WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 PENANGANAN DOKUMEN ADMINISTRASI SECARA ELEKTRONIK TERHADAP KELANCARAN PENGIRIMAN BARANG PADA PRODUCT DELIVERY SECTION PT. AMOCO MITSUI PTA INDONESIA CILEGON Rae Netsi Hudy dan Ika Kartika Sari Akademi Sekretari Manajemen Bina Sarana Informatika Jln. Kramat Raya No.168 Jakarta Pusat
[email protected] Abstract To fulfill the need of customer is a main purpose of company operation and of course it is the last process of the company operation or business to get profit. Product Delivery at Product Delivery Section PT. Amoco Mitsui PTA Indonesia Cilegon has used the tools in modern design, from the administration to product loading and handling process that will be delivered to customer and also the monitoring process or route control of product delivery to customer as well as the mapped and for sure, this is schedulled, organized and computerized monitoring. The administration of PTA (purified terepthalic acid) delivery to customer, has completed by enclosing product identity document or Delivery Note. Product Delivery Section PT. Amoco Mitsui PTA Indonesia Cilegon as a section that handling the administration electronically of product delivery process. Keywords: Document Electronically Handling, Product Delivery and Administration. Abstraksi Pemenuhan kebutuhan pelanggan merupakan tujuan utama dari operasional perusahaan yang tentunya menjadi proses akhir sebuah kegiatan usaha atau bisnis dan bermuara pada perolehan profit (keuntungan) dari kegiatan operasional perusahaan tersebut. Kegiatan pengiriman barang pada Product Delivery Section PT. Amoco Mitsui PTA Cilegon, telah menggunakan peralatan penunjang yang serba canggih dan modern. Mulai dari kegiatan administrasi sampai proses Product Loading and Handling yang akan dikirim ketangan pelanggan hingga proses pemantauan atau route control pengiriman ketujuan customer yang telah direncanakan atau dipetakan dengan jadwal yang terorganisir dan dipantau secara terkomputerisasi. Kegiatan administrasi pengiriman bubuk PTA yang akan dikirim kepada customer, dilengkapi dengan dokumen identitas barang yang disebut Delivery Note atau Surat Jalan. Product Delivery Section PT. AMI Cilegon dalam hal ini menangani kegiatan administrasi pengiriman barang secara elektronik dengan terkomputerisasi. Kata Kunci: Penanganan Dokumen secara Elektronik, Dokumen Administrasi, Kegiatan Pengiriman Barang. I.
PENDAHULUAN
Perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat dengan daya saing tinggi dalam segi kualitas dan kuantitas, untuk hal itu dalam dunia usaha faktor efisiensi dalam berbagai bidang, merupakan suatu sarana dan strategi yang penting bagi perusahaan guna memenangkan persaingan yang memacu untuk meningkatkan daya saing produksi yang lebih baik. Dalam hal ini dokumen administrasi pengiriman barang berhubungan erat dengan aktivitas kehidupan sehari-hari perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Aktifitas ini mempunyai peran penting dalam kegiatan organisasi, sehingga dunia usaha mempersiapkan beberapa keunggulan seperti; kesiapan tenaga kerja yang memiliki keahlian, fasilitas yang memadai,
produktivitas yang tinggi dan juga pelayanan yang baik. Kerjasama yang baik antar karyawan akan menciptakan kinerja yang maksimal, selain itu juga komunikasi merupakan salah satu faktor yang mendukung terjalinnya kerjasama didalam aktivitas perusahaan, serta merupakan proses pemberian informasi dari satu pihak dengan pihak lain melalui proses timbal balik ini terjalinlah kerjasama yang baik. Umumnya terjadi proses pengiriman barang dikarenakan adanya kebutuhan dari pihak pelanggan (customer) dalam hal pemenuhan kebutuhan bahan baku produksi untuk kegiatan operasional perusahaannya. Product Delivery Section merupakan bagian terpenting dalam sebuah perusahaan, khususnya pada PT. Amoco Mitsui PTA Indonesia Cilegon, karena unit
43
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 kerja tersebut memiliki peran sebagai perantara untuk proses penjualan hasil produksi. Tahapan-tahapan sistem dan prosedur pengiriman barang antara lain; adanya permintaan/order dari customer sehingga bagian Marketing Pusat PT. AMI Pusat di Jakarta mendapat surat permintaan pengiriman Barang (Delivery Order) dan segala kegiatan yang berhubungan dengan pemenuhan permintaan barang dapat dipenuhi secepatnya. II.
