WoonTotaal Retail Handleiding
Versie: 1.1 Datum: 11 juni 2014
Woord vooraf Gefeliciteerd! U bent in het bezit van de Retail editie van WoonTotaal, een toegevoegde waarde voor iedere WoonTotaal gebruiker. U kent WoonTotaal nu als een bereken- en bestel module op het gebied van gordijnconfectie, maar na het lezen van dit document en het gebruiken van de Retail editie zult u al gauw beseffen dat WoonTotaal verder gaat dan dat. En het mooie is dat u daarvoor uw huidige WoonTotaal omgeving kunt gebruiken en uw huidige inloggegevens. WoonTotaal Retail beslaat twee modules waar we het in dit document uitgebreid over zullen gaan hebben. Deze modules zijn als volgt gesplitst:
Vloerenmodule
Documentenmodule
We beginnen straks met de vloerenmodule. Deze module lijkt op de bestelmodule zoals u dat van WoonTotaal gewend bent bij de gordijnconfectie, maar met een extra mogelijkheid tot het tekenen van vloeren. De calculatie geschiedt dan niet alleen door het invullen van slechts een lengte en breedte maat, maar is zo dynamisch dat het u zelfs de mogelijkheid biedt tot het opgeven van onregelmatige veelhoeken. In het hoofdstuk omtrent de vloerenmodule zullen we hier uitgebreid aandacht aan geven. Na de vloerenmodule richten we ons op de documentenmodule. Deze module is er opgericht om uw klant bij iedere bestelling van A tot Z te helpen, en dit door middel van meetbonnen, offertes, facturen en zelfs werkbonnen en meer soorten formulieren. Wat dit allemaal inhoudt wordt in het hoofdstuk voor de Documentenmodule uitvoerig toegelicht.
Pagina 2 van 62
Inhoudsopgave
WoonTotaal Retail ............................................................................................................................................................. 1 Handleiding.......................................................................................................................................................................... 1 Woord vooraf ....................................................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave .................................................................................................................................................................... 3 Vloerenmodule .................................................................................................................................................................... 6 1. Het aanmaken van artikelen ........................................................................................................................................ 6 1.1 Categorie ................................................................................................................................................................ 8 1.2 Leverancier. ............................................................................................................................................................ 8 1.3 Algemeen ............................................................................................................................................................... 8 1.4 Afmetingen ............................................................................................................................................................. 9 1.5 Verkoop .................................................................................................................................................................. 9 1.6 Inkoop..................................................................................................................................................................... 9 1.7 Opslaan .................................................................................................................................................................. 9 1.8 Enkele toevoegingen .............................................................................................................................................. 9 2. Favorieten aanmaken ................................................................................................................................................ 10 2.1 Favoriet ................................................................................................................................................................ 11 2.2 Artikelen toevoegen aan de favorieten ................................................................................................................. 12 3. Orders invoeren en testen.......................................................................................................................................... 12 3.1 Opdracht aanmaken ............................................................................................................................................. 12 3.2 Vergissing corrigeren............................................................................................................................................ 14 3.3 Prijzen .................................................................................................................................................................. 14 4. Tot slot ....................................................................................................................................................................... 15 Documentenmodule .......................................................................................................................................................... 16 1. Algemeen ................................................................................................................................................................... 16 1.1 Start ...................................................................................................................................................................... 16 1.2 Navigatiepanelen .................................................................................................................................................. 17 1.3 Formulieroverzicht ................................................................................................................................................ 19 2. Meetbon ..................................................................................................................................................................... 20 2.1 Werkbladen Meetbon ........................................................................................................................................... 20
Pagina 3 van 62
2.2 Opslaan en afdrukken .......................................................................................................................................... 21 2.3 Meetbon wijzigen .................................................................................................................................................. 24 2.4 Meetbon gereed ................................................................................................................................................... 28 3. Offerte ........................................................................................................................................................................ 28 3.1 Teksten................................................................................................................................................................. 29 3.2 Werkbladen Offerte .............................................................................................................................................. 30 3.3 Opslaan en sluiten ................................................................................................................................................ 31 3.4 Offerte wijzigen ..................................................................................................................................................... 33 3.5 Artikel toevoegen .................................................................................................................................................. 36 3.6 Offerte opslaan en verzenden .............................................................................................................................. 37 3.7 Extra werkbalken*................................................................................................................................................. 41 3.8 Offerte gereed ...................................................................................................................................................... 42 4. Orderbevestiging ........................................................................................................................................................ 42 4.1 Aanmaken orderbevestiging ................................................................................................................................. 42 4.2 Werkbladen Orderbevestiging .............................................................................................................................. 43 4.3 Korting .................................................................................................................................................................. 44 4.4 Orderbevestiging gereed ...................................................................................................................................... 47 4.5 Status Order Gereed ............................................................................................................................................ 47 5. Bestelling ................................................................................................................................................................... 48 5.1 Aanmaken Bestelling formulier ............................................................................................................................. 48 5.2 Leverdata ............................................................................................................................................................. 50 5.3 Bestelling opslaan en verzenden .......................................................................................................................... 52 5.4 Bestelling gereed .................................................................................................................................................. 54 6. Leverbon .................................................................................................................................................................... 56 6.1 Aanmaken Leverbon ............................................................................................................................................ 56 6.2 Opslaan en afdrukken .......................................................................................................................................... 57 7. Werkbon..................................................................................................................................................................... 59 7.1 Aanmaken werkbon .............................................................................................................................................. 59 7.2 Opslaan en afdrukken .......................................................................................................................................... 59 7.3 Werkbon gereed ................................................................................................................................................... 61 8. Factuur ....................................................................................................................................................................... 61 8.1 Aanmaken factuur ................................................................................................................................................ 61
Pagina 4 van 62
8.2 Arbeid toevoegen ................................................................................................................................................. 61
Pagina 5 van 62
Vloerenmodule Dit hoofdstuk zal u in diverse stappen klaar stomen, zodat u straks van de spreekwoordelijke hoed en rand weet wanneer uw klant een vloer bij u wenst te bestellen. Vloeren bestaan natuurlijk niet alleen uit een aantal planken of een rol tapijt. Dit lijkt voor de klant vaak zo, omdat dit het gedeelte is wat zichtbaar is wanneer de vloer ligt in het bedrijf of de woning. U weet als geen ander dat isotape bij een rol ondervloerfolie onmisbaar is en dat tapijt veel prettiger aanvoelt bij het lopen indien er gebruik wordt gemaakt van ondertapijt. Om u te helpen bij de bestelling van een vloer, geeft WoonTotaal Retail u de mogelijkheid tot het toevoegen van zogenaamde favorieten. In de favorieten kunt u vantevoren bepaalde “vaste” benodigheden toevoegen (denk aan de rol tape), zodat u deze en niet vergeet, maar het u ook gemakkelijker maakt om orders te maken.
1. Het aanmaken van artikelen Voordat we überhaupt kunnen beginnen met de calculatie van een vloer dienen natuurlijk de benodigde artikelen aanwezig te zijn binnen WoonTotaal. Deze kunt u zelf eenvoudig aanmaken binnen het instellingen menu. Start eerst met het inloggen bij WoonTotaal via het bekende inlogscherm.
Wanneer u ingelogd bent, navigeert u rechtsboven in het scherm naar het Instellingen menu. Vervolgens kiest u aan de linkerzijde onder Gegevensbeheer voor Artikel. Het volgende scherm verschijnt:
In de afbeelding ziet u geen artikelen, maar bij uw installatie zult u de lijst met artikelen zien zoals deze al bestonden voor bijvoorbeeld de gordijnstoffen. Omdat we artikelen willen gaan toevoegen, kiezen we in dit scherm voor Artikel Toevoegen.
