Word partner van het UiTnetwerk Infopakket versie 6.3
Inhoud 1
Waarom partner worden van het UiTnetwerk?
3
2
Criteria om partner te worden van het UiTnetwerk
4
2.1
Criterium 1 – Onderschrijven van de missie
5
2.2
Criterium 2 – Publiceren van een UiTagenda
5
2.2.1
Datarapporten voor UiTagenda’s in drukwerk
6
2.2.2
UiTagenda voor websites op basis van widgets
7
2.2.3
Search API
8
2.2.4 Wat met gemeenten die gegevens uit hu hun n eigen databank willen importeren in de UiTdatabank? 9 2.3
Criterium 3 – Geen UiTagenda zonder invoer
10
2.4
Criterium 4 – UiTbeeldmerken en verwijzingen
11
2.5
Criterium 5 – Actieve kennisdeling
12
3
UiTpartner worden: een proces in 4 fasen
12
4
Meer informatie
13
5
Contact
13
2/13
1 Waarom partner worden van het UiTnetwerk? Wie zin heeft om uit zijn kot te komen en iets te beleven, moest tot voor kort veel boekjes, websites en folders raadplegen om zijn keuze te kunnen maken. Met het UiTnetwerk is dat verleden tijd. Het wordt dé informatiebron voor iedereen die iets wil doen of beleven in de vrije tijd. Dicht bij huis en in heel Vlaanderen. Van an opera tot sportgala en van chirofuif tot amateurtoneel. Het UiTnetwerk is niet één supersite of boekje. Het is een landelijk netwerk van gemeenten, steden, regio's en provincies provincies,, in samenwerking met tal van media- en andere partners partners. Het sluitstuk van het netwerk is de portaalsite site UiTinVlaanderen.be (sinds maart 2009). De bron van dit alles is de UiTdatabank (vroeger CultuurDatabank), die alle activiteiten en evenementen centraal verzamelt en terug verspreidt. Samen werken we aan een optimale manier om mensen op weg te helpen in hun vrije tijd, van de cultuurliefhebber tot de occasionele participant. Wil je ook (meer) mensen (meer) zin doen krijgen in (meer) cultuurcultuur en vrijetijdsactiviteiten? Word dan ook partner van het UiTnetwerk! Als UiTpartner krijg je meteen heel wat om aan de slag te gaan: >
Gratis tools voor cultuur cultuur- en vrijetijdscommunicatie. vrijetijdscommunicatie Hiermee maak je makkelijk een up-to-date gedrukte of online agenda.
>
Gratis advies en ondersteuning ondersteuning.. Bovendien kan je een beroep doen op gedetailleerde handle handleidingen idingen en rekenen op advies bij de realisatie van je UiTagenda, zowel op technisch als op marketingvlak. Bovendien kan je aan de slag met instapklare pakketten om in te haken op landelijke UiTcampagnes.
>
Kennisdeling deling en –ontwikkeling.. In het UiTnetwerk staat st kennisdeling en – ontwikkeling centraal. Via onder meer de website UiTnetwerk.be, het maandelijkse UiTnetwerknieuws, workshops en salons.
3/13
>
Opportuniteit voor samenwerking samenwerking.. Het UiTnetwerk vormt een hulp om binnen je gemeente samen te werken over de grenz grenzen en van verschillende beleidsdomeinen heen (cultuur, toerisme, jeugd, welzijn:). Bovendien liggen er kansen voor samenwerking met buurgemeenten en andere overheden en met de (regionale) media.
2 Criteria om partner te worden van het UiTnetwerk In principe kun kunnen nen alle gemeenten, steden, regio's en provincies die actief werk (willen) maken van cultuurcommunicatie en cultuurmarketing, partner worden van het UiTnetwerk. De afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst, samen waarin vijf criteria opgenom opgenomen zijn: 1. De UiTpartner heeft als missie, net zoals de andere partners, om (meer) mensen (meer) zin te doen krijgen in (meer) cultuur cultuur- en vrijetijdsactiviteiten. vrijetijdsactiviteiten Dat engagement wordt geformaliseerd door het ondertekenen van de UiTovereenkomst. 2. De UiTpartner maakt actief werk van cultuur- of bredere vrijetijdscommunicatie en doet dit minimaal door de publicatie van een UiTagenda met volgende kenmerken: >
Alles wat er in de gemeente te beleven valt: b breed reed vrijetijdsaanbod met een culturele kern kern.
