XIb MODUL. Administrasi Sarana dan Prasarana. Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

MODUL Administrasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Untuk SMK Nama

:

Kelas

:

XIb

No. Absen : Sekolah

:

Penerbit : Setiawan

Administrasi Sarana dan Prasarana | 1

Penyusun : Wiwin Windarti

MODUL Administrasi Sarana dan Prasarana

Adm. Perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana Untuk SMK Kelas XI Semester 2

Penyusun: Wiwin Windarti


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya. Modul ini disusun berdasarkan Standar Isi yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasandalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Administrasi Sarana dan Prasarana.

Malang, Desember 2016

Penulis


DAFTAR ISI

Judul ........................................................................................................... 2 Kata Pengantar ......................................................................................... 3 Daftar Isi .................................................................................................... 4 Bab 1 ........................................................................................................... 6 Pendahuluan .............................................................................................. 6 A. Deskripsi Singkat ............................................................................. 6 B. Tujuan Pembelajaran ........................................................................ 6 C. Petunjuk Belajar ............................................................................... 7 D. Kompetensi Inti ................................................................................ 8 E. Kompetensi Dasar ............................................................................ 8 F. Indikator ........................................................................................... 9 Bab 2 ........................................................................................................... 10 Kegiatan Belajar........................................................................................ 10 A. Kompetensi Dasar ........................................................................... 10 B. Materi Pembelajaran ....................................................................... 10 C. Paparan Isi Materi ........................................................................... 11 i. Sarana dan Prasarana Kantor..................................................... 11 ii. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor .................................. 13 iii. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ................................. 16 D. Latihan / Tugas ................................................................................ 18 Bab 3 ........................................................................................................... 19 Evaluasi ...................................................................................................... 19 A. Maksud dan Tujuan Evaluasi .......................................................... 19 B. Materi Evaluasi ............................................................................... 19 C. Soal-Soal Evaluasi .......................................................................... 19


Bab 4 ........................................................................................................... 24 Penutup ...................................................................................................... 24 A. Tindak Lanjut .................................................................................. 24 B. Harapan ........................................................................................... 24 Lampiran ................................................................................................... 25 A. Kunci Jawaban ................................................................................ 25 B. Penilaian .......................................................................................... 26 Daftar Pustaka ........................................................................................... 27


BAB 1 PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan atau organisasi biasanya dilakukan melalui beberapa langkahlangkah. Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang perlu direncanakan ada tiga yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan barang tidak bergerak. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni penyimpanan, pemeliharaan, administrasi perlengkapan.

B. Tujuan Pembelajaran 1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa 2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong terhadap sesame 3. Siswa mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana 4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan prasarana 5. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan pengadaan sarana dan prasarana 6. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan permintaan sarana dan prasarana


C. Petunjuk Belajar 1. Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru. c. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru. d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta bertanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan memahami teori yang mendukung materi Pratik. 2. Guru a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan. c. Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas / tampat belajar. e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.


D. Kompetensi Inti KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

E. Kompetensi Dasar 1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilainilai agama yang dianut 1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguhsungguh 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja


2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan prasarana 3.3 Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana 4.3 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

F. Indikator 

Menerapkan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam kantor berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut



Meyakinkan bahwa bekerja dalam kantor adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh dan bertanggung jawab



Memotivasi dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan mengenai sarana dan prasarana dalam kantor



Berakhlak mulia (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk menghasilkan informasi sarana dan prasarana kantor yang mudah dipahami



Menghargai kerja individu dan kerja kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja



Proaktif dalam kegiatan diskusi untuk menganalisis perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor



Menjelaskan pengertian sarana dan prasarana melalui studi literatur



Menjelaskan pengadaan sarana dan prasarana kantor melalui studi literatur



Menjelaskan cara meminta sarana dan prasarana di dalam kantor



Membuat kesimpulan tentang pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor



Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana


BAB 2 KEGIATAN BELAJAR

A. Kompetensi Dasar 1. Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilainilai agama yang dianut 2. Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguhsungguh 3. Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana 4. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah 5. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 6. Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan prasarana 7. Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana 8. Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

B. Materi Pembelajaran 1. Sarana dan Prasarana Kantor  Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor


2. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor  Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor  Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai 3. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor  Langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor  Cara membeli perbekalan kantor (office supplies) yang baik  Karakteristik perbekalan kantor (office supplies) yang baik

C. Paparan Isi Materi A. Sarana dan Prasarana Kantor 1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.


2. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor a) Peralatan / perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang

diharapkan

selesei

lebih

cepat,

lebih

tepat

dan

lebih

baik.

Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : 1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain : 

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu

kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map. 

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa

kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll. 

Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :  Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.  Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.


 Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.  Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat seharihari. 2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya : Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain : 

Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya

satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen. 

Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang

penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll. c) Mesin komunikasi kantor Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.


e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alatalat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor 1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor Pengadaan

merupakan

kegiatan

menyediakan

semua

keperluan

barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.


Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan, b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan, c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional, d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku, e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan, f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor, g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

2. Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini: a) Pengajuan surat permohonan ke gudang, b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas, c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran, d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk, e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya, f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan, g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan, h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas, i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang, j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.


3. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai : 

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,



Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,



Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan. Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:



Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan,



Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,



Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal

yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut: a) Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan : 

Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan




Memenuhi syarat penyimpanan barang,



Memperhatikan sifat barang yang disimpan,



Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,



Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b) Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan. c) Adminstrasi perlengkapan Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiaptiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

C. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor 1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu produk. Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.


2. Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan, b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang), c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan, d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai, e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut, f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik, g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya, h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

3. Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak c) Memilih teman berbekanja yang tepat d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada


rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

4. Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut. Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu : a) Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor, b) Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai, c) Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor seharihari.

D. LATIHAN / TUGAS 1. Observasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor di perusahaan 2. Buatlah list belanja yang dibutuhkan sebuah kantor baru dan golongkan barangbarang tersebut dalam barang habis pakai atau barang tidak habis pakai!


BAB 3 EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi  Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut  Untuk mengukur kemampuan (pemahaman) siswa mengenai perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

B. Materi Evaluasi Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kanor harus dilakukan dengan baik.

C. Soal-Soal Evaluasi  Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian awal dengan baik dan cermat!  Baca dan pahamilah Paparan Isi Materi diatas!  Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari Paparan Isi Materi diatas!  Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman Materi dengan cermat dan teliti!  Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!  Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!


I. Soal Pilihan Ganda Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi tanda silang (x) pada huruf a, b, c, d, dan e. Jika jawaban salah beri tanda sama dengan (=) pada huruf yang sudah disilang! 1. Yang merupakan prasarana dalam kantor adalah …… (A) Meja (B) Ruang kantor (C) Alat tulis Kantor (D) Kursi (E) Komputer 2. Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang / bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah…… (A) Permintaan (B) Inventarisasi (C) Pengadaan (D) Perencanaan (E) Pencatatan 3. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses belajar mengajar salah satu tujuab dari …… (A) Administrasi sarana dan prasarana (B) Perencanaan (C) Pengadaan (D) Permintaan (E) Pemeliharaan 4. Yang termasuk bahan tidak habis pakai adalah …… (A) Meja (B) Spidol (C) Pulpen (D) Kertas (E) Tinta printer 5. Gubakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana, ialah pengertian dari …… (A) Inventarisasi


(B) Pengadaan (C) Penyimpanan (D) Pemilaharaan (E) Penyusunan 6. Pemeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu, pengertian dari …… (A) Pemeliharaan berkala (B) Pemeliharaan barang bergerak (C) Pemeliharaan sehari-hari (D) Pemeliharaan barang tidak bergerak (E) Inventarisasi 7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang, pengertian dari …… (A) Penyimpanan (B) Pemeliharaan (C) Penyusunan (D) Inventarisasi (E) Pengadaan 8. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor, meruakan pengertian dari …… (A) Pengadaan (B) Perencanaan (C) Administrasi (D) Pemeliharaan (E) Inventarisasi 9. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan? (A) 1 (B) 5 (C) 6 (D) 7 (E) 9


