WK Werkgroep Hestarholt, woensdag 30 oktober 2013 Aanwezig: Anja van Nunen, Manuela Lekkerkerker, Nanco Lekkerkerker, Cees Fokker, Mieke van Herwijnen, Marian Timmerman, Jaap Groven, Jamila Brummel, Marina van de Bunt, Gerda Casimir (notulen).
Evaluatie ruiters De sportcommissie heeft een enquête aan alle teamleden toegestuurd. Daar is, ondanks de relatief korte tijd die gesteld was, een zeer goede respons op gekomen, met zeer veel tips en aanbevelingen. Marina heeft daar voor vanavond een gedeelte van bewerkt en de gegevens meegenomen. De gegevens uit de enquête zullen verder worden uitgewerkt en in de evaluatie van de WK door de sportcommissie worden meegenomen. Marina zal alle relevante opmerkingen uit de enquête bij de betreffende agendapunten benoemen.
Selectieprocedure en wild card De selectieprocedure functioneert al jaren op ongeveer dezelfde manier, de werkgroep heeft daar niets op aan te merken. De instelling van een wild-card commissie was dit jaar nieuw en feitelijk bedoeld om voor de zevende equipeplaats in geval van onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld: een nieuw –veelbelovend – paard (op een laat moment), een paard dat ziek geweest is en pas weer fit op NK, een paard dat bij de laatste wedstrijd een ijzer verliest of het honoreren van de IJsland route, een deelnemer aan te wijzen. De wildcard commissie heeft haar de haar toegekende opdracht vrij ingevuld, en daarbij ook de vrijheid genomen om een wellicht wat minder voor de hand liggende keuze te maken. Het bestuur heeft de keuze van de wildcard commissie gevolgd, omdat de commissie – na uitgebreid beraad in diverse gremia - vrijheid van handelen was gegeven, en op eenmaal genomen beslissingen in beginsel niet zou moeten worden teruggekomen. De commissie heeft immers binnen de kaders van de haar gegeven opdracht een keuze gemaakt en het is – helaas - een gegeven dat in een situatie als deze gemaakte keuzes altijd emotie en onvrede oproepen. Daarbij meent het bestuur ook dat de leden van de wildcardcommissie en hun keuze met het nodige respect moeten worden tegemoet getreden. In retrospectie moet worden vastgesteld dat – ook - het bestuur van mening is dat er vanuit het bestuur te weinig richting of kader is gegeven aan de wildcardcommissie vanuit de oorspronkelijke doelstelling van de instelling van een dergelijke commissie. Het bestuur is ervan uitgegaan dat de wildcardcommissie in beginsel vanuit de hiervoor beschreven achtergrondgedachte en -doelstelling invulling aan haar taak zou geven. Daarnaast moet worden vastgesteld dat de motivering van de beslissing van de wildcardcommissie weinig gelukkig is geweest en het bestuur steekt in dat opzicht de hand alleszins in eigen boezem. Als gevolg van forse tijdsdruk op het moment dat de beslissing van de wildcardcommissie moest worden bekendgemaakt, heeft het bestuur onvoldoende de tijd genomen om in gezamenlijkheid met de wildcardcommissie na te gaan of de gebezigde motivering de genomen beslissing feitelijk wel kon dragen. Daarnaast was er sprake van een ongelukkige samenloop van omstandigheden, waardoor niet alle leden van het Wildcardcommissie op het NK aanwezig bleken; iets waarvan het bestuur zich tevoren onvoldoende rekenschap had gegeven.
1
De werkgroep en de aanwezigen zijn van mening dat het bestuur toch had moeten ingrijpen, niet alleen in het belang van degene die op plaats 7 stond en in ieders ogen meer voor de hand had gelegen, maar ook om de uiteindelijk wel aangewezen ruiter tegen zichzelf in bescherming te nemen. Ditzelfde beeld komt ook uit de enquête. De wensen en verwachtingen blijken wel verschillend te zijn. Ook hier wordt genoemd dat de wildcardcommissie bedoeld was voor bijzondere omstandigheden; sommigen vragen zich af of die alleen moet worden uitgereikt aan iemand die de drempel heeft gehaald. In de enquête is verder gevraagd naar de selectieprocedure. Hier kwam diverse reacties op met name rond de vraag of een absolute drempel gesteld zou moeten worden, met als mogelijke consequentie dat geen volledig team uitgezonden wordt. Hier komt een heel divers beeld uit, variërend van “ja” tot “nee”, met allerlei varianten, bijvoorbeeld: niet meer dan drie ruiters die de drempel niet gehaald hebben. Het nadeel van het hoog leggen van de lat is dat je – als alle landen dat zouden doen – wellicht te weinig deelnemers aan het WK gaat overhouden. Verder blijkt dat de resultaten zo dicht bij elkaar liggen, dat niet te voorspellen valt of iemand al dan niet in de finale komt. Het gaat hier om tienden of zelfs honderdsten verschil.
