Actiepunt:
Uit:
Producten
Start
Afronding
Missie, visie, kernwaarden, strategie
Nota S&B, mijlpaal 1
Vaststellen visie en missie
Augustus 2004
Januari 2005
M&S; Mauer
De notitie ‘Visie, missie & Strategie’ is door de raad op 29-09–‘05 vastgesteld. De notitie is op basis van gesprekken in de organisatie (speciale afdelingsoverleggen) en een bijeenkomst met raads- en collegeleden, alsmede MTleden tot stand gekomen. Daarna is een mission statement opgesteld. Afgedaan
Vaststellen kernwaarden
Augustus 2004
Februari 2005
M&S; Mauer
De kernwaarden, uitgewerkt in kerncompetenties voor de medewerkers van de gemeente, zijn vastgesteld (in de notitie ‘Visie, Missie & Strategie) en zullen worden geïmplementeerd in de organisatie via het werving- & selectietraject, alsmede in de functionerings-/beoordelingscyclus. Voorts is er een ‘kettingbrief’ op Intranet gaande over de vijf kerncompetenties. Afgedaan
Vaststellen strategie
Januari 2004
April 2005
M&S; Mauer
Enkele opmerkingen over de strategie zijn verwerkt in de notitie bij het onderdeel positionering van de gemeente, de discussie zal voortgezet worden in de kerntakendiscussie. Afgedaan
Fout!
Onbekende
Project/ Wie?
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
Actiepunt:
Uit:
Producten
Start
Afronding
Uitwerken managementstijl
Nota S&B, mijlpaal 2
Vaststellen managementstijl
April 2005
Juli 2005
M&S; Mauer
Het MT heeft een tweetal sessies gehouden over Integraal Management. De uitkomsten zullen in de organisatie worden besproken.
Kaders, spelregels besturingsmodel
Nota S&B, mijlpaal 9
Eindnotitie projectgroep missie & strategie
April 2005
December 2005
M&S; Mauer
Dit aspect is een uitvloeisel van de hierboven gevoerde discussie
Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden
Nota S&B, mijlpaal 3/4
Eindnotitie projectgroep missie & strategie
April 2005
December 2005
M&S; Mauer
Dit aspect is een uitvloeisel van de hierboven gevoerde discussie
Uitwerken budgethoudersprotocol
Nota S&B, mijlpaal 6
Toelichting op April budgethoudersprotocol 2005
December 2005
M&S; Mauer
Een eerste aanpassing is doorgevoerd. Het verdere traject is een vervolg op de einduitkomsten van ‘Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden’.
Inrichten organisatorische voorzieningen
Nota S&B, mijlpaal 5
Eindnotitie projectgroep missie & strategie
April 2005
December 2005
M&S; Mauer
Uit de tot op heden gevoerde discussie vloeien geen organisatorische voorzieningen voort. De kerntakendiscussie wordt afgewacht.
Organisatie financiële functie
Nota S&B, mijlpaal 12
Eindnotitie projectgroep missie & strategie
April 2005
December 2005
M&S; Mauer
Uit de tot op heden gevoerde discussie vloeien geen organisatorische voorzieningen voort. De kerntakendiscussie wordt afgewacht.
Vaststellen kostenverdelingssystematiek
Oktober 2004
Februari 2005
Kostenallocatie/tijdschrijven Nota S&B, mijlpaal 26/29
Fout!
Onbekende
Project/ Wie?
FI; Buijs
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
De nota kostentoerekening is in concept gereed. Nadere discussie vindt nog plaats in het controllersoverleg. Daarna zal e.e.a. in MT-verband worden besproken en vastgesteld.
Actiepunt:
Integreren info Grex en CODA
Organisatie AO
Uit:
Nota S&B, mijlpaal 22
Nota S&B, mijlpaal 13/14/15
Producten
Start
Afronding
Project/ Wie?
Handleiding tijdschrijven
Februari 2005
Mei 2005
FI; Buijs
De handreiking is gereed (B&W 08-11’05). De implementatie wordt voortvarend opgepakt. Afgedaan
Inrichten projectorganisatie
Augustus 2004
Januari 2005
FI; Buijs
De opzet voor organisatie voor grote projecten is geactualiseerd en vastgelegd in een notitie (STG 06&1310-’05). Voorts is een controlprotocol opgesteld. Afgedaan
Afstemmen opbouw GREX en opbouw CODA
September Februari 2004 2005
FI; Buijs
De rekeningschema’s in CODA en de GREX-applicatie zijn met elkaar afgestemd. Het tijdschrijf-systeem is ingericht voor het registreren van uren voor de projectmedewerkers. Afgedaan
Koppeling GREXCODA d.m.v. rapportagetool
Februari 2005
Mei 2005
FI; Buijs
De koppeling is gecontroleerd adhv de werkelijke boekingen 2005. Afgedaan
Plan van aanpak Adviesfunctie
Oktober 2004
December 2004
AO/IC; Bierhuizen
De AO-adviesfunctie loopt via beleidsmedewerker AO/IC. E.e.a. is o.a. geformaliseerd in beheerplan AO en Intern Controle Statuut (B&W 06-09’05). Auditplan 2006 is nog niet uitgevoerd. Deels afgedaan
Fout!
