Word 2007 III. část Zpracoval: Ing. Pavel Branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE
Volně použito podkladů z "Microsoft Office Word 2007, Petr Broža, Roman Kučera, edice Extra PC 2010
1
Obsah třetí části 4. Obsah, rejstřík, poznámky 4.1. Obsah 4.2. Vzhled obsahu 4.3. Rejstřík 4.4. Poznámky pod čarou 4.5. Citace a Bibliografie 4.6. Vytvoření seznamu
5. Revize a komentáře 5.1. Nastavení a vyznačení změn 5.2. Nastavení vyznačení změn 5.3. Přijmutí a odmítnutí změn 5.4. Komentáře
2
4.1. Obsah Některé prvky dokumentu je možné vytvořit buď ručně, nebo si vzít na pomoc automatické funkce. Mezi takové funkce patří zejména vytvoření obsahu. Tato funkce vytváří obsah podle hiearchické úrovně nadpisů (jak již bylo řečeno, z toho důvodu musí být nadpisům přiřazeny patřičné styly, aby word mohl rozpoznat, o jakou úroveň nadpisu se jedná a zařadil ji do obsahu. Nadpisy čleňte podle úrovní, využívejte proto Styly Nadpis 1, Nadpis 2, atd. TIP: Pokud nejsou nadpisům přiřazeny styly, nic se neděje styly můžeme nadpisům přiřadit dodatečně, i když máte celý dokument již vytvořen. Jak na to, se dozvíte v části podkapitoly Styly vám pomohou.
Pro vložení automatického obsahu na zvoleném místě následujícím postupem: 1. Přesuňte se v dokumentu na místo, kam hodláte obsah vložit 2. Přejděte na kartu Odkazy 3. Ve skupině Obsah klepněte na tlačítko Obsah, a buď vyberete jeden z předem vytvořených stylů, nebo klepněte na Vložit obsah 4. V dialogovém okně vyberete možnosti formátování obsahu a potvrdíte tlačítkem OK
3
4.2. Vzhled obsahu Možnosti formátování rozhodují o pravidlech, podle kterých má být obsah automaticky vygenerován. Většina položek je sebevysvětlujících. Pokud si nechcete s formátováním lámat hlavu, můžete využít předem nastavené formátování. Najdete jej u položky Formáty, kde můžete z rozbalovacího seznamu vybrat požadované nastavení. Náhled nastavení se ihned zobrazí v horní části dialogového okna. Potřebujeteli přidat do obsahu další úrovně nadpisů, (standardně jsou nastaveny tři), klepněte do dialogového okna Obsah na tlačítko Možnosti. Následně můžeme zadat více úrovní nadpisů, které budou zahrnuty do automaticky vytvořeného obsahu. Klepneteli text vloženého obsahu, můžete jej upravovat. Stále ale zůstane zachováno formátování obsahu a celý obsah se bude chovat jako objekt (to poznáme podle toho, že při označení celý text podšedí). TIP: Budete-li chtít přejít z obsahu na konkrétní nadpis v dokumentu, stiskneme na klávesu CTRL a klepneme na požadovanou položku v obsahu. Pokud v dokumentu přibudou další nadpisy, případně se dokumennt jinak změní, můžete obsah aktualizovat klepnutím na tlačítko Aktualitovat tabulku ve skupině Obsah.
4
4.3. Rejstřík Stejně jako obsah je možné automaticky vytvořit i rejstřík. Rejstřík představuje seznam výrazů (klíčových slov) s odkazem na stránku, na které se výraz nachází. Píšeteli dokument většího rozsahu může rejstřík čtenáři výrazně pomoci při vyhledávání konkrétních informací v dokumentu. Pokud tedy potřebujete rychle najít klíčové slovo v rejstříku, ihned zjistíte, na kterou stránku se máte podívat. Abyste mohli nechat rejstřík automaticky vygenerovat, musíte nejdříve označit výrazy (tedy slova), která chceme do rejstříku zahrnout: 1. Označte pokepnutím slovo, které chceme zahrnou do rejstříku 2. Přejděte na kartu Odkazy 3. Klepněte na tlačítko Označit položku 4. Pokud chceme uvést odkaz v rejstříku pouze na tuto stránku, klepněte na tlačítko Označit, pokud chcete přidat do rejstříku odkazy na všechny stránky, které obsahují toto slovo, klepneme na tlačítko Označit vše Poznámka: Po zařazení slova do rejstříku se automaticky zobrazí tzv. formátovací značky, které jsou skryté. Tyto značky mimo jiné označují i slova, která jsou zhrnuta do rejstříku. Značky můžete skrýt (případně znovu zobrazit) klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+8.
