchtzuiveringskostendepots 6 Onderhoud gebouwen, terreinen en installaties 6 Electra E
Werkelijk
Begroting
201 2 1.442.733 7.068 52.078 34.955 87.780 41.361 22.162 16.341 17.513 1.721.991
db tlbflb?bflhtlhflhflbrlñrlh
Huisvestingskosten
l
š
j
f
De huurkostenzijn hoger door de jaarlijkseindexering van de huur van het pand in Den Bosch. De luchtzuiveringskostenzijn lager door de nieuwe aanbestedingvoor de periode 2013-2016. ln deze aanbesteding is het beheer en het monitoren nietmeer opgenomen, deze werkzaamhedenworden vanaf2013 in eigen beheer uitgevoerd. Het onderhoud van de gebouwen is met name hoger door het tuínonderhoud, dat vanaf 2013 voor eigen rekening komt. De elektrakostenzijn hoger dan in 2012, vanwege het in 2012 tijdelijk uitschakelenvan de luchtzuiveringsinstallaties,dit in verbandmet het vervangen van deze installaties.
==zmf
19.600 45.500
ñh?h?hrllööh ñhflhrlhrlhrlb
17.772 49.122 153.975
19.400
a4.soQ
(lb
-
2013
rhdhmdnm
201 2 49.074 38.007
1
i1
ij;
š
*Ã
53.711 43.386 9.469 165.364
2013 2.000 11.869 37.285 17.353 94.869 163.376
J E
1
De kosten zijn in 201 3 hoger dan begroot door diversedigitaliseringsprojecten,waarbij het digitaliseren is uitbesteed. Door het vertrek van medewerkersmoet vaker gekozenworden voor het uitbestedenvan het digitaliseren. De gedigitalíseerdebronnen betreffen chartersen zegelsen akten van de Burgerlijke Stand. Daarnaast het digitaliserenvan registerpaginas Raadvan Brabanten repertoria notarissen.
l 23
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 23 van 28
l
Werkelijk 201 3 42.656 16.142
Werkelijk
Begroting
(lb
(if)
Collectiebeheer Aankoop archivaliaen auteursrechten Gebruiksgoederen depots Scannen door derden Conservering en restauratie Digitaliseringskosten
?hflb?b?häh
Werkelijk
201 3 64.600 21.200 52.300 45.700 12.800 196.600
lm
(lb
?h?b?höböñ (lb
_
Begroting
201 2 53.931 29.115 40.053 39.244 8.948 .291
rfbdhrlfätlbtllö
Werkelijk Organisatiekosten Kantoorkosten,telefonie en data Advies-en accountantskosten Automatíseringskosten Algemenekosten Kosten bezoekers-/personeeslruimte
r .,
1 t
1
AB/013046
Begroting
Werkelijk
201 2
2013
2013
6 6
25.947 109.330 135.277
É
6
E
Werkelijk
?läñlïrlb?b?b
Hostingskostenwebsite en databases inhuur derden website en databases Publiciteit,open dagen Overige kosten publieksbereik
2012 120.301 86.262 22.982 6.011 235.556
Q
25.097 97.058
E 6
122.l5_5__
Begroting
Werkelijk
201 3 97.500 30.000 22.200 9.200
2013 94.152
i
?h?bdbfllödb
Publieksbereik
33.600 114.500 148.100
Q
110.448 52.257 6.110
(\`l`›0l1('l'›(ll3(fb
Dienstverlening Kosten studiezalen Den Boschen Grave Kosten en bijdragenerfgoedlokalenOss en Veghel
Werkelijk
128.900
262.967
De kostenvoor publieksbereik bestaanuit kosten voor de website, publiciteit en databases. De hogere kosten in 2013 en 2012 zijn het gevolgvan het ontwikkelen van de nieuwe website. Daarnaastvoor het in de lucht houden van de huidige website, waardoor er op onderdelensprake is van dubbele kosten. ln 2013 zijn van de regio historischekaarten,prentbriefkaartenen kranten gedigitaliseerdals content voor de nieuwe website.
l l i i
i
Diverse baten en lasten
Werkelijk
Begroting
2012
201 3
E
10.235
2
6
Werkelijk -
:u
6
x
201 3 2.301
==~=
i
l
Het bestuurstemt in met dit begrotingsverschilop de overige bedrijfskostenen heft hiermeede onvolkomenheid in het kader van rechtmatigheidop. i
1
Werkelijk
.
Financiële baten en lasten Rentelasten Rentebaten
rfbrlh
l
Totaal ?nanciële baten en lasten 6 i-1:
201 2 97.632 18.22079.412
Begroting
Werkelijk
201 3
ë ë 6
201 3
93.100 -
93.100
ë 6 6
f=
93.119 12.98380.136 Harz
Dit betreft de lastenvan de twee langlopendeleningenvan de BNC afgeslotenin 2006 en 2005. Diverse vooruitontvangen gelden hebbengezorgd voor een tijdelijk overschotaan liquide middelen.