>
Geografische afb afbakening: in eerste instantie gemeentelijke en/of regionale activiteiten.
>
Doelgroep: in eerste instantie gericht op 'occasionele participanten': mensen die minder vertrouwd zijn met het aanbod. En dit met bijzondere aandacht voor het aanbod voor kinderen (zie www.cultuurnet.be/kinderen). www.cultuurnet.be/kinderen
3. De UiTpartner speelt een actieve rol in het verzamelen van het lokale cultuurcultuur en vrijetijdsaanbod in de UiTdatabank en de kwaliteitscontrole op deze data. 4. De UiTpartner rtner gebruikt de afgesproken beeldmerken en verwijzingen. verwijzingen De concrete afspraken worden bepaald in overleg tussen de UiTpartner en CultuurNet Vlaanderen op basis van een aantal standaar standaardscenario's.
4/13
5. De UiTpartner informeert CultuurNet Vlaanderen over relevante releva lokale initiatieven op vlak van cultuur cultuur- en vrijetijdscommunicatie nicatie met het oog op kennisdeling en ervaringsuitwisseling met andere UiTpartners.
2.1 Criterium 1 – Onderschrijven van de missie De eerste stap die de toekomstige UiTpartner neemt in het licht van verdere samenwerking, is het onderschrijven van de missie. Dit gebeurt door het ondertekenen van de UiTovereenkomst.. Deze overeenkomst bestaat uit een beknopt contractgedeelte en een addendum waarin de praktische modaliteiten van de samenwerking besch beschreven worden.. Een modelovereenkomst is te vinden v op www.cultuurnet.be/uitnetwerk/waarom www.cultuurnet.be/uitnetwerk/waarom-uitpartner-worden.
2.2 Criterium 2 – Publiceren van een UiTagenda Het (potentiële) publiek goe goed d informeren over wat er in de gemeente of regio te beleven valt op vlak van cultuur en vrije tijd, is een belangrijk instrument om participatie te stimuleren. CultuurNet Vlaanderen biedt een aantal oplossingen aan UiTpartners om de gegevens die ingevoerd zijn in de UiTdatabank ook zelf te publiceren publiceren, in de eigen communicatiekanalen. En dit zowel in drukwerk als op websites en eventueel nog andere toepassingen (infozuilen, balieapplicaties, balie :). Deze tools worden gratis aangeboden aan UiTpartners. Afhankelijk Afhankel van de gekozen applicatie kunnen er evenwel ontwikkelingskosten bijkomen, die voor rekening van de UiTpartner zijn. De UiTpartner kan rekenen op uitgebreide ondersteuning euning op technisch en (cultuur)communicatief communicatief vlak, vlak en dit in de vorm van handleidingen, tips, advies en workshops.
5/13
2.2.1 Datarapporten voor UiTagenda’s in drukwerk Met Datarapporten beschik je in één klap over het basismateriaal om een volle volledige en up up-todate agenda te maken in print print. Een Data Datarapport is een ExcelVoorbeeld Datarapport document dat alle besc beschikbare informatie bevat van activiteiten die plaatsvinden tijdens een bepaalde peri periode. Dit materiaal moet uitgefilterd en redactioneel bewerkt worden worden. Het document wordt vervolgens geïmporteerd teerd in Word om het in de gewenste structuur en opmaak aan te leveren aan een drukker.
6/13
2.2.2 UiTagenda voor websites op basis van widgets De UiTagenda op basis van widgets is een flexibele bele kalenderfunctionaliteit kalen die weinig werk en kosten met zich meebrengt meebrengt. Deze nieuwe applicatie werkt met blokjes H HTML-code die naadloos geïntegreerd worden binnen de website van de partner. Gemeenten, steden, den, regio's en toerismekantoren toeris kunnen deze gebrui gebruiken om lokale activiteiten, ingevoerd voerd in de UiTdatabank, weer te ge geven in een kalender in de vormgeving van an de eigen website. Via de gebruiks gebruiksvriendelijke installatiewizard kan de webmaster master de widgets vlot aanpassen aan de lokale wensen. De UiTagenda op basis van widgets bestaat uit: >
Variabele zoekmodule: een horizontale en een verticale lay-out.