Pagina 6 van 62
Het volgende scherm verschijnt:
Hier geeft u de specificaties op voor het toe te voegen artikel. Het is van essentieel belang dat u deze zo volledig mogelijk invult, immers de calculatie van WoonTotaal is afhankelijk van deze waarden. Indien u de inhoud van de verpakking voor een pak laminaat op 2 m2 zet terwijl deze in werkelijkheid 1,8 m2 is, zal WoonTotaal de berekening doen op 2 m2. Dit zal resulteren in een verkeerde hoeveelheid van het aantal pakken dat besteld gaat worden. We komen hier later op terug, bij het invoeren van bestellingen. Om het overzichtelijk te houden, werken we bovenstaand scherm van boven naar beneden af.
Pagina 7 van 62
1.1 Categorie
U ziet hier diverse categoriën staan waar uit gekozen kan worden. Arbeid: Binnen de categorie arbeid is het mogelijk om arbeidskosten toe te voegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het leggen van de vloer. Indien u uw klant de mogelijkheid wil bieden de vloer daar te leggen, geeft u in deze categorie aan wat de eventuele kosten daarvoor worden. Bijvoorbeeld voor een tapijt kunt u aangeven wat de kosten voor het leggen worden per m1. Tapijt: In ons voorbeeld kiezen we nu voor de categorie tapijt.
1.2 Leverancier. Bij leverancier kiest u de leverancier door wie het artikel bij u geleverd wordt. Dit kunt u doen door op het verrekijkertje te klikken. Indien de leverancier niet bestaat binnen WoonTotaal, kunt u kiezen om deze aan te maken via de groene plus
. Voor het voorbeeld maken we via de plus de leverancier TEST aan.
1.3 Algemeen Deze velden wijzen voor zich. We vullen hier nu als naam Test Projecttapijt 400 in. Bij samenstelling vullen we 100% Polyamide in.
Pagina 8 van 62
1.4 Afmetingen In ons voorbeeld hebben we als categorie gekozen voor tapijt. Bij de afmetingen zien we al een standaard eenheid ingevuld staan. In ons voorbeeld kiezen we hier voor centimeter. Bij breedte en lengte geven we op wat de totale breedte en totale lengte van een rol tapijt is. De waarde van de breedte dient exact te zijn, omdat dit van essentieel belang is voor een goede werking van de berekeningen binnen WoonTotaal. Bij de breedte vullen we 400 in en bij de lengte vullen we dan niets in.
1.5 Verkoop De velden welke vallen onder het kopje Verkoop bepalen de uiteindelijke prijzen voor de klant wanneer een order gemaakt is. Niet geheel onbelangrijk dus. U geeft hier aan of de verkoop per meter gebeurt, per cm of zelfs per pak bij bijvoorbeeld laminaat. Hadden we voor laminaat gekozen dan hadden we bij Eenheid voor vierkante meters kunnen kiezen. Bij Verpakking hadden we dan pak in kunnen geven en bij Inhoud hadden we dan bijvoorbeeld 2 in kunnen vullen. De verkoop gaat dan niet meer per meter of vierkante meter, maar per pak. In ons voorbeeld voor tapijt kiezen we voor een verkoop per meter en kunnen we het veld met inhoud en verpakking leeglaten. De verkoopprijs zetten we even op 32,00.
1.6 Inkoop Hier kan de eenheid ingevuld worden waarin u dit artikel bestelt bij uw leverancier. In ons voorbeeld kiezen we voor meter en bij inkoopprijs vullen we 16,00 in.
1.7 Opslaan Hierna kiezen we voor opslaan, wat ons terugbrengt naar het Artikel scherm. Als we kiezen voor de Categorie tapijt of we zoeken op Test Projecttapijt, dan komt daar het tapijt tevoorschijn wat we zojuist hebben aangemaakt. Controleer nog even of het artikel er helemaal goed in staat. Indien er een fout ingeslopen is tijdens het invoeren, dan kan dat nog gewijzigd worden via de knop Artikel wijzigen.
1.8 Enkele toevoegingen In dit voorbeeld willen we graag nog Lasband en ondervloerplaten hebben. Deze mag u toevoegen door stap 1 nogmaals te volgen met de volgende instellingen: Lasband -
Categorie:
Tape
-
Leverancier:
TEST
Pagina 9 van 62
-
Algemeen / Naam:
Test Lasband
-
Afmetingen / Eenheid:
centimeter
-
Verkoop / Eenheid:
meter
-
Verkoop / Verkoopprijs:
10,00
-
Inkoop / Eenheid:
meter
-
Inkoop / Inkoopprijs:
5,00
Ondervloerplaten -
Categorie:
Ondervloeren
-
Leverancier:
TEST
-
Algemeen / Naam:
Test ondervloerplaat
-
Afmetingen / Eenheid:
vierkante meter
-
Verkoop / Eenheid:
vierkante meter
-
Verkoop / Verkoopprijs:
25,00
-
Inkoop / Eenheid:
vierkante meter
-
Inkoop / Inkoopprijs:
12,50
Folie -
Categorie:
Folie
-
Leverancier:
TEST
-
Algemeen / Naam:
Test folie
-
Afmetingen / Eenheid:
vierkante meter
-
Verkoop / Eenheid:
vierkante meter
-
Verkoop / Verkoopprijs:
20,00
-
Inkoop / Eenheid:
vierkante meter
-
Inkoop / Inkoopprijs:
10,00
Als dit voltooid is gaan we verder met het toevoegen van favorieten.
2. Favorieten aanmaken Favorieten zijn te vinden via het Instellingen menu, wederom rechtsboven in uw scherm te vinden. Vervolgens kiest u aan de linkerzijde onder Gegevensbeheer voor Favorieten. Het volgende scherm verschijnt:
Pagina 10 van 62
Dit noemen we het favorietenoverzicht. U ziet hier 3 ruimtes, waarvan één ruimte onder het kopje Product en twee ruimtes onder het kopje Favoriet. Het product is al ingevuld (Tapijt) en voor dit product kunnen meerdere favorieten aangemaakt worden. Deze worden dan zichtbaar in de ruimte direct onder het kopje Favoriet. In de ruimte daar weer onder kunnen de producten toegevoegd worden die binnen de betreffende favoriet valt.
2.1 Favoriet We beginnen met het aanmaken van de volgende favoriet. Los gelegd. Klik daarvoor op de groene plus
onder
Favoriet. Er verschijnt een tekstveld de ruimte veld eronder waar een omschrijving voor de favoriet gegeven kan worden. Vul hier de omschrijving Los gelegd in, gevolgd door het indrukken van de [Enter] toets. Hierna gaan we hieronder nog een verdeling maken van Ondervloerplaten en Ondervloer 100% vlak. Zorg ervoor dat de zojuist aangemaakte favoriet geselecteerd is en klik nu op het Subcategorie icoon
naast de groene plus, onder
Favoriet. Er verschijnt nu een nieuw tekstveld rechtsonder de zojuist aangemaakte favoriet. Vul als omschrijving Ondervloer 100% vlak in en bevestig dit weer met een druk op de [Enter] toets. Selecteer nu opnieuw de favoriet Los gelegd en klik weer op het Subcategorie icoon. Zet in dat tekstveld de omschrijving Ondervloerplaten. Het begin is er. Echter de volgorde die we hier zien, is tevens volgorde die WoonTotaal laat zien in het order invoer scherm. Omdat we nu prefereren eerst de Ondervloerplaten te zien en daaronder Ondervloer 100% vlak, selecteren we de Ondervloerplaten en klikken we boven het veld op het blauwe pijltje wat omhoog wijst. Nu staat de volgorde zoals we deze graag willen zien.
