Workshop Implementing Innovation Untuk Pemprov Bangka Belitung C O N S U L T I N G T R A I N I N G ASSESMENT

Workshop Implementing Innovation

Untuk Pemprov Bangka Belitung C O N S U L T I N G T R A I N I NG ASSESMENT www.aida-consultant.com

Pangkal Pinang, 19 – 20 Mei 2016 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

[email protected] 021 7919 2523

1

SALAM TRAINING • Selamat Pagi

• Semangat !!

• Selamat Siang

• Kerja Keras !!

• Selamat Sore

• Gajiaaan !!

• Inovator Sukses

• Saya (sambil tepuk dada kiri)

AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

2

Mohamad Soleh, S.Psi, MM, CNLP Konsultan, Trainer & Founder SET • Juri di berbagai event penilaian Ide kreatif / problem solving • AIDA Consultant : 2007 – Present 1. Consultant Strategy Mgmt, CbHRM, Service & Operation Mgmt, Project & Risk Mgmt 2. Trainer Self improvement, Teambuilding & Leadership 3. Assessor of Assessment Center (Competency Based) • UNDP Consultant : 2006 – 2008 • Local Consultant : 2005 – 2006 • Prosys Group, Project & Risk Management Consultant : 2005 – 2006 • Heinz ABC & Local Company, HR Dept.

!

Additional Information: 1.Mahasiswa Berprestasi Utama tingkat Universitas & tkt DI Yogyakarta 2.Juara II tingkat Penulisan Ilmiah tingkat Provinsi DI Yogya & Nasional 3.NLP International Certification 4.Pemakalah di forum lokal, Temu Ilmiah Nasional & Konferensi Internasional 5.Narasumber dalam program INSPIRATOR di Ummat TV 6.Ketua II BKP2U-DMI dan Pengurus Pusat Dewan Masjid Indonesia [email protected], 0878 8403 1977, twitter:@Mohamad_Soleh


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

3

Yudhi Purnomo •

•

•

•

AIDA Consultant : 2000 – Present • Jury for TQM & Suggestion System • Production/Operation Management • Toyota Production System, Total quality Management • General & Technical Training • Trainer’s Development • Kaizen & 5R Activity • QC Circle & Idea Suggestion Activity • Career Management for University Graduated Special Task as Consultant : • Minister of Education in Entrepreneurship for University : 2009 – 2010 • UNDP for HR Consultant for BRR Aceh-Nias : 2008 • Minister of Education in Retooling Program for University Graduated : 2006-2007 Toyota Astra Motor, Jakarta : 1992 - 2000 • HR Division • Plant Training Department IKIP Yogyakarta, Majoring in Mechanical Engineering : 1992

For contact : [email protected] or 0878-90144221 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

4

Sukron Ma’mun CNLP • Trainer & Consultant : 2010 – Present (Aida, Azka, Nayla) • Multinational & Local company, Practitioner : 2001 – 2011

• Related Experiences : 1.AIDA Consultant 2.Konsultan & trainer 3.Azka Edukasi Bangsa 4.Winner Sumbiri Knitting Factory 5.Pandu Siwi Sentosa

Bursa Efek Indonesia Timah GMH Baruna Raya Logistic 2. Megariamas Sentosa 3. Mega Sukses 4. Kementerian Politik, Hukum dan Keamanan 5. ASABRI [email protected], 0813 821014. 3669 Pertamina 6. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral 15. Kalla Group

•

1.

Additional Information:

NLP International Certification Shareholder Azka Empowering Center IWAPI Brantas Abipraya


7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

16. Wijaya Machinery 17. Golden Energy Mines (Sinar Mas Energy) 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Providen Agro PPK Kemayoran SekNeg Kemen Koperasi & KUMKM Republika BPR DP TASPEN Pertamina Gas Samtan

5

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Agenda Hari Pertama Waktu

Sesi/ Topik Materi

08.00 – 08.20

Introduction

MSO

08.20 - 08.45

Pre test

MSO

08.45 - 09.30

1. Framework & Learning Mindset

MSO

09.30 – 10.00

2. Budaya Inovasi

MSO

10.00 – 10.15

Coffee Break

10.15 – 11.15

2. Implementing Innovation 3. Program Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Kemen PAN & RB ISHOMA

MSO

4. Peran Tim komite / Mentor

MSO

11.15 – 12.00 12.00 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 15.15 15.15 – 15. 30

Trainer

MSO

5. Analisa Masalah : Menggali Akar Penyebab Masalah & YP Teknik Observasi Coffee Break

15.30 – 16.15 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

5. Mengisi kolom Analisis Masalah 0818 74 90 89, 0821 2258 5148

YP+MSO+SM

6

Agenda Hari Kedua Sesi/ Topik Materi

Waktu

Trainer

08.00 – 08.30

Quiz

MSO

08.30 – 09.30

6. Innovation & Creative Problem Solving

MSO

09.30 – 10.00

7. Teknik Memilih Ide Inovasi dari Ide-ide Kreatif

MSO

10.00 – 10.15

Coffee Break

10.15 – 11.30

7. Teknik Memilih Ide Inovasi dari Ide-ide Kreatif

11.30 –12.00 12.00 – 13.00

8. Penerapan & Monitoring-Evaluasi berbasis Project Management ISHOMA

14.15 – 15.00

8. Penerapan & Monitoring-Evaluasi berbasis Project Management 9. Pembekalan Tim Komite / Agen Inovasi

15.00 – 15.15

Coffee Break

15.15 – 16.35

10. Action Plan After Training

13.00 – 14.15

16.35 – 16.00 16.00 – 16.15 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

Post test Evaluasi Pelatihan Penutupan

MSO MSO

MSO MSO MSO MSO Panitia

7

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

•Framework & Learning Mindset

Sesi-1 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

8

Welcome to Workshop

IN Action


9

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Prinsip Dasar Pembelajaran

Proses PeYAKINan


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Proses Penjabaran

10 10

Metode Pembelajaran Efektif

Hardware Preparation (Belief system) Fokus & Yakin bahwa setiap proses dalam Workshop ini akan

meningkatkan kemampuan dan hidup anda


Learning Process (Program Installation)

Serap semua informasi tanpa ada keraguan / otokritik, takut, minder, emosional

Implementation Process (Commissioning /Trial-Error & Evaluation)

Praktek, simulasi,

lakukan…lakukan….dan lakukan bersama tim dengan keceriaan

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

11

Make A Great Team

üSKPD yg saling terkait ? üThe Winning team (skor tertinggi) àPemenang (RAJA) akan mendapat hadiah (hari ke3) àKelompok yg paling rendah skornya (PELAYAN) melayani klp yg paling tinggi, pd saat mkn Siang AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

