Windows XP SP 3
Handleiding printer Ricoh MP C2500 Bestemd voor: Versie: Datum: Eigenaar:
Medewerkers, studenten en gasten 1.2 02-03-2009 SSC ICT
Inhoudsopgave
1. Printen
2
1.1
Installeren van een printer in het ‘dastud’ domein
2
1.2
Afdrukinstellingen
4
1.2.1
Printerinstellingen opvragen
4
1.2.2
Instellen papierformaat, orïentatie en afdrukkwaliteit
4
1.2.3
Dubbelzijdig printen
5
1.2.4
Automatisch nieten van een document
5
1.2.5
Printen in kleur of zwart-wit
5
1.2.6
Vergroten en verkleinen bij afdrukken
6
1.3
Beveiligd afdrukken: een ‘locked print job’ versturen naar de printer.
2
Kopiëren
11
2.1
Inloggen op de kopiëerfunctie
11
2.2
Een normale afdruk maken met standaard instellingen
12
2.3
Afdruk resultaat aanpassen
14
2.3.1
Kleur of zwart-wit afdrukken
14
2.3.2
Vergroten of verkleinen
14
2.3.3
Enkelzijdig en dubbelzijdig afdrukken
15
2.3.4
Nieten
15
3
Scannen
7
16
3.1
Scannen naar uw emailadres
16
3.1.1
Kwaliteit en bestandsgrootte aanpassen
17
3.1.2
Papierformaat van de scan aanpassen
18
3.2
Scannen naar uw Home Folder (H:\-schijf)
19
3.3
Batch scans maken
19
3.4
Job log bekijken
20
1
1. Printen 1.1
Installeren van een printer in het ‘dastud’ domein
Opmerking De volgende instructie voor het installeren van een printer geldt alleen voor computers die in het ‘dastud’ domein zijn aangemeld en laptops die verbonden zijn met het wireless netwerk: ‘tudelft-dastud’.
Ga naar: “Start”, “Search” en selecteer “Find Printers…”:
Het scherm als hieronder afgebeeld verschijnt. Typ in bij “Name:” de letters “BK” en klik op “Find Now”, en dubbelklik op de gewenste printer uit de lijst die onderaan verschijnt:
2
Geef aan of u de printer als ‘default printer’ wilt gebruiken en klik op ‘Next’ De ‘Default Printer’ in Windows is de printer die als eerste wordt gekozen als u de printfunctie in een programma oproept.
Klik op ‘Finish’ om het installeren van de printer te voltooien. De printer is nu geïnstalleerd en te gebruiken in elk programma.
Als u later nogmaals een printer van hetzelfde type installeert, krijgt u alleen het nevenstaande scherm te zien. De printer wordt dan direct geïnstalleerd.
Tip Als u een andere van uw geïnstalleerde printers als default printer wilt instellen, klikt u met uw rechtermuisknop op de printer en selecteert u: ‘Set as default printer’. De default printer kunt u herkennen aan het vinkje dat bij het icoon van de printer verschijnt.
3
1.2
Afdrukinstellingen
1.2.1 Printerinstellingen opvragen Open via ‘Start’ het ‘Control Panel’ en open hier ‘Printers and Faxes’:
In het ‘Printers and Faxes’ window, klik met de rechtermuisknop op de printer waarvan u de instellingen wilt veranderen. Kies voor ´Printing Preferences´:
Opmerking In de volgende paragrafen worden de instellingen voor een printer aangepast via het control panel. De instellingen die u via het control panel aanpast gelden dan voor elk programma waarin u de printer gebruikt. Past u de settings aan wanneer u de printer in een programma oproept, dan veranderen die settings alleen voor dat moment en alleen voor dat programma. Wilt u geen gebruik meer maken van de instellingen, gaat u dan terug naar het Control Panel, zet ze dan weer zoals u ze wenst en druk weer op ‘Apply’
1.2.2 Instellen papierformaat, orïentatie en afdrukkwaliteit Selecteer in het scherm de tab “Paper/Quality”. De gewenste oriëntatie van de afdruk op het papier kiest u bij ‘Orientation’. Als vuistregel geldt: hoe het op uw scherm staat, zo moet hier ook de oriëntatie ingesteld worden. ‘Portrait’ is staand, ‘Landscape’ is liggend. Bij ‘Paper Options’ kiest u onder ‘Paper Size’ het gewenste formaat papier. Onder ‘Paper Source’ kunt u de lade selecteren waaruit de printer het papier pakt dat gebruikt gaat worden voor uw afdruk. Bij ‘Print Quality’ kunt u de afdrukresolutie instellen.
