Win een uur per dag Over praktische oplossingen om medewerkers efficiënter en gezonder te laten werken Inleiding In deze whitepaper besteedt Stefan IJmker, bewegingswetenschapper, epidemioloog en senior consultant aandacht aan de vraag hoe organisaties hun werknemers efficiënter en gezonder kunnen laten werken. De geboden oplossingen zijn gericht op het veranderen van het werkgedrag van de individuele werknemer. De medewerker wint op een duurzame wijze een uur per dag, omdat de oplossingen tegelijkertijd de prestatie verbeteren en de gezondheid beschermen. De benodigde investeringen zijn gering, zodat de efficiencywinsten snel realiseerbaar zijn en de oplossingen beschikbaar zijn voor alle medewerkers. Uitdagingen voor organisaties Organisaties zijn continu op zoek naar oplossingen om efficiënter te werken. Efficiënter werken betekent tijd besparen, waardoor tijd vrijkomt om nog beter te presteren. De huidige economische crisis noodzaakt organisaties op zeer directe wijze om te zoeken naar oplossingen om efficiënter te werken aangezien er door toenemende concurrentie meer werk te doen is of er door reorganisaties juist minder werknemers dan voorheen beschikbaar zijn. De toekomst laat een krimpende beroepsbevolking zien, waardoor we met steeds minder mensen de economie draaiende moeten houden en concurrentie ontstaat bij het aantrekken van personeel. Deze schaarste aan personeel zou geen probleem zijn als we teruggaan naar de tijd dat zaterdag een werkdag was. Echter, flexibiliteit en werk-privé balans zijn voor de huidige beroepsbevolking belangrijke waarden. Medewerkers zullen dus efficiënter moeten werken. De uitdaging voor organisaties is om nu en in de toekomst hun werknemers efficiënter te laten werken en om tegelijkertijd werkomstandigheden te bieden welke goede medewerkers aantrekken, binden, boeien en behouden. Duurzaam efficiënter werken Op korte termijn is het mogelijk om een groep werknemers sneller te laten werken en op deze wijze tijd te besparen door de werkdruk te laten toenemen. Echter, indien deze situatie langer aanhoudt neemt het risico op psychische en lichamelijke gezondheidsproblemen toe. Vanuit de sportpsychologie is immers bekend dat bij een te hoge druk de prestaties duidelijk afnemen. Een betere oplossing is het optimaliseren van de werkdruk, waardoor prestatie, comfort én gezondheid gelijktijdig verbeteren. Deze duurzame efficiencywinst is mogelijk via een drietal oplossingsrichtingen: 1. Het verbeteren van basis computervaardigheden 2. Het zo comfortabel mogelijk inrichten van de werkplek 3. Het optimaal beheren van concentratie gedurende de werkdag
Bovengenoemde oplossingsrichtingen hebben een aantal zaken gemeen. De benodigde investering (aanschafkosten) vanuit de organisatie en vanuit de medewerker (trainingstijd) zijn gering. Bij de meeste oplossingen hoeft de medewerker zijn werk namelijk niet te onderbreken. Daarnaast is de training op het individu afgestemd, zodat het daadwerkelijk toepassen van de vaardigheden in de praktijk geborgd is. Terugkoppeling over werkgedrag op basis van objectieve metingen vormt de cruciale schakel om een blijvende gedragsveranderingen te bewerkstelligen. Hieronder volgt een nadere beschrijving van de oplossingen om duurzaam efficiënter te werken. 1. Verbeteren van basis computervaardigheden Een werknemer in Nederland besteedt gemiddeld 3,9 uur per dag aan beeldschermwerk (CBS, 2012). Sinds 2005 is dit met een half uur per dag toegenomen. De verwachting is dat de beeldschermwerktijd verder zal toenemen door een toename van digitalisering in het werk. Hoewel we meer dan de helft van de werkdag met het beeldscherm werken, is het met de computervaardigheden van werknemers matig gesteld. Twee derde van de werknemers kan niet blind typen en sneltoetsen gebruiken we niet (ECDL, 2011). Sneltoetsen Een rekenvoorbeeld laat zien wat er te winnen is door acties met de muis te vervangen door