WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 MENCIPTAKAN PARADIGMA SEKRETARIS YANG UNGGUL DAN BISA DIANDALKAN DALAM PERUSAHAAN Widi Winarso Staff Akademik Akademi Manajemen Keuangan Bina Sarana Informatika Jln. Kramat Raya No.25 Jakarta Pusat [email protected]

Abstract Secretary of the powerful are those who can bring leadership qualities in their work. Will be discussed within the terms of the secretary, reliable quality of the secretary, as well as obstacles obstacles faced and how - how to address it. Discussed in a comprehensive and thorough as well as theoretical experience gained from various sources. Arranged as arguments that the secretary can be more than just a secretary. Keywords: Secretary, Quality, Comprehensive, experience, theoretical Sekretaris yang handal adalah mereka yang mampu memunculkan kualitas kepemimpinan dalam pekerjaan mereka. Didalam akan dibahas mengenai pengertian sekretaris, kualitas yang bisa diandalkan dari sekretaris, serta kendala – kendala yang dihadapi serta cara – cara menyikapi hal tersebut. Dibahas secara komprehensif dan menyeluruh berdasarkan pengalaman maupun teoritis yang diperoleh dari berbagai sumber. Disusun sebagai argumen bahwa sekretaris juga bisa menjadi lebih dari sekedar sekretaris.. Kata kunci : Sekretaris, Kualitas, Komprehensif, pengalaman, teoritis I. PENDAHULUAN Lebih dari satu decade yang lalu, profesi sekretaris dipandang sebelah mata oleh masyarakat. Profesi ini selalu menghasilkan omongan yang miring , baik didalam maupun diluar kantor. Wanita muda mengenakan rok mini dengan dandanan menor, mata yang seolah siap berkerling menggoda pimpinan Dewasa ini sekretaris memegang peranan yang potensial dalam perusahaan, dan hal itu dapat dilihat dari banyaknya tuntutan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Sekretaris tidak saja menjadi tangan kanan pimpinan perusahaan, tapi juga harus mampu menghandle semua pekerjaan yang biasa dikerjakan pimpinan. Untuk itu dibutuhkan berbagai ketrampilan maupun multi kemampuan disamping sense of leader bagi sekretaris. Sekretaris yang mempunyai jiwa kepemimpinan. Sekretaris yang bisa mengambil keputusan strategis bilamana atasan berhalangan karena sesuatu hal. Lalu bagaimana menciptakan sekretaris yang unggul? Hal dibawah ini akan dibahas lebih lanjut tentang hal – hal yang harus dilakukan untuk menciptakan sekretaris seperti yang diharapkan perusahaan. Profesi ini menjanjikan prospek yang cerah. Banyak iklan dilowongan diberbagai surat kabar,media dimana posisi sekretaris sangat dibutuhkan. Sekretaris yang dibutuhkan biasanya dibawah umur 30

tahun. Semua itu ditentukan terutama karena terutama pekerjaan sekretaris yang memerlukan tenaga fisik yang ekstra serta ketahanan mental yang kuat pula. Profesi sekretaris memiliki posisi yang unik bila dilihat dari struktur organisasi perusahaan. Seorang sekretaris, dilihat dari posisinya tidak mempunyai anak buah. Jadi siapa yang harus dia pimpin? Itu adalah pertanyan yang sering muncul bila posisi ini hanya dilihat dari struktur organisasi, tanpa mempertimbangkan kenyataan bahwa sekretaris dalam kesehariannya berurusan dengan banyak orang termasuk atasan, pengikut atasannya, kolega atasannya, para tenaga administrasi yang lain sampai tamu dari luar perusahaan, yang demi terciptanya situasi yang kondusif untuk produktifitas harus diatur atau dipimpin. Bilamana tugas dan tanggung jawab sekretaris yang begitu beratnya, lalu bagaimana menciptakan seorang sekretaris yang handal dan bisa dipercaya oleh perusahaan, tulisan ini berusaha menelaah apa itu sekretaris, tugas – tugasnya, serta bagaimana membentuk seorang sekretaris yang ideal yang bisa dibanggakan oleh perusahaan. II. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sekretaris