Pagina 11 van 62
2.2 Artikelen toevoegen aan de favorieten Nu we de favorieten hebben aangemaakt, kunnen we starten met het toevoegen van standaard voor die betreffende favoriet, terugkerende artikelen. Selecteer de favoriet Los gelegd en daaronder Ondervloerplaten. Ga nu in het onderstaande veld naar de groene plus achter Ondervloeren en klik daarop. We krijgen nu het Artikel selectie scherm te zien en voor het gemak staat deze al op de Categorie Ondervloeren, we willen immers een ondervloer selecteren. Hier verschijnt nu ons zojuist aangemaakte artikel genaamd TEST ondervloerplaat of wellicht nog meer, indien er meerdere artikelen reeds zijn toegevoegd. Selecteer het gewenste artikel en klik op OK, rechtsonder in beeld. Het artikel is nu toegevoegd aan de favoriet. Voeg op dezelfde wijze voor deze favoriet ook de Test folie en het Test lasband toe. Wanneer dit is gedaan mag er linksboven op de knop Wijzigingen opslaan geklikt worden. Selecteer nu de favoriet Los gelegd en daaronder Ondervloer 100% vlak. Kies daar bij folie en lasband voor dezelfde artikelen als zojuist, maar voeg geen ondervloerplaten toe. Als dit gedaan is, mag er wederom op Wijzigingen opslaan geklikt worden. Nu dit gedeelte gereed is, kunnen we verder naar het volgende deel.
3. Orders invoeren en testen
3.1 Opdracht aanmaken We starten bij het Home scherm. (Het scherm wat verschijnt nadat er ingelogd wordt of wanneer er op de Home knop geklikt wordt bovenin het scherm.) Kies hier nu voor optie 1. Nieuwe opdracht aanmaken. Kies vervolgens voor een klant of maak een klant aan en klik op OK. We zijn nu aangeland bij het gedeelte waar we producten kunnen gaan invoeren. Als u bij product op het pijltje klikt verschijnt het menu welke u kent van het bestellen van gordijnen. U ziet daar nu als toevoeging het product Vloer verschijnen. Wanneer u daarop wijst of klikt komt vervolgens Tapijt tevoorschijn en daaronder weer Los gelegd en daaronder weer de mogelijkheden Ondervloerplaten en Ondervloer 100% vlak. In ons voorbeeld kiezen we voor Vloer / Tapijt / Los gelegd / Ondervloerplaten. Klikken we vervolgens op artikel, dan ziet u het volgende scherm verschijnen:
Pagina 12 van 62
Zoals we kunnen zien zijn er al 3 artikelen ingevuld, namelijk de artikelen die we hebben toegevoegd aan de Favorieten in het instellingen menu. Het enige wat we nu dus hoeven te doen, is het gewenste tapijt te selecteren. Klik daarvoor weer op het welbekende verrekijkertje achter Tapijt. De categorie is al op Tapijt gezet en nu wordt ons zojuist aangemaakte artikel zichtbaar voor Tapijt, namelijk Test Projecttapijt 400. Selecteer deze en klik rechtsonder op OK en daarna weer op OK. Nu hebt u twee mogelijkheden om de afmetingen van de betreffende vloer op te geven. De eerste manier is door de breedte en de hoogte in te vullen. De methode kent u van de invoer voor de gordijnen. De tweede manier geeft u de mogelijkheid om de vloer te tekenen met alle mogelijke hoeken. Hoe handig is dat? U tekent de vloer en WoonTotaal doet de rest. Namelijk de berekening van de benodigdheden, de overheveling en de prijzen. Het tekenen werkt vrij intuïtief. U begint door onderin het scherm op het hokjes “papier” te klikken en vervolgens uw muis naar een willekeurige zijde te bewegen en dan weer te klikken. Nu hebt u een lijn. Beweegt u weer een kant op en klikt u vervolgens weer met de muis, dan begint het al vorm te krijgen. Druk na de tweede lijn maar eens op de [Enter] toets. WoonTotaal gaat er in het geval van die twee lijnen vanuit dat het een rechthoekig vlak betreft en zal dit rechthoek voor u afmaken. De gele pijl in het vlak geeft de richting aan in welke de vloer gelegd gaat worden om het minste aan afval te bewerkstelligen.
Pagina 13 van 62
Voeg een nieuwe orderregel toe en kies nu eens voor Vloer / Tapijt / Los gelegd / Ondervloer 100% vlak. Wanneer u nu voor een artikel kiest, ziet u dat er standaard geen ondervloer geselecteerd is. Deze hadden we ook niet toegevoegd aan de betreffende favoriet. Wanneer u de regel aangemaakt hebt, probeer dan eens een oppervlakte te tekenen met meerdere hoeken. Druk weer op de [Enter] toets om uw invoer te bevestigen en controleer het resultaat. We hebben als voorbeeld een tapijt gekozen met een breedte van 400 cm. Maak het vlak in zowel de breedte als de lengte eens groter dan 400 cm en kijk wat er gebeurt. Die stippellijn die u ziet verschijnen is de lasnaad. Dit is de reden waarom we het lasband hebben toegevoegd aan de favorieten. Nu zal deze ook meegerekend gaan worden in de prijscalculatie. Onderin het scherm ziet u nu 3 tabbladen, één met de omschrijving Tekening, één met als omschrijving Tapijt en één met Teksten. Die laatste gaan we niet verder op in, ervan uitgaande dat u dit al kent. Wanneer u klikt op het tabblad Tapijt ziet u daar een optie staan met de vraag Laten leggen? Kies hier of de klant dit wenst of niet.
3.2 Vergissing corrigeren Wanneer u een vergissing hebt gemaakt bij het tekenen kunt u de afmetingen aanpassen door op een lijn van het getekende vlak te wijzen (er verschijnt een dubbele pijl) en nu de linkermuisknop ingedrukt te houden en de geselecteerde lijn een richting op te slepen. Het vlak kan op die manier in afmeting aangepast worden. U kunt natuurlijk ook volledig opnieuw beginnen door het vlak te verwijderen en een nieuwe orderregel aan te maken.
3.3 Prijzen Wanneer u op de totaalprijs klikt, ziet u diverse prijzen tevoorschijn komen. Voor de prijzen die hier worden berekend, worden de prijzen gebruikt zoals u deze zelf heeft ingevoerd bij hoofdstuk 1. Het aanmaken van artikelen. We zien nu hoe belangrijk het is om de gegevens voor de artikelen accuraat in te vullen.
Pagina 14 van 62
4. Tot slot In de veronderstelling dat het gereed maken van een order bij u bekend is, is hiermee de uitleg voor het gebruik van de Vloerenmodule ten einde gekomen. Wij van Sieval wensen u veel succes en staan uiteraard voor u klaar indien er nog vragen zijn.
Pagina 15 van 62
Documentenmodule Hoe makkelijk is het niet dat u niet alleen de orders kunt invoeren in WoonTotaal, maar dat u ook meetbonnen, leverbonnen en werkbonnen kunt maken, en dat voor uw volledige assortiment! Kortom, dat u uw klant van A tot Z kunt helpen. In dit gedeelte van WoonTotaal Retail gaan we uitvoerig in op de Documentenmodule. Het wordt aangeraden om alle hoofdstukken door te nemen, ook al maakt u bijvoorbeeld geen gebruik van de meetbon.
1. Algemeen Log in bij WoonTotaal. Kies nu voor optie 1. Nieuwe opdracht aanmaken. Maak vervolgens een orderregel aan voor een gordijn en vervolgens een orderregel voor een vouwgordijn en klik vervolgens op opslaan.
1.1 Start We zijn nu klaar om te starten met de formulieren. Deze kunt op twee manieren benaderen, namelijk door rechts bovenin te klikken op de Offerte knop, of aan de linker zijde van het scherm op de calculator
te klikken en vervolgens te
kiezen voor Formulieren. Het volgende scherm verschijnt:
Wat we hier zien noemen we het formulieroverzicht. Dit is nu nog een vrij wit scherm, maar na het selecteren van ieder bepaald formulier zal er een rij knoppen zichtbaar worden. Het scherm zal er dan ongeveer zo uit komen te zien:
Pagina 16 van 62
1.2 Navigatiepanelen Voordat we starten met de eerste formulieren is het handig om te weten wat de algemene knoppen precies doen. Aan de linkerzijde van het scherm ziet u voor ieder formulier de naam ervan staan met daarnaast een groene plus. De enige uitzondering is het Bestelling formulier (blauwe pijl), en waarom dit een blauwe pijl en geen groene plus is zal uitgelegd worden in hoofdstuk 4.