sneltoetsen. Gemiddeld werken we 3,9 uur per dag met de computer, oftewel 234 minuten. Van de computertijd is 60% muisgebruik, dat is 140 minuten per dag (IJmker, 2008). Voor dezelfde actie op de computer leveren sneltoetsen een tijdsbesparing van gemiddeld 30% op ten opzichte van muisgebruik (Lane et al., 2005; Tak, 2007). Indien sneltoetsen alle muisacties vervangen, dan is de te behalen efficiencywinst gelijk aan 42 minuten per dag (0,3*140). Echter niet alle computerprogramma’s ondersteunen sneltoetsen. Ervan uitgaande dat sneltoetsen in elk geval de helft van alle muisacties vervangen, levert nog steeds een efficiencywinst van 21 minuten per dag op, per medewerker. De grote uitdaging is om medewerkers sneltoetsen aan te leren. Traditionele trainingsvormen schieten tekort, omdat medewerkers een stoomcursus met een groot aantal sneltoetsen krijgen. Daarnaast is de training algemeen: medewerkers leren ook sneltoetsen voor acties die zij niet of slechts sporadisch op de computer uitvoeren. Het gevolg is dat medewerkers moeite hebben om sneltoetsen toe te passen op het werk. ‘Wat was die sneltoets toch ook al weer?’ Dit is eenvoudig te ondervangen, namelijk door softwarematige ondersteuning waarbij het bovendien niet meer nodig is om het werk te onderbreken om sneltoetsen te gaan leren. Het uitgangspunt is namelijk dat de medewerker tijdens het werk leert en sneltoetsen toepast. Op die manier leert hij of zij de sneltoetsen snel en volledig aan. Hoe gebeurt dat? De software legt de uitgevoerde
muisacties van de individuele medewerker vast. Op basis van deze registratie krijgt de medewerker een rapportage te zien met daarop de sneltoetsen waarmee hij de meeste tijdswinst kan behalen, waarbij de focus op drie sneltoetsen ligt. Wekelijks krijgt de medewerker terugkoppeling over de voortgang op basis van de objectieve metingen. Op deze wijze leert de werknemer stapsgewijs, gefocust en op maat sneltoetsen aan. Typevaardigheid Hoewel het typen slechts een kwart van de computertijd bedraagt (IJmker, 2008), is met het verbeteren van deze vaardigheid substantiële efficiencywinst te behalen. Vergelijk het met het trainen van de borst crawl onder leiding van een ervaren zwemtrainer. Na een aantal weken is de snelheid vele malen hoger tegen dezelfde inspanning. De effecten van een typecursus zijn: minder typefouten en een hogere typesnelheid. Het aantal typefouten neemt door een typecursus met 5% af en de typesnelheid neemt met 55 aanslagen per minuut toe. De efficiencywinst bedraagt 20 minuten per dag.
Voor het realiseren van deze tijdswinst is enige inspanning nodig. Door toepassing van de zogenaamde Typereflex®-methode leren medewerkers blindtypen in de helft van de tijd die nodig is in een traditionele typetraining. In de Typereflex® methode oefenen werknemers sneller met betekenisvolle woorden dan in de traditionele typetraining, waarin eerst de letters en grepen volledig aangeleerd worden. De Typereflex®-methode maakt gebruik van het feit dat hersen geen afzonderlijke letters waarnemen, maar betekenisvolle worden. De volgende zin maakt dit principe duidelijk: “Velogns Eeglnse odnerzerkoes makat het neit uit in wleke vgloodroe de ltetres in een worod saatn. Het eigne baneglkrije is dat de erstete en de ltstaae letetr op de jstuie paalts saatn.’’ Aangezien waarneming en actie in de hersenen aan elkaar gekoppeld zijn, gaat het leren van blindtypen sneller als medewerkers zo snel mogelijk oefenen met betekenisvolle woorden. Een niet onbelangrijk voordeel is dat het vlot oefenen met woorden de werknemer motiveert, omdat de vooruitgang waarneembaar is. Om de voortgang van de training te borgen kan de werknemer de trainingslessen overal en altijd volgen: op het werk, in een pauze, of thuis achter de computer. Daarnaast zijn er tijdens de training verschillende meetmomenten via typetesten om objectief terugkoppeling aan de werknemer te geven over de voortgang.
