RAPPORT
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
WORKSHOP 1: Corporate & Project Branding - of hoe vorm en inhoud elkaar versterken Steven Bruyneel, Art Director, Volta Communicatie in Vorm WORKSHOP 2: Visual Storytelling of infografieken Hans Faelens, Content marketing - strategy & creation bij contentbureau Jansen en Jansen WORKSHOP 3: In House Video Koen Vlecken, Praktijklector AP Hogeschool Antwerpen CASE STUDY 1: Cultuur, waarden en communicatie: ingrediënten voor een perfecte cocktail? Barbara de Clippel, Communicatieverantwoordelijke FOD Sociale Zekerheid CASE STUDY 2: Beste personeelsblad van het jaar 2014 - Stad Gent Els Van Cleemput, Coördinator Interne Communicatie at Stad Gent CASE STUDY 3: Hoe maak je van een jaarverslag meer dan een jaarverslag? Edgard Eeckman, Manager Dienst Communicatie, Universiteit Ziekenhuis Brussel
www.bvic.be
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
WORKSHOP 1: Corporate & Project Branding Steven Bruyneel
begeleiders: Martine, Charis
Steven Bruyneel, Art Director van het communicatie- en vormgevingsbureau Volta gaf ons een boeiende kijk op hoe het visuele aspect van communicatie onze boodschappen en doelen kan ondersteunen. “Eerst en vooral moeten we de beleving van het beeld door de klant centraal stellen, en niet onze eigen communicatievisie. Hoe ervaart een medewerker onze communicatie?", is de hamvraag. Vertegenwoordigt de inhoud de verpakking of andersom? Klopt het wel als je een personeelsblad maakt waar nauwelijks personeel in te zien is? Tweede tip in visualisatie is: betrek het vormgevingsbureau van in het begin bij de creatie van jouw visualisatie en branding. Zo bereik je meer dan wanneer zij te laat in het proces betrokken worden en dan uiteindelijk alleen maar aan tools kunnen denken. Klinkt herkenbaar, niet? Steven nam ons mee op een boeiende reis van huidige logo trends: zwart wit logo’s, vereenvoudiging van bestaand logo, patronen, er zit beweging in (denk maar aan Proximus) en last but not least onder invloed van de apps moeten we denken aan korte en krachtige logo’s. Via een internationale case study nam hij ons stap voor stap mee in de realisatie van een nieuwe naam gevolgd door een interne projectnaam en branding. We sloten de workshop af door in groep onze eigen projectnaam en branding te creëren voor een overschakeling naar SAP. .
Steven Bruyneel Art Director van het communicatie- en vormgevingsbureau Volta
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
WORKSHOP 2: Visual Storytelling of infografieken Hans Faelens
begeleiders: Erwin, Julie
Infografieken duiken steeds vaker op, onder andere onder invloed social media zoals Twitter. Het is inderdaad een interessante manier om informatie op een toegankelijke manier te presenteren. Een infografiek biedt naast informatie ook vaak entertainment en nodigt de lezer uit om de illustratie te verkennen. Maar al te vaak echter beperken infografieken zich tot op het opleuken van wat cijfers. Hans Faelens van contentbureau Jansen en Janssen uit Gent legde in een workshop op de BViC Wintercheck uit hoe je deze valstrik kan vermijden. Net zoals een traditioneel artikel vertrekt ook een infografiek van een journalistieke keuze. Wat is de kernboodschap van jouw verhaal en welke cijfers kunnen deze boodschap onderbouwen. Zorg voor een grafische basisstructuur. Pas als dat duidelijk is, kan je met een vormgever praten over de grafische aanpak. Hou het cijfermateriaal zo simpel mogelijk. Gebruik niet te veel variabelen en probeer verbanden te leggen zodat de cijfers verrijkt worden. Breng de cijfers naar een menselijke schaal, zodat ze begrijpelijker worden. Soms kan dat letterlijk door bijvoorbeeld naast een afbeelding van een straaljager een auto te plaatsen om de verhoudingen duidelijk te maken. Soms mag een infografiek ook complex zijn en kan bijna een beeldverhaal worden waar de lezer als het ware wordt uitgenodigd op een ontdekkingstocht doorheen de cijfers en illustraties. Zorg er wel voor dat de lezer in zijn/haar behoefte wordt voldaan: directe info voor de snelle lezer, meer analyse en eventueel visuele grapjes voor de meerwaardezoeker.
