EXCEL 2007 III. část 5. Vzorce a funkce 6. Pokročilé funkce Excelu Zpracoval: Ing. Pavel branšovský pro potřebu VOŠ a SŠSE
Volně použito podkladů z "Microsoft Office EXCEL 2007, Petr Broža, Roman Kučera, edice Extra PC 2010
1
5. Vzorce a funkce 5.1. Jednoduché výpočty Vzorce jsou rovnice, které provádějí výpočty z danými hodnotami v listu. Vzorec začíná znaménkem rovná se (=). Vzorec může být jednoduchý, tedy může obsahovat jen základní operandy (např. plus, mínus, krát, děleno atp.) nebo může obsahovat i tzv. funkce. K funkcím se vrátíme později, nejprve se naučíme sestavit základní výpočetní vzorec. 1. Klepněte myší např do buňky D7 2. Předpokládejme, že potřebujeme rychle spočítat jednoduchou úlohu, tedy např. vynásobit 5*7 a odečíst 25. Stiskněte klávesu rovná se (=) pro zahájení zápisu výrazu. Dále pomocí klávesnice vložte 5*725 a stiskněte Enter Vypočtená hodnota (v našem případě 10) se vypočítá a Excel ji v buňce D7 zobrazí. Pokud jste při zadávání hodnot udělali chybu, lze ji napravit takto: 1. Klepněte myší do buňky D7 a stistněte klávesu F2 2. Nyní je možné výraz upravit. Nový výpočet potvrďte stisknutím klávesy Enter TIP: Vzorec může také obsahovat některou nebo všechny následující položky: funkce (předepsaný vzorec, který převezme hodnotu, provede opreraci a vrátí hodnotu) odkazy, operátory (znaky nebo symboly, které určí typ výpočtu) a konstanty (hodnoty, které se nevypočítávají, jsou to předem známá čísla apod.
2
5.2. Vzorce s odkazy na buňky Každá buňka v Excelu má svou jedinečnou adresu (např. A1, C43, K5 apod.) Vzorce je možné konstruovat pomocí těchto adres. Je tedy možné bytvořit vzorec, který pracuje s adresami buněk, v nichž mohou být různé hodnoty. Změnou hodnoty v jedné buňce (adrese) tedy ovlivníme výsledek. ovšem bez toho, abyste museli přepisovat celý vzorec. 1. Pro jasněší vysvětlení vytvořte v Excelu tabulku podobnou této. Budete se znažit sečíst celkovou hodnotu vozů. Do buněk C3, C4 a C5 zadejte hodnoty vozů 2. Klepněte do buňky C6, stiskněte plus, klepněte na buňku C3, stiskněte plus, klepněte na buňku C4,stiskněte plus, klepněte na buňku C5 a stiskněte klávesu Enter. Výsledek se ihned spočítá. Pokud dojde ke změně ceny jednoho z modelů (např. podraží Octavia) stačí, abyste tuto cenu zanesli do buňky s adresou C4. 1. Klepněte na buňku C4 a vložte (např. 720000) 2. Sledujte, že celková cena (v buňce C6) se okamžitě změnila TIP: Takováto konstrukce vzorce nám pomůže např. tehdy , dojdeli ke změně ceny modelů vozu. Proč? Jednoduše proto, abyste nemuseli pracně vytvářet jednoduché vzorce (viz. rada 5.2.) neustále dokola pro každou změnu ceny.
3
5.3. Vzorce s funkcemi
TIP: Pokud při zadávání počáteční a koncové adresy buněk (někdy to není možné, efektivní), stačí na tyto buňky klepnut myší. Tedy zápis vypadá tak, že vepíšete =MAX( a poté klepneme na buňku C3, vepíšeme dvojtečku, klepneme na buňku C5, dokončíme pravou závorkou a stiskneme Enter.