Door het klikken op een groene plus of de blauwe pijl, wordt het betreffende formulier aangemaakt. Wanneer we in dit document spreken over het aanmaken van een bepaald formulier, kan dat doormiddel van deze knoppen.
Pagina 17 van 62
Aan de bovenzijde van het witte scherm bevindt zich een balk met diverse knoppen. Dit noemen we de navigatiebalk.
Van links naar rechts zien we de volgende knoppen: -
Groene plus met rechts een driehoek naar beneden wijzend.
-
Rode min
-
Twee blauwe pijlen, 1 naar boven wijzend, 1 naar beneden wijzend
-
Verversingsicoon (2 blauwe pijlen in een kringloop) met rechts een driehoek naar beneden wijzend.
-
Tekenstijliconen B, I en U
-
Printer met een loep (Afdrukvoorbeeld)
-
Opslaan (Diskette)
-
Formulier met een penseel
-
X sluiten.
Groene plus.
Door het klikken van de groene plus, krijgt u de mogelijkheid tot het toevoegen van een los artikel aan het formulier. Naast de groene plus bevindt zich een driehoekje en wanneer daarop geklikt wordt is er tevens de mogelijkheid om losse tekst per orderregel toe te voegen.
Rode min.
Hiermee kan een geselecteerde regel verwijderd worden.
Twee blauwe pijlen.
Door middel van deze pijlen kunnen er regels met elkaar van plaats veranderd worden. De pijl omhoog verplaatst een regel naar boven, de pijl omlaag verplaatst een regel naar beneden.
Verversingsicoon.
Zorgt voor het herladen van artikelen.
Tekenstijliconen.
Hiermee kan tekst een bepaalde opmaak worden meegegeven.
Pagina 18 van 62
Afdrukvoorbeeld.
Hiermee wordt een afdrukvoorbeeld van het betreffende formulier getoond.
Opslaan.
Voor het bewaren van het betreffende formulier.
Formulier met penseel.
Hiermee kunnen bepaalde instellingen aan het formulier gewijzigd worden, bijvoorbeeld het logo.
X Sluiten.
Zorgt voor een blanco scherm.
1.3 Formulieroverzicht Voor ieder formulieroverzicht is het mogelijk dat deze uit meer dan 1 werkblad bestaat. Dit zien we onderaan het formulieroverzicht. Waar de extra werkbladen voor dienen, zullen we voor elk formulier apart uitleggen. Dit ziet er ongeveer zo uit:
Pagina 19 van 62
2. Meetbon De meetbon is, zoals de naam al doet vermoeden, een bon waarmee de afspraak wordt gemaakt voor het inmeten van gewenste producten bij de klant. Dit kan gaan om een gordijn, maar natuurlijk ook voor tapijt of laminaat. We hebben vooraf onze hoogtes en breedtes al ingevuld, maar de klant wenst toch een nameting en dus maken we een meetbon aan. Om een meetbon te maken klikken we op de groene plus
achter Meetbon. Het formulieroverzicht verschijnt:
In het formulieroverzicht zien we de twee orderregels welke we voor ons voorbeeld hebben aangemaakt.
2.1 Werkbladen Meetbon Voor een meetbon is het handig als we direct een datum en een tijd kunnen meegeven voor het inmeten. Onderaan het formulieroverzicht vinden we de werkbladen Artikelen en Meetbon. Ons huidige werkblad is Artikelen, maar we willen naar het werkblad Meetbon. Dat geeft ons het volgende overzicht:
Pagina 20 van 62
Bij Meetdatum kunnen we een selectie maken uit verscheidene data door op het kalendertje te klikken, maar er kan ook met de hand een datum ingevuld worden. Het veld Voorkeurtijd is een tekstveld en daar kan bijvoorbeeld “Tussen 13.00 uur en 15.00 uur” ingevuld worden. Bij stoffeerder komt de naam van de persoon die daadwerkelijk het inmeten verzorgt bij de klant. Bij Contactpersoon komt de naam van de persoon te staan die de communicatie tussen de klant en uw bedrijf regelt. Het veld voor de Opmerkingen kan gebruikt worden om bijvoorbeeld nog wat additionele informatie mee te geven voor de stoffeerder. Voor als er specifiek nog ergens rekening mee gehouden dient te worden bij het inmeten. Vul de velden in met de data die u wenst.
2.2 Opslaan en afdrukken U mag nu klikken op Afdrukvoorbeeld. Uw browser opent een nieuw scherm met daarin het afdrukvoorbeeld van de meetbon:
Pagina 21 van 62
Pagina 22 van 62
Dit ziet er prima uit. In dit afdrukvoorbeeld zijn er wel enkele grammaticale tekortkomingen in de eerste zin bij de opmerkingen. Dit staat niet zo netjes en willen we graag corrigeren. Omdat we niet direct voor opslaan hebben gekozen, maar eerst een afdrukvoorbeeld hebben gemaakt, kunnen we dit eenvoudig aanpassen. We sluiten het afdrukvoorbeeld en keren terug naar het opmerkingenveld op het werkblad Meetbon. We corrigeren de eerste zin en klikken hierna op opslaan. Het volgende scherm verschijnt:
We kiezen voor E-mailen (de andere opties komen bij de volgende formulieren aan bod) en krijgen het volgende te zien:
Bij Afzender komen de naam en het e-mailadres te staan die zijn geregistreerd aan uw inloggegevens. Met andere woorden, uw naam en e-mailadres. Bij Ontvanger kunt u een keuze maken uit de werknemers die allemaal bij u zijn
Pagina 23 van 62
geregistreerd. U kunt bij CC nog een e-mailadres invullen waar u de mail onder de aandacht wil brengen. Bij BCC vult u een e-mailadres in waarvan u ook wilt dat deze de mail ontvangt, maar de andere ontvangers zullen dat e-mailadres niet zien staan als geadresseerde bij deze ontvangen e-mail. Het Onderwerp spreekt voor zich. Er is al een standaard onderwerp voor u gegenereerd. U bent natuurlijk vrij om dit eventueel aan te passen, maar het is aan te raden dit ongewijzigd te laten en eventuele opmerkingen in het veld daaronder te plaatsen bij Bericht. Ook bij Bericht is een voorschot gedaan door een standaard tekst voor u te selecteren, maar wat u hier (verder) invult staat natuurlijk geheel vrij. Het enige verplichte veld is die voor de Ontvanger. U hoeft dus niet alle velden in te vullen indien u hier geen baat bij heeft. U vraagt zich wellicht af “Maar wat als ik zelf dit mailtje ook in mijn Postvak IN wens?”. Geen zorgen. Indien u gereed bent, mag u nu op de knop Verzenden (
) klikken. De vraag verschijnt of u zelf ook een
mail wenst te ontvangen. Maak hier uw keuze. Nu volgt automatisch de afdruk in uw scherm van de meetbon. Als u goed kijkt ziet dat het diagonale watermerk met de tekst “PROEFAFDRUK” is verdwenen. De meetbon is nu “definitief”. Dat definitief hier tussen aanhalingstekens staat heeft een reden. Zoals u kunt zien zijn er bovenin het scherm 3 knoppen tevoorschijn gekomen:
Middels deze knoppen kunt u kiezen om de meetbon (opnieuw) te versturen, de meetbon (alsnog) te wijzigen of de meetbon zelfs te verwijderen.
2.3 Meetbon wijzigen Ineens herinnert de klant zich een andere afspraak op 25 juni en vraagt of het mogelijk is of het toch donderdag de 26 ste kan. Geen probleem, we klikken nu op Meetbon wijzigen en vervolgens klikken we op het werkblad Meetbon.
