WHITEPAPER
ORGANISEREN IN 2023 DE VISIE VAN GENERATIE Y OP ORGANISATIES EN (E-)HRM IN DE TOEKOMST
Door Geert Boon & Suzanne van de Schraaf
Uit onderzoek van Peperclip in opdracht van AFAS Software en HRcommunity onder 10 Human Resources Management studenten en 5 Young Professionals, onderdeel uitmakend van generatie Y, is gebleken dat organisaties er over 10 jaar niet meer hetzelfde uitzien. Deze whitepaper geeft inzicht in ‘de organisatie en (HR-)afdeling’ van de toekomst en gaat in op de vraag welke rol e-HRM hierin kan spelen.
WHITEPAPER
HOE ZIEN ORGANISATIES ER OVER 10 JAAR UIT? Op basis van de uitkomsten van het onderzoek, stellen we dat generatie Y de organisatie van de toekomst als een platte organisatie ziet die wordt gekenmerkt door korte communicatielijnen en weinig hiërarchie, tenzij deze hiërarchie functioneel is. Verrassend is dat het merendeel van de ondervraagden ongeveer twee dagen per week of zelfs minder thuis wil werken. Contact met collega’s, fysieke ontmoetingen en een inspirerende werkomgeving zijn hierbij belangrijke factoren. Daarnaast ervaren de ondervraagden de huidige mogelijkheden en tools voor communicatie op afstand nog niet als optimaal, waardoor samenwerken op afstand als minder efficiënt wordt ervaren. Een interessante ontwikkeling die studenten en Young Professionals voor ogen hebben, is dat de organisaties waarbij dit mogelijk is steeds meer op projectbasis gaan werken. Dit hangt samen met de grote opkomst van ZZP’ers die gespecialiseerd zijn in hun eigen vakgebied. Deze specialisten komen in de toekomst steeds meer samen en vormen gezamenlijk projectteams of kleine netwerkorganisaties. Ook zijn er generalisten die ervoor zorgen dat de juiste specialisten bij elkaar komen. Als organisaties steeds meer op projectbasis gaan werken zoals de geïnterviewde Y generatie verwacht, heeft dat mogelijk als consequentie dat ook de HR afdeling op projectbasis werkt. Dit betekent dat HR specialisten ingehuurd worden op de momenten dat ze nodig zijn. Daarnaast kunnen HR taken overgenomen worden door de lijn of door (shared) service centers. Tot slot verwachten we dat door de vergrijzing en het aantrekken van de economie de vraag naar werknemers op de arbeidsmarkt over 10 jaar groter is, waardoor sollicitanten meer keuze hebben en hierdoor kieskeuriger worden. Volgens generatie Y moeten organisaties zich daarom meer onderscheiden en profileren, met name door gebruik te maken van Social Media.
DE Y GENERATIE IS¹… … geboren tussen 1978 en 1994 … hoog opgeleid … gek op 24/7 informatie … sociaal: ze leven, leren en werken in netwerken … gericht op ontwikkeling … veeleisend … authentiek
¹Boschma, J. & Groen, I. (2007). Generatie Einstijn. Amsterdam: Pearson Education.
2
WHITEPAPER
WAAR LIGT HET ZWAARTEPUNT VAN HR OVER 10 JAAR? Uit het onderzoek blijkt dat generatie Y verschillende visies heeft op de HR afdeling van de toekomst. Zoals eerder beschreven, is het mogelijk dat de HR afdeling zoals we die nu kennen verdwijnt en dat organisaties HR specialisten inhuren op de momenten dat ze nodig zijn. De administratieve taken zullen volgens generatie Y ofwel geautomatiseerd ofwel uitbesteed worden. Een andere visie die uit het onderzoek naar voren komt, is dat de HR afdeling blijft bestaan, maar dat de taken en verantwoordelijkheden van HR veranderen. HR zal hierbij de rol van businesspartner vervullen en het lijnmanagement ondersteunen en adviseren. Wanneer organisaties meer op projectbasis gaan werken, kunnen medewerkers zelf hun projectteams samenstellen door zelf de werving en selectie op zich te nemen. Door de opkomst van Social Media kunnen medewerkers hun eigen netwerk benutten om kandidaten te vinden die goed binnen het team passen. Op deze manier kunnen organisaties het netwerk van de medewerkers gebruiken. Daarnaast geeft generatie Y aan dat ook de beoordelingscyclus aangepast moet worden aan het projectmatig werken en dat gedurende en na afloop van elk project feedback moet worden gegeven door collega’s en leidinggevenden. De studenten en Young Professionals hechten veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling en verwachten dat HR hierin over 10 jaar een proactieve houding heeft: HR zorgt voor het opleidings- en trainingsaanbod en weet welke opleidingen/ trainingen medewerkers nodig hebben om hun doelstellingen te behalen. Van HR wordt dus verwacht te anticiperen op vragen van medewerkers voordat de vraag daadwerkelijk is ontstaan. Volgens de ondervraagden moeten organisaties investeren in de ontwikkeling van medewerkers. Dit hangt samen met het in kaart brengen en behouden van talent binnen de organisatie: talentmanagement.