V případě, kdy již nebudou pro naše operace stačit standardní operandy (tedy plus, mínus, krát, děleno atp.), budete muset použít tzv. funkce. Jedná se o předem připravené operace, které vyřeší vaši početní nebo logickou úlohu (skoro samy) Ukažme si jednoduché využití funkce například při hledání maximální (nejvyšší) hodnoty v dané oblasti buněk. 1. Do buňky B7 vložíme text Maximum 2. Do buňky C7 vložíme funkci MAX tak, že vepíšeme znaménko (=), poté pomocí klávesnice slovo MAX 3.Excel pozná, že vkládáme funkci a nabídne nám všechny funkce, které na slovo MAX začínají. Nyní je třeba určit oblast, ve které je maximální hodnota hledat. Pokračujeme v zápisu tak, že napíšeme levou závorku, poté odkud budeme hledat (počáteční adresa) buňky prohledávané oblasti hledání ( u nás C3), dvojtečku, a koncovou adresu prohledávané oblasti (u nás C5) a ukončíme pravou závorkou 4. Stiskneme klávesu Enter. V buňce C7 dojde k zobrazení největší hodnoty v oblasti C3:C5
4
5.4. Funkce v Excelu 2007 Vytvářímeli vzorce obsahující funkci, můžeme je zadat pomocí dialogového okna Vložit funkci z pásu karet nazvaném Vložení (je také možno použít klávesovou zkratku Shift+F3). V dialogové okně Vložit funkci se zobrazí kategorie funkcí a jednotlivé funkce včetně jejich argumentů. 1. Klepněte na buňku, do které chcete vkládat funkci 2. Na pásu karet klepněte na Vložení a vybereme Vložit funkci (popř. klávesovou zkratku Shift+F3 ) 3. Vybereme funkci, kterou chceme použít, nebo do textového pole vložíme dotaz s popisem požadované činnosti (např. "sečíst čísla" vrátí funkci Suma) Klepneme na tlačítko OK a pokračujeme v zadávání funkce 4. Tažením myši vybereme oblast buněk, které chceme sečíst. Klepneme na tlačítko OK Pokud potřebujeme zápis vzorce s funkcí opravit, postupujeme takto: 1. Klepneme na buňku se vzorcem a stiskneme Shift+F3 2. Upravíme zápis a klepneme na tlačítko OK TIP: Chcemeli si usnadnit vytváření a úpravy vzorců a minimalizovat množství překlepů a syntaktických chyb, použijeme automatické dokončování vzorců. Po zadání znaku = a počátečních písmen se zobrazí rozevírající se seznam platných funkcí, argumentů a názvů.
5
5.5. Základní funkce Suma Jednou z nejčastěji používaných funkcí je funkce Suma. Jde o součet hodnot, ale také nesouvislé oblasti. Protože je tato funkce opravdu velmi používaná, i v Excelu je možné vkládat ji mnoha způsoby. Podívejme se na ně a vyberte si, který způsob bude pro vás nejlepší. 1. Přepněte na kartu Domů a klepněte do buňky, do které chcete vypsat funkci Suma 2. Na pásu karet najděte část s názvem Úpravy Klepněte na tlačítko Součet 3. Excel se pokusí automaticky odhadnout, které buňky chceme sčítat. Pokud jsme spokojeni, stiskneme Enter Podívejte se na další, které neplatí pouze pro vložení funkce Suma, ale i pro mnohé další: A. Na kartě Vzorce klepněte na tlačítko Automatické shrnutí a vyberte složku Součet B. Klepneme na buňku, kam chceme funkci vložit a stiskneme Shift+F3 C. Stiskněte = a vepište text SUMA. Poté určete oblast součtu buď myší, nebozápisem (C3:C6). Buňka C3 je počátečníadresou oblasti, C6 pak koncovou adresou oblasti součtu.