Hans Faelens Content marketing - strategy & creation bij contentbureau Jansen en Jansen
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
WORKSHOP 3: In House Video Koen Vlecken
begeleider: Dirk
Het gebruik van video in de interne communicatiemix neemt steeds toe. Bewegende beelden versterken de boodschap en blijven langer hangen bij je intern doelpubliek. Om zulke films te maken kan je je wenden tot een productiehuis. Maar wist je dat je met heel eenvoudige middelen ook in staat bent om zelf filmpjes te maken? Spreker Koen Vlecken, docent aan de AP Hogeschool van Antwerpen, gaf een inspirerende kijk op het zelf realiseren van interne videoproducties. Zijn workshop startte met een kennismaking met het basismateriaal om mee van start te gaan. Echt diep in de geldbeugel tasten hoef je hiervoor niet te doen. De grootste investering is de aankoop van een fototoestel (bijv. een Nikon DSLR), een goede aansluitbare microfoon en enkele bijhorende accessoires om licht, geluid en stabiliteit van het toestel onder controle te houden. Naast de aankoop van deze hardware, dien je ook te beschikken over software om de opgenomen beelden te monteren. Programma’s waarmee je gebruiksvriendelijk aan de slag kan gaan, zijn iMovie voor Mac en Adobe Première Elements voor zowel Windows- als Mac. Zelf aan de slag gaan en filmen betekent vooral veel experimenteren. Maar mits het gebruik van enkele standaardtechniekjes kan je al heel snel mooie resultaten voorleggen. Zo kregen we praktische tips & tricks rond snijbeelden, establishing shots en het gebruik van muzikale buffers. Wens je een testimonial te filmen van een collega? Zorg er dan voor dat je zeker je vragen vooraf niet letterlijk doorgeeft. Indien je dit wel doet, is de kans groot dat de antwoorden niet spontaan overkomen. Een laatste gouden tip betreft de lengte van de filmpjes. Houd het zo kort mogelijk. In max. 3 minuten moet je in staat zijn om een boodschap aan je interne doelgroep(en) mee te geven. .
Koen Vlecken Praktijklector AP Hogeschool Antwerpen
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
CASE STUDY 1: Cultuur, waarden en communicatie Barbara de Clippel
begeleiders:Marianne, Annick
Barbara was reeds vorig jaar te gast met een boeiende case over de nieuwe werkcultuur bij de FOD Sociale Zekerheid. Barbara bracht een bijzonder verhaal: hoe transformeer je een 'ambtenarij' in de stijl van "De collega's" tot een modern en jong bedrijf? Waar niemand nog een eigen bureau heeft, waar mensen twee tot drie dagen in de week thuis werken, waar prikken niet meer hoeft, waar medewerkers inspraak hebben en samen met de leidinggevenden het beleid en de werkaanpak mee bepalen. Een prachtig voorbeeld hoe het anders kan. Geweldig dat ze het ook blijven waarmaken. En daar hebben de waarden, het continu communiceren van die waarden en het integreren in de dagelijkse processen en activiteiten veel mee te maken. 5 waarden: respect, solidariteit, vertrouwen, zelfontplooiing en resultaatgerichtheid. Vaak holle woorden en wat dan… Wat doe je er mee? De FOD organiseerde workshops om de waarden concreet te maken. Resultaat, een lijst van 500 gedragingen om de waarden te laten leven. Waarden en teamverbondenheid Elk team formuleert zijn eigen waardentop. Hierdoor gaan teams beter samenwerken en verhogen ze hun efficiëntie. Waarden en evaluatie Waarden dienen ook als inspiratie in de ontwikkelingscirkels en zijn in het proces ingebakken. De evaluatiecyclus start in team. • Samen wordt teruggeblikt: hoe hebben we gepresteerd? Wat deden we goed, wat minder? Hoe hebben we samengewerkt? • Samen wordt gepland voor het volgende jaar. De doelstellingen komen van het team. • Tenslotte krijgen medewerkers een individueel gesprek. De evaluatie gebeurt op drie punten: kwanitiatief, kwalitatief en gedrag, gebaseerd op de waarden. .