12

Our Ground Rule …. 1. Sit back dan Relax, Enjoy yourself (Santai, Serius, Sukses)…. 2 . Good food for our BRAIN… Ask whenever needed (Tanya kapan saja Anda mau)…. 3. Lets cooperate. Synergy. Mind is like a parachute, works when it is open. (Ada ilmu baru, ada kegiatan, latihan, ini workshop, jadi mari buka pikiran dan kerjasama..) 4. Humour and Jokes Are Welcome…. (Silakan Humor) 5. Talk evil.. Speak evil…. And We’ll turn it to gold… (Silakan Curhat, kita Diskusikan Jadi Ilmu) 6. Keep your mobile phone in silent ….. (HP silent) 7. Disiplin Kolektif (per 1 anggota kelompok yg telat -10) 8. Tertidur (per 1 anggota kelompok yg tertidur -10) AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

13

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

• Budaya Inovasi •Implementing Innovation


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

14


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

15

Manfaat inovasi bagi Organisasi • Keunggulan dalam persaingan • Bertahan, bertumbuh, dan berjaya • Kepercayaan, Komitmen dan Kepuasan • Penyesuaian diri dan kemampuan merespons • Kerangka kerja untuk evaluasi, pengujian, dan penerapan. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

16

Manfaat bagi Karyawan

• Memaksimalkan potensi berpikir, • Karyawan yang berbakat, • Upaya kelompok, • Keberagaman dan keterbukaan • Cakrawala baru • Manfaat bagi individu (????) AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

17

Self-Motivation by Diagram Cartessian Jawablah dengan spesifik Dalam Selembar Kertas/ Modul • Pernah ikut training sejenis ini ? Pernah / tidak pernah • Outcomes (dampak) yang anda harapkan setelah mengikuti training ? 1. Memperoleh apa ? 2. Bisa apa ? 3. Apa manfaatnya bagi anda ? • Apa Kerugiannya bila anda tidak ikut training ini ? • Apa yang hilang bila anda tidak mendapatkan manfaat dari training ini ???


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

18

PENGHAMBAT INOVASI

PENDORONG INOVASI

Struktur yang vertikal

Seringkali melakukan reorganisasi

Organisasi Besar

Menggali banyak ide

Kebijakan, Prosedur, dan Proses

Keberagaman dan Keterbukaan

Tingkat Keeratan Sosial dalam Kelompok

Pengawasan Proyek yang Sangat Ketat

Pengawasan yang Sangat Ketat

Kegagalan

Tidak ada kebijakan Inovasi yang khusus

Sikap “Pasti Bisa”

Takut gagal

Kepemimpinan Yang Bervisi

Terlalu banyak ilmu

Peningkatan yang kecil pada pelaksanaan atau proses pekerjaan

Unit Riset dan Pengembangan adalah spesialis Inovasi kita

Organisasi yang berpusatkan pada Kebutuhan Pemangku Kepentingan


19

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Apa yang harus kita lakukan… Menggunakan Bahasa Inovasi Menyerap Pengetahuan Menentukan Strategi Pengumpulan Pengetahuan


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

20

(i) Bahasa Penghancuran Ide 1. 2. 3. 4.

“Kami sudah mencoba dan tidak berhasil” “Masyarakat kita tidak akan menyukainya” “Kedengarannya mahal” “Manajemen tidak akan mendukungnya”

5. “Apakah Anda memiliki data statistik yang pasti untuk mendukung ide Anda?” 6. “Ya, tetapi ini akan sulit untuk diterapkan” 7. “Kedengarannya bagus, tetapi tidak praktis” 8. “Ini bukanlah cara kerja yang biasa kita lakukan” 9. “Ini tidak seperti Ide yang ada di organisasi kita” 10.“Tidak”. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

21

1. “Ide bagus. Apa ada keberatan jika kita menindaklanjuti ide ini?” 2. “Saya pikir akan lebih baik lagi jika kita …” 3. “Tolong berikan penjelasan pada saya agar saya dapat lebih memahami bagaimana ide ini dapat dijalankan” 4. “Saya dapat memahami keunikan dari apa yang Anda jelaskan” 5. “Ide Anda membuat saya terpikir akan sebuah ide baru” 6. “Saya tidak pernah memikirkan hal ini sebelumnya” 7. “Ini adalah pendekatan yang lebih menarik daripada cara yang biasa kita lakukan” 8. “Katakan lebih banyak kepada saya tentang ide ini” 9. “Ya.” AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

22

(ii) Menyerap Pengetahuan • Meyakinkan bahwa pengetahuan tidak hilang • Mendayagunakan pengetahuan untuk manfaat berkepanjangan • Sebagian dari Modal Intelektual • Memungkinkan pekerjaan untuk dikerjakan • Pemacu Inovasi. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

23

iii. Menentukan Strategi Pengumpulan Pengetahuan (Knowledge Mgmt) • Formalisasi – bagian dari pekerjaan setiap orang • Realisasi – menangkap dan mendokumentasikan • Memprioritaskan – pengelompokan… nilai, waktu • Menyesuaikan – integrasi, menyediakan • Memberikan Penghargaan – keterampilan… dan penghargaan. 24


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

IMPROVE PROCESS, INCREASE STAKEHODER SATISFACTION, DECREASE COST

SKPD SKPD BKD

SKPD


25

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Mission Vision IKU Target Problem Kualitas Problem Manajemen

Problem Disiplin

Problem produk Problem Sumber Daya

Problem Regulasi

Problem Safety

Problem Proses Problem Productivity Problem Supplier Problem Waktu

Problem Peralatan Problem Delivery AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

Problem Sistem Problem Moral

Problem Kompetensi

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

26

What is Problem Solving? • Penyelidikan sistematis dari suatu proses untuk mengidentifikasi ROOT CAUSE dari suatu permasalahn • Mengambil tindakan untuk memastikan masalah tidak mncul lagi di kemudian hari

A Good Problem Solver: n n

n n

Menyelesaikan masalah dgn CEPAT - Fixes the problem quickly Memastikan masalah tidak Muncul LAGI - Fixes the problem so it stays fixed Tidak menciptakan masalah BARU - Doesn’t create new problems Sampai ke PENCEGAHAN masalah - Extends the fix into preventive action


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

27

Untuk menyelesaikan masalah ini, kita harus melakukan analisis akar masalahnya apa. Saya akan mulai dengan mengatakan "ini bukan salah saya..."


