N IEUWE DIGITALE W ERKPLEK INSTRUCTIE THUISWERKEN
Windows XP en IE 7
Windows XP en IE 8
Windows 7 en IE 8
Windows 7 en IE9
© Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.
INHOUD ............................................................................................................................. - 2 1
INLEIDING .................................................................................................................. - 3 -
1.1 1.2 1.3 1.4 2
ALVORENS TE BEGINNEN.................................................................................... - 3 LEESWIJZER .................................................................................................. - 3 OPENINGSTIJDEN ............................................................................................ - 4 BENODIGDHEDEN ............................................................................................ - 4 -
EENMALIGE HANDELINGEN ......................................................................................... - 5 -
2.1
BEKNOPTE INSTALLATIE-INSTRUCTIES .................................................................... - 5 -
3
UITGEBREIDE INSTALLATIE-INSTRUCTIES ................................................................. - 6 -
4
INLOGGEN OP DE NDW VANAF EEN EXTERNE LOCATIE ............................................. - 20 -
4.1 4.2 4.3 4.4 5
AFMELDEN & VERBINDING VERBREKEN ................................................................. SESSIE MINIMALISEREN .................................................................................. PRINTEN .................................................................................................... EXTERNE MEDIA (USB)....................................................................................
- 24 - 24 - 25 - 25 -
VRAGEN & FOUTMELDINGEN ..................................................................................... - 26 -
5.1 5.2
SNELTOETSEN .............................................................................................. - 26 FOUTMELDINGEN .......................................................................................... - 26 -
-2-
In deze handleiding staat beschreven hoe u op uw thuis-PC kunt werken met de met de Nieuwe Digitale Werkplek (NDW). De nieuwe digitale werkplek is vanuit huis te benaderen via een andere URL dan de oude thuiswerkvoorziening. Om thuis te kunnen werken met de NDW dient http://werkplek.groningen.nl te worden gebruikt. Met het bestaande gebruikersaccount en wachtwoord evenals het bestaande token kan worden aangelogd op de nieuwe thuiswerkomgeving. Om thuis te kunnen werken is het noodzakelijk om Internet Explorer te gebruiken, andere browsers als Chrome en Firefox werken niet in combinatie met de NDW. Daarnaast moeten er twee software pakketjes op de PC worden geïnstalleerd. Maak altijd voordat u wijzigingen aan uw computer aanbrengt, een back up van belangrijke data. De Gemeente Groningen is niet aansprakelijk voor eventuele schade die de te installeren software toebrengt aan de software van de medewerker. Als na de installatie en configuratie de nieuwe digitale werkplek toch niet functioneert, kan uitgeweken worden naar de oude thuiswerkvoorziening. Deze is nog actief en kan naast de nieuwe omgeving gebruikt worden.
Om gebruik te maken van de NDW zijn eenmalig een aantal installatiehandelingen vereist. Er dienen twee softwarepakketjes te worden geïnstalleerd om de Nieuwe Digitale Werkplek thuis te kunnen gebruiken. Als de software is geïnstalleerd, kan verbinding worden gemaakt.
1.2.1
Beknopte installatie-en gebruiksinstructie
De installatie- en gebruiksinstructies zijn in zeer beknopte, samengevatte vorm beschreven in hoofdstuk 2.
1.2.2
Uitgebreide installatie-en gebruiksinstructie
Als u liever een uitgebreide installatie handleiding met schermafbeeldingen volgt, dan kunt u deze vinden in hoofdstuk 3. Nadat deze installatiehandelingen eenmalig zijn uitgevoerd, volstaan een beperkt aantal handelingen om in te loggen op de NDW. Deze terugkerende handelingen zijn beschreven in hoofdstuk 4. In dit hoofdstuk komen ook een aantal verschillen aan bod tussen het werken op afstand en het werken op kantoor. Voorbeelden hiervan zijn het printen van documenten en het gebruik van externe media.
1.2.3
Vragen en antwoorden
Ondanks het met zorg samenstellen van deze instructie bestaat de mogelijkheid dat het gebruik van de NDW vragen met zich meebrengt. Een aantal mogelijke vragen en de antwoorden hierop zijn beschreven in hoofdstuk 5.
1.2.4
Gebruikte iconen Handeling vereist; Dit icoon is binnen dit document gebruikt voor het aanduiden van de uit te voeren handelingen.
Let op; Dit icoon is binnen dit document gebruikt voor het aanduiden van verschillen in de instructie voor verschillende medewerkers of platformen.
Tip; Dit icoon is binnen dit document gebruikt voor tips.
-3-
De NDW is op afstand te gebruiken van 02:00 tot 01:00 uur. Om 01:30 worden de virtuele werkplekken uitgeschakeld waarna er weer een beperkt, op de op dat moment aanwezige behoefte afgestemd, aantal wordt opgestart.