5
Pokud máte všechna slova , která chcete zahrnout v rejstříku, označena výše popsaným způsobem, můžeme nechat automaticky vygenerovat rejstřík: 1. Přejděte v dokumentu na místo, kde chcete vložit rejstřík (typicky na konec dokumentu), nejlépe na novou stránku. 2. Přejděte na kartuOdkazy a klepněte na tlačítko Vložit rejstřík 3. Pokud nechcete měnit předem nastavené formátování, dokončete vložení rejstříku tlačítkem OK V dialogovém okně můžete pomocí tlačítka Označit přidat do rejstříku další slova. Formátování a vzhled rejstříku můžeme obdobně jako u obsahu nastavit z předem připravených šablon u položky Formáty. Nezapomeňte také u položky Sloupce vybrat počet sloupců rejstříku (většinou se používá dvou, nebo třísloupcový rejstřík). Sloupce mohou být úzké, protože obsahují pouze daný odkaz na stránku, kde se nachází. Pokud chceme některou z položek rejstříku vyjmout, zapněte zobrazení formátovacích značek klepnutím na tlačítko Zobrazit vše na kartě Domů ve skupině odstavec a smažte formátovací znaky u daného slova. TIP: Když budete psát dokument, který budete chtít opatřit rejstříkem, označkujte slova do rejstříku přímo při psaní. Nebudete pak muset procházet celý dokument a hledat slova vhodná do rejstříku. Pro označkování slov můžete použít klávesovou značku Alt+Shift+X.
6
4.4. Poznámky pod čarou Automaticky vložené poznámky pod čarou mají tu výhodu, že jsou jednotně formátované a automaticky číslované. K libovolnému slovu můžeme přidat odkaz na poznámku pod čarou, která se automaticky vloží na konec stránky a očísluje. U odkazovaného slova se číslo poznámky označí indexem. Pro vložení poznámky pod čarou postupujeme takto: 1. Přejděte na kartu Odkazy 2. Klepněte na slovo, ke kterému chceme přidat odkaz na poznámku pod čarou 3. Ve skupině Poznámka pod čarou klepněte na tlačítko Vložit poznámku pod čarou. 4. Do připravené oblasti vepište poznámku Poznámku můžeme kdykoliv později editovat jako běžný text. Kromě poznámky pod čarou můžeme k libovolnému slovu vložit i vysvětlivku, která je označována římskou číslicí, a je umístěna ihned za textem, tedy před poznámkami pod čarou. Stačí klepnout na tlačítko Vložit vysvětlivku ve skupině Poznámky pod čarou. K detailnímu nastavení poznámek pod čarou se dostaneme, pokud klepneme na tlačítko s šipečkou v pravém dolním rohu skupiny Poznámka pod čarou, týká se veškeré nastavení poznámek pod čarou. Jeli ale zatržena volba Vysvětlivky, jsou všechna ostatní nastavena pro vysvětlivky.
7
4.5. Citace a Bibliografie Obdobným způsobem, jako je možné vložit do dokumentu automaticky generovaný rejstřík, lze vložit i automatické citace a seznam bibliografie. Tato funkce je užitečná zejména v případě , že je v dokumentu nutné na více místech odkazovat na citaci ze stejné publikace. Pokud totiž jednou citaci do publikace přidáte do seznamu citovaných děl konkrétní knihu (případně článek, sborník atd.), můžeme ji pak pohodlně vybrat ze seznamu. Užitečná je také možnost automatického vytvoření seznamu citovaných zdrojů. Můžete tak mít jistotu, že jste na nic nezapoměli a naopak neuvádíte některá díla navíc. Zvláště u práce většího rozsahu (např. Diplomová práce) se tato funkce může hodit. 1. Přepněte na kartu Odkazy 2. Klepněte na místo, kam chcete citaci vložit. 3. Ve skupině Citace a bibliografie klepněte na tlačítko Vložit citaci 4. V nabídce vyberte Přidat nový pramen. (Jakmile jednou přidáte pramen do citací, objeví se přímo v této nabídce i s ostatními). 5. V dialogovém okně Vytvořit pramen zadáme všechny dostupné údaje o citovaném zdroji a potvrdíme vložení dotazu tlačítkem OK. K podobnému nastavování seznamu pramenů a jednotlivých údajů se dostamene klepnutím na Spravovat prameny ve skupině Citace a tlačítko bibliografie. Otevře se dialogové okno Správa referencí, v němž můžeme veli detailně upravovat všechny prameny, které jsme si kdy do této databáze vložili.
