WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010

PENINGKATAN PARTISIPASI SEKRETARIS PROFESIONAL DALAM PENGEMBANGAN CITRA PERUSAHAAN Ratiyah Staff Akademik Akademi Sekretari Manajemen Bina Sarana Informatika Jln. Kramat Raya No.168 Jakarta Pusat [email protected] Abstract A professional secretary is an employee in the office that deals with correspondence and help the job of the director. Nowdays the duties and the responsibilities of the secretary are getting more complex and various. Therefore the company needs a professional secretary who has competencies more than abilities in the secretarial fields, which one of them is an ability to be a public relations officer in the company. Those things probably could be a remainder that a secretary as the right hand of the director. To sustain the duties, a secretary needs to supplied with some knowledge about public relations (PR) because whenever a secretary could not be able that will ignore the duties of the director and finally will influence towards the image of the company. Keywords: Professional Secretary, Corporate, Public Relations, Leader Sekretaris yang professional adalah seorang karyawan dikantor yang berurusan dengan korespondensi dan membantu kerja pimpinan. Dewasa ini tugas dan tanggung jawab sekretaris semakin komplek dan beragam. Sehingga perusahaan membutuhkan sekretaris yang profesional yang memiliki kompetensi lebih dari sekedar kemampuan dibidang kesekretarisan, salah satunya adalah kemampuan untuk menjadi public relations officer perusahaan. Hal tersebut mungkin saja terjadi mengingat sekretaris adalah tangan kanan pimpinan. Untuk menunjang tugasnya tersebut sekretaris perlu dibekali dengan pengetahuan-pengetahuan tentang public relations (PR), karena apabila sekretaris tidak menguasainya maka akan menghambat kerja pimpinan dan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap citra perusahaan. Kata Kunci : Sekretaris Profesional, Perusahaan, Public Relation, Pimpinan I. PENDAHULUAN Eksistensi dan fungsi sekretaris saat ini tidaklah sekedar pembantu atau penggembira pimpinan. Karena saat ini sekretaris bukan lagi sebagai obyek, tetapi sebagai subyek penting dalam sebuah perusahaan. Kalau diumpamakan sebuah mobil sekretaris sebagai salah satu komponen mesinnya, artinya disini peran dan kinerjanya sangat berpengaruh terhadap kinerja mobil. Sebagai suatu profesi, sekretaris tidak sepantasnya dipandang sebelah mata karena pada kenyataannya peran dan kinerja sekretaris sangat penting dalam mengembangkan citra perusahaan. Dewasa ini tugas dan tanggung jawab sekretaris semakin komplek dan beragam, sehingga apabila sekretaris tidak menguasainya maka akan menghambat pekerjaan pimpinan dan pada akhirnya citra perusahaan akan buruk. Citra perusahaan adalah hal yang sangat penting sehingga harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan pimpinan, maka dari itu sekretaris harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik. Maka dari itu di

perusahaan sangat diperlukan peran seorang sekretaris profesional yang mau meningkatkan kompetensinya sehingga mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya serta mampu mengembangkan citra perusahaan. Berdasrkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk membahas mengenai “Peningkatan Partisipasi Sekretaris Profesional dalam Pengenbangan Citra Perusahaan II. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sekretaris Menurut H.W.Flower dan F.G.Flower dalam hendarto dan haryono, sekretaris adalah a. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya. b. Pegawai yang ditunjuk oleh oleh masyarakat/perusahaan/perserikatan untuk mengerjakan korespondensi, warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaan.

16


Secara umum sekretaris dapat diartikan sebagai orang yang membantu tugas-tugas pimpinan mulai dari yang menerima dikte, mengkonsep surat, korespondensi, menerima telepon (tamu, memeriksa/mengingatkan pimpinan atas tugas/janji yang telah dibuat, atau hal-hal lain yang dapat membuat kerja pimpinan semakin efektif. Sedangkan yang dimaksud dengan sekretaris profesioanal menurut susilawati (2009) adalah seorang karyawan dikantor yang berurusan dengan correspondence, menyimpan. 2. Pembentukan Citra Perusahaan a. Pengertian Citra Menurut Buchari Alma (2002:317) “citra adalah kesan yang diperoleh sesuai dengan pengetahuan dan pengalaman seseorang tentang sesuatu”. Sedangkan menurut Rhenald Kasali (2003:28) “Citra adalah kesan yang timbul karena pemahaman akan statu kenyataan”. Menurut Philip Kotler (2002:259) “Citra adalah seperangkat keyakinan, ide dan kesan yang dimiliki seseorang terhadap statu obyek”Sedangkan menurut Sutisna (2001:83) “Citra adalah total persepi terhadapsuatu obyek yang dibentuk dengan memproses informasi dari berbagai sumber setiap waktu”. b. Pentingnya Citra Perusahaan Menurut Gronroos dalam sutisna (2001:332) : 1. Menceritakan harapan bersama kampanye pemasaran eksternal, citra positif memberikan kemudahan preusan untuk berkomunikasi dan mencapai tujuan secara efektif sedangkan citra negatif sebaliknya. 2. Sebagai penyaring yang mempengaruhi perepsi pada kegiatan preusan. Citra positif menjadi pelindung terhadap kesalahan kecil, koalitas teknis atau fungsional sedangkan citra negatif dapat memperbesar kesalahan tersebut. 3. Sebagai fungsi dari pengalaman dan harapan consumen atas kualitas pelayanan preusan