2. Inrichten van de werkplek Uit meerdere onderzoeken blijkt dat een comfortabele werkplek leidt tot een hogere prestatie (Vink en De Korte, 2008). Bij beeldschermwerk is het een eerste vereiste om het scherm goed te kunnen zien. Op het scherm bewerken medewerkers immers hun producten. De tendens om tablets en laptops te gebruiken met kleinere schermen, leidt ertoe dat medewerkers zich krom buigen om dichter bij het scherm te komen. Een externe monitor of een laptop-/tablethouder zijn praktische oplossingen om de afstand tussen ogen en scherm aan te passen en om in een comfortabele houding te werken. Het wijdverspreide gebruik van laptops is logisch, één apparaat voor thuis en op kantoor. Minder bekend is het feit dat het toetsenbord en de touchpad van een laptop inefficiënte invoermiddelen zijn. Het gebruik van een externe muis in plaats van de touchpad, een extern toetsenbord en een laptopstandaard leidt namelijk in onderzoeken tot een efficiencywinst van 17% en hoger (Sommerich et al., 2002; Lindblad et al., 2004). Aangezien de onderzoeken metingen verrichten over een beperkt aantal uren, is in de praktijk een kleinere efficiencywinst realistisch. Bij een efficiencywinst van de helft, dus 9%, bespaart één medewerker 21 minuten per dag.
Om deze efficiencywinst te realiseren is het van belang dat de medewerkers de hulpmiddelen ook daadwerkelijk gaan gebruiken. Een dunne laptopstandaard die aan de laptop vast zit stimuleert het gebruik van de laptophouder, omdat de medewerker de laptophouder altijd bij zich heeft en ook ziet als hij de laptop gebruikt.
3. Concentratiebeheer De derde oplossing om efficiënter te werken is potentieel het meest belangrijk. Iedereen herkent de neiging om door te willen werken om iets af te maken. Ook al schiet het naar verloop van tijd niet meer op door domme foutjes en gebrek aan creativiteit. De reden is dat onze concentratie beperkt is tot een uur en dat ons energieniveau fluctueert gedurende de dag.
Vooral in de middag is het energiepeil beduidend lager (Thayer, 2001). Het is niet verwonderlijk dat de typesnelheid lager en het aantal typefouten in de middag hoger ligt in vergelijking met de ochtend. Onderzoeken laten zien dat medewerkers in de middag na 20 minuten werken aan een taak al een deel van hun concentratie verliezen, en na een uur duidelijk langzamer werken en meer fouten maken. Medewerkers blijven bovendien in de middag volharden in inefficiënte oplossingen voor problemen (Boksem et al., 2005; Lorist et al., 2000, 2005). En dat is herkenbaar. Een effectieve strategie om concentratie te herstellen is om regelmatig een pitstop te maken, elk kwartier een korte verfrissing door lichaamsactivatie en elk uur de aandacht verplaatsen. Dit kan door even met iets heel anders bezig te zijn zoals een stukje wandelen, oefeningen doen of lezen (Coker, 2011; Sauter & Swanson, 1991). Hierdoor neemt de werksnelheid toe en nemen het aantal fouten af. Schattingen laten zien dat de efficiencywinst op zijn minst 15 minuten per dag is (Van den Heuvel et al., 2002; Hedge & Evans, 2001). Hoewel pitstops nemen tijdens het werk effectief is, is het ook tegen-intuïtief. In een Formule 1 race gaat een coureur de pits in, terwijl zijn concurrenten door racen. Door preparatie van zijn wagen, zal hij, als hij weer aan het racen is, een hogere snelheid behalen en voorkomen dat hij uit de bocht vliegt door slechte banden. Deze metafoor is ook