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

28

Mission Vision Development Business Transformation Project

Strategic Improvement Strategic Improvement Project Project

Process Improvement/ Problem Solving Project



Im plem enting

Im plem enting

Im plem enting

Im plem enting

Innovatio n

Innovatio n

Innovatio n

Innovatio n

From top management to shopfloors level participate in managing jobs in terms of planning, actuating, reviewing, coaching & counseling (PDCA)


29

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Implementing Innovation STEP VIEW POINT

Implementing Innovation

① PAHAMI MASALAH

Investigation

② CREATIVE

IDEA

IDEA

Sebenarnya gimana sih? Kenapa kok begini ya? Kalo dg gini gimana ya? Juga ada cara ini lho..

PRIORITAS

Cara yg paling OK yg gimana? High Impact Low Cost?

DO

Lakukan dg persetujuan atasan Lakukan apa yg bisa dikerjakan sendiri

③ INNOVATION FOLLOW UP


Eh? Ini aneh ya … Gak bisa diusahakan gitu?

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Cek hasil implementing Innovation yuk…..Stop munculnya akar penyebab supaya tidak terulang yuk.. 30

•Program Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik – Kemen PAN & RB


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

31

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

32

Pengertian

Inovasi Pelayanan Publik:

• “Terobosan pelayanan publik yang merupakan gagasan ide kreatif orisimal dan atau adaptasi/modifikasiyang memberikan manfaatbagi masy baik secara langsung maupun tidak langsung”

Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik:

• “Kegiatan seleksi, penilaian, dan pemberian penghargaan yang diberikan kepada inovasi pelayanan publik yang dilakukan oleh K/L dan Pemerintah Daerah”.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

33

Tujuan q Menjaring inovasi pelayanan Publik K/L/D q Menetapkan Inovasi Pelayanan Publik yang akan diberikan penghargaan dalam rangka pengembangan inovasi pelayanan publik.

Organisasi Penyelenggara Kompetisi q Kementerian PANRB bertugas sebagai fasilitator penyelenggaraan q Tim Evaluasi § bertugas mengevaluasi proposal pada tahap awal § Pakar q Tim Panel Independen § Bertugas menilai presentasi dan melakukan wawancara § Terdiri dari tokoh yang kredibel dalam bidangnya. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

34

LATAR BELAKANG q Pelaksanaan Gerakan “One Agency, One Innovation”. q Percepatan peningkatan Pelayanan Publik

Prinsip Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik q Akuntabilitas Hasilnya dapat dipertanggungjawabkan q Transparan dapat diakses oleh semua pihak, baik pengusul, penilai dan masyarakat q Independen Tidak berpihak dan bebas kepentingan. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

35

Pengertian (Lanjutan)

Admin Kementerian

• pejabat yang ditugaskan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi untuk mengelola sistem informasi kompetisi inovasi pelayanan publik (SiNoviK).

Admin Lokal

• pejabat yang ditugaskan oleh pimpinan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk mengelola usulan inovasi pelayanan publik di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah melalui sistem informasi kompetisi inovasi pelayanan publik (SiNoviK).


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

36

PROSES PENILAIAN INOVASI Lokal / Instansi / K/L


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

37

KOMPOSISI PENERIMA PENGHARGAAN


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

38


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

39

39

Jenis Inovasi: Pelayanan: § §

Langsung Pelayanan yang dilakukan dengan cara kontak langsung antara pemberi pelayanan dengan pengguna pelayanan. Tidak langsung upaya pembaharuan penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang mempunyai pengaruh terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik.

Wujud : 1) Proses penyediaan pelayanan. 2) Administrasi: penggunaan instrumen kebijakan atau sebagai hasil dari perubahan kebijakan. 3) Sistem: sistem atau perubahan dari sistem yang ada. 4) Konsep: Perubahan dalam paradigma.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

40

KATEGORI Perbaikan Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat. Memperkuat Partisipasi dalam Pembuatan Kebijakan melalui Mekanisme yang Inovatif. Mendorong Pemerintahan Berbasis Pendekatan Kolaboratif dalam Era Informasi. Mendorong Responsif Gender dalam Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat.

Catatan: -Satu kategori hanya dapat diajukan oleh satu inovasi -Satu inovasi kemungkinan memenuhi beberapa kategori, tapi harus memilih satu kategori yang dominan. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

41

KATEGORI DAN KRITERIA (1) 1. Perbaikan Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat.

2. Memperkuat Partisipasi dalam Pembuatan Kebijakan melalui Mekanisme yang Inovatif.

1) Meningkatkan Efisiensi

1) Mempromosikan responsivitas

2) Memberikan pelayanan yang berkualitas. 3) Meminta umpan balik dari warga.

2) Mempromosikan partisipasi melalui mekanisme kelembagaan yang baru.

4) Memperbaiki akses dan mempromosikan keadilan.

3) Memfasilitasi partisipasi

5) Mempromosikan kemitraan

4) Transformasi administrasi/birokrasi


5) Memperkenalkan konsep baru.

7) Memperkenalkan konsep baru


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

42

KATEGORI DAN KRITERIA (2) 3. Mendorong Pemerintahan Berbasis Pendekatan Kolaboratif dalam Era Informasi.

4. Mendorong Responsif Gender dalam Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat.

1) Mempromosikan Kerangka Regulasi dan Kelembagaan untuk Menyelaraskan Kebijakan dan Program dan Mengintegrasikan Pelayanan

1) Memberikan Pelayanan yang Berkualitas kepada Perempuan

2) Meningkatkan Kepemimpinan, Kapasitas Sumber Daya Manusia dan Budaya Organisasi Kolaboratif

2) Mempromosikan Akuntabilitas Pelayanan kepada Perempuan

3) Meningkatkan Kinerja Organisasi, interoperabilitas dan Standar SecaraTerbuka

3) Mempromosikan Transparansi dalam Pelayanan kepada Perempuan


4) Mempromosikan Kesetaraan Gender dalam pelayanan Publik

5) Memperkenalkan konsep baru

5) Transformasi administrasi/birokrasi 6) Memperkenalkan konsep baru.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

43

Proposal Inovasi Pelayanan Publik A. Analisis Masalah (5%) 1. Apa masalah yang dihadapi sebelum dilaksanakan inisiatif ini. • Uraikan situasi yang ada sebelum inisiatif ini dimulai paling banyak 500 kata; • Apa saja masalah utama yang perlu diselesaikan? • Kelompok sosial mana saja, misalnya kelompok miskin, buta huruf, penyandang cacat, manula, imigran, perempuan, pemuda, minoritas etnis, yang terpengaruh; dan dalam hal apa?