4. Mempunyai pengaruh penting terhadap manajemen atau dampak internal. Citra perusahaan yang kurang jelas dan nyata mempengaruhi sikap karyawan terhadap perusahaan. c. Ciri – Ciri Pembentuk Citra Ciri-ciri produk atau jasa yang membentuk suatu citra berkaitan dengan unsur-unsur kegiatan pemasaran. Ciri-ciri pembentuk citra yang sering bersinggungan dengan kegiatan pemasaran, misalnya, merek, desain produk atau jasa, pelayanan, label dan lain sebagainya. Program yang baik dalam suatu perencanaan dalam pengembangan produk atau jasa tidak akan lupa untuk mencantumkan kegiatan perusahaan yang mencakup ciri pembentuk citra untuk produk dan jasa atau perusahaannya. Menurut Shirley harrison (1995:71) Info yang lengkap mengenai perusahaan meliputi 4 (empat) eleven, yaitu: 1. Personality Keseluruhan karaktristik perusahaan yang dipahami Publik sasaran seperti perusahaan yang dapat dipercaya, perusahaan yang mempunyai tanggung jawab social. 2. Reputation Hal yang telah dilakukan perusahaan dan di yakini publik sasaran berdasarkan pengalaman sendiri maupun pihak lain seperti kinerja keamanan transaksi sebuah bank. 3. Value Nilai-nilai yang dimiliki sebuah perusahan dengan kata lain budaya perusahaan seperti sikap manajemen yang peduli terhadap pelanggan, karyawan yang cepat tanggap terhadap permintaan maupun keluhan pelanggan 4. Corporate Identity Komponen-komponen yang mempermudah pengenalan publik sasaran terhadap perusahaan seperti logo, warna, slogan

17

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Exposure

Attention

Image

Behavior

Comprehensive

Sumber: Hawkins et all (2000) consumer behavior: Building market strategy Gambar 1.1proses terbentuknya citra perusahaan Dalam menganalisis dan memberikan Dari gambar diatas proses terbentuknya suatu penilaian terhadap citra yang citra perusahaan berlangsung pada ada pada perusahaan atau produk beberapa tapan: Pertama , obyek digunakan dua metoda yaitu analisis mengetahui (melihat atau Semantic Differential dan analisis mendengar)upaya yang dilakukan audiens. perusahaan dalam membentuk citra 1. Analisis Semantic Differential perusahaan. Kedua, memperhatikan Metoda semantic differential adalah upaya perusahaan tersebut. Ketiga, metoda pengukuran citra melalui setelah adanya perhatian obyek mencoba responden agar memberikan skala memahami semua yang ada pada upaya kualitatif (Sumarto, 1990). perusahaan. Keempat, terbentuknya citra perusahaan pada obyek yang kemudian. Langkah-langkah dalam memberikan Kelima, citra perusahaan yang terbentuk penilaian ini adalah sebagai berikut : akan menentukan perilaku obyek sasaran a.1. Menentukan atribut yang akan diberi dalam hubungannya dengan perusahaan penilaian. a.2. Menempatkan atribut tersebut pada d. Analisis dan Penilaian Citra suatu posisi, misalnya : Cepat Lambat 3 2 1 0 -1 -2 -3 a.3. Responden memberikan suatu tanda nilai yang menggambarkan sikap dari atau check mark pada salah satu kolom responden, misalnya : Cepat X Lambat 3 2 1 0 -1 -2 -3 Untuk perhitungan metoda ini digunakan Mean Aritmatic dengan rumus : X = Nilai-nilai N = jumlah individu X = ( X) : N = Total subyek Analisis Semantic Differential dapat digambarkan sebagai berikut (Kinnear, 1992) : Harga Harga Pelayanan Pelayanan Fasilitas Fasilitas Promosi Promosi Kualitas Kualitas Citra yang diharapkan Citra yang telah terbentuk Gambar 1.2. Perbandingan Citra Perusahaan 2. Analisis Audiens Metoda ini digunakan untuk mengetahui reaksi konsumen atau

responden terhadap atribut penelitian. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

