Whitepaper M3© Veel transities en bijbehorende migraties blijken uitermate complex. Door het toepassen van een gestructureerde methode kan deze complexiteit natuurlijk wel beheerst worden, zowel qua doorlooptijd als kosten.
Inleiding De M3© methode heeft zich reeds bewezen tijdens grote en complexe transities en migraties. Werd deze methode initieel ontwikkeld om complexe werkplekmigraties uit te voeren, tegenwoordig wordt M3© ingezet voor de meest uiteenlopende implementatieprojecten, zoals het implementeren van het consolideren van datacenters, maar bijvoorbeeld ook het invoeren van een EPD. M3© adresseert het opschonen en verrijken van de startsituatie en het stroomlijnen van de werkprocessen in directe samenwerking met gebruikers en organisatieonderdelen. Voor ons geldt dat een project alleen slaagt als ook de klant er actief aan deelneemt. De huidige projectmethodes voorzien niet in een operationele rol voor de klant; M3© wel.
M3© Principes in het kort Het basisprincipe achter M3© ligt in het opdelen van de totale te migreren scope in kleine behapbare brokken (die chunks genoemd worden) die binnen een vaste tijd een standaard migratie- en implementatieproces doorlopen. Tevens wordt het migratieproces opgedeeld in herhaalbare stappen. Elke chunk doorloopt bovengenoemde stappen, waarbij door vaste assessments (reviews) de migratievolwassenheid wordt getoetst op basis van de typische succes- en faalfactoren van een migratie. Het meedoen van de staande organisatie is het fundament van onze aanpak. We dienen altijd samen met de organisatie vast te stellen wat er overbodig is geworden, of wat er juist vereist is en hoe er gewerkt wordt, om de nieuwe werkplek beschikbaar te kunnen stellen.
-1Copyright Maniaqs
Aanpak Globaal Anders dan de traditionele projectmanagementmethoden richt M3© zich op de regie van de operationele uitvoering van een project, waarbij kwaliteit een zeer nadrukkelijk uitgangspunt is. M3© is primair een besturingsmethode en zegt niet per sé iets over hoe specialisten hun werk moeten doen, wel over het wat en wanneer. Specialisten zijn autonoom in hun werk en worden binnen M3© op output gestuurd.
Figuur 1 De gewenste kwaliteit van het werk kan worden behaald door de typische M3© benadering waarbij de omvang van de migratiescope in behapbare delen wordt opgesplitst, de “chunks”. Deze delen moeten een logische samenhang van groepen (bijvoorbeeld: afdelingen, business units of geografisch lokaties), programmatuur, data en/of locaties binnen een organisatie vormen. Kenmerk van een chunk is dat deze als afzonderlijke, functionele eenheid kan worden voorbereid en eventueel ook uitgerold, ook als andere organisatieonderdelen nog niet gereed zijn voor de uitrol. Een chunk is qua grootte en migratie-inspanning te overzien. Het verschaft focus op een klein onderdeel van de totale migratiepopulatie. Zoals iedere organisatie bestaat uit organisatie-onderdelen, zo wordt ieder organisatieonderdeel “chunkwise”gemigreerd. Dit is een strak proces waarin doorlooptijden gefixeerd worden zodat een hoge beheersbaarheid en voorspelbaarheid bereikt wordt. Met deze aanpak wordt bereikt dat de nadruk niet komt te liggen op de planning van de migratie en daadwerkelijke implementatie van patiëntendossiers, maar op de beheersing, besturing en controle van de voorbereiding. Door de nadruk op kleinere eenheden en de voorbereiding te leggen, worden onvolkomenheden al vroegtijdig geconstateerd en opgelost, waarbij de migratie (uitrol) zelf geen of minimale problemen oplevert. Afhankelijkheden zijn duidelijk en beheersbaar. Bovendien wordt door het per chunk uitvoeren van de assessments aan het eind van iedere fase de mogelijkheid gecreëerd voor tussentijdse aanpassingen en verbeteringen aan het migratieproces en de details van de eindsituatie en daarmee het sluiten van de kwaliteitscirkel. Het hoeft geen betoog dat een werkplekmigratie een dynamisch traject is. M3© verschaft de ruimte om beheerst en incrementeel nieuwe aspecten, vragen en wensen tijdens de implementatie te adresseren.
-2Copyright Maniaqs
Figuur 2 schetst de eindsituatie waar de organisatieonderdelen van de organisatie naar toe dienen te migreren. In figuur 3 wordt het migratieproces schematisch weergegeven. Hieruit moet duidelijk worden dat M3© zich nadrukkelijk richt op de migratie en in mindere mate met het vooraf parametriseren van de eindsituatie. Vanuit de M3© optiek is het definiëren en opbouwen van de basisinfrastructuur een randvoorwaardelijk onderdeel om met de migratie te kunnen starten.