4
1.2.3 Dubbelzijdig printen Klik op de tab ‘Finishing’ Om dubbelzijdig te printen klikt u in het dropdown menu onder “Print on Both Sides” op “Long Edge” om dubbelzijdig te printen over de lange kant van een bladzijde. In het eindresultaat moet u de bladzijde dan omslaan over de lange kant om op de volgende pagina verder te lezen. ’ Kies ‘Short Edge’ om dit te doen over de korte kant. Deze laatste optie kiest u dus meestal als u uw papier liggend (landscape) orënteert en uw bladzijden van rechts naar links wilt omslaan.
1.2.4 Automatisch nieten van een document Kies onder de tab ‘Finishing’ onder de optie ‘Print Job’ de plek waar u uw nietje wilt plaatsen.
1.2.5 Printen in kleur of zwart-wit Standaard staat een printer ingesteld op het afdrukken in zwart-wit. Wilt u printen in kleur, selecteer dan onder ‘Color Mode’ ‘Color’. Let op Vergeet u na het maken van uw kleurenafdrukken niet de ‘Color Mode’ terug te zetten op ‘Black and White’. U blijft anders voor kleurenafdrukken betalen.
5
1.2.6 Vergroten en verkleinen bij afdrukken Onder de tab ´Effects´ kunt u instellen of u uw afbeelding of document door de printer vergroot of verkleind af wilt laten drukken op een ander formaat dan waarop u het document heeft opgemaakt. De printer staat standaard op ´Full Size´, wat betekent het document 1:1 wordt afgedrukt. Onder ‘Print on’ kunt kiezen op welk ander formaat u het document wilt afdrukken. De printer schaalt uw document dan automatisch naar dit formaat. Onder ‘Scale 20 to 400%’ kunt u in percentages aangeven in welke mate het document vergroot of verkleind moet worden. De afmetingen van uw originele bestand komen overeen met 100%.
6
1.3
Beveiligd afdrukken: een ‘locked print job’ versturen naar de printer.
Voor elke beveilgde afdruk moet u een uniek ‘User-ID’ en een password verzinnen waarmee u de afdruk beveiligd. Het door u verzonnen userid en password worden met de printopdracht meegezonden naar de printer. Nu kan alleen bij ingave van die gegevens op de printer de printopdracht uitgevoerd worden. Op deze manier kunt u voorkomen dat een document met gevoelige informatie zomaar open op de printer komt te liggen en gelezen kan worden door derden. Belangrijk Alleen medewerkers hebben toestemming om beveiligde afdrukken te maken. Na één dag worden beveilgde afdruktaken die niet zijn uitgeprint automatisch verwijderd van de MultiFunctional Printer. Door de volgende stappen te volgen kunt u een beveiligde afdruk maken.
Open de printing preferences van de printer (zie hoofdstuk: 1.2.1) waar u een beveilgde printjob naartoe wilt sturen en selecteer de tab: ‘Job/Log’. Bedenk een naam van maximaal 8 alfanumerieke tekens en vul deze in bij het vakje ‘UserID’. In dit voorbeeld is dat ‘abba30’. Kies bij ‘Job Type’ voor ‘Locked Print’. Vul nu een ‘Password’ in van 4 tot 8 cijfers. Klik hierna op ‘Apply’ en OK. Alle documenten die u vanaf nu naar de printer verstuurt, worden beveiligde afdruktaken. Print uw document in de applicatie waaruit u wilt printen. De printopdracht is beveiligd verstuurd naar de printer en wordt daar voor een dag op bewaard om afgedrukt te worden.