18


2.a. Menentukan atribut dengan perhitungan : -2 -1 0 Tidak pernah Mende Tahu mendengar ngar sekilas sedikit

1 Tahu cukup banyak

2 Sanga t mengetahui

-2 -1 0 1 2 Sangat tidak Agak tidak Tidak bersikap Agak menyukai Sangat suka menyukai menyukai 2.b. Pengukuran analisis audiens = menggunakan rumus mean aritmatik Total subyek dan standar deviasi dengan langkah Selesai perhitungan penilaian, maka sebagai berikut : penyusun akan mengambil suatu 2.b.1. Menghitung jarak mean kesimpulan tentang citra yang 2.b.2. Mengkuadratkan beda mean dikehendaki dan citra yang telah 2.b.3. Menjumlahkan kuadrat beda terbentuk. Apakah citra tersebut mean dan dibagi jumlah individu. memiliki kesenjangan atau tidak dan Untuk perhitungan metoda ini bagaimana cara mengatasinya. digunakan Mean Aritmatic dengan rumus : X= X = ( X) : N Nilai-nilai N = jumlah individu Analisis Audiens dapat digambarkan sebagai berikut (Kotler, 2002) : Disukai 2 1 kurang kenal

-2

-1 1 2 -1 -2 Tidak disukai

sangat kenal

Gambar 2.2. Analisis Audiens Jika mempunyai citra yang posisitf, maka 3. Mampu berfikir, dapat diambil kesimpulan banyak konsumen mengidentifikasi masalah dan yang mengetahui keberadaan perusahaan mencari solusinya tersebut dan menyukainya (Kotler, 2002). 4. Mampu bekerjasama dengan 3. Partisipasi sekretaris professional dalam kelompok pengembangan citra perusahaan 5. Memiliki kemampuan human Sekretaris dalam kedudukannya sebai relations skill orang terdekat dengan pimpinan sering 6. Mempunyai komitmen dengan bertindak sebai public relation officer, tugas baik yang bersifat internal maupun 7. Senantiasa mengembangkan diri eksternal. Hal tersebut berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra Menurut susilawati selain ketrampilanperusahaan. Oleh karena itu menurut ketrampilan diatas, untuk menunjang Susilawati, sekretaris yang profesional tugasnya sebagai public relations harus melengkapi diri dengan berbagai officer, sekretaris harus dibekali juga pengetahuan dan ketrampilan, diluar dengan pengetahuan-pengetahuan tugas-tugas kesekretarisan, yaitu : tentang PR, diantaranya hal-hal yang 1. Ketrampilan berkomunikasi dapat dilakukan oleh PR dalam 2. Kemampuan mencari, mendukung tujuan perusahaan, yaitu menginterprestasikan dan 1. Mempromosikan barang atau jasa memanfaatkan informasi 2. Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan

19


3. Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik 4. Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan 5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenaga kerjaan 6. Meningkatkan nama baik pemegang saham 7. Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan 8. Menginvestigasi pelaku kelompokkelompok yang mempengaruhi organisasi 9. Memformulasikan kebijakankebijakan dan cara penerapannya 10. Memperhatikan perubahanperubahan yang berhubungan dengan PR III. PEMBAHASAN Sekretaris adalah orang terdekat pimpinan yang membantu tugas pimpinan baik di intern maupun ekstern perusahaan. Segala hal yang berhubungan dengan pimpinan harus melalui sekretaris terlebih dahulu. Dan biasanya meja sekretaris selalu di depan ruangan pimpinan agar sekretaris dapat menyeleksi orang-orang yang ingin bertemu pimpinan, apakah perlu dipertemukan langsung dengan pimpinan atau cukup diselesaikan dengan sekretaris sendiri. Sekretaris juga harus selalu berpenampilan rapih dan menarik karena selalu bertemu dengan banyak orang. Misalnya sekretaris harus mendampingi pimpinan dalam acaraacara resmi atau menemui klien, untuk itu sekretaris harus selalu tampil rapih dan menarik karena membawa nama perusahaan. Jika sekretaris penampilannya asal-asalan maka akan berpengaruh terhadap citra perusahaan, orang (klien) akan berfikir perusahaannya juga tidak profesional karena orang-orangnya juga asal-asalan, untuk itu penampilan juga penting untuk sekrataris. Peran dan tanggung jawab sekretaris saat ini makin kompleks dan beragam sehingga perusahaan membutuhkan sekretaris yang profesional yang mampu membantu dan memperlancar kerja pimpinan. Dengan kata lain kinerja pimpinan juga tergantung dari