LANDASAN TEORI
Pengertian Pengaruh Penanganan Dokumen Administrasi Secara Elektronik terhadap Kelancaran Administrasi Pengiriman Barang. Pengertian dari Judul ini menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2005 : 1.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:849).Pengaruh berarti daya yang ada atau timbul dari sesuatu (orang, benda) yang ikut membentuk watak, kepercayaan atau perbuatan seseorang. 2.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:272) Dokumen berarti: surat yang tertulis atau tercetak dan dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; rekaman suara, gambar dalam film, dan lain sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. 3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:9) Administrasi berarti: a.Usaha dan kegiatan yang meliputi ketetapan dan tujuan serta penetapan caracara penyelenggaraan pembinaan organisasi. b.Usaha-usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan c.Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan d.Kegiatan Kantor dan Tata Usaha. 4.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:66) Arsip berarti : Dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb) atau bergambar (foto, film, dsb) diwaktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb) biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. 5.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:294) Elekronik berarti:
Alat yang dibuat berdasarkan prinsip elektronika; hal/benda yang menggunakan alat-alat yang dibentuk/bekerja atas dasar elektronika. 6.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:572)Pengiriman berarti: Proses, cara, perbuatan mengirimkan bahan/barang sehingga berjalan dengan lancar hingga tempat yang dituju. 7.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:107) Barang adalah : a. Benda umum (segala sesuatu yang berwujud atau berjasad, cair, keras, dsb). b. Barang yang akan dijual ( barang dagangan ) c. Barang yang terpakai habis dalam produksi atau yang menjadi bagian dari produksi ( barang industri ). Pengertian Arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:3) istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata archie, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan mengalami perubahan menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Jadi yang dimaksud arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya. Berikut ini pengertian Arsip menurut para ahli: 1. Menurut Undang – Undang nomor 7 tahun 1971, dalam Sugiarto dan Wahyono (2005:4) arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 2. Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2004:107), arsip adalah suatu kumpulan dokumentasi yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jenis – jenis Arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:10), jenis-jenis arsip dapat dibedakan antara lain :
44
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu : a. Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya. b. Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar. c. Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya. d. Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkip , mahasiswa, dan sebagainya. 2. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi : a. Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya. b. Pita rekaman c. Mikrofilm d. Disket e.Compact Disk (CD) 3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaanya Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya. Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu : a.Arsip bernilai informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya. b.Arsip bernilai administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, prosedur kerja, surat keputusan, uraian tugas pegawai dan sebagainya. c.Arsip bernilai hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan, dan sebagainya. d.Arsip bernilai sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa, dan sebagainya. e.Arsip bernilai ilmiah, contoh : hasil penelitian f.Arsip bernilai keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
g.Arsip bernilai Pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya. 4. Arsip menurut Sifat Kepentingan Penggolongan arsip ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu : a.Arsip Tidak Berguna (non esensial), contoh : surat undangan, memo, dan sebagainya. b.Arsip Berguna, contoh : presensi pegawai, surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya. c.Arsip Penting, contoh : surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, dan sebagainya. d.Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah pembangunan, dan sebagainya. 5. Arsip menurut Fungsinya Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu : a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. b. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Sistem Kearsipan Elektronik Berbasis Komputer Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:137) bahwa Sistem Kearsipan Elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konsvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumendokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka Sistem Kearsipan Berbasis Komputer ini memiliki kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll ) atau dokumen (*.doc,txt, dll ). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik, maka pada kearsipan elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file. Tabel dibawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kerasipan elektronik.
45
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010
Komponen
Kearsipan Konvensional Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik.
Kearsipan Elektronik Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database
Map
Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip.
Arsip
Lembaran-lembaran hard copy.
Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen Lembaran-lembaran surat yang sudah ditransfer ke dalam file gambar/teks
Kabinet
surat
Sumber : Sugiarto dan Wahyono (2005:138) Tabel II.1. Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik Pengertian Manajemen dan Administrasi Menurut Sugiyono (2008:21): dalam arti yang sama, administrasi dan manajemen adalah sinonim yang penggunaannya dapat secara bergantian (interchargeable). Orlosky (1984:1-2) dalam Sugiyono (2008:21) menyatakan: ”the term administration and management do not have precise meanings, administration and management are frequently treated as synonimous and interchargeable term”. Dalam arti yang berbeda, kedudukan administrasi (dalam arti luas) lebih tinggi daripada manajemen. Administrasi menentukan kebijakan kemana organisasi akan dibawa, sedangkan manajemen merumuskan bagaimana melaksanakan kebijakan yang telah digariskan oleh administrator. Administrasi menentukan ”what” and ”Policy making” sedangkan Manajemen menentukan ”how” and ”policy executing”. Menurt Terry dalam Sugiyono (2008:22); manajemen adalah ”a body of systematic knowledge accumulated and accepted with reference to understanding of general truth concerning management”. Sedangkan seni manajemen diartikan sebagai ”personal creative power plus skill in performance” selanjutnya fungsi manajemen menurut Terry adalah Planning, Organizing, actuating and controlling (POAC) sedangkan menurut Gullick dalam Sugiyono (2008:22) adalah bahwa fungsi manajemen meliputi planning, organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting and Budgetting (POSDCRB). Pengertian (Distribusi)
Pengiriman
Barang
Beberapa pengertian kegiatan pengiriman barang atau distribusi barang sampai ketangan pelanggan dipaparkan penulis dalam uraian menurut para ahli berikut ini.
1.
Fungsi Transportasi dalam Bisnis, Cakupan Distribusi serta Alasan Diadakannya Kegiatan Distribusi Menurut Alma ( 2006:251 ) mengatakan bahwa: dari segi bisnis, transportasi mempunyai fungsi sebagai berikut: Menggerakan bahan baku dari sumbernya ke daerah konsumen 2. Mengirimkan barang setengah jadi ke pabrik. 3. Mengangkut barang jadi kegudang. 4. Mengangkut barang dari pabrik utama ke cabang-cabang perusahaan. 5. Menyebarkan barang dari gudang ke grosir, retailer dan konsumen. 6. Mengangkut orang dari satu tempat ke tempat lainnya. Program penjualan dan distribusi mencakup semua aktifitas yang berhubungan dengan kontak personal langsung dengan para pembeli akhir/ dengan pedagang grosir/perantara eceran, proses perancangan dan pengevaluasian program ini meliputi 4 langkah pokok dibawah ini: 1. Menentukan tujuan penjualan dan distribusi dalam rangka menerapkan strategi pemasaran perusahaan. 2. Mengidentifikasi daya tarik penjualan yang paling tepat untuk digunakan dalam pencapaian tujuan 3. Menentukan dan menugaskan sumber daya manusia dan finansial yang dibutuhkan untuk program penjualan dan distribusi.
46
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 4.
Mengevaluasi kinerja program dalam rangka menyesuaikan program bilamana
perlu.