Onbekende
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
Actiepunt:
Controlestatuut
Ontwikkelen liquiditeitsprognoses
Uit:
Nota S&B, mijlpaal 19
Producten
Start
Afronding
Project/ Wie?
Plan van aanpak beheerorganisatie
Oktober 2004
December 2004
AO/IC; Bierhuizen
Beheeromgeving (beheerplan) AO is inmiddels door het college vastgesteld (B&W 06-09-’05) Afgedaan
Implementatie adviesen beheerfunctie
Februari 2005
AO/IC; Bierhuizen
Dit is een doorlopend traject (PDCAcyclus) Deels afgerond
Programma van eisen accountant
Oktober 2004
AO/IC; Bierhuizen
Het Intern Controle Statuut is vastgesteld (B&W 06-09-’05). De inbedding dient verbeterd te worden. Medio 2006 dient dit verbeterd te zijn. PvE accountant afgerond. Afgedaan
FI; Buijs
Er is een nieuwe opzet opgesteld met betrekking tot de liquiditeitsprognoses. Afgedaan
Format liquiditeitsprognose
Fout!
September December 2004 2004
Onbekende
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
Actiepunt:
Uit:
Producten
Start
Afronding
Ontwikkelen prestatieindicatoren managementperformance
Nota S&B, mijlpaal 7
Meetinstrumentarium
Oktober 2004
Mei 2005
P&C; Zurcher
De stuurgroep Sturing en Beheersing heeft een notitie vastgesteld (17-11-’05) waarin op het belang van de prestatieindicatoren op verschillende managementniveaus wordt ingegaan. Tevens is daarbij betrokken het daarvoor benodigde meetinstrumentarium. Voor het monitoren van de prestaties is een monitoringsysteem nodig. De noodzaak en mate van ontwikkeling van het systeem is in de notitie opgenomen. De implementatie van het instrumentarium loopt via tijdpad uit notitie. Afgedaan
Prestatie-indicatoren vastgesteld
Oktober 2004
Mei 2005
P&C; Zurcher
Zie hiervoor bij meetinstrumentarium. Afgedaan
Format kwartaalrapportage product
Januari 2005
Maart 2005
P&C; Zurcher
In het eerste kwartaal van 2005 is succesvol een pilot uitgevoerd met betrekking tot tussentijdse rapportages over producten en activiteiten. De stuurgroep heeft het betreffende format vastgesteld. Afgedaan
Format programrekening
Januari 2005
Maart 2005
P&C; Zurcher
In het format van de programrekening zijn wijzigingen doorgevoerd als gevolg van de BBV voorschriften. Afgedaan
Kwartaalrapportages product
Nota S&B, mijlpaal 11
Fout!
Onbekende
Project/ Wie?
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
Actiepunt:
Uit:
Overige werkzaamheden projectgroep P&C
Rapportages grondexploitaties
Risicomanagement
Nota S&B, mijlpaal 25
Producten
Start
Afronding
Project/ Wie?
Status
per 01 juni 2006
Digitaal spoorboekje
Februari 2005
P&C; Zurcher
Er is een digitaal spoorboekje opgesteld. Dit dient de communicatie met betrekking tot de tijdstippen en inhoud van aan te leveren stukken te verbeteren. Afgedaan
Herinrichten begrotingsproces
December 2004
P&C; Zurcher
Het interne begrotingsproces is opnieuw ingericht. Met name in de voorbereiding is efficiencyvoordeel tot stand gekomen door meer gebruik te maken van formats. Afgedaan
Format rapportage
Maart 2005
FI; Buijs
De tussentijdse rapportages gelden ook voor de grondexploitatie. Vanwege het specifieke karakter van grondexploitaties is ook onderzocht of het format van de tussentijdse rapportages volstaat voor de grondexploitaties. Rapportage van beide via de bestaande middelen. Afgedaan
December 2004
FI; Buijs
De uitgangspunten met betrekking tot risicomanagement zijn vastgesteld. Afgedaan
Opstellen uitgangspunten
Fout!