>
Versch Verschillende zoekopties: een vrije rije zoekterm, zoekterm het genre (muziek, cursus cursus, sport, UiT met kinderen, ...),, de locatie (gemeente, deelgemeente en/of omliggende gemeenten gemeenten),, het tijdstip (keuze tussen selectie van periodes of een kalendertje).
>
Aangepaste vormgeving: de vormgeving kan beperkt aangepast worden aan de stijl van de website (lettertypes, kleuren, :). :)
7/13
2.2.3 Search earch API Bij Search earch API wordt de agenda-informatie uit de UiTdatabank verstuurd in een ruw gegevensbestand (in XML-formaat) en eventueel ingelezen in de databank van de UiT UiTpartner. partner. De UiTpartner kan in de eigen databank databa verdere bewerkingen op de gegevens toestaan (bvb. selecties aanvinken voor een nieuwsbrief, aan aanduiden duiden of de activiteit in aanmerking komt voor korting met een lokale UiTpas, :). Met de ruwe data kan je ook zonder de data op te slaan aan de slag om een UiTagenda samen te stellen met ‘in de kijker’functie, filters, speciale zoekopdrachten, zoekopdrachten,: De UiTpartner moet zelf de kalenderfunctionaliteit ontwikkelen waarin de gegevens gepubli gepubliceerd worden en staat zelf in voor het eventueel importeren van de gegevens in de eigen databank databank. CultuurNet Vlaanderen Vlaan biedt advies en ondersteu ondersteuning op basis van uitgebreide expertise.. De ontwikkeling neemt gemid gemiddeld een tot meerdere maanden in beslag en de d kosten zijn voor rekening van de UiTpartner.
8/13
2.2.4 Wat met gemeenten die gegevens uit hun eigen databank willen importeren in de UiTdatabank? Stand Standaard aard gaan we uit van het scenario dat de UiTpartner gegevens uit de UiTdatabank haalt en vervolgens publiceert. In principe is ook het omgekeerde scenario mogelijk: de gegevens worden ingevoerd in een lokale databank en vervolgens geïmporteerd in de UiTdat UiTdatabank. abank. De ervaring leert echter dat deze methode voor gemeenten en hun ICT ICT--leveranciers een zware klus is. Op technisch vlak loopt het proces moeizaam en inhoudelijk zijn de gegevens vaak erg arm, waardoor ze niet goed doorstromen naar de vele partners die gebruik maken van de UiTdatabank. Invoerders weten bovendien niet altijd waar ze moeten invoeren, waardoor er dubbels en botsende datastromen ontstaan. Om de samen samenwerking met kandidaat-importpartners importpartners en hun ICT-leveranciers ICT vlotter te laten verlopen, we werd een werkgroep opgericht door VVSG (Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten) en V-ICT-OR OR (Vlaamse Vereniging voor informatie informatie- en communicatietechnologieverantwoordelijken verantwoordelijken in lokale besturen) in samenwerking met Kortom (Vereniging voor overheidsover communicatie) ommunicatie) en CultuurNet Vlaanderen. Meer info over (deelnemen aan) deze werkgroep via V V-ICT-OR:
[email protected]. Ook een gemeente of regio die toch met een import in de UiTdatabank wil werken, kan alleen UiTpartne UiTpartnerr worden als er wordt voldaan aan de 5 criteria om UiTpartner te worden worden.. De concrete invulling van die criteria werden daarom wat scherper gesteld, zodat potentiële UiTpartners en hun ICTICT leveranciers een duidelijker beeld krijgen van wat er van hen verwacht verwac wordt. Vermits het verzamelen en publiceren op een andere manier verloopt bij een import bestaan er voor dit scenario dan ook afwijkende UiTovereenkomsten UiTovereenkomsten.. Er is een variante voor gemeenten die een zuiver importscenario kiezen en eentje voor gemeenten d die ie zowel import als export kiezen.