De NDW is een werkplek die zo min mogelijk tijd-, locatie- en apparaat-gebonden is. Dit betekent dat niet elk device gebruikt kan worden voor het benaderen van de NDW. Op dit moment is het volgende benodigd om vanaf afstand te kunnen werken op de NDW. Een PC of Laptop met Windows XP of Windows 7; Internet Explorer 7, 8 of 9; Installatierechten op de pc; Een security token.
-4-
1 2 3
4 5 6
7 8 9
Start Internet Explorer (dit is echt belangrijk, Chrome en Firefox bijv. werken niet) en ga naar http://werkplek.groningen.nl. Log op de aanmeldpagina in met je gebruikersaccount, wachtwoord en tokencode Als je voor de eerste keer op deze pagina inlogt, wordt automatisch de installatie van de Juniper client opgestart. Sta alle te installeren componenten toe door in alle pop-up schermen maximale toestemming te geven (Ja/Yes, Altijd/Always). Op de volgende pagina, ga naar het tabblad downloads Download de Quest client voor uw besturingssysteem. Start de installatie van de client. Bevestig in deze installatie alle voorgestelde waarden door in de verschillende pop up vensters voortdurend positief te antwoorden (geef toestemming, accepteer de voorwaarden en ga door) Herstart de PC na de installatie. Ga als de PC weer is opgestart naar http://werkplek.groningen.nl toe en log in met uw gebruikersaccount, wachtwoord en tokencode. Log op het tweede pagina nogmaals in en u werkt alsof u op kantoor bent.
-5-
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de toegang tot de NDW vanuit huis geïnstalleerd en geconfigureerd moeten worden. Let op: de afbeeldingen in deze instructie kunnen enigszins afwijken van wat u op uw thuis-PC ziet. Start Internet Explorer en ga naar de volgende website: https://werkplek.groningen.nl Voeg deze website toe aan je favorieten om de volgende keer snel terug te keren. Gebruik hiervoor het volgende icoon in Internet Explorer.
De volgende website wordt geladen. Om in te loggen kun je gebruik maken van dezelfde gegevens die ook gebruikt worden om op kantoor in te loggen op de werkplek. Aanvullend moet de code van de token worden ingevuld. Dit kan zowel een speciale token zijn als een softwarematige token op je Blackberry.
Voer de inloggegevens in en klik op Log In.
De thuiswerkplek maakt gebruik van een beveiligde verbinding. Deze wordt automatisch tot stand gebracht, hiervoor is een invoegtoepassing voor Internet Explorer nodig; een ActiveX control van Juniper.
Mogelijk verschijnt eerst een pop-up over het gebruik van deze gele informatiebalk. Deze melding verdwijnt door op sluiten te klikken.
-6-
Om deze invoegtoepassing te installeren, klik je op de gele informatiebalk boven in het. In het menu kies je vervolgens voor “Install This Add-on for AllUSers on this computer”
De installatie van het ActiveX-besturingselement wordt nu gestart. Hiervoor verschijnen een aantal schermen die moeten worden beantwoord. Dit is een gecontroleerde installatie en heeft geen invloed op …
Klik op OK
-7-
Deze melding verschijnt twee keer, klik opnieuw OK
Er moet nog een invoegtoepassing worden geïnstalleerd, klik op de gele informatiebalk boven in het. In het menu kies je vervolgens voor “Bestand downloaden”
-8-
Kies voor “Run of Uitvoeren”
Kies voor “Run of Uitvoeren”
-9-
Kies voor “Close”. De installatie van het ActiveX-besturingselement is nu voltooid.
Er moet nog een invoegtoepassing worden geïnstalleerd, klik op de bovenste here om de installatie te starten.
- 10 -
Er moet nog een invoegtoepassing worden geïnstalleerd, klik op de gele informatiebalk boven in het. In het menu kies je vervolgens voor “ActiveX-besturingselement installeren”
Kies voor “Run”.
- 11 -
Kies voor “Yes”.
Kies voor “Unblock”.
- 12 -
Nu kan de client van Quest worden gedownload. Klik hiervoor op de knop ‘Downloads’
- 13 -
Klik op “Download the vWorkspace client” link om de download te starten
Kies voor “Run of Uitvoeren”
- 14 -
Kies voor “Run of Uitvoeren”
Kies voor “Next”
- 15 -
Kies voor “I accept the terms …” en klik op Next
Vul bij User Name “Gemeente Groningen” in en bij Organization “Gemeente Groningen”. Selecteer “Anyone who uses this …” en klik op Next
- 16 -
Klik op Next. De standaard installatielocatie wordt gebruikt.
Zet het vinkje uit
Het vinkje voor “Enable Credentials …” mag niet aangevinkt zijn. Zet het vinkje uit.
- 17 -
Nadat het vinkje is uitgezet, klik op Next.
Klik op Install.
- 18 -
De installatie is voltooid. Klik op Finish.
Voordat je deze invoegtoepassing kunt gebruiken, moet de pc eerst herstart worden. Zorg ervoor dat je data is opgeslagen en klik op “Yes” Na de herstart verschijnt er een extra icoon in het notificatiegebied, rechts onderin je scherm. Het gaat om het volgende icoon: De eenmalige handelingen zijn nu afgerond. Je kunt nu inloggen op de NDW. Ga hiervoor verder met hoofdstuk 3.