9

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Kata sekretaris berasal dari bahasa latin secretum yang berarti rahasia atau secretarius/ secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercyaan untuk memegang rahasia. Asal kata secretary dalam bahasa inggris adalah secret yang juga berarti rahasia. Jadi bila dilihat dari asal katanya, sekretaris adalah seseorang yang seharusnya bisa menyimpan rahasia. Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler ( 1142; 2001). Sekretaris adalah: 1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya. 2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya. Menurut The professional Secretary International ( Ikatan Sekretaris Di Amerika ) dalam Tulus ,Hendarto (2003; 19): “An assistant to an executive possessing mastery of office skill and ability to assume responbility without direct supervision, who display initiative, exercise judgement and makes decisions within the scope of her authority.” Dari definisi – definisi diatas dapat diambil kesimpulan kalau tanggung jawab sekretaris berkisar pada urusan administrasi kantor, seperti surat, arsip, dan pengurusan informasi seseorang. Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Bisa dikatakan ia membantu pimpinan yang dilayaninya agar bisa melaksanakan tugasnya sebagai pimpinan. Macam – Macam Sekretaris Pada prinsipnya terdapat dua macam sekretaris, yaitu 1. Sekretaris Pribadi , yaitu sekretaris pembantu perseorangan. Jika seorang sekretaris digaji oleh perseorangan maka ia disebut Private Secretary, sementara bila ia digaji oleh perusahaan maka ia disebut Personal Secetary. 2. Sekretarids Perusahaan/Sekretaris Eksekutif, yaitu sekretaris yang dalam perusahaan mengepalai suatu unit khusus ( secretariat ). Ia merupakan manager diunitnya, mempunyai bawahan yang kerap harus membuat

suatu policy untuk keseluruhan pekerjaan kesekretarisan di perusahaan. Peranan Sekretaris Sekretaris memainkan peranan yang penting antara lain sebagai berikut : 1. Sebagai Beranda Perusahaan Sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktu bisa bertemu agar tidak saling bertabrakan. 2. Filter dan Pengelola Informasi Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi – informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan, 3. Asisten Pribadi / Tangan Kanan Pimpinan Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas bahkan dalam berbagai kesempatan sekretaris mewakili pimpinan untuk akeperluan perusahaan. 4. Secret Keeper / Pemegang Rahasia Sekretaris harus bisa menyimpan rahasia perusahaan, ia harus menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak lain yang tidak berhak. 5. Penasehat untuk dimintakan pendapatnya tentang berbagai hal. 6. Humas bagi Perusahaan Sekretaris ada diantara pihak pimpinan dan pihak lain. Sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar. 7. Perawat / Pelindung Sekretaris harus memperhatikan kondisi fisik pimpinan jangan sampai kelelahan yang berakibat pada sakitnya pimpinan. Tugas - Tugas Sekretaris Tugas – tugas sekretaris bisa dibagi sebagai berikut : 1. Menurut wewenangnya a. Tugas Rutin, yaitu tugas – tugas yang hamper setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan, antara lain : - Korespondensi - Pengurusan surat – surat masuk - Filling - Melakukan pengetikan (surat, laporan, proposal ) - Menelepon dan menerima telepon b. Tugas instruksi, yaitu tugas – tugas yang tidak setiap dihadapi dan hanya

10

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010

c.

2. a.

b.

c.

d.

e.

dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan, antara lain : - Penyusunan jadwal perjalanan - Pengaturan keuangan - Persiapan dan penyelenggaraan rapat Tugas kreatif, yaitu tugas yang dikerjakan sekretaris atas dasar inisiatif - Pembuatan formulir telepon - Menggunting artikel atau iklan di surat kabar - Mengirim ucapan selamat di surat kabar - Mengubah tata ruang kantor Menurut jenis tugasnya Tugas administrasi/perkantoran Yaitu tugas yang berhubungan dengan tulis menulis, dokumentasi dan pengetikan, antara lain : - Menangani surat - Pengetikan laporan - Filling Tugas recepsionis Tugas yang berkaitan dengan pekerjaan komunikasi, antara lain : - Menerima telepon - Melayani tamu - Menyusun jadwal perjanjian pimpinan Tugas keuangan - Menangani keuangan pimpinan - Menangani Petty cash Tugas sosial - Mengatur rumah tangga kantor - Mengirim ucapan selamat kepada relasi - Mempersiapkan resepsi Tugas insidenti - Mempersiapkan rapat - Mempersiapkan pidato, presentasi - Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan

Penilaian Kinerja Sekretaris Kinerja sekretaris juga merupakan salah satu unsur penilaian kinerja seluruh organisasi atau perusahaan. Sebagai individu yang paling dekat dengan atasannya, prestasi seorang sekretaris dapat dengan mudah dapat dilihat langsung oleh atasannya. Dengan demikian atasan menjadi orang yang paling tahu kinerja sekretarisnya. Oleh sebab itu sekretaris yang berprestasi akan diberi lebih banyak tanggung jawab, yang pada akhirnya akan berkembang menjadi tugas pengelolaan suatu proyek. Berawal dari sinilah sekretaris pada akhirnya akan dituntut untuk mengikuti pelatihan manajerial untuk pengembangan karir demi kemajuan organisasi atau perusahaannya

Sekretaris pada hakekatnya merupakan figure dengan kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Peran terpenting sekretaris adalah adalah sebagai penentu suasana dikantornya. Sekretaris yang baik diharapkan dapat menentukan suasana yang kondusif untuk produktifitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya. Mungkin sulit dipercaya bahwa sekretaris yang ideal juga ikut menentukan semangat, irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan. III. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan penulis dalam mengumpulkan dan mengolah data adalah metode kualitatif yaitu metode kepustakaan ( library research ) dan pengamatan ( observacy ). IV. PEMBAHASAN Seorang sekretaris dalam suatu perusahaan haruslah memiliki bekal yang cukup baik yang didapat dari pendidikan formal maupun pendidikan non formal/kursus. Perusahaan menuntut sekretaris yang menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi serta memiliki skill kursus serta mempunyai wawasan yang luas. Adapun syarat – syarat yang harus dimiliki oleh seorang sekeretaris yang andal adalah sebagai berikut : a. Mempunyai skill khusus yang bisa diandalkan seperti penguasaan computer software computer dan hard ware. b. Penguasaan beberapa bahasa asing akan lebih baik lagi dalam kaitannya dalam hubungan dengan relasi luar negeri. c. Memiliki pendidiakan formal yang berhubungan dengan pekerjaannya. d. Cekatan dalam melaksanakan pekerjaannya, tanpa menunggu dari atasan. e. Disiplin dalam berbagai kegiatan atau rutinitas kegiatan. f. Berwawasan luas g. Sabar, mampu menahan diri, mampu menguasai keadaaan dalam berbagai situasi. h. Berpenampilan menarik, sopan dan rapi. Sebelum kita melihat faktor – faktor penunjang yang harus dimiliki bila seseorang hendak menekuni profesi sekretaris, mari kita lihat dulu dari segi apa sajakah seorang sekretaris dinilai : 1. Penampilan dalam kedinasan Walaupun kecantikan bukan merupakan syarat mutlak, seorang sekretaris harus

11

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 tahu bagaimana cara ia menampilkan diri. 2. Kesehatan Dengan irama kerja yang padat dan cepat, sekretaris dituntut untuk selalu dalam kondisi prima, selalu fit dan segar serta energik. Sekretaris yang sakit – sakitan dianggap sebgai pengganggu kelancaran kerja. 3. Kemampuan berkomunikasi Seorang sekretaris menghabiskan hampir sebagian besar waktunya untuk berhubungan dengan orang lain. Apalagi jika sekarang hampir setiap negara membuka kran keterbukaan dengan dunia luar dalam berbagai bidang kehidupan. Maka setiap perusahaan dalam hal ini seorang sekretaris dituntut untuk bisa berkomunikasi sebagai wakil perusahaan dengan perusahaan lain. 4. Kemampuan teknis untuk mengerjakan tugas secara sempurna Sekretaris sekarang yang dibutuhkan adalah seorang yang memiliki tingkat intelegensia diatas rata – rata yang membuatnya mampu mengikuti irama kerja pimpinan dan mengemban semua tugas dan instruksi dari para eksekutif, mampu mengerjakan tugas sesuai dengan kesempatan yang diberikan, kemampuan beradaptasi dengan dengan bisnis perusahaan.. 5. Kepribadian dan sikap mental positif. Kepribadian dan sikap yang positif sangat dibutuhkan seorang sekretaris dimana jika ia terjebak dalam pergaulan yang negative maka ia akan menjadi orang yang tidak disenangi dalam pergaulannya. Disamping hal – hal diatas untuk menjadi sekretaris yang baik harus memenuhi persyaratan – persyaratan antara lain : Syarat – syarat Primer : Persyaratan primer merupakan persyaratan dasar yang harus dimiliki seseorang yang ingin memulai karir sebagai sekretaris : 1. Minat Sama halnya dengan profesi yang lain, yang pertama harus anda lihat adalah seberapa jauh anda ingin menekuni bidang ini. Kita harus menempatkan pengertian yang benar tentang apa dan bagaimana sebenarnya seorang sekretaris. Tidak dipungkiri walaupun ada banyak kelebihannnya , tidak semua orang berminat menjadi pembantu dikantor biarpun pembantu pimpinan. Bila kita tidak berminat pada suatu

