Wie is er bevoegd om het huishoudelijk reglement op te stellen?

VZW2009.book Page 23 Tuesday, October 20, 2009 4:08 PM

23

DEEL 1: DE IDENTITEITSKAART VAN DE VZW

•

• • •

de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen, ofwel gezamenlijk, ofwel als college, en de duur van hun mandaat. In voorkomend geval, de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de personen gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, hetzij alleen, hetzij gezamenlijk, hetzij als college. In voorkomend geval, de wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de personen aan wie het dagelijks bestuur van de vereniging is opgedragen, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, hetzij alleen, hetzij gezamenlijk, hetzij als college. In voorkomend geval, de wijze van benoeming van de commissarissen; het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen ten laste van de leden; de bestemming van het vermogen van de vereniging ingeval zij wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend; de duur van de vereniging ingeval zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.

Buiten de minimumvereisten staat het elke vzw vrij om de statuten zelf aan te vullen. In de meeste gevallen is het aan te raden de statuten verder uit te werken en er op die manier voor te zorgen dat ze “op het lijf van de vzw worden geschreven”17.

2.3. Het huishoudelijk reglement 38. Naast de statuten kan de interne werking van de vzw ook worden geregeld in een huishoudelijk reglement.

2.3.1. Wat is een huishoudelijk reglement? 39. Een huishoudelijk reglement legt bepaalde bijkomende regels op aan de leden van de vzw. Een huishoudelijk reglement is niet verplicht. Omdat het huishoudelijk reglement ook deel uitmaakt van het “contract” dat elk lid als het ware afsluit met de vzw, zal elk lid het huishoudelijk reglement moeten eerbiedigen.

2.3.2. Wie is er bevoegd om het huishoudelijk reglement op te stellen? 40. Indien men de algemene vergadering de bevoegdheid wil geven om zaken in een huishoudelijk reglement te regelen, dan moet men dat uitdrukkelijk in de statuten

17

Deel 5 “Statuten & werking van de vzw binnenstebuiten gekeerd”, helpt u hierbij. Stap voor stap worden alle mogelijkheden uitgelegd.

lexalis


24

DE VZW STAP VOOR STAP

voorzien. De bevoegdheid om een huishoudelijk reglement op te stellen is immers geen exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering. Indien men dat niet doet, zal de raad van bestuur hiervoor bevoegd zijn. Sinds de nieuwe vzw-wetgeving is de raad van bestuur immers bevoegd voor al datgene dat niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoort of niet expliciet in de statuten aan de algemene vergadering werd toevertrouwd.

2.3.3. Kan het huishoudelijk reglement gewijzigd worden? 41. Een huishoudelijk reglement kan bij een eenvoudige meerderheid van stemmen worden gewijzigd. In tegenstelling tot de statuten is er dus geen 2/3-meerderheid vereist. Toch kan men voor een strengere meerderheid kiezen. Dit dient dan wel in de statuten te worden opgenomen. Er is bovendien geen aanwezigheidsquorum vereist. Een aanwezigheidsquorum wil zeggen dat een bepaald aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om te kunnen beslissen.

2.3.4. Moet het huishoudelijk reglement openbaar gemaakt worden? 42. Het huishoudelijk reglement moet niet openbaar gemaakt worden t.a.v. de buitenwereld. In tegenstelling tot de statuten moet het huishoudelijk reglement niet worden neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel, noch worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

2.3.5. De inhoud van het huishoudelijk reglement 43. De wet geeft geen definitie van het begrip “huishoudelijk reglement”. De wet legt evenmin inhoudelijke bepalingen op. Men is met andere woorden vrij om diverse zaken te regelen in een huishoudelijk reglement. 44. In de praktijk worden de meest uiteenlopende zaken in een huishoudelijk reglement geregeld, zoals: • de werking van de algemene vergadering nader omschrijven (wijze van stemmen,…); • de procedurevoorschriften, zoals toelating van leden tot de algemene vergadering,…; • voorschriften rond het gebruik van het clublokaal; • gedragsregels;

lexalis


25


• • •

kledingvoorschriften; prijsreglementen; enz.

2.4. Samenvatting en besluit 45. Indien men een vzw opricht zal men rekening moeten houden met een bos van regels en verplichtingen. Deze verplichtingen situeren zich op drie vlakken:

1.

2.

3.

Wettelijke verplichten De belangrijkste wettelijke verplichtingen vindt men terug in de vzw-wetgeving. Maar ook daarbuiten bestaat er wetgeving die van toepassing is op een vzw. De statuten De statuten vormen de grondwet van de vzw. Men stelt de statuten op bij de oprichting en kan ze nadien aanpassen door een “statutenwijziging” door te voeren waarvoor de algemene vergadering exclusief bevoegd is. Het huishoudelijk reglement Een huishoudelijk reglement is niet verplicht maar kan bijkomende regels opleggen aan de leden van een vzw. Zorg dat u steeds door de bomen dat bos blijft zien!