Target workshop Hari 1 adalah setiap SKPD menemukan masalah utama sesungguhnya AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

44

Proposal Inovasi Pelayanan Publik B. Pendekatan Strategis (25%) 2. Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah tersebut?, Paling banyak 600 kata; Ringkaskan inisiatif ini tentang apa dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah yang dihadapi; dan Uraikan strategi yang telah dilakukan, termasuk tujuan utama dan kelompok sasarannya. 3. Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif? Paling banyak 200 kata; ilustrasikan apa yang menjadikan inisiatif ini unik; Bagaimana inisiatif ini telah menyelesaikan masalah dengan caracara yang baru dan berbeda; dan Sebutkan pendekatan kreatif dan inovatif yang membuat inisiatif ini berhasil.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

45

Proposal Inovasi Pelayanan Publik C. Pelaksanaan dan Penerapan (30%) 4. Bagaimana strategi ini dilaksanakan? Paling banyak 600 kata, uraikan unsur-unsur rencana aksi yang telah dikembangkan untuk melaksanakan strategi ini, termasuk perkembangan dan langkah-langkah kunci, kegiatan-kegiatan utama serta kronologinya; dan Unggah rencana pelaksanaan anda (ukuran file maksimum 2MB atau kurang dari 5 halaman) 5. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan? Paling banyak 300 kata, sebutkan siapa saja yang telah berkontribusi untuk desain dan/atau pelaksanaan inisiatif ini, termasuk pegawai negeri yang relevan, instansi pemerintah, organisasi, warga masyarakat, LSM, sektor swasta dan lain-lain.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

46

Proposal Inovasi Pelayanan Publik C. Pelaksanaan dan Penerapan (Lanjutan) 6. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana sumber daya itu dimobilisasi? Paling banyak 500 kata, sebutkan biaya untuk sumber daya keuangan, teknis dan manusia yang berkaitan dengan inisiatif ini; dan Bagaimana proyek ini dibiayai dan siapa yang mendukung pembiayaan tersebut? 7. Apa saja keluaran (output) yang paling berhasil? Paling banyak 400 kata, sebutkan paling banyak lima keluaran konkrit yang mendukung keberhasilan inisiatif ini?


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

47

Proposal Inovasi Pelayanan Publik C. Pelaksanaan dan Penerapan (Lanjutan) 8. Sistem apa yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi kegiatan? Paling banyak 400 kata, uraikan bagaimana anda memantau dan mengevaluasi pelaksanaan strategi ini? 9. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut dapat diatasi? Paling banyak 300 kata, uraikan masalah utama yang dihadapi selama pelaksanaan serta cara penanggulangan dan penyelesaiannya.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

48

Proposal Inovasi Pelayanan Publik D. Dampak dan Berkelanjutan (40%) 10. Apa saja manfaat utama yang dihasilkan inisiatif ini? Paling banyak 700 kata, uraikan dampak dari inisiatif ini; Berikan beberapa contoh konkrit bagaimana inisiatif ini berhasil membuat perubahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik; Uraikan bagaimana perbaikan pelayanan publik tersebut telah memberikan dampak positif kepada masyarakat; dan Jelaskan bagaimana dampak tersebut diukur.

Diisi bila sudah dilaksanakan. Akan dibimbing oleh konsultan dalam proses pelaksanaan hingga menuju kompetisi nya


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

49

Proposal Inovasi Pelayanan Publik D. Dampak dan Berkelanjutan (Lanjutan) 11. Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi? Paling banyak 500 kata, uraikan bagaimana inisiatif ini sedang dilanjutkan (misalnya, dalam hal berkelanjutan secara keuangan, sosial dan ekonomi, budaya, lingkungan, kelembagaan dan peraturan); dan Jelaskan apakah inisiatif ini sedang direplikasi atau didiseminasi untuk seluruh pelayanan publik di tingkat nasional dan/atau internasional dan/atau bagaimana inisiatif ini dapat direplikasi. 12. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik? Paling banyak 500 kata, uraikan pengalaman umum yang anda peroleh dalam melaksanakan inisiatif ini, pembelajarannya serta rekomendasi anda untuk masa depan AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

50

Kompetensi Inti Innovator Project Management

Innova tion


Creative Problem Solving 51

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

•Peran Tim Komite/Agen Inovasi


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

52

Environment Get the Attitude Learn the Tools. Set the


“YOU ARE WHAT YOU EAT”

53

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Peran Tim Komite / Agen Inovasi Integrity Credible Evaluator Independent Persistent

Peran Komite / Agen

Creative Problem Solver Mentor

Good Feedback Emphatic Relationship Skill Developing Other


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

54

•Analisa Masalah: Menggali Akar Penyebab & Tehnik Observasi


55

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

IMPROVEMENT BETTER WAY BETTER WAY BETTER WAY RIGHT WAY

WRONG WAY à “PROBLEM”


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

56

DOING SOMETHING BETTER

² FASTER ² SAFER ² SIMPLER ² CHEAPER ² CLEANER ² SHORTER ² COMFORT AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

LEVEL OF IMPROVEMENT

57

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

INNOVATION VS. KAIZEN KAIZEN & INNOVATION

INNOVATION

KAIZEN TIME


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

58

PERAN UNTUK LAYANAN PUBLIK Harapan

Kepuasan

LAYANAN PUBLIK Publik

Publik

ORGANISASI & MANAJEMEN

Layanan Publik tempat adalah dimana: • Pekerjjaan dituntaskan • Nilai-tambah diciptakan • Masalah dipecahkan AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

59

CARA MEMUASKAN PUBLIK ANDA µ PRODUK BERMUTU ²

(QUALITY PRODUCT) - Q

µ BIAYA YANG LEBIH RENDAH ²

(LOWER COST) - C

µ TEPAT WAKTU ²


(ON TIME DELIVERY) - D

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

60

PERBEDAAN VERSI BARAT DAN JEPANG Barat (Amerika) • Menekankan hasil ekonomis (ideide yang besar/hebat) • Sangat menekankan insentif keuangan • Motivasi Pribadi

Jepang • Menekankan partisipasi (kecil-kecil) • Insentif Psikologis (pengakuan dan aktualisasi diri) • Motivasi Pribadi dan kelompok • Tanggung jawab atasan langsung

• Tanggung jawab Komite


61

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Gunung Es Masalah Seberapa besarnya pun suatu masalah, hanya 20% dapat terlihat, 80% lainnya tidak dapat terlihat karena tersembunyi. Gejala

Akar Penyebab


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

62

Contoh: Gunung Es Masalah Tingkat kinerja rendah

Cuek / acuh tak acuh Kuatnya tarikan Conflict of interest Motivasi pegawai rendah

Ketakutan kehilangan pekerjaan

Root Cause Analysis

Suasana kerja tidak menyenangkan

Gejala

Informasi atau issue yang salah tentang restrukturisasi SDM Desas desus dari orang “trouble maker”


Akar Penyebab

63

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

DIFINISI MASALAH


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

64

64

5 ELEMEN MASALAH Persepsi Masalah Awal (besar, samar-samar, masalah yang ruwet)

MEMAHAMI Masalah “Sesungguhnya”

SITUASI

Titik Penyebab Why ? Why ?