pekerjaan, maka kita tidak akan berhasil dalam pekerjaan tersebut. Kita bisa melihat minat seseorang dari keinginannya yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang ditekuni. 2. Sifat dan Kepribadian Salah satu keunikan dari profesi sekretaris adalah juga membutuhkan sifat dari berbagai profesi. Sifat dasar yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris adalah; a. Sifat yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugas, antara lain: o Akurat, yaitu ketelitian dan sifat hatihati dalam melaksanakan tugas. Apabila sekretaris meninggalkan sifat accuracy ini, akan ada dua kemungkinan yang akan terjadi: - Bila pimpinan seorang yang teliti, akan menyulitkan dan membebani pimpinan untuk meneliti kembali pekerjaan anda. - Bila pimpinan sama tidak teliti, keduanya merupakan kombinasi yang akan mengalami kegagalan dalam banyak tugas. o Cermat, yaitu mampu mengerjakan tiap – tiap bagian dari suatu pekerjaan dari awal sampai akhir dengan sempurna tanpa diberi petunjuk oleh orang lain. Dasar dari sikap ini adalah detail minded, mau memperhatikan, mengingat, dan mengerjakan tiap – tiap bagian pekerjaan sampai sekecil – kecilnya. o Banyak akal, kreatif, dan mampu mencoba atau mencari berbagai cara untuk memecahkan berbagai masalah. Dasar dari masalah ini adalah rasa tidak mudah putus asa. Sekretaris perlu kreatif dalam mengahadapi keterbatasan – keterbatasan yang ada. Kreativitas adalah bagian dari berpikir yang diperlukan untuk mendapatkan ide – ide baru yang segar. Bagian berpikir yang lain yang analitis yang mana memungkinkan kita menerapkan ide – ide tersebut. Bagaimana memperoleh ide – ide yang kreatif? Satu hal yang perlu anda lakukan adalah jangan sampai membatasi pikiran anda dengan realita saja, melainkan membiarkan pikiran – pikiran kita merambah hal – hal yang diluar pikiran kita pada umumnya. o Penuh pertimbangan dan mampu membuat perhitungan sebelum bertindak atau melakukan suatu hal.

12

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Good judgement ini terutama diperlukan saat pimpinan tidak ada ditempat. Hal – hal yang harus dilakukan adalah : - Ketahui permasalahan yang sedalam – dalamnya. - Pelajari semua factor yang berhubungan dan kemungkinan akibatnya. - Bertindak sesuai perhitungan dan pertimbangan. o Inisiatif, yaitu mampu menemukan dan mengerjakan sesuatu tanpa harus diberi tahu oleh orang lain. Satu hal yang perlu diingat adalah jangan sampai inisiatif ini melangkahi wewenang / kebijaksanaan pimpinan. b. Sifat yang dibutuhkan dalam dalam melaksanakan Human Relation antara lain : o Considerate, yaitu sifat rela memikirkan dan bersedia mendahulukan kepentingan orang lain, baik hati dan rela menolong. o Tactful, yaitu hati – hati dalam memilih kata, berkomentar dan tindakan agar tidak menyinggung perasaan orang lain atau membuat orang lain malu. o Discrete , yaitu berhati – hati dan bijaksana, tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berhak atau tidak berkepentingan. o Loyal, merupakan sikap dan setia kepada perusahaan umumnya dan pimpinan khususnya. o Objective, adalah sikap adil dalam memberikan penilaian, rasional, tidak memutuskan sesuatu atau berpendapat berdasarkan perasaan saja. Sekretaris harus menyadari bahwa perilakunya kerap dihubungkan atau dianggap sebagai cerminan perilaku atasannya. Beberapa persyaratan personal yang diinginkan pimpinan dari sekretarisnya, misalnya : o Penuh pertolongan kepada orang lain. o Penuh kesetiaan kepada perusahaan. o Percaya diri, proaktif dan penuh tanggung jawab. o Memiliki pengertian terhadap perusahaan. o Periang, humoris dan manusiawi. 3. Keterampilan Dalam menunjang pekerjaaan sehari– hari, sekretaris mem-butuhkan modal ketrampilan dasar yang cukup, yaitu : o Bahasa