6
5.6. Průměr, Počet Mezi další hojně používané funkce patří aritmetický průměr (součet hodnot v buňkách podělený jejich počtem) a určení počtu hodnot (počet buněk v oblasti). 1. Pro výpočet průměru klepneme do buňky, kam chceme funkci vložit. Klepneme na kartu Vzorce 2. Pod položkou Automatické shrnutí vybereme Průměr. Určíme oblast buněk a potvrdíme klávesou Enter.
TIP: Všimněte si, že pod tlačítkem Automatické shrnutí se objevily i funkce pro výpočet nejvyšší a nejnižší hodnoty. Jejich využití je stejné, jako v případě výpočtu průměru nebo počtu hodnot v oblasti. Funkce Počet implicitně vrátí v číselné podobě četnost výskytu čísel (cifer) v jednotlivých buňkách, tedyoblasti hledání. Pokud se tedy v oblasti, která obsahuje deset buňek , vyskytuje osm buněk čísel a dvě buňky s textem, pak výsledkem bude číslo osm. 1. Pro výpočet statistiky s názvem Počet klepneme do buňky, kam chceme buňku vložit. Klepneme na kartu Vzorce 2. Pod položkou Automatické shrnutí vybereme Počty určíme oblast buněk a potvrdíme klávesou Enter
7
5.7. Pokročilé funkce Když Podívejme se na složitější zadávání funkcí, na příkladu s funkcí Když. Tako funkce vrátí hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako Pravda, a jinou hodnotu, pokud je zadaná hodnota Nepravda. Dobře se dá illustrovat například na skladovém hospodářství. 1. Cílem je zjistit, zda je skladem více než 100 kusů mobilních telefonů. Pokud je, chceme aby Excel vypsal hodnotu (PRAVDA) "více než 100 ", pokud je méně než 100 pak vypsal hodnotu (NEPRAVDA) "méně než 100" 2. Vytvoříme podobnou pokusnou tabulku. Klepneme do buňky, kde chceme testovat funkci Když 3. Klepneme na kartu Vzorce, poté na tlačítko Logická a kde vybereme Když 4. Nyní je třeba sečíst počet kusů, které jsou skladem a vytvořit tak Podmínku. Jde o funkci Suma s přepisem SUMA(C3:C6)>100 5. Do pole ANO vepíšeme "více než 100 " do pole NE vepíšeme "méně než 100". Zápis potvrdíme stiskem Enter.
TIP: Funkci Když je možné použít vždy, když potřebujeme na jistém souboru hodnot otestovat, zda je podmínka splněna, či nikoliv. Výstupem funkce Když je v našem případě text, se kterým je možné dál pracovat.
8
5.8. Funkce Concatenage Velmi užitečnou funkcí (s téměř nevyslovytelným názvem) je Concatenate. Využívá se v případeh, kdy potřebujeme dva textové řetězce sloučit do jednoho. Představte si například, že v jednom sloupci jsou jména křestní a ve druhém sloupci jsou příjmení. 1. Cílem tedy je sloučit jméno a příjmení do jedné buňky, například proto, aby bylo možné bezchybně vytisknout štítky obálek 2. Vytvořte podobnou pokusnou tabulku. Klepněte do buňky, kam chcete, aby Excel sloučil textová pole. V našem případě do B3 3. Klepněte na kartu Vzorce, poté na tlačítko Text a vyberte Concatenate 4. Klepněte na pole Text1 a poté do buňky s křestním jménem (B3) . Do pole Text2 vepíšeme uvozovky " ". Tím zabezpečíme aby mezi jménem a příjmením byla mezera. Klepněte na pole Text3 a poté do buňky s příjmením (C3) . Potvrďte klávesou Enter nebo OK.
TIP: Abyste nemuseli tento zápis opakovat pro každý řádek (mohou jich být tisíce), stačí vzorec z buňky D3 klasicky zkopírovat dolů do dalších řádek.