Menetapkan tujuan penjualan dan distribusi
Memilih daya tarik penjualan
Menentukan Anggaran
Modifikasi Program Mengevaluasi Kinerja Program
Sumber : Tjiptono (2008:586) Gambar II. 1 .Diagram Unsur – unsur program penjualan dan distribusi Menurut Prawirosentono (2007:263) distributor yang digunakan dan jumlah mengatakan bahwa istilah masing-masing tipe distributor. transportasi/distribusi mengandung makna Menurut Mursid (2006:85-86) bahwa adanya perpindahan atau aliran mengungkapkan bahwa saluran distribusi barang dari suatu tempat ke tempat lain atau merupakan perantara yang turut serta dalam adanya pemindahan barang dari suatu proses pemindahan barang dari produsen ke tempat ke tempat lain, mendistribusikan konsumen, jadi saluran distribusi meliputi barang dari suatu tempat ke tempat lainnya semua kegiatan yang berhubungan dengan memerlukan alat dan biaya transportasi. usaha untuk menyampaikan barang-barang Alasan distribusi menurut hasil produksi suatu perusahaan dari Prawirosentono (2007:265) adalah dalam prosusen kepada pembeli atau calon rangka menciptakan nilai tambah (added konsumen. 3 (tiga) macam penyaluran value) atau nilai tempat (placement value). barang hasil produksi : Alat angkut yang digunakan bisa 1. Penyaluran langsung, yaitu dari direncanakan sesuai kebutuhan. Metode produsen ke konsumen transportasi/distribusi bukan hanya 2. Penyaluran semi langsung, yaitu dari memindahkan barang dari suatu tempat, produsen melalui perantara, kemudian tetapi juga menghitung biaya paling ke konsumen minimal. 3. Penyaluranl tidak langsung, yaitu menggunakan 2 (dua) atau lebih Unsur-unsur Program Penjualan dan perantara, kemudian ke konsumen. Distribusi beserta Salurannya Menurut Tjiptono (2008:588) Sifat barang menjadi dasar Mengatakan bahwa Saluran Distribusi pertimbangan untuk pemilihan saluran merupakan serangkaian partisipan distribusi yang ditempuh, pedoman untuk organisasional yang melakukan semua memilih saluran distribusi adalah sebagai fungsi yang butuhkan untuk menyampaikan berikut : produk/jasa dari penjual ke pembeli kahir. 1. Sifat barang Sistem distribusi dapat mencakup partisipan 2. Sifat penyebaran barang ”spesialis” (misal: perusahaan angkutan, 3. Alternatif biaya freight forwarders, pergudangan seperti 4. Modal yang dapat disediakan bank, perusahaan komunikasi, perusahaan 5. Tipe keuntungan riset, pemasaran, dll) juga tidak kalah 6. Jumlah pembelian pentingnya struktur saluran distribusi ditentukan oleh tiga elemen: tugas dan Alternatif Distribusi untuk Barang aktivitas yang dilakukan perantara, tipe Industri
47
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Menurut Mursid (2006:87-88) menguraikan perihal alternatif distribusi untuk barang industri sebagai berikut : 1 Distribusi Intensif yaitu perusahaan menggunakan banyak penyalur, terutama pengecer agar mudah mendekati konsumen, sehingga mempercepat pemenuhan kebutuhannya karena makin cepat terpenuhi kebutuhannya, maka menimbulkan kepuasan konsumen (customer satisfaction). 2
Distribusi selektif yaitu perusahaan memilih beberapa pedagang besar dan pengecer dalam suatu daerah tertentu. Saluran ini seringkali dipakai untuk memasarkan barang keperluan/spesial produk, produk baru. Sedangkan untuk barang industri jenis perlengkapan tambahan, penggunaan distribusinya sangat selektif untuk
3
menghindari penyalur yang banyak, tetapi tidak menguntungkan. Distribusi eksklusif yaitu perusahaan hanyalah menggunakan satu penyalur yaitu satu pedagang besar ataupun pengecer dalam daerah tertentu. Dalam hal ini memudahkan prosedur dalam mengadakan pengawasan seperti tingkat harga eceran, pelaksanaan periklanan dan keuntungan lainnya penyalur akan mempunyai pelanggan yang banyak. Distribusi ini banya digunakan pada barang spesial, penyalur bersedia membuat persediaan dengan jumlah besar, produknya dijual disertai dengan pelayanan purna jual (After Sales Service).
Tabel II. 2. Alternatif Strategi Distribusi untuk Barang Industri berdasarkan Intensitasnya No.
Jenis Barang Industri
Panjangnya Saluran
1
Bahan Mentah
Umumnya Pendek
Alternatif Strategi Distribusi Intensif
2
Bahan Buatan
Umumnya Pendek
Intensif
3
Instalasi
Umumnya Pendek
Eksklusif
4
Peralatan Pelengkap
Umumnya Sedang
Selektif
5
Barang Suplai Operasi
Umumnya Sedang
Intensif
Sumber : Mursid (2006: 89) Gambar diatas adalah merupakan panduan pemilihan alternatif strategi distribusi untuk barang industri berdasarkan intensitasnya. Pada kegiatan pengiriman barang bubuk PTA yang dilakukan oleh Product Delivery Section PT. AMI Cilegon sebagai barang suplai operasi, alternatif yang cocok adalah menggunakan pilihan strategi distribusi intensif karena intensitas pengiriman yang rutin dan kontinyu. III.
METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini data yang penulis kumpulkan berupa data primer atau langsung dari lokasi penelitian dan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan studi pustaka (library research) . IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan transaksi bisnis yang menjadi bagian dari operasional perusahaan, membutuhkan penanganan dokumen dengan perhatian serius. Dokumen-dokumen yang dibuat dan yang diterima oleh PT. AMI diatur menggunakan sistem penyimpanan yang sederhana namun syarat akan kecanggihan teknologi dengan penggunaan SAP (Sistem Aplikasi Program). Pada pembahasan ini kami akan mengulas lebih rinci kegiatan penanganan dokumen administrasi yang dijalankan oleh Product Delivery Section atau yang biasa disebut Unit Kerja Pengiriman Barang. Delivery Note yaitu dokumen yang merupakan tahapan akhir dari proses kegiatan transaksi bisnis yang dijalankan oleh PT. AMI. Adapun tahapan proses terjadinya order dari para customer telah kami bahas pada bab sebelumnya. Dokumen
48
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 Delivery Note ini menjadi tanggung jawab bagian Product Delivery untuk disimpan secara manual/fisik dokumen yang kemudian disimpan pada gudang data setelah dokumen-dokumen tersebut secara terelektronik diinput dengan komputer yang kemudian disimpan oleh seorang petugas di bagian Product Delivery berdasarkan kombinasi sistem numerik dan sistem tanggal. Sistem aplikasi program (SAP) adalah salah satu program komputer yang dibuat untuk penyimpanan data kegiatan pengiriman barang. SAP sangat berperan dalam terlaksananya tata kearsipan yang baik dan efisien. Adapun langkah-langkah pengoperasian program aplikasi ini adalah tahapan akhir dari proses panjang pengerjaan Produk PTA siap kirim kepada customer.
Dalam rangka mendukung pertumbuhan industri di Indonesia dan seiring berkembangnya permintaan domestik akan bahan baku dari industri tekstil, tiga perusahaan terkemuka; BP p.I.c, Mitsui Chenical Inc. dan Mitsui & Co., Ltd membentuk PT. AMI. Pekerjaan dimulai di Merak pada Mei 1995 dan konstruksi pabrik terselesaikan pada Juli 1997. pabrik ini menggunakan teknologi modern BP sejak resmi beroperasi hingga sekarang. PT. AMI mengutamakan mutu dan kualitas produk dengan pemanfaatan berbagai teknologi canggih dalam kegiatan operasionalnya. Dengan demikian, prestasi yang membanggakan dapat diraih PT. AMI sebagai pemasok PTA yang handal.
The process flow of the loading & DO process Creator Shipping Operator 1
Shipping Operator 2
Shipping Coordinator
Database Server
Start SS container Inspection
Truck entering the weight bridge
At PC type in truck no, material no, and container no.Trucking Weight empty truck (1st weighting) and send data to PC Loading PTA with weighting limit shown in board Weight filled truck (2nd weighting) and send data to PC Confirm completion of weighting data and Create lot
Truck leave the weight bridge to Parking Lot Transfer the weight data from Database Server to SAP
Periodically (2 hours) collect the weight data from PC
SS Container allocation to each Customer Create D/O and posting D/O
Truck leave To Customer
Clear Billing Block and file D/O
Advantage : - Less people - Automatic work - No Paper work
End
Sumber: Product Delivery Section PT. AMI Cilegon gambar III. 3. Flowchart Proses Kegiatan Product Loading and Handling 1. Shipping Operator 1 memulai pekerjaan dengan melakukan pengecekan kondisi Kelayakan SS Container (Stainless Steel Container) Keterangan gambar : 2. Truk pengangkut memasuki jalur neraca/timbangan
49