Oktober 2004
Onbekende
schakeloptie-instructie.
Actiepunt:
Project AO
Uit:
Nota S&B, mijlpaal 20
Producten
Start
Afronding
Project/ Wie?
Nota risicomanagement en implementatie
December 2004
December 2005
FI; Buijs
Beschrijvingen ‘pilot’processen
Augustus 2004
November 2004
AO/IC; Bierhuizen
Processen zijn beschreven Afgedaan
Beschrijven processen fase 1 / (prioriteit 1 en 2)
November Mei 2005 2004
AO/IC; Bierhuizen
Afgerond. Processen zijn beschreven Afgedaan
Mei 2005
AO/IC; Bierhuizen
Begin 2006 zijn de processen middels Intranet toegankelijk gemaakt. Afgedaan
December 2005
AO/IC; Bierhuizen
Processen zijn alle beschreven, nog niet alles is geaccordeerd door de proceseigenaren. Deels afgedaan
December 2005
AO/IC; Bierhuizen
Begin 2006 zijn de processen middels Intranet toegankelijk gemaakt. Afgedaan
December 2004
FI; Buijs
Publicatie processen op intranet
Beschrijven overige processen
Maart 2005
Publicatie alle processen op intranet Doorontwikkeling Treasury (incl. debiteuren beleid)
Actualiseren Treasurystatuut
Fout!
Oktober 2004
Onbekende
schakeloptie-instructie.
Status
per 01 juni 2006
De nota risicomanagement is door de Stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (B&W 20-12-’05). De risico’s worden in scores ingedeeld. Afgedaan
Het treasurystatuut is aan de raad ter vaststelling aangeboden (24 november 2005). Afgedaan
Actiepunt:
Uit:
Producten
Start
Afronding
Project/ Wie?
Status
per 01 juni 2006
Implementatie debiteurenbeleid
September December 2004 2004
FI; Buijs
De nota debiteurenbeleid is geactualiseerd en geïmplementeerd (B&W 25-10-’05). Afgedaan
Ontwikkelen monitorsysteem
Nota S&B, mijlpaal 8
Juli 2005
December 2005
P&C; Zurcher
Zie hiervoor bij Meetinstrumentarium. Afgedaan
Kwaliteitshandvesten
Nota S&B, mijlpaal 33
Juli 2005
December 2005
P&C; Zurcher
De notitie over kwaliteitshandvesten is in de Stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (STG 17-11-’05) en wordt in fasen geïmplementeerd. Afgedaan
Uitwerking verordening doelmatigheid ex 213a Gem.Wet
Nota S&B, mijlpaal 28
Format auditplannen
Oktober 2004
Mei 2005
P&C; Zurcher
Afgerond. De uitvoering zal in samenwerking met de gemeenten Voorschoten en Leiderdorp geschieden Afgedaan
Verdere uitwerking verordening ex art 212 Gem.Wet
Nota S&B, mijlpaal 27
Opstellen activaregistratie
Oktober 2004
Maart 2005
FI; Buijs
De nota activaregistratie is opgesteld en vastgesteld (STG 08-09-’05). Afgedaan
Opstellen subsidiebeleid
Oktober 2004
Maart 2005
FI; Buijs
De nieuwe subsidieverordening is aan de raad aangeboden (29-09-2005) Afgedaan
Opstellen aanbestedingsbeleid
Oktober 2004
Maart 2005
FI; Buijs
De nota aanbesteding is door de stuurgroep Sturing en Beheersing vastgesteld (B&W 06-12-’05). Afgedaan
Fout! Onbekende schakeloptie-instructie.
Actiepunt:
Uit:
Producten
Start
Rekenkamer
Nota S&B, mijlpaal 21
Verordening rekenkamer
December 2005
In samenwerking met de gemeenten Voorschoten en Wassenaar is een intergemeentelijke rekenkamercommissie opgezet. Zitting hebben raadsleden en ‘buitenleden’. De benodigde Verordening is op 30-062005 door de raad vastgesteld. Afgedaan
Instellen rekenkamer
December 2005
Zie hierboven. Afgedaan
NB: Deelprojecten: M&S: Visie, Missie & Strategie, AO/IC: Administratieve Organisatie/Interne Controle
Fout!
Onbekende
Afronding
Project/ Wie?
Status
P&C: Planning & Control, FI: Financieel Instrumentarium
schakeloptie-instructie.
per 01 juni 2006