Figuur 2
Figuur 3
-3Copyright Maniaqs
Betrokkenheid creëren vanuit de eigen organisatie Uitgangspunt is dat de klant cruciaal is. In de aanpak is de actieve betrokkenheid van de organisatieonderdelen in de organisatie dus zeer belangrijk. In de organisatie moeten ankerpunten gevonden worden die actief meedoen en onderdeel worden van de totale migratie. Dit is een basisprincipe. Zonder voldoende verankering in de organisatie is elke migratie (transitie) gedoemd te mislukken. Ervaringen met migraties in het verleden hebben aangetoond dat deze mislukken als te veel nadruk wordt gelegd bij de technische implementatie terwijl sociale en organisatorische aspecten een evenzo belangrijke rol spelen. Daarnaast is bij de organisatie de waarheid voorhanden aangaande de inzet en de waarde van IT-middelen, gebruikers, gebruik, processen en dossiergegevens, etc. Binnen M3© wordt op operationeel niveau een hybride projectteam geformeerd (migratiemanager, projectleider per organisatieonderdeel van een organisatie en key-spelers binnen een chunk). Dit team doen samen de inventarisatie, het verrijken en verbeteren, samen de voorbereidingen, samen de communicatie naar de collega’s binnen de chunk of het organisatieonderdeel en uiteindelijk samen de implementatie begeleiden. De rol van migratiemanager is de belangrijkste binnen een migratietraject. De migratiemanager vormt de liaison tussen de organisatie en het projectteam dat invulling geeft aan het conversietraject, ofwel alle betrokken partijen in het migratieproces. Dezelfde samenwerking dient op een hoger niveau eveneens geborgd te worden. Daarom wordt maandelijks in een stuurgroep de voortgang op businessunitniveau belegd waarin migratiemanager(s) en projectleider(s) rapporteren aan het management van de business over de voortgang van de verschillende chunks die de totale businessunit uitmaken. Op het niveau van senior management wordt de voortgang van de totale migratie (over alle businessunits heen) besproken. Deze bottom-up structuur is essentieel is voor het welslagen van de migratie. Na een migratie blijven dergelijke overlegstructuren vaak bestaan om de inzet van IT in de toekomst te bespreken.
-4Copyright Maniaqs
Kwartiermaken De start van het project of de migratie, na het opzetten van de projectbesturing bestaat uit het fine tunen van de reviewtemplates en de te gebruiken migratietooling. Zoals eerder genoemd bestaan de reviewtemplates uit checklists waarin alle zaken die voor de migratie relevant zijn worden uitgevraagd. Deze worden gecategoriseerd in onderkende migratiesporen. Zonder volledig te willen zijn, moet men denken aan:
Algemeen Klant(organisatie) Communicatie en ondersteuning Netwerk Gebruikers Devices Applicaties Processen Verandermanagement Opleiding en training Data (dossierinfo) Mail Service management Beheer Security Koppelingen Personeel Back-end applicaties Servers - Hosting
Door de vraagdefinitie te enten op de belangrijkste succes- en faalfactoren van werkplekmigraties met betrekking tot de migratiesporen en deze te fine-tunen voor ieder reviewmoment (exact timen van de gevraagde voorbereiding), ontstaat er als het ware een kompas waarmee zowel de organisatie met de migratie manager, het projectteam en de beheerorganisatie de juiste koers kunnen houden naar een succesvolle realisatie van een chunk en daarmee uiteindelijke de gehele organisatie.
Reviews De migratieprocesgang wordt van een chunk wordt dus gestuurd door de vooraf gedefinieerde assessments: de reviews. Omdat tijdens deze reviews alle kritieke succesfactoren voor de chunk onder de loep worden genomen, wordt de kans op succes gemaximaliseerd.
-5Copyright Maniaqs
De reviews vormen daarmee het hart van het migratieproces en een chunk wordt slechts uitgerold als alle benodigde reviews met goed resultaat zijn doorlopen (de Discharge review vindt na de uitrol / implementatie plaats). De momenten waarop de reviews worden afgenomen staan vast na de eerste review: de Preparation Review. Reviews worden derhalve altijd uitgevoerd ook wanneer vooraf bekend is dat een review onvoldoende resultaat oplevert. Dit om inzicht te krijgen welke zaken nog onvoldoende afgehandeld zijn. Na de review worden de benodigde acties zo spoedig mogelijk ingezet en na afronding hiervan wordt de review simpelweg overgedaan.
RegieBoxx Het migratieproces wordt ondersteund door een proces management tool “RegieBoxx” (Figuur 4) Dit is een webbased systeem waarin het migratieproces wordt gevolgd en alle kennis rondom de regievorming van de migratie wordt ontsloten. De RegieBoxx wordt aangepast aan de binnen de klantorganisatie heersende nomenclatuur. Alle migratiesporen worden opgenomen en men wordt ondersteund in de de procesgang om van tolgate naar tolgate lopen. Daarnaast is het altijd inzichtelijk wat de voortgang is van het project. Op chunk niveau wordt kenbaar gemaakt wat de status is. Doordat er tijdens een migratietraject specifieke kennis wordt opgebouwd over een betreffend migratieonderdeel, is het mogelijk deze kennis te hergebruiken voor een volgend onderdeel dat moet worden gemigreerd. Of zelfs een ander migratieproject. Het M3© proces borgt de leercurve van de eerste migratie in kwaliteitsreviews bibliotheken of libraries.
Figuur 4
-6Copyright Maniaqs