Begeeft u zich nu naar de printer. Druk op de printer op de ‘printerknop’ om de afdrukfunctie te starten.
Op het touchscreen van de printer verschijnt het volgende scherm. Kies vervolgens ‘Print Jobs’ op het touchscreen.
7
De printer vraagt vervolgens om uw inlognaam en uw wachtwoord. Druk op de toets ‘Enter’ bij login name:
Vul uw NetID in met het keyboard wat verschijnt en druk op OK. Herhaal deze stappen ook om uw NetID password in te voeren. Druk vervolgens op de knop: ‘Login’.
Zoek in de lijst met afdruktaken die vervolgens verschijnt naar uw opdracht. U kunt uw printopdracht identificeren aan de hand van de ‘User ID’ zoals u die eerder heeft opgegeven voor uw opdracht (in ons voorbeeld dus ‘abba30’). Gebruik de knoppen ‘Next’ en ‘Previous’ om naar beneden te scrollen in de lijst als deze te lang is om helemaal op het scherm te passen.
Druk vervolgens op ‘Print’
8
Het nevenstaande scherm verschijnt.
Vul met de nummertoetsen naast het touchscreen uw zelfbedachte password in en druk op OK.
Druk op ‘Yes’ als u er zeker van bent dat u deze opdracht wilt afdrukken. Nadat het afdrukken is voltooid, wordt de afdruktaak automatisch van de printer verwijderd. Deze kan dus niet nog een keer afgedrukt worden.
Als u klaar bent met afdrukken, druk dan op de ‘logoutkey’ om uzelf (NetID) uit te loggen.
Kies ‘Yes’ om volledig uit te loggen.
9
Belangrijke opmerking Stel de opties voor ‘Job Type’ weer in op ‘Normal Print’ als u al uw beveiligde taken hebt afgedrukt. Als u dit niet doet, blijven alle opdrachten die u naar de printer stuurt als beveiligde opdrachten verstuurt. Zie in de afbeelding hiernaast hoe u weer normale afdruktaken naar de printer kunt sturen: 1. wis uw password met delete 2. wis uw UserID 3. zet het Job Type terug op Normal Print 4. Druk altijd op ‘Apply’ om alle instellingen te bevestigen.
10
2
Kopiëren
2.1
Inloggen op de kopiëerfunctie Kies de kopiëerfunctie met de functietoetsen links van het touchscreen.
Plaats het origineel op de automatische invoerlade bovenop de printer (1.) met de te kopiëren kant boven) of leg het op de glasplaat met de te kopiëren kant onder(2.).
1.
2.
De printer vraagt vervolgens om uw inlognaam en uw wachtwoord. Druk op de toets ‘Enter’ bij login name:
Vul uw NetID in met het keyboard wat verschijnt en druk op OK. Herhaal deze stappen ook om uw NetID password in te voeren. Druk vervolgens op de knop: ‘Login’.
11
2.2
Een normale afdruk maken met standaard instellingen Kies een papierlade waaruit de printer moet printen. Als u precies weet uit welke lade u papier moet gebruiken, bijvoorbeeld al u iets op briefpapier wilt kopiëren en u weet in welke lade het briefpapier ligt, kies dan de lade met het juiste nummer.
Als uw wilt afdrukken op uw eigen papier, bijvoorbeeld op transparante sheets, dan kunt u deze ook in de bypasstray leggen. Kies voor de bypass-tray op het touchscreen om deze te gebruiken. Let op Als het papier waarop u wilt afdrukken al is bedrukt, leg dit dan met de bedrukte kant naar onder in de tray, zodat hier niet overheen geprint wordt.
Kies het aantal kopiën dat u wilt maken van het origineel met de nummertoetsen rechts naast het touchscreen (1) en druk vervolgens op de groene knop (2) om het kopiëren te starten.
Als u klaar bent met kopiëren, druk dan op de ‘logoutkey’ om uzelf (NetID) uit te loggen.