Penyebab Langsung

PENYELIDIKAN PENYEBAB

Why ? Why ? Why ? AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

Akar Penyebab

PENANGGULANGAN

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

65

A. Analisa Masalah (5%) 1 2 3 4 5

• Apa masalah yang sering terjadi / fatal akibatnya ? • Apa Masalah Sesungguhnya? • Dimana titik lokasi masalahnya? • Apa Penyebab Langsungnya? • Apa akar penyebab langsungnya


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

66

PENYELIDIKAN PENYEBAB, METODE 5 WHY? Kejadian tidak normal MENGAPA?

X

Penyebab langsung

X XC X

X X

(hubungan sebab/ akibat)

MENGAPA?

C

(hubungan sebab/ akibat) Penyebab

MENGAPA?

(hubungan sebab/ akibat)

X

C

X X

X X


Penyebab MENGAPA?

C

X

MENGAPA?

(hubungan sebab/ akibat) Penyebab

AKAR PENYEBAB

C

67

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

14 Tools for Problem Solving Fakta Data Numerical Data (Kuantitatif)

The Basic Seven Tools

•Analisa masalah berdasarkan pendekatan kuantitatif AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

Verbal Data (Kualitatif)

The New Seven Tools

Organisasikan dlm Tim Komite

Information

• Analisa masalah kualitatif • Menghasilkan ide-ide kreatif •Membuat rencana secara kompreshensif

Source: Nayatani, Y., The Seven New QCTools (Tokyo, Japan, 3A Corporation, 1984)

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

68

14 Tools for Problem Solving The Basic Seven Tools

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Check sheet Histogram Pareto Chart Cause Effect Diagram Flow Process Diagram Scatter diagram Control chart

The New Seven Tools

1. 2. 3. 4. 5.

6.

7.


Affinity Diagram Interrelationship Diagram Tree Diagram Matrix Diagram Matrix Data Analysis / Prioritization Process Decision Program Chart (PDPC) Activity Network Diagram

69

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Pareto Analysis Temuan Vilfredo Pareto (1848-1923), Italian economist, menemukan bahwa 20% populasi di Italia memiliki 80% kekayaan

Mengapa menggunakan Pareto Analysis? n

n

Memutuskanpersoalan paling kronis yang harus dibereskan Mengurutkan prioritas beberapa problem terpenting


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

20% Sebab menyebabkan 80% Masalah

70

Diagram Pareto Pareto Chart: Grafik yang mengurutkan sebab masalah dari urutan frekuensi paling tinggi Contoh Pareto Chart Komplain Pelayanan Publik - Data Bulan Oktober

Frequency (number)

60 –

54

– 72

50 – 40 – Jumlah Kemunculan

30 – 20 –

12

10 –

4

0 – Front office 72%

Admin 16%

Fasilitas 5%

3

2

Persentase Kumulatif

– 100 – 93 – 88

70 –

info rmasi Lain2 nya 4% 3%

Jumlah Komplain Pelayanan Publik AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

71

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

MEMAHAMI SITUASI DIMANA ? Lacak balik

Persepsi Awal Masalah Masalah

TP Penyebab langsung

MENGAPA ?

Penyebab Penyebab Penyebab

APA ?

AKAR PENYEBAB


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

72

Identifikasi Innovation berbasis

SIPOC Start

S U P P L I E R S

INPUTS

Stop OUTPUTS

Process

(Sources of Variation)

(Measures of Performance)

(Value Stream)

People PROCESS

Material Equipment Policies Procedures Methods Environment


A blending of inputs to achieve the desired outputs

Service

Product Completed Task

C U S T O M E R S

73

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Strategy Implementation:

Strategic Activity

Marketing Planning After Sales

Sales

Production

Delivery

Sumber Daya Manusia


Keuangan

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Information Technology

74

“Moments of Truth”

Latihan :

FINE DINING RESTAURANT


of Service Delivery

75

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Translanting Customer Value Proposition into B-E-D-U Latihan: Isilah dengan Peta BEDU sesuai harapan customer Anda

None

Unanticipated Some

Desire Most

Expected All

Basic


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

76

Membuat Bank Masalah MASALAH :

KEJADIAN/HASIL YANG MENYIMPANG DARI STANDAR ATAU HARAPAN

DARI TEMPAT KERJA SENDIRI

DARI ATASAN/UNIT LAIN

DARI STAKEHOLDER

§ MASALAH YANG TIMBUL BERULANG-ULANG/SUDAH LAMA § YANG TENDENSINYA MENYIMPANG DARI TARGET/PLANNING § HASIL YANG BERFLUKTUATIF BESAR SEHUBUNGAN DENGAN PRODUK / PROYEK BARU

§ DARI LEMBAGA NEGARA § DARI MASYARAKAT

§ TARGET TAHUNAN § ACTIVITY PLAN § HAL-HAL YANG URGEN

TEMA AKTIVITAS DIAMBIL PRIORITAS

QUALITY

COST

SAFETY


DELIVERY

MORALE

MAINTENANCE

PRODUCTIVITY

77

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

MEMBUAT BANK MASALAH MASALAH PRIORITAS DI ORGANISASI ANDA DARI TEMPAT KERJA SENDIRI §


DARI STAKEHOLDER §

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

DARI ATASAN / UNIT LAIN §

78

•Inovasi & Creative Problem Solving


79

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

KREATIFITAS ll Ide Baru

Hubungan Kreatifitas dan Inovasi

VALIDASI ll

Menguji Ide INOVASI ll

Produk dan / Pelayanan AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

80

Creative Problem Solving Random Word /Atribut Listing

Eyes of Expert

Efektif

Extremes


Brainst orming

Efektif

What’s hot?