9
5.9. Funkce Convert Dalším praktickým příkladem , jak mocným nástrojem Excel je, je například převod jednotek. Měně známá , ale velmi užitečná funkce Convert slouží pro převod číselných hodnot mezi různými měrnými systémy. Lze ji použít např. k převodu tabulky vzdáleností zadaných v mílích na km. Dále je možné převádět jednotky v kategoriích hmotnost, délka, čas, tlak, síla, energie, výkon, magnetismus, teplota, objem kapaliny atp. 1. Vytvoříme podobnou pokusnou tabulku. Klepneme do buňky, kam chceme, aby Excel převedl jednotku z koňské síly na watty. V našem případě jde o buňku D3. 2. Klepneme na kartu Vzorce, poté na tlačítko Vložit funkci a do pole Vyhledat funkci zadáme Convert a potvrdíme OK 3.Klepneme na pole číslo a poté klepneme na do pole Z zadejte "HP". Nakonec klepneme do pole Do a zadáme "W". Zápis potvrdíme klávesou Enter nebo OK 4. Vzorec buňky D3 zkopírujeme do těch řádků, kam je potřeba. TIP: Další převodní znaky (v našem případě "HP" a "W") nalezneme v nápovědě Excelu, resp. V nápovědě k funkci Convert. Aktivovat ji můžeme při zadávání hodnot funkce klepnutím na odkaz Nápověda k této funkci.
10
5.10. Kontrola chyb Při práci s Excelem a při konstruování složitějších vzorců s funkcemi může dojít k situaci, kdy Excel nezobrazí kýženou hodnotu, ale chybovou hlášku. Ty mohou vypadat např. takto:####, #DIV/o!, #N/A, #NÁZEV?, #NULL!, #NUM!, #REF!, #HODNOTA!. Aby bylo možné chybu opravit, je potřeba chybu nejdříve najít. K tomu může pomoci tzv. Kontrola chyb. 1. Dojdeli na tuto situaci, klepnete nejprve na buňku s chybou, poténa kartu Vzorce a v části Závislost vzorců klikněte na tlačítko Najít chybu 2. Excel se pokusí zjistit, v čem tkví chyba, graficky/ šipkou ukáže souvislost, tedy krok ve kterém chyba vznikla a také nabídne řešení. Klepněte na malou ikonu kosočverce s Vykřičníkem 3. Buď vyberete položku Nápověda k této chybě a problém vyřešte nebo vyberte položku Zobrazit kroky výpočtů a pokračujte obdobně, ale podle průvodce Funkci Kontrola chyb je možné detailně nastavit . Toto nastavení provedete klepnutím na položku Možnosti kontroly chyb v okně po rozklepnutí ikony kosočverce s vykřičníkem. V našem případě nastala chyba v zadání převodního znaku. Místo "W" jsme chybně napsali neexistující parametr "S".
11
6. Pokročilé funkce Excelu 6.1. Zamknutí dokumentu Chceteli zabránit uživatelům neúmyslně nebo záměrně měnit, přesouvat nebo odstraňovat důležitá data, můžete zajistit ochranu pro některé prvky listu nebo sešitu pomocí hesla nebo i bez hesla. Heslo aplikace Excel může mít až 255 písmen, číslic, mezer a symbolů. 1. Chcemeli zamknout všechny buňky nebo oblasti, postupojeme takto: Vybereme všechny buňky z oblasti, které chceme zamknout. Na kartě Domů klepneme ve skupině Buňky na položku Formát a pak klepneme na položku Buňky 2. Na kartě Zámek zaškrtneme políčko Uzamčeno a potom klepneme na tlačítko OK 1. Chcemeli zamknout prvky sešitu, pak na kartě Revize klepneme ve skupině Změny na položku Zamknout sešit 2. Ve skupinovém rámečku v Sešitu zamknout můžeme provést následující úpravy akcí: Chcemeli zamknout strukturu sešitu, zaškrtněte políčko Struktura Chcemeli zachovat stejnou velikost a stejné umístění oken při každém otevření sešitu, zaškrtněme políčko Okna TIP: V případě zamykání sešitu, nebo listu můžete zadat i heslo. Dbejte na to, aby bylo bezpečné, tedy 1) jen v rukou oprávněných, 2) aby obsahovalo písmena i číslice
12