12
Kies ‘Yes’ om volledig uit te loggen.
13
2.3
Afdruk resultaat aanpassen
2.3.1 Kleur of zwart-wit afdrukken
1
Kies bij 1. of u de kopiën in zwart-wit of in kleur wilt afdrukken. Met ‘Auto Select’ bepaalt de printer zelf aan de hand van het origineel of hij in kleur of zwart-wit moet afdrukken.
2
Bij 2. geeft u aan waar het origineel uit bestaat: tekst, foto of tekst en foto gecombineerd. Bij 3. kunt u de belichting van de kopieën aanpassen aan de originelen: automatisch, handmatig of gecombineerd.
3
Automatisch: De Ricoh-mulitifunctional past automatisch de belichting aan. U gebruikt deze instelling ook als u originelen met een ‘vuile’ achtergrond (zoals kranten) wilt kopieëren. Gecombineerd: u kunt de belichting van de achtergrond aanpassen terwijl u de belichting van de voorgrond onveranderd laat. Kies hiervoor de toets ‘Auto Density’ en stel vervolgens de belichting bij met de pijltjestoetsen. Handmatig: Als u donkerdere of lichtere afbeeldingen wilt, kunt u zelf de belichting van de kopieën aanpassen. Gebruik hiervoor de pijltjestoetsen. 2.3.2 Vergroten of verkleinen Voor een 1:1 kopie van uw origineel kiest u voor ‘Full Size’ en ‘Auto Paper Select’.
1
De printer kan een passend verkleinings - of vergrotingspercentage kiezen, op basis van het formaat van het origineel en de grootte van het gekozen afdrukpapier. Selecteer hiervoor de functie: ‘Auto Reduce / Enlarge’ (1). Voorbeeld: uw origineel is A5 en u wilt het vergroten naar het formaat van wat er in lade 3 zit, namelijk A4. Kies lade 3 en ‘Auto Reduce/Enlarge’. De printer vergroot de afbeelding verhoudingsgewijs naar een A4.
2
3
U kunt ook kiezen voor een van de standaard verkleinings/vergrotingsratio’s waarmee u snel en makkelijk kunt verkleinen of vergroten (2). Voor meer geavanceerde verkleinings- en vergrotingsopties kiest u bij 3: ‘Reduce/Enlarge’.
14
2.3.3 Enkelzijdig en dubbelzijdig afdrukken Met de hiernaast omcirkelde knoppen kunt u kiezen uit een aantal manieren om uw kopiëen op het gekozen papier te laten afdrukken. Zo kunt u (resp. de knoppen van links naar rechts) van enkelzijdige originelen een dubbelzijdige afdruk maken, van dubbelzijdige originelen dubbelzijdige afdrukken, van dubbelzijdige originelen kunt u enkelzijdige afdrukken maken. De laatste twee opties geven de mogelijkheid om enkelzijdige originelen op bijvoorbeeld een blad af te drukken (bijvoorbeeld: twee A4’tjes op een kant van een A3). Ook kunt u enkelzijdige originelen zo af laten drukken dat u ze kunt bundelen als een boek. Voor uitgebreide opties, kies ‘Dup./Combine/Series’. 2.3.4 Nieten Elke set kopieën kan worden geniet. Selecteer de positie voor de nietjes, voer het aantal te kopiëren sets in met de cijfertoetsen, plaats de originelen en druk op de groene toets om te starten met kopiëren.
15
3
Scannen
3.1
Scannen naar uw emailadres
Plaats het origineel op de automatische invoerlade bovenop de printer (1.) met de te kopiëren kant boven of leg het op de glasplaat met de te kopiëren kant onder (2.) en sluit het deksel. Een origineel kan bestaan uit zowel 1 pagina als een stapel pagina’s, de scanner maakt hier uiteindelijk een bestand van met meerdere pagina’s.
1.
2.
Kies de scanfunctie met de functietoets links van het touchscreen.
Kies voor ‘to e-Mail’
De printer vraagt vervolgens om uw inlognaam en uw wachtwoord, het domein staat standaard op ‘tudelft’. Druk op de toets naast ‘login name’.