HR IS OVER 10 JAAR… … een coach bij ontwikkeling: HR faciliteert en stimuleert de ontwikkeling van … medewerkers … een verbindingsofficier: HR houdt verschillende projecten/teams bij elkaar en … zorgt voor inzicht en cohesie in de organisatie … een externe specialist
3
WHITEPAPER
HOE KAN E-HRM DE BUSINESS ONDERSTEUNEN? Eerder gestelde conclusies hebben invloed op de organisatiestructuur- en cultuur en stellen eisen aan de technologie die gebruik wordt om de organisatie te ondersteunen. Wanneer organisaties in de toekomst steeds meer projectmatig gaan werken en horizontaal georganiseerd zijn met weinig hiërarchische lagen, betekent dit dat er minder tussenpersonen tussen teams zijn waardoor teams niet altijd van elkaar op de hoogte zijn. Kennis en ervaringen blijven binnen het team en worden niet gemakkelijk met andere teams gedeeld. Hierdoor lopen organisaties kansen en productiviteit mis. Om hierop in te spelen kan een eHRM overzichtstool samenhang en overeenkomsten tussen verschillende afdelingen en teams inzichtelijk maken. Deze tool biedt de mogelijkheid om op een simpele manier de opgedane kennis te delen. Een tool voor kennisdeling bestaat al, maar op deze manier kan ook kennis gevonden worden waar men niet direct naar opzoek is. Bijvoorbeeld door bij aanvang van een project de tool te raadplegen. Organisaties doen in de toekomst vaker een beroep op ZZP’ers in de rol van specialist. Zij verlaten op den duur de organisatie en nemen de opgedane kennis over de organisatie mee. Door een tool te ontwikkelen die inzicht biedt in de ZZP’ers die ingehuurd zijn, kan in de toekomst weer een beroep op hen gedaan worden. In deze tool zijn de expertises, skills en ervaringen van de desbetreffende specialist opgenomen, waardoor snel de juiste persoon voor een opdracht benaderd kan worden. Deze tool kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan LinkedIn. Generatie Y geeft aan dat zij hun eigen netwerk willen benutten om nieuwe collega´s te vinden. Voordeel hiervan is dat de kwaliteit van de kandidaten omhoog gaat en dat het wervingsproces goedkoper wordt. Softwareleveranciers kunnen hierop inspelen door een e-HRM tool te ontwikkelen waarmee het netwerk van medewerkers doorzocht en benaderd kan worden.
WAT IS E-HRM? E-HRM staat voor elektronisch Human Resources Management, waar in dit onderzoek Employee Self Service (ESS), Manager Self Service (MSS), Enterprise Social Media Platforms en de digitale ondersteuning van HR-onderwerpen en taken onder vallen. Denk bij deze HR-onderwerpen/ -taken aan werving & selectie, beoordeling, beloning, kennismanagement, loopbaanontwikkeling, verzuim en salarisadministratie.