van toepassing op medewerkers. Meer dan de helft van de werknemers luncht achter het bureau (IJmker, 2008). Als collega’s geen pitstops maken, dan is het lastig om als medewerker zelf een benodigde pitstop te maken. Een oplossing is om medewerkers bewust te maken op momenten waarop pitstops nodig zijn. Via coachende software krijgen zij verfrismomenten aangeboden middels meldingen op het scherm. Deze meldingen zijn zo ontwikkeld dat ze positief, aantrekkelijk en leerzaam zijn. Ze hebben een brede content om aansluiting te vinden bij alle medewerkers in de organisatie. Niet iedereen vindt immers hetzelfde leuk of interessant om te lezen. Zo is het tijdens langere pitstops mogelijk om nieuwsflitsen van nu.nl te tonen, intranetberichten, email- en timemanagement tips, maar ook oefeningen. Organisaties kunnen zelf de content van de pitstops bepalen. Door het organisatie-breed invoeren is de kans groter dat iedereen of in
elk geval de meeste mensen de pitstops ook daadwerkelijk maken (zie ook laatste paragraaf over kritische succesfactoren).
Om het pitstopgedrag van werknemers te bevorderen, geeft de software terugkoppeling over het vertoonde pitstopgedrag. Deze terugkoppeling vindt plaats aan het begin van de werkdag op het moment dat de werknemer hiervoor open staat. Sta-zit tafels Sta-zit tafels hebben- gegeven de voorafgaande paragraaf over concentratiebeheer - een positief effect op het verhogen van de efficiëntie. De voorwaarde is dat medewerkers de sta-zit tafel ook daadwerkelijk gebruiken en regelmatig de staande en zittende houding afwisselen. Meerdere onderzoeken laten zien dat dan de efficiencywinst 10% is (Ebara et al., 2008; Choi, 2010). Medewerkers besparen 23 minuten per dag. Eén uur per dag winnen Een optelsom laat zien dat bovenstaande oplossingen een tijdwinst van één uur per medewerker per dag mogelijk en tegelijkertijd realistisch maken. Immers, medewerkers hoeven niet alle verbeteringen door te voeren om een uur per dag te winnen. Het is daarbij wel van belang om medewerkers de juiste tools te bieden om die verbeteringen en daarmee de tijdwinst te realiseren. Hiervoor zijn praktische producten op de markt: de online typecursus Ticken, diverse Hardware oplossingen, het ‘pitstopprogramma’ CtrlWORK, Sta-zit Coach en AltMOUSE voor het aanleren van sneltoetsen. Het is op dit punt tenslotte belangrijk kort stil te staan bij een aantal kritische succesfactoren voor de implementatie van bovenstaande oplossingen, zodat de efficiencywinst maximaal is. Ten eerste moeten medewerkers geïnformeerd zijn over de aanwezigheid van de oplossingen. Adequate interne communicatie is hiervoor noodzakelijk. Ten tweede moeten de oplossingen beschikbaar zijn “zonder frustratie”, ze moeten werken (vanuit IT oogpunt) en gemakkelijk te verkrijgen zijn voor medewerkers. Ten derde is een goede voorbereiding door middel van een pilot onmisbaar. Tot slot is de voorbeeldfunctie van leidinggevende en management van belang. Zij dragen de veranderingen en laten het gewenste gedrag zien. De praktijk leert dat dit leidt tot een kleine groep innovators die uiteindelijk de hele organisatie mee gaat krijgen. Wilt u meer informatie over ‘Win een uur per dag’, over de genoemde oplossingen of heeft u een andere vraag naar aanleiding van deze whitepaper? Neemt u contact op met ErgoDirect International Stefan IJmker Senior consultant 036 547 24 40
[email protected] www.ergodirect.nl