8
Přímo ve skupině Citace a bibliografie můžete v rozbalovacím seznamu Styl vybrat způsob uvádění odkazů na použité zdroje. Pro vložení seznamu citované literatury postupujeme takto: 1. Přepněte na kartu Odkazy 2. Přejděte na konec dokumentu (případně na jiné místo, kam chceme vložit seznam citovaných zdrojů) 3. Ve skupině Citace a bibliografie klepneme na tlačítko Bibliografie 4. V nabídce vybereme buď možnosti s nadpisem (Bibliografie, Citovaná literatura), nebo Vložit bibliografii. Seznam citované literatury se automaticky ihned vloží do dokumentu. Seznam můžete později kdykoliv upravit nebo naformátovat podle našich požadavků. Poznámka: Obdobným způsobem můžete do dokumentu vložit i seznam obrázků. Funkce pro vložení seznamu obrázků najdete ve skupině Titulky na kartě Odkazy.
9
4.6. Vytvoření seznamu V aplikaci Word můžete seznamy s odrážkami a číslované seznamy vytvořit automaticky při zadávání textu, nebo můžete odrážky či číslování rychle přidat k existujícím řádkům textu. Při vytvoření seznamu s odrážkami nebo číslovaného seznamu při zadávání textu postupujeme takto: 1. Zapsáním znaku * (hvězdička) zahájíme program s odrážkami a s dáním hodnoty 1 zahájíme číslovaný seznam.Potom stiskněte klávesu Mezerník nebo Tab (tabelátor) 2. Zadejte požadovaný text 3. Stisknutím klávesy Enter přidejte další položku seznamu 4. Aplikace Word automaticky vloží další odrážku nebo číslo Seznam můžete volit buď s odrážkami, nebo číslovaný. Na kartě Domů můžete po klepnutí na některé z horních tlačítek ve skupině Odstavec vybrat z nabídky různých odrážek nebo způsobů číslování seznamu. TIP: Chcete-li ukončit , stiskněte Enter dvakrát . Stisknutím kláves\ Backspace odstraníme poslední odrážku nebo číslo v seznamu.
10
5.1. Revize a komentáře Pokud Spolupracuje na vytvoření jakéhokoliv typu dokumentu více lidí (firemní propagační materiály, společná seminární práce) nebo pokud někdo provádí korektury dokumentu, můžeme pro sledování změn využít tzv. revize, pro usnadnění spolupráce můžete k jednotlivým slovům, větám či odstavcům přidat komentáře. Je to podobné, jako kdyby jste na vytištěnou stránku zaznamenali změny a poznámky červenou propiskou. Výhodou dokumentu v elektronické podobě je samozřejmě možnost jej ihned upravit , za běžných okolností pak ale není možné vidět změny, které dotyčný autor nebo editor v dokumentu udělal. Zapnemeli tzv. sledování změn, všechna smazaná, nebo naopak přidaná slova (případně změny formátování) se v dokumentu automaticky vyznačí. Jednotlivé změny je pak možně buď přijmout nebo odmítnout. V každém případě však zůstává v dokumentu zachována celá historie vzniku dokumentu. Všechny tyto funkce jsou umístěny na kartě Revize. Nejprve zapněte sledování změn: 1. Přejděte na kartu Revize 2. Klepněte na spodní polovinu tlačítka Sledování změn a vyberte Změnit jméno uživatele 3. Zkontrolujte (případně upravte) položky Uživatelské jméno a Iniciály. Toto jméno bude použito při označování změn. V budoucnu tak bude možné rozpoznat, kdo konkrétní úpravy v dokumentu provedl 4. Klepněte na horní polovinu tlačítka Sledování změn. Word se přepne do režimu, ve kterém zaznamená veškeré změny vzniklé v dokumentu.