Conclusie van de aanwezigen Selectieprocedure: • in principe handhaven • discussiëren over de drempels De wild card(commissie): het principe is goed, de uitvoering was (nog) onvoldoende. Het uitgangspunt van de wildcard in principe behouden met de volgende opmerkingen: • duidelijk aangeven dat het gaat om onvoorziene omstandigheden • als de commissie geen unaniem besluit kan nemen, geen wildcard uitgeven en gewoon de volgende in het lijstje nemen • eisen dat de leden van de commissie echt aanwezig zijn bij het NK • ruimer tijdspad, zodat het bestuur ook inhoudelijk adequaat op het advies kan reageren
Chef d’équipe Benoeming De aanwijzing van de chef d’ equipe is moeizaam verlopen. Er is een groot aantal mensen benaderd (op voordracht van de werkgroep en anderen), die geen van allen bereid waren deze zware taak op zich te nemen. Hiervoor werden twee redenen genoemd: ten eerste omdat het een tijdrovende klus is niet te combineren viel met andere werkzaamheden/activiteiten; de andere was: “Ik heb geen zin energie in deze ruiters te steken.” Dit laatste is een zorgelijk punt. Uiteindelijk waren sportcommissie en bestuur zeer verheugd dat Nanco en Manuela Lekkerkerker bereid waren deze taak – in een zeer laat stadium - op zich te nemen, maar beiden konden zich pas na Horses On Ice echt inzetten. Het heeft leden van de werkgroep gestoord dat er ‘geheimzinnig’ gedaan is over dit proces. De sportcommissie had een ruwe profielschets gemaakt die gebruikt is om mensen te bellen, maar vond die niet uitgewerkt genoeg om te publiceren. De sportcommissie is ook van mening dat datgene waar de werkgroep om vroeg eerder een taakomschrijving was, zie hiervoor verderop. De sportcommissie wilde uit privacy overwegingen niet vertellen met wie allemaal gesproken was. Uivoering en taakomschrijving Duidelijk is dat Nanco als chef d’équipe een andere invulling aan de taak heeft gegeven dan Karin Hubbeling voorheen. Hij is een andere persoon en heeft een andere stijl van leidinggeven. Degenen die vaker mee geweest zijn, maten zijn functioneren af aan dat van Karin. Een goede taakomschrijving had kunnen helpen. Deze was er niet, onder meer omdat Karin al vele malen chef d’équipe is geweest en veel dingen als vanzelfsprekend deed. De sportcommissie is er stilzwijgend
2
vanuit gegaan dat Karin, omdat zij toch naar de WK meeging, een en ander voldoende zou overdragen. Inmiddels is veel duidelijker geworden wat de taken en behoeften zijn van de verschillende partijen die meegaan (ruiters, grooms, en andere begeleiders) en is een goede taakomschrijving wel te maken. De enquête geeft een wisselend beeld; mensen zijn met verschillende wensen en verwachtingen op pad gegaan. Sommigen hebben gevonden wat zij zochten, anderen niet. Dezelfde argumenten worden zowel negatief als positief gewaardeerd. Heel vaak is genoemd dat teamleden geschrokken zijn van het gebrek aan wederzijds respect in het kamp. Conclusie De volgende punten zijn voor vervolg van belang, en moeten deels nog verder bediscussieerd worden: • De taak van chef d’équipe in zijn huidige vorm is heel zwaar; om die goed te kunnen uitvoeren is een goede taakomschrijving nodig • Respect voor elkaar is veel genoemd, vindt iedereen belangrijk; vraag is hoe je dat krijgt • Alcoholgebruik en rookgedrag waren opvallend storend; past niet in een sportsetting • Het blijkt moeilijk voor ruiters om hun wensen en behoeften aan te geven; en om daarbij onderscheid te maken tussen wat leuk is en wat je nodig hebt om goed te presteren. Dit is ook lastig omdat de omstandigheden iedere keer zo heel verschillend zijn en de wensen en behoeften daaraan afgemeten worden. Zo waren in Oostenrijk de afstanden een item, iets wat in Berlijn helemaal niet speelde. • Professionaliteit (of gebrek daaraan) wordt vaak genoemd; maar het begrip wordt totaal verschillend ingevuld. • Principiële zaak: stuur je een team op pad of 17 individualisten? Uiteindelijk zijn de deelnemers elkaars concurrenten en is het maar de vraag of je er wel een team van kunt maken. - in het eerste geval moet je denken aan teambuilding, kadertraining, coaching, enz.; wellicht een teamchef inhuren (betalen) - in het tweede geval kun je de chef d’équipe wellicht beperken tot de administratieve taken; de deelnemers zijn dan zelf verantwoordelijk voor de rest; Ter vergelijking: naar de MEC gaat iedereen individueel, regelt de papierwinkel en catering zelf. Maar, zeggen deelnemers, we staan toch allemaal achter de Nederlandse vlag; daar hebben we nooit problemen en zijn we meer een team dan op de WK.