10. Pengadaan barang habis pakai adalah …… (A) Peralatan yang sebentar masa pakainya (B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama (C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan (D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor (E) Kegiatan memelihara dengan baik 11. Sebutkan salah satu langkah – langkah pengadaan peralatan kantor ...... (A) Pengajuan surat permoohonan (B) Menganalisis keperluan kantor (C) Esensial perencanaan (D) Pelaksanaan pengadaan (E) Membuka catatan tahun lalu 12. Sebutkan jenis – jenis pengadaan …… (A) Pengadaan rutin (B) Terbatas (C) Pengadaan tahunan (D) Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai (E) Pengadaan khusus 13. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah …… (A) Peralatan yang sebentar masa pakainya (B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama (C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan (D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor (E) Peralatan yang digunakan setiap tahun 14. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah …… (A) Meja dan kursi (B) Tanah dan bangunan (C) Gunting dan pensil


(D) Jam dan vas bunga (E) Komputer dan printer 15. Berikut merupakan ciri peralatan kantor yang baik, kecuali …… (A) Bernilai guna (B) Membantu kerja (C) Bermutu tinggi (D) Berkualitas (E) Bernilai mahal

II. Soal Essay Jawablah soal-soal dibawah ini dengan lengkap dan jelas! 1. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan pengadaan fasilitas kantor! 2. Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan ! 3. Jelaskan dan berikan contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai! 4. Dalam kegiatan penyimpanan hal apa sajakah yang perlu diperhatikan, sebutkan! 5. Meliputi apa sajakah langkah-langkah pengadaan peralatan kantor!

SELAMAT MENGERJAKAN 


BAB 4 PENUTUP

A. Tindak Lanjut Proses kegiatan belajar mengajardengan menggunakan modul ini sebagai media pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan melakukan tindak lanjut sebagai berikut : 1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan bahan ajar dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media modul secara berkesinambungan 2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini sebagai pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang diperlukan secara luas 3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan yang tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat mengevaluasi apa saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajaran

B. Harapan Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai berikut: 1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar 2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh informasi dan pengetahuan baru 3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta didik memahami materi 4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi harus terus dilakukan 5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.


LAMPIRAN A. Kunci Jawaban I.

Soal Pilihan Ganda 1. B

6. A

11. B

2. B

7. A

12. D

3. A

8. A

13. B

4. A

9. D

14. B

5. B

10. A

15. E

II. Soal Essay 1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas

kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut. 2. Langkah-langkah:



Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan



Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan



Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional



Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku



Menyimpan dan memelihara perlengkapan



Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor



Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

3. Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat

tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. 4. Langkah-langkah dalam penyimpanan



Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan Administrasi Sarana dan Prasarana | 26



Memenuhi syarat penyimpanan barang



Memperhatikan sifat barang yang disimpan



Memperhatikan jangka waktu penyimpanan



Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan

5. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor :



Pengajuan surat permohonan ke gudang



Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas



Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran



Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk



Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya



Bendahara meminta persertujuan pimpinan



Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan



Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas



Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang



Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

B. Penilaian I.

Soal Pilihan Ganda Jumlah soal

: 15 Butir Soal

Skor tiap soal

: 2 point

Jumlah skor

: jumlah soal x skor (2 point)

Skor maksimal

: 30

II. Soal Essay Jumlah soal

: 5 Butir Soal

Skor tiap soal

: 14 point

Jumlah skor

: jumlah soal x skor (14 point)

Skor maksimal

: 70


Nilai akhir yang diperoleh : ∑ skor pilihan ganda + ∑ skor essay = SKOR AKHIR


DAFTAR PUSTAKA

Ridwan. 2011. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran, (online),

(http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/04/mengidentifikasi-

sarana-dan-prasarana.html), diakses 19 November 2016

Puji, Ayu. 2015. Materi Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor, (online), (http://ayupuji057.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan-sarana-danprasarana.html) diakses 19 November 2016

Nurhafifahali.

2015.

Materi

Permintaan,

(online),

(http://nurhafifahali123.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan.html), diakses 19 November 2016

Oktaviani. 2015. Modul Administrasi Sarana dan Prasarana, (online), (https://bahanajaradpblog.files.wordpress.com/2015/12/moduloktaviani.pdf), diakses 19 November 2016

Bhavati, Anugerah. 2014. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor, (online), (http://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatankantor.html), diakses 19 November 2016


XIb MODUL. Administrasi Sarana dan Prasarana. Administrasi Perencanaan Pengadaan dan Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

Recommend Documents