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 3. Pada PC diketik data nomor truk, nomor material dan nomor truk container 4. Penimbangan pertama yang dihitung adalah berat truk kosong kemudian data tersebut dikirim ke PC 5. Pengisian PTA dengan ambang batas pengisian terlihat pada monitor 6. Berat truk yang terisi (Pada Proses Penimbangan ke-dua), kemudian data tersebut dikirim ke PC 9. Mengkonfirmasikan kelengkapan data penimbangan dan membuat nomor lot 10. Secara periodik (2 jam sekali) mengumpulkan data timbangan dari PC 11. Truk meninggalkan jalur penimbangan, lalu menuju ke parking lot 12. Mentransfer data penimbangan barang dari database server ke Sistem Aplikasi Program (SAP) 13. Pengalokasian SS Container kepada salah satu customer 14. Membuat Delivery Order (surat permintaan pengiriman) dan mempostingnya 15. Truk pengangkut berangkat menuju lokasi customer yang dituju 16. Membersihkan Billing Block dan mengarsipkan Delivery Order (surat permintaan Pengiriman) kedalam program komputer yang telah disediakan (SAP) 17. Nomor DO secara otomatis di record/diarsipkan kedalam sistem reporting data oleh SAP, Data ini digunakan untuk keperluan sebagai berikut : a. Data penagihan ke customer b. Pemeriksaan jam keberangkatan ke customer c. Sebagai dasar trucking bila ada permasalahan yang terjadi dikemudian hari d. Mencocokkan dokumen dari bea cukai BC 40 yang dikirim oleh customer yang berada dikawasan berikat e. Nomor tiket f. Kode produksi g. Jenis Container yang digunakan h. Nomor Lot i. Tanggal pengerjaan awal j. Waktu pengerjaan awal k. Jumlah berat pada saat penimbangan awal l. Tanggal pengerjaan ke-dua customer dengan cara menjalin kerja sama dengan PT. SINAR TRANSINDOMITRA ABADI LOGISTIK yang bertanggung jawab dalam proses
m. Waktu pengerjaan ke-dua n. Jumlah berat pada saat penimbangan ke-dua o. Jumlah berat bersih setelah penimbangan p. Nomor kendaraan q. Nama Perusahaan Transportasi Prosedur pengiriman selesai dengan keuntungan sebagai berikut: sedikit Pelaksana/petugas, bekerja secara otomatis dan pekerjaan tanpa menghasilkan dokumen yang berupa kertas. Kegiatan Usaha sebagaimana dijelaskan sebelumnya, PT. AMI adalah suplier Purified Terepthalic Acid ( PTA ) terpilih dan terkemuka. PT. AMI berkomitmen untuk mendukung secara proaktif pertumbuhan dari produsen polyester domestik di Indonesia. PT.AMI telah menjaga kepercayaan dari para customer melalui interaksi secara terbuka dan jujur kepada mereka dan mengimplementasikan solusi-solusi inovatif untuk mendapatkan nilai bermutu. Pada kenyataannya, PT. AMI secara kontinyu mendukung pertumbuhan industri polyester domestik secara terbuka, berbagi pengetahuan tentang pasar, teknologi dan perdagangan. Penanganan Dokumen Administrasi Pengiriman Barang Secara Manual dan Elektronik Penulis Telah melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Praktek selama dua bulan pada PT. AMI Cilegon periode 07 Juli – 15 September 2008, yaitu pada Product Delivery Section (Unit Kerja Pengiriman Barang). Kegiatan tersebut meliputi penanganan dokumen Delivery Note (Surat Jalan), sebagai proses akhir dari kegiatan operasional perusahaan, yaitu kegiatan pengiriman barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Prosedur ini merupakan proses akhir dari kegiatan produksi, PT. AMI Cilegon menjalankan kegiatan pengiriman barang dengan dibantu tenaga pelaksana Product Loading and Handling (PLH) and Dostribution yang keseluruhan krunya berasal dari kontraktor/perusahaan pelaksana pekerjaan. PT. AMI melimpahkan proses penanganan produk jadi, mulai dari penimbangan, pengemasan hingga pengiriman bubuk PTA sampai ketangan product loading handling (PLH) and distribution. Kegiatan kerja praktek pada kesempatan ini adalah penanganan akhir
50
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 sebuah dokumen administrasi yang menjadi mata rantai terakhir proses pengiriman barang sehingga Pengiriman barang kepada customer menjadi lancar. Kegiatan Pengiriman Barang dengan Menggunakan Sistem Aplikasi Program (SAP) pada Product Delivery Section PT. AMI Cilegon Unit kerja Product Delivery Section mempunyai tugas dalam kegiatan