Pagina 24 van 62
Ons scherm ziet er als volgt uit:
Vermoedelijk is het eerste wat u opvalt, dat de verschillende velden niet aan te passen zijn. Deze zijn zogenaamd inactief. Het formulier is namelijk nog vergrendeld. De reden hiervoor is dat u niet per abuis regels aanpast en opslaat terwijl de bestelling al lang is gedaan of misschien wel het factuur. Het is niets anders dan een extra beveiliging. Voor nu weet u echter zeker dat u de aanpassing wilt doorvoeren en daarom gaan we nu terug naar de Navigatiebalk. Kent u deze nog?
Maar als u nu kijkt, zijn de meeste knoppen inactief en als u een blik werpt op de plaats van de diskette, dan ziet u dat deze er niet meer is en plaats gemaakt heeft voor een sleutel:
Klik op de sleutel en u ziet de volgende melding in beeld:
Pagina 25 van 62
We weten het zeker en kiezen voor Ja.
We passen nu de Meetdatum aan en klikken vervolgens weer op Opslaan. Weer krijgen we de melding:
Omdat we een significante wijziging hebben gedaan, willen we het formulier opnieuw e-mailen. Kies daar weer voor.
Pagina 26 van 62
Het volgende venster verschijnt weer:
We selecteren dezelfde ontvangers als de vorige keer, maar zetten voor de duidelijkheid in het Bericht dat de voorgaande mail verwijderd dient te worden, omdat de meetdatum een dag opgeschoven is. We klikken weer op Verzenden en krijgen weer het volgende scherm te zien, maar nu met onze gewijzigde datum:
Pagina 27 van 62
2.4 Meetbon gereed De meetbon is nu gereed. Aan de linkerzijde van het scherm ziet u nu het meetbonnummer staan (nummer begint met een M). “Meetbon” zelf is nu vetgedrukt blauw en erachter staat nu een 1 tussen haakjes. Dit houdt in dat er een Meetbon voor deze order bestaat en dat deze opgeslagen is . Indien u een andere keer wilt verder gaan kunt u er voor kiezen de opdracht te sluiten, anders gaat u verder met de offerte.
3. Offerte Om de offerte aan te maken klikken we op de groene plus
achter Meetbon. Het formulieroverzicht verschijnt:
In het formulieroverzicht zien we de twee orderregels welke we voor ons voorbeeld hebben aangemaakt. Werp een kleine blik op de navigatiebalk. Deze heeft namelijk een icoon erbij gekregen.
Korting knop
Middels deze knop kunt u een korting toekennen aan de offerte. Deze laten we nu voor wat het is. Later komen we hier nog op terug.
Pagina 28 van 62
3.1 Teksten We willen graag wat extra informatie voor het gordijn meegeven en dus klikken we in de navigatiebalk op het kleine driehoekje naast de groene plus.
Het volgende venster verschijnt:
Kies hier voor Tekstregel. In het formulieroverzicht is er een extra regel bij gekomen.
De tekstregel kan op drie manieren ingevuld worden: 1.
De eerste manier is direct te beginnen met typen. Op deze manier wordt de tekst alleen in het formulier opgeslagen. Dit is handig wanneer u alleen informatie wilt verschaffen voor deze offerte.
2.
De tweede manier is een tekst te kiezen welke al aanwezig is binnen WoonTotaal.
3.
De derde manier is een tekst aan te maken die later voor meerdere formulieren of zelfs andere plaatsen binnen WoonTotaal gebruikt kunnen gaan worden.
We willen nu eerst een tekst die alleen op deze offerte hoeft te komen en dus beginnen we direct met typen bij de omschrijving. We typen de volgende tekst: “De klant komt nog langs met een kortingscoupon voor het gordijn.” Hierna drukken we op [Enter] om de invoer te bevestigen. We zien het volgende:
Pagina 29 van 62
Maar nu staat de tekst onder vouwgordijn, terwijl deze voor gordijn bedoeld is. Wanneer we nu voor opslaan zouden kiezen of voor afdrukvoorbeeld, dan zou de tekstregel daadwerkelijk onder het vouwgordijn op de offerte komen. Aangezien we deze bij het gordijn wensen te zien, klikken we weer op de tekstregel en vervolgens in de navigatiebalk op het blauwe pijltje wat omhoog wijst. De tekstregel verplaatst nu een regel omhoog, waar we deze ook willen hebben.
3.2 Werkbladen Offerte
Onderin het formulieroverzicht zien we dat dit formulier uit twee werkbladen bestaat. Onze huidige werkblad is het Artikelen werkblad, maar we willen nu naar het Offerte werkblad. Klik op het werkblad Offerte en we komen in het volgende scherm:
Pagina 30 van 62
We zien hier twee velden, Aanbetaling en Type levering. Het veld achter Aanbetaling kunnen we wijzigen in ieder gewenst bedrag en het veld achter Type levering betreft de te kiezen opties Afhalen en Leveren. Voor aanbetaling vullen we een mooi rond bedrag van € 200 in. De klant wenst dat de producten geleverd worden en dus laten we Type levering staan op Leveren. We bekijken de offerte via het afdrukvoorbeeld en controleren deze weer.
3.3 Opslaan en sluiten We sluiten het afdrukvoorbeeld en kiezen voor opslaan. Het volgende venster verschijnt:
De klant wil nog terug komen met een kortingscoupon voor het gordijn. De offerte is dus niet geheel definitief. We kiezen er daarom niet voor te e-mailen of af te drukken, maar klikken op de knop Sluiten. Wanneer de klant langs komt zullen we de offerte gewoonweg wijzigen. Na het klikken op afdrukken krijgen we de offerte als volgt in beeld:
Pagina 31 van 62
Wanneer we naar beneden scrollen kunnen we de offerte volledig bekijken. Tussen de regels voor het gordijn en de vouwgordijn staat nu onze toegevoegde tekst, precies waar die wilde hebben:
We kunnen nu kiezen voor Opdracht sluiten (
), wat on terugbrengt naar het beginscherm van
WoonTotaal.
Pagina 32 van 62
3.4 Offerte wijzigen De klant komt terug en meldt dat deze de coupon helaas niet meer heeft kunnen vinden. In dit geval kiezen we er voor om de klant daadwerkelijk geen korting te geven. We willen de regel tekst in de offerte nu weghalen en de offerte definitief maken. We loggen weer in bij WoonTotaal. Nadat we ingelogd zijn bij WoonTotaal zien we het volgende scherm:
We willen verder met onze opdracht en dus kiezen we hier voor de 2 e optie Bestaande opdracht openen. Dit toont ons het volgende scherm:
Pagina 33 van 62
Wellicht staan er bij u meerdere opdrachten in dit scherm. Om de juiste opdracht snel te vinden, kunt u de zoekmethode gebruiken. Dit is doorgaans de snelste manier. Het zoek veld vindt u linksboven. U kunt zoeken op de volgende gegevens, namelijk Nummer, Klant, Postcode, Woonplaats, Referentie, Verkoper en Omschrijving. Het zoek veld is niet hoofdlettergevoelig en u hoeft niet de volledige tekst op te geven waarop u wilt zoeken. U bevestigt uw ingevoerde tekst met de [Enter] toets. Bijvoorbeeld: De order in het voorbeeld heeft een Referentie genaamd Handleiding Documentenmodule. We kunnen de volledige omschrijving intypen, maar we kunnen ook zoeken op documenten. Zelfs menten zou ons alles geven waar menten in voorkomt. Wanneer er dus een opdracht voor een klant zou bestaan die Van Menten heet, en er bestaat een opdracht met de referentie Handleiding Documentenmodule, krijgen we beide opdrachten in ons overzicht te zien. Om de gewenste opdracht te openen kunnen we kiezen om dubbel te klikken op de gewenste opdracht, of we selecteren de opdracht en klikken linksboven op Openen.