Curly Question

Efektif 81

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

BRAINSTORMING EMPAT PRINSIP

Syarat Brainstorming

BRAINSTORMING 1. Dilarang mengkritik pembicara yang sedang mengutarakan ide 2. Ciptakan suasana yang memungkinkan berbicara secara bebas (jangan melarang orang untuk bicara) 3. Makin banyak pendapat makin baik 4. Dapatkan ide-ide dari teman-teman atau kolega kita Mutu material rendah

Material lolos IQC

OK. Setelah kita diskusi kita sepakat masalah bersama kita adalah “DEFECT RATE” yang melebihi 10% Mari melakukan brainstorming, mengapa “defect rate melebihi 10%

Kita jarang melakukan pemecahan masalah

1. Tentukan masalah sebagai batasan brainstorming 2. Pengumpulan ide dilakukan dengan berputar/ menulis di posh it 3. Satu orang satu ide setiap kali berputar/1 kertas posh it 4. Ide baru disampaikan pada saat sampai pada gilirannya 5. Bila belum ada ide bilang “pass/lewat” 6. Selama brainstorming berlangsung tidak diperkenankan memberikan komentar atau mengkritik pendapat yang masuk 7. Semua ide yang masuk dicatat

BRAINSTORMING, setelah semua ide muncul pilih ide -ide yang mungkin dan diskusikan untuk menetukan masalah sebenarnya AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

82

Eyes of Experts AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

83

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

THEN WHAT?

WHOSE EYES ? • Experts dari bidang yang berbeda

• Pertimbangkan metode yang biasa digunakan mereka pada bisnisnya

• Tim kita yang tahu byk hal ttg masalah kita

• Aplikasikan metode tsb pada isu masalah kita


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

84

Your brief/problem

Your new ideas Another Expert’s methods AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

85

Curly Questions


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

86

Different

Thought provoking

More fun Curly Question

Less threateni ng AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

Unexpect ed 87

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

5 Curly Questions Reflectio n Imaginat ion

Role Reversal Speculati on Analogie s


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

88

ANALOGIES Menyamakan pada sesuatu situasi yang sudah kita pahami : olahraga, musik, sekolah, film, makanan, hobi,…. Straight Question Seberapa efektif kah kebijakan dan prosedur kita? Curly Question (menggunakan Analogi dunia Film): Ketika anda menjadi seorang Sutradara, kebijakan & prosedur apa yang seharusnya anda desain untuk para Aktor agar menjalankan kebijakan & prosedur dg efektif? 89


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

SPECULATION Ini adalah pertanyaan “ JIKA TERJADI”. Cara berpikir dg situasi yang tidak biasa & mempertanyakan apa yang akan terjadi JIKA situasi itu muncul Straight Question: Seberapa efektif kah kebijakan dan prosedur kita?

Curly Question :

JIKA kita menutup SKPD ini dan membangun SKPD baru besoknya, Kebijakan dan prosedur apa yang akan kita pertahankan dari SKPD lama yang membuat kita bisa lolos dari kegagalan? AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

90

ROLE REVERSAL Cara berpikir dengan mendapatkan pandangan dari orang lain, seperti pemangku kepentingan (masyarakat & lainnya…), suplier, kompetitor dll Straight Question: Seberapa efektif kah kebijakan dan prosedur kita? Curly Question : • Bayangkan jika anda adalah pemangku kepentingan terbesar kami. Apa yang harus kami lakukan agar anda sangat menyukainya? • Atau apa yang anda sgt tidak sukai dari kami? AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

91

IMAGINATION Kita masuk ke dunia yang tidak nyata, seperti keajaiban, dongeng atau masa depan (visioning) Straight Question: Seberapa efektif kah kebijakan dan prosedur kita? Curly Question : • Jika kita ingin meningkatkan manfaat & beneficiaries sebesar 500%, prosedur dan kebijakan MAGIC apakah yang harus kita punya ? • Mengapa prosedur kita tidak memberikan keajaiban tersebut? AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

92

REFLECTION Refleksi pada kondisi di masa lalu dan melihat contoh tindakan yang telah dilaksanakan atau belum, sehingga memberikan pencerahan atas isu masalah kita Straight Question: Seberapa efektif kah kebijakan dan prosedur kita? Curly Question : Peluang apa yang telah hilang ditahun kemaren, dikarenakan cara kerja kita, baik antar internal, dengan suplier-vendor atau pemangku kepentingan ?


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

WB 20

93

•Bagaimana memilih ide inovasi dari ide-ide Kreatif


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

94

Dari ide menjadi hasil • Ide baru… sesuatu yang berharga • Produk, pelayanan, proses, dll, • Melalui empat tahap: – Evaluation (Evaluasi) – Development (Pengembangan) – Application (Penerapan) – Monitoring (Pengawasan).


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

95

TAHAP 1:

EVALUATION AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

96

Evaluasi • Mengukur

ide

• Memenuhi kebutuhan masyarakat & dapat dilaksanakan • Bermanfaat secara operasional • Menarik bagi orang banyak • Dapat dikembangkan atau diimplementasi dengan efektif.


97

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Evaluasi • Nilai atau kegunaan • Apakah ini layak diburu? • Ide yang baik • Jangan menolak terlampau cepat.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

WB 8

98

Bobot dan Nilai

Analisis Biaya dan Manfaat

Metode Evaluasi Ide Kreatif

Riset Kepuasan Pemangku Kepentingan


Berpikir Dua Langkah

99

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

(i) Weight and Rate (Bobot dan Nilai) Bandingkan beberapa ide, dan pilih yang terbaik Contoh yang sederhana …

Pilih program Peningkatan Pelayanan Publik Pemprov Babel Innovation • Tuliskan dulu 5 Ide Brainstorming per kelompok. Semisal : Melengkapi semua fasilitas di kantor pelayanan Membangun Budaya Inovasi Pelayanan Publik ?????


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

WB 9 100

Tentukan Kriteria • Apakah kriteria pengukuran Anda? • Tuliskan pada tabel di Worksheet • Berikan bobot bagi masing-masing kriteria (contohnya standart di kompetisi Inovasi Kemenpan) • Untuk setiap kriteria alokasikan 1 (tidak sesuai), 2 Sesuai, 3 (sgt Sesuai) nilai bagi alternatif pilihan • Kalikan pembobotan dengan Penilaian.