- 19 -
Start Internet Explorer en ga naar de volgende website: https://werkplek.groningen.nl
De volgende website wordt geladen. Om in te loggen maak je gebruik maken van dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord die je gebruikt om op kantoor in te loggen op de werkplek. Aanvullend moet hier de code die je genereert met behulp van je token worden ingevuld. Dit kan zowel een fysiek token zijn als een softwarematig token op je blackberry.
Voer de inloggegevens in en klik op Log In.
Wanneer voor de gebruiker nog een sessie actief is, verschijnt deze melding. Klik op ‘Continue the session’ om door te gaan
- 20 -
Klik op ‘Always’
Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op login
- 21 -
In het geval meerdere virtuele werkplekken beschikbaar zijn, wordt dit venster getoond. Dit venster wordt ook getoond wanneer er maar één werkplek beschikbaar is.
In het geval meerdere virtuele werkplekken beschikbaar zijn, wordt dit venster getoond. Dit
- 22 -
venster wordt ook getoond wanneer er maar één werkplek beschikbaar is.
Wanneer op de thuiswerkplek de standaard Windows Firewall is ingeschakeld, verschijnt deze melding. Klik in dat geval op “Unblock”
De werkplek is nu geladen en gereed voor gebruik.
- 23 -
’s Nachts is er een onderhoudsschema waardoor de NDW opdat moment beperkt beschikbaar is. ’s Nachts om 1:30 worden alle werkplekken automatisch herstart, waardoor alle bestaande sessie’s worden verbroken. Alle niet opgeslagen data is op dat moment verdwenen. Zorg er daarom voor dat voor 1:30 alle data is opgeslagen en er geen programma’s meer actief zijn. Beter is nog om altijd bij het verbreken van de verbinding altijd je data op te slaan.
Er zijn twee manieren om de virtuele werkplek af te sluiten: Afmelden en Verbinding verbreken. Hieronder een toelichting op beide opties: Afmelden De is de standaard optie is afmelden, dit is vergelijkbaar aan uitloggen. Op dat moment wordt de sessie met de virtuele werkplek beëindigd. Opnieuw aanmelden resulteert in een nieuwe sessie. Verbinding verbreken De andere optie is verbinding verbreken. Dit kan zowel via het startmenu als door op het kruisje van de RDP sessie te klikken. Op deze manier wordt de sessie niet beëindigd, maar wordt slechts de verbinding met de sessie (tijdelijk) verbroken. Opnieuw aanmelden resulteert dan ook in het terugkeren in de bestaande sessie. De geopende applicaties zijn nog steeds geopend. Dit is bijvoorbeeld een prima optie wanneer je ’s ochtends thuiswerkt en ’s middags op kantoor, of andersom natuurlijk. Let wel op dat alle sessie’s ’s nachts om 1:30 automatisch worden verbroken omdat dan de virtuele werkplekken herstarten.
Tijdens het werken kan de sessie worden geminimaliseerd. Verplaats de muisaanwijzer daardoor naar bovenaan het scherm. Vervolgens verschijnt een blauwe balk met drie venster-knoppen. Door op de minimalisatieknop (het streepje) te klikken wordt vervolgens het scherm geminimaliseerd.
- 24 -
Wanneer je op afstand werkt en een document wilt afdrukken moet deze niet op kantoor worden geprint. Daarom is het mogelijk om op de NDW gebruikt te maken van een lokale printer. De gebruikte techniek zorgt ervoor dat lokaal beschikbare printers ook beschikbaar worden gesteld binnen de NDW, hier hoef je niets voor te doen. Wanneer je bijvoorbeeld vanuit Microsoft Word iets wilt printen, Tijdens het printen van een pdf-bestand, kan dit bestand tijdelijk groter worden. Dit zorgt ervoor dat het versturen van een grote printopdracht van de NDW naar de lokale printer lang kan duren. Houd hier rekening mee voordat je iets afdrukt.
Tijdens het werken vanaf afstand is het gebruik van externe media (USB) niet toegestaan. Dit is technisch gezien ook niet mogelijk. Je kunt daarom bijvoorbeeld geen bestanden kopiëren van je Hschijf naar een lokaal aangesloten USB-stick.
- 25 -
Kijk ook op de speciale projectpagina van de NDW op het intranet. (deze is er nu nog niet)
Gebruik van sneltoetsen binnen de NDW vanaf een ‘gewone’ pc: Functie
Gewone pc
NDW
Startmenu
Windows-toets
Windows-toets
Ctrl+Alt+Delete
Ctrl+Alt+End
Onderstaand scherm wordt getoond wanneer de aangemelde gebruiker geen installatierechten heeft op het systeem.
Wanneer een virtuele werkplek wordt gestart zonder dat de client van Quest is geïnstalleerd, verschijnt de volgende melding. Deze melding kan weggedrukt worden door op Cancel te klikken
- 26 -