Ondertekening 4 april 2014 's~Hertogenbosch,
Drs. R.C. BastiaanseMCM Directeur 24
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 24 van 28
AB/013046
M~.a„.±_§§;e:^'::iz„„~«„ß,_ff
lš
lam:
IV OVERKZE GEGEVENS i
2. Statutaire bepalingen inzakeresuitaatbestemming Volgensartikel 22 van de RegelingBrabantsHistorischCentrum kan een batigsaldoworden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogtevan de reservewordt bepaald door het algemeen bestuur,gehoord de minister, de raden van de gemeenten en de algemenebesturenvan de waterschappen.Voor zover een batig saldo niet wordt aangewendvoor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerdaan de deelnemers.
:ns-.a-;2'!å;;
l
_;›1„„.„-'cåap
1. Controleplicht Op basisvan geldendewettelijke bepalingenen het BesluitAcountantscontroleProvincies en Gemeenten wordt accountantscontroleuitgevoerd. De accountant wordt gevraagdeen oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid.Daarnaast schrijven ook de statuten van het BHIC een accountantscontrole voor.
1
f
De reserve bedraagtniet meer dan 10%van de gezamenlijke bijdragenvan de minister, de gemeenten en de waterschappen,tenzij door hen gezamenlijkeen ander percentage wordt vastgesteld.
f 3. Voorstel bestemming rekeningresultaat Het bedrijfsresultaatbedraagtë 6.831 positief. Voorgesteldwordt dit bedragaan de algemene resen/e te voegen.
toe
i
i
i
4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen.
l 5. Accountantsverklaring De accountantsverklaringis opgenomen op de volgendepagina.
a
ri
li
ii
il
E
l
i Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 25 van 28
AB/013046
AB ACCOUNTANTS
EN ADVISEURS
Bestuur en directie van het Brabants Historisch informatie Centrum T.a.v. de heer R.C. Bastiaanse Postbus 81 5201 AB 'S-HERTOGENBOSCH
referentie uw contactpersoon
doorkiesnummer datum betreft
76098550 G.G.J.C. Siefken (
[email protected]) O76-5438065/06-51393681 20 maart 2014 tekst af te geven controleverklaring
'
Geacht bestuur en directie, Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen controleverschillen met een meer dan belang ontdekt in de jaarrekening.
onbeduidend
indien de jaarrekening, conform het bijgevoegde door ons gecontroleerde en gewaarmerkte concept exemplaar, ongewijzigd door het bestuur wordt opgemaakt en ondertekend, zullen wij een goedkeurende controleverklaring verstrekken. De tekst van deze controleverklaring zal als volgt luiden:
“CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE
ACCOUNTANT
Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening 2013 van Brabants Historisch informatie Centrum te 's-Hertogenbosch gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2013, de resultatenrekening over 2013 en het kasstroomoverzicht met de toelichting, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor ?nanciële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantvvoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten, als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en datde in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante regelgeving.
Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaanekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
ABAB Accountants 8.V., Tilburg Audit, Ellen Pankhurststraat 1K, 5032 MD Tilburg. Postbus 10085, 5000 JB `Flburg. Telefoon 013-464 72 72. Tetefax 088-467 00 10. lntemet www.abab.nl. E-mail
[email protected]. Bankrekening 15.12.19.400. lBAN: NL36RAB0015121 9400, BIC: RABONLZU. Op onze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 18028690. Op verzoek wordt een exemplaar hiervan toegezonden. ABAB is lid van het internationalenetwerk Premier.
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 26 van 28
.çanml
AB/013046
Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met recht, waaronder de Nederlandse Nederlands controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
l
l.
l
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingenneemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, almede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamhedendie passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor ?nanciële verslaggeving en de gebruikte ?nanciele rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de entiteit gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
l
4
l
al1
Oordeel
i;
Naar ons oordeelgeeft de jaarrekening van Brabants Historisch informatie Centrum een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten als de lasten over 2013 als van de activa en passiva per 31 december 2013 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
i
li
l
Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2013 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving." I,
Graag vernemen wij van u wanneer het bestuur de concept jaarrekening definitief opmaakt. Hoogachtend,
ABAB Ac untants
EI
.f
B.V.
f
.' ^
H
›
..M.
Ogier
.
ant-Administratieconsulent
l
7'
lf
Bijlage: gewaarmerkte
concept jaarrekening 2013
rij
E
1
lll
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 27 van 28
l
AB/013046
X
l
\
X
`ï_\§?;š
llll
Flšš
lllll
iš
lš
V
kâš
\L
\
\
\
\
\
\
\
\
\
\
\
\
1
_l7\1
\
\
\
\
ill;
\ii
Scan nummer 4 van 6 - Scanpagina 28 van 28