sekretarisnya, karena sekretaris adalah tangan kanan pimpinan. Untuk itu sekretaris profesional harus mempunyai kompetensi dan pengetahuan lebih dari sekedar tugastugas kesekretarisan. Diantaranya adalah kemampuan berkomunikasi dan bekerjasama dengan kelompok/pihak lain. Citra adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan sehingga harus benar-benar dijaga. Dewasa ini sekretaris juga sangat berperan dalam mengembangkan citra perusahaan. Mengingat sekretaris adalah tangan kanan pimpinan yang selalu berhubungan dengan pihak ekstern untuk memberikan banyak informasi, sehingga sekretaris harus mampu berperan sebagai public relations officer perusahaan. Hal tersebut terkait dengan kemampuan sekretaris dalam hal berkomunikasi dan pengetahuan tentang PR (Public Relations). Dan untuk mendukung perannya sebagai public relations officer, sekretaris profesional harus melengkapi pengetahuannya dengan pengetahuan tentang PR (Public relations). Seorang sekretaris yang kedudukannya sebagai tangan kanan pimpinan sering bertindak sebagai public relation officer bagi perusahaan baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini sangat berhubungan dengan peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menjaga citra perusahaan. Oleh karena itu sekretaris wajib dibekali dengan pengetahuan mengenai public relation (PR) agar mampu memahami masalah-masalah ke PR-an secara mendalam dan memberi kontribusi yang besar tetapi tentunya dalam batas-batas kewenangannya. Kedudukan sekretaris tersebut menjadikan seorang sekretaris harus mengemban tanggung jawab yang besar untuk menjaga citra perusahaan dan menghadapi situasi kritis. Situasi krisis bisa datang sewaktuwaktu dan memerlukan penanganan cepat, sehingga sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan mempunyai peran yang cukup penting. Dalam situasi mendesak seorang sekretaris dapat bertindak sebagai pasukan penyelamat bagi citra perusahaan.

20


IV. PENUTUP KESIMPULAN Eksistensi dan fungsi sekretaris saat ini tidak lagi sekedar pembantu atau penggembira pimpinan, karena pada kenyataannya peran dan kinerja sekretaris sangat penting dalam membantu kelancaran tugas pimpinan dan mengembangkan citra baik perusahaan. Hal tersebut berkaitan dengan kedudukan sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan yang terkadang membuat sekretaris harus berperan sebagai public relations officer. Dan untuk menunjang tugasnya sebagai public relations officer seorang sekretaris harus dibekali dengan pengetahuanpengetahuan tentang PR. SARAN Dan untuk mendukung perannya sebagai public relations officer, sekretaris profesional harus melengkapi pengetahuannya dengan pengetahuan tentang PR (Public relations). Pengetahuan – pengetahuan lain pun sangat dibutuhkan bagi pengembangan diri sekretaris. Selalu menguptodate pengetahuan baik melalui seminar, hubungan dengan relasi juga selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sehingga citra sekretaris sebagai wajah dari perusahaan akan menampilkan citra seperti yang di inginkan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA

Hendarto, M.G.Hartiti dan F.X Tulus Haryono.2003. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM Kotler, Philip.2002.Manajemen Pemasaran: Analisis, Perencanaan, Implementasi dan control, Edisi millenium, Jilid 2.Jakarta:Prenhallindo. Susilawati.2009.Sekretaris sebagai Public Relations. Diambil dari: http://susilawati.wordpress.com (22 Juli 2009) Sutisna. 2001. Perilaku Konsumen dan Komunikasi Pemasaran. Jakarta: PT.Remaja Rosdakarya Hendarto, M.G.Hartiti dan F.X Tulus Haryono.2003. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM Kotler, Philip.2002.Manajemen Pemasaran: Analisis, Perencanaan, Implementasi dan control, Edisi millenium, Jilid 2.Jakarta:Prenhallindo. Susilawati.2009.Sekretaris sebagai Public Relations. Diambil dari: http://susilawati.wordpress.com (22 Juli 2009) Sutisna. 2001. Perilaku Konsumen dan Komunikasi Pemasaran. Jakarta: PT.Remaja Rosdakarya

Alma, Buchari.2002.Manajemen Pemasaran dan Pemasaran Jasa.Bandung: Alfabeta.

21

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010

Recommend Documents