9/13
2.3 Criterium 3 – Geen UiTagenda zonder invoer De UiTdatabank is de voedingsbron van de UiTagenda’s en de draaischijf van het UiTnetwerk UiTnetwerk, waarin alle cultuur- en vrijetijdsaanbod wordt verzameld en terug wordt verspreid. H Het principe van decentrale invoer betekent dat de organisatoren zoveel mogelijk zelf hun activiteiten invoeren. invoeren Zo is de kans het grootst dat de informatie correct en up up-to-date date is. Overigens is het aanbod in de databank niet beperkt tot cultuur: ook infor informatie matie over vrije tijd, toerisme, jeugd, sport, recreatie en andere gemeentelijke activiteiten kan ingevoerd en gepubliceerd worden. Deze informatie wordt niet enkel gebruikt voor UiTinVlaanderen.be; honderden partners halen gegevens uit de databank voor online nline publicatie en drukwerk (zie www.allesoveruitdatabank.be/partners). www.allesoveruitdatabank.be/partners Invoeren in de UiTdatabank kan tot 8 keer rendement opleveren opleveren: 1. UiTagenda’s op gemeentelijke websites en drukwerk. 2. UiTagenda’s op regionale en provinciale websites en drukwerk. 3. Toeristische agenda’s op toeristische websites (i.s.m. Toerisme Vlaanderen). 4. Agenda’s van regionale media. Met bepaalde regionale media wordt ook samengewerkt op vlak van redactie, onder meer door het aanleveren aan van zogenaamde “Vliegtips” voor kinderen. 5. Agenda’s van nationale media.. Zowat alle grote nationale media werken samen met de UiTdatabank. 6. Agenda’s in thematische communicatiekanalen. communicatiekanalen Tal van culturele steunpunten en landelijke sectorevenementen zo zoals als Jeugdboekenweek werken mee met de UiTdatabank. 7. Agenda’s in doelgroepgerichte communicatiekanalen. Onder meer CJP en Ketnet.be publiceren een aangepaste selectie van het aanbod uit de UiTdatabank, respectievelijk voor jongeren en voor kinderen. 8. De acti activiteiten verschijnen ook op UiTinVlaanderen.be, UiTinVlaanderen.be de culturele portaalsite van de Vlaamse Gemeenschap en een volwaardig sluitstuk van het UiTnetwerk. 9. De data verschijnt tot slot ook op de nieuwste generatie smartphones en televisies via speciaal hiervoor ontwikkelde applicaties. applicaties De UiTpartner speelt een belangrijke rol bij die gegevensverzameling. Gemeenten en regio's die deze gegeven gegevens s in de eigen kanalen willen gebruiken, hebben er alle belang bij om de kwaliteit mee te bewaken. Het nastreven van zo kwalitatief mogelijk ingevoerde cultuur cultuur- en vrijetijdsinformatie is een gezamenlijke
10/13
verantwoordelijkheid van de UiTpartner en CultuurNet Vlaanderen. ‘Grote’ culturele actoren met een meer dan regionale uitstraling worden rechtstreeks gecontacteerd door CultuurNet Vlaanderen; de gemeente is verantwoordelijk voor het eerder ‘lokale’ aanbod. Om dit proces vlot te laten verlopen duid duidtt de UiTpartner een persoon aan als lokaal aanspreekpunt voor CultuurNet Vlaanderen en de lokale invoerders. In overleg met alle betrokkenen binnen de gemeente, stad of regio, zoekt hij of zij naar het best mogelijke scenario voor de lokale gegevensverzameling. gegevensverzame De UiTpartner speelt een actieve rol in het promoten van de gegevensinvoer bij lokale actoren, onder meer door het bekend maken van de UiTdatabank en het organiseren van lokale infosessies. Ook het zelf invoeren van eigen aanbod en van eventueel ontb ontbrekend rekend aanbod van derden is de verantwoordelijkheid van de partner. De UiTpartner vervult tevens een belangrijke rol op het vlak van de kwaliteitscontrole kwaliteitscontrole.. CultuurNet Vlaanderen biedt hiervoor advies en ondersteuning.