11
Zda je aktivován režim sledování změn , Smazaný text (případně jiné objekty) se vyznačí poznáte podle tlačítka Sledování změn; textem v bublině (grafický prvek podobný pokud je podsvícené, režim je aktivován. komiksovým dialogům). V bublině se v tomto Chceteli režim vypnout, stačí opět případě objeví text, který byl smazán. klepnout na toto tlačítko. Pokud nyní provedete jakékoliv změny v dokumentu, Změna formátování se vyznačí textem v vyznačí se několika způsoby. Způsob bublinou, v bublině je popsána změna formátování vyznačování změn je možné rovněž (např. Písmo tučné) upravit. Standardně se změny vyznačují TIP: Revize a komentáře vám můžou pomoci i při takto: vytváření textů, jejich autorem jste pouze vy. Nový text (tedy ten, který do dokumentu Díky revizím můžete mít přehled nad tím, které připíšete) se vyznačí jinou barvou a podtržením. Platí to i pro ostatní objekty, věty jste změnili a případně se můžete vrátit k které do dokumentu vložíte (např. původním variantám. Díky komentářům si můžete obrázek, tabulka, graf apod.) vložit k textu vlastní poznámky.
12
5.2. Nastavení vyznačení změn Aplikace Word ukládá všechny změny vzniklé v dokumentu. Kromě standardního zobrazení můžeme vyznačování změn přizpůsobit. Klepněte na tlačítko Bubliny, můžete vybrat z těchto možností: Zobrazovat revize v bublinách tato možnost je nastavena standardně, včechny změny (kromě nového textu) se zobrazují v bublinách Zobrazovat všechny revize v textu smazaný text zůstane v textu, ale barevně se zvýrazní a přeškrtne Zobrazovat v bublinách pouze komentáře a formátování komentáře jsou popsány později Ve skupině Sledování změn můžete také nastavit, zdase má zobrazit původní verze dokumentu (tedy před změnami) nebo aktuální verze dokumentu (po změnách). Rozbalovací seznam Zobrazit značku nabízí k aktivaci jednotlivé typy změn. K velmi podrobnému nastavení sledování změn se dostaneme následovně: 1. Přepněte na kartuRevize a klepněte na spodní polovinu tlačítka Sledování změn 2. Z nabídky vyberete Změnit možnosti sledování TIP: Pro zobrazení okna s chronologickým změn. seznamem změn klepneme na tlačítko Podokno revizí. Objeví se okno, ve kterém jsou jednotlivé změny zobrazeny i s přesným časem.
13
Dialogové okno Možnosti sledování změn nabízí velmi detailní možnosti natavení. Pokud chcete vypnout sledování formátování (které není důležité pro změny samotného obsahu dokumentu), zrušte zatržení položky Sledovat formátování. Funkce sledování změn dokáže odlišit jednotlivé autory změn pomocí barvy. Pracujeli na dokumentu více lidí, určí Word automaticky každému jinou barvu, kterou jsou změny vyznačeny. V bublináchjsou navíc uvedeny iniciály autora změn (proto je nutné kontrolovat nastavení autora, jak již bylo popsáno). V okně Možnosti sledování změn můžete jednotlivým typům úprav přiřadit libovolnou barvu, nezávisle na autorovi. Pokud je tedy autorem změn pouze jeden člověk, můžete zpřehlednit typy úprav barevně odlišným vyznačením. TIP: Pokud chcete dokument vytisknout i s vyznačenými změnami, můžete využít funkce , která automaticky zajistí při tisku orientaci papíru na šířku, aby se bubliny po straně dokumentu vešly při tisku na papír. Stačí změnit volbu v nastavení sledování změn u položky Orientace při tisku.
14
5.3. Přijmutí a odmítnutí změn Jednotlivé vyznačené změny v dokumentu můžeme odmítnout nebo přijmout. Pro přijmutí všech změn v celém dokumentu postupujeme takto: 1. Přepněte na kartu Revize 2. Ve skupině Změny klepněte na spodní polovinu tlačítka Přijmout 3. Vyberte položku Přijmout všechny změny v dokumentu Obdobný postup můžeme uplatnit , pokud chceme všechny změny odmítnout, pomocí tlačítka Odmítnout. Změny můžeme přijmout či odmítnout samozřejmě i jednotlivě. Klepněte na změnu pravým tlačítkem a z místní nabídky vyberte Přijmout změnu nebo Odmítnout změnu. Vyznačení ihned zmizí. Poznámka: Pokud nechcete některé změny v dokumentu zaznamenat, stačí dočasně vypnout sledování změn ve skupině Sledování a opětovně jej zapnout.