Onze opdracht wordt geladen en het volgende scherm laat zich zien:
We zien onze ingevoerde opdracht staan, maar we willen terug naar de formulieren. Om daar te komen kiezen we kiezen we weer voor de Offerte knop rechts boven of we klikken op de rekenmachine links boven en kiezen dan voor Formulieren. (Zie ook paragraaf 1.1) Voor nu kiezen we de manier via de rekenmachine, wat ons terug brengt in het formulieroverzicht:
Pagina 34 van 62
We zien hier onze meetbon en onze offerte staan (blauw, vetgedrukt, en het cijfer 1 tussen haakjes). We klikken nu niet op de groene plus, maar direct op het woord Offerte (1). We zien onze ingevoerde offerte tevoorschijn komen:
We klikken nu onder Offerte (1) op onze offerte en we komen weer bij het eerder besproken scherm voor het versturen van de offerte, het wijzigen van de offerte en het verwijderen van de offerte. (Zie paragraaf 2.2) We kiezen voor Wijzigen offerte en komen terug in ons formulieroverzicht voor de offerte:
Pagina 35 van 62
We ontgrendelen ons formulier door weer op de sleutel te klikken (Zie paragraaf 2.3). Vervolgens selecteren we de regel tekst en klikken in de navigatiebalk op de Rode min. De regel tekst is nu verwijderd. We klikken weer op het afdrukvoorbeeld en controleren de offerte. Is de offerte correct, dan sluiten we deze weer. Terwijl we hiermee bezig zijn, grapt de klant dat het wel leuk zou zijn als de losse kussentjes op het bed in dezelfde stof zouden zijn als de gordijnen. Aangezien ze in het verleden vaker haar eigen kussenslopen heeft gemaakt, zou ze het leuk vinden om dat nu weer eens te doen. We zouden geen verkopers zijn als we daar niet op in zouden haken en attenderen de klant op het bestellen van losse stof.
3.5 Artikel toevoegen We bevinden ons nog steeds in het formulieroverzicht voor de offerte en willen een los artikel toevoegen. We doen dit door in de navigatiebalk op de groene plus te klikken of op het driehoekje naast de groene plus en dan voor Artikel te kiezen. Het artikel selectie scherm verschijnt en we zoeken vervolgens dezelfde stof als voor de gordijnen. We zien het volgende:
Pagina 36 van 62
(Uiteraard kunt u van alles toevoegen wat u wilt. Zelfs het toevoegen van eigen artikelen is mogelijk. Om een artikel toe te voegen aan WoonTotaal verwijs ik naar hoofdstuk 1 van de Vloerenmodule. Als categorie kunt u dan eventueel kiezen voor Diversen.) Nu we de stof hebben kunnen we deze toevoegen aan onze offerte door dubbel te klikken op het artikel of door de regel te selecteren en dan rechtsonder in het scherm op OK te klikken.
Wanneer we dat hebben gedaan zien we het losse artikel in het formulieroverzicht staan. We zien dat de categorie, de omschrijving, de eenheid en de meterprijs al ingevuld staan. 2 meter stof vindt de klant ruim voldoende en dus vullen we bij aantal een 2 in. We klikken weer op het afdrukvoorbeeld.
3.6 Offerte opslaan en verzenden Na het controleren van het afdrukvoorbeeld kiezen we voor het opslaan van de offerte en krijgen weer het keuze scherm voor het e-mailen, afdrukken en sluiten van het scherm. De klant wenst zelf een e-mail te ontvangen met de offerte en zelf willen we ook een e-mail voor deze opdracht, dus we kiezen voor E-mailen. Het volgende scherm verschijnt:
Pagina 37 van 62
Als we deze afbeelding vergelijken met die van paragraaf 2.2 op pagina 22, dan is het grote verschil dat hier ieder willekeurig mailadres opgegeven kan worden. We voeren hier natuurlijk het mailadres van de klant in, vervolgens vullen een tekst in bij Bericht en klikken op Verzenden. De volgende vraag verschijnt:
Mocht de klant terugkomen voor een nieuwe bestelling, dan hoeven we het e-mailadres niet opnieuw in te voeren. Het ingevoerde e-mailadres wordt opgeslagen voor de klant en bij de volgende bestelling wordt dit e-mailadres automatisch voorgeselecteerd. Kies hier desgewenst voor Ja of Nee en ontvangt de vraag of u de mail ook aan uzelf wenst te sturen. Klik ook hier desgewenst voor Ja of Nee. U krijgt als het goed is een melding dat de offerte succesvol gemaild is. Klik op OK om de melding te doen verdwijnen. Wanneer u uw Postvak IN van uw mail bekijkt, treft u daar de mail aan met uw ingevoerde bericht en als bijlage een pdf bestand van de offerte. De bijlage is dezelfde afdruk als de afdruk die u aantreft in WoonTotaal:
Pagina 38 van 62
Pagina 39 van 62
Pagina 40 van 62
U ziet hier twee pagina’s. Op de tweede pagina staat aangegeven dat de geldigheid van de offerte een duur heeft van 2 weken.
3.7 Extra werkbalken* Wanneer u in WoonTotaal met uw muis naar de bovenzijde van de offerte beweegt, komt er een compacte werkbalk tevoorschijn waarin u de mogelijkheid hebt tot het opslaan en afdrukken van het formulier, het uit- en inzoomen van het formulier, of het tevoorschijn halen van een uitgebreide werkbalk.
Compacte Adobe® werkbalk.
De meeste linkse knop geeft u de mogelijkheid tot het opslaan van het formulier als pdf bestand. De tweede is om het bestand naar een willekeurige printer te sturen. De volgende twee knoppen (- en +) geven de mogelijkheid om het formulier te verkleinen of te vergroten. De laatste knop zorgt voor een uitgebreide werkbalk aan de bovenkant van het formulier en ziet er als volgt uit:
Wat de knoppen hier allemaal doen, zullen we niet gaan bespreken, omdat we ons kunnen redden met de compacte balk. Daarbij spreken de meeste iconen wel voor zich. In het overzicht zal het er als volgt uitzien:
Pagina 41 van 62
* N.B. De uitleg voor deze paragraaf is met name gericht op de pdf reader van Adobe®. Uiteraard mag u zelf kiezen welke pdf reader u wilt gebruiken op uw pc, maar de mogelijkheid is aanwezig dat bovenstaande uitleg niet volledig correspondeert met uw pdf reader. Indien u vragen heeft met betrekking tot uw pdf reader en het gebruik van WoonTotaal, schroom dan niet onze servicedesk te benaderen met uw vragen.
3.8 Offerte gereed Nadat u de offerte heeft afgedrukt, kunt u deze ondertekenen en eventueel door de klant laten ondertekenen. Dit hangt natuurlijk geheel van het beleid van uw bedrijf af. De offerte is gereed. Aan de linkerzijde van het scherm staat weer netjes het offertenummer beginnend met de letter O. Wanneer de klant terugkomt en de offerte wil bevestigen, gaan we verder met de orderbevestiging.
4. Orderbevestiging De klant is akkoord gegaan met de offerte en wil een bestelling bij u plaatsen. Ook is de kortingscoupon terug gevonden en deze is nog steeds geldig. We gaan verder met de orderbevestiging.
4.1 Aanmaken orderbevestiging U navigeert weer naar de formulieren en maakt daar vervolgens de Orderbevestiging aan, wat resulteert in het volgende overzicht:
Pagina 42 van 62
4.2 Werkbladen Orderbevestiging Als we rechtsboven in het scherm kijkt zie u de tekst volgende tekst staan: “Formulier gebaseerd op: Offerte...”. Dit houdt in dat alles wat we hebben ingevuld op de offerte, automatisch wordt meegenomen naar de orderbevestiging. Weet u nog dat we de aanbetaling op € 200,00 hebben gezet? We gaan daarvoor naar de werkbladen onderin het scherm en kiezen daar voor het werkblad Betaling. We zien het volgende:
Pagina 43 van 62
De aanbetaling staat inderdaad op € 200,00. Tevens staat Type levering nog steeds op Leveren. Er staat nog een extra veld bij, waarop we kunnen aangeven of de klant de betaling per kas of per bank wil doen. De klant wil dat graag per kas betalen en dus laten we dit zo staan. We keren terug naar het Artikelen werkblad.