6.2. Podmíněné formátování Barevné škály slouží jako vizuální průvodce pomáhající pochopit rozložení a proměnlivost dat. Dvoubarevná škála umožňuje porovnávat oblast buněk pomocí různých odstínů dvou barev. Odstíny barev mohou představovat vyšší a nižší hodnoty. Ve škále žluté a zelené vyšší hodnotu představuje zelená. 1. Vyberte jednu nebo několik buňek v oblasti, tabulce nebo kontingenční tabulce 2. Na kartě Domů klepnete ve skupině Styl na šipku u položky Podmíněné formátování a potom klepněte na položku Barevné škály. Využijte dvoubarevnou škálu Pomocí přepínače Použít pravidlo u následujících položek lze změnit způsob definování rozsahu polí v oblasti hodnot kontigenční tabulky. Excel 2007 podporuje také tříbarevnou škálu. Ta umožňuje porovnávat oblast buněk pomocí tří různých odstínůbarev. V barevbné škále zelené, žluté a červené barvy lze např. určit , že buňky s vyšší hodnotou budou mít zelenou barvu, buňky sředních hodnot žlutou barvu a buňky s menší hodnotou budou mít barvu červenou.
TIP: Umístění ukazatele myši na ikony barevné škály zjistíme, která z nich je dvoubarevná. Horní barva představuje vyšší hodnoty a dolní barva nižší hodnoty.
13
6.3. Podmíněné formátování pomocí čar Pomocí datové čáry lze zobrazit hodnotu buňky ve srovnání s hodnotami jiných buněk. Délka datové čáry představujehodnotu v buňce. Delší čára představuje vyšší hodnotu, ratki čára hodnotu menší. Datové čáry jsou užitečné pro zjištění vyšších a nižších čísel především při větším objemu dat, např. pro nejvíce a nejméně prodávaných aut ve výkazu prázdninového prodeje. 1. Vyberte jednu nebo několik buněk v oblast, tabulce nebo kontigenční tabulce 2. Na kartě Domů klepněte ve skupině Styly na šipkuvedle možnosti Podmíněné formátování. Klepneme na možnost Datové čáry a vybereme ikonu datové čáry Pomocí přepínače Použít pravidlo u následujících položek lze změnit způsob definování rozsahu polí v oblasti hodnot kontigenční tabulky. Obdobně je možné formátovat pomocí sad ikon. Pokud chcete data opatřit poznámkami a rozdělit je do tří až pěti kategorií oddělených mezní hodnotou, použijeme sadu ikon. 1. Vyberte jednu nebo několik buněk v oblast, tabulce nebo kontigenční tabulce 2. Na kartě Domů klepněte ve skupině Styly na šipkuvedle možnosti Podmíněné formátování. Klepneme na možnost Sady ikon a vybereme sadu
14
6.4. Analytické nástroje Doplněk Analytické nástroje je program aplikace Microsoft Office Excel, který je k dispozici po instalaci sady Microsoft Office nebo aplikace Excel. Pokud jej však chcete v aplikaci Excel používat, je nutné jej nejdříve zavést. Doplněk je doplňkový program. který do systému Microsoft Office přidává vlastní příkazy a funkce. 1. Klepněte na tlačíko sady Office a potom klepneme na tlačítko Možnosti aplikace Excel 2. Klepneme na položku Doplňky a v rozevírajícím seznamu Spravovat vybereme položku Doplňky aplikace Excel 3. Klepneme na tlačítko Přejít. V seznamu Doplňky k dispozici zaškrtneme políčko Analytické nástroje a potom potvrdíme OK. Po zavedení doplňku Analytické nástroje bude ve skupině Analýza na kartě Data k dispozici příkaz Analýza dat. Chceme li, aby byly k doplňku Analytické nástroje zahrnuty funkce aplikace Visual Basic for Aplication,můžeme zavést doplněk Ananalytické nástroje VDA V seznamu Doplňky k dispozici zaškrtněme políčko Analytické nástroje a pokračujeme stejným způsobem. TIP: Pokud není doplněk Analytické nástroje v seznamu Doplňky uveden, klepneme na tlačítko Procházet a vyhledáme jej. Jestliže není doplněk Analytické nástroje v počítači aktuálně nainstalován, zobrazí se obraz, zda jej chceme nainstalovat.