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
CASE STUDY 1: Cultuur, waarden en communicatie Barbara de Clippel
Waarden en leiderschapsontwikkeling De nieuwe cultuur was en is voor de leidinggevenden een grote aanpassing, zowel op het vlak van mentaliteit (meer inspraak voor de medewerkers) als op het vlak van aanpassen aan de veranderende werkomgeving en samenwerkingsvormen (mensen zijn door het thuiswerken soms maar 1 dag in de week samen op kantoor). Daarom werd een leertraject voor leidinggevenden opgestart, ronde tafel gesprekken met tafelbegeleiders. De waarden staan hier ook weer centraal. Vertrouwen, hoe feedback geven,… allemaal voorbeelden hoe collega leidinggevenden elkaar kunnen inspireren. Waarden en beslissingen op het Directie Comité Beslissingen op het DC worden afgetoetst aan de cultuur en de waarden van het bedrijf. Rol en opdracht van Communicatie Ondersteunen binnen de organisatie bij projecten en opdrachten In het veranderingstraject is sterk ingezet op relation management. Daar oogst het communicatieteam nu de vruchten van. Om de rol van communicatie vroeg genoeg in een proces te kunnen spelen, moet je: • mensen kennen, • durven voorstellen ‘zullen wij dat doen’? • accountmanager zijn voor verschillende departementen. • meerwaarde aantonen, niet de output maar outcome, wat je bereikt. Make a difference. Blijf het spanningsveld zoeken van wat er werkt. Meewerken aan de cultuur in samenwerking met HR Samen werd aan verschillende projecten gewerkt, o.a. op het vlak van co-responsability versus ownership, public relations, … Succes oogsten… Waarden doen leven is meer dan een campagne, het is een continu traject. Koppel het aan iets, aan je sleutelmomenten in het werkjaar. Voorbeeld Goeie morgen ontbijt, zonder vooraf rond te communiceren, zonder mensen op de vingers te tikken. Medewerkers via een leuk en passend initiatief laten voelen hoe belangrijk een goeie morgen is. TROTS, meer dan 80% van de medewerkers zijn trots en dat zegt genoeg. Luisteren, heel veel luisteren! Mensen betrekken, vrijwilligers, enthousiastelingen, zij worden later de ambassadeurs.
Barbara de Clippel Communicatieverantwoordelijke FOD Sociale Zekerheid
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
CASE STUDY 2: Beste personeelsblad van het jaar 2014 - Stad Gent Els Van Cleemput
begeleiders:Maaike/Dirk
Eind 2013 friste de communicatieafdeling van de stad Gent haar personeelsblad op. Ze namen een communicatiebureau onder de arm, veranderden de naam van Moment naar Gent & Co, het blad kreeg een ander formaat en onderging ook inhoudelijk een transformatie. Nog geen half jaar later behaalden ze onze BViC-prijs voor het Beste Personeelsblad. Els Van Cleemput, Annemie De Kockere (beiden stad Gent en Willem Van Ekert (communicatiebureau The fat lady) gaven de deelnemers enkele tips en tricks mee. Uitgangspunt is het standpunt van de medewerkers. Breng geen zakelijke informatie in een personeelsblad, vertel verhalen vanuit de medewerker. Het vernieuwde redactiebeleid vertaalde zich in een missie en strategie die ze voorlegden aan het topmanagement. Dat is een belangrijke hefboom om achteraf discussies te vermijden. De principes van hun redactiebeleid: Visueel: - (Stimuleren van) openheid, interactie en betrokkenheid - Beleid niet als beleid gebracht - Dynamisch, creatief en… gevarieerd! - Persoonlijkheid, emotie en (ver)binding - Link naar (de Groep) Gent - Realistisch en geloofwaardig Alle inhoud voor het personeelsblad wordt op basis van 7 criteria afgetoetst: - Het is voor alle stadsmedewerkers - Het slaat bruggen en versterkt het communitygevoel - Het stimuleert veranderingsbereidheid - Het illustreert de organisatiemissie en –strategie; het personeelsblad is een managementsinstrument - Het brengt thema’s die leven (in de wandelgangen) - Het verdiept, inspireert, motiveert, verhoogt het zelfrespect en fierheid van de lezer - Interne communicatie = externe communicatie. Lezer is ambassadeur van de stad Gent.