Product Delivery Section PT. AMI Cilegon menerima surat rencana pengiriman barang (delivery plan to customer) dari PT. AMI
4 Truk/container pengangkut menuju parking lot untuk diberangkatkan ke customer sesuai jadwal
1
Proses penimbangan dan pengemasan produk dengan container ataupun bag
administrasi dan pengiriman barang hingga ketangan pelanggan. Kegiatan administrasi pengiriman barang dimulai sejak barang hasil produksi, yaitu bubuk PTA memasuki pipa saluran ke bagian penimbangan dan pengemasan produk yang dikerjakan oleh operator PLH (Product Loading and Handling). Flowchart kegiatannya adalah seperti tertulis pada halaman 37-38 dan berikut ini adalah flowchart kegiatan pengiriman barang yang ditangani Product Delivery Section PT. AMI:
2
5
Data di record dalam SAP, kemudian di rekap untuk dialokasikan ke tiap-tiap customer
6 Truk pengangkut kembali ke Plant, Delivery Note diproses oleh Marketing HO untuk penagihan
Delivery Note diterima customer sebagai bukti serah terima, lembar asli dikembalikan ke PT. AMI
3
Delivery Note diproses pada billing block SAP kemudian dicetak sebagai bukti identitas bubuk PTA yang dikirim ke customer
7 Penagihan selesai, Delivery Note diserahkan ke PT. AMI Cilegon untuk diarsipkan
Sumber: Product Delivery Section PT. AMI Cilegon Gambar III.2. Flowchart Kegiatan Pengiriman Barang
Proses penanganan dokumen fisik dalam administrasi pengiriman barang secara manual adalah sebagai berikut : 1. Dokumen Adminsistrasi Pengiriman Barang Delivery Note diurutkan berdasarkan nomor cetak dan disimpan berdasarkan kombinasi sistem nomor dan sistem tanggal pada map ordner yang diberi judul nama pelanggan, kemudian data tersebut diinput
2.
3.
secara terkomputerisasi untuk yang ke-dua kali pada setiap periodenya. Untuk customer yang berada dikawasan berikat, penyimpanan Delivery Note disertakan pula dokumen BC 4.0 dari Bea Cukai saat diordnerkan. Dokumen Delivery Note diarsipkan berdasarkan kombinasi sistem nomor dan sistem tanggal dan
51
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 digudangkan selama periode 10 (sepuluh) tahun dalam gudang data. Kegiatan pengiriman barang pada unit kerja pengiriman barang PT. AMI Cilegon mencakup pengawasan dan penanganan produk bubuk PTA jadi yang siap dikirim kepada pelanggan, penanganan dokumen Delivery Note yang menjadi identitas barang sekaligus surat jalan untuk kelengkapan pengiriman barang hingga sampai ketangan customer. Dokumen administrasi pengiriman barang yang menjadi fokus penulis pada laporan ini adalah ”Delivery Note” ini penomorannya tercetak secara otomatis dari sistem aplikasi program (SAP) diarsipkan secara otomatis pula dengan sistem yang sama. Sistem kearsipan yang digunakan untuk penyimpanan fisik dokumen ini adalah kombinasi dari sistem tanggal dan numerik. Arsip aktif Delivery Note yang telah disortir berdasarkan nomor urut dan tanggal pengiriman, diarsipkan kedalam map ordner, kemudian disimpan di gudang arsip dalam jangka waktu 10 tahun. Untuk pelanggan yang berada dikawasan berikat, disertakan pula dokumen BC 4.0 dari bea cukai sebagai jaminan bebas pajak. Sistem kearsipan modern telah membantu kegiatan tata kearsipan sehingga berjalan dengan efektif dan efisien, dengan cara meningkatkan keahlian tenaga administrator yang diupayakan dengan training. Sistem distribusi yang digunakan dalam kegiatan pengiriman bubuk PTA pada Product Delivery Section PT. Amoco Mitsui PTA Indonesia Cilegon adalah sistem distribusi langsung dengan intensitas distribusi intensif untuk memenuhi/ memasok kebutuhan konsumen akan barang mentah untuk diproses menjadi barang setengah jadi oleh industri hilir.
V.
2.
3.
4.