Seorang sekretaris wajib memahami dan menguasai ketrampilan berbahasa dengan sempurna, lisan dan tulisan. Diharapkan seorang sekretaris menguasai bahasa asing, semakin banyak yang dikuasai maka akan semakin bagus. o Mengetik ( Manual, elektronik, computer ) Hampir semua tugas pimpinan yang berkaitan dengan tulis menulis dilakukan oleh seorang sekretaris, dimana hal ini mengharuskan seorang sekretaris menguasai ketrampilan mengetik dengan cepat, namun juga tepat dan sempurna. o Stenografi Indonesia dan Inggris Tulisan steno merupakan tulisan ringkas untuk membuat sekretaris sedikit terbantu mengejar ketinggalan kerjakarena cepatnya pola pikir kerja pimpinan. Dengan menguasai teknik menulis cepat. o Korespondensi Dengan ketrampilan membuat surat dengan sempurna, pimpinan tidak perlu memikirkan terlalu detail apa yang harus dituliskan, cukup dengan memberikan pengarahan apa yang ingin disampaikan dalam surat yang ingin dikirimnya o Kearsipan Penyimpanan dokumen yang rapi dan teratur akan memudahkan pimpinan untuk mengambil kembali dokumen yang disimpan yang diperlukan disuatu waktu. o Tugas –tugas kesekretarisan seperti menelepon, menerima tamu, mengatur perjalanan dinas dan pertemuan bisnis dan lain sebagainya. 4. Pengetahuan Pengetahuan umum yang luas yang ditambah lagi dengan pengetahuan yang luas akan tugas – tugas perkantoran dan pengetahuan ekonomi bisnis akan sangat membantu tugas anda dalam mendampingi eksekutif di perusahaan anda. Banyak membaca dan terus mengikuti perkembangan zaman dan berita – berita surat kabar maupun media elektronik lainnya akan sangat membantu menjadikan anda seorang yang dinamis. Syarat – syarat Sekunder Merupakan persyaratan yang tidak kalah pentingnya karena merupakan dasar untuk memiliki karir yang sukses dalam dunia kesekretarisan, yaitu : 1. Kepandaian untuk mengatur waktu secara seefektif dan seefisien mungkin.

13

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Istilah yang sering digunakan adalah Work Smart Not Hard merupakan cerminan seorang yang mampu mengatur waktunya dengan baik. 2. Penuh dedikasi dalam melaksanakan tugas. Dedikasi berarti pilihan untuk berkorban diri dan memfokuskan diri pada tugas – tugasnya. 3. Kemampuan untuk menjaga rahasia perusahaan / pimpinan dengan baik. Inilah inti dasar dari pekerjaan sekretaris dan merupakan Etika Profesi Sekretaris sehingga jangan sampai dilupakan. 4. Kemampuan dan kesanggupan menyajikan tugas secara rapi dan professional. Pengembangan Kepercayaan diri Didalam pekerjaannya, sekretaris berhubungan dengan banyak pihak, dari petugas minuman sampai para manajerbdan petinggi – petinggi organisasi atau perusahaan. Selain itu sekretaris juga harus menemui para tamu atau pengunjung yang ingin bertemu dengan atasannya. Beberapa sekretaris bahkan harus mengikuti rapat diluar lokasi atau kantor organisasi atau perusahaan. Hal ini melatih sekretaris tersebut untuk berani bertatap muka, berbicara, mengemukakan pendapat, dan bahkan menolak pendapat orang lain. Dengan perkataan lain sekretaris lebih terlatih untuk mengembangkan percaya diri, yang merupakan syarat utama bagi seorang pemimpin yang berwibawa. Pengembangan Karir Sekretaris Sebagai karyawan, yang juga asset organisasi perusahaan, sekrtetaris juaga dibimbing untuk mengembangkan karirnya. Dalam mengembangkan karir atau dalam membuat perencanaan kariernya, sekretaris harus melupakan anggapan sebagian besar orang bahwa sekretaris merupakan posisi akhir karir ( mentok ). Marss dan Marss ( 33; 1984 ) menyebut pengembangan karir sebagai ‘ secretarial laddership’ dimana dia mendorong sekretaris untuk mengambil manfaat dari semua kemudahan yang dia miliki dalam perannya sebagai orang yang paling dekat dengan atasannya. Hal – hal yang perlu dilakukan untuk pengembangan karir tersebut adalah sebagai berikut : a. Pendidikan Lanjutan dan Pelatihan Ambilah setiap kesempatan yang diberikan oleh perusahaan untuk mempelajari teknologi atau system baru, misalnya menghadiri seminar, ikut serta