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
CASE STUDY 2: Beste personeelsblad van het jaar 2014 - Stad Gent Els Van Cleemput
Een heel goede, gestructureerde voorbereiding, een uitgebreid netwerk van ‘communicatie-antennes’ binnen de stad Gent, het nieuwe formaat en een vernieuwde vormgeving droegen ook bij tot het succes. De positieve reacties bleven niet uit bij de lezer. We zagen dus een enthousiaste communicatie-afdeling aan het woord, al hadden ze het ook over de uitdagingen waar ze voor staan. Ze zijn overtuigd van het belang van een degelijk, papieren magazine maar dat neemt niet weg dat er gedacht wordt aan digitale mogelijkheden. Ook een lezersonderzoek staat nog op de to-do lijst. Aan hun BVIC-collega’s geven ze ten slotte nog graag enkele tips voor een geslaagd personeelsblad: - Denk eerst goed na waarom je het uitbrengt, bepaal dan inhoud en vorm - Werk cross-mediaal: integreer je blad én je content in de totale communicatiemix en leg verbanden - Zorg voor levendige fotografie, ook bij zakelijke onderwerpen. Focus op mensen in actie - Benadruk het visuele met een goede mix van beeld en tekst. Beeld blijft plakken - Zorg voor een frisse vormgeving, met veel afwisseling - Denk na over creatieve rubrieken en invalshoeken om een onderwerp aan te brengen - Zorg dat het volume van je blad en de lengte van de teksten behapbaar zijn. - Zorg dat de eigenheid en de identiteit van je stad of organisatie aanwezig is. - Zorg voor maximale interactie met je lezers. Zoek actief feedback. - Zorg voor voldoende communciatie rond je blad. - Zoek naar manieren om medewerkers zelf onderwerpen te laten aanbrengen. - Wees positief, maar realistisch en geloofwaardig. Een gezonde kritische reflectie moet kunnen.
Els Van Cleemput Coördinator Interne Communicatie at Stad Gent
WINTER CHECK 2014
RAPPORT WORKSHOPS & CASES
CASE STUDY 3: Hoe maak je van een jaarverslag meer dan een jaarverslag? Edgard Eeckman
begeleiders: Peter, Marianne
Edgar Eeckman en AZ Brussel vielen in 2013 in de prijzen met hun digital jaarverslag van 2012. De sterkte van het product is dat er echt vanuit een digitale versie is gestart. Dit heeft gewerkt en niet bv. vanuit een papieren versie die eventjes digitaal wordt opgesmukt. Er werd met een externe partner samengewerkt die ook vanuit dit uitgangspunt meedacht (Bits of Love). Ook over 2013 is er een digitaal verslag en voor 2014 is het in voorbereiding. De jaarverslagen zijn consulteerbaar in verschillende lagen, opgebouwd vanuit een mooie rode draad, die een band heeft – ook visueel - met mensen die in het ziekenhuis werken. Hij maakt van het jaarverslag telkens een campagne, waarbij hij probeert het een heel jaar onder de aandacht te houden, bv. door geregeld filmpjes uit het verslag op de facebookpagina te posten. Edgar gaf ons een mooi inzicht in de aanpak, de valkuilen, de problemen, de scheppingsvoorwaarden, de manieren waarop er rekening is gehouden met klassieke en minder klassieke doelgroepen ("kan ik het printen"), enz. We kregen een heel praktische en realistische inkijk in dit project, wat vele deelnemers ongetwijfeld zal stimuleren om ook hun eigen jaarverslagen eigentijdser te maken en hun doelgroep beter te bereiken. .
Edgard Eeckman Manager Dienst Communicatie, Universiteit Ziekenhuis Brussel