STAP 3: De identiteitskaart: wie zal dat betalen? 46. Een vzw oprichten kost geld. Bovendien zullen er ook tijdens het leven van de vzw kosten moeten worden gemaakt. De kosten situeren zich enerzijds op het vlak van bekendmakingen. Anderzijds zullen vooral ook de fiscale verplichtingen kosten met zich meebrengen.

DE IDENTITEITSKAART VAN DE VZW STAP 1:

Op zoek naar de ware identiteit van de vzw

STAP 2:

Gevolgen van die identiteit: een bos vol regels voor de vzw, maar waar zijn de bomen?

STAP 3:

De identiteitskaart: wie zal dat betalen?

STAP 4:

Leve het alternatief: de feitelijke vereniging?

lexalis


26


3.1. Kosten in verband met bekendmakingen 47. Aan het statuut van vzw hangt een prijskaartje. De oprichting van de vzw kost momenteel 148,83 euro (123 euro + 21% btw)18. Deze som dient betaald te worden wanneer men de statuten van de vzw neerlegt op de griffie van de rechtbank van koophandel. De griffie zorgt ervoor dat de statuten vervolgens ook verschijnen in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, zodat iedereen ervan kennis kan nemen. Vanaf het moment dat de statuten ter griffie zijn neergelegd, bestaat de vzw. 48. Zoals hierboven reeds uitgelegd, kan een vzw maar functioneren door haar organen. Het orgaan met de eigenlijke beslissingsmacht is de raad van bestuur. Deze raad van bestuur wordt verkozen door dat andere orgaan, de algemene vergadering. Telkens wanneer er nieuwe bestuurders worden verkozen of wanneer oude bestuurders ontslag nemen of aftreden, moet dat ook aan de buitenwereld bekendgemaakt worden. Hiervoor legt men deze veranderingen, door middel van een speciaal document, neer op de griffie van de rechtbank van koophandel. De griffie zorgt ervoor dat de nodige gegevens ook in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad verschijnen. De prijs die hier (elke keer) voor betaald moet worden, bedraagt 112,41 euro (92,90 euro + 21% btw)19. Merk op Indien de vzw elk jaar nieuwe bestuurders verkiest, zal dat ook elk jaar aan de buitenwereld moeten worden gemeld door middel van de speciale documenten. Men dient dan telkens 98,34 euro te betalen.

49. Hetzelfde geldt ook voor de aanstelling van dagelijks bestuurders en leden van het orgaan van vertegenwoordiging. 50. Ook statutenwijzigingen, naamswijzigingen en wijzigingen van het adres van de maatschappelijke zetel van de vzw zullen bekendgemaakt moeten worden aan de buitenwereld door middel van dezelfde documenten. Deze legt men eveneens neer op de griffie van de rechtbank van koophandel. Ook hier dient een som van 112,41 euro (92,90 euro + 21% btw) te moeten worden betaald voor neerlegging en publicatie van deze wijzigingen.

18

19

Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Het juiste toepasbare tarief kunt u terugvinden op de website www.staatsblad.be (Rechtspersonen: “vzw’s, ondernemingen, verenigingen,…” > Tarief: tabel vzw). Zie voetnoot nr. 24.

lexalis


27


3.2. Daar komt de fiscus! 51. Elke vzw moet zich ervan bewust zijn dat de fiscale verplichtingen de nodige euro’s zullen kosten. Zo moet een vzw eventueel een patrimoniumtaks betalen, kan ze onderworpen zijn aan de rechtspersonenbelasting of aan de vennootschapsbelasting, kan ze verplicht worden om registratierechten of successierechten te moeten betalen, eventueel onderworpen zijn aan de btw-regelgeving, enz.20.

STAP 4: Leve het alternatief: de feitelijke vereniging? 52. De vzw is een rechtspersoon. Dat wil zeggen dat de vzw juridisch bestaat. Het gevolg hiervan is dat de vzw kan deelnemen aan het rechtsverkeer alsof de vzw een mens van vlees en bloed zou zijn.

DE IDENTITEITSKAART VAN DE VZW STAP 1:

Op zoek naar de ware identiteit van de vzw

STAP 2:

Gevolgen van die identiteit: een bos vol regels voor de vzw, maar waar zijn de bomen?

STAP 3:

De identiteitskaart: wie zal

53. Men is echter niet verplicht om de dat betalen? activiteiten van een vereniging in een STAP 4: Leve het alternatief: vzw-structuur uit te oefenen. de feitelijke vereniging? Men kan ook kiezen voor een zogenaamde “feitelijke vereniging”. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid. Dit betekent eigenlijk dat deze vereniging “feitelijk” wel bestaat, maar voor het recht als het ware niet bestaat. •

Een lid of bestuurder in een feitelijke vereniging kan hoogstens contracten afsluiten, mensen tewerkstellen, een clublokaal huren of kopen, enz. met toestemming (volmacht) van de andere leden.

•

Bovendien heeft een feitelijke vereniging geen eigen vermogen. De bezittingen van de feitelijke vereniging zullen eigendom zijn van de leden in onverdeeldheid.