16
Vul uw NetID in met het keyboard wat verschijnt en druk op OK. Herhaal deze stappen ook om uw NetID-password en het juiste domein in te voeren. Let op Het domein dient u te veranderen in ‘dastud’. Druk vervolgens op de knop: ‘Login’.
Het is het meest efficiënt om uw scan naar uw eigen emailadres te laten mailen en het vanaf uw computer door te mailen naar andere adressen. Uw emailadres is al direct ingevuld als u bent ingelogd, u kunt dus direct beginnen met scannen.
Op de groene ‘start’ knop gaat nu een groen lichtje branden. Druk op deze knop om het scannen te starten. Zodra het laatste origineel is ingevoerd is de scanjob afgerond en wordt direct verstuurd.
Na het scannen zal het enige tijd duren voordat het scanbestand in uw mailbox verschijnt.
3.1.1 Kwaliteit en bestandsgrootte aanpassen
Kies de tab ‘Scan Settings’. Hier kunt u de volgende dingen instellen: de resolutie van het eindresultaat, aangeven of het origineel enkel- of dubbelzijdig is en in welk bestandsformaat de gescande afbeeldingen opgeslagen moeten worden. Enkele richtlijnen: - Om het bestandsformaat klein te houden, kiest u voor een lage resolutie (200dpi), bijvoorbeeld als uw bestand uit tekst bestaat. - Voor een eindresultaat met een hogere kwaliteit (meer detail) kiest u voor een hogere resolutie. - Als u ‘Color Scan’ selecteert, kunt u ook kiezen voor een JPEG bestandsformaat (in plaats van TIFF). Elke pagina die u scant wordt dan echter verstuurd als een aparte afbeelding. Dit heeft echter als voordeel dat deze afbeeldingen direct los te bewerken zijn in een beeldbewerkingsprogramma.
17
3.1.2 Papierformaat van de scan aanpassen Let op De volgende optie werkt alleen als u het origineel op de glasplaat heeft gelegd, dus niet als u gebruik maakt van de automatische invoerlade. Druk op de knop ‘Scan Size’ rechtsonder in beeld. Kies voor ‘Auto Detect’ om de scanner zelf te laten bepalen welk formaat uw origneel is en de scan in dit formaat op te laten slaan. U kunt ook kiezen uit een scala aan standaard papierformaten waarin u uw uiteindelijke bestand wilt hebben. Om terug te keren naar de hoofdpagina drukt u op ‘General’.
18
3.2
Scannen naar uw Home Folder (H:\-schijf) Kies de scanfunctie met de functietoets links van het touchscreen. Kies nu voor de optie: ‘to Folder’. Log in met uw NetID zoals is beschreven in 3.1.
Het volgende scherm verschijnt. Druk op de tekst ‘My documents\Scanned Documents’ en vervolgens op de pijl die naar rechts wijst.
De locatie ‘My documents\Scanned Documents’ staat nu rechts bij de netwerklocaties waar het gescande bestand naar wordt opgeslagen. In dit geval wordt het gescande bestand dus opgeslagen in uw Home Folder in de map: H:\My Documents\Scanned Documents.
3.3
Batch scans maken Met de knop batch scan kunt u grote documenten in delen (bijvoorbeeld stapeltjes) op de automatische invoerlade leggen terwijl er toch één document wordt verzonden. Als u vanaf de glasplaat scant, bijvoorbeeld als u ingebonden pagina’s één voor één inscant, wordt deze functie automatisch geactiveerd.
19
De printer vraagt na elk ‘deel’ om of op ‘start’ (de groene knop) of op ‘#’ te drukken. Met ‘#’ sluit u de batch scan af welke hierna verzonden wordt.
3.4
Job log bekijken Op de tab ‘Job Log’ kunt u zien of uw bestand al is verstuurd. De job is te herkennen aan uw NetID, wat in de eerste kolom onder ‘Sender’ staat. Als uw job hiertussen staat, is de job verstuurd.
20