4
WHITEPAPER
E-HRM speelt volgens generatie Y in de toekomst een nog belangrijkere rol bij de kennisdeling tussen medewerkers. Voor organisaties zorgt kennisdeling tussen medewerkers voor gebruik van alle kennis die beschikbaar is, wat resulteert in betere producten en minder tijdverlies. Een tool waarin medewerkers de onderwerpen waar zij kennis over hebben kort kunnen benoemen en beschrijven én die de mogelijkheid biedt om direct contact op te nemen met deze medewerkers, sluit hier goed bij aan. E-HRM verlaagt ook hiermee de drempels tot contact. Doordat persoonlijke ontwikkeling voor medewerkers erg belangrijk wordt en er minder vaste contactmomenten zijn met de manager, ziet generatie Y de beoordelingscyclus graag veranderen. In plaats van twee of drie vaste momenten per jaar, zal beoordeling een continu proces worden. Ook hier kan e-HRM drempels verlagen door te faciliteren dat collega´s en leidinggevenden elkaar regelmatig en kort feedback geven, gedurende en na afloop van een project. Door hier een digitale tool voor te gebruiken is de documentatie voor HR meteen op orde en wordt tijd bespaard op beoordelingsgesprekken. Deze tools bestaan al en zullen steeds belangrijker worden. Een gekoppelde tool kan het voor teams zelfs mogelijk maken om op basis van onderlinge beoordeling ook de beloning te verdelen. Als generatie Y het voor het zeggen heeft, zal de manier van leidinggeven in de toekomst veranderen. Managers zien werknemers minder op de werkvloer en op een vaste werkplek, wat gevolgen heeft voor de beoordeling van medewerkers: van direct toezicht op het gedrag op de werkvloer naar het maken van resultaatgerichte prestatieafspraken. Een tool waarin de resultaatafspraken terug te vinden zijn kan managers en medewerkers ondersteuning bieden bij de planning van taken die worden afgesproken en op die manier overzicht bewaren. De Y generatie hoopt dat al deze tools over 10 jaar in één pakket te vinden zijn. Dit pakket ziet er bijvoorbeeld uit als de Windows Metro interface: simpel, strak en professioneel, maar niet saai. Zo sluit de software aan bij de cultuur waarin de Y generatie wil werken en draagt hij bij aan het verlagen van drempels voor o.a. communicatie. Tot slot geven Young professionals aan dat op dit moment samenwerken op afstand nog niet even efficiënt is als samenwerken op locatie. Dit kan ten koste gaan van de productiviteit en kwaliteit. Het is aan te raden om aanvullend onderzoek te doen naar hoe de bestaande software aangepast kan worden om op deze constatering in te spelen.
5
WHITEPAPER
CONCLUSIE
WAT BETEKENT DIT VOOR DE BUSINESS? De informatie die door de verschillende tools beschikbaar komt kan de organisatie diepte-inzicht verschaffen in het personeelsbestand. Er ontstaat een overzicht van welke kennis er in huis is en waar die zich in de organisatie bevindt. Met behulp van dit overzicht kan multidisciplinariteit meer benut worden waardoor de juiste persoon snel op de juiste plaats zit en er een wendbare organisatie ontstaat. Enterprise Social Media tools zorgen voor meer cohesie en verstevigen in- en externe verbindingen. Wanneer de klant ook (beperkt) toegang heeft en via de tool contact kan houden en bestanden/informatie kan delen, wordt de communicatie korter en efficiënter. Op deze manier kan de klant medeeigenaar van het project zijn. De geadviseerde social referral tool faciliteert dat experts zelf in hun netwerk kunnen werven en dat de organisatie het netwerk van haar experts kan benutten. Dit zorgt voor veel adequatere werving en selectie waardoor op organisatieniveau het aantal fouten in selectie omlaag gaat. Een selectiefout kost op veel fronten veel geld, naast recruitment- en salariskosten ook door zaken als productiviteit van het team, kwaliteit en klanttevredenheid. OVER DE AUTEURS Als vierdejaars studenten HRM maken Geert Boon en Suzanne van de Schraaf onderdeel uit van HR consultancy bureau Peperclip: een team van young professionals die in samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam creatieve en op maat gemaakte oplossingen en ideeën bieden voor HR-vraagstukken.
OVER AFAS SOFTWARE EN HRCOMMUNITY Het Nederlandse familiebedrijf AFAS Software ontwikkelt softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier waarbij klanten, medewerkers en het milieu centraal staat. AFAS automatiseert bedrijven en organisaties uit alle branches met complete en moderne (online) bedrijfssoftware. HRcommunity is het knooppunt voor HR & change in Nederland. Het is een broedplaats voor iedereen, binnen en buiten het vakgebied, die vindt dat mensen de cruciale sleutel vormen voor het succes van organisaties. Doel is het HR & change vakgebied community based te innoveren, door kennis en ervaringen te delen en transparantie te bevorderen. Inspiratie en co-creatie, door verbinding. Meer dan 40.000 leden bouwen al mee. HRcommunity verbindt, vernieuwt en verbetert en draagt bij aan wendbaarheid!
Copyright © ?
6