15
6.5. Seřazení textu Data lze seřadit podle textu (A až Z nebo Z až A, čísel (nejmenší až největší a největší až nejmenší) nebo podle data a času (nejstarší ač nejnovější a nejnovější až nejstarší) v jednom nebo několika sloupcích. 1. V oblasti buněk vybereme sloupec s alfanumerickými daty a přesvědčíme se, zda je aktivní buňka ve sloupci tabulky obsahujícím alfanumerická data 2. Na kartě Domů klepneme ve skupině Úpravy na tlačítko Seřadit a filtrovat 3. Provedeme jednu z následujících akcí: Pro seřazení vzestupně podle abecedy, klepneme na příkaz Seřadit od A po Z. Pro seřazení sestupně podle abecedy, klepneme na příkaz Seřadit od Z po A TIP: Kritéria řazení se ukládají se sešitem, takže je lze znovu použít po každém otevření sešitu. Kritéria jsou pak platná pro tabulku aplikace Excel, nikoliv však pro oblast buněk. 1. Volitelně můžeme použít řazení s rozlišováním velkých a malých písmen. Na kartě Domů klepneme ve skupině Úpravy na položku Seřadit a filtrovat a potom na položku Vlastní řazení 2. V dialogovém okně Seřadit klepneme na položku Možnosti řazení a zaškrtneme políčko Rozlišovat malá a velká
16
6.6. Seřazení čísel a datumů Data lze řadit také podle čísel (vejmenší až největší) nebo podle data a času (nejstarší až nejnovější nebo nejnovější až nejstarší). Řadit lze také podle vlastního seznamu (např. Velký, Malý a Střední) nebo podle formátu včetně barvy buňky, barvy písma nebo nastavené ikony. Většinou se provádí operace řazení na sloupcích , ale můžeme také řadit po řádcích. 1. V oblasti buněk vybereme sloupec s číselnými daty nebo se přesvědčíme, zda je aktivní buňka ve sloupci tabulky obsahující číselná data 2. Na kartě Domů klepneme ve skupině Úpravy na tlačítko Seřadit a filtrovat a pak provedeme některou z následujících operací: Chcemeli seřadit data od nižších čísel k vyšším, klepneme na příkaz Seřadit od nejmenšího k největšímu Chcemeli řadit podle dnů v týdnu, naformátujeme buňky tak, aby zobrazovaly den v týdnu. Chcemeli řadit bez ohledu na den datum, naformátujeme buňky na text pomocí funkce test. 1. Chcemeli řadit kalendářová data a datumy na kartě Domů ve skupině Úpravy klepneme na položku Seřadit a filtrovat 2. Chcemeli seřadit kalendářní data nebo časové údaje od nejstarších k nejnovějším, klepneme na příkaz Seřadit od nejstaršího k nejnovějšímu
17
6.7. Filtrování textu Po filtrování dat jsou zobrazeny pouze řádky, které splňují zadaná kritéria, a řádky, které nechceme zobrazit, s´jsou skryty. Podmnožinou filtrovaných dat můžeme kopírovat, prohledávat, upravovat, formátovat, vynést do grafu nebo vytisknout, aniž by bylo nutné měnit její uspořádání nebo ji přesouvat. Filtrovat lze více sloupců. Filtry jsou aditivní, což znamená, že každý další filtr je založen na aktuálním filtru a dále omezuje podmnožinu dat. 1. Vybereme oblast buněk (nebo bez výběru filtrujeme celou tabulku) obsahující alfanumerická data. Na kartě Domů klepneme ve skupině Úpravy na položku Seřadit a filtrovat a potom na položku Filtr 2. Ujistíme se, že aktivní buňka se nachází ve sloupci tabulky obsahující alfanumerická data. V záhlaví sloupce klikneme na šipku a provedeme jednu z následujících akcí: 3. V seznamu hodnot vybereme nebo zrušíme výběr jedné či více textových hodnot, podle kterých chceme filtrovat. Seznam textových hodnot může obsahovat až 10000 položek. Jeli seznam rozsáhlý, zrušíme zaškrtnutí políčka (Vybrat vše) na začátku seznamu a potom vybereme hodnoty, podle kterých chceme filtrovat.