101

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Contoh Weight and Rate Kriteria

Masalah

Pendekatan Kemudahan Manfaat u/ Total Pelaksanaan Masy Strategis

Bobot

5%

25%

pningkatan 0,05 Fasilitas Peliputan gub via android

0,05

1 1

0,50 0,50

30%

2 2

0,30 0,90

1 3

40%

100%

1,20

2,05

0,80

2

2,25

4 5


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

102

Sekarang Jumlahkan…

• Jumlahkan total nilainya

• Program manakah yang menjadi pilihan tepat Anda??


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

103

(ii) Analysis Biaya dan Manfaat (Cost Benefit Analysis)

• Sudah memilih ide “terbaik” • Apakah perlu diteruskan? • Bandingkan biaya dengan manfaat. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

104

Langkah dalam CBA… • Menentukan biaya • Menghitung manfaat • Menguraikan periode pengembalian modal (bila memungkinkan • Mengukur apakah ide harus dilanjutkan. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

105

Contoh CBA Skenario:

Seorang Pimpinan BLUD sedang mempertimbangkan untuk menerapkan sebuah sistem komputer baru untuk mengelola Database Mitra Kerja dan HUMAS. Kantornya hanya memiliki beberapa komputer, dan tim Humas nya hanya memiliki keterampilan dasar komputer. Mereka adalah pekerja keras dan sudah terbiasa dengan keadaan dan cara kerja penenanganan HUmas yang dipakai saat ini. Dia sadar bahwa tenaga Humas yang didukung dengan program komputer akan mampu melaksanakan kontak dengan lebih banyak mitra kerja dan mampu memberikan pelayanan yang lebih berkualitas, dapat dipercaya, dan tepat waktu kepada masyarakat & semua pemangku kepentingan . Mereka akan lebih mampu untuk mencapai komitmen mereka, dan dapat bekerjasama dengan lebih efisien dengan tim kerja bagian lainnya. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

106

Biaya: Komputer dan peralatan baru: • 12 PC yang s iap untuk dig unakan pada netwo rk- dengan software pendukung • 8 computer laptop dengan software pendukung • 1 server • 4 printers • Kabel-kabel dan pemasangan • Software pendukung untuk Sales Total untuk Komputer dan Peralatan Baru Rp. 400,800,000.Biaya Pelatihan: • Pengenalan Komputer untuk 15 orang • Keterampilan Pengetikan untuk 18 orang • Pelatihan HUMAS System untuk 14 orang Total untuk Biaya Pelatihan Rp. 83.000.000,Biaya lainnya: • Waktu yang terpakai: 50 man-days @ Rp 2.000.000,- / hari • Kesempatan Penyerapan Anggaran yang hilang karena gangguan pada jadwal kerja normal: perkiraan: Rp. 100,000,000.• Kesempatan Penyerapan Anggaran yang h ilang karena inef isiens i selama 2-3 bulan pertama: perkiraan Rp. 150,000,000.Total untuk Biaya Lainnya Rp. 350.000.000,Total Biaya : Rp. __________ AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

107

Manfaat: • Melipat tiga kan kapasitas pengiriman surat: perkiraan Rp. _______/thn • Kemampuan untuk mendukung kampanye Humas: perkiraan: Rp. _______/thn • Peningkatan efis iensi dan ketepatan dari tindaklanju t: perkiraan: Rp. _______/thn • Peningkatan pada pelayanan terhadap masyarakat dan loyalitas pemangku kepentingan & Masyarakat: perkiraan: Rp. _______/ thn • Peningkatan akurasi da ri informasi mitra kerja & peserta p rogram: perkiraan: Rp. _______ / thn • Peningkatan kemampuan untuk mengelola Humas: Rp. _______/ thn Total Manfaat: Rp.1,270,000000.-/tahun

Waktu yang diperlukan u ntuk Penyerapan Angga ran yang lebih besa r (atau Pengembalian Modal): Total Biaya / Tota l Manfaat = ______ dari satu tahun = perkiraan ______ bulan Walaupun mungkin ada unsur subyektif, hitungan perkiraan manfaat dari sistem baru ini cukup konservatif. Karenanya ini dapat menjadi dasar yang baik bagi Pemimpin BLUD untuk melanjutkan atau tidak lanjut rencana penerapan sistem komputer baru tersebut dengan mempertimbangkan berbagai faktor.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

108

(iii) Riset Kepuasan Pemangku Kepentingan • Menguji apakah ide kita akan sesuai dengan kebutuhan: – Apakah Produk / Proses / Jasa yang kita buat akan diminati oleh “stakeholder”, – Apakah minat tersebut tinggi atau rendah, lama atau singkat, mayoritas atau minoritas, – Jenis Produk / Proses / Jasa yang berciri khusus bagaimana yang diminati oleh “stakeholder”, – Bila ada biaya, berapa besar uang yang siap dikeluarkan oleh “masyarakat” atau “calon mitra”.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

109

(iv) Berpikir Dua Langkah • Sebuah cara untuk membantu meyakinkan bahwa kita tidak membuang ide-ide sebelum kita memberikan cukup waktu untuk mencoba • Kita harus menguasai kecenderungan kita untuk mencari-cari kesalahan dalam ide kita atau ide orang lain • Apa yang kita katakan kepada diri kita dan kepada orang lain akan mempengaruhi penerimaan ide tersebut. (Metode evaluasi ini sama dengan analisa resiko. Sanggup menanganinya???) AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

110

“Ini ide yang menarik. Saya ingin tahu manfaat apa yang akan didapatkan dari ide ini”

IDE

TIDAK, lupakan idenya

YA, Langkah 2 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

111

“Hambatan apa yang akan kita hadapi?”

Creative Problem Solving.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

112

Tahap 2 : Pengembangan


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

113

Tahap 2 : Pengembangan • Setelah persetujuan; Sebelum penerapan • Tidak ada jaminan • Model untuk Pengerjaan atau Prototipe • Test; Pengujian; Riset kebutuhan Stakeholder; dll. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

114

•Penerapan & Monitoring-Evaluasi berbasis Project Management


115

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Tahap 3 (Penerapan) & Tahap 4 (Pengawasan) Berbasis Project Management MONITORING & CONTROLLING PROCESSES PLANNING PROCES S ES

INITIATING PROCES S ES

CLOS ING PROCES S ES

EXECUTING PROCES S ES


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

116

Perencanaan Implementing Innovation yg Detail dg WBS A Work Breakdown Structure (WBS) adalah istilah yang biasa digunakan dalam Struktur Proyek. WBS menjabarkan ruang lingkup proyek kebawah sampai dengan level terendah WBS Level 1

WBS Level 2

WBS Level3

WBS Level3


WBS Level 2

WBS Level3

WBS Level3

WBS Level3

WBS Level 2

WBS Level3

WBS Level3

WBS Level3

WBS Level3

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

117

Work Breakdown Structure • Setiap level yang menurun merepresentasi definisi semakin rinci tentang pekerjaan proyek. • WBS ini dipecah menjadi beberapa paket pekerjaan • Orientasi yang dapat dijalankan dari hirarki meliputi hal-hal yang bisa dijalankan pada internal dan eksternal • WBS mendefinisikan total lingkup proyek. • Pekerjaan yang tidak terdapat dalam WBS berada di luar lingkup proyek. • Item pada tingkat terendah dari WBS yang disebut paket pekerjaan.