•

Ten slotte bezit de feitelijke vereniging geen eigen verantwoordelijkheid. Indien er iets mis zou lopen, komt men automatisch bij de leden en bestuurders zelf van de feitelijke vereniging terecht.

20

Deze fiscale verplichtingen worden besproken in deel 8 “Fiscale verplichtingen”.

lexalis


28


In de tweede plaats moet men geen speciale dingen doen om een feitelijke vereniging op te richten. Zo moeten er geen statuten worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Ten slotte zijn er in principe geen kosten verbonden aan het oprichten en in stand houden van een feitelijke vereniging.

DE

PRAKTIJKVOORBEELD IDENTITEITSKAART VAN “VZW FANFARE DE TOEKOMST”

Fanfare De Toekomst is een vereniging van een tachtigtal leden: 70 enthousiaste muzikanten en 10 hardwerkende bestuursleden. Een vereniging zoals er duizenden zijn in Vlaanderen… Reeds bij de oprichting namen de stichters de beslissing om de activiteiten uit te oefenen in een vzw-structuur. Voor de oprichting van de vzw is er geen enkele toestemming nodig geweest van de overheid. Het voordeel van een vzw-structuur is dat de vzw rechtspersoonlijkheid bezit. Daardoor kan de vzw Fanfare De Toekomst als vzw verschillende muziekinstrumenten aankopen en had ze de gelegenheid om een prachtig repetitielokaal in eigendom te verwerven. Bovendien kunnen de bestuurders en leden van de vzw in principe niet persoonlijk aansprakelijk gesteld kunnen worden indien er bijvoorbeeld grote verliezen worden gemaakt bij één of andere activiteit. Indien men niet voor de vzw-structuur had geopteerd, zou Fanfare De Toekomst een feitelijke vereniging zijn en zouden de muziekinstrumenten en de repetitieruimte deels eigendom zijn van alle leden. Boven-

dien zouden de leden dan met hun persoonlijk kapitaal moeten instaan voor verliezen die er worden gemaakt na een minder geslaagde activiteit. Vzw Fanfare De Toekomst heeft een bepaald gemeenschappelijk en belangeloos doel voor ogen. Zij wil immers aan iedereen die hierin geïnteresseerd is, een forum bieden waar muziek kan worden gemaakt. Daarvoor zullen er repetities worden ingericht, concerten worden georganiseerd en jeugdmuzieklessen worden verzorgd. Iedereen die lid wil worden van vzw Fanfare De Toekomst kan daarvoor een aanvraag indienen bij de vzw. Dit wil echter niet zeggen dat iedereen zomaar lid kan worden. De vzw zal elke aanvraag immers apart bekijken en dan een beslissing nemen. De vzw kan dus zonder enig probleem kandidaatleden weigeren. Eenmaal men lid is van vzw Fanfare De Toekomst, moet men de statuten en het huishoudelijk reglement naleven. Bovendien moet men het belang van de vereniging op de eerste plaats zetten. Men zou immers kunnen zeggen dat elk lid een contract afsluit met vzw Fanfare De Toekomst.

lexalis


29


Om geld in het laatje te krijgen, organiseert vzw Fanfare De Toekomst jaarlijks een grandioos mosselfeest en gaat ze in de kerstperiode langs de deuren om kerstrozen en ijstaarten te verkopen. Hiermee wordt elk jaar een mooie winst gemaakt. Enkele van de oudere bestuursleden stelden zich de vraag of dat wel mocht, aangezien vzw Fanfare De Toekomst een “vereniging zonder winstoogmerk” is. Zolang de winst echter wordt geïnvesteerd in de vzw om het belangeloos en gemeenschappelijk doel te bereiken, is er geen enkel probleem. Bovendien is de opbrengst van zulke activiteiten broodnodig om de vereiste muziekinstrumenten aan te kopen. Het zou anders zijn, mocht elk lid op het einde van het jaar een bepaalde som uitgekeerd krijgen. De bestuurders en leden van vzw Fanfare De Toekomst zijn er zich van bewust dat de

aangenomen vzw-structuur ook vele gevolgen kent. Ze zullen een bos van regels moeten naleven. Dat begint bij de vele administratieve verplichtingen die worden opgelegd door de vzw-Wet. Daarbij komen nog talloze regels inzake fiscaal recht, sociaal recht, enz. Bovendien moet vzw Fanfare De Toekomst zich ook houden aan de zelf opgestelde statuten en aan het huishoudelijk reglement. Ten slotte hangt er natuurlijk ook een prijskaartje aan die vzw-structuur. De kosten situeren zich enerzijds op het fiscaal vlak en anderzijds bij de diverse kosten in verband met bekendmakingen. Zo moet vzw Fanfare De Toekomst elke keer er nieuwe bestuurders worden benoemd of wanneer bestuurders ontslag nemen een som betalen voor de publicatie hiervan.

lexalis


Wie is er bevoegd om het huishoudelijk reglement op te stellen?

Recommend Documents