KESIMPULAN
Kegiatan penanganan dokumen administrasi pengiriman barang yang menjadi fokus penulis pada penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Kegiatan penangan dokumen fisik pada kegiatan adminsitrasi pengiriman barang (Delivery Note) dengan menggunakan kombinasi sistem tanggal
5.
yaitu kegiatan penyimpanan dokumen/data dalam proses pengemasan produk hingga alur data pengiriman barang ke tangan pelanggan yang berupa surat jalan (Delivery Note) yang diproses secara terkomputerisasi. Sistem Aplikasi Program (SAP) yang digunakan adalah untuk kegiatan administrasi yang begitu syarat akan efisiensi; yaitu dikerjakan oleh administrator yang jumlahnya satu orang, pekerjaan berjalan secara otomatis tersimpan kedalam hard disk dan menghasilkan pekerjaan yang hasil akhirnya/output-nya sedikit menggunakan kertas bahkan hampir tanpa memerlukan kertas. Demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan pemanfaatan teknologi informasi modern dalam kegiatan administrasi dan pengolahan data, akan sangat mempermudah terselenggaranya kegiatan penanganan dokumen dan administrasi pengiriman barang serta yang sangat efektif dan efisien sehingga mendapatkan hasil yang maksimal dari pemanfaatan teknologi informasi yang modern yang memadu-padankan kecanggihan aplikasi program komputer dengan jaringan internet lokal (Local Area Network) dengan menggunakan kombinasi sistem numerik untuk dokumen yang disimpan dengan hard copy di hard disk komputer dan sistem tanggal untuk penyimpanan dokumen fisik sebagai arsip di gudang data. Kegiatan administrasi yang dijalankan pada unit kerja pengiriman barang ini telah berjalan dengan baik dan segala hal yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman barang ini sudah terlaksana dengan lancar. Dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang sangat menunjang dan memadai, pengurusan dokumen administrasi pengiriman barang pada Produk Delivery Section PT. AMI - Cilegon telah terlaksana dengan baik, serta begitu modern dengan pemanfaatan Kecanggihan Teknologi Informasi yang sangat menunjang operasional kegiatan administrasi pengiriman barang pada unit kerja ini. Dalam rangka kepedulian terhadap para calon administrator dan pengelola data dari dunia pendidikan, maka PT. AMI membuka kesempatan seluas-luasnya bagi para pelajar
52
WIDYA CIPTA Vol I No.1 Maret 2010 maupun mahasiswa untuk melaksanakan On The Job Training (OJT)/ Magang/ Praktek Kerja Lapangan (PKL). Hal ini merupakan salah wujud kepedulian yang nyata bahwa PT. AMI turut berperan serta pula dalam kegiatan pembinaan mutu Sumber Daya Manusia dilingkungan para pelajar maupun mahasiswa. dengan dibukanya kesempatan Kerja Praktek tersebut merupakan salah satu contoh konkrit wujud kepedulian PT. AMI kepada dunia pendidikan nasional.
Anoname. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta. Balai Pustaka Depdiknas. Alma, Buchari. 2006. Pengantar Bisnis. Bandung: Alfabeta. Hendarto, Hartiti dan Tulus Haryono. 2004. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM. Mursid. 2006. Manajemen Jakarta: Bumi Aksara.
SARAN Penanganan dokumen administrasi agar lebih ditingkatkan misalnya dengan mengadakan study banding ke perusahaan – perusahaan lain yang sejenis yang mungkin sistemnya lebih baik. Selalu menguptodate setiap kemajuan baik melalui seminar – seminar, pelatihan – pelatihan maupun dari jurnal – jurnal ekonomi yang berkaitan dengan usaha perusahaan.
Pemasaran.
Prawirosentono, Suyadi. 2007. Manajemen Operasi (The Operation Management) Analisis dan Studi Kasus. Jakarta: Bumi Aksara. Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media. Sugiyono.2008. Metode Penelitian Administrasi dilengkapi dengan Metode R&D. Bandung: Alfabeta.
DAFTAR PUSTAKA
Tjiptono, Fandi; Chandra dan Dadi Andriana. 2008. Pemasaran Strategik. Yogyakarta: Andi.
Anoname. 2007. Company Profile. Jakarta: PT. Amoco Mitsui PTA Indonesia.
53