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

118

Work Breakdown Structure MANAGERIAL LEVELS

LEVEL 1

TOTAL PROGRAM

LEVEL 2 PROJECT

PROJECT

TASK

TECHNICAL LEVELS

WORK PACKAGE


PROJECT

TASK

TASK

SUBTASK

SUBTASK

WORK PACKAGE

WORK PACKAGE

LEVEL 3

SUBTASK

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

LEVEL 4

LEVEL 5

119

Work Breakdown Structure WBS – levelnya dipengaruhi oleh:

• Level of detail • Level of risk • Level of control • Estimate accuracy • Work package value • Work package man-hour AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

120

Contoh WBS Peningkatan Kualitas Pelayanan Peningkatan Kepuasan Pelayanan Publik

Peningkatan Kualitas Sistem Layanan

Kemudahan Prosedur

Revisi Prosedur

Peningkatan Kualitas Fasilitas

Pelayanan Prima

Sosialisasi Prosedur baru

Upload di Website


Peningkatan SDM

Training Petunjuk teknis Prosedur

Communication & Persuasive

Menyusun Pedoman PP

Pelatihan PP

Workshop dengan konsultan

Seleksi Vendor Pelatihan

121

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Tabel Perencanaan Program Implementing Innovation Berbasis Project Management No

Task (from WBS)

Time

Resources

Estimation

Who / What

How Many

Partner (Stakeholder)

Cost

Output

Requier ment

1 2

Memenuhi pertanyaan tahapan Pelaksanaan & Penerapan (no. 4-8) dlm Proposal inovasi. AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

122

Renungkan!!!


123

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Identifikasi Resiko dg Risk Breakdown Structure Project Tech n ical

Extern al

Org an ization al

Project

M an ag emen t

Req u iremen ts

S u b con tractors & S u p p liers

Project Dep en d en cies

Estimatin g

Tech n olog y

Reg u latory

Resou rces

Plan n in g

M arket

Fou n d in g

Con trollin g

Cu stomer

Prioritization

Commu n ication

Comp lexity In terf ace

&

Perf orman ces Reliab ility

Qu ality


&

Weath er

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

124

Contoh Kemungkinan Resiko di WBS Peningkatan Kualitas Pelayanan Peningkatan Kepuasan Pelayanan Publik

Peningkatan Kualitas Sistem Layanan

1. Tidak ada yang ahli dlm desain prosedur yang User Friendly

Kemudahan Prosedur

Revisi Prosedur

2. Website tidak ada administratornya yg permanen

Peningkatan Kualitas Fasilitas

Sosialisasi Prosedur baru

Training Petunjuk teknis Prosedur

Upload di Website


Peningkatan SDM

Pelayanan Prima

Communication & Persuasive

Menyusun Pedoman PP

Pelatihan PP

Workshop dengan konsultan

Seleksi Vendor Pelatihan

125

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Tabel Perencanaan & Penanggulangan Resiko dlm Pelaksanaan Program Implementing Innovation N o

Task (from WBS)

Risk

Risk Mitigat ion

(Counter measure)

1

Revisi Prosedur

Tidak ada yang ahli dlm desain prosedur yang User Friendly

2

Upload prosedur baru ke website

Website tidak ada administra tornya yg permanen


Time

Resources

Estimation

Who / How What Many

Partner (Stakeholder)

Cost Output

Requie rment

Memenuhi pertanyaan tahapan Pelaksanaan & Penerapan no 48 & no. 9 (penanggulangan hambatan) dlm Proposal inovasi. 0818 74 90 89, 0821 2258 5148

126

•Pembekalan Singkat untuk tim komite / Mentor Inovasi


127

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Peran Tim Komite / Agen Inovasi Integrity Credible Evaluator Independent Persistent

Peran Komite / Agen

Creative Problem Solver Mentor

Good Feedback Emphatic Relationship Skill Developing Other


0818 74 90 89, 0821 2258 5148

128

Action Plan Tim Komite / Agen Inovasi


Knowledge Mgmt

• Dokumentasikan setiap program inovasi • Promosi & Sebarkan hasil nyata Inovasi

Mentoring

• Fasilitasi pengembangan ide inovasi • Monitoring & Evaluasi setiap program inovasi

Komunitas Inovasi

• Medsos (WA group, BBM, milis) • Pertemuan rutin

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

129

HOW TO BE THE GREAT MENTOR BY USING YOUR PERSUASIVE BASED ON SET AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

130


131

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

Berpasangan dan Berbaris. Orang yang dibelakang mengikuti irama nafas pasangannya Ketika sudah seirama, maka segera tarik tengkuknya dengan mata

Dalam Frekuensi Yang Sama, akan lebih mudah dalam mengarahkan AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

132

RESONANSI: Memik irkan sesuat u

Sinyal listrik neuron sel memper KUAT


Frekuensi listrik yang dipancarkan semakin KUAT

Frekuensi listrik neuron akan bergetar MENARIK/me mpengaruhi segala sesuatu yang memiliki KESAMAAN FREKUENSI

133

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

“SEIRAMA: TEKNIK AJAIB MEMPENGARUHI”

PAHAMI DULU LAWAN BICARA ANDA (Empathic Listening Skill:Deteksi Tipe Kepribadian, Tipe Cara Berpikir, Tipe Kebutuhan)


ALIGNMENT (Cari Kesamaan & kecocokan)

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

KOMUNIKASI & PERSUASIF (9 hukum Persuasi, 9C, 3V, Smiling Voice, 3 Yes, Tag Question, More & more, better word)

134

•Action Plan After Training

S e s i - 10 AIDA Con su ltan t 2 0 1 6 . moh amad .soleh @g m ai l. co m

0818 74 90 89, 0821 2258 5148

135

Workshop Implementing Innovation Untuk Pemprov Bangka Belitung C O N S U L T I N G T R A I N I N G ASSESMENT

Recommend Documents