@
@ @ @ @ Outlook 2010
@
Online Mail Archivering
@
Bestemd voor: Versie: Datum: Eigenaar:
@
Medewerkers 0.1 16-04-2012 SSC ICT
@
@ @ @
@
@
@
@
Online Mail Archivering 1 Inleiding In deze handleiding staat beschreven: - hoe u uw online mail archivering kunt benaderen; - hoe u de policies moet aanpassen; - hoe u handmatig kunt archiveren; - hoe u bestaande PST files van disk weer kunt importeren.
2 Hoe te benaderen De online archief mailbox verschijnt in Outlook onder de actieve mailbox. Ook in webmail staat de online archief mailbox onder de actieve mailbox zoals in onderstaande afbeelding is te zien.
Outlook Outlook web Access
1
3 Hoe de policies aan te passen • • • • •
Archive policies archiveren mail Retention policies verwijderen mail Standaard archive policy is twee jaar Proces loopt ’s nachts De policies werken met erving (dit houdt in dat onderliggende mail mappen de policy van de bovenste map kunnen overnemen)
De policies voor het archiveren staan standaard ingesteld op de optie dat alle mail ouder dan 2 jaar wordt verplaatst naar het archief. Als u dit wilt aanpassen dan kunt u dat op meerdere manieren doen. De retention policies staan standaard uit, behalve op de Verwijderde Items. Hier worden de mails na 60 dagen automatisch verwijderd.
1. Als u met de rechtermuis klikt op de mailfolder die u wilt aanpassen, dan kunt u kiezen voor de Properties.
2. Bij het tabblad Policy kunt u de tijd aanpassen van het archiveren.
Als u voor de optie Never kiest dan wordt het archiveren uitgeschakeld voor de gekozen folder. U kunt de retention policy alleen op zelfgemaakte folders plaatsen. LET OP: de retention policy verwijdert mail. Het archiveert niet.
2
4 Hoe automatisch en handmatig te archiveren. De mails en mappen kunnen met de hand naar de mappen in de online archief folder gesleept worden, net zoals dit gaat met de actieve mailbox. U kunt er ook voor kiezen om door middel van regels de mails bij binnenkomst naar folders te laten verplaatsen in uw actieve mailbox of direct naar folders in de archief mailbox. De combinatie van een regel die mails op basis van zelf gekozen criteria naar een map verplaatst samen met een archief policy op die map zorgt ervoor dat u kunt sturen welke mail er snel naar het archief gaat en welke niet. De standaard policy van twee jaar wordt door het SSC ICT op uw mailbox geplaatst, omdat de meeste e-mail ouder dan twee jaar niet meer dagelijks nodig is. Het is altijd mogelijk om mail van het archief ook weer terug te slepen naar de actieve mailbox.
5 Hoe bestaande PST files van disk weer geïmporteerd kunnen worden Uw bestaande PST files kunnen geïmporteerd worden in de online archive folder zodat deze weer toegankelijk worden in webmail en de zoekfunctie van outlook. U kunt de archief mailbox zien als de centrale vervanging van uw PST files. We raden u dan ook aan om uw eventuele PST files te importeren in de archief mailbox en de PST files vervolgens . te verwijderen. Een PST file neemt uiteraard ruimte in, maar daarnaast kan bij verlies of diefstal van de computer of harde schijf de e-mail in verkeerde handen vallen.
1. Via het File menu kunt u kiezen voor Open en vervolgens op Import
3
2. De optie Import from anotherprogram or file staat meestal al geselecteerd. Zo niet dan moet u deze optie met de hand selecteren.
3. U kiest daarna voor een Outlook Data File (.pst)
4. Via Browse kunt u het bestand opzoeken en selecteren. Dit kan met 1 bestand tegelijk. Kies daarna of u duplicaten wilt toestaan en ga dan verder.
4
5. Vervolgens kiest u uit welke folder u wilt importeren. En waar u wilt importeren. Als u Outlook Data File kiest dan worden automatisch alle mail en mappen meegenomen. Als u alle onderliggende mappen en mails wilt importeren dan kiest u voor de optie Include subfolders.
Let erop dat u in het pull down menu voor de archief mailbox kiest, niet voor uw gewone mailbox!
**** VERGEET DE PST FILE NIET TE VERWIJDEREN! ****
5