15
5.4. Komentáře Kromě sledování změn můžete opatřit dokument také komentáři, které přidáte ke konkrétnímu slovu nebo libovolné části textu (větě, odstavsi apod.). Při spolupráci více lidí na vytváření dokumentu tak můžeme sdělit dalšímu autorovi (autorům) své nápady nebo připomínky, týkající se konkrétních částí textu. Stejně tak můžete opatřit např. diplomovou práci vlastními komentáři typu "tady musím dopsat shrnutí" nebo "tento obrázek vyměnit". Místo všemožných ztracených papírků můžete efektivně pracovat přímo na dokumentu v elektronické podobě. 1. Označte část textu, které patří komentář. 2. Přejděte na kartu Revize a klepněte ve skupině Komentář na tlačítko Nový komentář. 3. U pravého okraje stránky se objeví bublina, do které napíšete libovolný text. Kdykoliv v budoucnu můžete komentář upravit, pokud na něj klepnete pravým tlačítkem. Pokud chcete komentář smazat, klepněte na něj pravým tlačítkem a z místní nabídky vyberte Odstranit komentář. Všechny komentáře v dokumentu můžete odstranit pomocí tlačítka Odstranit ve skupině Komentář klepněte na spodní polovinu tohoto tlačítka a vyberte Odstranit všechny komentáře v dokumentu. Komentáře různých autorů jsou podobně jako změny v dokumentu označeny odlišnými barvami. Nastavení komentářů najdete na stejném místě jako nastavení sledování změn (karta Revize, skupina Sledování, spodní polovina tlačítka Sledování změn, položka Změnit možnosti sledování). 16
5.5. Porovnání dokumentů Dokonce i v případě, že byly v dokumentu provedeny změny bez zapnutých revizí, je možné tyto změny jednoduše zobrazit. Musíte však mít k dispozici původní verzi dokumentu. TIP: Vytváříte-li další dokument v delším časovém úseku (například déle než 14 dnů), ukládejte jednotlivé verze dokumentu vícekrát s jiným jménem, (nejlépe s označením data uložení). Budete tak moci se kdykoliv vrátit ke starší verzi dokumentu. Stále platí zlaté pravidlo: zálohovat, zálohovat a zálohovat. Pokud máte k dispozici původní a změněnou verzi dokumentu, můžete zobrazit změny pomocí porovnání dvou dokumentů následujícím způsobem: 1. Přejděte na kartu Revize 2. Ve skupině Porovnat klepněte na tlačítko Porovnat a z nabídky vyberte Kombinovat 3. Vyberte originální dokument a revidovaný dokument. Porovnání potvrďte klačítkem OK Word vytvoří nový dokument, který je kombinací obou verzí. Jednotlivé rozdíly jsou vyznačeny podobně, jak se zobrazuje sledování změn (viz spodní část kapitoly). Pokud chcete porovnat jenom některé části dokumentu, musíte v dialogovém okně Sloučené dokumenty klepnout na tlačítko Více a v rozšířeném okně zrušit zaškrtnutí u těch položek, které chceme z porovnání vynechat.
17
5.6. Tisk dokumentu s revizemi Před tiskem dokumentu přepněte zobrazení Rozložení při tisku (Zobrazení rozložení při tisku: Zobrazení dokumentu nebo jiného objektu v podobě, v jaké bude vytištěn. Položky, jako Záhlaví, poznámky pod čarou, sloupce, a textová pole se zobrazí na svých skutečných pozicích.) a zobrazte sledované změny (Sledovaná změna: Značka zobrazující místo v dokumentu, kde bylo provedeno odstranění, vložení, nebo jiná úprava.) a komentáře (Komentář: Poznámka nebo Komentář, jež autor nebo recenzent přidá do dokumentu nebo v podokně revizí. V aplikaci Microsoft Word se komentář zobrazí v bublině na okraji dokumentu nebo v podokně revizí.) způsobem, jakým mají být zobrazeny ve vytištěném dokumentu. Máte několik možností. Tisk se značkami: na kartě Revize klepněte ve skupiněSledování na tlačítko Zobrazit značku
TIP: Klepnutím na tlačítko Zobrazit značku zobrazíme nebo skryjeme v dokumentu všechny značky od vybraných recenzentů. Tisk se změnami: na kartě Revize klepněte ve skupině Sledování na tlačítko Zobrazit značku a vyberte typ změn, které chceme zobrazit Po zobrazení značek požadovaným způsobem budeme připraveni k tisku dokumentu. Klepněte na tlačítko Office a potom na příkaz Tisk. V dialogovém okně Tisk vybereme v rozevírajícím se seznamu Vytisknout na položku Dokument se značkami a dokončete klepnutím na tlačítko OK.
18