4.3 Korting Aangezien de klant met een geldige kortingscoupon is gekomen voor een geheel gordijn, gaan we deze korting toevoegen aan de orderbevestiging. We hadden het bij de offerte al even over de kortingsknop
en daar gaan we
nu gebruik van maken. Klik daarom op de knop boven in de navigatiebalk. Als u goed kijkt ziet u het overzicht iets veranderen. Er komen namelijk twee kolommen in het overzicht bij. (U kunt herhaaldelijk op de knop klikken om de kolommen te laten zien of te verbergen.) Het ziet er als volgt uit:
De hier omcirkelde kolommen zijn er bij gekomen. In de linker kolom kunt u een kortingspercentage opgeven, in de rechter kolom geeft u een kortingsbedrag op. Aangezien de bon een kortingspercentage betreft van 10% gebruiken we hiervoor de linker kolom op de regel voor het gordijn. We vullen daar 10 in en bevestigen onze invoer door op de [Enter] toets te drukken. We bekijken het afdrukvoorbeeld en zien het volgende:
Pagina 44 van 62
Pagina 45 van 62
Pagina 46 van 62
Op de tweede pagina van het afdrukvoorbeeld zien we de korting terug komen. Verder staat bij de prijs netjes aangegeven wat de klant aanbetaald en wat de klant nog dient te voldoen bij aflevering.
4.4 Orderbevestiging gereed Nu we het afdrukvoorbeeld hebben gecontroleerd kiezen we voor het opslaan van de orderbevestiging waarna we weer kiezen uit één van de opties E-mailen, Afdrukken of Sluiten. Uiteindelijk kiezen we er in ieder geval voor om de orderbevestiging af te drukken, omdat we onder de orderbevestiging graag de handtekening van de klant willen. Wanneer dit gedaan is, zijn we klaar met de orderbevestiging. U geeft een eventuele levertijd aan de klant door en u kunt beginnen met het maken van de bestelling.
4.5 Status Order Gereed We zijn echter nog niet klaar. Binnen de formulieren handelen we alleen het gedeelte voor de formulieren af. We dienen onze Order zelf nog de status Gereed te geven. We klikken hiervoor op het formulier icoon (
), welke we
linksboven in ons scherm terug vinden.
In het menu wat we zien kiezen we voor Berekening en komen we bij het berekening overzicht:
Pagina 47 van 62
We klikken nu rechtsboven op de knop Order gereed. We worden terug gebracht naar het beginscherm van WoonTotaal, onze Orderbevestiging is gereed.
5. Bestelling Nu de klant de orderbevestiging ondertekend heeft kunnen we verder gaan met de bestelling. Al eerder hebben we het gehad over het verschil van het formulier Bestelling ten opzichte van de rest. (Zie paragraaf 2.1.) Dit is namelijk ook de enige bon waar de klant niet mee in aanraking komt. Het formulier betreft een communicatie tussen u en uw leverancier.
5.1 Aanmaken Bestelling formulier Vindt uw weg naar de formulieren van de betreffende klant en maak het bestelling formulier aan. Dit doet u dit keer door te klikken op de blauwe pijl achter Bestelling op het navigatiepaneel aan de linkerzijde van uw scherm. Direct naast het paneel verschijnt een kolom met de namen van één tot enkele leveranciers:
Pagina 48 van 62
In dit voorbeeld heet de leverancier “TEST”. Nu staat er één leverancier, maar dit kunnen er dus meer zijn. Stelt u zich eens voor dat één klant een gordijn bij u bestelt waarvan de stof bij leverancier A vandaan komt, en dat de klant tegelijk een vouwgordijn bij u bestelt waarvan de stof bij leverancier B vandaan komt. Aangezien we dan twee leveranciers tot beschikking hebben, dienen we ook twee bestellingen te plaatsen, namelijk één voor leverancier A en één voor leverancier B. In dit voorbeeld komt alles bij één leverancier vandaan en om die bestelling te plaatsen, klikken we op de naam van de leverancier (TEST) in de verschenen kolom. U ziet het volgende:
Pagina 49 van 62
Er zijn twee regels zichtbaar. Misschien lijkt dat vreemd, omdat we in de orderbevestiging 3 regels hadden, namelijk het gordijn, het vouwgordijn en het losse stuk stof. Dat is natuurlijk niet zo vreemd. Omdat het gordijn en het vouwgordijn uit dezelfde stof bestaan, wordt deze stof gecombineerd tot één benodigde lengte. De losse stof, welke de klant wenste voor het maken van haar eigen kussens, wordt wel apart bestelt. Deze stof (dit artikel) hoeft namelijk niet geconfectioneerd te worden en kan bij binnenkomst direct apart gehouden worden. Wanneer we de prijzen bekijken in de kolom ‘Prijs’, dan zien we daar een significant verschil met de prijzen die we bij de klant zagen. En dat komt natuurlijk omdat we hier onze inkoop prijzen zien en niet de verkoopprijzen.
5.2 Leverdata Onderin het scherm zien we een ruimte met waarin 3 verschillende onderdelen zijn te definiëren. De leverdatum met tijd, het afleveradres en een veld voor eventuele opmerkingen. De gewenste afleverdatum kunnen we gewoonweg selecteren door een keuze te maken op de kalender. Het veld voor de gewenste aflevertijd is een vrij in te vullen tekstveld. We zouden daar het volgende in kunnen zetten “Tussen 9.00 uur en 12.00 uur”, maar natuurlijk zouden we ook “9:00” in kunnen vullen. Kies een datum en vul bij de tijd 9:00 in. Het zou er dan als volgt uit zien:
De blauw gekleurde datum, is de datum welke we geselecteerd hebben. De datum in het grijze vlak is de datum van vandaag. Onderin zien we de tijd die we hebben ingevuld. Wanneer we een stap naar rechts gaan, komen we de gegevens voor het afleveradres tegen:
Pagina 50 van 62
We confectioneren niet zelf, maar hebben hier een atelier voor we klikken daarom aan de rechterzijde van Afleveradres op de keuze knop en het volgende menu klapt uit:
Er zijn diverse opties mogelijk. De adressen die u ziet staan, zijn vooraf ingevulde velden. Bij Adres Atelier ziet u als het goed is wat anders staan, namelijk Adres gevolgd door de naam van het atelier waarmee u zaken doet. Onderaan staat Aangepast adres, welke u de mogelijkheid geeft tot het vrij invullen van adresgegevens. Wanneer u die keuze selecteert krijgt u het volgende te zien:
U heeft nu de mogelijkheid tot het invoeren van een aangepast adres. Voor nu willen we graag het adres voor het Atelier opgeven. Daarom klikken we wederom op de keuze knop achter Afleveradres en kiezen daar voor Adres Atelier (Adres gevolgd door de naam van uw Atelier). Dit geeft ons het volgende resultaat:
Pagina 51 van 62
(Vanzelfsprekend bevatten de gegevens bij u andere waarden dan in het voorbeeld hierboven. Bovenstaand Atelier is een Atelier, welke op het moment van schrijven, niet bestaat.) Bij het opmerkingen veld kunnen we nog een opmerking meegeven. We vullen daar voor nu even het volgende in. “Indien de gewenste afleverdatum niet gerealiseerd kan worden, dan graag even telefonisch contact opnemen met ondergetekende.”