Sponsorwerving De sponsorwerving is dit jaar super gelopen, met dank aan Jaap en Jamila. Het was veel werk maar heeft ook boven verwachting veel opgeleverd. De sponsorvrienden (bedrijven die 250,- voor twee pakketten over hadden) liep beter dan verwacht, ook de twee hoofdsponsors gaven veel. Alleen het aantal gewone vrienden van het WK viel tegen, terwijl er toch veel en mooie prijzen ter beschikking waren gesteld. Het duurde lang voor het ging leven. De administratie liep via het Stamboekbureau en dat ging heel goed. Ook inschrijving via de website functioneerde goed, dankzij de inzet van Anja, en de aansturing en activiteit via de NSIJP-stand, zowel qua inschrijving als het uitdelen van de sponsorpakketten en prijzen van de loterij. Iemand vond de verplichting oranje shirtjes te dragen een probleem; de aanwezigen hadden daar geen moeite mee. In de hitte waren ze wel wat warm en zweterig. Maar de meesten hadden er voldoende en er waren voorzieningen om ze te wassen. Er waren enkele klachten over de maten van de helmen. Die waren er pas op de eerste dag van de WK. De rijjasjes kwamen een dag van tevoren aan. Daar zijn er nog tien van over voor volgende keer.
Contract Hoewel niemand negatief is over het feit dat er een contract was – dan heb je een handvat om zo nodig dingen aan te pakken – en ook de inhoud nauwelijks ter discussie staat, werkte het voor een deel averechts. Het contract vormde voor sommigen een uitdaging om de grenzen ervan op te zoeken,
3
te kijken hoe ver je kunt gaan op onderdelen van het contract. Bijvoorbeeld toch voor vijf uur een biertje pakken om te kijken wat er zou gebeuren. Dit werd dan vooral gedaan omdat anderen op andere punten een uitzondering vormden, bijvoorbeeld meer dan één groom bij zich hadden. Dit wekte irritatie bij anderen. Een aantal jeugdruiters vonden dit verbazend en ongewenst gedrag. Misschien moet er in het contract explicieter staan wat de sancties op de verschillende ‘overtredingen’ zijn. Overigens: de invulling is ook afhankelijk van de keuze die je maakt, voor een team of een verzameling losse ruiters. Er zijn ruiters die inspraak hadden willen hebben op het contract, maar het is de vraag of je die moet geven. Het gaat er juist om dat je degenen die meegaan aan het contract wil houden. Duidelijk is dat het contract geen oplossing is voor teambuilding. Wel zou het een instrument kunnen zijn om het proces van teambuilding te begeleiden. En wellicht kan het helpen respect voor anderen aan te pakken. Conclusie Contract handhaven.