TIP: Kritéria jsou podmínky zadané za účelem omezení počtu záznamů, které budou zahrnuty do sady výsledků dotazu nebo filtru. Vlastní kritérium vytvoříme klepnutím na Vlastní filtr.
18
6.8. Filtrování čísel Pomocí automatického filtru je možné vytvářet tři typy filtrů podle hodnot seznamu, podle formátu a podle kritérií. Tyto typy filtrů se pro jednu oblast buňěk nebo sloupcovou tabulku vzájemně vylučují. Můžeme například filtrovat podle barvy buňky nebo podle seznamu čísel, nikoliv však podle obou položek. 1. Vybereme oblast buněk (nebo bez výběru filtrujeme celou tabulku) obsahující alfanumerická data. Na kartě Domů klepneme ve skupině Úpravy na položku Seřadit a filtrovat a potom položku Filtr 2. Ujistíme se, zda se aktivní buňkynachází ve sloupci tabulky obsahující alfanumerická data. V záhlaví sloupce klepneme na šipku 3. V seznamu čísel vybereme nebo zrušíme výběr jednoho nebo více čísel, podle nichž cheme filtrovat. Nabídku automatického filtru lze rozšířit nedo prodloužit klepnutím na úchyt v dolní části a jeho přetažením
19
6.8.Kontigenční tabulka Kontigenční tabulka představuje interaktivní způsob rychlého shrnutívelkých objemů dat. Pomocí kontigenční tabulky lze do maximálních podrobností analyzovat numerická data a získat odpovědi na nepředpokládané otázky, které by jste k datům mohli mít. 1. Umístíme kurzor do tabulky aplikace Excel. Zkontrolijeme, zda oblast buněk obsahuje záhlaví sloupců 2. Ve skupině Tabulky na kartě Vložení klepneme na tlačítko Kontingenční tabulka. 3. Vybereme data, která chceme analyzovat. Klepněte na přepínač Vybrat tabulku či oblast. Do pole Tabulka/oblast zadejte oblast buněk nebo odkaz na název tabulky 4. Jestliže jsme před spuštěním průvodce vybrali buňku v oblasti buněk nebo jestliže se kurzor nacházel v tabulce, oblast buněk nebo odkaz na název tabulky již budou v poli Tabulka/oblast zobrazeny 5. Oblast buněk nebo tabulku je možné vybrat také tak, že klepneme na ikonu Sbalit dialog, čímž dočasně skryjeme toto dialogové okno, vybereme oblast na listu a potom klepneme na ikonu Rozbalit dialog 6. Chcemeli kontigenční tabulku umístnit na nový list počínaje buňkou A1, klepneme na přepínač Nový list a potvrdíme OK
20
6.9. Zobrazení vztahů buněk Kontrola správnosti vzorců nebo hledání zdroje chyb y může být někdy složité. Pomoci nám mohou tzv. vztahy mezi buňkami a vzorci. Buňky předchůdců jsou buňky , na které odkazuje vzorec z jiné buňce. Pokud například buňka E11. obsahuje vzorec =B3 předchůdcem buňky D10 Buňky následníkůobsahují vzorce , které odkazují na jiné buňky. Pokud např. buňka D10 obsahuje vzorec =B5. 