b.

c.

d.

e.

dalam program pelatihan perusahaan. Kegiatan belajar juga bisa dilakukan dengan mengunjungi salah satu staff ahli dalam perusahaan untuk menimba ilmu dan membuka wawasan kita. Membaca Jadikan kebiasaan membaca buku – buku tentang teknologi terbaru dan jurnal – jurnal ekonomi yang berhubungan dengan perusahaan akan semakin membuka cakrawala seorang sekretaris akan dunia usaha. Banyak karier seorang sekretaris yang mandeg karena kemampuannya yang terbatas hanya tugas – tugas administrasi rutin seperti pengetikan dan surat menyurat. Bergaul dengan Kaum Profesional Dengan masuk ke dalam perkumpulanperkumpulan yang menawarkan informasi, dukungan dan kesempatan pengembangan karier seorang sekretaris. Sekarang ini semakin banyak event yang memungkinkan sekretaris bertemu dengan rekan-rekan seprofesi maupun kalangan bisnis dan profesioanal muda, hal ini dapat dipergunakan untuk menambah wawasan sekretaris akan dunia diluar perusahaannya. Tingkatkan efektifitas dan efisiensi kerja Untuk berhasil seorang sekretaris harus bekerja lebih keras dan cepat dari orang lain dan menghasilkan lebih banyak bagi perusahaan. Kemukakan Ide dan Bersikaplah Positif Bekerja dengan manajemen dengan manajemen penentu arah perusahaan memungkinkan suara dan ide kita lebih mudah didengar. Bersikaplah positif, jangan selalu menunggu instruksi.

V. PENUTUP KESIMPULAN Bahwasanya seorang sekretaris tidak bisa lagi dipandang sebelah mata mengingat berbagai kualifikasi yang harus dimilikinya. Tidak saja cantik, menarik tetapi juga mempunyai berbagai kualifikasi yang tidak dimiliki oleh karyawan lain dalam perusahaan. Seorang sekretaris diharapkan tidak saja handal dalam menangani pekerjaan – pekerjaan rutin sekretaris, melainkan harus menguasai soft skill. Pengusaan ilmu pengetahuan dan teknologi juga menjadi hal yang mutlak diperlukan bagi sekretaris disamping memperbanyak dan memperluas wawasan

14

WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 dari buku-buku, jurnal ekonomi, maupun dari lingkungan pergaulan baik seprofesi maupun tingkat yang lebih tinggi. Semuanya menjadi syarat yang wajib dimiliki bagi seorang sekretaris jika ingin menjadi sekretaris yang handal dan bisa dibanggakan bagi perusahaan. SARAN Belajar dan terus belajar serta selalu meng-up to date pengetahuan dan teknologi baik dari buku, jurnal ekonomi serta memperluas jaringan sangat diperlukan bilamana ingin menjadi sekretaris yang handal serta bisa dibanggakan perusahaan. Wawasan yang luas serta Soft Skill juga mutlak diperlukan bagi pengembangan karir sekretaris.

DAFTAR PUSTAKA Hendarto, Hartiti M.G, Tulusharyono, MM, Menjadi Sekretaris Profesional, Penerbit Lembaga Manajemen PPM& Penerbit PPM, Jakarta, Februari 2003. Prasetyo, Ristiyanti, Pengembangan Karier Sekretaris, Kepemimpinan, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta, 2006. H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3, hal 1142. http//:www.klikkarir.com, Strategi Menjadi Sekretaris Handal, Artikel karir lowongan kerja, 13 Sepember 2008. Marrs, W.J dan Marrs, T.W, Secretary Today, Manager Tomorrow. New York; Arco Publishing, Inc, 1984

15