Terugblik WK Een WK blijkt voor de meesten een hele andere wedstrijd te zijn dan alle andere wedstrijden. Mensen laten hun routines vallen, gaan ineens overal over nadenken, worden onzeker en gaan allerlei dingen anders doen. Die moeten ook tegen zichzelf beschermd worden. En ze zullen goed moeten weten wat ze nodig hebben als ruiter om goed te kunnen presteren. In de voorbereiding is gesproken over mogelijkheden om samen te trainen, om video opnames te maken en gebruik te maken van de expertise van mensen die meegaan. Dat is uiteindelijk niet gebeurd. Als je dat wel wil, moet vooraf duidelijk zijn wat de functie van iedereen is. Wat betreft de WK zelf: de organisatie leek een beetje de ruiters en paarden te zijn vergeten. Bij aankomst liep men nog een week achter. Er was weinig flexibiliteit bij de beveiliging. De paddocks stonden heel dicht bij elkaar, wat met al die hengsten niet prettig was. De ruimte voor het losrijden was niet ideaal. Ook de manier van opstarten voor de telgang, tussen de dranghekken, was niet fijn. Men had zich vergist in de telgangbaan, m.n. het stuk tussen de 200 en 250 meter waar de fokkerijpaarden moesten draaien was te zacht en niet in optimale conditie voor rennen. Er zijn zelden zoveel blessures bij de telgang ontstaan. En de uitslagen stonden veel te vroeg al op internet, nog voor ze omgeroepen waren en de harnachementscontrole was uitgevoerd. Wel goed waren de voorzieningen voor afspuiten, de stallen, water en hooi.
De werkgroep De WK werkgroep is gestart omdat het vorige begeleidingsteam met de WK deelnemers signaleerden dat er dingen veranderd moesten worden. Daaruit is onder meer het equipe contract voortgekomen. De sportcommissie heeft duidelijk naar de werkgroep geluisterd, maar de werkgroep was beleidsvoorbereidend en niet beleidsbepalend, hoewel dat misschien de verwachting is geweest. De hiervoor genoemde gebrekkige openheid over de profielschets en de beperkte openheid over de benadering van personen door de sportcommissie, wordt door de werkgroep jammer gevonden. De uitwerking van de wild card vindt men zelfs zeer teleurstellend. Dat geldt ook voor de uitwerking van het teamcontract en de prestaties tijdens de WK. Aan de andere kant: de sponsoring zou zonder de werkgroep niet zo goed geweest zijn. En er ligt nu een goede leidraad, plus een mooie, uitgebreide evaluatie van de equipe. Daar kunnen we verder mee. Marina geeft aan dat de sportcommissie van mening is dat er veel zinnige dingen uit de werkgroep gekomen zijn, ook al is niet altijd de beslissing genomen die de mensen hier wilden. Zonder deze vergaderingen zou er minder zijn gebeurd. Ook is het belangrijk ons te realiseren dat sportcommissie en werkgroepleden in een aantal discussies helemaal niet tegenover elkaar bleken te staan, maar hetzelfde na wilden streven. Wel heel jammer dat de WK voor zoveel mensen een teleurstelling is geworden. De verandering die we hebben willen inzetten is een hele ingewikkelde en die krijg je niet in één keer goed. Hopelijk blijven er voldoende mensen over om er op een constructieve manier mee
4
verder te gaan. Het bestuur waardeert de inbreng van de werkgroep zeer en veel van de gedane voorstellen zijn ook overgenomen, daarnaast is het bestuur vol lof over de resultaten van de sponsoractiviteiten. Daarmee heeft de werkgroep haar functie zonder enige twijfel bewezen.
Afronding Het advies is om heel snel met sportcie en bestuur in bredere kring de principiële discussie te voeren over zowel drempels als insteek voor het team. Daarna kan gekeken worden of voortzetting van deze of instelling van een nieuwe werkgroep nuttig is. Als er een vervolgwerkgroep wordt opgestart, dan zou daar tenminste ook een vertegenwoordiger vanuit de leeftijdsgroep van de young riders in moeten komen, of deze leeftijdsgroep in ieder geval heel expliciet bij de voortgang moeten worden betrokken
Rondvraag In zijn schriftelijk commentaar heeft Hans Stupers een opmerking gemaakt over de VIT-trainers. Marian Timmerman vraag zich af wat die te maken hebben met de WK en zal dit Hans vragen. Anja van Nunen wil nog graag opgemerkt hebben dat de Meet&Greet zeer positief is verlopen: de organisatie ervan, de locatie (in de stand van Dirix), en de timing waren buitengewoon. Veel deelnemers, geanimeerde bijeenkomst. Tot slot bedankt Anja de leden van de WK-werkgroep voor hun positief kritische en constructieve houding tijdens de vergaderingen.
5