1. Vybereme buňku, pro kterou chceme určit závislé buňky. Jestliže chceme u každé buňky , která je závislá na aktivní buňce , zobrazit šipkou závislostí, klepneme na kartě Vzorce ve skupině Závislosti vzorců na tlačítko Následníci 2. Další úroveň buněk závislých na aktivní buňce zobrazíme tak, že znovu klepneme na tlačítko Následníci 3. Pokud chceme odebrat všechny šipky závislostí na listu, klepneme na kartě Vzorce va skupině Závislosti vzorců na tlačítko Odedrat šipky Jestliže chceme ve vzorci zobrazit barevné označené předchůdce argumentů, vybereme buňku a stiskneme klávesu F2 TIP: Při kontrole vzorců můžeme pomocí příkazů Předchůdci a Následníci graficky znázornit nebo jzitit vztahy mezi těmito buňkami a vzorci pomocí šipek závislostí.
21
6.10. Import textu Pomocí aplikace Microsoft Office Exel lze importovat data z textového souboru do sešitu. Průvodce importem taxtu prozkoumá textový soubor , který importujete, a pomůže vám zajistit aby data byla importována tak, jak chceme. 1. Chcemeli spustit Průvodce importem textu, klepneme na kartě Data ve skupině Načíst externí data na klačítko Z textu 2. Potom v dialogovém okně Importovat textový soubor poklepeme na textový soubor, který chceme importovat 3. Pokud jsou položky v textovém souboru odděleny tabelátory, dvojtečkami, středníky, mezerami nebo jinými znaky, klepneme na přepínač Oddělovač. Majíli všechny položky v jednotlivých sloupcích stejnou délku, klepneme na přepínač Pevná šířka Jestliže aplikace Excel nepřevede sloupec na požadovaný formát, můžeme data převést po importu. Jestliže by převod mohl vést k nechtěným výsledkům, naimportujeme sloupec jako formát Obecný. 4. Zkontrolujte text v této oblasti Náhled dat a ověříme , zda bude na listu rozdělen do sloupců požadovaným způsobem 5. Klepneme na formát dat ve sloupci vybraném v oblasti Náhled dat. Jestliže vybraný sloupec nechceme importovat, klepneme ne přepínač Neimportovat sloupec (přeskočit).
22
6.11. Využití automatického dokončování vzorce Chcemeli si usnadnit vytváření a úpravy vzorců a minimalizovat množství překlepů a syntaktických chyb, použijeme funkci Automatické dokončování vzorce. Po zadání znaku = (rovnítko) a počátečních písmen nebo aktivační procedury zobrazení se v Excelu zobrazí se pod buňkou rozevírající se seznam platných funkcí, názvů a textových řetězců, které odpovídají písmenům nebo aktivační proceduře. Položku z rozevírajícího se seznamu můžeme posléze vložit do vzorce. 1. Funkci Automatické dokončování vzorce spustíme zadáváním znaku = (rovnítko) a počátečních písmen 2. Při psaní se zobrazí se pod buňkou rozevírající se seznam platných funkcí, názvů a textových řetězců, ta která se nejvíc podobá, bude zvýrazněna 3. Ikony představují typ položky, např. funkci nebo odkaz na tabulku 4. Podrobné typy nám pomohou při výběru nejlepší možnosti. TIP: Funkci automatické dokončování vzorce je možno použít uprostřed existující vnořené funkce nebo vzorce. Text přímo před kurzorem slouží k zobrazení hodnot v rozevírajícím se seznamu, veškerý ostatní text za kurzorem zůstane nezměněn.
23