2.4 Criterium 4 – UiTbeeldmerken en verwijzingen verwij Partners van het UiTnetwerk worden aangespoord tot een consequent gebruik van beeldmerken en verwijzingen verwijzingen. Dat is belangrijk om de landelijke zichtbaarheid en herken herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken. Er werden 3 scenario’s uitgetekend, met verschillende chillende toepassingen van “UiT in:”: een UiTrubriek in een infokrant en/of web website, een volwaardig UiTmerk met eigen infor informatiekanalen of enkel de bena benaming “UiT in:” met een lokaal Voorbeeld van het UiTpartnerlabel beeldmerk en een verwijzing naar de centrale portaalsite) . Meer info vind je in het document “Richtlijnen voor beeldmerken en verwijzingen” op http://www.cultuurnet.be/uitnetwerk/uitlabel k/uitlabel. Samenvattend gaat het om volgende aspec aspecten: >
Beteke Betekenis en tekstueel gebruik van "UiT".
>
Gebruik van het UiTpartnerlabel (dit is een gepersonaliseerde versie van het UiTlabel UiTlabel, met aangepaste kleuren en partnernaam).
>
Verwijzing naar de portaalsite UiTinVlaanderen.be.
>
Oproep om in te voeren in de UiTdatabank.
11/13
>
Het icoontje Vlieg a als ls aanduiding van (cultuur)aanbod voor kinderen jonger dan 12 jaar.
Vlieg
2.5 Criterium 5 – Actieve kennisdeling Actieve kennisdeling wordt pas verwacht van UiTpartners eens ze goed op weg zijn met hun UiTagenda. Jaarlijks wordt een rapportage gevraagd van het gebruik van de lokale UiTagenda door middel van oplage oplage- en bezoekcijfers. Daarnaast verwachten we input over lokale praktijkvoorbeelden en interessante cases rond collectieve cultuurcommunicatie en cultuurmarketing. Tot slot hopen hop we UiTpartner UiTpartners te motiveren tot een actieve deelname aan kennisactiviteiten om actief kennis en ervaringen uit te wisselen met collega collega-UiTpartners. UiTpartners.
3 UiTpartner worden: een proces in 4 fasen UiTpartner worden verloopt in verschillende fasen, waarbij de eerste eer en de tweede fase deels kunnen overlappen: 1. Verkenning en UiTovereenkomst – De kandidaat-UiTpartner UiTpartner en CultuurNet Vlaanderen onderzoeken de be behoeften. hoeften. Er worden afspraken gemaakt over o.a. de keuze van de UiTagenda, de beeldmerken en de praktische aanpak. aan Deze worden geformaliseerd bij de ondertekening van de UiTovereenkomst. 2. Voorbereiding Voorbereidingsfase – Na het ondertekenen van de UiTovereenkomst wordt het concept van de UiTagenda uit uitgetekend getekend en de beeldmerken aangemaakt. Indien gewenst kan de UiTpartner bero beroep ep doen op advies bij het uitdenken van het concept en eventueel het opstellen van het bestek. Vanaf deze fase kan de UiTpartner ook deelnemen aan de exclusieve workshops en ondersteuning voor UiTpartners. 3. Implementatiefase – In deze fase wordt de UiTagenda effectief gerealiseerd. CultuurNet Vlaanderen verleent advies op de ontwerp ontwerpversie. versie. Eventueel kan de UiTpartner alvast een infosessie organiseren voor lokale organisatoren. CultuurNet Vlaanderen levert hiervoor een pakket aan ondersteuningsmiddelen. 4. Productie uctie – Zodra de UiTagenda publiekelijk beschikbaar is, kan de UiTpartner voluit de lokale organisatoren stimuleren om hun activiteiten in te voeren. CultuurNet Vlaanderen blijft de UiTpartner permanent opvolgen in geval van
12/13
technische problemen. De UiTpar UiTpartner tner kan deelnemen aan landelijke UiTcampagnes. Vanaf deze fase wordt een actieve kennisdeling met collegacollega UiTpartners aangemoedigd.
4 Meer eer informatie Neem een kijkje op www.uitnetwerk.be voor meer informatie over het UiTnetwerk en de partners, praktijkvoorbeelden en leestips, de UiTdatabank@ Abonneer je er op het maandelijkse UiTnetwerknieuws om op de hoogte te blijven van de evoluties.
5 Contact ontact Heb je een vraag of suggestie of wil jouw gemeente of regio UiTpartner wor worden? Stuur een mailtje naar
[email protected] en we nemen graag contact met je op.
13/13