5.3 Bestelling opslaan en verzenden We zijn verder content met de ingevulde gegevens en komen nu aan bij het verzenden van een bestelling. Daarvoor gaan we naar de navigatiebalk:
Op de plaats waar normaal de Diskette stond, is nu een Groen Vinkje tevoorschijn gekomen, de Bestelknop. Het groene vinkje stelt als het ware de vraag of u volledig akkoord bent met de bestelling, omdat het simpelweg wijzigen van een formulier hierna niet meer volstaat om een eventuele fout te corrigeren. De bestelling wordt namelijk verzonden naar uw leverancier en bij een later geconstateerde fout, dient u daadwerkelijk contact op te nemen met uw leverancier. Na het klikken op de bestelknop krijgt u eenmaal de mogelijkheid om te annuleren. We klikken op de bestelknop en zien het volgende:
Pagina 52 van 62
N.B. Indien u bezig bent om een test te doorlopen, dient u er acht op te slaan dat de bestelling daadwerkelijk geplaatst wordt. Voor test doeleinden dient u de bestelling dan ook niet te verzenden. Kies voor Annuleren. We kijken of de ontvanger correct is en controleren de overige velden. Bij bericht voert u een gewenst e-mailbericht in. Het resultaat komt er dan bijvoorbeeld als volgt uit te zien:
Pagina 53 van 62
We zijn hier bezig met een bestelling, maar hebben nog helemaal niet bekeken of ons formulier in orde is. Het handige is dat we altijd, bij de keuze voor het opslaan of het verzenden van een bestelling, nog de mogelijkheid krijgen om het afdrukvoorbeeld te bekijken. Om deze te bekijken klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld.
Na deze gezien en beoordeeld te hebben sluiten we het afdrukvoorbeeld en kunnen we op de knop Verzenden klikken. De e-mail wordt verstuurd en we keren terug naar het formulieroverzicht.
5.4 Bestelling gereed Wanneer we aan de linkerzijde klikken op het woord Bestelling (
), wordt eronder
het nummer van onze bestelling zichtbaar. We klikken op dat nummer en we zien ons bestelling formulier. Als het goed is hebben we ook een e-mail ontvangen met een kopie van de bestelling, immers bij het verzenden van de e-mail stond ons eigen e-mailadres ingevuld bij BCC. We gaan naar onze Postvak IN en openen de e-mail. In de e-mail treffen we zowel onze verstuurd bericht, als het formulier (zie bijlage) aan. Wanneer we de bijlage openen zien we het volgende:
Pagina 54 van 62
Pagina 55 van 62
We zijn echter nog niet klaar. De bestelling voor de stof is verstuurd naar de leverancier van de stoffen, maar het atelier waar we onze stofbestelling naar toe laten sturen, heeft totaal geen idee van onze bestelling. We dienen hiervoor onze opdracht te controleren en te bestellen. We doen dit via het beginscherm, waar we komen door op de Home knop te klikken.
We kiezen vervolgens voor optie 3. Opdracht controleren / bestellen. Dit brengt ons naar het volgende scherm:
Wanneer we onze opdracht er bij gezocht hebben (voor het zoeken kunnen we dezelfde methode gebruiken als we besproken hebben op pagina 34), zien we aan de linkerzijde het Atelier staan en onder zien we een overzicht van onze opdracht. Om deze goed te kunnen bekijken, is er de knop Volledig scherm. Deze knop opent nieuw venster met daarin de opdracht. Als deze gecontroleerd is kan het venster gesloten worden. Om de bestelling te plaatsen bij het Atelier, klikken we op de knop Bestellen. Het bestellen is hiermee afgerond.
6. Leverbon Het formulier Leverbon is bedoeld om mee te zenden met de persoon die de producten bij de klant gaat afleveren.
6.1 Aanmaken Leverbon We gaan naar de Formulieren en maken de Leverbon aan door op de groene plus achter Leverbon te klikken. We zien het volgende:
Pagina 56 van 62
6.2 Opslaan en afdrukken We controleren eenmaal de leverbon via het afdrukvoorbeeld en vervolgens kiezen we ervoor om het formulier op te slaan. We krijgen de volgende vraag op ons scherm:
We kiezen simpelweg voor het afdrukken van de bon en krijgen ons formulier te zien. Het resultaat:
Pagina 57 van 62
Pagina 58 van 62
In dit geval worden alle producten geleverd, maar het kan ook zo zijn dat eerst één artikel wordt afgeleverd en later een ander. Dit kan worden aangegeven op het formulier in de kolom Geleverd. De leverbon is gereed en kan meegenomen worden bij aflevering. De klant tekent deze voor een correcte levering van de producten. Aangezien de klant heeft gekozen voor een betaling aan de kassa, wordt de afspraak gemaakt voor de klant om eerst langs te komen om te betalen. Wanneer dit gebeurd is kunnen de producten daadwerkelijk worden afgeleverd. In principe betekent dit dat we direct over kunnen gaan naar een factuur. Maar terwijl we contact hebben met de klant om een afspraak te maken voor de levering, vraagt deze wat de kosten zijn om het gordijn en het vouwgordijn te laten monteren. We gaan verder met de werkbon.
7. Werkbon De werkbon lijkt erg veel op de Leverbon. De persoon die de montage doet van een gordijn of vouwgordijn of het tapijt komt leggen, neemt deze mee om na het werk te laten aftekenen door de klant.
7.1 Aanmaken werkbon We maken de werkbon aan bij de formulieren op de bekende wijze en zien het volgende:
7.2 Opslaan en afdrukken Na het controleren kiezen we weer voor opslaan, waarna we weer de melding krijgen voor het e-mailen, afdrukken en sluiten van het formulier. We kiezen voor afdrukken en onze werkbon ziet er dan als volgt uit:
Pagina 59 van 62
Pagina 60 van 62
7.3 Werkbon gereed De werkbon is nu gereed en er kan verder gegaan worden met het factuur.
8. Factuur Het factuur is een overzicht van alle geleverde producten en diensten aan de klant.
8.1 Aanmaken factuur We gaan weer naar de opdracht, openen deze en vinden onze weg naar de formulieren. Daar maken we het factuur aan door op de groene plus achter Factuur te klikken. We zien het volgende:
8.2 Arbeid toevoegen Het plaatsen van beide producten kost arbeid en arbeid kost geld. We willen daarom de kosten voor het plaatsen toevoegen aan de werkbon. Dit doen we via dezelfde knop waar we bij de offerte het losse artikel hebben toegevoegd (zie paragraaf 3.5). We klikken daarvoor in de navigatiebalk op de groene plus. Het Artikel selecteren scherm verschijnt. Bij categorie kiezen we vervolgens voor arbeid om te zien of er al een “artikel” bestaat met kosten voor het monteren. Er verschijnt niets in ons overzicht en dus besluiten we een artikel aan te maken via de Artikel toevoegen knop.
Het venster Artikel toevoegen komt in beeld:
Pagina 61 van 62
Aangezien we al gezocht hadden in ons vorige scherm naar alle artikelen binnen de categorie Arbeid, heeft het WoonTotaal deze bij Artikel toevoegen al voor ons geselecteerd. Bij Leverancier kiezen we nu voor onszelf, aangezien we zelf de montage verzorgen. In dit voorbeeld is dat TEST. Bij Naam vullen we bijvoorbeeld “Montage gordijn (stel)” in. Eenheid laten we voor alle eenheid velden op stuk staan, omdat we de kosten per gordijn willen bepalen. Zouden we tapijt als product hebben, dan zouden we hier natuurlijk eenvoudig voor bijvoorbeeld m 2 kunnen kiezen. Bij Verkoopprijs vullen we de kosten in die de klant straks mag gaan betalen. We maken hier dan bijvoorbeeld € 45,00 van. Bij Inkoopprijs vullen we € 20,00 in. Hierna klikken we op Opslaan, wat ons direct terugbrengt naar het formulieroverzicht. Daar dienen we nog het aantal in te vullen. Het gaat om één gordijn en dus vullen we een 1 in. We verplaatsen de regel met behulp van de blauwe pijlen naar de tweede regel. Voeg nu zelf een artikel toe voor de montage kosten voor het vouwgordijn. Volg daarbij de hierboven beschreven stappen. Wanneer u hiermee klaar bent zijn we klaar om de bon te gaan controleren, opslaan en afdrukken.
Pagina 62 van 62
